SOMMAIRE. CODIFICATION DU MÉTIER INDIVIDUEL ET QUALIFICATION DU SALARIÉ...22 à 24 RÉGULARISATION ANNUELLE DES COTISATIONS DE SÉCURITÉ SOCIALE...

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1 CONGES INTEMPERIES BTP Caisse Nationale des Coopératives 88, rue de Courcelles Paris Agréée par arrêté ministériel du 6 juillet 1937 MARS 2015 DES CONGÉS 2015 SOMMAIRE RÉGIME DES CONGÉS ANNUELS PAYÉS - Rappel des dispositions essentielles à 9 LE CERTIFICAT DE CONGÉS ET DEMANDES DE CONGÉS Nos recommandations pour un déroulement normal de la prise des congés 2015 et de l indemnisation par la Caisse des différentes périodes d absences pour congés Modèle de certificat et demande de congés pré-établis et 13 - Utilisation des certificats et demandes de congés pré-établis par la Caisse à 13 L ATTESTATION DE PAIEMENT Modèle d attestation de paiement et titre de paiement et 15 LA FICHE «NAVETTE» Modèle de fiche «NAVETTE» et 17 DÉPART D UN SALARIÉ EN COURS D ANNÉE - Obligation de l employeur et instructions relatives à l établissement des certificats de congés des salariés débauchés à 21 CODIFICATION DU MÉTIER INDIVIDUEL ET QUALIFICATION DU SALARIÉ à 24 RÉGULARISATION ANNUELLE DES COTISATIONS DE SÉCURITÉ SOCIALE Notre guide ne peut évidemment apporter une réponse à tous les cas particuliers. Pour tous renseignements complémentaires, prenez contact avec notre service «PRESTATIONS». TÉLÉPHONE TÉLÉCOPIE

2 1 ERE PARTIE 0000 RÉGIME DES CONGÉS PAYÉS APPLICABLE A L'ANNÉE 2015 RAPPEL DES DISPOSITIONS ESSENTIELLES Accidents du travail et maladies professionnelles - Congés de maternité. 4 Ancienneté Calcul de l'indemnité de congés Charges sociales sur indemnités de congés payés... 9 Chômage-intempéries Contrôle et responsabilité des employeurs Dispositions spécifiques aux 35 heures Durée des congés Fermeture de l'entreprise pendant les congés Formation professionnelle et autres stages Fractionnement Jeunes travailleurs et apprentis Jour férié inclus dans une période de congés Jours ouvrables et point de départ des périodes de congés Maladie survenant avant le départ en congés Maladie survenant pendant les congés Maladies non professionnelles Mentions relatives aux congés sur bulletins et livre de paie Mères de famille Ordre des départs en congés Ouverture du droit aux congés Paiement des indemnités de congés Période de référence Période de congés Préavis non effectué Prime de vacances Prise des congés Prise effective des congés et interdiction de travailler.. 3 Retenue à la source sur congés payés des salariés résidant à l'étranger

3 PRISE EFFECTIVE DES CONGÉS L'indemnité de congés versée par la Caisse est inséparable de la prise effective du congé. Pour bénéficier de l'indemnité de congés payés, le salarié doit cesser de travailler et ne peut cumuler indemnités de congés et salaire. INTERDICTION DE TRAVAILLER La loi interdit à un employeur, sous peine de sanctions, d'occuper un salarié à des travaux rémunérés pendant ses périodes de vacances et à un salarié d'avoir une activité rémunérée pendant les mêmes périodes. La Caisse est en droit d'exiger le remboursement des indemnités qu'elle a versées, à la demande de l'employeur et/ou du salarié, alors qu'il s'avère, après contrôle, que le congé correspondant n'a pas été effectivement pris. Cas particuliers : Les salariés qui ont cessé leur activité ou qui ne travaillent plus dans le bâtiment ou les travaux publics doivent adresser à la Caisse, pour obtenir la liquidation de leurs droits acquis après le 31 mars 2015, un document justifiant leur nouvelle situation (notification d admission au POLE EMPLOI précisant le nombre de jours de carence pour congés payés, dans les cas de chômage, pré-retraite, etc., ou attestation du nouvel employeur hors bâtiment ou travaux publics). CONTRÔLE DE LA PRISE EFFECTIVE DES CONGÉS RESPONSABILITÉ DES EMPLOYEURS Les demandes de congés sont établies sous l'entière responsabilité des employeurs qui devront à tout moment pouvoir justifier les périodes de congés déclarées à la Caisse. 3

4 PÉRIODE DE RÉFÉRENCE Il s'agit de la période prise en considération pour la détermination de la durée des congés et du montant de l'indemnité correspondante. Elle s'étend, pour les congés 2015, du 1 er avril 2014 au 31 mars PÉRIODE DE CONGÉS La période pendant laquelle les salariés doivent prendre leurs congés 2015 s'étend du 1 er mai 2015 au 30 avril OUVERTURE DU DROIT AUX CONGÉS Pour avoir droit à un congé, la loi prévoit que le salarié doit avoir accompli au moins un temps de travail effectif dans une ou plusieurs entreprises du bâtiment ou des travaux publics affiliées à une Caisse de Congés Payés. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES AUX 35 HEURES Dans l attente de la révision des seuils concernant le calcul des indemnités de congés payés pour les professions du BTP, des modalités particulières sont appliquées aux salariés des entreprises dont l horaire hebdomadaire réel, pratiqué pendant toute la durée de l exercice de référence aura été de 35 heures. Ces dispositions concernent plus spécifiquement : - la détermination de la durée des congés en nombre de jours : Pour les OUVRIERS et Apprentis, la règle d équivalence des 4 semaines est systématiquement substituée à la règle d équivalence de 150 heures, lorsque celle-ci s avère plus favorable au salarié. - le seuil d ouverture du droit à la prime de vacances de 30 % : Pour les salariés OUVRIERS et Apprentis le seuil de 1675 heures ouvrant droit à la prime de vacances est ramené à 1503 heures pour les salariés ayant pratiqué l horaire hebdomadaire de 35 heures pendant toute la période de référence. DURÉE DES CONGÉS Personnel horaire ou mensualisé (Ouvriers et Apprentis) : nombre de jours de congés ouvrables acquis par tranche d heures de travail payées et de périodes assimilées avec un maximum de 30 jours ouvrables : - 1 jour ouvrable acquis de 63 à 125 heures, - 2 jours ouvrables acquis de 126 à 149 heures, - soit 2,5 jours ouvrables acquis par tranche de 150 heures. Personnel à salaire mensuel fixe (Cadres et Etam) : nombre de jours de congés ouvrables acquis par tranche de jours de travail effectif et de périodes assimilées : - 1 jour ouvrable acquis de 10 à 23 jours, - 2 jours ouvrables acquis de 24 à 27 jours, - soit 2,5 jours ouvrables acquis par mois. PÉRIODES D'ACCIDENT DU TRAVAIL, D ACCIDENT DU TRAJET, MATERNITÉ, PATERNITÉ, MALADIE PROFESSIONNELLE Sont assimilées à un temps de travail effectif pour la détermination du droit aux congés : - les absences pour cause d'accident du travail, d accident de trajet ou de maladie professionnelle (indemnisées par la Sécurité Sociale) dans la limite d'une durée d'un an. - les congés de maternité dont la durée s'établit à 16, 18, 26 ou 28 semaines selon le nombre d'enfants ; en cas de maladie résultant de la grossesse ou des couches, ces périodes peuvent être augmentées de 2 semaines avant la date présumée de l'accouchement et de 4 semaines après la date de celui-ci ; - les congés de paternité dont la durée s'établit à 11, ou 18 jours selon le nombre d enfants ; - les congés d'adoption dont la durée s'établit à 10, 12, 18 ou 20 semaines selon le nombre d'enfants. L'employeur doit évaluer le nombre d'heures de travail perdues pour l ensemble des absences assimilées ci-dessus énumérées à du temps de travail, en fonction de l'horaire de l'entreprise au moment de l'arrêt de travail du salarié. Pour le personnel Cadre et Etam, ainsi que le personnel à temps partiel, le temps de travail perdu doit être exprimé en mois et en jours, les fractions de mois étant décomptées en trentièmes. Le salarié doit joindre à son certificat bleu le décompte ou une attestation de sa Caisse de Sécurité Sociale justifiant les périodes d'arrêt de travail. PÉRIODES DE MALADIE NON PROFESSIONNELLE Personnel "Ouvrier" : pour cette catégorie de personnel, les périodes de maladie non professionnelle ne sont pas assimilées à un temps de travail effectif et n'ouvrent pas droit aux congés. Elles sont cependant prises en considération pour l'attribution de la prime de vacances. Elles figurent donc sur le certificat bleu à la rubrique prévue à cet effet et doivent être justifiées par un document émanant de la Caisse de Sécurité Sociale. Personnel "Cadre et Etam" : pour les Cadres et les Etam, les absences par suite de maladie non professionnelle sont assimilées à un temps de travail effectif dans les conditions suivantes : Les périodes de maladie non professionnelle sont prises en compte pour le calcul du congé annuel pour les Cadres et ETAM justifiant avoir, au cours de la période de référence, au moins 120 jours, ouvrables ou non, continus ou non, d'exécution effective du contrat de travail ou des périodes qui y sont assimilées. Si le salarié ne justifie pas de 120 jours de travail, il n'est pas tenu compte des jours perdus pour maladie non professionnelle et les congés sont limités aux droits acquis par les jours de travail effectifs. Cadres et Etam doivent, comme les Ouvriers, joindre à leur certificat bleu, le décompte des indemnités journalières qui leur ont été versées par leur Caisse de Sécurité Sociale. CHÔMAGE-INTEMPÉRIES Les heures de chômage-intempéries sont prises en compte pour leurs trois-quarts pour la détermination des droits aux congés. PRÉAVIS NON EFFECTUÉ La durée du préavis non effectué est retenue pour le calcul de la durée du congé payé et l'indemnité correspondante est normalement prise en compte pour le calcul de l'indemnité de congés payés. 20 4

5 FORMATION PROFESSIONNELLE Stages de formation inscrits au plan de formation de l'entreprise : durant ces stages, le salarié continue à être appointé par l'employeur qui, lorsqu'il est assujetti à la cotisation "Formation Continue", peut se faire rembourser (charges comprises) par l'organisme dont il dépend. Le temps du stage est assimilé à un temps de travail effectif pour la détermination des droits à congés. Congés individuels de formation (Article L à L du Code du Travail) : le temps consacré au stage est assimilé à un temps de travail effectif. Lorsque l'employeur est assujetti à la cotisation "Formation Continue", il peut se faire rembourser par l'organisme agréé dont il dépend, de la rémunération (charges comprises) versée au stagiaire. AUTRES STAGES Sont également assimilés à un temps de travail effectif pour la détermination des droits à congés : - les stages non rémunérés en vue de favoriser la formation des Cadres et Animateurs pour la jeunesse ; - les stages non rémunérés de formation économique, sociale et syndicale. ANCIENNETÉ Personnel "Ouvrier" : les Caisses versent aux ouvriers du Bâtiment une indemnité d'un montant équivalent à : - 2 jours après 20 ans ; 4 jours après 25 ans ; 6 jours après 30 ans de services continus ou non dans la même entreprise au 31 mars Cette indemnité est accordée sous la forme d'une prime sans qu'il y ait pour autant une augmentation de la durée des congés. Elle est versée en même temps que le congé principal. Personnel "Cadres et Etam" : les conventions collectives des cadres et des Etam accordent des jours de congés supplémentaires effectivement pris, au titre de l'ancienneté, soit dans l'entreprise, soit dans la profession, sur les bases suivantes : a) ancienneté acquise dans une seule entreprise : - 2 jours si plus de 5 ans de présence dans l'entreprise au 31 mars 2015 quels que soient les emplois successifs occupés, - 3 jours si plus de 10 ans dans les mêmes conditions. b) ancienneté acquise dans plusieurs entreprises en qualité de Cadre ou d'etam : en qualité de Cadre ou d'etam seulement dans plusieurs entreprises du bâtiment ou des travaux publics ; le temps passé dans la profession en qualité d'ouvrier ne doit pas être pris en considération, - 3 jours si plus de 20 ans dans les mêmes conditions. L'indemnité afférente à ces jours supplémentaires de congés est versée dix jours avant la prise effective de ces jours de congés d'ancienneté. Ces jours de congés supplémentaires, sauf accord exprès de l'entreprise, ne peuvent être accordés en même temps que tout ou partie du congé principal et doivent être pris entre le 1 er mai 2015 et le 30 avril 2016 à des dates fixées suivant les nécessités de l'entreprise par accord entre celle-ci et le Cadre ou l'etam intéressé. Ils ne peuvent être pris en compte pour l'ouverture du droit aux jours de fractionnement. Détermination de l'ancienneté des Ouvriers, Cadres et Etam : sont considérées comme période de travail effectif pour la détermination du droit à l'ancienneté, les périodes pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail a été suspendu, sans qu'il y ait eu résiliation du contrat : maladie, accident du travail, chômage. Dans tous les cas (Ouvriers, Cadres, Etam), la durée des services s'apprécie au 31 mars DÉTERMINATION DES DROITS A L'ANCIENNETÉ - Ancienneté acquise dans une seule entreprise (Ouvriers, Etam, Cadres) : la rubrique "ancienneté dans l'entreprise" du certificat bleu est complétée par le nombre d'années entières d'ancienneté dans votre entreprise au 31 mars 2015, quels que soient les emplois successifs occupés (exemple pour 9 ans et 7 mois d'ancienneté au 31 mars 2015, l'ancienneté est de 9 ans et non 10). - Ancienneté acquise dans plusieurs entreprises en qualité de Cadre ou d'etam : 1 / comme dans le cas précédent, la rubrique "ancienneté dans l'entreprise" du certificat bleu est complétée par le nombre d'années entières d'ancienneté dans votre entreprise au 31 mars / La rubrique "ancienneté dans la profession" du certificat bleu est complétée par le nombre d'années entières d'ancienneté en qualité de CADRE ou d'etam seulement dans plusieurs entreprises du bâtiment ou des travaux publics. - 2 jours si plus de 10 ans de service au 31 mars

6 MÈRES DE FAMILLE Les femmes salariées âgées de moins de 21 ans au 30 avril 2014 bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril Ce congé supplémentaire est réduit à un jour par enfant si le temps de travail de l'intéressée ne lui donne pas droit légalement à plus de six jours de congés. Les femmes salariés âgées de plus de 21 ans au 30 avril 2014 bénéficient également de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril 2015, sans que le cumul du nombre de jours de congés supplémentaires et de congé annuel ne puisse excéder la durée maximale du congé annuel prévu à l article L du code du travail. IMPORTANT le total des jours de congés légal est limité à 30 jours, jours de mère de famille inclus. L'existence d'un lien de parenté entre la salariée et l'enfant n'est pas nécessaire. Pour en bénéficier, vous devez nous présenter la photocopie complète de votre livret de famille. JEUNES TRAVAILLEURS ET APPRENTIS Quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, les jeunes travailleurs et apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril 2014 ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables. Toutefois, ils ne perçoivent que l'indemnité déterminée en fonction du temps de travail accompli au cours de la période de référence et ne peuvent exiger aucune indemnité pour ces journées d'absences supplémentaires. PRIME DE VACANCES Bénéficient de la prime de vacances : - les Ouvriers du bâtiment qui justifient 1675 heures de travail effectif ou de périodes assimilées, dans la profession, au cours de la période de référence, - les Cadres et Etam réunissant 6 mois de présence dans la profession à la fin de la période de référence, - les salariés qui n'ont pas accompli heures de travail par suite de maladie non professionnelle. La prime de vacances est égale à 30 % de l'indemnité acquise à raison de 2 jours par tranche de 150 heures (par mois pour les Cadres et Etam), avec un maximum de 24 jours ouvrables auxquels s'ajoutent, le cas échéant, les jours d'ancienneté et de fractionnement. La prime de vacances n'est pas due sur les jours acquis au titre de la 5 e semaine, c'est-à-dire à raison de un demi-jour ouvrable par tranche de 150 heures (par mois pour les Cadres et Etam). PRISE DE CONGÉS La durée des congés pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (congé principal). Les jours dûs au-delà de 24 jours ouvrables (5 e semaine) peuvent être pris : - en tout ou partie selon des modalités fixées par accord entre l'employeur et les salariés, notamment sous forme de jours séparés pris entre le 1 er mai 2015 et le 30 avril 2016 (par exemple : pour un pont ou un jour d'absence pour convenance personnelle) ; dans ce cas, cinq jours ouvrés sont assimilés à la 5 e semaine de congés, l'indemnité devant, pour ces cinq jours ouvrés, être équivalente à 6 jours ouvrables de congés ; - si aucun accord interne n'est intervenu dans l'entreprise, la 5 e semaine doit être prise, en une seule fois, entre le 1 er novembre 2015 et le 31 mars 2016, à une date fixée par l'employeur. IMPORTANT NE DOIVENT PAS ÊTRE ACCOLÉS AU CONGÉ PRINCIPAL D'ÉTÉ - les jours de 5 e semaine, - le repos compensateur prévu à l'article L du Code du Travail (qui doit être pris en dehors de la période du 1 er juillet au 31 août, non accolé au congé annuel payé, que celui-ci soit pris en une ou plusieurs fois - Code du Travail article D ). Cas particuliers : La loi du 25 juillet 1985, portant diverses dispositions d'ordre social, prévoit qu'il peut être dérogé individuellement à cette disposition pour ceux des salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières ; ils pourront ainsi prendre leurs cinq semaines d'affilées. Cette particularité, qui vise principalement les travailleurs originaires des DOM et les travailleurs étrangers qui retournent dans leur pays d'origine, ne peut avoir une portée collective. ORDRE DES DÉPARTS EN CONGÉS L'ordre des départs en congés est fixé par l'employeur après avis, le cas échéant, des délégués du personnel, compte tenu de la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congés du conjoint dans le secteur public ou privé et de la durée de leurs services chez l'employeur. Les conjoints travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané. Les conventions collectives prévoient en outre que les dates des périodes de congés doivent être communiquées à chaque ayant-droit au plus tard deux mois avant son départ. L'ordonnance du 16 janvier 1982 stipule par ailleurs que "sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d'un mois avant la date prévue de départ". FRACTIONNEMENT L'article L à L du Code du Travail précise que les congés payés d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ouvrables, peuvent être fractionnés par l'employeur avec l'agrément du salarié. 6

7 Les jours de congé principal dûs en sus de 24 jours ouvrables (5 e semaine) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit aux jours supplémentaires de fractionnement ; il en est de même pour les jours d'ancienneté dont bénéficient les Cadres et ETAM. Concernant le contrôle des jours supplémentaires accordés au titre du fractionnement, la Caisse se réserve le droit d'analyser la nature du congé pris avant le 1 er novembre 2015, quelle qu'en soit l'appellation qui lui a été donnée. CONDITIONS DU FRACTIONNEMENT LÉGAL Le congé d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égal à 24 jours ouvrables peut être fractionné. Les jours supplémentaires de congés de fractionnement ne sont dûs que si les cinq semaines légales de congés sont effectivement prises. Pour être indemnisés, les jours supplémentaires de fractionnement doivent donner lieu à une absence effective. Les jours supplémentaires de fractionnement ne peuvent être pris par anticipation, c'est-à-dire avant le 1 er novembre POUR BÉNÉFICIER DE CE CONGÉ SUPPLÉMENTAIRE DE FRACTIONNEMENT 1) CONGÉ COMPLET (30 jours ouvrables) Le congé d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ouvrables peut être fractionné. L'une des fractions doit être au moins de 12 jours ouvrables continus, compris entre deux jours de repos hebdomadaire, et attribuée entre le 1 er mai 2015 et le 31 octobre Le congé pris avant le 1 er novembre 2015 ne doit pas excéder 18 jours ouvrables, et la fraction prise entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril 2016 doit être au moins de 6 jours ouvrables, dans ce cas, le salarié a droit à 2 jours supplémentaires. Le congé pris avant le 1 er novembre 2015 ne doit pas excéder 21 jours ouvrables, et la fraction prise entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril 2016 doit comprendre entre 3 et 5 jours ouvrables, dans ce cas, le salarié a droit à 1 jour supplémentaire. - Toutefois, et par dérogation, deux jours supplémentaires peuvent également être accordés au salarié qui, en accord avec son employeur, prend la TOTALITÉ de son congé dont l une des fractions doit être au moins de 12 jours ouvrables continus (fractionné ou non) entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril Si l'absence pour congé pris avant le 1 er novembre 2015 est supérieure à 21 jours ouvrables, le salarié perd entièrement le droit aux jours supplémentaires de fractionnement. 2) CONGÉ INCOMPLET (moins de 30 jours ouvrables) Le congé d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ouvrables peut être fractionné. L'une des fractions doit être au moins de 12 jours ouvrables continus, compris entre deux jours de repos hebdomadaire, et attribuée entre le 1 er mai 2015 et le 31 octobre Le congé pris avant le 1 er novembre 2015 ne doit pas excéder 18 jours ouvrables, et la fraction prise entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril 2016 doit être au moins de 6 jours ouvrables, dans ce cas, le salarié a droit à 2 jours supplémentaires. Le congé pris avant le 1 er novembre 2015 ne doit pas excéder 21 jours ouvrables, et la fraction prise entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril 2016 doit comprendre entre 3 et 5 jours ouvrables, dans ce cas, le salarié a droit à 1 jour supplémentaire. - Toutefois, et par dérogation, des jours supplémentaires peuvent également être accordés au salarié qui, en accord avec son employeur, prend la TOTALITÉ de son congé dont l une des fractions doit être au moins de 12 jours ouvrables continus (fractionné ou non) entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril Dans ce cas, les Droits minimums acquis au titre des CONGÉS 2015 doivent être de : - 18 jours ouvrables, pour l'attribution de 2 jours supplémentaires, - 15 jours ouvrables, pour l'attribution d'un jour supplémentaire. Si l'absence pour congé pris avant le 1 er novembre 2015 est supérieure à 21 jours ouvrables, le salarié perd entièrement le droit aux jours supplémentaires de fractionnement. 7

8 JOURS OUVRABLES POINT DE DÉPART DES PÉRIODES DE CONGÉS La durée des congés est décomptée en jours ouvrables. Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine autres que les dimanches et jours fériés, même lorsque l'horaire hebdomadaire de travail est réparti sur cinq jours (samedi ou lundi habituellement non travaillé). Cependant, si le premier jour du congé est habituellement non travaillé (samedi ou lundi), cette première journée n'entre pas en ligne de compte pour la détermination de la durée du congé et ce dernier ne commence à courir que du lundi ou mardi suivant. Par contre, si le départ en vacances se situe au cours d'une semaine (mercredi par exemple), le premier samedi (ou lundi) compte comme jour ouvrable. JOURS FÉRIÉS INCLUS DANS UNE PÉRIODE DE CONGÉS Sauf s'il tombe un dimanche, un jour férié inclus dans une période de congés est considéré comme non ouvrable et ne peut être décompté comme étant un jour de congés payés ; il en est ainsi même dans le cas où le jour férié coïncide avec une journée habituellement non travaillée (samedi ou lundi) dans l'entreprise. Les jours fériés tombant un samedi ne sont pas des jours ouvrables de congés. La Caisse n'assurant que le règlement des jours ouvrables de congé légal, il appartient à l'employeur d'indemniser ce jour férié dans la mesure où il se situe un jour qui aurait été normalement travaillé dans l'entreprise s'il n'y avait pas eu congé, et à condition que le salarié ait accompli 200 heures pendant les 2 mois précédents, et qu'il ait été présent à l'entreprise le dernier jour précédant les congés, et le premier jour suivant les congés. CALCUL DE L'INDEMNITÉ DE CONGÉS Conformément aux dispositions du Code du Travail, la détermination de l'indemnité de congés fait l'objet d'un double calcul, la formule la plus avantageuse pour le salarié étant retenue : - règle propre à la profession du Bâtiment (article D et D Code du Travail) : L'indemnité sera égale au dixième du dernier salaire horaire moyen normal (c'est-à-dire le quotient de la dernière paie normale et complète du salarié avant son départ en congés par le nombre d'heures payées pour la période ainsi rémunérée), multiplié par le nombre d'heures de travail payées (et assimilées) au cours de la période de référence. Pour les Cadres et Etam, sont retenus le dernier salaire mensuel normal et le nombre de mois de travail. PAIEMENT DES INDEMNITÉS DE CONGÉS PAYÉS La Caisse procède au paiement sélectif des différentes périodes de congés au fur et à mesure de leur prise effective jusqu'à épuisement des droits du salarié. Pour une période de vacances donnée, et dans la mesure où la Caisse a obtenu un dossier complet 30 jours avant le 1 er jour de congé, le salarié reçoit le paiement de l'indemnité correspondante DIX JOURS avant la date fixée pour son départ. Lorsque la 5 e semaine est prise sous forme de jours séparés, l'indemnité se rapportant à un ou plusieurs jours ouvrés isolés pris au cours d'un mois est réglée à la fin du mois concerné ; dans ce cas, le salarié reçoit pour 5 jours ouvrés isolés une indemnité équivalente à 6 jours ouvrables (5x1,2 fois la valeur d'un jour ouvrable). Les indemnités sont réglées : - Pour éviter les détournements et falsifications de chèques, par ordre de virement bancaire, postal ou de Caisse d'épargne. Joindre un RELEVÉ D'IDENTI- TÉ BANCAIRE, POSTAL, ou de CAISSE D'ÉPARGNE au certificat bleu ou à la Fiche de Paiement "Navette" du bénéficiaire. L'attestation de paiement lui sera adressée, par courrier, à son domicile. FERMETURE DE L'ENTREPRISE PENDANT LES CONGÉS L'employeur peut décider la fermeture de l'entreprise et ainsi donner congé à l'ensemble du personnel dans une même période. Aucune indemnité destinée à compenser la perte de salaire causée par la fermeture de l'entreprise n'est due par la Caisse aux travailleurs qui ne remplissent pas les conditions requises pour bénéficier de la totalité des congés. - règle du dixième (article L Code du Travail) : L'indemnité sera égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (1 er avril - 31 mars) ; 8

9 MENTIONS RELATIVES AUX CONGÉS SUR BULLETINS ET LIVRE DE PAIE En application de l'article R à R du Code du Travail, les employeurs doivent obligatoirement faire figurer sur les bulletins de salaires et leur livre de paie, les dates et la durée des périodes de congés de leurs salariés. Pour éviter toutes contestations en cas de contrôle (du fractionnement notamment), les entreprises sont invitées à indiquer sur ces documents, outre les renseignements relatifs aux périodes principales de congés, la nature de tous les jours d'absence : accident, maladie, stage, jours de repos (35 heures), jours de congés isolés, jours de congés d'ancienneté des Cadres et Etam, etc. MALADIE SURVENANT AVANT LE DÉPART EN CONGÉS Lorsqu'un salarié se trouve en maladie avant la date prévue pour son départ en vacances, il est considéré, jusqu'à la fin de sa maladie, comme n'ayant pas pris ses congés et doit en principe en bénéficier après son retour à des dates à déterminer en accord avec son employeur. MALADIE SURVENANT PENDANT LES CONGÉS La maladie survenant pendant le congé n'a pas pour effet de prolonger la durée de celui-ci et le salarié doit reprendre son travail à la date normalement fixée pour le retour du congé si la maladie est terminée ou dès sa guérison, si la maladie se prolonge au-delà de cette date. Toutefois dans un arrêt du 21 juin 2012, la CJUE précise que le droit au report doit jouer dans tous les cas et que le moment où est survenue l incapacité de travail pour cause de maladie est dépourvu de pertinence. Dans ces conditions la Cour de Cassation devrait prochainement revoir sa jurisprudence en la matière et accorder également le report aux congés aquis, en cas de maladie survenant durant une période de congés payés préalable. RETENUE À LA SOURCE SUR CONGÉS PAYÉS DES SALARIÉS RÉSIDANT À L'ÉTRANGER En vertu des dispositions des articles 182A et 1671A du Code Général des Impôts, la Caisse est tenue d'opérer, lors du versement de chaque indemnité de congés payés à des personnes résidant à l'étranger (résidence fiscale), une retenue à la source au titre de l'impôt sur le revenu dû par le bénéficiaire des versements. salariés pour lesquels ils effectuent la retenue fiscale à la source. Ils sont seuls, en effet, à connaître le domicile fiscal des salariés et les obligations qui en découlent pour eux sur le plan de la retenue à la source. CHARGES SOCIALES SUR INDEMNITÉS DE CONGÉS PAYÉS Les indemnités de Congés payés, ayant juridiquement le caractère de salaires, sont assujetties aux charges sociales et fiscales. Les charges sociales (Précompte et Part patronale) sont directement versées par la Caisse aux organismes intéressés, en ce qui concerne : - les cotisations de Sécurité Sociale et les cotisations de chômage (URSSAF) - les cotisations de Prévoyance et Retraite complémentaire des "OUVRIERS". - Votre entreprise est classée par PROBTP en mode DÉCLARATIF (ou mode convention) : L employeur assure le versement des cotisations de retraite et prévoyance des Cadres et Etam (parts patronale et salariale). Pour sa part, la Caisse effectue le remboursement de la Part Patronale à l employeur au fur et à mesure, conformément à la convention relative aux cotisations de retraite complémentaire et prévoyance. Salariés débauchés en cours d année : Entre deux états de remboursement, la Caisse communique à l entreprise, sur sa demande, le montant des indemnités de congés versées au salarié pendant sa période d emploi, pour permettre à celle-ci d effectuer, avant le départ du salarié, les régularisations de charges auprès des institutions de retraite et de prévoyance (voir modalités en pages 18 à 21). - Votre entreprise est classée par PROBTP en mode DIRECT (ou mode précompte) : La Caisse précompte la part salariale de retraite et de prévoyance sur les indemnités de congés payés des Cadres et Etam et la reverse avec la part patronale directement à PROBTP. RÉGULARISATION ANNUELLE DES COTISATIONS DE SÉCURITÉ SOCIALE Pour tous renseignements sur la régularisation annuelle des cotisations de Sécurité Sociale, nous conseillons aux entreprises de contacter directement leurs URSSAF. Il appartient, en conséquence, aux employeurs de nous faire connaître le nom et l'adresse à l'étranger des 9

10 2 ème PARTIE Les documents utilisés pour les CONGÉS 2015 Le certificat de CONGÉS L Attestation de Paiement La fiche «NAVETTE» La demande de certificat de CONGÉS pour salariés débauchés 10

11 LE CERTIFICAT DE CONGÉS 2015 Pour permettre aux salariés de justifier leurs droits aux congés payés vis-à-vis de la Caisse, l'employeur doit leur remettre un certificat dit "de congés" pour le temps de travail accompli au cours de la période de référence des congés 2015 : 1 er avril mars Le certificat se présente en 1 exemplaire de format (21 x 29,7) et comprend 2 parties (1 partie Bleue et une partie Grise). Ce certificat doit être remis au salarié sans séparer les deux parties, et dans les conditions précisées aux pages 12 et 13 ou, en cas de licenciement ou de départ volontaire, le jour de son départ de l'entreprise (voir en pages 18 à 21 les consignes de rédaction des certificats à remettre aux salariés débauchés). La partie Bleue du certificat doit être adressée à la Caisse par le salarié pour percevoir ses indemnités de congés. La partie Grise du certificat est conservée par le salarié. Ce document lui rappelle les modalités de paiement et lui sert en cas de réclamation. La Caisse procède au pré-remplissage des certificats de congés destinés aux salariés présents dans l'entreprise au 31 mars 2015, en y reportant toutes les informations transmises par leur déclaration nominative annuelle et celles contenues dans ses fichiers "CONGÉS" des années précédentes. Reportez-vous aux pages suivantes pour l'utilisation de ces certificats pré-établis. 11

12 QUE DEVEZ-VOUS FAIRE POUR UN DÉROULEMENT NORMAL de la prise des congés 2015 et de l'indemnisation par la Caisse des différentes périodes d'absence pour congés? 1 ) ORGANISER AUSSI RAPIDEMENT QUE POSSIBLE la prise effective des congés dans votre entreprise. 2 ) REMETTRE AU SALARIÉ - Le "Certificat de congés", sans séparer les deux parties. A QUEL MOMENT? En fonction de l'organisation de la prise effective des congés dans votre entreprise, ce document doit être remis au salarié : - un mois avant la prise d'une première période de congé principal (exemple à fin juin/début juillet pour un départ en congés début août), - ou, si un jour isolé "5 e semaine" est pris avant cette première période, au cours du mois de la prise du jour isolé (exemple : courant mai pour le pont de l'ascension). REPORT DES DATES DE CONGÉS Tout changement dans les dates de congés initialement programmées sur le certificat de congés ou la fiche "Navette" doit être signalé à la Caisse. DÉTERMINATION DU TAUX HORAIRE MOYEN OU DU SALAIRE MENSUEL OUVRIERS et APPRENTIS À TEMPS PLEIN Pour cette catégorie de personnel, indiquez toujours un salaire horaire : compte tenu des règles de la mensualisation, le salaire horaire moyen à prendre en considération pour le calcul de l'indemnité de congés est obtenu en divisant le montant de la dernière paye versée au travailleur par le nombre d'heures payées pour la période ainsi rémunérée. Par dernière paye, il faut entendre la paye complète et normale précédent immédiatement la date d'établissement des certificats bleus : - une paye est complète lorsque, pour la période s'y rapportant, le salarié a été rémunéré pour tous les jours habituellement travaillés dans l'entreprise ; - une paye est normale lorsque les éléments qui la composent sont habituels dans leur nature et leur montant et non occasionnels ou exceptionnels. Si, par exemple, l'horaire de travail se trouve relevé du fait de circonstances exceptionnelles, la paye correspondante ne peut être prise en considération pour le calcul du salaire horaire moyen. De même, si lors d'une paye, un salarié reçoit une prime de rendement d'un montant supérieur à ce qu'il a l'habitude de percevoir, la prime de rendement est habituelle par sa nature, mais exceptionnelle par son montant. En conséquence, cette paye ne peut être retenue et l'on devra se reporter à celle qui précède. Sont également exclues de la paye pour le calcul du salaire horaire moyen, les primes représentatives de frais, ainsi que celles relatives à des travaux non effectués au cours de la période se rapportant à la paye considérée. Il en est de même des primes et indemnités diverses dont le montant ou le nombre varie d'une paye à l'autre. Vous devez exclure de la dernière paye : - les indemnités de petits et grands déplacements (transport, trajet, repas) - les intempéries et les compléments de salaires en période de maladie. CADRE ET ETAM / OUVRIERS ET APPRENTIS À TEMPS PARTIEL Pour cette catégorie de personnel, vous devez indiquer sur le certificat bleu, le salaire mensuel comprenant éventuellement la prime d'ancienneté ainsi que les primes fixes et constantes. Par contre, vous devez exclure, comme pour le personnel "Ouvrier", les majorations de salaires résultant d'un horaire exceptionnel, les primes ou indemnités représentatives de frais, ainsi que celles dont le montant ou le nombre varie d'une paye à l'autre (panier, repas, indemnités de petits et grands déplacements, etc.), les gratifications et les rappels de salaires ou de primes, etc. PERSONNEL RÉMUNÉRÉ À LA TÂCHE, AUX PIÈCES, AU RENDEMENT OU À LA COMMISSION Pour cette catégorie de salariés, un salaire horaire mensuel ne pouvant être déterminé avec précision, vous devez porter la mention "tâche", "pièce", "rendement" ou "à la commission" à la rubrique "taux horaire moyen". NATIONALITÉ CODE NATIONALITÉ CODE NATIONALITÉ CODE NATIONALITÉ CODE AFRIQUE DU SUD ZA ALGÉRIE DZ ALLEMAGNE DE ANDORRE AD ANGOLA AO BELGIQUE BE BOSNIE-HERZEGOVINE BA CAMBODGE KH CAMEROUN CM CANADA CA CHYPRE CY CONGO CG COTE D IVOIRE CI CROATIE HR DANEMARK DK ESPAGNE ES FRANCE FR GABON GA GAMBIE GM GRECE GR GUATEMALA GT HAITI HT INDE IN INDONESIE ID IRAN IR IRAQ IQ IRLANDE IE ISRAEL IL ITALIE IT JAPON JP JORDANIE JO KENYA KE LIBAN LB LIBYE LY LUXEMBOURG LU MADAGASCAR MG MALI ML MALTE MT MAROC MA MAURICE (ILE) MU MYANMAR/BYRMANIE MM NIGER NE PAKISTAN PK PAYS-BAS NL PORTUGAL PT ROYAUME-UNI GB SENEGAL SN SLOVAQUIE SK SOMALIE SO SOUDAN SD SYRIE SY TANZANIE TZ THAILANDE TH TOGO TG TUNISIE TN TURQUIE TR YOUGOSLAVIE YU ZAIRE ZR ZAMBIE ZM AUTRES PAYS ET PAYS INDETERMINES XX 12

13 COMMENT UTILISER LES CERTIFICATS DE CONGÉS 2015 PRÉ-ÉTABLIS PAR LA CAISSE A. Vérifiez et corrigez, le cas échéant, les informations pré-imprimées par nos soins ; Elles proviennent de votre déclaration nominative annuelle et de nos fichiers lorsque le salarié a bénéficié d'une indemnité de congés de la part de notre Caisse en B. Complétez les rubriques qui n'ont pas été renseignées et qui vous sont rappelées dans la zone "Observations" de la demande de congés. Les informations manquantes concernent généralement : - la nationalité du salarié (utilisez les codes indiqués ci-contre), - sa date de naissance, - le département ou pays de naissance, - la commune du lieu de naissance, - son horaire hebdomadaire, - le taux horaire moyen pour un Ouvrier ou un Apprenti à temps plein ; le salaire mensuel pour un Cadre, un Etam ou le personnel à temps partiel (voir instructions ci-dessous), - la date de délivrance du certificat. C. Complétez le certificat de congés par les dates des différentes périodes de congés comprises entre le 1 er mai et le 31 octobre 2015, que ce soit en congé principal ou en congé 5 e semaine. Nota : Pour vérifier ou compléter les rubriques concernant l'ancienneté "dans l'entreprise" ou "dans la profession", conformez-vous aux instructions qui vous sont données en page 5 sous le titre "Détermination des droits à l'ancienneté". Apposez le cachet de votre entreprise et signez. D. Remettez au salarié le certificat de congés" (ne jamais séparer les deux parties), en lui recommandant de la signer et de prendre connaissance de nos éventuelles observations, avant d'expédier la partie Bleue à la Caisse sous pli affranchi. Il devra conserver la partie Grise pour une éventuelle réclamation. Attention : Si le salarié vous a quitté après le 31 mars 2015 et avant d'avoir pris une première période de congés dans votre entreprise, dans ce cas, n indiquez aucune date de congés, indiquez seulement la date et le motif de son départ sur le certificat à la rubrique "Départ définitif de l'entreprise le...". Le certificat de congés devra être rempli et signé par le nouvel employeur du bâtiment ou des travaux publics autorisant la prise de congés. 13

14 L'ATTESTATION DE PAIEMENT DES INDEMNITÉS DE CONGÉS La Caisse procède au paiement sélectif des différentes périodes de congés au fur et à mesure de leur prise effective jusqu'à épuisement des droits du salarié. - L'attestation de paiement incluant le titre de paiement des congés payés est adressée au domicile du bénéficiaire, DIX JOURS avant la date fixée pour son départ en congés (le règlement des jours isolés de 5 e semaine est adressé à la fin du mois concerné) dans la mesure ou le certificat de congés payés nous est parvenu dans les délais nécessaires. - pour éviter des détournements et falsifications de chèque, les indemnités de congés payés sont réglées par ordre de virement bancaire, postal ou de caisse d épargne ; le salarié doit joindre au certificat de congés un relevé d identité bancaire : - si celui-ci ne nous a pas encore été adressé - si changement d établissement bancaire (en précisant annule et remplace). Le salarié reçoit l attestation de paiement correspondante Dans ces zones figurent les Nom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale du bénéficiaire, ainsi que le numéro du dossier attri- Année du congé payé. Identifiant et mot de passe pour connexion sur l espace salarié 7 8 Nombre de jours de congés restant à prendre (par nature) Décompte des charges sociales 8.1 par cotisations (au verso de l attestation) 8.2 total des charges salariales 4 Date du paiement. 9 Indemnité de congés payés nette à verser. 5 Nombre de jours de congés acquis par le bénéficiaire par nature du congé payé. 10 Net imposable pour déclaration de fin d année. (au verso) 6 Dans cette zone est reproduit le détail de l indemnité versée au bénéficiaire : 6.1 période de congés payés 6.2 nombre de jours payés 6.3 détail de l indemnité BRUTE de congés 6.4 indemnité brute de congés payés

15

16 LA FICHE NAVETTE Ce document est adressé aux entreprises trois fois dans l année, pour permettre à leurs salariés de demander le paiement des périodes de congés comprises entre le 1 er novembre 2015 et le 30 avril La fiche "NAVETTE" vous permet : 1 ) de connaître et de suivre les droits à congés de votre personnel, la Caisse faisant figurer sur cet imprimé, les droits ouverts hors fractionnement, les périodes de congés déjà déclarées et enregistrées, les jours payés et à payer, le reste disponible, etc. 2 ) de demander à la Caisse qu'elle paie au salarié : soit la 2 e fraction de son congé principal, soit le solde des jours ouvrés isolés de la 5 e semaine, soit la 5 e semaine en totalité, soit les jours de fractionnement, soit les jours de congés d'ancienneté pour les Cadres et Etam ou la totalité de ces périodes de congés. 3 ) de signaler à la Caisse toutes modifications apportées aux dates des périodes de congés initialement fixées : report de la prise effective des congés, prolongation de la durée, etc. 4 ) de signaler à la Caisse le nouveau salaire horaire ou mensuel du salarié (dans ce cas, joindre à la fiche NAVETTE une copie du bulletin de paye) ainsi qu'un éventuel changement de qualification. 5 ) de signaler à la Caisse la date et le motif du départ définitif d'un salarié, lorsque celui-ci quitte votre entreprise avant d'avoir pris la totalité de ses congés. 16

17 17

18 DÉPART D UN SALARIÉ EN COURS D ANNÉE Obligation pour l employeur de lui remettre un certificat de congés avec la dernière paye. Lorsqu un salarié quitte son employeur en cours d année, ce dernier doit, conformément aux dispositions de l article D du Code du Travail, lui remettre, avec sa dernière paye, un certificat de congés pour le temps de travail accompli entre le 1 er avril et la date de son départ de l entreprise. De même, pour un salarié quittant son emploi après le 31 mars 2015, et bien que les heures de travail accomplies entre le 1 er avril 2015 et la date de son départ ne puissent être prises en compte que pour les congés 2016, un certificat bleu doit obligatoirement lui être remis avec sa dernière paye. 18

19 COMMENT OBTENIR LE CERTIFICAT DE CONGÉS D UN SALARIÉ DEBAUCHÉ EN COURS D ANNÉE Dès que le départ d un salarié est programmé : LA «DEMANDE DE CERTIFICAT» doit être adressée à la Caisse, dûment complétée par l entreprise, par fax ou par courrier à sa convenance. Elle peut être aussi complétée directement sur le site internet de la Caisse Dès réception de la «demande de certificat», la Caisse transmet immédiatement à l entreprise LE CERTIFICAT DE CONGÉS, PRÉ-IMPRIMÉ des éléments communiqués («Minimum Obligatoire», et «Partie Facultative» si renseignée). - si votre entreprise est classée par PROBTP en mode DÉCLARATIF (ou mode convention) et s il s agit d un Cadre ou d un Etam, l état de régularisation de la part patronale de Retraite et Prévoyance des Cadres et Etam, est adressé à l entreprise en même temps que le certificat de congés, pour lui permettre d effectuer les régularisations nécessaires (précompte et part patronale) sur le dernier bulletin de paye du salarié et auprès des Institutions de Retraite et Prévoyance. Dès la saisie de la «demande de certificat» par les services de la caisse, la Déclaration Nominative Annuelle (D.N.A.) est automatiquement enrichie des éléments concernant le salarié débauché, dispensant ainsi l entreprise d effectuer à nouveau ce travail en fin d exercice. Reportez-vous aux pages suivantes pour l utilisation de la demande de certificat. 19

20 GUIDE_PRATIQUE_2015.qxp_CONGES PAYES 17/03/ :35 Page20 LA DEMANDE DE CERTIFICAT LE CERTIFICAT DE CONGÉS PRÉ-IMPRIMÉ

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