ExpertsComptables HERACLES

Transcription

1 ExpertsComptables HERACLES

2 Accès Comment accède-t-on à la plateforme Héraclès?

3 Aperçu complet de l écran de connexion La connexion au site se fait à l adresse suivante : expert.heracles-huissiers.com Cette adresse vous dirigera sur votre serveur de connexion sécurisée «COMPTEXPERT». Figure Figure : connexion à votre compte Champ Le champ permet la saisie de votre identifiant «COMPTEXPERT». Champ Le champ permet la saisie de votre mot de passe «COMPTEXPERT». Action Une fois vos données de connexion saisies, le clic sur l action, lancera la connexion sécurisée à votre interface Héraclès.

4 Authentification à la plateforme Héraclès par l'intermédiaire de «COMPTEXPERT» La connexion sécurisée lancée par l authentification à «COMPTEXPERT» permet l accès à la plateforme Héraclès. Dans le cas où vous êtes un Expert-Comptable indépendant ou un Expert-Comptable salarié, vous accéderez à l interface de gestion des comptes Héraclès de vos établissements. Dans le cas où vous êtes un salarié, vous accéderez directement à l accueil de la plateforme Héraclès qui résume les dernières activités (cf. figure ). Figure

5 Fonction Quelles sont les fonctionnalités remplies par votre espace de gestion

6 Aperçu complet de l écran lors de la première connexion 5

7 Activation d un établissement Figure : élément de sélection d un établissement Figure Action Cliquez sur le champ avec la mention «Cliquez pour voir la liste de vos établissements.» pour afficher les établissements qui ne sont pas encore actifs sur Héraclès Figure : liste des établissements non actifs sur Héraclès Figure Action Action Dans la liste affichée, cliquez sur le nom d un établissement pour le sélectionner. Cela complètera l élément de sélection d un établissement présenté en «Figure». Une fois l élément de sélection de l étude compléter, il est possible de le vider rapidement en cliquant sur la croix. Figure 4 Figure : validation de la sélection Cliquez sur le bouton «Finaliser l enregistrement» pour finaliser l activation de votre établissement. 6

8 Confirmation définitive de l activation d un établissement Figure a b Action a et b Action Action Action 4 Action En cliquant sur le bouton «Télécharger au format PDF», vous pourrez obtenir le document correspondant au format PDF pour par exemple l imprimer. En cliquant sur le bouton «Consulter le tarif», vous afficherez les détails du tarif appliqué lors du recouvrement des créances sur la plateforme Héraclès. En cochant la case «J'accepte sans réserves les conditions générales», vous afficherez/activerez le bouton de l action 4. En cliquant sur le bouton «Valider» vous accepterez définitivement les conditions générales et activerez l établissement. En cliquant sur le bouton «Annuler», vous annulerez la sélection de l établissement et retournerez sur la page d accueil. 7

9 Etablissements actifs sur Héraclès Figure : ouverture d un établissement Chaque établissement activé pour fonctionner sur la plateforme Héraclès est affiché dans la partie «Vos comptes Héraclès». Figure Action Vous pouvez compléter l'inscription d un établissement, en cliquant sur son nom pour ouvrir le panel d ajout/modification de créancier(s). Figure Figure : ajout d un créancier Action Cliquez sur le bouton «Ajouter un créancier» pour associer un nouveau créancier à votre établissement. 8

10 Création d un créancier Figure : saisie d un créancier Le formulaire présenté en figure vous permet de saisir les informations concernant votre créancier : Figure I. Dénomination II. Adresse III. Compléments d adresse IV. Code postal V. Ville VI. SIRET VII. IBAN VIII. BIC Les champs dont le label est associé à une étoile sont obligatoires pour la saisie et l enregistrement d un créancier. Une validation de formulaire permet la vérification de la cohérence des données saisies. Le clic sur le bouton «Etape suivante : sélection Action d une étude», enregistre les informations saisies pour votre créancier et vous permet de finaliser l enregistrement en affichant l étape de sélection d une étude. 9

11 Sélection d une étude Figure : élément de sélection d étude Figure Action Cliquez sur le champ avec la mention «Sélection d une étude» pour afficher les études adhérentes à la plateforme Héraclès. Figure : liste des études adhérentes à Héraclès Figure Action Cliquez sur une des études présentées dans la liste pour la sélectionnée. Cela complètera l élément de sélection de l étude présenté en «Figure». Vous pouvez filtrer les études affichées dans la liste en saisissant tout ou partie du nom ou de la ville. Action Une fois l élément de sélection de l étude complété, il est possible de le vider rapidement en cliquant sur la croix. Figure 4 Figure : validation de la sélection Action 4 Cliquez sur le bouton «Finaliser l enregistrement» pour finaliser l association de l étude à votre créancier qui pourra être ainsi complet. 0

12 Confirmation de la sélection de l étude Figure : Popup de validation Action Le clic sur le bouton «Valider», validera définitivement l association de l étude au créancier et vous permettra de retourner sur la page de gestion de vos comptes. Action Le clic sur le bouton «Annuler», annulera la validation de la sélection de l étude et vous permettra de modifier l étude précédemment choisie. Figure

13 Gestion Gestion et exploitation de vos créanciers

14 Action Permet d afficher des informations complémentaires à propos de l étude associée à un créancier Action Permet de modifier le créancier et l étude associée à ce dernier Info Spécifie l état de l association. Les états possibles sont les suivants : I. «Incomplète, étude à renseigner» : la sélection de l étude lors de la création d un créancier n a pas été effectuée. II. «En attente de validation de l'étude» : la validation de l association entre le créancier et l étude a été soumise à cette dernière qui doit la valider. III. «Validée» : l association a été validée par l étude. Vous pouvez donc vous connecter sur la plateforme Héraclès en cliquant sur le bouton «Se connecter» visible désormais à gauche du bouton d ajout de créancier. Action 4 4

15 Nouveau dossier 4 Ouverture de nouveaux dossiers sur la plateforme Héraclès

16 Menu de Héraclès Figure : Accès aux fonctionnalités d ouverture Figure Action Le clic sur «Dossiers», vous permettra d afficher la recherche de dossier et de saisir un nouveau dossier (cf. figure ). Action Le clic sur «Services» vous permettra d accéder à la mise en ligne d un fichier d ouverture de dossiers (cf. figure ) Figure : Accès à la saisie de dossier Action Le clic sur «Saisir un nouveau dossier» vous permettra d accéder au formulaire de saisie de dossiers. Figure Figure : Accès au service de mise en ligne d un fichier Figure Action Le clic sur «Ouverture de dossiers», vous permettra d accéder à la page de mise en ligne d un fichier d import de nouveaux dossiers. 4 5

17 Saisie de dossier Figure : Saisie d un nouveau dossier La zone «Créancier» vous permet de choisir le Zone créancier pour lequel le dossier est saisi. Dans le cas où un seul créancier est associé à votre établissement, ce dernier est automatiquement sélectionné. Dans le cas contraire, une liste déroulante vous permet d effectuer votre sélection. Zone Figure 4 La zone «étude» vous spécifie l étude associée au créancier présent dans la zone. La zone «créance» vous permet de saisir la ou Zone les facture(s) impayée(s) qui constitue(nt) votre dossier. En effet, un dossier de recouvrement sur Héraclès peut être constituer de plusieurs créances. La zone «débiteur» vous permet de saisir les informations concernant le débiteur du dossier. Vous pouvez enregistrer une personne morale ou une personne physique. Zone 4 5 La zone «récapitulatif» vous permet de visualiser Zone 5 le montant total du dossier (qui est la somme des montants des créances) et de saisir le numéro unique de votre dossier. Cliquez sur «enregistrer» pour sauvegarder votre saisie. 6

18 Saisie de dossier Figure : Mise en ligne du fichier Figure Action Action Cliquez sur «Choisissez un fichier» pour sélectionner votre fichier d ouverture de nouveaux dossiers Une fois le fichier choisi, cliquez sur «Transmettre le fichier choisi» pour nous l envoyer. Figure : Sélection du créancier Figure Action Dans le cas où le fichier transmis n est pas le bon, cliquez sur le bouton «Supprimer le fichier précédemment transmis et en transmettre un nouveau» Saisie 4 Si le fichier est correct, sélectionnez le créancier associé au dossier dans la liste déroulante 4 4 Figure Figure : Sélection de l étude 5 Figure 4 Saisie 5 Une fois le créancier sélectionné, vous pourrez sélectionner l étude associée dans la liste déroulante 5 Figure : Sélection de l étude 6 Cliquez sur le bouton «Finaliser la transmission Action 6 de votre fichier à nos services» pour nous transmettre définitivement ce fichier d ouverture de dossiers pour le créancier et l étude saisis 7

19 Description du fichier d ouverture de dossiers Le fichier d ouverture de dossier transmis à nos services doit être au format Excel (XLS ou XLSX) I. Colonne A : Nom du débiteur II. Colonne B : Prénom du débiteur III. Colonne C : Compléments d'adresse du débiteur IV. Colonne D : Adresse du débiteur V. Colonne E : Code postal du débiteur VI. Colonne F : Ville du débiteur VII. Colonne G : Téléphone du débiteur VIII. Colonne H : Téléphone du débiteur IX. Colonne I : Fax du débiteur X. Colonne J : du débiteur XI. Colonne K : du débiteur XII. Colonne L : Motif de la créance XIII. Colonne M : Numéro de dossier DO XIV. Colonne N : Date de la créance XV. Colonne O : Complément du motif de la créance XVI. Colonne P : Montant total du dossier Le motif de la créance sera : «[Colonne L] (document en date du [Colonne N])» 8

20 Mises à jour 5 Mises à jour des dossiers sur la plateforme Héraclès

21 Figure : Mises à jour administratives et financières Action Figure Permet de mettre à jour les coordonnées postales, téléphoniques et l du débiteur Action A utiliser dans le cas où le montant total du dossier a diminué depuis son ouverture Action A utiliser dans le cas où le montant total du dossier a augmenté depuis son ouverture Action 4 Quand un débiteur effectue un versement directement vers vos services, le montant de ce versement doit être reporté dans le dossier grâce à l action 4 4 Figure : Changement d état 5 Action 5 A utiliser pour clôturer le dossier de façon définitive et empêcher tout versement futur. Figure 0