FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement La gestion des entrées et sorties d élèves. Etablissements publics SIECLE

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1 SIECLE Base Elèves Etablissement : la gestion des entrées et sorties d élèves Fiche pratique à l usage des établissements publics Juin 2016 SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 1 / 16

2 Table des matières 1. Généralités 3 2. Connexion au portail ARENA Accès à l'application Bienvenue sur le portail des applications La création d un dossier élève Le transfert de dossiers entre EPLE L'exportation des dossiers élèves L'importation des dossiers élèves Réceptionner les dossiers élèves issus de l Affectation La gestion particulière des élèves de DIMA A la rentrée scolaire, l élève part en DIMA En cours d année, l élève part en DIMA En cours d année, l élève revient au collège en 3 ème SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 2 / 16

3 1. Généralités Pour un fonctionnement optimal des modules de SIECLE liées à la scolarité des élèves et aux Environnements Numériques de Travail, une gestion rigoureuse des entrées et des sorties d élèves est nécessaire. Ce document recense les bonnes pratiques à mettre en œuvre. 2. Connexion au portail ARENA 2.1 Accès à l'application Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) à l adresse : Se connecter au portail ARENA S authentifier avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle académique ou le passcode pour les connexions avec la clé OTP 2.2 Bienvenue sur le portail des applications Le portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits de l utilisateur que le chef d établissement aura prédéfinis. Vous aurez besoin d accéder au module suivant : Dans le domaine : 1 - Sélectionner l établissement (pour les cités scolaires) 2 - SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 3 / 16

4 2.3 La création d un dossier élève La création d un dossier élève est réservée uniquement aux élèves non scolarisés dans un établissement du second degré de l académie : venant d une autre académie venant de l étranger venant d un autre ministère En cas de création d élèves venant d une autre académie, scolarisés dans le second degré, la saisie de l Identifiant National Elève (INE) est obligatoire (à l exception des élèves entrant dans le second degré non immatriculés). L INE, noté sur l exéat édité par l établissement d origine, est à reporter lors de la création du dossier élève dans l onglet ELEVE. Pour créer un dossier, depuis le menu, recherchez l élève, puis cliquez sur le bouton dans l en-tête de la liste d élèves 1 FICHES ELEVES 2 Recherche et MAJ 3 Saisir le nom, le prénom 4 Chercher 5 Ajoute un élève La création depuis le menu «Recherche et MAJ» évite la création de doublon élève, contrairement au menu «Création rapide». Saisir les différents onglets de la fiche élève. SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 4 / 16

5 A la création de la fiche élève, un minimum de renseignements sont à saisir avec exactitude : Le nom Le premier prénom La date de naissance Le numéro INE, quand il existe (élève déjà immatriculé dans une autre académie). Les autres renseignements peuvent être saisis ultérieurement. Saisir le nom. Saisir tous les prénom l ordre de l état civil. Ne pas saisir plus de trois prénoms. Saisir la date de naissance. TOUJOURS RENSEIGNER l INE quand il existe (noté sur l exéat). Onglet Suivant Enregistre la fiche élève et quitte la saisie séquentielle Annule la saisie Les noms et prénoms des élèves et des responsables sont contrôlés à la saisie. Les caractères autorisés sont toutes les lettres accentuées ou non, le trait d union, l apostrophe et l espace. Ainsi, les points, virgules, parenthèses et autres signes de ponctuation sont refusés lors de la saisie. SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 5 / 16

6 2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE Hors procédure d affectation, l échange des dossiers élèves entre les EPLE est obligatoire pour tout élève quittant un établissement pour un autre établissement de l académie, public ou privé du second degré. L opération de transfert est à effectuer également pour les élèves ayant quitté un établissement (dossier élève noté avec une date de sortie) et revenant dans ce même établissement. Le nouvel import a pour but d actualiser le dossier de l élève déjà présent dans votre Base Elèves. En fin d année scolaire, lorsque les deux années sont accessibles, les transferts se font sur l année en préparation. Les Informations récupérées après le transfert concernent : Identité de l'élève Scolarité de l'année précédente Responsables (liste des responsables et leurs adresses) Adresse de l'élève Scolarités multiples Scolarités années précédentes Photo Diplômes Aucune donnée concernant le régime de l'élève n'est transférée Les bourses de lycées Les compétences et items saisis dans le module LPC L'exportation des dossiers élèves L échange de dossier entre les établissements est immédiat. Il se fait de deux manières différentes selon le nombre de dossiers à transférer : depuis le menu, pour un transfert individuel depuis le menu, pour un transfert de un ou plusieurs dossiers élèves répondant aux mêmes critères A noter, la division d un élève sortant doit être conservée dans l onglet scolarité. Sa suppression entraine la disparition des élèves dans certains modules de SIECLE (Frais scolaires, Notes, LPC, Bourse). SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 6 / 16

7 Pour exporter depuis le menu, rechercher l élève et saisir les informations sur la sortie. Cliquer ensuite sur le lien 2- Exporte le dossier 1- Informations sur la sortie à renseigner Pour exporter, depuis le menu, rechercher et sélectionner un ou plusieurs élèves puis saisir les informations sur la sortie. 1- Informations sur l identité à rechercher 2- (tous) 3 Rechercher 4 - Cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs élèves 5 - Affiche l écran suivant. SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 7 / 16

8 Saisir la date de sortie et sélectionner l établissement d accueil puis cliquer sur le bouton 6- Informations sur la sortie à renseigner 7 -Transfert le dossier dans l établissement d accueil Points importants : Pour l'établissement opérant l'exportation du dossier, la fiche élève reste présente dans l'établissement avec un motif de sortie et la référence à l'établissement d'accueil Si un élève a été exporté/sorti par erreur, il est possible d'annuler la sortie en éliminant le motif de sortie L'export n'est possible que si la date d'entrée de l'élève est inférieure ou égale à la date du jour SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 8 / 16

9 2.4.2 L'importation des dossiers élèves Pour importer dans votre BEE, depuis le menu, sélectionner un ou plusieurs élèves puis cliquer sur le bouton 1 Case(s) à cocher pour sélectionner un ou plusieurs élèves 2 - Importe le dossier élève dans la BEE depuis le menu dossier (onglet scolarité )., rechercher l élève importé puis compléter son SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 9 / 16

10 2.5 Réceptionner les dossiers élèves issus de l Affectation A l issue des procédures d affectation 6 ème, post 3 ème, entrée en 1 ère et Post- Bac, les dossiers élèves affectés sont transmis automatiquement dans SIECLE. Il est donc inutile de demander à l établissement d origine d exporter les dossiers élèves. Pour les importer, depuis le menu cliquer sur le bouton, sélectionner les élèves puis Exemple d une liste issue de l affectation 6 ème : 1 Case(s) à cocher pour sélectionner un ou plusieurs élèves 2 - Importe le dossier élève dans la BEE Dans l établissement d accueil : A la suite de cette transaction, les élèves sont automatiquement scolarisés dans les MEF dans lesquels ils ont été affectés par les procédures d affectation et d orientation. Conséquence dans l établissement d origine de l élève : A la suite de cette transaction dans l établissement d accueil, si l élève affecté est issu d un établissement SCONET de l Académie, le motif de sortie et la date de sortie seront automatiquement renseignés dans l application. SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 10 / 16

11 2.6 La gestion particulière des élèves de D.I.M.A. L élève relevant du Dispositif d Initiation aux Métiers en Alternance (D.I.M.A.) suit la formation dans un CFA mais restent inscrit dans son collège d origine. Il relève d une inscription particulière dite «inactive». Le dossier de l élève reste présent dans la Base Elèves Etablissement mais n est plus transféré au niveau de la Base Elèves Académique et n apparait plus sur les listes standards. Seule la liste «Scolarités complexes : inscrits inactifs» affiche ces élèves. Pour inscrire un élève en inscription «inactive», plusieurs situations se présentent : A la rentrée scolaire, l élève part en DIMA Sur la Base Elèves de l année en cours (année finissante), depuis le menu, recherchez l élève, sur l onglet scolarité, cliquer sur et saisir une date et un motif de sortie pour mettre fin à la scolarité en classe de 4 ème. 1- Informations sur la sortie à renseigner 2 Enregistre la saisie Choisir le motif de sortie : «autre suite d études : apprentissage». SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 11 / 16

12 Sur la Base Elèves de l année en préparation, depuis le menu, recherchez l élève, sur l onglet scolarité, cliquer sur le bouton pour ajouter une période, et saisir l inscription inactive avec une date d entrée initialisée à la date de la rentrée scolaire. 1 Ajoute une période 2 Type d inscription : «Inactive» 3 Date d entrée : date de rentrée scolaire 4 Enregistre la saisie La scolarité actuelle est initialisée automatiquement: MEF = «FORMATION INDETERMINEE» Division = «inactifs» SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 12 / 16

13 2.6.2 En cours d année, l élève part en DIMA Depuis le menu, recherchez l élève, sur l onglet scolarité, cliquer sur pour saisir une date et un motif de sortie pour mettre fin à la scolarité en classe de 3 ème. 1- Informations sur la sortie à renseigner 2 Enregistre la saisie Choisir le motif de sortie : «autre suite d études : apprentissage». Le lendemain, après la remontée des informations sur la BEA, ajouter une période, cliquer sur le bouton 3 - Ajoute une nouvelle période SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 13 / 16

14 Sélectionner le type d inscription à «Inactive», saisir la date d entrée (date de début de la formation en DIMA), puis valider 4- Informations sur l entrée 5 Enregistre la saisie 6 - Confirme l inscription inactive La scolarité actuelle est initialisée automatiquement: MEF = «FORMATION INDETERMINEE» Division = «inactifs» SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 14 / 16

15 2.6.3 En cours d année, l élève revient au collège en 3ème Depuis le menu l onglet scolarité,, recherchez d abord l élève, cliquez sur Message d avertissement puis affiche l onglet scolarité Cliquer sur le bouton pour saisir la date de sortie (fin de la scolarité inactive) 1- Informations sur la sortie à renseigner 2 Enregistre la saisie Cliquer sur le bouton pour ajouter une période 3 - Ajoute une nouvelle période SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 15 / 16

16 Sélectionner le type d inscription à «Principale», saisir la date d entrée (date du retour en 3 ème ) puis valider 4- Informations sur l entrée 5 Enregistre la saisie Compléter la scolarité actuelle, MEF, division, options puis valider 6 Informations sur la scolarité 7 Enregistre la saisie L élève est de nouveau présent sur les listes standards et remonte de nouveau en BEA, si la fiche est complète. SIECLE- Base Elèves- Fiche pratique : la gestion des entrées et sorties d élèves 16 / 16