Aide mémoire. Forprev. De l habilitation à la gestion de sessions. Page 1 sur 73

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1 2013 Aide mémoire Forprev De l habilitation à la gestion de sessions Page 1 sur 73

2 Bienvenue, Dans le cadre du suivi de l activité de formation amiante relevant de la sous-section 3 (arrêté du 23 février 2012), en tant qu organisme certificateur, vous tenez informé l INRS sur votre activité de certification. Afin d assurer la traçabilité de ce dispositif de formation, l Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles (INRS) a développé une base de données et outil informatisé : Forprev. Ce nouvel outil de gestion des certifications mis en place par l INRS, vise d une part à faciliter les échanges entre les instances de certification et les organismes de formation, d autre part à offrir à l ensemble des partenaires de la démultiplication un cadre harmonisé pour justifier de son activité, délivrer des certificats sécurisés et enfin offrir à chacun des outils statistiques intégrés pour gérer son activité. Ce guide d utilisation décrit les principales fonctionnalités de Forprev, avec, pour fil directeur, le cycle de vie de votre activité de certification. Il a vocation à évoluer et à s enrichir de vos questions et suggestions éventuelles. Pour compléter les informations fonctionnelles présentées dans ce guide, des infobulles, visualisables au roll-over, explicitent de nombreux champs et libellés dans Forprev. Vous trouverez également sur le site public l ensemble des informations relatives aux différents dispositifs démultipliés, ainsi que des réponses aux questions les plus fréquentes, regroupées dans une rubrique FAQ. Un formulaire de contact, accessible depuis l application (en haut à droite de chaque page) constitue un lien permanent entre votre structure et l équipe Forprev pour vous aider dans votre navigation et vos démarches via l application. Nous vous vous souhaitons une bonne appropriation de votre nouvel outil. Page 2 sur 73

3 Sommaire SOMMAIRE... 3 POUR DEMARRER Connexion et identifiants Les principes généraux du fonctionnement de Forprev... 6 PARTIE 1 GERER LES DEMANDES/HABILITATIONS AMIANTE Accéder aux demandes amiante Certifier/habiliter un nouvel organisme de formation Visualiser une demande Modifier une demande PARTIE 2 GERER LES CERTIFICATIONS / HABILITATIONS AMIANTE Rechercher et visualiser ses habilitations Modifier l état d une habilitation PARTIE 3 SUIVRE L ACTIVITE DES ORGANISMES DE FORMATION Rechercher et consulter des sessions Rechercher des stagiaires Visualiser les informations d un organisme de formation Accéder à la liste des formateurs d un organisme de formation PARTIE 4 LES OUTILS DE FORPREV Gérer ses données personnelles Gérer ses alertes Exporter ses données PARTIE 5 PRESENTATION DE L INTERFACE DES OF Page 3 sur 73

4 1. Tableaux de bord Gérer les formateurs Gérer les utilisateurs Gérer les sessions Rechercher des stagiaires Visualiser le détail de son habilitation NOTES Page 4 sur 73

5 Pour démarrer Rechercher, ajouter, sélectionner, enregistrer Autant de fonctionnalités communes à l ensemble de l application. Pour éviter de les détailler à chaque écran, vous trouverez rassemblés dans ces premières pages quelques principes généraux de fonctionnement. 1. Connexion et identifiants Première connexion Le compte est créé par un administrateur de Forprev et un mail comprenant le lien vers l application, le login et le mot de passe est envoyé. Après la création du compte par l administrateur de Forprev : à réception du mail contenant le login (n Forprev) et le mot de passe, accéder à Forprev. Renseigner les champs : «Login» et «Mot de passe» avec les informations reçues dans le mail. Cliquer sur. Lors de la première connexion, accès à la procédure de changement de mot de passe, afin de choisir un nouveau mot de passe : Pour le champ «Mot de passe actuel» renseigner le mot de passe reçu par mail. Dans le champ «Nouveau mot de passe», saisir un mot de passe de son choix, puis répéter cette saisie dans le champ «Confirmation du nouveau mot de passe». Le mot de passe doit contenir au moins 7 caractères dont une majuscule et un chiffre. Une procédure d oubli de mot de passe est accessible sur la page de connexion. Procédure de mot de passe oublié Depuis la page de connexion de Forprev, cliquer sur changement de mot de passe. pour ouvrir le formulaire de Page 5 sur 73

6 Renseigner le login avec le n Forprev (reçu dans le mail avec les identifiants), et l adresse mail liée au compte Forprev (adresse sur laquelle sont reçus les mails de Forprev). Cliquer sur. Réception d un mail contenant un lien, cliquer sur ce lien. A l ouverture de la nouvelle page, cliquer sur passe. pour confirmer le changement de mot de Réception d un mail contenant un nouveau mot de passe. 2. Les principes généraux du fonctionnement de Forprev Champs obligatoires / Champs facultatifs Les champs suivis d un astérisque doivent obligatoirement être remplis. A défaut, un message d erreur s affiche pour indiquer les champs obligatoires omis. Rechercher Pour lancer une recherche, suivant les cas : renseigner les critères de recherche, puis cliquer sur le bouton. ou cliquer le bouton «loupe» au préalable pour ouvrir un formulaire de recherche. Ajouter Pour ajouter un élément, cliquer sur le bouton tableau et valider.. Sélectionner un élément dans un Pour sélectionner un élément, selon l action souhaitée, cliquer sur la ligne (mise en surbrillance) concernée ou cocher la case en début de ligne, puis cliquer sur le bouton d action sous le tableau. Exemples : / / Page 6 sur 73

7 Mettre à jour Une fois l élément (à ajouter, enregistrer ou modifier) sélectionné, cliquer sur le bouton => l information apparaît dans un tableau. Exemple de tableau mis à jour Supprimer un élément La mise à jour est la première étape de sauvegarde des éléments saisis ou ajoutés. Elle doit être suivie d un enregistrement pour une sauvegarde définitive des informations. En cas d oubli un message d alerte rappelle que l absence d enregistrement entraîne la perte des données saisies. Cocher l élément à supprimer puis cliquer sur le bouton. Enregistrer Pour enregistrer les données, cliquer sur le bouton. Naviguer Pour naviguer d une page à l autre dans les tableaux, 2 options sont possibles. Option n 1 : utiliser > ou >> : > ou < permet de passer d une page à l autre ; >> permet d atteindre la dernière ou << la première page ; Page 7 sur 73

8 Option n 2 : renseigner un numéro de page puis cliquer sur pour y accéder directement. Activer/désactiver un prestataire, une entité, Cette fonction permet de neutraliser un élément dans l application. L élément activé ou désactivé apparaît alors comme élément inactif dans le tableau de recherche. Réduire ou dérouler les blocs de fonctionnalités Cliquer sur pour afficher les blocs de fonctionnalités. Cliquer sur pour masquer les blocs de fonctionnalités et ne laisser apparent que le titre. Page 8 sur 73

9 Trier Comme dans une boîte mail, il est possible de trier les colonnes des tableaux de Forprev. Pour supprimer ou créer un tri, cliquer sur le triangle orange (indiqué ci-dessous par la flèche orange). Exemple : classer les résultats par ordre alphabétique, par ordre de dates, croissant ou décroissant. Le tri offre une meilleure lisibilité des tableaux. Tri par ordre alphabétique Tri par ordre croissant. Tri croisant sur les dates. Il est possible d effectuer des tris multiples. Pour effacer tous les tris, cliquer sur Exporter Pour exporter une liste issue d un tableau et l ouvrir dans un tableur Excel, cliquer sur Normes de saisie Les noms et prénoms comportent une majuscule sur l initiale. Exemple : Dupont Marie Les noms ou prénoms composés comportent une majuscule à chaque initiale. Exemple : Léonard Martin-Durant Contact Forprev Page 9 sur 73

10 Cliquer sur pour accéder au formulaire de contact et poser votre question. Choisir dans le menu déroulant le thème principal de la demande, renseigner les champs obligatoires puis cliquer sur. Time-out Afin de sécuriser votre connexion, un système de time-out existe sur Forprev : si le système ne détecte pas d activité pendant 30 minutes, votre session sera fermée et tous les éléments non enregistrés seront perdus. Seuls les «clics» sur des boutons sont considérés comme des actions. Assurez-vous donc d enregistrer régulièrement vos données. Menu L accès aux différentes actions se fait dans un premier temps par le menu principal, contenant 2 entrées : - «Outils» cf. Partie 4 Les outils Forprev - «Démultiplication» Dans ce manuel, sous le titre, vous trouverez parfois, le chemin d accès aux fonctionnalités. Exemple : Outils>Personnels>Mes informations Page 10 sur 73

11 Partie 1 Gérer les demandes/habilitations amiante Forprev regroupant les fonctions pour l ensemble des dispositifs démultipliés, le terme habilitation est employé en lieu et place de certification dans l application et dans ce manuel. Les certifications amiante sont gérées sous forme de demandes. Cette demande contient un tronc commun (identité de l organisme de formation et contact) et une habilitation (en mode brouillon ou active). C est par le biais de la demande que la certification est créée et que toutes modifications sur les éléments administratifs (tronc commun, date de début d habilitation) sont effectuées. L habilitation est rattachée à la demande. Lorsque l habilitation a été activée, son suivi ne se fait plus dans la demande mais depuis le menu «Habilitations». Vous trouverez dans cette partie la description des principales fonctionnalités vous permettant de gérer les demandes de vos organismes de formation. Vous trouverez, tout d abord, une description de la création d une habilitation amiante pour un organisme de formation puis la description des modifications de ces habilitations. Page 11 sur 73

12 Sur l ensemble des écrans liés à une demande, un menu à gauche est présent : Accéder à tout moment à la recherche de demandes Lorsqu une demande est ouverte, accéder aux informations principales de la demande Lorsqu une demande est ouverte, accéder aux informations administratives de l organisme de formation Lorsqu une demande est ouverte, accéder aux informations relatives à l habilitation Lorsqu une demande est ouverte, accéder à la liste des formateurs rattachés de l organisme de formation 1. Accéder aux demandes amiante L écran de recherche de demandes permet de créer une nouvelle habilitation amiante (cf Certifier/habiliter un nouvel organisme de formation), de consulter le détail des demandes (cf Visualiser une demande) ou de modifier une demande ou poursuivre la saisie d une demande non activée (cf Modifier une demande). Démultiplication > Demandes > Recherche Après la recherche accéder à la demande sélectionnée en consultation. Créer une nouvelle demande. Après la recherche, modifier la demande sélectionnée. Page 12 sur 73

13 Afin d affiner la rechercher, des filtres sont présents sur cette page. Ces champs sont les suivants : Etat de la demande En cours d instruction : la demande n a pas encore été activée une première fois. Le correspondant habilitation entité ne peut pas se connecter à Forprev. Décision confirmée : la demande a été validée une première fois. Le correspondant habilitation entité peut se connecter à Forprev. Domaine Le domaine représente le dispositif démultiplié pour lequel la gestion est assurée (SST, PRAP, CPS ). Dans le cas présent, ce champ est verrouillé sur «Amiante sous-section 3». Lorsque les critères de recherche sont renseignés, cliquer sur. Etat(s) des demandes Ensemble des demandes correspondant s aux critères de recherche Après la recherche la liste des résultats s affiche. Il est, maintenant, possible de sélectionner une demande puis de la visualiser ou de la modifier. Page 13 sur 73

14 2. Certifier/habiliter un nouvel organisme de formation Accès à une demande d habilitation : Pour créer une nouvelle demande d habilitation deux chemins sont possibles : Menu Nouvelle habilitation amiante Démultiplication > Nouvelle habilitation Accès direct à une demande vide et début de la saisie du tronc commun. Menu Recherche de demandes Démultiplication > Demandes > Recherches Puis cliquer sur. Accès à une demande vide et début de la saisie du tronc commun. Page 14 sur 73

15 Le tronc commun amiante Le tronc commun est la partie qui reprend les informations d identification et de contact de l organisme de formation (Siret, raison sociale, adresse de l organisme de formation et correspondant habilitation entité ). Identité de l organisme de formation La première étape dans la saisie du tronc commun est de renseigner les informations d identification de l organisme de formation. Pour cela, il faut rechercher si l entité n existe pas déjà dans la base de données liée à Forprev afin limiter les doublons (cas d une entité habilitée dans un autre domaine que l amiante). Exemple : organisme certifié en amiante et habilité en SST. Cliquer sur la «loupe» pour identifier l organisme à habiliter. Renseigner le champ «SIRET» ou les champs «Nom» et «Code département». Cliquer sur. => 2 types de résultats possibles : 1. aucun résultat : renseigner les champs «SIRET» et «Nom» (s ils ne l étaient pas pour la recherche). Cliquer sur. La création de l entité s initialise avec les informations saisies dans la fenêtre de recherche. Page 15 sur 73

16 2. le résultat attendu est affiché dans la liste des résultats : L organisme recherché est déjà présent dans la base de données liée à Forprev. Afin de faciliter la saisie des entités une base de données externe est liée à Forprev. Sélectionner le résultat voulu, puis cliquer sur. L identification de l organisme de formation est effectuée. Renseigner le champ «Nom commercial». Correspondant habilitation entité Le correspondant habilitation entité référent est le contact privilégié de l organisme de formation concernant l habilitation amiante. Il sera possible, par la suite, pour l organisme de formation d ajouter d autres correspondants habilitation entité afin de déléguer la saisie dans Forprev. Afin d éviter les doublons, il faut commencer par rechercher dans la base de données, le correspondant habilitation entité. Cliquer sur la «loupe» pour ajouter le correspondant habilitation entité. Page 16 sur 73

17 Cas 1 : l individu est déjà enregistré dans Forprev et dispose d un n Forprev, renseigner le champ «N Forprev» puis cliquer sur. Cas 2 : l individu n est pas un utilisateur de Forprev, ou le n Forprev n est pas connu, renseigner les champs «Nom», «Prénom» et «Date de naissance», puis cliquer sur. => 2 types de résultats possibles : 1. aucun résultat : renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance», puis cliquer sur. L individu est créé avec les données renseignées dans les champs de recherche. Bien vérifier les informations saisies avant de créer un individu. 2. Le résultat attendu est affiché dans la liste des résultats : Sélectionner le résultat voulu, puis cliquer sur. Page 17 sur 73

18 L identification du correspondant est terminée. Renseigner les champs «Numéro de téléphone» et «Adresse mail». Les informations de connexion sont envoyées à l adresse mail saisie. Adresse de correspondance de l'entité demandeuse Renseigner les champs «Adresse», «Code postal» et «Ville» Tous les champs du tronc commun sont renseignés, cliquer sur. L ensemble des informations sur l organisme de formation est renseigné. Ces informations restent modifiables. Il faut maintenant lui rattacher une habilitation. Maintenant que votre demande a été enregistrée vous pouvez y revenir plus tard via la recherche de demandes cf Accéder aux demandes amiante. Rattacher une habilitation Une fois que le tronc commun est renseigné, les informations concernant l entité et le correspondant habilitation entité sont enregistrées, mais l entité n est pas encore signalée comme habilitée en amiante, il faut donc rattacher l entité à l habilitation amiante. Depuis le tronc commun, cliquer sur l onglet «Résumé demande» dans le menu de gauche. L écran «Résumé de la demande» s affiche. Page 18 sur 73

19 Pour rattacher une habilitation, cliquer sur. L écran «Détail de l habilitation» s affiche. Seuls les champs «Domaine/niveau» et «Date de début de validité» sont modifiables. Domaine/niveau Renseigner le champ «Domaine/niveau» en sélectionnant «Amiante sous-section 3 niveau 1». Nature de la demande Ce champ est non modifiable. S : habilitation supplémentaire (première demande sur un couple domaine/niveau). M : habilitation ayant été modifiée après son activation. R : habilitation ayant été renouvelée. Couple domaine/niveau : par exemple : - amiante/niveau 1, - SST / niveau 2 Etat de l habilitation Ce champ est non modifiable. Créée : habilitation non active. En cours de création ou en cours de modification par l organisme certificateur. Active : habilitation opérationnelle. Suspendue : suite à un manquement, les sessions sont suspendues, il est impossible d'en créer de nouvelles. Rompue : les sessions créées sont annulées, il est impossible d'en créer de nouvelles. Echue : la date de fin de validité est dépassée, l habilitation est renouvelable. La création de sessions est impossible. Fin d'activité : l habilitation n existe plus, les sessions créées sont annulées, la création de sessions est impossible. Cet état est définitif, il est impossible de réactiver une habilitation en fin d activité. Page 19 sur 73

20 Date de début de validité Choisir la date de début de la certification. La date de fin de validité est calculée en fonction de la date de début à l activation de l habilitation (cf. ci-après) Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquer sur. Un numéro d habilitation temporaire est affecté à la demande, celui-ci sera complété à l activation de l habilitation. Activer l habilitation Le fait d activer l habilitation la valide. Les identifiants de connexion sont envoyés au correspondant entité habilitée et lui permettent de commencer à utiliser Forprev. Depuis le détail de l habilitation, cliquer sur l onglet «Résumé demande» dans le menu de gauche. Pour activer l habilitation rattachée, cliquer sur. Page 20 sur 73

21 L ensemble des champs de la demande ne sont plus modifiables. Le correspondant habilitation entité a reçu ses identifiants de connexion et peut commencer à saisir ses sessions sur Forprev. Une fois l habilitation activée, la demande (tronc commun et habilitation) est par défaut seulement consultable, pour procéder à une modification cf Modifier une demande. 3. Visualiser une demande Démultiplication > Demandes > Recherche Pour visualiser une demande, effectuer une recherche comme décrit dans la partie 1.1. Accéder aux demandes amiante. Etape 2 : Cliquer sur Visualiser Etape 1 : Sélectionner Sélectionner une ligne dans le tableau de résultat puis cliquer sur. L ensemble des champs de la demande est inactif, les données sont uniquement en consultation. Page 21 sur 73

22 4. Modifier une demande Démultiplication > Demandes > Recherche Pour modifier une demande (active ou non), effectuer une recherche comme décrit dans la partie 1.1. Accéder aux demandes amiante. Etape 1 : Sélectionner Etape 2 : Cliquer sur [Modifier habilitation] Sélectionner un résultat dans la liste, puis cliquer sur. =>2 cas possibles : habilitation non activée ou habilitation activée. 1. La demande est dans l état «En cours instruction» : L habilitation n a pas été activée une première fois.accès à l écran «Résumé de la demande». Il s agit toujours d une modification de création de demande. Les actions réalisables sont décrites dans la partie 1.2. Certifier/habiliter un nouvel organisme de formation. Page 22 sur 73

23 2. La demande est dans l état «Décision confirmée» : La «Nature de demande» est maintenant «M» pour signaler que la demande a fait l objet d une modification. Une demande qui a été modifiée doit être réactivée pour que les modifications effectuées soient validées. Effectuer une modification sur le tronc commun Depuis le résumé de la demande en cours de modification, cliquer sur l onglet «Tronc commun» dans le menu de gauche. Les champs «Nom commercial», «Site web», «Numéro de téléphone», «Adresse mail» et «Adresse de correspondance de l entité demandeuse» sont modifiables. Page 23 sur 73

24 Pour modifier le correspondant habilitation entité référent, cliquer sur la «croix» :, puis cliquer sur la «loupe» :. Cas 1 : l individu est déjà enregistré dans Forprev et dispose d un n Forprev, renseigner le champ «N Forprev» puis cliquer sur. Cas 2 : l individu n est pas un utilisateur de Forprev, ou le n Forprev n est pas connu, renseigner les champs «Nom», «Prénom» et «Date de naissance», puis cliquer sur. => 2 types de résultats possibles : 1. aucun résultat : renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance», puis cliquer sur. L individu est créé avec les données renseignées dans les champs de recherche. Bien vérifier les informations saisies avant de créer un individu. Page 24 sur 73

25 2. Le résultat attendu est affiché dans la liste des résultats : Sélectionner le résultat voulu, puis cliquer sur. L identification du correspondant est terminée. Les modifications effectuées, cliquer sur. Si le correspondant habilitation entité a été modifié confirmer cette modification. Effectuer une modification sur l habilitation Depuis une demande en cours de modification, cliquer sur l onglet avec le numéro d habilitation dans le menu de gauche. Seul le champ «Date de début de validité» est modifiable. Les modifications effectuées, cliquer sur. Page 25 sur 73

26 La modification de la date de début de validité entraine la modification de la date de fin de validité, à la réactivation de l habilitation. La date de fin de validité est date de début de validité plus 3 ans. Réactiver l habilitation Lorsque toutes les modifications ont été effectuées et enregistrées (tronc commun et habilitation), accéder à l onglet «Résumé demande» dans le menu de gauche, afin de réactiver la demande et de valider les modifications effectuées. Cliquer sur. L ensemble des champs de la demande sont non modifiables. Les modifications sont prises en compte. Page 26 sur 73

27 Partie 2 Gérer les certifications / habilitations amiante Vous trouverez dans cette partie les éléments vous permettant de gérer une habilitation (suspendre, rompre, consulter le nombre de sessions ). Les modifications administratives (tronc commun et date de début de validité) sont à effectuer par la modification de demandes, cf Modifier une demande. Pour accéder à l écran «Détail de l habilitation», et modifier le statut d une habilitation, il faut commencer par la rechercher d habilitations. 1. Rechercher et visualiser ses habilitations Il n est pas possible d accéder aux habilitations qui n ont pas été activées une première fois par cette recherche. Démultiplication > Habilitations > Recherche L écran «Gestion des habilitations» s affiche. Page 27 sur 73

28 Les champs permettant les recherches sont les suivants : N habilitation Numéro d habilitation complet construit après la première validation. Etat de l habilitation Sélectionner l état de l habilitation recherchée. Créée : habilitation non active. En cours de modification par l organisme certificateur. Active : habilitation opérationnelle. Suspendue : suite à un manquement, les sessions sont suspendues, il est impossible d'en créer des nouvelles. Rompue : les sessions créées sont annulées, il est impossible d'en créer de nouvelles. Echue : la date de fin de validité est dépassée, l habilitation est renouvelable. La création de sessions est impossible. Fin d'activité : l habilitation n existe plus, les sessions créées sont annulées, la création de sessions est impossible. Si lors d une modification vous n avez pas réactivé l habilitation, elle est à l état créée et non active. Il est alors impossible de la suspendre, rompre, proroger ou de mettre fin à son activité. Les états Mise en demeure et Refusée ne sont pas applicables dans le cas de l amiante. Entité habilitée Pour filtrer la recherche par entité habilitée, cliquer sur la «loupe». Plage date début habilitation/plage date fin habilitation Ces critères permettent de filtrer les habilitations selon leurs dates de début de validité et leurs dates de fin de validité. Exemple : si on recherche une habilitation qui a été validée en mars 2013, la recherche peut être renseignée ainsi : Page 28 sur 73

29 Exemple : si on recherche une habilitation dont la date de fin de validité est située en juin 2013, la recherche peut être renseignée ainsi : Renseigner les différents filtres de recherche, puis cliquer sur. La liste des résultats de la recherche s affiche dans un tableau. Pour afficher une habilitation, la sélectionner dans le tableau de résultats puis cliquer sur. Le détail de l habilitation présentant le domaine, l état de l habilitation, le nombre de formateurs, etc. s affiche. Page 29 sur 73

30 Certains champs sont cliquables et permettent d avoir accès à plus de détails. Afficher la liste des formateurs rattachés à l organisme de formation Afficher l écran de recherche des sessions. 2. Modifier l état d une habilitation Il est possible de suspendre ou rompre une habilitation, levée la décision de suspension ou de rupture. Ces modifications sont faites à partir de l écran «Résumé de l habilitation» accessible depuis la recherche d habilitations cf Rechercher et visualiser ses habilitations. Suspendre une habilitation Démultiplication > Habilitations > Recherche Pour suspendre une habilitation, depuis l écran de détail de l habilitation, (cf Rechercher et visualiser ses habilitations), cliquer sur. Page 30 sur 73

31 Les champs à renseigner sont les suivants : Date de suspension effective Date à partir de laquelle, la suspension débute. Ce champ est modifiable. Par défaut, il est initialisé à la date du jour. Durée de la suspension Indiquer la durée en mois de la suspension. Cliquer sur. Redirection vers l écran «Détail de l habilitation», le champ «Etat de l habilitation» est renseigné par «Suspendue». Une habilitation suspendue peut uniquement être rompue ou la suspension levée. Page 31 sur 73

32 Lever la décision de suspension Démultiplication > Habilitations > Recherche Pour une habilitation suspendue, accéder à l écran «Détail de l habilitation» (cf Rechercher et visualiser ses habilitations). Pour lever la suspension d une habilitation, cliquer sur. Renseigner le champ «Date de levée de décision» puis cliquer sur. Retour à l écran du détail de l habilitation. L habilitation est active à nouveau. Page 32 sur 73

33 Rompre une habilitation Depuis le détail d une habilitation active ou suspendue (cf Rechercher et visualiser ses habilitations), pour rompre une habilitation active ou suspendue, cliquer sur. Renseigner le champ «Date de rupture», puis cliquer sur. Retour aux détails de l habilitation qui est maintenant rompue. Sur une habilitation rompue, il n y a que deux actions possibles, lever la décision de rupture ou mettre fin à l habilitation. Page 33 sur 73

34 Lever la décision de rupture Pour lever la décision de rupture d une habilitation rompue, depuis l écran de détail de l habilitation (cf Rechercher et visualiser ses habilitations), cliquer sur. Renseigner le champ «Date de levée de décision» puis cliquer sur. Retour aux détails de l habilitation qui est maintenant active. L habilitation est à nouveau active. Page 34 sur 73

35 Mettre fin à l habilitation Le fait de mettre fin à une habilitation est une action définitive. Pour mettre fin à une habilitation, depuis l écran de détail d une habilitation (cf Rechercher et visualiser ses habilitations), cliquer sur. Renseigner le champ «Date de fin» puis cliquer sur mettre fin à l habilitation.. Confirmer la décision de L état de l habilitation est «Fin d activité», il n est plus possible d effectuer des modifications sur cette habilitation. Page 35 sur 73

36 Proroger Pour proroger une habilitation, depuis le détail d une habilitation active (cf Rechercher et visualiser ses habilitations), cliquer sur. Renseigner le champ «Date de fin de prorogée» puis cliquer sur décision de prorogée.. Confirmer la Page 36 sur 73

37 Partie 3 Suivre l activité des organismes de formation Dans cette partie vous trouverez la description des moyens pour suivre l activité de vos organismes de formation. 1. Rechercher et consulter des sessions Démultiplication > Sessions > Recherche La recherche de sessions permet de filtrer les sessions par organisme de formation, période ou état de la session. L écran de recherche est le suivant : Les filtres disponibles sont décrits ci-dessous : Organisme habilité Rechercher un organisme habilité en cliquant sur la «loupe». Page 37 sur 73

38 Code national du stage Rechercher un stage spécifique en cliquant sur la «loupe». Type de session Session mono-séquence : session se déroulant en une fois. Session multi-séquences : session se déroulant en plusieurs séquences. Statut Créée : session créée par l organisme de formation. Les modifications sur cette session sont encore possibles. Annulée : session annulée par l organisme de formation ou suite à la rupture de l habilitation. L annulation est définitive. Clôturée : session achevée, pour laquelle, les résultats des stagiaires ont été renseignés. Une session clôturée ne peut plus être modifiée. Suspendue : session suspendue suite à la suspension de l habilitation de l organisme de formation. Elle sera réactivée si la décision de suspension est levée. Une session suspendue est non modifiable. Anomalie d ouverture Une anomalie d ouverture existe sur une session si elle n est pas créée dans Forprev au minimum 3 jours avant son début. Anomalie de fermeture Si une session est clôturée après un délai de fermeture, de 3 jours, une anomalie de fermeture est créée. Renseigner les critères de recherche voulus puis cliquer sur. Page 38 sur 73

39 Un tableau avec les sessions filtrées s affiche. Une anomalie d ouverture existe sur cette session Il n existe pas d anomalie de fermeture sur cette session Dans ce tableau sont affichés l organisme habilité, le domaine/niveau, le libellé du stage, les nom et prénom du formateur, les type et statut de la session, les dates de création dans Forprev, de début et de fin de la session, la présence d anomalie d ouverture ou de fermeture et le fait que la session a été modifiée ou non après sa clôture. La colonne «Etablissement» est égal à l organisme habilité dans le cas de l amiante. Pour accéder au détail d une session, sélectionner une ligne dans la liste des résultats puis cliquer sur participants, afin d afficher les informations concernant le lieu de la session, la liste des Page 39 sur 73

40 Numéro de session Forprev Pour afficher la liste des participant, cliquer sur. Les organismes certificateurs peuvent uniquement consulter les sessions, la modification est réservée aux organismes de formation. Pour afficher le détail d un participant, cliquer sur. Page 40 sur 73

41 2. Rechercher des stagiaires Il est possible d afficher le détail des stagiaires formés par les organismes de formation, afin de consulter l historique des sessions auxquelles, ils ont participé. Démultiplication > Stagiaire DEM L écran de recherche est le suivant : Les champs filtrables sont présentés ci-dessous : Entité habilitée Filtrer les stagiaires selon l organisme de formation par lequel ils ont été formés. Cliquer sur la «loupe» pour sélectionner un organisme de formation. Formé par Non applicable dans le cas de l amiante. Stage national Sélectionner un stage, pour afficher les stagiaires ayant suivi une session de ce stage. Page 41 sur 73

42 Renseigner les critères de recherche puis cliquer sur. Le tableau avec les stagiaires filtrés s affiche. Pour afficher le détail du stagiaire, cliquer sur la ligne de résultat. 3. Visualiser les informations d un organisme de formation La recherche des organismes de formation permet d afficher par entité la liste des formateurs et l historique de l habilitation de l entité, ainsi que de désactiver une entité (cf. ci-après). Les autres informations contenues dans cet écran sont les mêmes que celles du tronc commun. Dans les paragraphes suivants et dans Forprev, l expression «Entité partenaire» signifie «Organisme de formation». Page 42 sur 73

43 Démultiplication > Entités partenaires Rechercher une entité partenaire L écran de recherche est le suivant : Désactiver la facette organisme de formation de l entité sélectionnée (elle reste active pour ses autres facettes). Désactiver entièrement l entité sélectionnée (cessation d activité ). Non applicable pour les organismes de certification. Signaler que les deux entités sélectionnées sont un doublon. Afficher le détail de l entité sélectionnée. Réactiver l organisme de formation sélectionné. Réactiver l entité sélectionnée. Non applicable pour les organismes de certification. Région Le champ «Région» correspond aux régions CARSAT, non applicable dans le cas de l amiante. Renseigner les critères de rechercher puis cliquer sur. Activer/désactiver une entité partenaire Dans Forprev, il n existe pas de suppression d entité, seule la désactivation existe. Désactiver une entité Lorsqu un organisme de formation ne dispose plus d une habilitation active, il est possible de le désactiver. Cette action permet de ne plus afficher une entité non utilisée. Page 43 sur 73

44 Pour désactiver une entité, effectuer une recherche d entité partenaire. Cocher la ligne à désactiver puis cliquer sur désactivation.. Enfin confirmer la Il n est pas possible de désactiver une entité qui a encore des habilitations actives. Il n est pas possible de rattacher une habilitation à une entité désactivée. Activer une entité partenaire Pour réactiver une entité désactivée, sélectionner comme filtre pour le champ «Inclure les élément» : «inactif». Renseigner les autres critères de recherche puis cliquer Cocher la ligne voulue puis cliquer sur Il est maintenant possible d ajouter une habilitation à cette entité. Page 44 sur 73

45 Afficher le détail d une entité partenaire Pour afficher le détail d une entité, effectuer une recherche comme expliqué précédemment, cliquer sur la ligne correspondant dans le tableau de résultats puis cliquer sur. Cliquer sur pour accéder à la liste des formateurs rattachés à l habilitation. Cliquer sur pour accéder à l historique de l habilitation. L historique présente les modifications effectuées sur l habilitation (modifications du statut, modifications du tronc commun ). Page 45 sur 73

46 4. Accéder à la liste des formateurs d un organisme de formation Il existe plusieurs accès vers la liste des formateurs rattachés à une habilitation. Accès par la demande Démultiplication > Demandes > Recherche Pour accéder à la liste des formateurs depuis une demande, accéder à une demande (cf Accéder aux demandes amiante). Page 46 sur 73

47 Depuis la demande, cliquer sur l onglet «Formateurs» dans le menu gauche. Accès par l habilitation Démultiplication > Habilitations > Recherche Après avoir effectué une recherche d habilitation, accéder au détail d une habilitation (cf Rechercher et visualiser ses habilitations). Pour accéder à la liste des formateurs, cliquer sur le lien «formateurs rattachés à l habilitation» ou cliquer sur l onglet «Formateur» dans le menu de gauche. Page 47 sur 73

48 Accès par l entité partenaire (organisme de formation) Démultiplication > Entités partenaires Effectuer une recherche puis accéder au détail d une entité partenaire (cf Visualiser les informations d un organisme de formation). Pour afficher la liste des formateurs, cliquer sur. Affichage de la liste des formateurs Ces trois accès permettent d accéder au tableau ci-dessous, présentant la liste des formateurs et l état de leur qualification (valide, obsolète dans le mois qui suit ou obsolète) Cliquer sur le nom du formateur pour afficher son détail et l ensemble de ses rattachements. Page 48 sur 73

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50 Partie 4 Les outils de Forprev Vous trouverez dans cette partie les principaux outils qui sont à votre disposition dans Forprev, pour vous aider à suivre votre activité. 1. Gérer ses données personnelles Outils>Personnels>Mes informations Il est possible de consulter et modifier ses données personnelles dans l écran ci-dessous. Modifier les informations voulues puis cliquer sur. La modification de l adresse mail entraine une procédure de changement de mot de passe. Pour changer de mot de passe, cliquer sur changement de mot de passe, cf. Pour démarrer. pour accéder à la procédure de Page 50 sur 73

51 2. Gérer ses alertes Forprev informe les utilisateurs si une situation anormale est constatée par le biais d alertes. Exemple : rattachement d un formateur à deux sessions concomitantes. Outils>Personnels>Mes alertes Rechercher des alertes La page de gestion des alertes s affiche : Il est possible d effectuer des recherches sur les alertes en utilisant les filtres suivants : Profil Si l utilisateur dispose de plusieurs profils, il peut filtrer les alertes selon le profil de destination. Exemple : lorsqu on dispose d un profil correspondant habilitation et formateur, filtrer uniquement les alertes pour le profil formateur. SIRET Entité à laquelle se rapporte l alerte. Libellé Libellé générique de l alerte. Exemple : «Création d'une session dem» Page 51 sur 73

52 Type Information : alerte qui donne une information. Exemple : création d une session Action : alerte qui doit être suivie d une action. Exemple : échéance d une habilitation Type d objet Objet concerné par l alerte. Exemple : Session DEM Date min d émission Date après laquelle l alerte a été émise. Date max d émission Date avant laquelle l alerte a été émise. Traitée Il est possible de marquer les alertes comme traitées pour faciliter le suivi (cf Gérer ses alertes «Traiter» une alerte). Sélectionner «Non» pour afficher les alertes qui n ont pas été traitées. Envoyée par mail Il est possible de sélectionner certaines alertes à envoyer par mail (cf Gérer ses alertes Gérer les alertes à recevoir par mail). Date min de traitement/date max de traitement Sélectionner la plage sur laquelle l alerte a été traitée. Lorsque les filtres sont renseignés, cliquer sur. Le tableau de résultats s affiche. Page 52 sur 73

53 Alerte non envoyée par mail Les informations qui apparaissent dans ce tableau sont : Alerte non traitée «Cadre» : DEM (démultiplication) ou FAF (Face-à-face), «Emetteur» : profil de la personne responsable de l action qui a abouti à l émission de l alerte, «Entité habilitée» : SIRET de l entité concernée par l alerte, «Libellé» : description générique de l alerte, «Type» : action ou information, «Date» : date d émission de l alerte, «Type d objet» : objet concerné par l alerte (session DEM ), «Envoyé par mail» : l alerte peut ou non être envoyée par mail, selon le paramétrage de l utilisateur (cf Gérer ses alertes Gérer les alertes à recevoir par mail), «Traitée» : l alerte est marquée comme traitée ou non, «Date de traitement» : si l alerte a été traitée, «Nom» et «Prénom» : si l alerte a été traitée, nom et prénom de l utilisateur qui l a traitée, «Texte» : description plus précise de l alerte avec des informations comme le numéro de la session concernée. Cliquer sur le lien du texte pour afficher l objet (la session par exemple) sur lequel porte l alerte. Depuis le bureau, il est possible de rechercher les alertes uniquement non traitées. Le nombre de filtres y est donc réduit. «Traiter» une alerte A la suite du traitement d une alerte, il est possible de la marquer comme traitée Deux accès sont possibles : depuis le bureau pour traiter en masse les alertes ou depuis la page de gestion des alertes pour traiter unitairement les alertes et marquer à nouveau une alerte comme «non traitée». Page 53 sur 73

54 Depuis le bureau Accéder au bureau en cliquant sur le logo Forprev :. Seules les alertes non traitées sont accessibles depuis le tableau «Mes Alertes non traitées» du bureau. Pour marquer une ou des alerte(s) comme traitée(s), effectuer une recherche (cf Gérer ses alertes - Rechercher des alertes) puis cliquer sur. La liste des résultats s affiche dans le tableau. Cliquer sur le lien pour afficher l objet sur lequel porte l alerte Pour marquer une alerte comme traitée, cocher une ou plusieurs alertes puis cliquer sur. Page 54 sur 73

55 Les alertes cochées ne sont plus affichées dans le tableau des alertes non traitées. Il est possible de marquer à nouveau une alerte comme «non traitée», cf Gérer ses alertes-gérer les alertes à recevoir par mail. Depuis l écran de gestion des alertes Outils>Personnels>Mes alertes Depuis l écran de gestion des alertes, il n est pas possible de traiter en masse les alertes mais il est possible de marquer qu une alerte n est finalement pas traitée. Effectuer une recherche (cf Gérer ses alertes - Rechercher des alertes) avec le champ «Traitée» renseigné par «Non» puis cliquer sur. Page 55 sur 73

56 Pour marquer une alerte comme «Traitée», la sélectionner cliquer sur. L alerte est marquée comme traitée. Il est possible de revenir sur la précédente action, c est-à-dire de marquer une alerte comme «non traitée». Effectuer une recherche (cf Gérer ses alertes - Rechercher des alertes) avec le champ «Traitée» renseigné par «Oui» puis cliquer sur. Les alertes «traitées» s affichent dans le tableau de résultats. Sélectionner une ligne puis cliquer sur. L alerte sélectionnée n est plus marquée comme «traitée» dans Forprev. Gérer les alertes à recevoir par mail Outils>Personnels>Mes alertes Il est possible que les alertes, en plus d être affichées sur Forprev, soient envoyées par mail. Chaque utilisateur peut paramétrer les types alertes qu il souhaite recevoir par mail. Page 56 sur 73

57 Accéder à l écran de gestion des alertes. Cliquer sur. L écran «Gestion des alertes à recevoir par mail» s affiche : Les champs de recherche sont les suivants : Libellé Libellé générique de l alerte. Exemple : «Création d'une session dem» Type Information : alerte qui donne une information. Exemple : création d une session Action : alerte qui doit être suivi d une action. Exemple : échéance d une habilitation Mail «Oui» si l alerte est paramétrée pour être reçue par mail et «Non» si elle uniquement visible dans Forprev. Page 57 sur 73

58 Renseigner les filtres puis cliquer sur. Les résultats s affichent dans le tableau. Pour paramétrer une alerte à recevoir par mail, la sélectionner dans le tableau de résultats, puis modifier le champ «Mail» en «Oui». Cliquer sur puis sur. Il est possible de ne plus recevoir les mails correspondants à un type d alerte en effectuant la procédure indiquée ci-dessus et en changeant le champ «Mail» en «Non» 3. Exporter ses données Il est possible d exporter des données sous format CSV (ouvrable sous Excel ou OpenOffice). Outils>Exports Excel Page 58 sur 73

59 Sélectionner un type d export dans la liste du champ «Modèle d export». Renseigner ensuite les différents champs afin de filtrer les informations qui se trouveront dans l export. Ensuite cliquer sur pour télécharger l export et ensuite l ouvrir. Deux exports sont prévus dans Forprev : - Export 19 : Anomalies constatées sur les sessions des habilitations (en cours de finalisation), - Export 20 : Résumé des informations par session : tableau présentant la référence, les dates, l état, le formateur, le nombre de stagiaires, le nombre d échecs et de succès de chaque sessions. Les noms seront améliorés par la suite. Page 59 sur 73

60 Partie 5 Présentation de l interface des OF Dans cette partie est présentée les grandes fonctions disponibles pour les organismes de formation. 1. Tableaux de bord L organisme de formation peut suivre son activité à travers des tableaux de bords (alertes, informations de suivi des sessions, informations de validité des certificats des formateurs). Les alertes Comme tous les utilisateurs de Forprev, les utilisateurs des organismes de formation disposent d alertes pour les aider à suivre leur activité. Exemple : création d une session, habilitation arrivant à échéance, formateur non à jour Tableau de bord des sessions DEM Une recherche permet de filtrer rapidement les sessions directement sur le bureau. Page 60 sur 73

61 Tableau de bord des formateurs rattachés non à jour Ce tableau de bord permet d afficher les formateurs dont la certification n est pas à jour. 2. Gérer les formateurs Les organismes de formations peuvent référencer leurs formateurs afin de les rattacher à des sessions. Les formateurs ont la possibilité de se connecter à Forprev afin de suivre leur activité. Ils ne peuvent voir que les informations les concernant. Par défaut, ils ne peuvent pas déclarer de sessions, cette action doit leur être accordée par l organisme de formation. Formateur référencé : l organisme de formation reconnait son certificat dans Forprev, peut le rattacher à son habilitation. Formateur rattaché : l organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et peut le rattacher à ses sessions. Formateur ayant le droit de déclarer des sessions : l organisme de formation autorise le formateur à déclarer lui-même ses formations, ainsi qu à modifier les formations sur lesquelles, il est désigné comme formateur. Liste des formateurs référencés Cette liste récapitule l ensemble des formateurs rattachés à l habilitation et permet de voir si la qualification du formateur est valide, obsolète dans moins d un moins ou obsolète. Ce tableau est accessible aux organismes certificateurs (cf Afficher la liste des formateurs d un organisme de formation). Page 61 sur 73

62 Paramétrer les droits des formateurs Il est possible pour l organisme de formation de rattacher ou détacher un formateur. Ce tableau permet aussi à l organisme de formation de donner le droit aux formateurs de son choix de déclarer des sessions. Formateur qui peut être rattaché aux formations de l OF Formateur qui peut déclarer des sessions lui-même. Non applicable dans le cas de l amiante. 3. Gérer les utilisateurs Afin de gérer son activité, l organisme de formation gère lui-même ses utilisateurs. Dans cette optique, il dispose d une interface lui permettant de rechercher ses utilisateurs (assistants correspondants habilitation entité), de visualiser leur détail et d en créer de nouveaux. Créer un utilisateur L organisme de formation peut créer un utilisateur à tout moment, il peut donner à cet utilisateur l un des deux profils existant : Assistante établissement : peut uniquement consulter les informations concernant les formateurs et les utilisateurs. Elle peut saisir des sessions, les modifier et les clôturer. Correspondant entité habilitée : peut référencer des formateurs, saisir des utilisateurs, saisir des sessions, les modifier et les clôturer. Rechercher et visualiser des utilisateurs Les différents critères permettent à l organisme de formation de filtrer au mieux sa recherche. Il n est possible pour un organisme de formation que de chercher parmi ses propres utilisateurs. Page 62 sur 73

63 L organisme de formation peut afficher le détail de ses utilisateurs afin d y apporter des corrections ou de le compléter. Page 63 sur 73

64 4. Gérer les sessions L organisme de formation peut créer et rechercher des sessions via un écran de recherche. Rechercher les sessions La recherche de sessions se fait par une interface permettant de filtrer les sessions par date, stage, formateur (interface équivalente à celle décrite dans la partie 3.1 Rechercher et consulter des sessions). Toutes les sessions peuvent être visualisées, seules les sessions créées peuvent être modifiées. Pour qu une session soit clôturée, il faut que la session soit terminée, et que les résultats de tous les participants soient renseignés. Page 64 sur 73

65 Déclarer et modifier une session La déclaration de sessions doit se faire avant que la session ne se déroule. L ensemble des champs suivi d un astérisque sont obligatoires. Tous les champs sont modifiables avant la clôture de la session. Toutes les modifications sont historisées et visibles depuis l historique de la session : Page 65 sur 73

66 Déclarer des participants La déclaration de participants se fait directement dans la session. La saisie des résultats du participant n est possible que si la session est terminée. Depuis le détail de la session, l organisme de formation accède à la liste des stagiaires. Il peut à partir de cet écran saisir de nouveaux stagiaires, accéder au détail des inscriptions déjà existantes ou supprimer une inscription. Page 66 sur 73

67 Une inscription nécessite des informations sur l identité du stagiaire, sur son employeur et sa fonction. Une fois que l inscription est enregistrée, le stagiaire est créé dans Forprev. Saisir les résultats Il est possible pour l organisme de formation de saisir les résultats d une session lorsque celle-ci est terminée. Ces résultats sont saisissables de manière individuelle dans le détail du participant ou en nombre via l interface présentée ci-dessous : Clôturer une session Lorsque la session est terminée et que les résultats des participants sont renseignés, il possible de clôturer la session. L ensemble des champs deviennent inactifs. Les certificats des stagiaires sont générés. Les certificats sont stockés dans l application, l organisme de formation peut les réimprimer s il le souhaite. Page 67 sur 73

68 Générer les certificats Une fois que la session est clôturée, l organisme de formation peut générer les certificats pour les participants ayant obtenu la qualification via la liste des participants. Page 68 sur 73

69 Résumé des informations de la Certificat 5. Rechercher des stagiaires L organisme de formation peut rechercher un stagiaire parmi ceux qu il a formés et afficher son détail, de la même façon qu un organisme de formation (cf Rechercher des stagiaires). Page 69 sur 73

70 Depuis le détail du stagiaire, il est possible de générer les certificats, si la qualification a été obtenue. 6. Visualiser le détail de son habilitation L organisme de formation peut consulter les informations sur son tronc commun et son habilitation. Cependant, il ne peut pas modifier ces données, seuls les OC ont ces droits. Il est ainsi possible de savoir pour un organisme de formation l état de son habilitation. Page 70 sur 73

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