Guide d accompagnement à l intention des entreprises de services monétaires Demande de permis d exploitation

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1 Guide d accompagnement à l intention des entreprises de services monétaires Demande de permis d exploitation Février 2015

2 Table des matières INTRODUCTION 5 À qui s adresse ce guide? 5 Encadrement des entreprises de services monétaires 5 LA DEMANDE DE PERMIS EN 7 ÉTAPES 8 ÉTAPE 1 NOMMER UN RÉPONDANT 9 Notion de répondant 9 Rôle du répondant 9 ÉTAPE 2 TRANSMETTRE LE FORMULAIRE D ACCÈS 9 Partie 1 Identification des catégories de permis demandées 10 Partie 2 Identification et coordonnées de l entreprise 10 Partie 3 Informations sur le répondant 10 Partie 4 Déclaration de l entreprise de services monétaires 11 Partie 5 Droits 11 Partie 6 Documents à fournir 11 Déclaration du répondant 12 Transmission du formulaire à l Autorité 13 Réception et analyse du formulaire par l Autorité 13 ÉTAPE 3(A) INSCRIPTION À CLICSÉQUR 13 ÉTAPE 3(B) INSCRIPTION AUX SERVICES EN LIGNE DE L AUTORITÉ 15 S inscrire aux services en ligne de l Autorité 15 Gérer les utilisateurs de l entreprise et leurs droits d accès 15 ÉTAPE 4(A) ACCÉDER AUX SERVICES EN LIGNE DE L AUTORITÉ 16 Objectifs 16 Comment accéder aux services en ligne 16 ÉTAPE 4(B) DIVULGUER LES LIENS D AFFAIRES 21 Informations générales 21 Information spécifique à chaque type de lien 30 Divulguer un administrateur 30 Divulguer un associé 30 Divulguer un dirigeant de l entreprise de services monétaires 31 Divulguer un dirigeant de mandataire 31 Divulguer un dirigeant de succursale 31 2

3 Divulguer un employé ayant des fonctions en services monétaires 31 Divulguer un employé n ayant aucune fonction liée aux services monétaires 32 Divulguer les établissements et succursales de l entreprise de services monétaires 32 Divulguer une institution financière 34 Divulguer un mandataire 35 Divulguer les succursales des mandataires 35 Divulguer une personne ayant, directement ou indirectement, la propriété ou le contrôle de l entreprise 36 Divulguer un prêteur 37 Divulguer un dirigeant, administrateur ou associé d un prêteur 37 Divulgations spécifiques à l exploitation de guichets automatiques privés 38 Divulguer un responsable d approvisionnement 38 Fournir les informations sur les guichets automatiques 39 Fonctionnalités communes 46 Gestion des liens divulgués 50 ÉTAPE 5 VALIDATION DES INFORMATIONS SAISIES PAR L ESM 53 Accéder à la page de validation des données et lancer la validation 53 Quelles sont les validations effectuées? 54 Validation des données Messages d erreur soulevés 55 Validation des données Aucun message d erreur n est soulevé 56 ÉTAPE 6 TRANSMETTRE LA DEMANDE D AJOUT/ MODIFICATION DES LIENS D AFFAIRES 57 Étape 1 de 4 Identification et description de la demande 57 Étape 2 de 4 Sommaire des liens d affaires déclarés 58 Étape 3 de 4 Transmission 58 Étape 4 de 4 Confirmation de transmission 59 Produire les bons de numérisation 59 Informations sur les documents à transmettre 61 Suivi de la demande 63 ÉTAPE 7 - ACQUITTER LA FACTURE À LA DÉLIVRANCE DES RAPPORTS D HABILITATION SÉCURITAIRE ET À L EXPLOITATION DE GUICHETS AUTOMATIQUES 64 Rapports d habilitation sécuritaire 64 Guichets automatiques 65 Comment acquitter la facture 65 ANALYSE DE LA DEMANDE DE PERMIS PAR L AUTORITÉ 65 Accès à l application de gestion des liens d affaires une fois la demande soumise 66 Délais de traitement de la demande de permis 66 Décision relative à la délivrance du permis 66 APRÈS LA DÉLIVRANCE DU PERMIS 66 Apporter des modifications aux informations fournies 66 3

4 Comment apporter des modifications 66 Types de modifications pour lesquelles l ESM doit aviser l Autorité 67 Délais pour informer l Autorité des changements 70 FOIRE AUX QUESTIONS 70 ANNEXE I RÉSUMÉ DES INFORMATIONS À TRANSMETTRE POUR CHAQUE TYPE DE LIEN 73 ANNEXE II PRINCIPALES INSTITUTIONS FINANCIÈRES AU CANADA 75 4

5 Introduction À qui s adresse ce guide? Le présent guide se veut un complément d aide aux entreprises qui, à la suite de l adoption de la Loi sur les entreprises de services monétaires (L.R.Q. c, E ) (la «LESM»), doivent divulguer des informations à l Autorité des marchés financiers (l Autorité) dans le but d obtenir un permis d exploitation. Ce guide fournit des explications détaillées sur toutes les étapes pour obtenir un permis d exploitation, mais il met particulièrement l accent sur l utilisation des services en ligne spécialement destinés à la divulgation électronique des informations concernant les personnes liées à l entreprise qui demande un permis, ainsi que ses guichets automatiques, le cas échéant. Certaines sections du Règlement d application de la Loi sur les entreprises de services monétaires, du Règlement sur les droits et tarifs en vertu de la Loi sur les entreprises de services monétaires et de l Instruction générale relative à la Loi sur les entreprises de services monétaires se trouvent dans ce guide. Cependant, comme ils n y sont pas repris intégralement, il est conseillé de lire ces trois documents afin de prendre connaissance de la totalité des obligations légales et règlementaires des entreprises visées par la LESM. Il est aussi conseillé de lire la LESM. Encadrement des entreprises de services monétaires Contexte Mise en vigueur le 1 er avril 2012, à l exception du volet d encadrement des guichets automatiques privés, la LESM impose désormais à toute personne ou entité qui exploite, contre rémunération, une entreprise de services monétaires (ESM) l obligation d être titulaire d un permis d exploitation délivré par l Autorité. Quant aux dispositions de la LESM qui touchent l exploitation de guichets automatiques, elles entrées en vigueur le 1 er janvier Entreprises visées par la loi Toute entreprise qui offre des services monétaires contre rémunération est visée par la LESM, peu importe que les services monétaires qu elle offre soient accessoires ou non à d autres activités. Par ailleurs, aucun seuil monétaire ou volume de transactions minimum n a à être satisfait pour que la personne ou l entité soit considérée comme exploitant une entreprise de services monétaires. Les commerces (personne ou entité) offrant les services monétaires suivants doivent détenir un permis d exploitation : 1. Change de devises : Le change de devises consiste à échanger, moyennant un taux de change, une devise ou une unité monétaire contre une autre. L échange peut être la vente ou l achat de devises, ou les deux. 5

6 2. Transfert de fonds : Le transfert de fonds consiste en un mouvement d argent d un endroit à un autre ou d une personne à une autre par l intermédiaire d une personne, d une entité ou d un réseau. 3. Émission ou rachat de chèques de voyage, de mandats ou de traites : Le chèque de voyage est un chèque d un montant fixé et payé à l avance, qui permet à la personne qui l achète et le signe de payer un tiers. Le chèque de voyage peut être émis dans plusieurs devises. Comme le chèque de voyage, le mandat est un effet négociable prépayé dont le montant et le paiement à un tiers sont garantis par celui qui l émet. Par contre, contrairement au chèque de voyage, le mandat indique un bénéficiaire. Une traite, aussi appelée lettre de change, est un effet de commerce par lequel une personne ordonne à une autre de remettre une somme d'argent précise, à vue, sur demande ou à une certaine date, à un tiers bénéficiaire, à l'ordre de ce dernier ou au porteur. 4. Encaissement de chèques : L encaissement de chèques est le fait d échanger un chèque contre de l argent comptant ou de rendre disponible un montant d argent correspondant à la valeur du chèque ou à un montant négocié entre les parties. 5. Exploitation de guichets automatiques : L exploitation de guichets automatiques consiste à mettre à la disposition du public un moyen de retirer de l argent comptant à partir d un distributeur automatisé, sans l intervention d une personne physique. Délais pour soumettre une demande de permis d exploitation Entreprises déjà en activités au 1 er avril 2012 Une entreprise de services monétaires qui exerçait des activités à la date d entrée en vigueur de la LESM, soit le 1 er avril 2012, avait six mois à compter de cette date pour présenter à l Autorité tous les documents nécessaires à l analyse de sa demande de permis d exploitation. Lorsque l ESM soumettait sa demande à l intérieur de ce délai, elle pouvait continuer à exercer ses activités jusqu à ce que l Autorité rende une décision sur la délivrance du permis d exploitation. Nouvelles entreprises Toute entreprise de services monétaires s établissant au Québec après le 1 er avril 2012 doit détenir un permis d exploitation pour exercer ses activités. Ainsi, l entreprise doit présenter sa demande de permis d exploitation et attendre la décision de l Autorité à ce sujet avant de pouvoir offrir quelque service monétaire que ce soit. Guichets automatiques Les dispositions de la LESM qui touchent l exploitation de guichets automatiques sont entrées en vigueur le 1 er janvier Les entreprises qui exploitent des guichets à cette date avaient six mois pour soumettre une demande de permis. Documents à consulter avant de demander un permis d exploitation Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter la LESM pour obtenir des informations détaillées sur : Le champ d application et d interprétation de la Loi; La délivrance d un permis d exploitation; 6

7 Les décisions relatives au permis; Les obligations générales des entreprises de services monétaires; L arrêt des activités; Les fonctions et pouvoirs de l Autorité; Les dispositions pénales, etc. Règlement d application de la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter le Règlement d application pour obtenir des informations détaillées sur : Les renseignements et documents obligatoires à fournir pour qu une demande de permis d exploitation soit jugée recevable et complète; Les délais prescrits pour aviser l Autorité de toute modification apportée aux renseignements fournis lors de chaque étape de la demande de permis; Les informations détaillées sur l obligation des entreprises de services monétaires de vérifier l identité de leurs clients; La nature des livres et registres à tenir à jour ou à rendre disponible pour vérification; La conservation de ces livres et registres. Règlement sur les droits et tarifs en vertu de la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter ce règlement pour obtenir des informations détaillées sur : Les droits exigibles lors du dépôt d une demande de permis d exploitation; Les droits exigibles pour la délivrance d un rapport d habilitation sécuritaire; Les droits exigibles annuellement; Les frais liés aux inspections; Les frais liés aux enquêtes; L indexation des droits et frais. Instruction générale relative à la Loi sur les entreprises de services monétaires Consulter l instruction générale pour obtenir des informations détaillées sur : Les activités de services monétaires nécessitant un permis d exploitation; Les catégories de permis; La nomination du répondant et les fonctions de celui-ci; Le processus de changement de répondant; Les personnes ou entités qui doivent être divulguées à l Autorité, car elles ont la propriété ou le contrôle de votre entreprise; Les documents à transmettre illustrant la structure juridique et corporative de l entreprise; Les notions de mandataire, de prêteur et d institution financière; Les activités des employés qui sont considérées comme étant des fonctions se rapportant à l offre de services monétaires; Les rapports d habilitation sécuritaire; Les délais pour apporter des modifications aux renseignements déjà fournis; L ajout d un employé après la délivrance d un permis d exploitation; La vérification de l identité des clients; La vérification de l identité des cocontractants. 7

8 La demande de permis en 7 étapes Voici les étapes que l ESM doit suivre pour s assurer que l Autorité a en main toutes les informations et tous les documents nécessaires à l analyse d une demande de permis d exploitation. Chaque étape est expliquée en détail dans les sections suivantes du guide. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Nommer un répondant. Transmettre à l Autorité le formulaire d accès aux services en ligne, accompagné des documents requis. a) Adhésion à clicséqur. b) Inscription aux services en ligne de l Autorité Étape 4 a) Accéder aux services en ligne de l Autorité b) Divulguer les liens d affaires et les informations sur les guichets automatiques (s il y a lieu) Étape 5 Étape 6 Étape 7 Validation, par l ESM, des informations saisies dans les services en ligne. Transmission électronique de la demande d ajout/modification des liens d affaires Paiement des droits et frais relatifs aux guichets automatiques et à la délivrance des rapports d habilitation sécuritaire 8

9 Étape 1 Nommer un répondant Notion de répondant Le formulaire d accès à la demande de permis doit être présenté par le répondant de l entreprise de services monétaires. Pour une entreprise qui a son siège ou des établissements au Québec, le répondant doit être un dirigeant, un administrateur ou un associé de cette entreprise. Pour une entreprise qui n est pas constituée en vertu d une loi du Québec et n a pas son siège ni aucun établissement au Québec, le répondant n a pas besoin d exercer l une des fonctions précédemment mentionnées. Il doit cependant satisfaire aux conditions prévues par la LESM, notamment avoir un domicile, une place d affaires ou un lieu de travail au Québec. L ESM doit donner à ce répondant l accès, à son siège et dans tout établissement, aux renseignements et documents servant à l accomplissement de ses fonctions. Les informations concernant le répondant devront être fournies à l étape 2. Rôle du répondant Le répondant est la personne autorisée à transmettre les documents permettant à l ESM de répondre à ses obligations légales et réglementaires (demande de permis, modification des renseignements, etc.). Tout au long du processus de demande de permis, et tant que l entreprise de services monétaires détiendra un permis d exploitation, le répondant sera la personne avec qui l Autorité communiquera lorsque cela s avèrera nécessaire. Changement de répondant Consulter la section «Apporter des modifications aux renseignements fournis» pour savoir comment changer le répondant de l ESM. Étape 2 Transmettre le formulaire d accès Pour avoir accès aux services en ligne de l Autorité et ainsi divulguer les informations nécessaires à la demande de permis, le répondant doit d abord remplir et transmettre le formulaire d accès aux services en ligne. Ce formulaire est disponible en ligne, à la section «Entreprises de services monétaires Permis Processus de la demande de permis» du site Web de l Autorité. Ce formulaire constitue le début du processus pour obtenir un permis d exploitation et ne peut à lui seul être considéré comme une demande complète. Sauf avis contraire, tous les champs du formulaire d accès doivent être remplis. Voici les informations à fournir dans ce formulaire. 9

10 Partie 1 Identification des catégories de permis demandées Cocher toutes les catégories pour lesquelles l entreprise désire obtenir un permis d exploitation. Ainsi, un seul formulaire d accès doit être présenté, peu importe le nombre de catégories demandées. Partie 2 Identification et coordonnées de l entreprise Noms Indiquer le nom principal utilisé par l entreprise ainsi que tous les autres noms utilisés au Québec dans le cadre de l offre de services monétaires. Les informations fournies dans le formulaire doivent correspondre aux informations inscrites au Registraire des entreprises du Québec. Adresses et langue de correspondance Indiquer à la section 2.4 l adresse du siège de l entreprise, qu il soit situé au Québec, ailleurs au Canada ou dans un autre pays. Il est important d indiquer si des services monétaires sont offerts à cette adresse. Si le siège de l entreprise est situé à l extérieur du Québec, remplir également la section 2.5 du formulaire et indiquer si l entreprise a des établissements au Québec. Si oui, fournir l adresse principale de l entreprise au Québec. À la section 2.6, indiquer l adresse de correspondance de l entreprise, si celle-ci est différente de l adresse du siège. Toutes les communications qui ne seront pas transmises électroniquement seront envoyées à cette adresse. Finalement, indiquer s il est préférable que ces communications soient faites en français ou en anglais. Il est important de prendre en considération que l Autorité communiquera presque exclusivement avec le répondant de l ESM. La langue de correspondance inscrite doit donc refléter la préférence du répondant. Noter toutefois que toutes les décisions officielles émises par l Autorité le seront en français uniquement. Description des activités Fournir une description détaillée des activités de l entreprise. Si l espace prévu à cet effet est insuffisant, joindre un document séparé lors de la transmission du formulaire. Partie 3 Informations sur le répondant Identification du répondant Indiquer dans cette section le nom, le prénom et l adresse courriel de la personne nommée à titre de répondant. Bien que l adresse courriel soit optionnelle, il est fortement suggéré d en inscrire une afin de faciliter les échanges entre l Autorité et l ESM. Fonctions du répondant Si l ESM a des établissements au Québec, le répondant doit obligatoirement être un dirigeant, un administrateur ou un associé de cette ESM. Cocher la ou les fonctions exercées par le répondant. 10

11 Si l ESM n a aucun établissement au Québec, indiquer plutôt le lien du répondant avec cette ESM (ex. : fondé de pouvoir, avocat, etc.). Partie 4 Déclaration de l entreprise de services monétaires Une réponse doit être donnée pour chacune des questions se trouvant à la partie 4. Si une de ces questions est laissée sans réponse, le formulaire sera retourné à l ESM. Si l ESM répond «oui» à l une de ces questions, il est suggéré de transmettre, sur une feuille jointe au formulaire d accès, des informations supplémentaires concernant l infraction ou des détails sur les raisons ayant mené à la suspension ou à la révocation d un droit d exploitation. Voici un exemple des détails à fournir : Numéro du dossier de cour; Causes et circonstances des évènements entourant l infraction; Date de l infraction; Est-ce que la peine a été purgée?; Toute autre information pertinente à l analyse du dossier. Partie 5 Droits Pour être considéré comme recevable, le formulaire d accès doit obligatoirement être accompagné des droits prévus, soit 626 $ par catégorie d inscription demandée. Ce montant ne s applique pas si la seule catégorie demandée est l exploitation de guichets automatiques. Un montant de 208 $ par guichet exploité sera ultérieurement facturé à l entreprise. Par exemple, si l ESM demande un permis d exploitation dans les catégories de change de devises et de transfert de fonds, un montant de $ devra être joint au formulaire d accès. Les droits peuvent être acquittés par chèque ou par carte de crédit. Indiquer le mode de paiement choisi à la partie 5 du formulaire. Si les droits sont payés par carte de crédit, fournir dans cette section les informations concernant la carte à utiliser. Pour acquitter les droits par chèque, il faut joindre le chèque (libellé à l ordre de l Autorité des marchés financiers) au formulaire d accès lors de sa transmission à l Autorité. Veuillez noter que l Autorité n accepte pas les formulaires de paiement par courriel ou par télécopieur. Ces droits ne sont pas remboursables. Partie 6 Documents à fournir Le formulaire d accès doit être accompagné des documents suivants : 11

12 Plan d affaires Si l ESM exerçait des activités au 1 er avril 2012, le formulaire d accès n a pas à être accompagné d un plan d affaires. L ESM qui demande un permis d exploitation exclusivement dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques» n a pas à fournir le plan d affaires. États financiers Le formulaire doit obligatoirement être accompagné des états financiers du dernier exercice complété, s il y a lieu. L ESM qui demande un permis d exploitation exclusivement dans la catégorie «Exploitation de guichets automatiques» n a pas à fournir les états financiers. Document indiquant la structure juridique de l entreprise Un document constatant la forme juridique de l ESM doit être joint au formulaire d accès. Il peut s agir d une copie de la déclaration d immatriculation déposée auprès du Registraire des entreprises du Québec, d une copie de l acte constitutif de l entreprise ou d une copie du contrat de société, selon le cas. Document confirmant la nomination du répondant à ce titre Ce document doit obligatoirement accompagner le formulaire d accès. Il peut prendre la forme notamment d une résolution du conseil d administration ou des actionnaires, d un mandat ou d une procuration du propriétaire unique de l ESM. Document indiquant la structure corporative de l entreprise (organigramme) Pour obtenir un permis d exploitation, l ESM doit fournir un organigramme des propriétaires de l entreprise. Cet organigramme doit indiquer les pourcentages de l entreprise détenus par chaque propriétaire. S il y a lieu, l organigramme doit également indiquer si l entreprise a des filiales, une société mère et si cette société mère a des filiales. Si l entreprise n a aucune société mère ni filiale, le mentionner sur l organigramme. Les informations contenues dans ce document ou cet organigramme peuvent se limiter au Canada. Déclaration du répondant Le répondant doit remplir la déclaration et fournir une copie d une pièce d identité valide. Ces deux documents doivent accompagner le formulaire d accès. Les seules pièces d identité acceptées sont celles qui répondent à TOUS les critères suivants : Pièce d identité avec photo; Délivrée par un gouvernement (ou l un de ses ministères ou organismes); Contient le nom et la date de naissance de la personne devant fournir la pièce d identité. Par exemple, un permis de conduire ou une carte d assurance maladie sont considérés comme des pièces d identité recevables. 12

13 L entreprise doit veiller à ce que les informations se trouvant sur la pièce d identité transmise soient lisibles (date d expiration, nom, date de naissance, etc.) et que la personne soit identifiable sur la photo. Transmission du formulaire à l Autorité Lorsque le formulaire d accès est rempli, le transmettre par courrier, accompagné du paiement et des documents requis, à l adresse suivante : Autorité des marchés financiers Direction des contrats publics et des entreprises de services monétaires Place de la Cité Tour Cominar 2640, boul. Laurier, bureau 400 Québec (Québec) G1V 5C1 Veuillez noter que l Autorité n accepte pas les formulaires de paiement par courriel ou par télécopieur. L ESM doit conserver une copie de tous les documents qu elle transmet à l Autorité. Réception et analyse du formulaire par l Autorité Si, à la suite de l analyse du formulaire, l Autorité constate que certaines informations sont inexactes, incomplètes ou manquantes, elle communiquera avec le répondant afin que ce dernier puisse apporter les corrections nécessaires. Lorsque toutes les informations requises auront été transmises à l Autorité, cette dernière fera parvenir une communication sur l adhésion à clicséqur au répondant, première étape pour pouvoir accéder aux services en ligne de l Autorité et divulguer la suite des informations nécessaires à l analyse d une demande de permis. Étape 3(a) Inscription à clicséqur L authentification aux services en ligne se fait par le biais de clicséqur entreprise. ClicSÉQUR est un service qui permet l authentification de l entreprise auprès des ministères et des organismes avec lesquels elle effectue des transactions en ligne. Cet outil est utilisé chez Revenu Québec pour les transactions concernant les déclarations d impôts. L entreprise doit posséder un compte clicséqur avant de pouvoir s inscrire aux services en ligne de l Autorité. Si elle possède déjà un compte clicséqur, passer à l étape 3b. 13

14 ATTENTION : Si l entreprise n est pas en mesure de poursuivre le processus de la demande de permis d exploitation par le biais des services en ligne, le répondant doit communiquer rapidement avec nous au poste 4848 ou par courriel à l'adresse afin que nous puissions lui transmettre les instructions pour compléter la demande en format papier. Pour accéder à clicséqur à partir du site Web de l Autorité et pour obtenir plus d informations sur la création d un compte clicséqur, suivre les étapes suivantes : 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité (www.lautorite.qc.ca) et accéder à la section «Contrats publics et ESM». Figure 1 2. Dans le haut de l écran, cliquer sur l icône Services en ligne. Figure 2 3. Suivre les instructions fournies pour procéder à la création d un compte clicséqur. Lors de l inscription, c est clicséqur qui vous soutient dans votre démarche et non l Autorité. Vous pouvez obtenir de l aide de leur part au Une fois l inscription terminée, noter le code d utilisateur et le mot de passe attribués. Ces informations permettront d accéder aux services en ligne de l Autorité ultérieurement. 5. Une fois le code d utilisateur et le mot de passe obtenus, retourner sur le site Web de l Autorité (www.lautorite.qc.ca). 14

15 Étape 3(b) Inscription aux services en ligne de l Autorité Noter que pour s inscrire aux services en ligne de l Autorité, l entreprise aura besoin de son numéro de client attribué par l Autorité. Ce numéro à 10 chiffres se trouve sur la confirmation de transmission et sur l accusé de réception qui lui a été transmis par l Autorité lors de la soumission de son formulaire d accès aux services en ligne. C est la personne désignée comme responsable des services électroniques (RSE) auprès de ClicSÉQUR qui doit inscrire l entreprise aux services en ligne de l Autorité. S inscrire aux services en ligne de l Autorité Pour s inscrire aux services en ligne de l Autorité, le RSE doit suivre les étapes suivantes : 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité (www.lautorite.qc.ca). 2. Dans le haut de l écran, cliquer sur l icône Services en ligne. Figure 3 3. Une nouvelle page s affiche. Suivre les étapes décrites pour effectuer votre inscription aux services en ligne. Gérer les utilisateurs de l entreprise et leurs droits d accès Lorsque l inscription aux services en ligne de l Autorité aura été activée, le RSE devra accéder au compte clicséqur et déterminer les blocs fonctionnels à attribuer. 1. À partir du menu «Administrateur», dans la section «Dossiers des utilisateurs», sélectionner «Création du dossier d un utilisateur» pour chacun des utilisateurs qui aura accès aux services en ligne, en suivant les instructions. 2. Dans la section Gestion des accès (clicséqur seulement), à la ligne «Gestion des procurations», créer les procurations des utilisateurs en fonction des accès aux services de l Autorité à donner à chacun d eux à l aide du bouton «Ajouter». 3. Dans la section Gestion des accès (clicséqur seulement), à la ligne «Gestion des procurations», assigner les procurations créées à chacun des utilisateurs à l aide du bouton «Assigner». 15

16 Se référer au tableau suivant pour obtenir plus d informations sur le choix des blocs fonctionnels à attribuer : RÔLES BLOCS FONCTIONNELS 001 Communications sécurisées 005 Demandes d information et autres demandes Répondant 007 Suivi des demandes 008 État de compte - Paiement 013 Services monétaires Permis et droits 014 Services monétaires Liens d affaires Employé de l entreprise demandant un permis ou une personne exerçant à l extérieur de l entreprise, par exemple un comptable 014 Services monétaires Liens d affaires Étape 4(a) Accéder aux services en ligne de l Autorité Objectifs Les services en ligne mis à la disposition de l ESM ont comme objectif de l aider à répondre aux obligations de la LESM. L entreprise qui demande un permis d exploitation à titre d entreprise de services monétaires doit notamment fournir la liste des personnes morales ou physiques avec qui elle entretient divers types de liens d affaires. Un lien d affaires exprime une relation avec l entreprise de services monétaires. L ESM doit également fournir la liste de ses établissements ainsi que celle des établissements de ses mandataires, le cas échéant. Les renseignements détaillés sur les informations à fournir pour chaque type de lien d affaires se trouvent à la section «Page détaillée de chaque type de lien d affaires à divulguer» de l étape 4(b) du présent guide. Comment accéder aux services en ligne Après avoir créé son compte chez clicséqur et s être inscrite aux services en ligne de l Autorité, l entreprise pourra poursuivre la divulgation des informations requises à l analyse de la demande de permis à titre d entreprise de services monétaires. 16

17 1. Se rendre sur le site Web de l Autorité (www.lautorite.qc.ca) et cliquer sur le bouton «Entrez» de la section «Contrats publics- Entreprises de services monétaires». Figure 4 2. Une nouvelle page s affiche. Cliquer sur le bouton «Services en ligne». Figure 5 3. Une nouvelle page s affiche. Cliquer sur l icône «Entreprises». 4. Une nouvelle page s affiche, soit la page d authentification de l utilisateur de clicséqur. Page d authentification À cet endroit, le répondant doit inscrire le code d utilisateur et le mot de passe obtenus lors de l inscription à clicséqur : 17

18 Figure 6 Lorsque le code d utilisateur et le mot de passe sont saisis, cliquer sur «Continuer» pour accéder aux services en ligne de l Autorité. L ESM peut désigner plusieurs personnes pour divulguer ses liens d affaires. Pour ce faire, le responsable des services électronique (RSE) désigné lors de l adhésion à clicséqur doit attribuer le bloc fonctionnel 14 à toute personne ayant l autorisation de divulguer des liens d affaires. Page d accueil des services en ligne Figure 7 1. Dans cette section se trouve le menu des actions possibles à l aide des services en ligne 18

19 En cliquant sur l onglet Services monétaires, deux choix sont disponibles : Gestion des liens d affaires o Liens à divulguer : permet d ajouter, de supprimer ou de modifier des informations sur les personnes liées à votre entreprise; o Guichets automatiques : permet d ajouter, de supprimer ou de modifier des informations sur vos guichets automatiques; o Valider et terminer la saisie : permet de lancer la validation des informations saisies avant de les transmettre à l Autorité. Permis o Ajout/modification des liens : permet de notifier l Autorité de toute modification apportée à l entité «Liens à divulguer»; o Ajout de catégorie : Permet d ajouter une catégorie de service monétaire au permis d exploitation de l entreprise. Voir figure 5 pour plus de détails sur le menu. 2. Les liens qui se trouvent dans cette section permettent d obtenir de l aide en ligne, de changer la langue d affichage du site ou de se déconnecter du compte. 3. Cette section affiche le nom de l ESM qui accède aux services en ligne. Si ce n est pas le cas, procéder à la déconnexion et communiquer avec l Autorité. 4. Cette section affiche la date du dernier accès de l ESM aux services en ligne. 5. Pour toute question concernant les services en ligne et les informations à fournir, communiquer avec l Autorité en cliquant sur l hyperlien «Demande d information», ou par téléphone au numéro indiqué dans cette section. Aide en ligne L aide en ligne est indiquée par l icône suivante : Cliquer sur un de ces points d interrogation qui se trouvent à toutes les pages des services en ligne pour accéder à des informations et des explications pouvant être utiles lors de l utilisation du système. Par exemple, la fonction de chaque bouton et le format à respecter des champs à remplir font partie des informations fournies dans l aide en ligne. Déconnexion automatique Après une période prolongée d inactivité, le système procédera à la déconnexion automatique de l utilisateur. Celui-ci devra saisir de nouveau son code d utilisateur et son mot de passe pour accéder aux services en ligne. Toutes les informations non sauvegardées seront perdues lors d une déconnexion automatique. Pour commencer la divulgation des liens d affaires de l ESM, cliquer sur «Liens à divulguer» du menu Services monétaires Gestion des liens d affaires (voir figure 5). 19

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