SONT PRÉSENTS : Madame Guylaine Lejeune, présidente, Messieurs Michel Baron, Robert Bergeron, Claude Boulianne et Rodrigue Vigneault.

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1 CANADA PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU FER SÉANCE ORDINAIRE COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL d une séance ordinaire du Comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, tenue le 13 décembre 2013 à 18 heures, au 30, rue Comeau, Sept-Îles. SONT PRÉSENTS : Madame Guylaine Lejeune, présidente, Messieurs Michel Baron, Robert Bergeron, Claude Boulianne et Rodrigue Vigneault. SONT ABSENTS : Monsieur Mario Guérin et madame Danielle Bérubé. SONT PRÉSENTS : Monsieur Lucien Maltais, directeur général, monsieur Richard Poirier, directeur des services éducatifs, madame Anna Blais, directrice des services des ressources financières et matérielles et madame Solange Turgeon, directrice du service des ressources humaines et secrétaire générale. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION CE /028 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Rodrigue Vigneault et adopté à l'unanimité que l'ordre du jour de la présente séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, soit accepté tel que présenté. PÉRIODE D'INSCRIPTION AUX QUESTIONS DIVERSES RÉSOLUTION CE /029 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité que les sujets suivants soient inscrits aux questions diverses et que celles-ci demeurent ouvertes Réfection des murs extérieurs, portes et fenêtres Phase 1 / École Jacques- Cartier / Choix de la firme d architecture, Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 1

2 PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucun public. DISPENSE DE LA LECTURE DU PROCÈS-VERBAL RÉSOLUTION CE /030 CONSIDÉRANT l'article 170, 2 e paragraphe de la "Loi sur l'instruction publique" : " Le Conseil des commissaires peut, par résolution, dispenser le secrétaire général de lire le procès-verbal pourvu qu'une copie en ait été remise à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la séance où il est approuvé "; CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 1 er novembre 2013 a été remis à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la présente séance; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal. ADOPTION ET SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 1 er NOVEMBRE 2013 RÉSOLUTION CE /031 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel Baron et adopté à l'unanimité d'accepter le procès-verbal suivant : «Procès-verbal de la séance ordinaire du 1 er exécutif» tel que présenté. novembre 2013 du Comité CAMPAGNE DE FINANCEMENT / HARMONIE JEAN-DU-NORD ET HAR MANIK RÉSOLUTION CE /032 CONSIDÉRANT la campagne de financement organisée par l Harmonie de l École Jeandu-Nord et l Har Manik; CONSIDÉRANT que la tenue de cette campagne a été autorisée par le conseil d établissement de l école Jean-du-Nord/Manikoutai; Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 2

3 CONSIDÉRANT la prévente qui a été effectuée par les élèves au cours des dernières semaines; CONSIDÉRANT le Règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Rodrigue Vigneault et adopté à l'unanimité d approuver le paiement d un montant de ,10 $ à ED-REC Citrus. VOYAGE NEW-YORK / BOSTON CENTRE ÉDUCATIF L ABRI / CHOIX DE L AGENCE VOYAGE RÉSOLUTION CE /033 CONSIDÉRANT le projet de voyage à New York et Boston pour un groupe d élèves du Centre éducatif l Abri, en avril 2014; CONSIDÉRANT que ce projet a été accepté par le conseil d établissement du Centre éducatif l Abri; CONSIDÉRANT que ce projet sera entièrement autofinancé (contributions parentales, activités de financement, commanditaires); CONSIDÉRANT que l école est allée en appel d offres sur invitation auprès de (2) agences de voyage; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres : Omnitour 899 $ par élève; Educatours 989 $ par élève; CONSIDÉRANT que, l offre de Educatours inclut des billets pour un spectacle supplémentaire, la visite de la statue de la Liberté sur un bateau de croisière au lieu d un traversier et des hôtels d une qualité supérieure à l offre d Omnitour; CONSIDÉRANT que, les organisateurs ont toujours été très satisfaits des services reçus par Educatours lors de voyages antérieurs; CONSIDÉRANT que, selon l offre de Educatours, le coût du voyage pour 39 élèves et 4 adultes accompagnateurs est évalué à $; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l'unanimité de retenir l offre de Educatours pour l'organisation d un voyage à New York et Boston d un groupe d élèves du CEL A, en avril 2014, pour un montant de 989 $ par élève. Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 3

4 RÉFECTION DE L ENVELOPPE EXTÉRIEURE / PHASE 3 / ÉCOLE MANIKOUTAI / CHOIX DE LA FIRME D INGÉNIEURS RÉSOLUTION CE /034 CONSIDÉRANT la demande présentée au MELS pour réaliser la phase 3 de la réfection de l enveloppe extérieure de l école Manikoutai; CONSIDÉRANT que le 28 mars 2013, la ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport a approuvé ce projet dans le cadre de la mesure «Maintien des bâtiments »; CONSIDÉRANT nos besoins pour des services professionnels en ingénierie afin de produire les plans et devis ainsi que pour effectuer la surveillance des travaux; CONSIDÉRANT que la firme Roche a réalisé les plans et devis ainsi que la surveillance des travaux d ingénierie lors des phases 1 et 2; CONSIDERANT les avantages de la continuité sur les plans de la maîtrise du dossier et de l expertise acquise lors des phases 1 et 2; CONSIDÉRANT l article de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui nous autorise à procéder par octroi de gré à gré pour tous nos contrats d architecture ou de génie autre que forestier dont le montant de la dépense est supérieur à 0,01 $, mais inférieur à $; CONSIDÉRANT que la firme nous propose une facturation sur une base horaire plus les dépenses majorées de 5%; CONSIDÉRANT que les honoraires sont estimés à $ (taxes en sus); CONSIDÉRANT la recommandation de notre service des ressources matérielles; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité D ENGAGER la firme Roche pour les services professionnels en ingénierie relatifs aux travaux de réfection de l enveloppe extérieure, phase 3, de l école Manikoutai. ACQUISITION D ORDINATEURS USAGÉS RÉSOLUTION CE /035 CONSIDÉRANT les ententes du Centre collégial des services regroupés, ici appelé le CCSR; Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 4

5 CONSIDÉRANT que le CCSR initie divers appels d'offres pour l'acquisition d'équipements informatiques pour les besoins des collèges et ses autres membres du domaine scolaire; CONSIDÉRANT qu'en avril 2004, la Commission scolaire du Fer a signé un contrat de service qui lui permet de bénéficier des ententes négociées par le CCSR, contrat qui s'est renouvelé en décembre 2004 et qui se renouvelle automatiquement à la fin de chaque année, à moins que la Commission scolaire ne décide d'y mettre fin. CONSIDÉRANT la mesure 50732A du MELS, "Ordinateurs, systèmes d'exploitation, logiciels et matériel périphérique"; CONSIDÉRANT le budget de $ disponible en dans le cadre de cette mesure; CONSIDÉRANT les recommandations du Comité TIC pour la répartition des ressources et les propositions faites au comité consultatif de gestion pour le remplacement des ordinateurs (214 ordinateurs) dans les écoles et centres des adultes; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel Baron et résolu à l'unanimité D'AUTORISER LES ACHATS D'ORDINATEURS USAGÉS auprès de CNB COMPUTERS INC., fournisseur autorisé par le biais des ententes du CCSR, pour un montant avant taxes de $, et D'AUTORISER LES ACHATS DE LICENCES OFFICE 2010 POUR CES ORDINATEURS auprès de SOFTCHOICE CORPORATION, partenaire de distribution des licences et logiciels de Microsoft, pour un montant avant taxes de ,48 $. ACQUISITION D ORDINATEURS PORTABLES / ENSEIGNANTS RÉSOLUTION CE /036 CONSIDÉRANT la mesure 50732B du MELS, "Ordinateurs portables" et le budget de $ disponible en ; CONSIDÉRANT l'obligation d'acquérir les ordinateurs portables dans le cadre d'un achat regroupé soit auprès du Centre collégial des services regroupés (CCSR) ou auprès du Centre de services partagés du Québec (CSPQ); Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 5

6 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire participe au regroupement des achats du Centre collégial des services regroupés (CCSR) pour l'acquisition d'équipements informatiques de type postes clients; CONSIDÉRANT que chaque école peut utiliser le montant alloué aux ordinateurs portables en tout ou en partie à l'acquisition d'autres technologies, donc le besoin en ordinateurs portables peut varier; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l'unanimité d'autoriser l'achat d'ordinateurs portables de marque Lenovo incluant les composantes additionnelles telles qu'indiquées dans le tableau ci-dessous auprès de SOCIÉTÉ TELUS COMMUNICATIONS, revendeur autorisé par Lenovo dans l'entente du CCSR pour un montant unitaire avant taxes de 879,00 $. Le coût total des achats ne doit pas être supérieur au budget disponible soit $ incluant les taxes ainsi que les récupérations de taxes. Description Prix à l'unité LENOVO Thinkpad L $ COMPOSANTES ADDITIONNELLES Valise de transport Targus modèle CTM 300, ou équivalente #43R $ Souris sans fil WiFi #0A $ Station d'accueil (réplicateur de ports) # U $ Remplacement batterie de longue durée 9 cellules #0B $ SOUS-TOTAL $ ACQUISITION D UN ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE DE GESTION UNIFIÉE DES MENACES RÉSOLUTION CE /037 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer doit assurer une navigation WEB et un service de courrier sécuritaires en tout temps à tous ses utilisateurs (élèves et personnel) dans tous ses établissements; CONSIDÉRANT que, depuis 1998, la Commission scolaire utilise pour la sécurité WEB une application logicielle qui a été acquise en 2008 par la Société Websense qui a intégré ce logiciel à la famille de produits de sécurité de WEBSENSE; CONSIDÉRANT que, pour offrir un service de courrier électronique sécuritaire, la Commission scolaire utilise une autre application pour le filtrage de contenu et l'anti-virus des boîtes de courrier électronique, soit GWAVA; Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 6

7 CONSIDÉRANT que les coûts annuels pour ces applications sont élevés; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire désire associer l ensemble des services de sécurité au sein d un seul équipement unifié; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire est allée en appel d offres public pour l acquisition d équipements de gestion unifiée des menaces; CONSIDÉRANT que deux (2) soumissions ont été reçues dans le délai prescrit et ont été ouvertes par le représentant de la Commission scolaire du Fer; CONSIDÉRANT les résultats des soumissions: Prix soumis (avant taxes) Précicom Technologies inc ,00 $ Technologies Métafore inc ,00 $ CONSIDÉRANT que cet achat sera financé à même les sommes allouées par le MELS pour le développement informatique; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l'unanimité d'autoriser l'achat des équipements de gestion unifiée des menaces UTM Fortinet auprès du plus bas soumissionnaire conforme, PRÉCICOM TECHNOLOGIES INC., pour un montant avant taxes de $. ÉCOLE MÈRE D YOUVILLE / RAMPE D ACCÈS CONTRAT DE L ENTREPRENEUR RÉSOLUTION CE /038 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d'offres sur invitation auprès quatre (4) entrepreneurs en construction pour l installation d une rampe d accès à l école Mère-d Youville; CONSIDÉRANT que trois (3) d entre eux ont répondu à notre appel d offres; CONSIDÉRANT le résultat de l'appel d'offres: Leclerc Pelletier $ (taxes en sus) Québec inc. G.S. Construction $ (taxes en sus) Construction RIC (2006) inc $ (taxes en sus) Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 7

8 CONSIDÉRANT que les montants soumis sont plus élevés que ce qui était estimé; CONSIDÉRANT la clause de réserve inscrite dans les documents d appel d offres à l effet que la commission scolaire ne s engage à accepter aucune des soumissions reçues; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Rodrigue Vigneault et résolu à l unanimité de rejeter toutes les offres reçues et d annuler le présent appel d offres. GESTION DE L'AGENDA Ce sujet sera traité au conseil. RÉFECTION DES MURS EXTÉRIEURS, PORTES ET FENÊTRES PHASE 1/ ÉCOLE JACQUES-CARTIER/ CHOIX DE LA FIRME D ARCHITECTURE RÉSOLUTION CE /039 CONSIDÉRANT la demande présentée au MELS, en juillet dernier, pour la réfection des murs extérieurs, portes et fenêtres phase 1 de l'école Jacques-Cartier, dans le cadre de la mesure «Maintien des bâtiments »; CONSIDÉRANT nos besoins en services professionnels pour produire les plans et devis ainsi que pour effectuer la surveillance des travaux; CONSIDÉRANT l échéancier pour la préparation des plans et devis, de l appel d offres et de la réalisation des travaux; CONSIDÉRANT que la firme DMG Architecture connaît bien ce bâtiment pour y avoir travaillé lors d autres projets; CONSIDÉRANT les avantages de la continuité sur les plans de la maîtrise du dossier et de l expertise acquise lors d autres projets; CONSIDÉRANT l article de notre Politique relative aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction qui nous autorise à procéder par octroi de gré à gré pour tous nos contrats d architecture ou de génie autre que forestier dont le montant de la dépense est supérieur à 0,01 $ mais inférieur à $; Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 8

9 CONSIDÉRANT la politique de gestion du Conseil du trésor intitulée «Tarif d honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des architectes» applicable aux commissions scolaires; CONSIDÉRANT que les tarifs proposés par la firme sont calculés selon la méthode à pourcentage; CONSIDÉRANT que selon l estimation des travaux, les honoraires sont estimés à $ (taxes en sus); CONSIDÉRANT la recommandation de notre service des ressources matérielles; IL EST PROPOSÉ PAR le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité d engager la firme DMG Architecture pour les travaux de réfection des murs extérieurs, portes et fenêtres phase 1 de l'école Jacques-Cartier. PÉRIODE DE QUESTIONS DES COMMISSAIRES Aucune question. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucun public. LEVÉE DE LA SÉANCE RÉSOLUTION CE /040 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Michel Baron et adopté à l'unanimité que la séance soit levée à 18 h 40. Guylaine Lejeune Présidente Solange Turgeon secrétaire générale ST/mg Séance ordinaire du 13 décembre 2013 Page 9