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1 Fiabilisez la diffusion de vos messages!

2 Présentation Présentation de Prologue Les bénéfices de Use it Messaging Les composants de Use it Messaging La console d administration Les interfaces utilisateurs Use it Messaging Application Connector Le connecteur LDAP/Bases de données Le connecteur SMS Les modules complémentaires Le Fax sur IP

3 Prologue Création en 1986 Editeur de logiciels dédiées au développement, au déploiement et à l'exploitation d'applications métier dans les environnements Linux et Windows Créateur du 1er système d exploitation multi-postes, d un SGBD et inventeur de la technologie machine virtuelle. Concepteur de la technologie Windows TSE Pionnier en dématérialisation / EDI Pionnier dans les solutions Linux industrielles Leader français des serveurs fax en réseau Effectif : 268 personnes Implantations : France, Espagne, USA 3

4 Use it Messaging Émettre, recevoir et transformer tout type de message et le diffuser par le canal adapté Une solution complète Application réseau + Matériel Depuis le poste de travail de l utilisateur Emission et réception des messages Multi-Canal Fax, Fax sur IP, Mail, SMS, Messages vocaux 4

5 Système d information Applications métier Applications bureautiques Copieurs, MFF, MFP, Scanners réseaux Annuaires LDAP Bases de données Use it Messaging Server Acquisition, conversion et traitement des données Administration Règles de routage Archives Journaux Fax Fax sur IP Papier Internet HTML, XML, PDF SMS Messages vocaux 5

6 Installation facile Use it Messaging s installe sur votre réseau quel que soit le nombre de stations de travail Serveur Windows

7 Utilisation simple L émission et la réception de fax est disponible sur chaque poste de travail depuis : L application fax Prologue installée sur le poste de travail La messagerie de l entreprise (Exchange, Notes, Smtp) Un simple navigateur Web Directement depuis les applications "métier" de l entreprise Réseau Téléphonique Télécopieurs destinataires 7

8 Mise en place rapide Se connecte avec votre autocom, PABX, IPBX ou directement avec votre opérateur téléphonique via des cartes d émulation Fax Analogiques RNIS T0 RNIS E1 (T2) Réseau Téléphonique Télécopieurs destinataires 8

9 Les composants La console d administration Les interfaces utilisateurs Le client fax Le client mail Le client web Les MFPs, les scanners Use it Messaging Application Connector Le connecteur LDAP/Base de données Le connecteur SMS Les modules complémentaires Module Statistiques Module Archives Module Alarmes Module Mailing 9

10 Administration de Use it Messaging Dans la console d'administration MMC (Microsoft Management Console) Les fonctionnalités Ajout et paramétrage des connecteurs Définition des règles de routage en réception et en émission Suivi des échanges fax dans le journal d activité Définition des pages de garde et des droits utilisateurs Fonctionnalités avancées de paramétrage 10

11 Le client fax L émission de télécopies est possible sur chaque application par la fonction Imprimer (Faxil) Une boîte de dialogue simple permet de : Saisir les paramètres d émission numéro destinataire, nom Sélectionner la page de garde Visualiser les fax avant émission Après envoi du fax, une interface permet de gérer ses propres émissions en cours 11

12 Le client web 12 Interface de Use It Messaging Server accessible depuis un navigateur Internet Fonctionnalités : Émission et réception de fax Consultation des journaux d émission Sélection de pages de garde Ajout de pièces jointes Création d un carnet d adresses

13 Connecteurs messagerie Connecteurs disponibles avec Use it Messaging Connecteur Lotus Notes Connecteur Exchange 5.5, 2000 et 2003 Connecteur Exchange 2007 Connecteur Novell Groupwise Connecteur SMTP Fonctionnalités Envoi de fax, s et messages vocaux directement depuis le système de messagerie Gestion des adresses fax dans les carnets d adresse Création et sélection des pages de garde Réception des accusés de réception 13

14 Connecteurs messagerie Exemple : messagerie Outlook [FAX: ] Proposition Use it Messaging réf 1234 Bonjour, Comme convenu, veuillez trouver ci-joint notre proposition pour l installation de Use it Messaging. Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire. Cordialement, Service Commercial Le message est transformé en télécopie par le serveur de Fax. Les champs destinataires, sujet, et note, peuvent être insérés sur une première page ou dans une page de garde. Les attachements Word, Excel, Pdf, etc sont également transformés en télécopie et joints à l émission. 14

15 Connecteurs messagerie Exemple : Lotus Notes 15 L émission d une télécopie depuis la messagerie Lotus Notes, est strictement identique à l émission d un . Il suffit de saisir dans le champ «Pour :» une adresse Fax de type : et de cliquer sur «Envoyer».

16 Connecteur MFP Imprimante Multi-fonction Messagerie Client lourd Client web SMS Télécopie Accusé Réception Réseau Téléphonique 16

17 Application Connector Automate de capture, de traitement et d échange de documents Fonctionnalités Automatisation des envois à partir d applications métiers Automatisation de conversion de documents Automatisation de l acquisition et de l extraction de données Interface avec des applications métiers variées ERP CRM Dans des environnements techniques hétérogènes Mainframe, mini, AS400, Unix, Linux, Use-it, Windows, scanners et MFP s, messageries 17

18 Principe de fonctionnement Application Connector Acquisition de données en mode imprimante : toute application qui sait imprimer peut transmettre des documents Extraction des informations d émission dans le document lui-même (n de fax, , n de tel) Mode interface : des outils permettent de définir une interface avec l application qui produit les documents (dépot de fichier, requête SQL) Traitements et conversions de formats avant transmission Communication vers de multiples destinations (télécopieur, messagerie internet ou sécurisée, serveur web, SMS, messages vocaux, systèmes d information, imprimantes) Journalisation et archivage, quel que soit le type d entrée (fichier, spool) ou de sortie (http, FTP, mail, Fax, SMS, Soap) 18

19 Application Connector Résumé Communications multi-canaux Acquisitions Traitements Transmissions Pdf s (Esmtp) Images Xml Html Texte Fax (DM Server Fax) S- (Soap) Web (http, ftp) Sms Conversions en entrée Conversions d'adresses Formatage, Xslt, Template, Conversions en Sortie 19 Fichiers Spools Requêtes Soap APIs Pré-processeur(s) Post-processeur(s)

20 Application Connector Exemple : capture de fichiers capture de fichiers conversion publication notification Nouveau Tarif PROLOGUE Au 1/10/2007 tarifs 20

21 Application Connector Exemple : capture de spool Les données suivantes sont extraites du document : Identifiant Nom du fournisseur #Nom_Dest: $ N de fax du destinataire Sujet du document Référence du document Nom de l'émetteur Nom du destinataire 21

22 Application Connector Exemple : capture de spool Le document est ensuite émis par fax et une page de garde est générée contenant toutes les informations extraites.

23 Connecteur LDAP Base de données Connexion à tout référentiel de données Ldap Base de données Oracle, SQL serveur Fichier structuré (excel, csv) Gestion des utilisateurs Récupération des droits Garnissage des informations des pages de gardes Routage des fax Routage en réception Routage en émission Garnissage automatique 23

24 Connecteur SMS Contacter les collaborateurs itinérants Dates de réunion, réservations hôtel Transmettre des informations urgentes à une liste Satisfaire et fidéliser sa clientèle Envoi automatisé de promotions Suivi des en-cours de commandes Utiliser des moyens de communication modernes Confirmation de commandes Notification de retard de livraisons Emission d informations en gros volume Diffuser rapidement des alertes et astreintes Directement depuis des applications métier Alertes lors des interruptions de serveurs 24

25 Envoi de SMS Depuis la messagerie Envoi message //SMS Envoi message //VOICE [SMS: ] Test de SMS Merci de rappeler le [VOICE: ] Test de message vocal Merci de rappeler le L utilisateur peut définir le comportement de l envoi si la longueur maximale de 160 caractères est dépassée (message tronqué ou rejeté). Les adresses SMS et voice peuvent être ajoutées dans le carnet d adresses de la messagerie. 25

26 Envoi de SMS depuis une application métier Exemple : application de CRM Prise de RDV saisie dans le CRM Clic sur le bouton «Envoyer info par SMS» Le commercial est averti instantanément par SMS et pourrait l être par message vocal également. RDV avec Mr CLIENT Le 22/08/2007 à 10h15 DEMO USE IT MESSAGING 26

27 Module Archives Archive et indexe tous les fax émis et reçus Interface administrateur Permet de saisir les paramètres d archivage et de purge Interface client Outil de requêtes selon différents critères : Date et heure Émetteur Destinataire Sujet Code1 Statut 27

28 Module Archives Fenêtre des résultats : 28

29 Module Alarme Outil de supervision de serveurs Surveille Des dossiers Les compteurs windows Le journal des évènements système Détecte Les accumulations de fichiers Les réponses des services windows Les erreurs dans les journaux Alerte Journal windows, message netbios, trappe SNMP, mail, SMS, ou exécution d'un script Réagit Relance du service ou du système 29

30 Module Alarme 30

31 Haute disponibilité Sécurisation Actif / Passif Sécurisation Actif / Actif Load Balancing 31

32 Module statistiques Outil de calcul statistique du trafic fax permettant son analyse technique et financière Statistiques détaillées Durée des envois Horaires Nombre de page Numéros appelés Taux d'occupation Erreurs Analyse des lignes Analyse des incidents Estimation des coûts Export des données 32

33 Module Mailing Publipostage office Envoi de fax personnalisés Envoi du même document Envoi en masse du même fichier déposé dans un répertoire Connexion à un référentiel pour récupérer les numéros de téléphone 33

34 Fax sur IP T.38 Utilisateurs du réseau local ou WAN Accès aux réseaux privés et publics Serveur Fax IP Suppression des cartes, modems, équipements autocom, Passerelle T38 : Autocom IP, Routeur(s), IPBX, PCBX, 34

35 FoIP = VoIP Les avantages d un serveur de fax traditionnel sans nécessiter une ligne dédiée et avec des fonctionnalités étendues. Télécopieur externe Passerelle T38 Serveur fax Gestion d'appels Télécopieur interne Passerelle T38 35

36 Leader mondial des cartes fax Cartes TRUFAX : analogique, RNIS 14.4 Kbit/s Gamme TR1034 : analogique, RNIS, T2 Cartes fax Partenariat avec Dialogic Jusqu à 33.6 Kbit/s Les TR1034 T2 peuvent évoluer vers le fax Modules sur IP SR140 Module logiciel SR140 Solution entièrement logicielle 2 types de slots PCI standard PCI express 36

37 37 Pour l utilisateur final Un réel confort d utilisation avec l émission et la réception depuis sa messagerie ou ses applications métier Fiabilise l'échange des documents sensibles Permet des gains de temps considérables Avantages Possibilité d automatiser l émission de documents à partir des applications métiers Eventail d utilisation élargi grâce au multi-canal et aux multiples conversions de document

38 Pour le service informatique Avantages Gestion centralisée des flux : least cost routing, archivage et chrono centralisés Réduction notable des coûts d exploitation et de maintenance Administration centralisée : mutualisation des règles, gestion dynamique des annuaires LDAP, Active Directory ou Lotus Notes Tous les échanges effectués via les divers canaux sont consolidés dans une interface unique de suivi 38

39 Economies apportées Consommation de papier Transmissions téléphoniques Gains de temps pour le traitement manuel des fax Pas de pertes de commandes Economie matérielle de maintenance 39

40 Résumé Intégré au système informatique Stockage, Archivage Annuaires Messagerie Meilleure confidentialité des échanges Amélioration de la productivité Suivi centralisé des flux Permet d'automatiser certaines émissions Meilleure sécurité réseau Pas de passerelle pour les données avec une carte fax Simplifie l'envoi d'un document bureautique 40

41 Conclusion Use it Messaging Une solution complète qui permet de centraliser et de simplifier la gestion de tous vos flux fax : depuis la messagerie, les photocopieurs et vos applications métiers Une solution multi-canal et évolutive qui vous permet de diversifier les canaux de communication interne et externe à votre entreprise 41

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