PROCEDURE UTILISATION DES

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1 PROCEDURE UTILISATION DES VEHICULES DE SERVICE S O M M A I R E Objet / Domaine d application 2 Les véhicules de service 2-5 Les véhicules mis à votre disposition L entretien des véhicules Les circonstances exceptionnelles L utilisation des véhicules 5 Réservation et utilisation Le stationnement des véhicules Les déplacements liés à une convention Rappel des règles de bonne conduite 6

2 1. OBJET / DOMAINE D APPLICATION La présente procédure a pour objet de décrire le mode d utilisation des véhicules de service au sein des Chambres de Commerce et d Industrie Puy-de-Dôme et Auvergne. Ce document s applique à toutes personnes utilisant un des véhicules mis à disposition au sein de la CCI Auvergne. Ce document s applique pour tout type de déplacement. 2. LES VEHICULES DE SERVICE - Les véhicules mis à votre disposition - 17 véhicules de marque Peugeot 208, une Peugeot 308 et une Peugeot 5008 seront à votre disposition : Site Type de véhicule Immatriculation N Réservation Auto / Outlook Lavoisier 208 CE230ZA 8 Lavoisier 208 CE259ZA 9 CCIA 208 CT119FM 101 CCIA 208 CT390FM 102 CCIA 208 CT558FM 103 CCIA 208 CT623FM 104 CCIA 308 CV059GJ 105 LA PARDIEU 208 CE048ZA 01 LA PARDIEU 208 CY787TQ 02 LA PARDIEU 208 CE941YZ 03 RIOM 208 CE279ZA 13 RIOM 208 CE726ZY 14 RIOM 208 CE782ZZ 15 AMBERT 208 CS859WY 16 AMBERT 208 CE932YZ 17 ISSOIRE 208 CE065ZY 18 THIERS 208 DC499TD 301 THIERS 208 CE800YZ 302 Un contrat de location de 48 mois a été signé avec le constructeur Peugeot

3 Elles bénéficient d un contrat de maintenance sur la même durée (Assistance 24h/24 et 7j/7).Tous les véhicules sont assurés tous risques. Ces véhicules devront être stationnés sur le parking au sous-sol boulevard Lavoisier, sur les emplacements réservés, à l exception des véhicules des délégations. Les documents présents dans chaque véhicule (obligatoirement) : - Les papiers du véhicule (carte grise + carte verte assurance) - Un constat amiable - Une carte carburant - Un badge télépéage pour les véhicules N 101, 102, 103, 104 et Une raclette - Un triangle et un gilet jaune - Une trousse de premier secours Si un des documents venaient à manquer dans le véhicule, merci de le signaler dans les meilleurs délais aux personnes en charge du suivi de la flotte (au 1 er janvier 2016 : Elisabeth GRANGE et Jessica ROYAT). - L entretien des véhicules - Le plein d'essence : Chaque véhicule est équipé soit d une carte carburant TOTAL (pour les véhicules N 101, 102, 103, 104 et 105 code carte carburant : 2080) ou carburant SOMI INTERMARCHE (pour les véhicules N 8, 9, 11 code carte carburant : 0053). Le ticket devra être donné aux personnes en charge du suivi de la flotte (au 1 er janvier 2016 : Elisabeth GRANGE et Jessica ROYAT). Le dernier utilisateur du véhicule devra s assurer qu il reste plus du ¼ du réservoir d essence avant de remettre le véhicule sur le parking, et donc faire le plein d essence si nécessaire. Pour faire le plein : - Se servir de la carte carburant comme d une carte bancaire, - indiquer le kilométrage compteur du véhicule. L'entretien général : Les véhicules seront nettoyés complètement une fois par an. Ce laps de temps entre deux nettoyages pourra être réduit au cas par cas. Toutefois, chaque utilisateur veillera à rendre le véhicule dans le meilleur état de propreté possible (évacuation des déchets par exemple). Pour rappel, il est interdit de fumer dans les véhicules et il est déconseillé d y manger sauf cas de force majeure. Avant chaque utilisation, l utilisateur doit s assurer du bon fonctionnement du véhicule : - vérifier qu aucun pneu ne soit crevé avant le départ (ou «fatigué») ; - vérifier les niveaux moteurs du véhicule (aucun témoin rouge allumé au démarrage) : o le niveau d huile ; o le niveau de liquide refroidissement o le niveau de liquide de frein. Tout manquement ou problème sera à signaler au plus vite aux personnes en charge du suivi de la flotte. Les visites de garanties ainsi que les opérations d entretien, remplacement de pièces, les révisions seront fait selon les préconisations du constructeur et par le constructeur dans le cadre de la garantie légale. - Les circonstances exceptionnelles Les pannes : En cas de panne du véhicule, se référer aux documents présents dans le véhicule

4 Les pannes sur l autoroute : Allumez vos feux de détresse. Garez-vous prudemment sur la bande d arrêt d urgence Serrez au maximum à droite pour éviter d empiéter sur la voie de circulation en conservant néanmoins un espace suffisant pour ouvrir la portière côté passager. Prenez votre gilet de sécurité et enfilez-le avant de sortir. Le gilet doit être rangé dans votre boîte à gants ou dans un endroit très accessible. Le gilet vous rend plus visible de jour comme de nuit. Sortez du véhicule côté passager. Faites sortir les passagers du côté droit également. Mettez tous les passagers à l abri, derrière la glissière de sécurité. Rejoignez la borne d arrêt d urgence la plus proche en marchant, Ne traversez jamais les voies pour accéder à la borne située en face. Prévenez les secours. En appuyant sur le bouton de la borne d'appel, vous êtes en relation directe avec les services de surveillance de l'autoroute qui vous localisent et peuvent immédiatement déclencher l'envoi des secours. Cet appel est gratuit. Rejoignez votre véhicule en attendant l arrivée des secours. Les occupants doivent rester groupés, toujours protégés derrière la barrière de sécurité

5 Les accidents : Si le véhicule est en état de rouler, l utilisateur peut rentrer sans souci jusqu à la CCI Auvergne (tôles froissées ), et doit avertir dès son retour une des personnes responsable de la flotte (au 1 er janvier 2016, Elisabeth GRANGE et Jessica ROYAT). Sinon, appeler l assistance comme le stipule le contrat au (inscrit sur carte verte) Coordonnées assureur MMA : SARL RANCY-MELLOUK 70 RUE BLATIN CLERMONT-FERRAND cabinet.rancy-mellouk@mma.fr Dans tous les cas, il faut garder son sang-froid et veiller à remplir correctement un constat amiable, un exemplaire devra être ramené à la personne responsable de la flotte (au 1 er janvier 2016, Elisabeth GRANGE et Jessica ROYAT). Tous les véhicules doivent toujours être prêts à partir. Il est donc du devoir de chaque utilisateur que ces véhicules soient en état de fonctionnement permanent. 3. L UTILISATION DES VEHICULES - Réservation et utilisation - La réservation d un véhicule se fera via Outlook (cf tableau ci-dessus). Important : une personne qui réserve un véhicule n est pas assurée à 100% d avoir ce véhicule le jour voulu, en effet, une règle s appliquera dans tous les cas, la règle du kilométrage. Néanmoins, il est préférable de respecter un délai de 24h minimum pour réserver un véhicule. Avant de prendre possession du véhicule, l utilisateur devra donc : - Remplir obligatoirement le carnet de bord présent dans chaque véhicule (date, nom et prénom, destination, heure de départ et de retour, kilométrage initial et final, intitulée de l action, divers). La colonne divers servira à mentionner tous les problèmes survenus lors du déplacement (problème mécanique, accrochage ). Les CCI Auvergne ayant fait le choix de limiter le parc, il se peut donc que plusieurs agents aient besoin de réserver les véhicules. Dans ce cas là : - Si un véhicule de service est libre, ce dernier devra être nécessairement utilisé. - Si tous les véhicules sont réservés, la règle appliquée sera la suivante (règle du kilométrage) : l utilisateur devant effectuer la plus grande distance kilométrique sera prioritaire pour l utilisation d un véhicule de service. Dans ce second cas (et exclusivement dans ce cas), l utilisateur pourra être autorisé à utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels (avec une indemnité kilométrique de 0,543 euros/km pour 2015). Un mail sera transmis aux personnes en charge du suivi de la flotte confirmant et autorisant cette utilisation (mail à joindre obligatoirement à sa note de frais). - Les déplacements liés à une convention - Il se peut que certains financeurs n acceptent pas de rembourser des frais de déplacements liés à des véhicules de service (ou demandent des justificatifs précis). La clef de répartition étant le kilométrage réalisé, la ventilation sur chaque service sera donc faite au réelle. Il faut donc veiller à prévoir dans vos futures conventions une clause spéciale pour les frais de déplacements effectués avec les véhicules de la CCI (mentionner l éligibilité des frais d essence dans la convention, ainsi que des frais généraux liés aux véhicules de service). Pour les conventions refusant catégoriquement ce type de frais, l utilisateur prendra quand même un des véhicules de service disponibles (ou son véhicule si tous les véhicules sont réservés). Les déplacements à plusieurs : Lors d un déplacement à plusieurs sur un même lieu (et en même temps), l utilisation du véhicule de service sera à privilégier

6 4. RAPPEL DES REGLES DE BONNE CONDUITE L utilisateur qui se déplace dans le cadre de son travail s engage à respecter les points suivants : - Respecter le code de la route : si un utilisateur est l auteur d une infraction au code de la route (stationnement non payé, excès de vitesse, usage du téléphone portable en conduisant ), ce dernier devra en assumer les conséquences financières. - Rouler avec un permis de conduire en cours de validité. Si un utilisateur s est fait supprimer ou suspendre son permis pour diverses raisons, ce dernier doit en avertir son employeur au plus vite. - Interdiction de fumer en conduisant (ces véhicules vont être utilisés par plusieurs utilisateurs différents, veillez donc au bien être de tous dans ces véhicules). - Avertir dès son retour les personnes en charge du suivi de la flotte de tout problème survenu lors du déplacement. Personnes responsable de la flotte : Elisabeth GRANGE : Jessica ROYAT : Assureur : SARL RANCY-MELLOUK 70 RUE BLATIN CLERMONT-FERRAND cabinet.rancy-mellouk@mma.fr Assistance / dépannage (hors réseau autoroutier) : MMA ASSISTANCE : SOS PARE-BRISE ET SOS CONSTAT AMIABLE :