Gestion Financière Comprendre les Obligations Préalables et Postérieures à la Subvention

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1 Gestion Financière Comprendre les Obligations Préalables et Postérieures à la Subvention Rabat, Maroc mai 2011 Objectifs de la Session Comprendre le contenu de la Circulaire A-110 du Bureau de la Gestion et du Budget. Comprendre les exigences de l'usaid relatives au traitement des résultats de l'enquête financière préalables à la. Développer un plan visant à mettre en œuvre une stratégie suite aux résultats de l'enquête financière préalables à la. Réexaminer les obligations minimales pour une gestion financière efficace de votre. Exercices 7.1 Vérification du système de gestion financière 7.2 Plan de travail des mesures à prendre pour traiter les résultats de l'enquête financière préalables à la. 1

2 Exercice 7.1 Vérification du Système de Gestion Financière Objectif : Déterminer si la gestion financière de votre organisation est saine et s'il faut ou non appeler un médecin! Instructions : 1. Commencez à la page 3 de la vérification du système de gestion financière de Mango. 2. Complétez la section sur la planification et la budgétisation. 3. Indiquez où se situe votre organisation en se basant sur le barème (0, 1, 4 ou 5) de la page Après l'atelier, rapportez la vérification du système au sein de votre organisation afin de terminer de remplir les sections restantes. 2 Exercice 7.1 (suite) Réf Déclaration de bonnes pratiques Score 1.1 Les budgets sont préparés en temps voulu pour tous les coûts de fonctionnement de l'organisation 1.2 Le personnel financier et le personnel du programme participent à l'établissement des budgets 1.3 Les budgets du programme sont basés sur les coûts des activités planifiées

3 Comprendre Votre Accord de Coopération Clauses standard Administration de la (22 CFR 226) Exigences administratives A-110 Accord de Coopération USAID Principes de coûts pour les ONG (2 CFR 230) Chapitre 303 du Système de directives automatisé Directives d'audit A Circulaire A-110 du Bureau de la Gestion et du Budget : De Quoi s Agit-Il? Définit les normes relatives à l'administration des s et des accords pour les organisations à but non lucratif Comprend une définition des termes S'applique aux sous-bénéficiaires 5

4 Circulaire A-110 du Bureau de la Gestion et du Budget : Obligations Préalables à la Subvention Enquêtes préalables à la première étape visant à déterminer si un postulant est prêt à recevoir des fonds. Exclusion et suspension les parties qui sont exclues ou suspendues ne peuvent pas recevoir des fonds du Gouvernement américain. 6 Circulaire A-110 du Bureau de la Gestion et du Budget : Obligations Préalables à la Subvention Conditions spéciales de la des exigences supplémentaires peuvent être imposées au bénéficiaire ou au postulant en cas de : Performance médiocre Situation financière instable Système de gestion ne satisfaisant pas aux normes prescrites Non conformité aux conditions d'attribution des précédentes s Non responsabilité 7

5 Constatations Préalables à la Subvention les plus Courantes Gestion financière Créer/mettre à jour une politique en matière de voyage et de finance Mettre à jour les livres comptables - corriger les erreurs comptables Mettre à jour périodiquement les projections budgétaires et les rapports financiers Séparer les comptes bancaires pour les fonds et dépenses USAID Sécuriser les fonds en espèce et la gestion du compte bancaire Engager/former un responsable financier expérimenté S'assurer que les paiements sont réalisés par chèque ou virement bancaire Procédures de retrait d'espèces : Séparation o Demande de paiement, autorisation, décaissement, écriture Améliorations de la procédure d'audit Achat/mise en place d'un logiciel de comptabilité Éclaircir les soldes créditeurs avec la banque locale S'assurer que les paiements sont réalisés par chèque ou virement Apposer la mention «Payé» sur toutes les factures payées 8 Constatations Préalables à la Subvention les Plus Courantes (suite) Opérations Créer/mettre à jour un manuel des opérations Acheter/mettre à jour les matériels et les équipements de bureau (ordinateurs etc.) pour les besoins du projet Acheter un coffre-fort pour les documents financiers et opérationnels Approvisionnement Créer/mettre à jour la politique d'approvisionnement S'assurer d'obtenir des devis appropriés avant de sélectionner un fournisseur Créer/mettre à jour un modèle approprié de bon de commande Créer/mettre à jour un système de réception et de vérification des biens et services Demander les approbations préalables requises Propriété Conserver/mettre à jour le registre des immobilisations 9

6 Constatations Préalables à la Subvention les Plus Courantes (suite) Ressources humaines Engager le personnel approprié pour les besoins du projet Créer/mettre à jour la politique en matière de RH basée sur le droit du travail local Politique organisationnelle Document nécessaire au versement des salaires inadéquat ofeuilles de présence manquantes omal préparé/non signé Retenues obligatoires, sécurité sociale Généralités Contribution du bénéficiaire/contribution égale à la somme versée - insuffisante ou problèmes avec l'évaluation ou la contribution du bénéficiaire ne respecte pas les réglementations Suivi des sous-bénéficiaires Application des coûts incohérente entre les projets financés et non financés par l USAID 10 Exercice 7.2 Plan de Travail des Mesures à Prendre pour Traiter les Résultats de l Audit Financier Préalables à la Subvention Objectif : Mettre au point un plan d'amélioration pour traiter les résultats de l'enquête financière préalables à la et les domaines nécessitant des améliorations de l'exercice 7.1. Instructions : 1. Avec votre organisation, réexaminez le modèle du plan d'amélioration. 2. Remplissez les tableaux de trois objectifs principaux relatifs aux constatations de votre enquête financière préalable à la. 3. Pour chaque objectif, exposez les grandes lignes de chaque activité, attribuez les missions et définissez les dates de début et de fin. 4. Présentez votre plan de travail à la séance plénière. 11

7 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Gestion financière Budgétisation Relie les données financières aux données relatives à la performance et fournit des informations sur le coût unitaire chaque fois que cela est possible. Suivi du budget Compare les dépenses avec le budget alloué pour chaque. Explique les écarts de budget significatifs. 12 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Gestion financière Procédures écrites Déterminent le caractère raisonnable, le caractère assignable et le caractère admissible des coûts conformément aux dispositions des principes p de coûts applicables du Gouvernement américain et aux conditions de la (A-122). Politique sur la gestion de trésorerie Limite les liquidités disponibles (avances) aux besoins de remboursement immédiats du bénéficiaire (habituellement 30 jours). 13

8 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Gestion financière Garantit que les résultats financiers de chaque projet sponsorisé par l USAID sont exacts, à jour et complets Les livres comptables doivent être : Précis Au format standard Faciles à comprendre Une preuve des transactions Transparents 14 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Gestion financière Assure le contrôle efficace et la compatibilité de l'ensemble des : fonds (contrôles du compte bancaire, politique de contrôle des espèces) biens (vérification physique) autres actifs (matériels et fournitures) Protège tous les actifs et assure qu'ils sont utilisés uniquement à des fins autorisées : Assurance des biens Autorisation d'utilisation des véhicules à moteur 15

9 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Contribution du bénéficiaire et contribution égale à la somme versée Contribution du bénéficiaire - partie des coûts du projet ou du programme non supportée par le Gouvernement américain. Les contributions en espèces et en nature provenant de tiers sont acceptables en tant que contribution du bénéficiaire ou contribution égale à la somme versée quand elles : Sont vérifiables dans les archives Ne sont pas utilisées comme contribution égale à la somme versée pour tout autre projet financé par le Gouvernement américain Ne proviennent pas d'une autre source du Gouvernement américain Sont nécessaires et raisonnables Sont admissibles en vertu de la circulaire A-122 Sont incluses dans le budget approuvé 16 Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du Révision du programme et du budget Approbation écrite préalable requise pour : Tout changement des objectifs Tout changement du personnel clé Toute absence de plus de 3 mois ou pour toute réduction de plus de 25 % du temps de travail du personnel clé Un financement supplémentaire Tout transfert de fonds entre des catégories directes et indirectes Tout transfert de fonds alloué à la formation L'octroi de fonds à une organisation sous-traitante, le transfert ou l'externalisation de travail 17

10 Résumé Dans cette session, nous avons : Compris le contenu de la Circulaire A-110 du Bureau de la Gestion et du Budget. Réexaminé les obligations minimales pour une gestion financière efficace de votre USAID. Mis au point un plan d'amélioration visant à traiter les résultats de l'enquête financière préalable à la. 18 Questions et Commentaires? 19