MANUEL D UTILISATION CNSA. Guide d utilisation du Portail de connexion des applications de la CNSA. Portail de connexion des applications de la CNSA

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1 MANUEL D UTILISATION CNSA Portail de Référence : Portail_Connexion Date : 15/06/2016 Version : 1.0 Portail_connexion.docx Page 1

2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION OBJECTIF DU DOCUMENT A QUI S ADRESSE CE MANUEL? PRESENTATION GENERALE DE L APPLICATION CONTEXTE FONCTIONNALITES CARACTERISTIQUES MODE D EMPLOI DEMANDE D ACCES POUR UN UTILISATEUR EN ESMS GERER LE MOT DE PASSE Définir son mot de passe Demander la réinitialisation S AUTHENTIFIER PAR MOT DE PASSE ACCES AU PORTAIL APPLICATIF CONSULTER ET METTRE A JOUR SES DONNEES PERSONNELLES DEMANDER UNE MODIFICATION DE COMPTE SE DESINSCRIRE SE DECONNECTER FAQ QU EST-CE QUE LE PROFIL GESTION DES UTILISATEURS DE NIVEAU ESMS JE N AI TOUJOURS PAS REÇU DE VALIDATION DE MA DEMANDE D ACCES QUI EST MON GESTIONNAIRE DE COMPTE? QU EST-CE UNE STRUCTURE D APPARTENANCE? QU EST-CE UNE STRUCTURE DE RATTACHEMENT? MA DEMANDE D ACCES A ETE REJETEE PERSONNE DANS MON ETABLISSEMENT N A DE COMPTE D ACCES QU EST UN OG ORGANISME GESTIONNAIRE? JE NE VOIS PAS LE NOM DE MON OG DANS LA LISTE PROPOSEE Portail_connexion.docx Page 2

3 1 Introduction 1.1 Objectif du document Ce document a pour objectif d'expliquer l utilisation du portail de connexion aux applications de la CNSA. 1.2 A qui s adresse ce manuel? Ce manuel est destiné à toute personne désirant accéder à une application de la CNSA qui utilise le portail de. Portail_connexion.docx Page 3

4 2 Présentation générale de l application 2.1 Contexte Le portail de connexion aux applications offre la possibilité d avoir une connexion unique pour toutes les applications gérées par la CNSA. 2.2 Fonctionnalités Les fonctionnalités proposées sont les suivantes : Formulaire de demande d accès Processus de validation des demandes Définition de son mot de passe L ensemble des actions a été automatisées au maximum afin de fluidifier la gestion des comptes utilisateurs. 2.3 Caractéristiques Il est accessible directement par le lien suivant : Portail_connexion.docx Page 4

5 3 Mode d emploi 3.1 Demande d accès pour un utilisateur en ESMS 1. Demande de compte utilisateur Pour obtenir un compte d accès à une application du portail, il faut cliquer sur «Demander un accès» à partir de la page d authentification. Portail_connexion.docx Page 5

6 2. Fiche de demande d accès - Saisir son nom, son prénom et un courriel qui sera utilisé dans la validation de votre demande et par la suite pour la réinitialisation de votre mot de passe. - Sélectionner, ensuite, sa structure d appartenance. 3. Sélection de votre FINESS établissement (géographique) Si votre structure est un établissement ou services médico-social, il convient de cocher l option «Etablissement» afin de faire une recherche sur votre numéro de FINESS. Portail_connexion.docx Page 6

7 4. Recherche du FINESS 5. Validation de la structure d appartenance après la sélection de l établissement Portail_connexion.docx Page 7

8 6. Sélection d un profil utilisateur L ensemble des profils accessibles pour un établissement est affiché : - Utilisateur d ImportCA en ESMS o Profil utilisateur pour l application d import des comptes administratifs - Utilisateur de l application Prix-ESMS o Profil utilisateur pour l application de remonté des prix Prix-ESMS - Gestion des utilisateurs de niveau ESMS o Profil d un gestionnaire d établissement avec mes droits pour valider toutes les demandes d accès à l application pour son établissement Portail_connexion.docx Page 8

9 7. Message à l administrateur Il est possible de compléter la demande en rédigeant un message à l administrateur. Par exemple, vous pouvez demander l accès à plusieurs établissements en indiquant les numéros de FINESS. Ils vous seront rattachés par votre gestionnaire de proximité. 8. Envoi de la demande. Cliquer enfin sur «Valider» pour envoyer la demande. Portail_connexion.docx Page 9

10 Après la soumission de votre demande, un message de prise en compte vous est envoyé à l adresse de messagerie que vous avez saisie. 9. Prise en compte par votre gestionnaire dans un délai de 5 jours (ouvrables) Toutes les demandes d accès sont soumises à validation des gestionnaires habilités à traiter ces demandes en fonction de leur périmètre et de leur profil valideur. Le délai de validation est généralement de 5 jours ouvrables. Suite au traitement des demandes d accès par les gestionnaires habilités, l utilisateur recevra par mail une notification par rapport à sa demande. En cas d acceptation de la demande, le mail reçu comporte un identifiant et un lien qui permet à l utilisateur de définir son nouveau mot de passe. L identifiant et le nouveau mot de passe permettront à l utilisateur d accéder au portail de connexion des applications de la CNSA. Portail_connexion.docx Page 10

11 3.2 Gérer le mot de passe Définir son mot de passe Lorsque l utilisateur reçoit son mail de validation, il est invité à définir son mot de passe en cliquant sur le lien de définition de mot de passe dans le mail L utilisateur insère ensuite 2 fois son mot de passe et clique sur valider. Portail_connexion.docx Page 11

12 3.2.2 Demander la réinitialisation Lorsque l utilisateur oublie son mot de passe ou que celui-ci est verrouillé, il a la possibilité de le réinitialiser en cliquant sur «Identifiant ou mot de passe oublié?». L utilisateur indique son adresse mail et clique sur «Valider». Il recevra ensuite un mail à l adresse saisie qui lui permettra de réinitialiser son mot de passe. Portail_connexion.docx Page 12

13 3.3 S authentifier par mot de passe Avant d accéder aux applications de la CNSA, l utilisateur devra s authentifier en saisissant son identifiant et son mot de passe. Il clique ensuite sur «Me connecter». Portail_connexion.docx Page 13

14 3.4 Accès au portail applicatif Sur la première page principale, sont affichées toutes les applications accessibles à l utilisateur. Il accède à l application en cliquant sur le lien qui lui est associé. Portail_connexion.docx Page 14

15 3.5 Consulter et mettre à jour ses données personnelles Cet écran permet à l utilisateur de consulter et mettre à jour ses données personnelles. Il accessible à partir de la page principale en cliquant sur l onglet «Mon compte». Pour la mise à jour de son compte, seul le courriel peut être modifié par l utilisateur. Pour des raisons de sécurité, les autres informations (nom, prénom, profil, structure de rattachement et appartenance) sont soumises à validation de votre gestionnaire de compte. Portail_connexion.docx Page 15

16 3.6 Demander une modification de compte L utilisateur peut demander la modification de son profil ou autre élément de son compte à partir de la page «Mon compte». Il clique sur le bouton «Demander une modification» en bas de la page. Ensuite, il peut : - demander un profil supplémentaire - et utiliser le champ «Demande» pour justifier son choix ou pour faire tout autre demande - il clique enfin sur «Valider» 3.7 Se désinscrire Pour se désinscrire, l utilisateur doit dans un premier temps accéder à sa fiche, cliquer sur «Demande de modification» et en faire la demande dans le message en texte libre. Portail_connexion.docx Page 16

17 3.8 Se déconnecter La déconnexion du portail se fait en cliquant en haut à gauche de la barre des menus sur «se déconnecter». Portail_connexion.docx Page 17

18 4 FAQ 4.1 Qu est-ce que le profil Gestion des utilisateurs de niveau ESMS Ce profil est attribué au directeur d établissement (ou la personne qui a reçu une délégation) afin de valider les demandes d accès aux applications CNSA pour le compte de son établissement. Il a en charge de : - vérifier la légitimité d une demande (applications, profil) - corriger les demandes le cas échéant - valider ou rejeter la demande d accès Le guide pour le gestionnaire est accessible après connexion au portail dans le lien «Aide» dans le bandeau bas du site. 4.2 Je n ai toujours pas reçu de validation de ma demande d accès Votre demande d accès a été transmise à votre gestionnaire. Ce dernier est informé dès le lendemain matin. Compte tenu de l activité des services, il est possible que le délai de validation de votre demande puisse atteindre 3 à 5 jours. D autres raisons peuvent expliquer la non réception du mail de confirmation : - Veuillez vérifier que le courriel n a pas été déplacé dans les pourriels ou courriers indésirables - Veuillez voir avec votre administrateur réseau que le courriel n a pas été bloqué Si aucun des cas ci-dessus ne s est présenté, vous pouvez vous adresser directement à votre gestionnaire de compte. 4.3 Qui est mon gestionnaire de compte? Le gestionnaire de compte est une personne habilitée à valider toutes les demandes de création/modification de compte pour les utilisateurs de son ressort. Si un établissement n a pas encore de gestionnaire, c est le référent en ARS qui est en charge de la validation du compte. En retour, le référent en ARS demandera qu un gestionnaire au niveau de l établissement soit désigné. Portail_connexion.docx Page 18

19 4.4 Qu est-ce une structure d appartenance? La structure d appartenance est la structure (établissement ou ARS) à laquelle vous appartenez et êtes rattaché. En cas d erreur, le gestionnaire peut être amené à rejeter votre demande. 4.5 Qu est-ce une structure de rattachement? La structure de rattachement désigne les établissements sur lesquels vous avez une habilitation soit pour être gestionnaire et valider des demandes d accès soit pour faire des actions dans des applications de la CNSA. Par exemple, un directeur gère 2 structures : une structure PH (principal) et un PA. Il doit donc remonter deux CA. Dans la demande d accès, il convient d indiquer : - Structure d appartenance : FINESS du PH - Structure de rattachement : FINESS du PA 4.6 Ma demande d accès a été rejetée En cas de rejet de votre demande, vous recevez un mail. La raison du rejet est motivé par le gestionnaire (erreur de FINESS, personne inconnue ). Il convient de faire une nouvelle demande en tenant compte des motivations. Dans me cas où vous ne comprenez pas la raison ru refus, vous pouvez contacter directement votre gestionnaire de compte 4.7 Personne dans mon établissement n a de compte d accès Il se peut que plus personne dans votre établissement n ait de compte d accès. Auquel cas, le gestionnaire de compte est le référent ARS. La première personne qui fera une demande d accès devra avoir un profil de gestionnaire. Il est important que cette personne soit le directeur de l établissement (ou ayant une délégation du directeur) 4.8 Qu est un OG Organisme gestionnaire? OG est un type de structure correspondant aux organismes gestionnaires. Portail_connexion.docx Page 19

20 4.9 Je ne vois pas le nom de mon OG dans la liste proposée Votre OG n a pas été créée. Si vous êtes un organisme gestionnaire et avez des établissements au niveau national, il convient de faire une demande directement à la CNSA en contactant le support de la CNSA (support@cnsa.fr) en donnant les informations suivantes : Demande de création de compte OG Nom, prénom et courriel de la personne gestionnaire de ce compte Liste des FINESS gérés par votre organisme. Téléphone pour vous joindre en cas de problème. Portail_connexion.docx Page 20