1. PRESENTATION 2. CREATION D UN FORMULAIRE. La boîte de dialogue «Nouveau formulaire» s affiche, LES FORMULAIRES

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1 LES FORMULAIRES 1. PRESENTATION Le formulaire est un écran personnalisé permettant de créer, modifier, imprimer ou consulter des données issues des tables de la base de données en cours d'utilisation. Très utile pour ajouter ou modifier fréquemment les données dans une table, il offre un espace de travail plus convivial que la feuille de données. Simples d utilisation et pratiques, les formulaires incorporent également la possibilité d'inclure des images, des graphiques, des calculs, des messages, des dessins, des couleurs et des effets d'ombre. Il existe trois méthodes à votre disposition, pour créer des formulaires : - L'Assistant : Guide permettant de définir son formulaire à partir d'exemples et de questions. - Les formulaires instantanés : Créés directement sur le style défini dans l Assistant. - Les outils : Permettant de définir personnellement le type et les caractéristiques des objets à intégrer. Les informations apparaissant dans un formulaire, sont en fait placées dans des contrôles. Ceux-ci sont associés aux champs de la table ou de la requête source du formulaire ou indépendant (Texte, graphismes ou contrôles calculés). 2. CREATION D UN FORMULAIRE - Afficher la boîte de dialogue «Base de données», - Activer les objets Formulaires, - Cliquer sur le bouton Nouveau, La boîte de dialogue «Nouveau formulaire» s affiche, Page 1 sur 12 - Sélectionner l'option voulue, - Sélectionner la table ou la requête sur laquelle sera basé le formulaire, - Cliquer sur le bouton OK. - Le Mode création affiche un formulaire vierge qui sera entièrement mis en forme par l utilisateur. Il est utilisé pour construire des formulaires de menus ou servant de base à l'exécution de requêtes, - Les Assistants guident l utilisateur dans la définition et la mise en forme des formulaires, - Les Formulaires instantanés sont générés à partir de la totalité des champs de la table ou de la requête et suivant la dernière mise en forme utilisée dans l Assistant.

2 2.1. ASSISTANT FORMULAIRE Dans la boîte de dialogue «Nouveau formulaire», - Sélectionner l option Assistant formulaire, Ou - Double-cliquer sur dans la liste des objets, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire, ETAPE 1 : SELECTION DES CHAMPS - Dans la zone «Tables/Requête s», - Sélectionner la table ou la requête contenant les champs à afficher dans le formulaire, Ou - Utiliser les boutons de la partie centrale. - Dans la liste «Champs disponibles» - Double-cliquer sur les champs qui seront affichés dans le formulaire, - Procéder de même si vous désirez ajouter des champs provenant de plusieurs tables liées. Si vous avez sélectionné des champs provenant de plusieurs tables, Access demande la façon dont il doit présenter les données. - Choisir par Catégories pour visualiser pour chaque catégorie, le détail des produits sous forme de sous-formulaire (interne) ou de formulaire attaché (accessible depuis un bouton). - Choisir par Produits pour visualiser les données demandées dans un formulaire simple. Page 2 sur 12

3 ETAPE 2 : PRESENTATION DU FORMULAIRE Sélectionner une des options de présentation proposées, certaines ne sont pas disponibles si le formulaire contient des données provenant de plusieurs tables ou requêtes COLONNE SIMPLE Les champs sont présentés les uns en dessous des autres. On ne visualise qu'un enregistrement TABULAIRE Les champs sont présentés les uns à côté des autres. On visualise les enregistrements en ligne, les uns à la suite des autres FEUILLE DE DONNEES Le formulaire à l'aspect d'une feuille de données avec les colonnes et les lignes. Page 3 sur 12

4 JUSTIFIE Les champs et leur étiquette sont affichés les uns à la suite des autres de façon à remplir le formulaire dans sa largeur et sa hauteur ETAPE 3 : STYLE DU FORMULAIRE - Sélectionner une des options de mise en forme proposées, Le style de mise en forme retenu devient le style de base pour les formulaires instantanés créés par la suite ETAPE 4 : TITRE DU FORMULAIRE - Taper un titre pour le formulaire, ce dernier apparaîtra dans l en-tête du formulaire, - Sélectionner l option Ouvrir le formulaire pour visualiser le formulaire, - Sélectionner l option Modifier la structure du formulaire pour le personnaliser. Page 4 sur 12

5 2.2. FORMULAIRES INSTANTANES Les formulaires instantanés sont constitués de tous les champs de la table ou de la requête source et sont construits sur le dernier style utilisé dans l assistant, style Standard par défaut. - Dans la fenêtre «Base de données» - Sélectionner la table ou la requête voulue, - Cliquer sur le bouton pour générer un formulaire en colonne simple. Ou - Cliquer sur l onglet «Formulaires», - Cliquer sur le bouton Nouveau, Dans la boîte de dialogue «Nouveau formulaire», - Sélectionner une des options de Formulaire instantané, - Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire. Les différents types de formulaires sont détaillés dans le chapitre consacré à la création de formulaires à l'aide de l'assistant FORMULAIRE GRAPHIQUE L assistant graphique permet de créer des formulaires contenant un graphique créé à partir des données de la table ou de la requête spécifiée. 3. LES BARRES D OUTILS ASSOCIEES AUX FORMULAIRES 3.1. BARRE D OUTILS DU MODE CREATION Modes d affichage Enregistrer Couper Copier Coller Lien hypertexte Barre d outils Web Format automatique Fenêtre Base de données Nouvel objet Aperçu avant impression Annuler Imprimer Reproduire mise en forme Générateur d expression Boîte à outils Propriétés Code Liste des champs 3.2. BARRE D OUTILS DU MODE FORMULAIRE Orthographe Propriétés Modes d affichage Enregistrer Couper Copier Coller Barre d outils Web Filtre par formulaire Appliquer le filtre Base de données Nouvel objet Aperçu avant impression Imprimer Annuler Filtre par sélection Supprimer Nouveau Tri décroissant Rechercher Tri croissant Page 5 sur 12

6 4. LE MODE CREATION Que l'on ait utilisé l'assistant ou créé un formulaire vierge, il est souvent nécessaire de modifier le contenu ou l'aspect des éléments du formulaire. Ces manipulations s'effectuent en mode Création MODE CREATION Règles Grille Barre de sélection et de dimensionnement de la section Sélecteur du formulaire Sections Contrôle actif Contrôle étiquette 4.2. SELECTION DES CONTROLES Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner en cliquant dessus. Pour sélectionner plusieurs contrôles en même temps, cliquer à l'extérieur du groupe et faire glisser la souris afin d'entourer tous les contrôles, puis lâcher le bouton de la souris. Pour sélectionner des contrôles non adjacents ou se chevauchant, maintenir la touche «MAJUSCULE» enfoncée et cliquer sur chacun des contrôles. La touche «MAJUSCULE» peut aussi être utilisée pour désactiver la sélection LA GRILLE ET LES REGLES LA GRILLE Lorsqu un formulaire est en mode Création, une grille est utilisée lors du déplacement ou de la modification des dimensions d un contrôle. Lorsque l alignement de la grille est actif, le déplacement de la souris amène le contrôle déplacé vers le point de la grille le plus proche. Pour des déplacements précis, il est nécessaire de désactiver l alignement sur la grille. - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande ALIGNER SUR LA GRILLE LES REGLES Les règles permettent de positionner les différents éléments du formulaire et de régler la taille (hauteur et largeur) du formulaire ou des différents contrôles. L affichage ou le masquage des règles se fait par la commande REGLE du menu AFFICHAGE. Page 6 sur 12

7 4.4. DEPLACEMENT DES CONTROLES DEPLACEMENT DU CONTROLE ET DE L ETIQUETTE Activer le contrôle, Positionner le pointeur au niveau du contrôle, lorsque le pointeur prend la forme d une main ouverte, faire glisser le contrôle jusqu'à la position finale DEPLACEMENT DU CONTROLE OU DE L ETIQUETTE Activer le contrôle, Pour déplacer uniquement le contrôle ou l étiquette, placer le pointeur de la souris sur la poignée dans le coin supérieur gauche (le pointeur prend la forme d une main avec un doigt pointé), faire glisser jusqu'à la position finale ALIGNEMENT Pour aligner plusieurs contrôles les uns par rapport aux autres, - Sélectionner les contrôles à aligner, - Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ALIGNER puis sélectionner une des commandes suivantes, - GAUCHE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à gauche. - DROITE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à droite. - HAUT aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus haut. - BAS aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus bas. - SUR LA GRILLE aligne l ensemble des contrôles sélectionnés sur le point de la grille le plus proche ESPACEMENT Pour modifier l espacement vertical ou horizontal entre plusieurs contrôles sélectionnés, Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ESPACEMENT HORIZONTAL ou le sous-menu ESPACEMENT VERTICAL puis sélectionner une des commandes suivantes, EGALISER, l espacement entre les contrôles est identique. AUGMENTER, l espacement entre les contrôles est augmenté. DIMINUER, l espacement entre les contrôles est réduit TAILLE - Pour modifier la taille d un contrôle, placer le pointeur sur une des poignées entourant le contrôle sélectionné, puis faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue. Ou - Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu TAILLE puis sélectionner une des commandes suivantes, - AU CONTENU ajuste la taille des contrôles sélectionnés à leur contenu. - A LA GRILLE ajuste la taille du contrôle sélectionné au point de la grille le plus proche. - AU PLUS GRAND ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus grand. - AU PLUS PETIT ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus petit. - AU PLUS LARGE ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus large. - AU PLUS ETROIT ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus étroit. Page 7 sur 12

8 4.8. COPIE - Sélectionner le contrôle à copier, - Ouvrir le menu EDITION et choisir la commande DUPLIQUER, - Placer le contrôle dupliqué à l'endroit voulu MISE EN FORME La mise en forme d un contrôle concerne l aspect du contrôle lui-même mais aussi l aspect du texte ou des données qu il affiche. La mise en forme peut être réalisée globalement par les formats automatiques ou individuellement par l intermédiaire de la barre d outils de mise en forme associée au mode Création des formulaires. Liste des contrôles Police de caractères Taille des caractères Aligner à gauche Centrer Aligner à droite Epaisseur du trait Apparence Italique Gras Souligné Couleur du trait Couleur des caractères Couleur de fond PROPRIETES DES FORMULAIRES AFFICHER LES PROPRIETES Ouvrir le formulaire en mode Création, Activer l'élément voulu, Cliquer sur le bouton de la barre d'outils, Ou Sélectionner la commande PROPRIETES du menu AFFICHAGE ou du menu contextuel, Sélecteur de formulaire ou d'état Vous pouvez afficher les propriétés avec un double-clic sur le contrôle ou sur le sélecteur de formulaire ou d'état. Page 8 sur 12

9 PROPRIETES D'AFFICHAGE Boîte contrôle Légende Bouton MinMax Bouton Fermer Il y a quatre types de propriétés dans un formulaire (Format, Données, Evénement, Autres) Sélecteur En-tête du formulaire Section Détail Séparateur d'enregistrements Pied de formulaire FOR MAT LEGENDE Boutons de déplacement Barre de défilement Entrer le texte qui s'affichera dans la barre de titre du formulaire AFFICHAGE PAR DEFAUT Permet de spécifier le mode d'affichage à l'ouverture par défaut du formulaire. Mode simple Les enregistrements sont affichés un par un grâce aux boutons de déplacement. Mode continu Les enregistrements sont affichés les uns en dessous des autres (en fonction de la hauteur de la section détail), séparés par la ligne du séparateur d'enregistrement. Feuille de données Les enregistrements sont affichés sous forme de feuille de données, en ligne et en colonne. Le menu AFFICHAGE permet de basculer sur le mode Formulaire AFFICHAGE AUTORISE Définit les modes d'affichage pouvant être utilisé avec le formulaire (par le menu ou le bouton Affichage). Les deux Le formulaire peut être affiché en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Formulaire Seul l'affichage en mode Formulaire est possible. Feuille de données Seul l'affichage en mode Feuille de données BARRE DEFILEMENT Lorsque la taille du formulaire est figée ou que toutes les données sont visibles à l'écran, les barres de défilement peuvent devenir inutiles. Sélectionner une des options proposées : Aucune, Les deux, Verticale, Horizontale AFFICHER SELECTEUR Sélectionner Non pour ne pas afficher le sélecteur. Le sélecteur est la barre grise verticale située à gauche d'un formulaire en colonne, le carré gris à gauche d'un enregistrement dans un formulaire tabulaire. Elle permet de sélectionner un enregistrement. Page 9 sur 12

10 BOUTONS DE DEPLACEMENT Sélectionner Non pour supprimer les boutons de déplacement. Les boutons de déplacement permettent de se déplacer d'un enregistrement à un autre, de créer de nouveaux enregistrements TAILLE AJUSTEE Oui, la taille du formulaire s'ajuste de façon à afficher un enregistrement complet. Non, la taille est celle qu'avait le formulaire à son dernier enregistrement AUTO CENTRER Oui, lors de son ouverture le formulaire est automatiquement positionné au centre de l'écran. Non, le formulaire s'ouvre à la position qu'il avait lors de son dernier enregistrement STYLE BORDURE Aucun, le formulaire ne possède pas de bordure, ni de barre de titre. Il n'est pas possible de le redimensionner. Trait simple fixe, Trait double fixe, le formulaire comprend une bordure fine ou épaisse suivant l'option choisie. Il ne possède pas de barre de titre et n'est pas dimensionnable. Dimensionnable, le formulaire possède une bordure et une barre de titre. Il peut être redimensionné et déplacé IMAGE Permet d'utiliser un fichier graphique en fond de formulaire. Cliquer sur les 3 points à droite de la zone de saisie, Sélectionner le fichier graphique dans l'arborescence TYPE IMAGE Permet de définir le mode de stockage de l'image dans la base de données. Intégré, l'image est enregistrée dans la base de données. L'augmentation de taille varie en fonction du type de fichiers image. Attaché, seul un pointeur vers l'image est enregistré et la taille de la base de données n'augmente pas. Le fichier image ne doit pas être déplacé ni supprimé GRILLE X, GRILLE Y La grille est un quadrillage qui peut être affiché ou non. La grille est utilisée lors de l'alignement et du positionnement des objets dans le formulaire. Elle peut être affichée par le menu AFFICHAGE, commande GRILLE. Les propriétés Grille X et Grille Y permettent d'obtenir une précision plus ou moins grande. Taper un entier compris entre 1 et 64 pour définir le nombre de subdivisions DONNEES Pour modifier les données affichées ou le comportement du formulaire Dans la boîte de dialogue «Propriétés», Cliquer sur l'onglet «Données», Page 10 sur 12

11 SOURCE La propriété Source permet de spécifier les données qui seront disponibles pour le formulaire actif. Cette propriété peut contenir le nom d'une table, le nom d'une requête ou une instruction SQL. La propriété est mise à jour automatiquement lors de la création du formulaire : - Table ou Requête pour les formulaires instantanés, - Instruction SQL pour les formulaires créés à partir de l'assistant sur plusieurs tables. Pour modifier la source d'un formulaire : Cliquer dans la propriété, Sélectionner le nom de la table ou de la requête dans la liste proposée. Ou Cliquer sur le générateur, Une fenêtre de requête s'ouvre : Modifier son contenu (ajout de tables, de champs, modification de tri, critères), Fermer la fenêtre en enregistrant pour mettre à jour la propriété. La liste des champs est mise à jour automatiquement en fonction des modifications apportées à la propriété Source FILTRE Permet de réduire le nombre d'enregistrements affichés en spécifiant un filtre. La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué. - Saisir l'expression du filtre : nom_du_champ = valeur Par exemple : [N Client] = 1250 [date commande] = #1/1/99# Ville = "Toulouse" Lorsque cette propriété est modifiée directement, le filtre n'est appliqué qu'après un clic sur le bouton ou par la commande APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS TRI PAR Permet de modifier l'ordre des enregistrements en spécifiant un tri sur un ou plusieurs champs. La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué. Saisir le nom des champs de tri. Utiliser la virgule pour séparer les noms de champ lorsque l'on trie sur plusieurs clés. L'ordre de tri par défaut est ascendant. Utiliser le mot-clé DESC pour spécifier un ordre de tri décroissant. Par exemple : Pays,Ville [Date commande] DESC - Tri d'abord sur le pays puis sur la ville. - Tri les dates de commande de la plus récente à la plus ancienne. Lorsque cette propriété est modifiée directement, le tri est appliqué par la commande APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS. Page 11 sur 12

12 MODIF AUTORISEE, SUPPR AUTORISEE, AJOUT AUTORISE, ENTREE DONNEES Lorsque la source d'un formulaire est une table, ou une requête qui génère un jeu d'enregistrements modifiables, les propriétés suivantes permettent d'agir sur les enregistrements : Modif autorisée : Donne accès à la modification aux utilisateurs Suppr autorisée : Donne accès à la suppression aux utilisateurs Ajout autorisée : Donne accès à la création aux utilisateurs Entrée données : Permet la saisie des données Sur activation Sur ouverture PROPRIETES EVENEMENTIELLES OUVERTURE DU FORMULAIRE Sur Chargement Sur activé Sur redimensionnement Sur libération Sur fermeture Sur désactivé Avant insertion Après insertion Avant Maj Après MAJ Si modification FERMETURE Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire (affichage du premier enregistrement) et lorsque l'on passe d'un enregistrement à un autre. Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire dans n'importe quel mode. A l'ouverture du formulaire, lors du chargement des données. Lorsque la fenêtre du formulaire devient active. A l'ouverture, après le chargement. Avant qu'il ne disparaisse de l'écran. A la fermeture réelle du formulaire. Lorsque la fenêtre est désactivée au profit d'une autre AJOUT, MODIFICATION L'utilisateur saisit le premier caractère dans un nouvel enregistrement. L'enregistrement mis à jour est un nouvel enregistrement L'utilisateur met à jour l'enregistrement (Enregistrement ou passage à un autre enregistrement) L'enregistrement est mis à jour. Lorsque le contenu d'un formulaire ou d'une zone de liste modifiable est modifié à l'aide du clavier SUPPRESSION D'ENREGISTREMENTS Sur suppression Après appui sur la touche «SUPPR» ou un clic sur le bouton Après le précédent et avant l'affichage de la boîte de dialogue de Avant suppression confirmation. Après confirmation et donc la suppression réelle ou après Après suppression annulation de la suppression. Si la case Modifications des enregistrements est décochée (Menu Outils/Options, onglet «Editer/Rechercher»), les événements Avant Suppression et Après suppression ne se produisent pas et la boîte de dialogue de confirmation ne s'affiche pas Page 12 sur 12