REGLEMENT INTERIEUR DE LA COMMISSION DE SOLIDARITE ET D INITIATIVES ETUDIANTES CSIE

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE LA COMMISSION DE SOLIDARITE ET D INITIATIVES ETUDIANTES CSIE 1/ FONCTIONNEMENT DE LA CSIE La CSIE (Commission Sociale et d Initiatives Etudiantes) est convoquée par le Bureau de la Vie Etudiante (BVE) au moins trois fois par an pour examiner les projets proposés par les associations étudiantes et leur attribuer, le cas échéant, après présentation et examen du dossier, une aide financière sur les crédits du Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes (FSDIE). La CSIE se prononce également sur les aides attribuées en commission restreinte relatives aux : - aides sociales pour les étudiants en difficulté. - aides à la mobilité internationale. COMMUNICATION Chaque année, le BVE publie sur le site internet de l université la liste des associations et projets subventionnés. Au début de chaque semestre, un courriel d information est envoyé aux étudiants de l université afin de les informer de la campagne FSDIE. COMPOSITION DE LA COMMISSION ET MODALITES DE VOTE Voir arrêté n du25 Juin 2012 relatif à la CSIE. Seuls ont le droit de vote les membres titulaires de la commission. En cas d égalité, le président de la commission a voix prépondérante. Les autres membres ont un rôle consultatif et d expertise. Les étudiants élus, membres de la commission, ne doivent pas assister au débat de la commission pendant l examen d un projet dans lequel ils sont engagés ; de même, ils ne peuvent pas prendre part au vote. PRESENTATION DU PROJET La présentation orale du projet devant le commission est OBLIGATOIRE et doit être faite par un étudiant de Paris Diderot ou, le cas échéant, en cas d impossibilité justifiée du porteur de projet, par un étudiant identifié comme membre du projet.

2 La présentation ne doit pas excéder 7 minutes. Elle est suivie, le cas échant, de questions brèves des membres de la commission. Les débats de la commission, après audition de l ensemble des porteurs de projets, restent strictement confidentiels. 2/ CRITERES ADMINISTRATIFS DE RECEVABILITE DES DOSSIERS Projet présenté dans le cadre d une association, Projet déposé par un étudiant régulièrement inscrit à l Université Paris Diderot (la photocopie de la carte d étudiant de l année en cours doit être jointe au dossier), Présentation du projet conforme aux statuts de l association, Respect de la procédure suivante : 1. Le porteur de projet prend rendez-vous auprès du BVE pour examiner la recevabilité administrative du dossier. Il peut être accompagné, le cas échant, d un ou plusieurs organisateurs. Le BVE proposera d éventuelles améliorations ou modifications à apporter au projet (aide à la recherche de financements, contact avec d autres associations pour des conseils ou des partages de matériels ) 2. Le dossier est déposé au BVE, en version papier et complet, au minimum deux semaines avant la date de la commission. Il comprend : - Le formulaire de demande de subvention - Une présentation détaillée du projet - Le budget prévisionnel en équilibre en deux volets (dépenses et recettes) dans lequel apparaît le montant de l aide demandée à l Université Paris Diderot (annexe 1) - La fiche «étudiants organisateurs» (annexe 2) - Les statuts de l association à jour, datés et signés

3 - Le récépissé de déclaration en préfecture et/ou publication au J.O. - La fiche INSEE de l association - Le RIB de l association - Les photocopies des cartes d étudiants pour tous les organisateurs. En outre, pour les associations ayant déjà réalisé des projets financés par le FSDIE : - Une présentation des projets réalisés - Un bilan financier de l année antérieure. TOUT DOSSIER INCOMPLET OU NE RESPECTANT PAS CES DEUX ETAPES EST REPORTE A UNE COMMISSION ULTERIEURE. 3/ TYPES DE PROJETS ET DEPENSES FINANCES EXEMPLES DE PROJETS ETUDIANTS : - CULTURELS : pièces de théâtre, spectacles de danse, films et documentaires, concerts, expositions photos, vidéos - PROMOTION DU SAVOIR : vulgarisation et valorisation des travaux doctoraux, forums, conférences et autres manifestations d orientation professionnelle, dont l utilité pour les étudiants et l image de marque de l Université auprès des partenaires professionnels est reconnue. - SCIENTIFIQUES : voyages d étude - SOLIDAIRES: journées d action type Téléthon, voyages de solidarité nationale ou internationale - SPORTIFS - ACTIONS DE SENSIBILISATION aux conduites à risque ou touchant plus globalement à la santé - AUTRES : tout type de projet répondant aux critères d attribution d une aide financière.

4 NE PEUVENT ETRE SUBVENTIONNES: Les projets faisant partie intégrante d un cursus Les projets entravant la poursuite normale des études, notamment les projets se déroulant durant les périodes d'examens des participants. En aucun cas, une subvention attribuée ne vaut justification d absence. Les projets ayant été réalisés avant l examen en CSIE Les projets à caractère partisan, syndical, religieux ou cultuel Les projets ayant déjà été financés CRITERES D ATTRIBUTION DES AIDES AUX PROJETS : - La faisabilité du projet - Les retombées pour la communauté universitaire sur les campus - La recherche de cofinancements (autres universités, institutions (Mairies, CROUS, Régions etc ), sponsors privés, participation personnelle, dons, etc ) - Le caractère innovant du projet - Une proportion élevée d étudiants de l université ou de Sorbonne Paris Cité. ASSOCIATION DOMICILIEE A L UNIVERSITE DEPOSANT UN PREMIER PROJET : Une demande de remboursement, plafonnée à 200, des frais de création de l association pourra être examinée par la CSIE. DEPENSES NON PRISES EN CHARGE : - les achats de gros matériel - les frais de fonctionnement de l association, sauf les frais liés à la création de l association dans le cadre d un premier projet déposé auprès de la CSIE - les défraiements (frais de bouche ) - les salaires ou rémunérations de professionnels ou d intervenants - les locations de caméra ou autre matériel dont le cout parait excessif. 4/ ATTRIBUTION ET VERSEMENT DE LA SUBVENTION

5 ATTRIBUTION Les propositions d attribution de la CSIE sont soumises à l approbation du Conseil d Administration après examen par la Commission des Affaires Générales. La CSIE aide dans une proportion maximale de 40% du budget global prévu pour le projet. Toutefois, cette proportion pourra être plus élevée pour les projets inférieurs à 800. Au-delà d un budget global de 800, la recherche de cofinancement ou l apport de ressources propres est obligatoire. Financement conditionnel : Dans le cas d une nouvelle demande, le projet ne pourra être accepté qu après présentation d un bilan d activité et d un bilan financier correspondant à l aide précédente. VERSEMENT Les projets ayant obtenu une aide financière sont répartis selon 2 principes : Aide attribuée Versement Aide financière 1500 Versement de l intégralité de la somme. Versement de 70% de la somme. Aide financière > 1500 Le solde de 30% sur présentation des factures. 5/ OBLIGATIONS LIEES AU FINANCEMENT

6 Informer le BVE de toute modification du calendrier lié à la réalisation de l évènement, Respecter la charte de l'université Paris Diderot, faire figurer le nom de l'université Paris Diderot et le logo sur tous les supports de communication qui seront développés (affiches, flyers, site web...), Transmettre au préalable quelques affiches ou flyers pour la communication de l événement, Offre quelques invitations pour les membres de la commission, Effectuer le retour de projet. 6/ RETOUR DE PROJET Les porteurs s engagent à prendre contact auprès du BVE pour le retour de projet dans un délai maximum de 3 mois à compter de la date de réalisation. Passé ce délai, les sommes déjà versées devront être remboursées et le solde de 30% sera définitivement perdu. Exceptionnellement, en cas de retard pris dans la réalisation du projet, une nouvelle date de réalisation pourra être déterminée. Si la réalisation du projet s avère impossible, l association est tenue de rembourser les sommes versée par la CSIE. Dans tous les cas, il appartient aux porteurs de projet de contacter le BVE.