Description du processus 11.2 Aliénation de biens immobiliers Bloc d activités : gestion de biens immobiliers

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1 Description du processus 11.2 Aliénation de biens immobiliers Bloc d activités : gestion de biens immobiliers Auteur(s) : Yves Boussier Version : 0.6 Date : 22/5/2009 Statut : Cahier des charges final

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Remarque préalable 3 2. Processus 11.2 «Aliénation, gestion et vente de biens immobiliers» Représentation graphique des blocs d activités Description du bloc d'activités 6 : gestion de biens immobiliers 4 3. Activités Organigramme et description niveau Description du bloc d'activités 6 : gestion de biens immobiliers Représentation graphique des activités dans les swimlanes Description du bloc d activités 5 4. Activités Diagramme de flux et description niveau Activité Ouvrir un dossier Organigramme de la procédure Description des étapes de la procédure Activité Préparer la gestion Organigramme de la procédure Description des étapes de la procédure Activité Payer les charges Activité Vider le bâtiment Organigramme de la procédure Description des étapes de la procédure Activité Fermer le domaine et les compteurs Activité Résilier les assurances Activité Expulser les habitants Activité Réaliser les travaux nécessaires Activité Réaliser le contrat locatif Activité Gérer le contrat locatif Activité Ordonner l aliénation du bien Activité Exécuter les activités de post-gestion Annexe Signification des symboles dans les schémas jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 2

3 1. Remarque préalable Le texte ci-dessous fournit de plus amples détails concernant le bloc d activités « gestion de biens immobiliers». Ce bloc d activités s inscrit dans le cadre d une logique de processus qui sera également détaillée en vue d expliquer le contexte dans son ensemble. LES INFORMATIONS RELATIVES AU CAHIER SPECIAL DES CHARGES SE RAPPORTENT TOUTEFOIS EXCLUSIVEMENT AU BLOC D ACTIVITES « GESTION DE BIENS IMMOBILIERS». TOUTE AUTRE DESCRIPTION EST MENTIONNEE UNIQUEMENT A TITRE INFORMATIF. La description de ce bloc d activités est illustrée à l aide d organigrammes du processus. La signification des symboles utilisés est jointe en annexe de la description. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 3

4 2. Processus 11.2 «Aliénation, gestion et vente de biens immobiliers» 2.1. Représentation graphique des blocs d activités 2.2. Description du bloc d'activités 6 : gestion de biens immobiliers Le graphique sous le point 2.1 représente le bloc d activités avec des interactions avec d autres blocs d activités dans le cadre du processus Les cadres gris indiquent les blocs d activités exécutés par les différents unités organisationnelles. En l occurrence, ENF (NFI)fait référence à l administration "encaissement non fiscal" («Niet-fiscale invordering»), qui dans ce contexte est chargée des successions en déshérence. Dans ce schéma, il est important de noter que la cellule «Gestion» entretiendra des interactions étroites avec les équipes «Biens immobiliers» à instituer, ainsi qu avec l Administration du service NFI. Le bloc d activités «Gestion des biens immobiliers», décrit essentiellement la manière dont un bien immobilier appartenant temporairement à l Etat doit être géré. Cette gestion doit être organisée dès l entrée en possession d un bien, jusqu au moment où le bien immobilier est définitivement aliéné, à l exception des biens immobiliers gérés par le SHAPE, auquel cas l'aliénation n'a pas lieu, mais les tâches de gestion sont analogues. Le texte qui suit décrit le bloc d activités de manière détaillée. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 4

5 3. Activités Organigramme et description niveau Description du bloc d'activités 6 : gestion de biens immobiliers Représentation graphique des activités dans les swimlanes Beheer van onroerende goederen Projectbeheerder Neen Neen Opdracht van NFI Openen dossier Voorbereiden beheer (actieplan) Type actie? Betalen lasten Opdracht tot vervreemding aan team onroerende goederen? Ja Goed definitief verkocht? Ja Uitvoeren postbeheersactiviteiten END Opdracht van Team Onroerende Goederen Leegmaken gebouw Onroerend goed dat in bezit komt van de Staat Afsluiten domein en nutsvoorzieningen Concessies SHAPE Opzeggen verzekeringen Uitdrijven bewoners Realiseren nodige werken Realiseren huurcontract Beheren huurcontract Team Onroerende Goederen Opdracht geven tot vervreemding onroerend goed Vervreemding van onroerende goederen Description du bloc d activités La description qui suit précise le bloc d activités dans son ensemble. Une description plus détaillée de chaque activité est reprise dans la 4 e partie. Une demande émanant de l une des entités donneuses d ordre est réceptionnée. Il s agit en l occurrence toujours d un document écrit qui peut différer en fonction du type de dossier. Une confiscation s accompagne toujours d un jugement ou d un extrait de jugement, tandis que dans le cadre d une demande émanant de l équipe «Biens immobiliers», cela s effectue de manière moins formelle. Ce document est conservé dans le dossier. Sur base de ce document, un dossier est ouvert, auquel sont reliées toutes les informations disponibles à cette date. Ces informations sont complétées dans le cadre de l activité suivante, sur base d une série d actions qui doivent intervenir (visite sur place, demande de différents renseignements, ). Sur base de ces informations, un plan d action détaillé peut être établi, qui sera introduit dans le système. Dès ce moment, le dossier devient un dossier de gestion, qui comprend un certain nombre d actions, récurrentes ou non, à exécuter. Ces actions sont très divergentes et dépendent du type de dossier et du type de gestion souhaité. Le dossier court jusqu au moment où le bien est définitivement vendu. Il est important de remarquer que, dès que le plan d action est établi, il peut encore varier en fonction d une question complémentaire émanant du donneur d ordre, d un résultat d une inspection du bien, Sur cette base, le plan d action doit pouvoir être constamment modifié et actualisé. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 5

6 4. Activités Diagramme de flux et description niveau Activité Ouvrir un dossier Organigramme de la procédure Openen dossier Automatisch Beheren van onroerende goederen Bestaand dossier? Neen Dossiernummer toekennen Identificeren van opdrachtgever 1 Ja Description des étapes de la procédure Lorsqu une demande intervient pour un dossier existant, il convient de ne pas tenir compte de cette activité. Attribuer un numéro de dossier Un numéro de dossier doit être attribué automatiquement à ce dossier. Ce numéro de dossier doit également être communiqué au service donneur d ordre du SPF Finances, afin qu il puisse vérifier ou consulter le statut de ce dossier ultérieurement. Identifier le donneur d ordre Le donneur d ordre est lié au dossier, afin qu à tout moment le statut des dossiers puisse être consulté par donneur d ordre. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 6

7 4.2. Activité Préparer la gestion Organigramme de la procédure Analyseren en voorbereiden beheer Projectbeheerder Senior Projectbeheerder 1 Ophalen kadastrale gegevens OK? Ja Aanvragen bestaande huurcontracten Definiëren acties in het kader van beheer Controleren acties in het kader van beheer Akkoord? Ja Type actie? Aanvragen hypothecaire toestand Aanvragen fiscale toestand Neen Aanvragen bodemattest Neen Opvragen schatting onroerend goed Opvragen / ontvangen andere relevante informatie Uitvoeren plaatsbezoek Onroerend goed zonder voorwerp? Neen Ja Terugsturen dossier END Description des étapes de la procédure Vérifier les données cadastrales Le gestionnaire du projet consulte le système CADNET et/ou LOCO afin de rechercher les données cadastrales et l identité du précédent propriétaire, et de consulter les caractéristiques du bien immobilier (p. ex. : la surface, ). Ces données sont téléchargées dans l application, si possible de manière automatique. Vérifier la situation hypothécaire Le gestionnaire du projet s informe, au titre de renseignements administratifs, de la situation hypothécaire du bien immobilier. Cette demande est introduite par fax, par courriel ou par courrier auprès du bureau des hypothèques compétent (situation du bien). Ces informations sont introduites dans le système. Remarque : l accès électronique à ces données est souhaitable. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 7

8 Vérifier l existence des contrats locatifs Le gestionnaire de projet vérifie l existence éventuelle de contrats locatifs auprès du bureau d enregistrement (local) compétent (en fonction de la situation du bien). Ces informations sont saisies dans le système, accompagnées des détails nécessaires (type de contrat, date d entrée en vigueur du contrat, durée, coordonnées du locataire, loyer, ). Vérifier la situation fiscale Cette étape consiste à vérifier le précompte immobilier du bien immobilier. Demander l attestation de la qualité du sol Pour tout bien immobilier situé en Flandre ou à Bruxelles, le gestionnaire de projet est tenu (en vertu d une obligation légale) de demander une attestation de qualité du sol, dans les cas où celle-ci n a pas été transmise par le donneur d ordre. - Flandre : demande adressée à l OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij) - Bruxelles : demande écrite adressée à l IBGE (Institut bruxellois de la Gestion de l Environnement) BIM (Brussels Instituut voor het Milieu) - Wallonie : (attendre les arrêtés d exécution) Exécuter une visite sur place Les tâches suivantes doivent/peuvent être effectuées par le gestionnaire de projet (accompagné par une personne supplémentaire au minimum) : - Utiliser la clé (reçue par la police, le notaire, le greffe, ), en l absence de clé : prévoir un serrurier ; - Inspecter le bien et établir les constatations nécessaires (électricité, gaz, eau, ) ; - Etablir l inventaire avec le notaire (uniquement pour la succession en déshérence) ; - Constater la présence ou l absence de biens mobiliers ; - Constater la présence de personnes et leur qualité ; - Faire des photos ; - Les photos et les constatations qui peuvent présenter une utilité pour la gestion sont saisies dans le système. Demander une estimation du bien immobilier Une estimation est demandée pour obtenir une idée précise de l état et de la valeur du bien. A cet effet, une demande est introduite auprès du service «Mesures & Estimations» (si possible par voie électronique). 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 8

9 Demander/recevoir d autres informations pertinentes Outre les informations à demander pour chaque dossier (voir autres actions), le dossier peut, en fonction du type de bien immobilier, être enrichi des renseignements suivants : - Occupation (provisoire) ; - Droits de préemption ; - Monuments & sites demande de renseignements à l urbanisme ; - Taxe sur les bâtiments inoccupés ; - Règlements communaux et municipaux applicables ; - Taxe sur les secondes résidences ; - Demande de statut concernant les services d utilité publique (auprès du gestionnaire de réseau) ; - Si possible, vérifier l existence de contrats d assurance ; - Vérifier si d autres services ont déjà entrepris des actions (p. ex. si le NFI a déjà cédé les biens mobiliers) ; - Avis externe éventuel (EPB, certificat de conformité de l'installation électrique,...). Cette liste n'est pas exhaustive. Toute information doit être saisie dans le système. Définir les actions dans le cadre de la gestion Sur base des informations disponibles, le gestionnaire de projet établit à l intention du Gestionnaire de projet en chef une proposition afin d entreprendre une ou plusieurs actions dans le cadre de la gestion. Un plan d action est établi, qui sera suivi et si nécessaire actualisé tout au long de la gestion. Ce plan d action décide également de la destination à (moyen) long terme de ce bien : gestion minimale, gestion en continu (SHAPE et autres), vente, location, Le plan d action doit être saisi dans le système. Dans ce cadre, une série de spécifications peuvent être liées à chaque action : timing, durée d exécution, rappel par courriel/système, description de l action, priorité, responsable, Contrôler les actions dans le cadre de la gestion Le Gestionnaire de projet en chef réalise un contrôle détaillé du plan d'action proposé. Il approuve le plan, ou demande au Gestionnaire de projet de l adapter. Renvoyer le dossier Dans certains cas, il se peut que durant les actions préparatoires l on se rende compte que le dossier n est pas destiné à la cellule «Gestion», pour quelque raison que ce soit. Dans ce cas, une communication est adressée au donneur d ordre indiquant que la demande ne peut être acceptée, en en mentionnant la raison Activité Payer les charges Le gestionnaire de projet encaisse toutes sortes de paiements. Les paiements sont effectués sur avances autorisées. Les charges suivantes sont payées : 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 9

10 - Précompte immobilier ; - Intervention dans l imposition en tant que copropriétaire ; - Taxe sur les bâtiments inoccupés ; - Taxes régionales et communales ; - Services d utilité publique (électricité, eau, gaz) ; - Frais de visite sur place (serrurier, ) ; - Frais de mise sous scellés et inventaire ; - Frais d exploit d huissier ; - Frais de nettoyage ; - Dernière prime d assurance incendie ; - Sommes indûment encaissées ; - (Cette liste n'est pas exhaustive) Les différents paiements sont consignés dans le dossier Activité Vider le bâtiment Organigramme de la procédure Description des étapes de la procédure Contrôler si les biens mobiliers sont la propriété de l Etat Le gestionnaire de projet vérifie si les biens mobiliers (meubles, électronique, ) éventuellement présents dans le bâtiment sont la propriété de l'etat. Tel est le cas si : - Il s agit d une succession en déshérence ; - Dans le cas de confiscations, il convient de vérifier le jugement. Si le document ne spécifie pas clairement que les biens mobiliers sont également confisqués, ils ne peuvent être considérés comme tels. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 10

11 Adresser un courrier au propriétaire présumé des biens mobiliers Un courrier, et si nécessaire un rappel, est envoyé au propriétaire présumé (sur base des informations disponibles). Si le propriétaire ne vient pas enlever les biens, un PV est établi en vue de leur réalisation. Etablir un PV de cession à l attention du service «Biens mobiliers» Dans l application de l équipe «Biens mobiliers», un PV de cession est établi, reprenant tous les biens qui doivent être enlevés. A cet effet, il est prévu que l équipe «Biens mobiliers» soit également chargée du transport des biens. La recette de la réalisation des biens mobiliers est consignée à la caisse de dépôts. Organiser le nettoyage du bien immobilier Le gestionnaire de projet organise le nettoyage du bien immobilier. Le gestionnaire de projet fait appel à une société externe de nettoyage/désinfection. Les frais de nettoyage sont payés sur avances autorisées (voir activité ) Activité Fermer le domaine et les compteurs Le gestionnaire de projet se rend sur place pour exécuter les actions suivantes : - Fermeture des compteurs : o o o Eau Électricité Gaz par le fournisseur compétent. - Fermeture du domaine ; - Réaliser éventuellement des actions complémentaires demandées par certaines instances (p. ex. : faire maçonner les portes et fenêtres de la maison) ; - Effectuer éventuellement des actions complémentaires prises de sa propre initiative (p. ex. : pour améliorer la sécurité, mesurer le domaine non construit, ) Activité Résilier les assurances Il existe deux points de départ possibles pour cette activité : - Durant la préparation de la gestion, le gestionnaire de projet sait qu il existe un ou plusieurs contrats d assurance. - Durant la période de gestion, une information (lettre, facture, ) est réceptionnée, indiquant qu il existe un contrat d assurance. Dès la réception de cette information, le contrat est résilié auprès de la société d assurance concernée (par un courrier recommandé). L éventuel solde net de la prime d assurance est saisi dans le système. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 11

12 4.7. Activité Expulser les habitants Lorsque des habitants occupent encore le bien immobilier, la procédure d expulsion est lancée. Les étapes suivantes sont exécutées : - (Faire) constater l identité de l habitant ; - Etablir la mise en demeure ; - Signifier la mise en demeure ; - En cas de refus de départ volontaire, une procédure est lancée par le juge de paix ; - Il en résulte un titre qui nous donne le droit d expulser l habitant (avec l aide d un huissier de justice, d un serrurier et/ou de la police) ; - Les frais éventuels, liés à cette action, sont enregistrés dans le système Activité Réaliser les travaux nécessaires Le gestionnaire de projet vérifie le type de travaux à exécuter : - Travaux visant à garantir la sécurité du bien et du citoyen ; - Travaux d entretien nécessaires (entretien du jardin, résolution de certains problèmes, ) ; - Travaux dans le cadre d un contrat de location existant (responsabilité du locataire) ; - Travaux de maintenance et de rénovation ; - Travaux en vue de la vente/location (afin d augmenter la valeur). Le Gestionnaire de projet en chef, doit, dans le cadre de son rôle de donneur d ordre, toujours donner son approbation avant que les travaux soient effectués. Par ailleurs, ces travaux sont soumis à la loi sur les marchés publics. Celle-ci impose des procédures spécifiques à partir d un montant donné Activité Réaliser le contrat locatif S il est opté pour la mise en location d un bien immobilier, les activités suivantes sont exécutées : - Définir la valeur locative du bien immobilier en accord avec le Service «Mesures et Estimations» ; - Si nécessaire, entreprendre des démarches pour trouver un locataire (publicité, ) ; Pour le SHAPE : Relation avec le Bureau International du Logement du SHAPE. - Constitution de la garantie bancaire ; - Etablissement d un contrat standard avec une durée adaptée à la situation ; - Etablissement d un état des lieux (à joindre au contrat) ; - Signer le contrat avec obligation de souscrire une assurance incendie pour le bâtiment ; - Proposer le contrat à l enregistrement ; - Envoyer un exemplaire du contrat locatif au locataire. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 12

13 Remarque - La loi diffère considérablement selon les régions. - Il existe également des divergences selon les types de contrat Activité Gérer le contrat locatif Tout au long de la durée du contrat, les actions suivantes sont entreprises : - Si nécessaire, prendre contact avec les services d'utilité publique (pour le SHAPE via collaboration avec les fournisseurs) ; - Remettre les clés aux locataires ; - Informer le locataire du nouveau propriétaire ; - Encaisser les loyers et les charges éventuelles ; - En cas de non-paiement des loyers, traiter le litige locatif et si nécessaire procéder à l expulsion ; - Procéder à l indexation annuelle du loyer ; - Contrôler l état du bien immobilier (si nécessaire). Dans le cadre de la résiliation du contrat locatif, les actions suivantes sont entreprises : - Résilier le contrat locatif ; - Etablir un état des lieux à la fin du contrat ; - Comparer les deux états des lieux et déduire les dommages de la garantie locative ; - Etablir le décompte final avant de procéder à la libération de la garantie locative ; - Clôturer le contrat locatif dans la comptabilité. Les recettes du contrat locatif sont enregistrées dans le système. Remarque - La loi diffère considérablement selon les régions. - Il existe également des divergences selon les types de contrat Activité Ordonner l aliénation du bien En cas de gestion à (moyen) long terme, la cellule «Gestion» décide du moment où une vente s impose. Dès que cette décision est prise, une lettre type est établie reprenant les informations nécessaires. Celle-ci est envoyée à l'équipe compétente en charge des biens immobiliers Activité Exécuter les activités de post-gestion Certains dossiers perçoivent encore des charges jusque plusieurs années après la vente! Après la clôture de la vente, le dossier est d abord clôturé provisoirement : 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 13

14 - Le décompte provisoire de la gestion est établi ; - D autres actions sont entreprises si nécessaire. Après chaque période fixe de 2 ans, il est vérifié si le dossier peut ou non être définitivement clôturé. Le cas échéant, les actions suivantes sont entreprises : - Etablir le décompte final de la gestion ; - Clôturer le dossier ; - Archiver les documents papier. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 14

15 5. Annexe Signification des symboles dans les schémas Symbole Signification SWIMLANE : fait référence aux différentes fonctions qui exécutent les activités décrites dans un bloc d activités/processus TRIGGER : fait référence à un événement ou un motif qui déclenche le processus (demande, courriel, prescription) INPUT/ OUTPUT : établit un lien entre le résultat d un processus et une activité dans un autre processus/signifie que la fin du processus est liée au déclenchement d un nouveau processus ETAPE DE PROCESSUS : bloc d'activités/activité du processus à exécuter OR (exclusif) : ramification du processus émanant de différentes possibilités offertes par le processus (par exemple : le dossier suit la piste A ou la piste B) AND : point de départ de différentes activités parallèles (par exemple : le dossier suit la piste A et la piste B) OR (non exclusif) : point de départ de plusieurs activités parallèles (ou non), émanant de différentes possibilités (par exemple : le dossier suit soit la piste, soit la piste B, soit les deux) SEQUENCE : donne l ordre dans lequel les différentes activités du processus se succèdent OFF-PAGE REFERENCE : fait référence au lien entre deux activités se trouvant dans deux blocs d activités différents, et par conséquent sur deux «visio sheets» différents END : fin des activités d un processus. 16-jul-09 Description du processus Gestion de biens immobiliers p 15

16 Nom du document : Bijlage H Beheer Onroerende Goederenfr2_FR.doc Répertoire : D:\DATA\data\Nathalie\Dossiers 2009\biens immobiliers Modèle : C:\Documents and Settings\marina.coveliers\Application Data\Microsoft\Templates\Q_basis_rapport.dot Titre : 1 Sujet : Auteur : marina.coveliers Mots clés : Commentaires : Date de création : 15/07/ :47:00 N de révision : 2 Dernier enregistr. le : 15/07/ :47:00 Dernier enregistrement par : CollardC Temps total d'édition : 11 Minutes Dernière impression sur : 16/07/ :38:00 Tel qu'à la dernière impression Nombre de pages : 15 Nombre de mots : (approx.) Nombre de caractères : (approx.)

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