Matrice Coût et ComptaCoût. La Bourgogne suit les coûts de gestion de ses déchets

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1 Matrice Coût et ComptaCoût La Bourgogne suit les coûts de gestion de ses déchets

2 Toutes les collectivités à compétence «déchets» sont confrontées à l analyse fine de leurs coûts de gestion afin de mieux les maîtriser, de pouvoir rendre des comptes dans le cadre du service rendu aux citoyens et se comparer à d autres pour progresser. Pour répondre à ces attentes et suite aux retours des premières expériences des collectivités, l ADEME propose une homogénéisation des démarches grâce à la mise en place de deux outils complémentaires : - la «Matrice» : un cadre de saisie des données financières, - «ComptaCoût» : une méthode basée sur la comptabilité analytique. Les collectivités engagées dans cette démarche alimentent la base de données SINOE de l ADEME et ont accès à un «module d exploitation des coûts» permettant d obtenir un ensemble de résultats statistiques et de les situer selon des critères à sélectionner : zone géographique, taux d habitat collectif, types de service... Ce module est consultable par les collectivités participantes, sur le site de l ADEME : (Système d Information et d Observation de l Environnement). Cette base de données favorise la motivation des collectivités et améliore la qualité des informations. SINOE Module exploitation des coûts Frédéric JAN, Responsable du pôle déchets de l ADEME Bourgogne Une méthode commune est indispensable pour comparer les coûts Décortiquer et analyser les divers coûts de gestion des déchets n est ni simple ni habituel pour l ensemble des collectivités. La méthode et les outils proposés par l ADEME permettent de faciliter la mise en place d une comptabilité analytique des coûts (répartition des frais de gestion, de personnel, de carburant, de communication ) ainsi qu une harmonisation des méthodes de calcul des coûts de gestion des déchets. Cette harmonisation est capitale pour que les collectivités puissent se comparer entre elles. Elles peuvent ainsi se situer et progresser dans la maîtrise des coûts et dans les choix, souvent cornéliens, à faire entre amélioration du service et maîtrise des dépenses. Avec l appui de l ADEME Bourgogne et du Conseil général de la Nièvre, sept collectivités nivernaises ont collaboré et échangé sur leurs pratiques comptables permettant de partager, dynamiser et enrichir leurs travaux. Cette démarche collective et originale a été un facteur de motivation et d efficacité supplémentaire pour l ensemble des participants. Aussi, nous invitons toutes les collectivités à rejoindre cette dynamique, mise en place autour de la matrice et de ComptaCoût, car plus le panel sera important, plus l analyse des coûts sera riche en enseignements et en perspectives de progrès.

3 Pour mieux connaître, comparer et maîtriser les coûts, l ADEME propose aux collectivités un cadre et une méthode Un cadre homogène et standardisé de présentation des coûts Après une journée de formation prise en charge par l ADEME, les collectivités volontaires créent leur «Matrice» : un cadre homogène et standardisé de présentation des coûts de gestion du service public d élimination des déchets. Ce cadre est construit en colonnes selon une logique «flux de déchets» (ordures ménagères résiduelles, verre, recyclables, déchets des déchèteries ) et en lignes selon les étapes techniques de gestion des déchets (frais de structure, prévention, collecte, transport, traitement). La «Matrice» de la collectivité est saisie directement par la collectivité dans SINOE ( pour permettre notamment l automatisation des calculs d indicateurs, puis est validée par l ADEME. La «Matrice» permet de disposer d un cadre commun pour : - identifier les pistes de maîtrise des coûts, - faciliter les prises de décision, - établir une tarification (redevance incitative, redevances spéciales, facturations en déchèterie ), - communiquer sur les coûts auprès des usagers. Charges Fonctionnelles Techniques - collecte - transport - traitement Total Charges Produits Industriels Soutiens Aides & subv. Total Produits OMR Recyclables secs OM Bio déchets Déchets déchèteries Expression des coûts en :, /t ou /habitant Déchets prof.... TOTAL Fabien ACCART, Directeur Environnement / Référent Matrice des coûts Communauté de l Auxerrois (89 Auxerre) 19 communes habitants «Matrice», le socle et l occasion d un rapprochement fructueux avec le service Comptabilité Il y a environ 5 ans, c est une double circonstance qui nous a poussés à adopter une comptabilité analytique et «Matrice des coûts» : le besoin de devoir justifier précisément des coûts de gestion des déchets et notre coopération à un groupe de travail national sur le sujet. Aujourd hui nous ne regrettons en rien notre choix et nous aurions du mal à revenir en arrière. La mise en place a été l occasion d un rapprochement fructueux entre le service Déchets et le service Comptabilité. Chacun permettant à l autre de mieux comprendre son travail et ses exigences. Chaque année, la ventilation des lignes de dépenses nous demande environ une semaine de travail mais cet investissement est très utile car il nous permet de présenter budgets et bilans instructifs aux élus. Nous nous fixons cependant des limites dans notre envie de ventilation minutieuse des dépenses. Nous cherchons un bon rapport entre précision du rendu et temps passé. La démarche permet de nous comparer à nous-mêmes d années en années, ce qui est déjà très enthousiasmant mais nous espérons que de plus en plus d EPCI adhèrent à cette méthode commune pour enrichir la connaissance collective des coûts. Nous progresserons aussi en nous comparant les uns aux autres.

4 Une méthode de comptabilité analytique pour suivre les coûts de gestion des déchets Développée par l ADEME avec des collectivités locales de Poitou-Charentes, ComptaCoût est une méthode, et non un outil informatique, basée sur les principes de la comptabilité analytique. Elle permet d extraire de la comptabilité publique les charges et les produits relatifs à la gestion des déchets et de les ventiler de manière à renseigner facilement la matrice des coûts. L enregistrement des factures et des titres de recettes se fait selon la segmentation analytique prédéfinie, en continu et sans double saisie par rapport à la comptabilité publique. La méthode permet : - de mettre en place une comptabilité analytique adaptée à la gestion des déchets, - de garantir la traçabilité des données, - de faciliter et pérenniser le remplissage de la matrice chaque année, - de développer des outils de suivi technique de l activité du service, - de mettre en place un véritable outil de suivi financier du service déchets. C est une méthode adaptable à toute collectivité compétente en matière d élimination des déchets. Grâce aux formations gratuites de l ADEME, elle est accessible aux collectivités ayant élaboré une «Matrice». Bruno LAFAY, Responsable administratif SIVOM du Louhannais (71 Branges) 45 communes habitants Rejoindre les utilisateurs de ComptaCoût : un intérêt individuel et collectif à pérenniser Depuis ma prise de fonction au SIRED en 2006, je fais de la comptabilité analytique pour suivre les budgets «déchets». C est naturel et assez rassurant que les collectivités se mettent à utiliser la même méthode de répartition et de calcul des coûts. Rejoindre les collectivités utilisant ComptaCoût est devenu incontournable si l on veut enrichir la base d information de SINOE et bénéficier de la possibilité de se comparer à d autres collectivités. La méthode analytique de répartition des coûts est utile au sein de notre collectivité pour mieux suivre et maîtriser l évolution de nos budgets année après année. ComptaCoût ne me prend pas plus de temps qu auparavant, tout au plus, un jour supplémentaire par an pour vérifier que j applique bien les bonnes pratiques communes. L avantage, c est aussi d être alerté si des éléments semblent incohérents grâce au suivi de l ADEME et du cabinet qu elle a mandaté pour le contrôle des données saisies. Évolution du coût aidé HT par habitant Analyse comparée du coût de gestion de différents flux En HT par habitant / t Coût complet Coût technique Coût aidé Recyclables secs Ordures ménagères Ordures ménagères résiduelles Verre Recyclable Déchèterie Total

5 La Bourgogne, pionnière en matière de suivi des coûts de gestion des déchets Grâce une dynamique locale et à un groupe d échange sur la maîtrise des coûts dans la Nièvre, la Bourgogne est novatrice pour cette démarche collective, encore peu répandue en France. Six collectivités de la Nièvre et une de l Yonne se sont associées pour collaborer et échanger sur leurs coûts et leurs pratiques d analyses comptables, avec l appui de l ADEME Bourgogne, du Conseil général de la Nièvre et de «Matrice Coût» et «ComptaCoût», les 2 outils complémentaires proposés par l ADEME nationale. Elles en tirent une expérience enrichissante et une grande motivation liées à la dynamique d un travail collectif exemplaire. Et le travail a permis de faire ressortir des pistes d optimisation qui ont été présentées aux élus. Le rôle de la direction régionale de l ADEME a été de permettre à ces collectivités d accéder plus aisément à la démarche en étant accompagnées par un bureau d études rompu à la méthode. Une expérience motivante à renouveler entre collectivités voisines. Elisabeth BARBEAU, Vice-Présidente en charge de l environnement Communauté de communes du Pays Charitois (58 La Charité sur Loire) 13 communes habitants Un travail en groupe, véritable catalyseur dans la Nièvre Depuis sa création, notre communauté de communes pratique une comptabilité analytique afin d avoir une meilleure lisibilité au sein de chaque service et de pouvoir mieux maîtriser nos coûts. En 2007, lorsque le Conseil général de la Nièvre nous a proposé de participer, avec six autres collectivités, à un groupe de travail sur l analyse des coûts, nous avons répondu présent, d autant plus qu il prenait en charge avec l ADEME la formation à la réalisation de la matrice, l accompagnement personnalisé par un bureau d études et l analyse de la matrice. Le travail en groupe a été un moteur et un catalyseur pour tous, nos échanges ont été riches en enseignement et ont permis de découvrir de nouvelles méthodes de travail. La mise en œuvre de la première matrice a été longue du fait de sa complexité mais l accompagnement du bureau d étude a facilité la démarche. Pour les 2 ans à venir, la matrice va aider les élus à prendre les orientations suivantes : amélioration de la politique d achat, extension de la collecte en porte à porte des emballages recyclables, collecte des bio-déchets chez les gros producteurs et calcul plus juste de la Taxe d Enlèvement des Ordures Ménagères. La mise en œuvre de la matrice et de ComptaCoût semble essentielle pour tout service déchets ménagers, c est un bon outil d aide à la décision et d évaluation. Mais attention, cela reste insuffisant! L évaluation de la politique publique de la collectivité doit compléter la démarche. En effet, un surcoût peut être justifié par un réel service rendu à la population. 140 Coût aidé HT 2008 Médiane référentiel national er et 3 ème quartile Moyenne Nièvre Collectivités engagées dans l opération

6 Infos pratiques... Pour la mise en place de la démarche, l ADEME propose : un parcours de formations gratuites (en partenariat avec le CNFPT) : - module 1 : Matrice = 1 jour - module 2 : ComptaCoût = 2 jours (nécessite d avoir suivi le module 1 et d avoir élaboré sa matrice) un dispositif d accompagnement : une aide, non systématique, pour l accompagnement par un bureau d études spécialisé (liste disponible auprès de l ADEME Bourgogne), la construction de la matrice et l implantation de ComptaCoût. Plafond de l assiette éligible : HT - Taux d aide ADEME max. : 70% Pour plus d information Contact Rubrique >> Déchets ménagers >> Coûts Agence De l Environnement et de la Maîtrise de l Énergie Direction régionale Bourgogne 1C, boulevard de Champagne - Tour Elithis BP DIJON CEDEX Téléphone : Courriel : ademe.bourgogne@ademe.fr Rubrique >> Déchets >> Impacts et économie >> Connaissance des coûts et des prix >> Un cadre et une méthode ADEME Bourgogne / septembre 2011 / Rédactionnel : Green Coaching Communication / Mise en page : ADEME Bourgogne / Photo : Olivier Perrenoud