E.N.T. Espace Numérique de Travail

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1 E.N.T. Espace Numérique de Travail Portail de l UM2 Outil de communication, de partage, de stockage, Présentation et Modalités d utilisation Page 1 sur 30

2 Sommaire I. Présentation du portail 3 A. Le concept du portail 3 B. Les fonctionnalités du portail étudiant de l UM2 4 II. L authentification 5 A. La connexion 5 B. L identifiant et le mot de passe 6 C. La déconnexion 7 III. Les préférences utilisateurs 8 A. Modification du mot de passe 8 B. Utiliser le système de question / réponse personnel 9 C. Déclarer une adresse de secours 9 D. Rediriger vos s 10 IV. Les outils 11 A. Le module scolarité L application de réinscription administrative par le Web L application d inscription pédagogique par le Web 13 B. Le dossier Web étudiant 14 C. L outil de planning 15 D. Le module de gestion des stages et offres d emploi 16 E. Les outils de messagerie et d agenda en ligne Le Webmail L agenda personnel en ligne Les listes de diffusion 19 F. L espace de stockage 20 G. Le Bureau Virtuel L accès au Bureau Virtuel Accès sécurisé Ses fonctionnalités Les logiciels mis à disposition 24 H. L Espace Pédagogique 26 I. Bibliothèques / Ressources Documentaires 27 J. Les services du CROUS 28 V. Annexes 29 A. Le WiFi étudiant La couverture du Campus Triolet par le WiFi La connexion 30 Page 2 sur 30

3 I. Présentation du portail A. Le concept du portail Le portail est un outil numérique, accessible sur Internet, dont l objectif est de permettre aux étudiants de bénéficier en tout lieu et à toute heure d un ensemble de services proposés par l Université. L E.N.T. Espace Numérique de Travail est un portail offrant des services afin de faciliter vos études en Languedoc Roussillon. Il permet de s informer, échanger, s organiser. Cette documentation présente l ensemble des services offerts avec pour objectif, vous donner les informations nécessaires à son utilisation. Son adresse : Figure 1 - L'Espace Numérique de Travail pour un étudiant Page 3 sur 30

4 B. Les fonctionnalités du portail étudiant de l UM2 Les services proposés sont essentiellement liés à la communication ( , agenda, ) et à la formation (accès et gestion de différentes ressources pédagogiques). Ils se déclinent de la façon suivante : Une gestion des préférences utilisateur Un accès à l application de réinscription administrative en ligne (lors de la période d inscription) Un accès à l application d inscription pédagogique en ligne (lors de la période d inscription) Un accès au dossier Web, dont les notes (seulement pour les étudiants de la Faculté des Sciences et de Polytech) Un accès au planning Un accès au module de gestion des stages et offres d emploi (seulement pour les étudiants de la Faculté des Sciences) Un accès à un Webmail, logiciel de messagerie et d agenda personnel en ligne, ainsi qu aux listes de diffusions Un espace personnel de stockage Un bureau virtuel Un accès à l espace pédagogique, la plateforme de cours en ligne Un accès aux ressources documentaires, provenant de la BIU Un accès aux services du CROUS (logement, restauration, emplois et stages, ) Page 4 sur 30

5 II. L authentification Pour accéder à l ensemble des services, il est bien entendu nécessaire de se connecter. A. La connexion La connexion se réalise en cliquant le bouton de la page d accueil de l ENT. qui se situe en haut à droite Figure 2 La page d'accueil de l'ent Page 5 sur 30

6 B. L identifiant et le mot de passe Pour se connecter, il vous faut alors inscrire votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans le formulaire d authentification. Figure 3 - Connexion à l'ent Par défaut, ces informations sont inscrites sur votre carte d'étudiant / certificat de scolarité : Votre nom d'utilisateur correspond à votre institutionnel. Cet est de la forme Votre mot de passe initial correspond aux 10 premiers caractères du code INE. Par simplicité, il suffit de ne pas tenir compte du dernier caractère du code INE qui est imprimé légèrement plus loin. Astuce : Un système d aide à la saisie semi-automatique pour le nom d utilisateur a été mis en place. Il vous suffit de saisir votre prénom et quelques lettres de votre nom pour que votre soit inscrit automatiquement. Page 6 sur 30

7 C. La déconnexion Pour se déconnecter, la 1 chose à faire est de cliquer sur le bouton de déconnexion se situe en haut à droite., qui Par contre, cette opération n'est pas suffisante. En effet, si des services ont été utilisés, la connexion à ces services peut encore être existante. Pour éviter ce genre de problème de sécurité, il est donc fortement recommandé de fermer le navigateur Web lorsque vous quittez l'ent ou l'un des services proposés. Figure 4 - Déconnexion de l'ent Page 7 sur 30

8 III. Les préférences utilisateurs Le système de préférences vous permet de : modifier votre mot de passe définir votre propre système de question / réponse personnelle définir une adresse de secours rediriger vos s reçus sur votre adresse électronique institutionnelle vers une autre adresse A. Modification du mot de passe Pour faciliter la connexion à votre espace personnel, vous avez la possibilité de changer votre mot de passe. Figure 5 - Modification d'un mot de passe Il suffit alors de taper dans le premier cadre, votre nouveau mot de passe choisi, puis de le retaper dans le deuxième cadre afin d éviter toutes erreurs de saisie. Enfin cliquez sur Valider. Remarque : attention aux contraintes pour la définition d un mot de passe : Il doit comporter au minimum 6 caractères, Il ne doit pas contenir de caractères accentués, Les caractères suivants &, <, > ne sont pas acceptés. Page 8 sur 30

9 B. Utiliser le système de question / réponse personnel Ce système sera utilisé en cas de perte de votre mot de passe. Figure 6 - Système de question / réponse Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous aurez la possibilité de répondre (via l'option Mot de passe perdu du canal Aide et Assistance) à la question que vous avez définie dans le formulaire ci-dessus. Si la réponse saisie correspond bien à celle définie dans ce formulaire, le mot de passe sera alors réinitialisé au mot de passe par défaut, à savoir les 10 premiers caractères du code INE qui apparaît sur votre carte d'étudiant. C. Déclarer une adresse de secours Ce système sera utilisé en cas de perte de votre mot de passe. Figure 7 - Adresse de secours Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous aurez la possibilité de vous faire envoyer un lien à cette adresse de messagerie (via l'option Mot de passe perdu du canal Aide et Assistance). Ce lien - à usage unique vous permettra d obtenir un nouveau mot de passe. Page 9 sur 30

10 D. Rediriger vos s Via ce système, il vous est possible de rediriger automatiquement le courrier que vous recevez sur votre adresse institutionnelle vers une autre adresse de messagerie. Vous avez également la possibilité de choisir entre soit une simple redirection de vos s, soit une redirection de vos s avec conservation de ceux-ci sur le Webmail. Dans ce dernier cas, cela signifie que les messages que vous recevez sur l'adresse institutionnelle seront stockés sur le serveur Webmail et seront également transmises à l'adresse de messagerie renseignée. Figure 8 - Redirection de vos s Page 10 sur 30

11 IV. Les outils A. Le module scolarité Via ce module de scolarité, il vous est possible de : Réaliser votre administration administrative (lors de la période d inscription) Consulter votre inscription administrative faite par le Web (réinscription ou première inscription) Télécharger le document informatique et libertés Réaliser vos inscriptions pédagogiques (lors de la période d inscription) Consulter vos inscriptions pédagogiques Remarque : les possibilités offertes dépendent de votre composante de rattachement (Exemple : faculté des sciences, IAE ) et de la période de consultation du module. Figure 9 - Menu pour les modules de réinscription administrative et inscriptions pédagogiques Page 11 sur 30

12 1. L application de réinscription administrative par le Web Il vous est possible d utiliser l application de réinscription par le Web si vous étiez déjà inscrits à l UM2 sur l année 2011/2012. Remarque : Le paiement est obligatoire et se fait uniquement par carte bancaire sur un site sécurisé. Figure 10 L application d'inscription administrative en ligne Page 12 sur 30

13 2. L application d inscription pédagogique par le Web Cette application vous permet de vous inscrire pédagogiquement, ce qui correspond à vous inscrire aux unités d enseignement. Figure 11 - L'application d'inscription pédagogique en ligne Page 13 sur 30

14 B. Le dossier Web étudiant Dans ce dossier Web, vous pouvez retrouver les informations suivantes : L état-civil, tel qu il a été saisi pour l UM2, Vos adresses, L historique de vos inscriptions à l UM2, ainsi que vos inscriptions pédagogiques actuelles, Vos notes et résultats, avec possibilités de les enregistrer / imprimer (au format PDF). Figure 12 - Le dossier Web étudiant Page 14 sur 30

15 C. L outil de planning Les étudiants ont accès à leur emploi du temps de leurs cours et travaux directement dans leur ENT. Figure 13 - Le planning Page 15 sur 30

16 D. Le module de gestion des stages et offres d emploi Cette application vous permet de : Rédiger et modifier des conventions de stage et les avenants associés. Rechercher, modifier votre convention ou créer un avenant. Identifier un établissement d accueil potentiel pour un stage ou un emploi. Accéder aux offres de stage et d'emploi recueillies par l'université. Remarque : Cette application n est accessible qu aux étudiants de la faculté des Sciences. Figure 14 - L'application de gestion des stages et offres d'emploi Page 16 sur 30

17 E. Les outils de messagerie et d agenda en ligne 1. Le Webmail Le Webmail correspond à un outil de gestion du courrier électronique et d agenda accessible depuis un navigateur Web. Lors de l inscription à l université, une adresse électronique est créée, elle se présente sous la forme et est opérationnelle dès le lendemain de l inscription. Attention : c est par l intermédiaire de cette adresse électronique dite «institutionnelle» que l université communique les informations nécessaires à la vie étudiante. Figure 15 - Webmail Cet outil permet de réaliser toutes les opérations de bases liées à la gestion du courrier électronique (envoi, lecture, traitement des pièces jointes, ). Le principe, et donc l avantage du WebMail, réside dans le fait qu il n est pas nécessaire de posséder d ordinateur personnel, puisque la consultation du courrier peut se faire à partir de n importe quel poste informatique pourvu d une connexion internet et d un navigateur. Page 17 sur 30

18 Le système WebMail mis à disposition permet de stocker jusqu à 215 Méga Octets (Mo). Pour des raisons de praticité, vous avez également la possibilité d accéder au Webmail directement, sans passer par l ENT. Pour cela, il vous suffit d utiliser l adresse suivante : https://baletud.univ-montp2.fr 2. L agenda personnel en ligne Il est intégré à l outil Webmail et permet de gérer son emploi du temps à l aide d un calendrier, et de planifier des tâches. Il est également possible de planifier des travaux avec d autres étudiants. Figure 16 - L'agenda Page 18 sur 30

19 3. Les listes de diffusion Cet outil vous permet de consulter les listes de diffusion de l Université Montpellier 2 auxquelles vous êtes abonnées. Via cet outil, il vous est possible de vous désabonner des listes optionnelles. Attention : on ne peut se désabonner de toutes les listes. Par exemple, on ne peut se désabonner de la liste toutum2, qui contient la liste de tous les étudiants et personnels de l UM2. Figure 17 - Les listes de diffusion Page 19 sur 30

20 F. L espace de stockage L espace de stockage est un répertoire sécurisé de 100 Mo où l on peut stocker ses documents. Cela permet ainsi de transférer des documents de son ordinateur vers les serveurs de l UM2. Ces documents vous sont alors accessibles depuis n importe où, via l ENT mais également via le bureau virtuel (cf. paragraphe suivant). Figure 18 - L'espace de stockage Via cet espace de stockage, il est alors possible de : Créer un répertoire Déposer un ou plusieurs fichiers Glisser / déposer un fichier (notion de Drag & Drop dépendante du navigateur) Télécharger un fichier Copier/coller un ou plusieurs documents Couper/coller un ou plusieurs documents Renommer un document Supprimer un ou plusieurs documents Page 20 sur 30

21 G. Le Bureau Virtuel Le Bureau Virtuel est un outil qui permet de travailler sans contrainte de lieu. En effet, il permet d accéder à l espace de stockage et de travailler sur ses documents à l aide des logiciels intégrés à partir de n importe quel ordinateur connecté à internet. Il se présente comme un Windows XP, dont l accès est sécurisé. 1. L accès au Bureau Virtuel L accès au Bureau Virtuel peut se réaliser via un simple navigateur Web. Remarque technique : un tel accès ne dépend ni du navigateur utilisé (Internet Explorer, Mozilla Firefox ) ni du système d exploitation (Windows, Macintosh, Linux). Par contre, il nécessite que le logiciel JAVA soit installé. Il est téléchargeable sur le site Accès au bureau virtuel via l ENT : Accès direct au bureau virtuel : Page 21 sur 30

22 Il peut également se réaliser via un utilitaire de communication (dépendant du système d exploitation), à savoir : Pour Windows XP : Utiliser le Menu Démarrer/Programmes/Accessoires/Communications/Connexion Bureau à distance Taper ensuite l adresse suivante : bureau.univ-montp2.fr Pour Windows 98, Millénium et 2000 L application «connexion bureau à distance» doit être rajoutée (logiciel Remote Desktop sur le site de Microsoft). Pour Mac OS 10.2, 3, 4 L application est téléchargeable depuis le site de Microsoft : http ://www.microsoft.com/mac/otherproducts/otherproducts.aspx?pid=remotedesktopclient Pour Linux Le client «rdesktop» est conseillé (http ://www.rdesktop.org/) Voici alors une commande type : Rdesktop u test p toto a 16-f r sound/local r disk/usb=/mnt/removable adresse_du_serveur Avec les options suivantes : -u = utilisateur TS -p = son mot de passe -a = profondeur (couleur), en bits -f = full screen -r sound :local = mappage du son -r disk/usb=/chemin/vers/votre clé/usb = mappage de l USB Page 22 sur 30

23 2. Accès sécurisé Quelque soit le mode de connexion au Bureau Virtuel, il sera nécessaire de s authentifier. L identifiant et le mot de passe sont identiques à ceux utilisés pour l ENT, à savoir que : Le nom d utilisateur correspond à son institutionnel Le mot de passe correspond par défaut au code INE, ou au nouveau mot de passe si vous l avez modifié dans l ENT. Astuce : pour plus de confort, il est également possible d utiliser son numéro d étudiant (code imprimé sur sa carte d étudiant) comme nom d utilisateur. 3. Ses fonctionnalités Le Bureau Virtuel offre la possibilité d accéder à l espace de stockage et de gérer des documents (dossiers et fichiers) déposés. Le procédé d organisation et de gestion des documents est simple, il permet de : déposer des documents dans l espace de stockage à partir d une unité physique (disque dur, clé USB, ) ; transférer des données sur une unité physique à partir de l espace de stockage, créer ou de renommer un document, déplacer ou supprimer un document. Page 23 sur 30

24 4. Les logiciels mis à disposition La suite Microsoft Office 2003 comprenant : o Word 2003, est un logiciel de traitement de texte. Il permet la rédaction et mise en forme de divers types de documents. o Excel 2003, est un tableur. Ce type de logiciel est spécialisé dans le calcul et la présentation des résultats des calculs, sous forme de graphiques. o PowerPoint 2003, est un logiciel de PréAO (Présentation Assistée par Ordinateur). Il permet de réaliser des présentations basées sur des diapositives diffusées les unes après les autres. o Access 2003, est un Système de Gestion de Base de Données (S.G.B.D.) Access permet de décrire, manipuler, traiter un ensemble de données organisées sous un schéma relationnel et constituant ce qu on appelle une base de données relationnelles. o Publisher 2003, permet ce créer et de composer un large éventail de documents destinés au marketing et à la communication. Acrobat distiller 7.0, est un logiciel permettant de façon simple l édition de documents au format PDF. Acrobat 7.0 standard, permet l édition de documents au format PDF en y intégrant des fonctionnalités supplémentaires, comme l ajout d en tête et pied de page, des liens hypertextes, des vidéos, etc. Page 24 sur 30

25 La suite Macromedia MX 2004 comprenant : o Dreamweaver MX 2004, est un logiciel permettant la création de sites et d applications web. o Flash MX 2004, est un logiciel d animation pour le Web. Les fonctions avancées de Flash avec ActionScript permettent de produire des animations d une grande interactivité. o FreeHand MXa, permet de réaliser des dessins. o Fireworks MX 2004, permet de réaliser des images de qualités optimisées pour une publication sur Internet pour Internet. La suite OpenOffice.org 2.0 comprenant : o Base, gestion de bases de données, création de requêtes et rapports pour mieux gérer les informations. o Calc, calculs, analyse d'informations et gestion de listes dans des feuilles de calcul. o Draw, création et édition de dessins, d'organigrammes et de logos. o Impress, création et édition de présentations pour diaporamas, réunions et pages Web. o Math, création et édition de formules scientifiques et d'équations. o Writer, création et édition de textes et d'images pour courriers, rapports, documents et pages Web. IZarc est un logiciel de compression/décompression d archives léger. Il supporte un grand nombre d extension :.zip,.ace,.arc,.arj,.cab,.gz,.lha,.jar,.rar,.tar, Page 25 sur 30

26 H. L Espace Pédagogique Cet espace regroupe un ensemble de sites de cours, préalablement publiés par les enseignants de l Université. Figure 19 - L'Espace Pédagogique Un site de cours est constitué d un ensemble d éléments pédagogiques, à savoir : Des documents pédagogiques, peu importe le format (Word, PDF, HTML, ), Des exercices, de type QCM, Les dernières annonces, L agenda, Des forums, Des travaux, Certains documents peuvent être en accès libre, ne nécessitant pas de connexion sécurisée, d autres par contre nécessite une connexion sécurisée. Vous avez également la possibilité d accéder à l Espace Pédagogique directement, sans passer par l ENT. Pour cela, il vous suffit d utiliser l adresse suivante : Astuce : Même sans passer par l ENT, utilisez le bouton connecter à l Espace Pédagogique. pour se Page 26 sur 30

27 I. Bibliothèques / Ressources Documentaires Cet espace donne accès directement au site de la Bibliothèque Interuniversitaire de Montpellier (BIU). Figure 20 - Les ressources documentaires de la BIU Il donne de nombreux renseignements (adresse, plan d accès, ) concernant : Les Services Interuniversitaires Les Bibliothèques de l Université Montpellier 1 Les Bibliothèques de l Université Montpellier 2 Les Bibliothèques de l Université Montpellier 3 L académie des Sciences et Lettres Ce site offre également le service ADDOC (Accès à Distance à la DOCumentation) qui permet un accès distant aux ressources électroniques pour lesquelles la BIU de Montpellier a souscrit un abonnement (dont entre autres l Encyclopédie Universalis). Il permet donc de consulter les bases de données et les documents électroniques depuis des postes connectés à Internet Page 27 sur 30

28 J. Les services du CROUS Cet espace donne accès à l ensemble des services du Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaire (CROUS) de Montpellier. Ces services concernent les points suivants : Listes de logements dans la région, Restauration, Listes d offres d emplois et de stages, Dossier de bourse, Culture, avec le Pass Culture. Figure 21 - Les services du CROUS Page 28 sur 30

29 V. Annexes A. Le WiFi étudiant L Université Montpellier 2 a choisi d équiper en points d accès WiFi (Wireless Fidelity) les principaux lieux de vie et de travail des étudiants du Campus Triolet, ainsi que les sites des IUT de Béziers, Nîmes et Sète. 1. La couverture du Campus Triolet par le WiFi Page 29 sur 30

30 2. La connexion La connexion au réseau WiFi étudiant de l Université Montpellier 2 se réalise par l intermédiaire d un portail web où chaque utilisateur doit nécessairement s identifier pour pouvoir accéder à Internet : Pour accéder au portail d authentification, vous devez au préalable connecter votre portable équipé WiFi au réseau sans fil ayant pour identifiant (ou SSID) WIFI-ETUDIANT-UM2. Cette procédure de connexion dépend du système d exploitation installé sur votre ordinateur portable, il est alors nécessaire de se référer à la documentation fournie par le vendeur. Une fois connecté, l accès au portail se fait automatiquement à la première ouverture de votre navigateur. Sur la page de connexion votre nom d'utilisateur correspond à votre adresse institutionnelle qui figure sur votre carte d'étudiant. Votre mot de passe associé correspond au mot de passe de l ENT, à savoir - par défaut - aux 10 premiers caractères de votre numéro INE si vous ne l'avez pas modifié dans les préférences de l ENT. Page 30 sur 30

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