MISE EN ŒUVRE DE LA NORME SEPA DANS VOTRE LOGICIEL epaie

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1 MISE EN ŒUVRE DE LA NORME SEPA DANS VOTRE LOGICIEL epaie A FAIRE IMPERATIVEMENT AVANT LE 30 AVRIL 2014 FEVRIER 2014 Mise en œuvre Au 30 avril 2014, votre trésorerie n acceptera plus les virements au format RIB. Votre protocole Hopayra doit évoluer pour se conformer à la norme RMH SEPA. Cela implique la conversion de vos données RIB au format IBAN et BIC. 1. Compléter et vérifier les informations bancaires a. Vérifier les codes BIC des banques enregistrées dans votre logiciel BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Cliquer sur le bouton Vérification des BIC. Visualisation du nombre d erreurs (ex ci-dessous 8 BIC erronés sur 42 présents) Corrections à apporter : Consulter l'erreur indiquée en cliquant sur le bouton Plus l'erreur s'affiche en dessous. devant la croix rouge : le détail de Page 1

2 Double-cliquer sur la ligne rouge pour accéder à la fiche de la banque et procéder à la correction Cliquer sur le bouton Vérifier : le BIC de la banque ne doit plus apparaître en anomalie. b. Vérifier les codes IBAN des domiciliations bancaires de vos agents BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Cliquer sur le bouton Vérification des IBAN des agents. Corrections à apporter : Suite au contrôle une arborescence affiche la liste des codes IBAN erronés avec le nom de l'agent concerné. Consulter l'erreur indiquée en cliquant sur le bouton Plus devant la croix rouge : le détail de l'erreur s'affiche en dessous. Double-cliquer sur la ligne rouge pour accéder à la domiciliation bancaire de l'agent dans son dossier, et procéder à la correction. Cliquez sur le bouton Vérifier : l'iban de l'agent ne doit plus apparaître en anomalie. Page 2

3 c. Vérifier les codes IBAN des domiciliations de vos organismes de cotisation (si saisis côté paie) BLOC OUTILS ET CONFIGURATION / cadre Outils / option mise à jour des références bancaires Idem étape 3 pour correction d. Vérification de l exhaustivité de votre travail en imprimant une liste des domiciliations Bancaires de vos agents Bloc AGENT / option Editions des listes agents Choisir Liste des domiciliations bancaires des agents. Page 3

4 2. Configurer votre logiciel pour utiliser le nouveau protocole RMH SEPA A faire uniquement par les collectivités effectuant un mandat collectif pour les salaires. Avant le 30/04/2014, vous devez avoir effectué un test pour générer votre fichier Hopayra au format protocole RMH SEPA. Il faut au préalable configurer ce format dans votre logiciel. BLOC ORGANISATION ET DONNEES / cadre Organisation / option Etablissements A faire sur chaque fiche Etablissement pour lequel vous effectuer le transfert Hopayra : Cliquer sur l onglet Paie et mandatement : Cocher Protocole RMH SEPA, la zone Département trésorerie s'affiche. - Cette zone est complétée avec le numéro du département correspondant à la commune. - Si la zone est vide, la renseigner en sélectionnant le numéro de département 022. Page 4

5 3. Génération et dépôt du fichier Hopayra BLOC CYCLE DE PAIE / cadre Transfert / option Transfert Hopayra L envoi du fichier test se fait par le portail de la DGFIP Avec les codes d identification suivants : -Destinataire : A176 -Application : GRMHT993 (Attention : La lettre T indique qu'il s'agit d'un fichier test) -Fichier : aller chercher le fichier «paymen» - s il est suffisamment satisfaisant vous passerez en exploitation réelle. Dans ce cas, le mois suivant procéder comme habituellement pour la génération de votre fichier Hopayra et aller sur le portail DGFIP avec les codes Destinaire A176 et Application GRMH993 (ne plus utiliser le T qui correspondait au test) - s il n est pas satisfaisant, vous devrez corriger les anomalies constatées et refaire un test. Attention : si dans ce laps de temps, vous devez faire vos paies, vous devrez revenir changer le protocole RMH SEPA (cf. point 2) en RMH, juste le temps de l envoi. Page 5

6 BONNE PRATIQUE : SAISIE D UN RIB 1. Si la case BIC n est pas renseignée : cliquer sur le Etablissement 2. Renseigner la case BIC et valider Précisions : Il n est pas nécessaire de renseigner les RIB de vos organismes de cotisations dans e.paie. Il faut par contre s assurer de leur bonne qualité dans votre logiciel de gestion financière. Page 6