CE GUIDE EST DESTINÉ AUX COLLECTIVITÉS QUI EFFECTUENT LA SAISIE DITE «AGRÉGÉE». POUR L ASSISTANCE TECHNIQUE OU AU REMPLISSAGE :

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1 CE GUIDE EST DESTINÉ AUX COLLECTIVITÉS QUI EFFECTUENT LA SAISIE DITE «AGRÉGÉE». POUR L ASSISTANCE TECHNIQUE OU AU REMPLISSAGE : bilansocial@cdg86.fr Téléport 2 - Avenue René Cassin - CS FUTUROSCOPE CEDEX Tél contact@cdg86.fr

2 Ce guide est destiné aux agents en charge de la réalisation du Rapport sur l État de la Collectivité (REC) ou Bilan Social. Il doit vous permettre : d'accéder au module de saisie en ligne de compléter et d'enregistrer vos données de récupérer votre Bilan Social consolidé de les transmettre au Centre de Gestion Il est fortement conseillé de prendre connaissance de ce guide avant de commencer la saisie du REC en ligne. Cela vous permettra de connaître à l'avance l'ensemble des écrans à compléter et de préparer en amont les éléments nécessaires au remplissage. SOMMAIRE Avant-propos... page 3 I. Accéder à l Infocentre GPEEC... page 6 II. Saisir vos données... page 11 A. La navigation dans le fichier et la page «Sommaire»... page 11 B. Renseigner les indicateurs composant votre rapport... page 13 C. Liste des indicateurs à renseigner... page 14 III. Vérifier, sauvegarder et transmettre vos données... page 18 2

3 AVANT-PROPOS L article 33 de la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale prévoit que les collectivités locales et leurs établissements publics présentent au Comité Technique, au moins tous les 2 ans, un rapport sur l état de la collectivité (REC). Depuis 2007, les Centres de Gestion se sont dotés d'un logiciel de saisie en ligne : " L INFOCENTRE GPEEC ". Cette solution présente de nombreux avantages : simplicité (un navigateur Internet suffit) sécurité de vos données (enregistrement au fur et à mesure de la saisie) respect de la confidentialité des informations saisies (mot de passe) Ce logiciel, accessible directement via internet, vous permet de réaliser plus simplement votre Rapport sur l État de la Collectivité. Pour cela, deux possibilités : le module " agent par agent " le module " agrégé " Ce guide traite seulement de la saisie «agrégée». Vous pouvez télécharger le guide à destination des collectivités de moins de 50 agents, qui traite du module de saisie «agent par agent», sur notre site internet : Par ailleurs, vous pourrez à tout moment interrompre la saisie des informations et la reprendre par la suite (y compris d un autre poste). La procédure à suivre est très simple et très rapide. Toutefois nous vous recommandons de suivre les étapes décrites dans ce manuel. En cas de difficultés, n hésitez pas à nous contacter : bilansocial@cdg86.fr Les données sociales collectées et agrégées permettront notamment d établir un Bilan Social des collectivités du département (synthèse de vos données), d obtenir une photographie détaillée de l emploi public territorial dans le département et de vous accompagner dans la mise en place de politiques de gestion prévisionnelle des ressources humaines. 3

4 La réalisation de votre Rapport sur l État de la Collectivité doit se dérouler en 4 étapes : 1 : Accéder au logiciel Infocentre GPEEC 2 : Saisir les données relatives à votre collectivité et aux agents 3 : Vérifier, sauvegarder et transmettre votre REC PRÉCISIONS : L application " INFOCENTRE GPEEC " permet de compléter le REC directement en ligne sur Internet en entrant votre code utilisateur et votre mot de passe transmis par le Centre de Gestion. Il est toutefois indispensable, pour la première utilisation, d'installer l'application Citrix sur votre poste (logiciel gratuit et sécurisé) dont le téléchargement a été très simplifié en Ce logiciel assure la sécurisation de la connexion avec notre serveur : il est le garant de la protection de vos informations. Une fois cette opération réalisée, vous pourrez vous connecter à l'infocentre GPEEC et saisir votre REC Merci de votre participation et bonne saisie. 4

5 Accéder à l outil de saisie : > - Page d'accueil > Cliquez sur : BILAN SOCIAL 2015 Type d'enquête : Connexion : Internet Identifiant et mot de passe envoyés par courrier du Centre de Gestion Période d'étude : Données au 31 décembre 2015 Public visé : Les collectivités locales de la Vienne Période d enquête : du 17 mai 2016 au 8 juillet 2016 En complément de ce guide utilisateur, vous pouvez consulter : la «Foire aux Questions» Ce document est téléchargeable sur notre site Internet : 5

6 I. ACCÉDER À L INFOCENTRE GPEEC Connectez-vous sur le site Internet du Centre de Gestion de la Vienne : Sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton suivant : BILAN SOCIAL 2015 Lors de votre première connexion (et cette fois-ci seulement), il est possible que vous ayez d abord besoin d installer le programme appelé «Client Citrix». Si c est le cas, l écran suivant apparaîtra : 1. Cocher «J accepte les termes du contrat de licence Citrix» 2. Cliquer sur «Installer» 3. Attendre environ une minute (temps de téléchargement) et cliquer sur «continuer» 6

7 Saisissez l identifiant et le mot de passe qui vous ont été transmis par courrier du Centre de Gestion. Changement du mot de passe Lors de votre première connexion et pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l application vous demandera de saisir un nouveau mot de passe qui vous sera propre. Ce mot de passe doit se composer d au moins 8 caractères. Notez-le soigneusement, car vous êtes désormais seul(e) à le connaître. Pour cela, préciser l'ancien mot de passe (celui que le Centre de Gestion vous a communiqué) puis saisissez deux fois le nouveau mot de passe que vous avez choisi. Ceci vous permet de choisir un mot de passe simple à retenir. En cas de perte, contacter le Centre de Gestion, un nouveau mot de passe vous sera transmis. Compléter les 3 champs. Puis, cliquer sur «ok». 7

8 Niveau d accès : Il vous est alors demandé quel niveau d accès est donné au serveur (une des deux fenêtres ci-dessous) : Cliquez sur " Plein accès " de manière à pouvoir sauvegarder vos données sur votre disque dur Cliquez ensuite sur " Ne plus me demander ". Cette opération est sans danger et il se peut que vous soyez amené à la refaire. Vous pouvez également avoir cette fenêtre : Cochez «Ne plus me demander pour ce site» Cliquez sur oui Un bandeau en bas de la page peut vous demander : «Voulez-vous ouvrir ou enregistrer Launch.ica (1,56 Ko) à partir de client.dsservices.fr?» Cliquez sur «Ouvrir» 8

9 Pour commencer à saisir Commencez par cliquer sur l icône : «Accès au Bilan Social 2015». Ne choisissez pas la saisie «agent par agent» Cliquer sur «Non». Le module de saisie «agent par agent» permet aux collectivités, qui ont déjà effectué au moins une saisie «agent par agent», de bénéficier de données pré-saisies concernant leur collectivité et les agents (titulaires et stagiaires). Ces données sont pré-remplies par le report des données précédemment complétées dans l Infocentre et sont mises à jour grâce aux données extraites de la base de données "gestion des carrières" du Centre de Gestion de la Vienne. Remarque : Une page "informations CNIL" s'ouvre automatiquement, vous pouvez la fermer afin d'accéder à l'interface de saisie. 9

10 En cliquant sur "Non", l'écran d accueil suivant apparaît Vous accédez alors à l interface principale. Vérifiez que les données pré-remplies permettent d identifier votre collectivité. Dans le cas contraire, nous vous remercions de contacter le Centre de Gestion. L interface principale vous permet de saisir vos données et de vérifier votre saisie, d accéder à votre Bilan Social consolidé et à vos graphiques et de transmettre vos données au Centre de Gestion. Pour accéder à ces fonctionnalités, il suffit de cliquer sur l icône correspondante. 1. Vérifier les données sur votre collectivité 2. Cliquer sur «Bilan social consolidé et restitutions graphiques» * (voir page 12) 10

11 II. SAISIR VOS DONNÉES A. NAVIGATION DANS LE FICHIER ET LA PAGE «SOMMAIRE» Vous accédez directement à un questionnaire de type Excel (même s il n est pas nécessaire de disposer de ce logiciel). Une barre d outil supplémentaire vous permet de naviguer facilement dans celui-ci : boutons «Sommaire», «Page précédente» et «Page suivante». Vous pouvez interrompre à tout moment votre saisie pour reprendre ultérieurement. N oubliez pas de sauvegarder vos données lorsque vous quittez l application. La page sommaire constitue un point d entrée à partir duquel vous pouvez vous rendre directement vers tous les onglets permettant de renseigner les indicateurs qui doivent composer votre Rapport sur l État de la Collectivité. 11

12 En cliquant sur le bouton «Saisir», en début de ligne de chaque indicateur, vous êtes redirigé vers l onglet correspondant. En cliquant sur «Explications», vous accéderez à une fiche explicative Cette page présente aussi des contrôles de cohérence. Contrôles de cohérence Cliquer sur «Saisir» pour vous rendre directement vers un indicateur Pour plus d informations, cliquer sur «Explications» Boutons de défilement Onglets de navigation Barres de défilement 12

13 B. RENSEIGNER LES INDICATEURS COMPOSANT VOTRE RAPPORT En cas de difficulté, vous pouvez : consulter notre «Foire aux Questions» transmise par mail ou téléchargeable sur notre site : contacter le Centre de Gestion : bilansocial@cdg86.fr Les données que vous devez saisir doivent faire état de la situation de votre collectivité au 31 décembre En bas de la «fenêtre», cliquez sur l onglet «Général», vous accèderez à la première page à compléter. Cliquer sur l onglet «Général». Puis, accédez à l onglet suivant. Il s agit d une fiche explicative qui traite de l indicateur suivant à renseigner. Par exemple, la fiche Continuer ainsi de suite pour chaque onglet (48 onglets de saisie au total), jusqu à l onglet «Effectifs». 13

14 C. LISTE DES INDICATEURS À RENSEIGNER 14 IND General Informations complémentaires pour l'exploitation statistique du rapport I - EFFECTIFS Fonctionnaires IND Nombre des titulaires et non titulaires sur emplois permanents rémunérés au 31/12/2015 occupant un emploi fonctionnel selon le cadre d'emplois et le sexe IND Nombre de fonctionnaires occupant un emploi permanent rémunéré au 31/12/2015 par filière, cadre d'emplois et grade à temps complet et non complet et par sexe IND Nombre de fonctionnaires occupant un emploi permanent à temps complet au 31/12/2015 par filière, cadre d'emplois et selon la quotité de temps de travail et le sexe IND Nombre de fonctionnaires bénéficiaires d'un temps partiel de droit ou sur autorisation IND Nombre de fonctionnaires en équivalent temps plein Non-titulaires IND Effectifs des agents non titulaires occupant un emploi permanent rémunérés au 31/12/2015 par référence à la filière, au cadre d'emplois et selon le type de recrutement et le sexe IND Nombre d'agents non titulaires occupant un emploi permanent à temps complet au 31/12/2015 par référence à la filière, au cadre d'emplois et selon la quotité de temps de travail et le sexe IND Nombre d'agents non titulaires bénéficiaires d'un temps partiel de droit ou sur autorisation IND Nombre d'agents non titulaires en équivalent temps plein Autres personnels IND Autres personnels IND Recours à du personnel temporaire Agents selon les positions statutaires particulières IND Nombre d'agents originaires de la collectivité IND Nombre d'agents originaires d'une autre structure ou en détachement direct IND Nombre d'agents originaires d'une autre structure mis à disposition IND Fonctionnaires pris en charge par le CDG ou le CNFPT (articles 53 et 97). Seuls le CNFPT et les centres de gestion ont à renseigner cet indicateur.

15 1.5 - Mouvements de personnel IND Départs dans l'année 2015, par catégorie hiérarchique et par sexe IND Arrivées d'agents recrutés sur emploi fonctionnel dans l'année 2015 IND Arrivées de fonctionnaires recrutés par cadre d'emplois dans l'année 2015 IND Arrivées de non titulaires sur emplois permanents dans l'année 2015 IND Titularisation au cours de l'année 2015 IND Avancements, promotions dans l'année 2015 IND Titularisations dans le cadre de la loi n du 12 mars 2012 (Loi Sauvadet) en 2013, 2014 et 2015 IND Titularisations dans le cadre de la loi n du 12 mars 2012 (Loi Sauvadet) au cours de l'année 2015, par filières, cadres d'emplois et sexe IND Avancements de grade dans l'année 2015 par filière et catégorie hiérarchique Travailleurs handicapés IND Nombre d'agents handicapés par catégorie hiérarchique, statut et sexe, rémunérés au 31/12/2015 IND Respect de l'obligation d'emploi et dépenses réalisées couvrant partiellement l'obligation d'emploi (ouvrant droit à réduction des unités manquantes) et taux d'emploi Répartition par sexe et âge des agents sur emplois permanents IND Répartition par sexe et âge des agents fonctionnaires et non titulaires sur emplois permanents II - TEMPS DE TRAVAIL Absences au travail IND Nombre de titulaires et stagiaires ayant été absents au moins un jour dans l'année, par motif (hors formations, journées de grève et absences syndicales) IND Nombre de non titulaires sur emplois permanents ayant été absents au moins un jour dans l'année, par motif (hors formations, journées de grève et absences syndicales) IND Nombre de non titulaires sur emplois non permanents ayant été absents au moins un jour dans l'année, par motif (hors formations, journées de grève et absences syndicales) IND Congés paternité et d'accueil de l'enfant des agents titulaires et non titulaires, par catégorie hiérarchique IND Entretiens avant et après des congés de 6 mois ou plus 15

16 2.2 / Temps de travail IND Modalité d'organisation du temps de travail IND Contraintes particulières concernant le temps de travail IND Compte épargne-temps IND Télétravail IND Charte du temps IND Informations relatives au temps partiel prévu par l'article 60 de la loi n du 26 janvier 1984 III et IV - RÉMUNÉRATIONS IND Rémunérations brutes des fonctionnaires et des agents nontitulaires occupant un emploi permanent IND Rémunérations des agents sur emplois non permanents présents dans l'année 2015 IND Indemnisation du chômage pour les titulaires IND Indemnisation du chômage pour les non-titulaires IND Nombre d'heures supplémentaires réalisées et rémunérées en 2015 par filière et cadre d'emplois IND Dépenses de fonctionnement de la collectivité et dépenses de personnel IND Logements de fonction V - CONDITIONS DE TRAVAIL - HYGIÈNE ET SÉCURITE IND Agents affectés à la prévention IND Actions liées à la prévention dans l'année 2015 IND Nombre de visites médicales sur demande de l'agent IND Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) IND Plan de prévention des risques psychosociaux (RPS) IND Démarches de prévention des risques IND Nombre d'accidents du travail survenus dans l'année 2015 et jours d'arrêt de travail concernant des titulaires et non titulaires, par cadre d'emplois et sexe IND Inaptitudes au cours de l'année 2015 IND Nombre d'allocations temporaires d'invalidité (ATI) attribuées au cours de l'année 2015 IND Nombre d'actes de violence physique envers le personnel au cours de l'année

17 VI - FORMATION IND IND IND IND Journées de formation suivies par les agents titulaires, stagiaires et non-titulaires sur un emploi permanent au cours de l'année 2015 Journées de formation suivies par les autres agents non permanents au cours de l'année 2015 Validation de l'expérience, bilan de compétences et congé de formation dans l'année 2015 Coûts de formation VII -VIII - DROITS SOCIAUX IND Réunions statutaires IND Droits syndicaux IND Conflits du travail : Grèves IND Œuvres sociales à destination du personnel ou de leurs familles IND Prestations servies directement par la collectivité territoriale par nature de la prestation IND Aides à la garde d'enfants IND Protection sociale complémentaire 17

18 III. VÉRIFIER, SAUVEGARDER ET TRANSMETTRE VOS DONNÉES AU CENTRE DE GESTION Une fois la saisie de vos données terminée : Vous pouvez vérifier vos données grâce aux 9 derniers onglets. Ces onglets vous permettent de visualiser vos données de façon succincte (tableaux et graphiques) au travers de 8 grandes thématiques. Vous pouvez y accéder en faisant défiler la barre de navigation jusqu à l onglet «Effectifs». Vous pouvez également y accéder en cliquant en bas de la page «sommaire», sur le bouton «Voir» du chapitre «Première synthèse des résultats - restitutions». Notez que ces graphiques ne sont pertinents qu une fois que l ensemble de votre Rapport sera complété. Ces graphiques ne sont pas protégés, vous pouvez les modifier. Vous pouvez maintenant enregistrer et fermer : Enregistrer Puis, fermer Vous êtes maintenant redirigé vers l interface principale. 18

19 Enregistrer une copie pour la consulter hors-ligne Il vous est possible d enregistrer sur votre disque dur une copie de sauvegarde de votre Bilan Social. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Sauvegarde locale». Avant de passer à l étape suivante, vérifiez bien que cette copie est bien présente sur votre disque dur. En cas de problème, contactez votre service informatique ou le Centre de Gestion Cette vérification effectuée, vous pouvez transmettre votre REC au Centre de Gestion. Cliquer sur «Sauvegarde locale» Ces indications vous permettent de retrouver votre fichier. Une fois la copie de votre rapport enregistrée, vous pouvez tout à fait modifier la mise en forme ou ajouter des commentaires en vue de réaliser votre propre Bilan Social. De plus, les graphiques ne sont pas protégés, vous pouvez donc les modifier à votre guise. 19

20 Transmettre votre REC au Centre de Gestion Cette étape est très simple et très rapide. Toutefois, vous devez vous assurer : d avoir terminé votre saisie ; d avoir enregistré sur votre poste (si vous le souhaitez) des copies de sauvegarde de votre Bilan Social. En effet, une fois votre Bilan Social envoyé, vous n aurez plus accès à vos données en ligne. Bien entendu, vous pourrez contacter le Centre de Gestion pour que nous vous transmettions une copie. Pour envoyer vos données au Centre de Gestion, vous devez tout d abord choisir le type de données à envoyer : «Bilan social consolidé + Données GPEEC». Puis, cliquez sur «Envoyer au CDG», vous signalez par cette action que votre bilan social est achevé. 1. Cocher 2. Cliquer sur «Envoyer au CDG» 20

21 Désormais, l interface principale ressemble à ceci. La croix rouge indique que les données ont été transmises au Centre de Gestion et ne sont plus accessibles. (BS2015_consolide.xls) Vous avez terminé votre saisie. Nous vous remercions de votre participation. 21

22 Pour toutes questions complémentaires : bilansocial@cdg86.fr Téléport 2 - Avenue René Cassin - CS FUTUROSCOPE CEDEX Tél contact@cdg86.fr