Notes de version Flexible Storage

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1 Notes de version Flexible Storage Version Interne Orange

2 Tables des matières Grâce à la nouvelle version majeure 5.0, Flexible Storage s offre une toute nouvelle interface et s enrichit d un nombre important de nouvelles fonctionnalités : 2 Interne Orange - une toute nouvelle interface - fonctionnalités dédiées aux utilisateurs finaux image de profil d utilisateur chargement par glisser-déposer visualiseur de fichiers en ligne collaboration: partage par liens publics collaboration en groupe Corbeille outlook plugin gestion de versions de fichiers authentification SSO - fonctions dédiées aux administrateurs affectation automatique de plan politique de cloud Drive politique de mot de passe utilisation forcée des passphrases contrôle des licences de sauvegarde

3 une toute nouvelle interface (1/3) Avec la version 5.0, le portail Web Flexible Storage s offre une toute nouvelle interface ergonomique, conviviale et simple à appréhender! Optimisé et adapté également aux consultations mobiles (smartphone et tablettes), le nouveau portail Web offre une expérience client remarquable quelque soit le type de périphérique utilisé. Cette nouvelle version est accessible depuis les navigateurs suivants: Internet Explorer 9 et les versions ultérieures Chrome Firefox Safari 3 Interne Orange

4 une toute nouvelle interface (2/3) La structure du Cloud Drive est modifiée Les anciens dossiers «projets» et «shared with me» sont désormais regroupés en un seul emplacement nommé «shared with me», qui inclut l ensemble des fichiers partagés avec l utilisateur. L onglet Périphériques donne accès aux périphériques connectés 4 Interne Orange

5 une toute nouvelle interface (3/3) L accès au menu sauvegarde est modifié. Il se fait désormais en passant par le menu des périphériques et en cliquant sur le périphérique sauvegardé > aller à la sauvegarde 5 Interne Orange

6 Les nouvelles fonctionnalités dédiées aux utilisateurs finaux* Sync et partage sauvegarde *les icones suivants s affichent en haut à droite de chaque slide pour indiquer le service concerné par la fonctionnalité présentée. 6 Interne Orange

7 Image de profil d utilisateur L image de profil d utilisateur est désormais supportée pour personnaliser le compte utilisateur. L image de profil sert à représenter l utilisateur et est visible par les collaborateurs internes ainsi que les utilisateurs externes lorsque l utilisateur collabore sur des fichiers ou des dossiers. L image s affiche également en haut de l écran lorsque l utilisateur se connecte au site Web du portail Flexible Storage. Alice admin@orange.com Les images de profil d utilisateur ne sont pas obligatoires. Si aucune image n est définie, ce sont les initiales de l utilisateur qui sont affichées à la place. Le format d image doit être en GIF, PNG, JPG, ou JPEG. Sa résolution doit être d'au moins 200X200. Sa taille ne doit pas dépasser 10Mb. 7 Interne Orange

8 chargement par glisser-déposer Pour télécharger des fichiers/dossiers dans le cloud, un utilisateur peut désormais faire glisser des fichiers et des dossiers et les déposer dans l interface Web du portail. Cette fonctionnalité est intégralement prise en charge par les navigateurs suivants: Chrome, Firefox, Safari. Elle est partiellement prise en charge par les versions 10 et ultérieures d Internet Explorer, qui supportent uniquement le glisser-déposer des fichiers (mais pas des dossiers) en raison d une restriction du navigateur. Internet Explorer 9 ne prend pas en charge les chargements par glisser-déposer. 8 Interne Orange

9 Visualiseur de fichiers en ligne Les utilisateurs peuvent désormais visualiser les fichiers en ligne dans l interface Web du portail. Lorsqu un utilisateur clique sur le nom ou l icône d un fichier, ce dernier est affiché en ligne. Une grande variété de format de fichiers est supportée, notamment : 1. Formats de documents: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, ODT, ODS, ODP et de nombreux formats de documents plus anciens 2. Formats Web: HTML, SVG 3. Formats d images: TIFF, JPG, JP2, GIF, PNG, RAS, CAL, MIL, DIB, BMP, PSD, PCT, PCX, DCX, PCD, WMF, EMF, TGA, etc. 4. Fichiers d images médicales: DICOM 5. Formats CAO: DGN (support de DGN V7 et V8, y compris V8 XM et V8I), DWG (version 2.5 par 2014), DXF (version 2.5 par 2014) 6. Formats de courrier électronique: EML, MSG 7. Autres formats: txt Les fichiers s affichent au moyen d un visualiseur natif HTML5 et aucun plug-in de navigateur n est requis. Les recherches au sein d un fichier ainsi que le copier-coller de texte sont pris en charge. Les fichiers protégés par mot de passe ne peuvent pas être visualisés en ligne 9 Interne Orange

10 Collaboration Dans cette nouvelle version, les anciens dossiers «Projects» et «Shared With Me» sont désormais regroupés en un seul emplacement nommé «Shared With Me», qui inclut l ensemble des fichiers partagés avec l utilisateur. 10 Interne Orange

11 Collaboration: partage par liens publics Les utilisateurs peuvent partager facilement leurs dossiers et/ou fichiers via des liens publics. En sélectionnant l icône de liens public, l utilisateur peut facilement réaliser les opérations suivantes: 1. créer un lien public en précisant les droits d accès et la date d expiration des liens 2. afficher les liens publics existants générés pour un fichier ou un dossier 3. modifier la date d expiration des liens publics existants 4. réutiliser les liens publics existants en cliquant sur le bouton Copy; le lien est alors copié dans le Presse-papiers 5. supprimer un lien public et l accès au fichier / dossier en cliquant sur le bouton de menu et en sélectionnant «supprimer». Il est également possible de partager des dossier sauvegardés via les liens publics (menu périphérique> aller à la sauvegarde) 11 Interne Orange

12 Collaboration : partage de dossiers (1/2) Les utilisateurs peuvent plus aisément collaborer sur des fichiers ou des dossiers avec des utilisateurs ou des groupes internes, ainsi qu avec des utilisateurs externes. Il est possible d inviter un utilisateur interne à partir de l annuaire interne ou un destinataire externe en renseignant son adresse de messagerie. Pour garantir la sécurité lors de la collaboration avec des utilisateurs externes, l utilisateur peut demander un deuxième niveau d authentification via l envoi d un code dans un . L administrateur du portail peut définir le système d authentification requis pour les utilisateurs externes via le portail d administration. 12 Interne Orange

13 Collaboration : partage de dossiers (2/2) Avec la version 5.0, un utilisateur a désormais la possibilité de : 1. Déterminer si les membres invités d une équipe interne peuvent synchroniser le dossier partagé sur leur PC ou non. Si la synchronisation du dossier partagé sur PC est désactivée, les membres d équipe invités ne peuvent accéder aux données partagées que depuis l interface du portail directement. 2. Autoriser les membres à repartager le contenu partagé. Une notification est envoyée par dès qu un membre de l équipe re-partage le fichier ou le dossier. 3. Interdire les membres d équipe invités de repartager des fichiers et des dossiers partagés, afin de prévenir les fuites de données. Pour des raisons de sécurité, l administrateur peut imposer un délai d expiration des partages effectués dans le cadre d une collaboration en groupe. Les utilisateurs ne pourront pas configurer une date d expiration ultérieure. 13 Interne Orange

14 Corbeille Les utilisateurs peuvent récupérer des données supprimées du cloud grâce à la fonction «Corbeille». Lorsqu un fichier ou un dossier est supprimé, les données supprimées sont transférées dans une corbeille. Elles y sont ensuite conservées pendant une période de 15 jours. Pour accéder aux éléments supprimés, l'utilisateur peut cliquer sur l'icône de corbeille située dans le coin supérieur droit du gestionnaire de fichiers. Les fichiers supprimés dans le dossier apparaissent alors en texte barré gris. 14 Interne Orange

15 Plugin Outlook (1/2) Cette fonctionnalité est supporteé sur Microsoft Outlook pour Windows uniquement. Grace au nouveau plugin Outlook, les utilisateurs n ont plus besoin de joindre les fichiers à leur . Au lieu de joindre directement les fichiers à envoyer à leur , c est un lien sécurisé vers ces mêmes fichiers qui y est attaché. Les utilisateurs peuvent envoyer en interne comme en externe, tous leurs fichiers sans se soucier de leur taille ni de leur format. Le destinataire de l peut utiliser ce lien pour afficher ou télécharger les fichiers depuis le portail Flexible Storage. Le lien de téléchargement vers les pièces jointes envoyées expire automatiquement après un délai défini par l utilisateur. Les fichiers sont supprimés du répertoire Cloud «My attachments» après la date d expiration du lien. 15 Interne Orange

16 Plugin Outlook (2/2) Cette fonctionnalité présente les avantages suivants: Moins d espace de stockage requis sur le serveur Exchange. Le stockage des fichiers partagés via la plugin outlook est fait sur le portail Flexible Storage, ce qui permet de réduire l espace de stockage requis sur le serveur Exchange. l utilisateur a la possibilité de définir un seuil déterminant quand un lien public doit être utilisé et quand une pièce jointe standard d doit être envoyée. un fichier n est pas envoyé dans un format non crypté, contrairement au courrier électronique. Le plugin est actif quand l agent Flexible Storage est installé sur le poste et connecté. 16 Interne Orange

17 Gestion de versions de fichiers Les utilisateurs peuvent facilement suivre les changements apportés à leurs fichiers et garder une trace des anciennes versions. Pour naviguer dans les versions antérieures d un fichier, sélectionner le fichier souhaité dans l interface Web, puis cliquez sur «historique de version». Une boîte de dialogue Historique de version affiche les différentes versions du fichier. 17 Interne Orange

18 authentification unique - SSO Au niveau de l agent Flexible Storage, lorsqu un utilisateur est redirigé vers le portail Web pour effectuer certaines opérations (affichage en ligne, restauration, invitation de membres d équipe, etc.), il n est pas invité à saisir ses identifiants. Il est automatiquement authentifié et la page correspondant à l action sélectionnée est affichée. Cette fonctionnalité est prise en charge en mode multi-utilisateur et en mode utilisateur unique. En mode utilisateur unique, la SSO n est exécutée que pour les utilisateurs disposant de droits d administration. 18 Interne Orange

19 Sync et partage sauvegrade Les nouvelles fonctionnalités pour les administrateurs 19 Interne Orange

20 Affectation automatique de plan La fonction d'affectation automatique de plan permet aux administrateurs de définir la politique d affectation de plan aux utilisateurs du portail. Grâce à cette fonction, l administrateur peut automatiquement attribuer aux utilisateurs un plan d'abonnement basé sur les attributs suivants: Nom d'utilisateur Groupes d'utilisateurs Rôle Prénom Nom de famille Compagnie ID de facturation Commentaire Les règles de politique sont traitées dans l'ordre croissant. Il est également possible d'appliquer un plan par défaut dans le cas où aucune règle est appliquée. Cette fonctionnalité est très utile dans un environnement configuré avec Active Directory. Elle permet de définir une politique avant même que les utilisateurs aient rejoint le service, de sorte que lorsqu ils adhèrent, le quota et les licences adéquats leur sont immédiatement attribués. 20 Interne Orange

21 Politique de sync et partage Cloud Drive Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de définir des règles spécifiant le type de données qui peuvent être synchronisées via l agent Flexible Storage, ou téléchargés sur le portail via l'interface Web ou l application mobile. L'administrateur peut créer des règles basées sur les attributs suivants : Taille du fichier Nom de fichier Type de fichier Chaque règle peut être appliquée à l ensemble des utilisateurs ou à un utilisateur ou à un groupe spécifique. En outre, il est possible d'appliquer les règles de politique de contenu aux utilisateurs externes en utilisant le groupe «Utilisateurs externes». Si Alice, propriétaire du dossier, tente de partager un lien avec un utilisateur externe, les règles de politique applicables sont à la fois celle applicable pour Alice ainsi que pour le groupe des utilisateurs externes. Si Bob tente de re-partage un lien vers le dossier d'alice avec un utilisateur externe, les règles applicables sont à la fois celles applicables pour Bob ainsi que pour le groupe des utilisateurs externes 21 Interne Orange

22 Politique de mot de passe Le portail d administration permet de définir une politique de mot de passe afin de renforcer la sécurité. L administrateur a la possibilité de : configurer une période de validité du mot de passe empêcher la réutilisation des x derniers mots de passe définir le nombre de catégories de caractères exigées dans le mot de passe d un utilisateur Cette fonctionnalité est disponible pour l administrateur via le menu Virtual Portal Settings. 22 Interne Orange

23 Utilisation forcée des passphrases L administrateur d un portail peut forcer les utilisateurs à utiliser ou à ne pas utiliser une protection par phrase de chiffrement pour les sauvegardes. Par défaut, la politique de protection par phrase de chiffrement est réglée sur «Optional». Les données protégées au moyen d une phrase de chiffrement définie par l utilisateur ne sont pas récupérables en cas de perte de la phrase de chiffrement. 23 Interne Orange

24 Contrôle des licences de sauvegarde La version 5.0 permet un contrôle précis des licences de sauvegarde de poste de travail. Les utilisateurs utilisant le service Flexible Storage sur plusieurs appareils et souhaitant utiliser le service de sauvegarde sur un certain nombre d entre eux peuvent désormais transférer les licences de sauvegarde de poste de travail sur les PC sur lesquels ils désirent activer le service de sauvegarde. 24 Interne Orange