SOFE GRH. Pas à pas. Demande de personnel décentralisée (Recherche)

Transcription

1 SOFE GRH Pas à pas Demande de personnel décentralisée (Recherche) Service des ressources humaines et financières novembre 2012

2 Pas à pas Demande de personnel décentralisée (Recherche) 1. Ouverture de SOFE GRH. 2. Ouvrir le classeur «Ressources Humaines» en double-cliquant sur son nom ou en cliquant sur le «+» à sa gauche. Ouvrir le classeur «Demande de personnel» en double-cliquant sur son nom ou en cliquant sur le «+» à sa gauche, puis cliquer de nouveau sur «Demande de personnel». 2

3 3. Double-cliquer sur l item «Demande de personnel». 4. Cliquer sur le bouton «Nouveau» au bas de l écran. 3

4 5. Le curseur est déjà positionné dans le champ «Date». Par défaut, la date du jour (format AAAAMMJJ) est inscrite. 6. Positionner le curseur dans le champ «Type besoin». Cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs et sélectionner le code : DPE01D pour les emplois de soutien DPE02D pour les emplois de professionnel. 7. Champ «Type» : sélectionner le type «Aucune». Positionner le curseur dans le champ «Raison», puis cliquer sur l information appropriée. pour sélectionner Pour tout remplacement, positionner le curseur dans le champ «Employé» et inscrire le numéro de matricule de l employé à remplacer ou cliquer sur appropriée. pour sélectionner l information 8. Champ «Description». Saisir les détails de la demande de personnel. Par exemple, les exigences particulières, logiciels utilisés, précisions liées à l'horaire particulier. 9. Dans la section «Date», indiquer la date du «Début d emploi» et la date de «Fin d emploi». 10. Dans l onglet «Emploi», remplir les champs suivants : «Un. regroup.» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro de l unité de regroupement dans le champ. «Statut d emploi» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le statut dans le champ. Pour les emplois de soutien, sélectionner TRE. Pour les emplois de professionnel, sélectionner TEM. «Un. adm. RH» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro de l unité administrative RH dans le champ. «Lieu de travail» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement l information dans le champ. «Poste» : ne rien saisir dans ce champ puisque la notion de poste n existe pas à la recherche. «Pos. supér.» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro du poste du supérieur immédiat (chercheur responsable) dans le champ, s il y a lieu. «Titre d emploi» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs. Pour les emplois de soutien, sélectionner le titre d emploi approprié. Pour les emplois de professionnel, sélectionner le titre d emploi approprié selon la catégorie d emploi en lien avec le cycle d études (1 er, 2 e ou 3 e cycle) si connu. Si non connu, sélectionner le titre d emploi sans cycle. «Horaire» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement l horaire dans le champ. Si l horaire ne fait pas partie de la liste de valeurs, inscrire HORIND et cliquer sur pour inscrire le nombre d heures dans les cases des journées 4

5 appropriées. Dans le cas où un employé est rémunéré par feuille de temps, inscrire HORIND. Par la suite, enregistrer. «Comment.» : inscrire tout commentaire pertinent. «Employé souhaité» : vous pouvez indiquer le numéro de matricule de l employé que vous souhaitez engager, s il y a lieu. Vous pouvez également joindre le CV de la personne en cliquant sur l icône (Voir la procédure telle que décrite au point n o 14). Dans le cas où vous ne connaissez pas le numéro de matricule de l employé, vous pouvez faire une recherche par nom. Cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs et indiquer les informations que vous connaissez (ex. : le nom de famille, précédé et suivi du signe %, ensuite cliquer sur le bouton «Rech.» en bas à gauche de l écran). Si la personne souhaitée n est pas un employé, veuillez indiquer son nom dans l espace prévu pour les commentaires au bas de l écran. Joindre également son CV en cliquant sur l icône (Voir la procédure telle que décrite au point n o 14). 11. Dans l onglet «Autre info.», remplir les champs suivants : «Demandeur» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro de matricule de la personne autorisée. Automatiquement, le matricule sera précédé du chiffre 0 dans le champ. «Personne réf.» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro de matricule de la personne pouvant fournir des informations supplémentaires. Automatiquement, le matricule sera précédé du chiffre 0 dans le champ. Le poste téléphonique et l adresse courriel apparaîtront automatiquement. «Un.adm.vac.» : cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs ou inscrire directement le numéro de l unité administrative de vacances dans le champ. 5

6 Sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. REMARQUE : le champ «État» passe à «Initial» et un numéro de demande s inscrit automatiquement. 12. Onglet «Avantages sociaux». Après la sauvegarde, l onglet «Avantages sociaux» apparaît. Sélectionner l onglet. Cliquer sur «Nouveau». Dans la colonne «Avantage» cliquer sur les de la 1 ère ligne, l information pertinente apparaîtra automatiquement. Dans la colonne du centre, inscrire la date de début d entrée en fonction anticipée. Cliquer ensuite sur les de la colonne «Choix» et sélectionner dans la liste de valeurs si les vacances sont prises en temps ou si elles sont payées. Pour modifier le choix, cliquer sur «Ouvrir» puis décocher la case «Actif» située à droite de la ligne. Ensuite, positionner le curseur sur la ligne suivante et cliquer et sélectionner en fonction des choix désirés, puis enregistrer. 13. L'icône Pour attacher un document, cliquer sur l'icône et la fenêtre «Pièce jointe» apparaîtra. Cliquer sur l'icône à droite d une ligne disponible. L écran «Insérer un fichier» apparaîtra, puis sélectionner le fichier désiré. Dans le champ jaune «Description», inscrire un nom de fichier, puis sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. 6

7 14. Cliquer sur le bouton «Imputation» : a. Inscrire le numéro du requérant. S il y a plus d un requérant, vous devez inscrire le numéro de requérant de la doyenne ou du doyen. b. Par défaut, la «Date début» qui apparaîtra est celle correspondant à la date du «Début d emploi» inscrite préalablement dans la DPE. Ne jamais inscrire de date de fin dans cette section «Requérant/Date en vigueur». c. Dans la case «Sujet», toujours inscrire le numéro 510. d. Positionner le curseur dans le champ jaune sous UBR. À partir du bouton de droite de la souris, sélectionner «Liste de valeurs». Au besoin, cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs afin de confirmer votre choix ou inscrire directement l UBR dans le champ, puis positionner le curseur dans le champ «Compte» et répéter la procédure précédente. e. Si le CBS est 000, vous n avez pas à l inscrire. Si le CBS est différent de 000, à la suite de l UBR inscrire deux points (..) et le CBS requis, puis enregistrer. f. Inscrire un % ou un montant dans la colonne appropriée, s il y a lieu, et s assurer que la somme de la colonne «%» égale 100 %. g. «Tech.» : cette case permet d indiquer la technique d imputation des avantages sociaux. Si «Inclus» (choix par défaut), les avantages sociaux vont se prélever automatiquement dans l enveloppe budgétaire inscrite sur cette même ligne. Sinon, sélectionner «Exclus», utiliser le bouton de la colonne «Ava.» pour saisir la ventilation appropriée. Si besoin, ajouter un commentaire à la ventilation dans la colonne «Com.» en utilisant le bouton, puis sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. Au bas de l écran, la note «Transaction terminée» apparaîtra. 7

8 Fermer la fenêtre. 15. Cliquer sur le bouton «Action» en haut à droite. 16. Cliquer sur le bouton «Compléter». 8

9 17. Cliquer sur le bouton «Confirmer». Remarque : le champ «État» passe à «Complété». Toutefois, un message d erreur pourrait apparaître comme ci-dessous. Pour connaître le message d erreur, cliquer sur l icône avant de passer à l étape suivante.. Apporter les correctifs nécessaires 9

10 18. Pour simuler la dépense comptable Afin de connaître un aperçu du pré-engagement budgétaire, cliquer sur le bouton «Action». Par la suite, cliquer sur le bouton «Simuler la dépense (CTB)», puis sur le bouton «Confirmer». Cet aperçu représente le coût salarial et les avantages sociaux de vacances tels que déterminé dans l onglet «Avantages sociaux». Ensuite, cliquer sur le bouton «Ventilation» afin d obtenir la répartition de sommes correspondant aux avantages sociaux (incluant le % de vacances) et à la dépense salaire jusqu à la date de fin de l année financière. Si la DPE est répartie sur plus d une année financière, en cliquant sur l onglet «Projection», vous obtiendrez le détail de coûts pour le début de la DPE jusqu à la date de fin de l année financière dans la section «Projection d engagement» ainsi que le total des coûts d engagement de la durée de la DPE dans la section «Projection document». Les sommes contenus dans la section «Écart» représentent les coûts des années subséquentes. Les avantages sociaux de l onglet «Projection» inclus : RRQ, RQAP, CSST, FSSS et Assurance-Emploi. 10

11 19. Cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Transmettre appr.requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Par la suite, une demande d approbation est envoyée au tableau d approbation requérant (SOFE finances). Lorsqu il y a multiples requérants, et malgré que le numéro de requérant soit celui de la doyenne ou du doyen, une première approbation doit être effectuée par les responsables des UBR saisis dans l imputation. Une deuxième approbation est ensuite requise par la doyenne ou le doyen. Pour accéder à ce tableau, il faut revenir au menu principal et sélectionner «UdeS Décentralisé» ou «UdeS Décentralisé Charcour-Fin» 11

12 Et choisir «Disponibilité Budgétaire», puis «Approbation requérant» L écran ci-dessous apparaîtra. Toutefois, la procédure d utilisation de l approbation requérant et hiérarchique se retrouve à l hyperlien suivant : 12

13 20. Dans le document financier, cliquer sur pour accéder à la demande de personnel et en valider l information. Si aucune modification n est requise, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Approbation requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Automatiquement, l état de la demande de personnel passe à «Transmettre ress. humaines». La demande de personnel est alors acheminée au Service des ressources humaines et financières. Pour toute modification, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Refusé». Indiquer les motifs du refus dans le champ «Commentaire». Cocher la case «Initiateur», puis cliquer sur le bouton «Confirmer». La demande de personnel retourne à l initiateur. 13

14 21. Tableau de bord et avis courriel. Des avis ont été programmés afin que le gestionnaire soit informé des dates de fin en lien avec les demandes de personnel. Ces avis vous parviendront 14 jours avant la date de fin prévue, par courriel et dans le tableau de bord. 14

15 Pas à pas Demande de personnel décentralisée (Recherche) Prolongation/Réduction (Modification de la date de fin d une affectation) 1. À partir de l écran «Demande de personnel», cliquer sur l icône du centre pour appeler l historique de vos demandes de personnel, puis sélectionner le numéro de la demande de personnel appropriée. Si vous connaissez le numéro de la demande de personnel, cliquer sur la première icône et inscrire le numéro de la demande de personnel dans la colonne appropriée. Cliquer ensuite sur l icône du centre. 15

16 2. Cliquer sur le bouton «Ouvrir» au bas de l écran. 3. Au besoin, il est possible de consulter l affectation de la personne salariée avant de prolonger ou réduire. Pour ce faire, cliquer sur l onglet «Trans. employé», puis cliquer sur l icône pour accéder à l écran de l affectation décentralisée. 16

17 À l intérieur de l écran de l affectation, vous pouvez accéder à l écran de classification en cliquant sur l icône tel que ci-dessous. 4. Cliquer sur le bouton «Prolong./Réduc.». Dans le champ «Type trans.», le type par défaut est la prolongation. Pour réduire la durée de l affectation, sélectionner dans la liste de valeur, le type approprié. 5. Le curseur est déjà positionné dans le champ «Date». Par défaut, la date du jour (format AAAAMMJJ) est inscrite. 6. Dans le champ «Date fin». Indiquer la nouvelle date de fin d emploi. 7. Dans le champ «Description». 17

18 Inscrire un commentaire, au besoin (modification des avantages sociaux, modification du titre d emploi ou autre). 8. Dans le champ «Horaire». Pour toute modification d horaire requise, cliquer sur le et sélectionner le nouvel horaire approprié qui est effectif à compter de la date de fin la plus récente, soit de la demande initiale (DPE) ou de la dernière prolongation. Si le choix désiré ne se retrouve pas parmi la liste de valeurs, inscrire HORIND et cliquer sur l icône, puis saisir le nombre d heures par jour et selon la période de paie, en référence à la semaine 1 et 2. Puis, sauvegarder en cliquant sur l icône. 9. Cliquer sur le bouton «Imputation» : 18

19 a. Inscrire le numéro du requérant. S il y a plus d un requérant, vous devez inscrire le numéro de requérant de la doyenne ou du doyen. b. Par défaut, la «Date début» qui apparaîtra est celle correspondant à la date du «Début d emploi» inscrite préalablement dans la DPE. c. Dans la case «Sujet», toujours inscrire le numéro 000. d. Positionner le curseur dans le champ jaune sous UBR. À partir du bouton de droite de la souris, sélectionner «Liste de valeurs». Au besoin, cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs afin de confirmer votre choix ou inscrire directement l UBR dans le champ, puis positionner le curseur dans le champ «Compte» et répéter la procédure précédente. e. Si le CBS est 000, vous n avez pas à l inscrire. Si le CBS est différent de 000, à la suite de l UBR inscrire deux points (..) et le CBS requis, puis enregistrer. f. Inscrire un % ou un montant dans la colonne appropriée, s il y a lieu, et s assurer que la somme de la colonne «%» égale 100 %. g. «Tech.» : cette case permet d indiquer la technique d imputation des avantages sociaux. Si «Inclus» (choix par défaut), les avantages sociaux vont se prélever automatiquement dans l enveloppe budgétaire inscrite sur cette même ligne. Sinon, sélectionner «Exclus», utiliser le bouton de la colonne «Ava.» pour saisir la ventilation appropriée. Si besoin, ajouter un commentaire à la ventilation dans la colonne «Com.» en utilisant le bouton, puis sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. Au bas de l écran, la note «Transaction terminée» apparaîtra. 10. Cliquer sur le bouton «Action» en haut à droite et cliquer le bouton «Compléter». Cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Transmettre appr.requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Par la suite, une demande d approbation est envoyée au tableau d approbation requérant (SOFE finances). Lorsqu il y a multiples requérants, et malgré que le numéro de requérant soit celui de la doyenne ou du doyen, une première approbation doit être effectuée par les responsables des UBR saisis dans l imputation. Une deuxième approbation est ensuite requise par la doyenne ou le doyen. Voir la procédure sur l approbation requérant et hiérarchique Dans le document financier, cliquer sur pour accéder à la demande de personnel et en valider l information. Si aucune modification n est requise, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Approbation requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Automatiquement, l état de la demande de personnel passe à «Transmettre ress. humaines». La demande de personnel est alors acheminée au Service des ressources humaines et financières. Pour toute modification, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Refusé». Indiquer les motifs du refus dans le champ «Commentaire». Cocher la case «Initiateur», puis cliquer sur le bouton «Confirmer». La demande de personnel retourne à l initiateur. 19

20 12. Tableau de bord et avis courriel. Des avis ont été programmés afin que le gestionnaire soit informé des dates de fin en lien avec les demandes de personnel. Ces avis vous parviendront 14 jours avant la date de fin prévue, par courriel et dans le tableau de bord. 20

21 Pas à pas Demande de personnel décentralisée (Recherche) Remplacement 1. À partir de l écran «Demande de personnel», cliquer sur l icône du centre pour appeler l historique de vos demandes de personnel, puis sélectionner le numéro de la demande de personnel appropriée. Si vous connaissez le numéro de la demande de personnel, cliquer sur la première icône et inscrire le numéro de la demande de personnel dans la colonne appropriée. Cliquer ensuite sur l icône du centre. 21

22 2. Cliquer sur le bouton «Ouvrir» au bas de l écran. 3. Cliquer sur le bouton «Remplacement». 4. Le curseur est déjà positionné dans le champ «Date» : inscrire la date du jour (format AAAAMMJJ) ou cliquer sur pour accéder au calendrier. 5. Dans le champ «Début rempl.» : indiquer la date du début du remplacement. 6. Dans le champ «Description» : inscrire un commentaire, au besoin (modification d horaire, modification des avantages sociaux, modification du titre d emploi ou autre). 7. Dans le champ «Empl. souhaité» : vous pouvez indiquer le numéro de matricule de l employé que vous souhaitez engager, s il y a lieu. Vous pouvez également joindre le CV de la personne en cliquant sur l icône. 8. Sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. REMARQUE : le champ «État» passe à «Initial» et un numéro de remplacement s inscrit automatiquement. 22

23 9. Cliquer sur le bouton «Imputation» : a. Inscrire le numéro du requérant. S il y a plus d un requérant, vous devez inscrire le numéro de requérant de la doyenne ou du doyen. b. Par défaut, la «Date début» qui apparaîtra est celle correspondant à la date du «Début d emploi» inscrite préalablement dans la DPE. c. Dans la case «Sujet», toujours inscrire le numéro 510. d. Positionner le curseur dans le champ jaune sous UBR. À partir du bouton de droite de la souris, sélectionner «Liste de valeurs». Au besoin, cliquer sur pour accéder à la liste de valeurs afin de confirmer votre choix ou inscrire directement l UBR dans le champ, puis positionner le curseur dans le champ «Compte» et répéter la procédure précédente. e. Si le CBS est 000, vous n avez pas à l inscrire. Si le CBS est différent de 000, à la suite de l UBR inscrire deux points (..) et le CBS requis, puis enregistrer. f. Inscrire un % ou un montant dans la colonne appropriée, s il y a lieu, et s assurer que la somme de la colonne «%» égale 100 %. g. «Tech.» : cette case permet d indiquer la technique d imputation des avantages sociaux. Si «Inclus» (choix par défaut), les avantages sociaux vont se prélever automatiquement dans l enveloppe budgétaire inscrite sur cette même ligne. Sinon, sélectionner «Exclus», utiliser le bouton de la colonne «Ava.» pour saisir la ventilation appropriée. Si besoin, ajouter un commentaire à la ventilation dans la colonne «Com.» en utilisant le bouton, puis sauvegarder en cliquant sur l icône dans la barre de boutons en haut à gauche. Au bas de l écran, la note «Transaction terminée» apparaîtra. 10. Cliquer sur le bouton «Action» en haut à droite et cliquer le bouton «Compléter». Cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Transmettre appr.requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Par la suite, une demande d approbation est envoyée au tableau d approbation requérant (SOFE finances). Lorsqu il y a multiples requérants, et malgré que le numéro de requérant soit celui de la doyenne ou du doyen, une première approbation doit être effectuée par les responsables des UBR saisis dans l imputation. Une deuxième approbation est ensuite requise par la doyenne ou le doyen. Voir la procédure sur l approbation requérant et hiérarchique Dans le document financier, cliquer sur pour accéder à la demande de personnel et en valider l information. Si aucune modification n est requise, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Approbation requérant», puis sur le bouton «Confirmer». Automatiquement, l état de la demande de personnel passe à «Transmettre ress. humaines». La demande de personnel est alors acheminée au Service des ressources humaines et financières. Pour toute modification, cliquer sur le bouton «Action» et choisir le bouton «Refusé». Indiquer les motifs du refus dans le champ «Commentaire». Cocher la case «Initiateur», puis cliquer sur le bouton «Confirmer». La demande de personnel retourne à l initiateur. 23

24 12. Tableau de bord et avis courriel. Des avis ont été programmés afin que le gestionnaire soit informé des dates de fin en lien avec les demandes de personnel. Ces avis vous parviendront 14 jours avant la date de fin prévue, par courriel et dans le tableau de bord. 24