L IDENTITOVIGILANCE AU CENTRE HOSPITALIER DE GRASSE. 29 novembre 2012 Réunion régionale sécurité patient Dominique DESSE & Christine VIDAL

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1 L IDENTITOVIGILANCE AU CENTRE HOSPITALIER DE GRASSE 29 novembre 2012 Réunion régionale sécurité patient Dominique DESSE & Christine VIDAL

2 DEFINITION L identitovigilance est le système de L identitovigilance est le système de surveillance et de prévention des risques d erreurs liés à l identification du patient

3 LES RISQUES D ERREURS Ces risques existent et produisent des incidents ou accidents de gravité variable; ils existent dans tous les établissements. Ils sont connus et corrigés seulement si un système est mis en place.

4 LES OBJECTIFS DE L IDENTITOVIGILANCE Passer d une culture de l identité administrative à une culture clinique avec une démarche projet et qualité. C est à dire, placer l identité du patient comme le premier acte de soin pour l ensemble des personnels de l établissement.

5 LE CHAMP D ACTION C est un dispositif permanent et actif tout au long de la prise en charge du patient quelle qu elle soit et pour chacun des séjours.

6 ACTEURS CONCERNES Les acteurs: Tous les patients sans exception Tous les professionnels intervenant autour du patient Dans tous les secteurs Dans toutes les étapes de la prise en charge

7 ACTEURS CONCERNES Les patients doivent comprendre la nécessité de renseigner correctement leur identité. Les professionnels doivent recueillir les informations nécessaires et vérifier leur exactitude. Véritable partenariat entre les patients et les professionnels.

8 L IDENTITOVIGILANCE AU CH DE GRASSE OU EN EST-ON?

9 L IDENTITOVIGILANCE AU CH DE GRASSE Création de la cellule d identitovigilance en 2007, mise en place d un agent du Bureau des Entrées affecté à la vérification et à la correction des identités, sans temps de travail défini. En 2008 : l agent est placé sous la responsabilité du SIM, un temps partiel (50 %) est attribué, Il n est pas remplacé pendant ses congés.

10 ETAT DES LIEUX DE JUIN 2010 Pas de politique définie; pas de document écrit concernant l organisation de l identitovigilance. Le système manque de cohésion et de globalité. Il existe des procédures isolées, des secteurs plus ou moins sensibilisés, et des comportements variables face à la gestion de l identité des patients. La CIV ne s est pas réunie depuis La formation institutionnelle est inexistante. Nécessité de la mise en place de la politique d identification et de la réactivation des travaux de la CIV.

11 LA CIV: TRAVAUX Réflexion à partir de l état des lieux Elaboration d un règlement intérieur et d une charte de l identitovigilance Suivi d indicateurs et bilans d activité. Formalisation des procédures de saisie et de mise à jour des identités Elaboration et application d un plan de formation institutionnelle Sensibilisation des patients.

12 D IDENTITOVIGILANCE Elaborée au cours du dernier trimestre Approuvée lors du Directoire du 17/01/2011, de la CME du 14/02/2011. Présentée aux cadres lors de la réunion du 17/02/2011.

13 D IDENTITOVIGILANCE Définit les objectifs de la politique d identification Détermine son champ d application Précise les fonctions des différentes instances de l identitovigilance

14 D IDENTITOVIGILANCE LES INSTANCES 1 - L administration de l identité cellule opérationnelle: Acteurs quotidiens et directs. Mission quotidienne de contrôle des données, de validation des identités et de correction des erreurs. Constituée par un poste de secrétaire à 50%, non remplacé en cas d absence (C.VIDAL) Elle est placée sous la responsabilité du SIM (D.DESSE)

15 D IDENTITOVIGILANCE LES INSTANCES 2 - La cellule d'identito-vigilance (CIV) pluridisciplinaire : Équivalente d'un comité de pilotage, cette cellule travaille sur toutes les zones potentielles de dysfonctionnement relatif à l'identité dans la chaîne de prise en charge du patient. Elle se réunit de façon bimestrielle.

16 LA CIV: COMPOSITION Composée de représentants de nombreux secteurs: Bureau des entrées, Informatique, SIM, Secrétariats, Direction des soins, Qualité, Archives, Laboratoire, Pharmacie, Hémovigilance, Imagerie médicale, UCSA, urgence, Bloc opératoire, Diététique. La CIV a repris ses travaux à partir de septembre 2010, et se réunit régulièrement depuis.

17 LA CIV: MISSIONS A en charge la définition de la politique d identité locale ainsi que sa mise en œuvre. Mission de réflexion, de mise en œuvre et d évaluation de la politique définition des procédures suivi des indicateurs animation formations demande d évolutions arbitrer des cas complexes préparer le travail des futures réunions AGI/CIV

18 D IDENTITOVIGILANCE LES INSTANCES 3 - L autorité de gestion de l identification : le Directoire: instance décisionnelle, stratégique. ses missions : Elle valide une fois par an en début d année la politique d'identification et ses modifications, généralement sur les propositions/recommandations de la CIV

19 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE La création d identité L identité du patient est créée dès son arrivée avec l attribution d un identifiant : l IPP (identifiant permanent du patient). Toute personne amenée à intervenir sur la saisie de l identité doit être clairement identifiée

20 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Demande de pièce d identité avec photo Il est très important de pouvoir obtenir du patient des informations fiables concernant son identité. Cela passe par une information claire du patient et/ou de son entourage, expliquant à quoi vont servir ces informations, quels sont les risques d une mauvaise identification...

21 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE TRES IMPORTANT : Il faut savoir que la carte Vitale ne peut pas jouer actuellement le rôle de pièce d'identité Elle ne comporte actuellement qu un seul nom ne permettant pas de distinguer le nom de naissance du nom d usage. Elle n a pas encore toujours de photographie.

22 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Il peut arriver que le patient refuse de présenter ce type de document ou ne pas avoir les pièces nécessaires sans que cela ait un impact sur sa prise en charge médicale. Cependant, si ces pièces sont présentées, l identité pourra être validée.

23 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Règles de saisie: Il est important que l ensemble des personnes étant amenées à saisir des identités dans un établissement appliquent les mêmes règles de saisie = la définition puis l application stricte d une procédure écrite est indispensable

24 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Règles de saisie: le type de casse utilisée : majuscules les caractères non autorisés : les tirets, virgules, cédilles, accents, apostrophes la méthode de saisie des noms et prénoms composés : saisie en entier sans tiret et sans l abréviation du premier nom ou prénom (ex : Mac Level et non Mc Level, Jean Marc et non JM )

25 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE séjour confidentiel : Une personne peut demander à ce que les éléments identifiant son séjour dans l établissement ne soient accessibles qu à l équipe de soins qui l a prise en charge (et à l équipe chargée de la gestion administrative du dossier). Le système d information permet la procédure de confidentialisation des séjours par une case «confidentialité» présente dans le logiciel HEXAGONE. Lorsque la case est cochée, le patient n apparaît plus sur la grille d accueil et de localisation du logiciel.

26 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Identité confidentielle: Une personne peut demander à ce que les éléments identifiant l ensemble de ses séjours dans l établissement ne soient accessibles qu aux équipes de soins qui l ont prise en charge (et à l équipe chargée de la gestion administrative du dossier). Le système d information permet cette procédure de confidentialisation, non existante jusqu alors.

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28 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Anonymat L anonymat total est réservé à certains cas particuliers prévus par la législation : accouchement dit «sous X», don de tissu ou d organe, dépistage anonyme gratuit de maladies transmissibles, traitement des toxicomanies. Dans ce cas, l identification de la personne est rendue totalement anonyme à quiconque ayant accès au système d information.

29 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Personnes accueillies en urgence et ne pouvant décliner leur identité : Quand un service accueille en urgence une personne qui ne peut décliner son identité ou dont on ne connaît pas l identité, on va créer une identification provisoire en attendant de connaître l identité. Lorsque l identité sera connue, la Cellule d Identitovigilance la fusionnera avec l identité provisoire selon les règles habituelles de fusion.

30 D IDENTITOVIGILANCE L IDENTITE Diffusion des modifications d identité Toute modification des traits stricts de l identité d un patient est répercutée automatiquement sur les applications liées au serveur central d identité. A défaut, elle doit être signalée par l auteur de la modification, par message approprié, à tous les responsables des services cliniques et/ou médico techniques qui ont eu à suivre le patient au cours de son séjour. Ces responsables devront, à leur tour, procéder à la modification dans les applications qu ils utilisent.

31 D IDENTITOVIGILANCE LA RECHERCHE D IDENTITE Il est recommandé de rechercher un patient sur sa date de naissance (trait le plus discriminant) + son sexe On peut rechercher les trois premières lettres du nom et la date de naissance

32 D IDENTITOVIGILANCE ERREURS D IDENTITE En cas de détection d erreur, l utilisateur de l identité (secrétaire, soignant, médecin ) doit s adresser à l agent de l Administration des identités, Christine VIDAL, de 9h00 à 17h00 les jours ouvrables, ou à défaut au bureau des entrées de 8h00 à 18h00 en semaine, et les samedis de 8h00 à 15h30.

33 D IDENTITOVIGILANCE ERREURS D IDENTITE La fiche de signalement, disponible sur l INTRANET, doit être claire et correctement remplie. Lorsque des doublons ont été constatés et vérifiés, c est l IPP le plus ancien qui sera conservé Le nombre de personnes habilitées à modifier une identité est limité : l agent chargé de l administration de l identité, et certains membres identifiés du bureau des entrées.

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36 D IDENTITOVIGILANCE ERREURS D IDENTITE Il est important, aussi, de pouvoir «tracer» nominativement les utilisateurs de l identification (création/modification) afin d évaluer la répétition des erreurs et de déclencher des formations ciblées. Attention aux codes d accès génériques qui empêchent une traçabilité irréprochable (urgences, secrétariats )

37 D IDENTITOVIGILANCE ERREURS D IDENTITE la mise en place de contrôles organisés et réguliers de l identification des patients est nécessaire L agent chargé de l administration de l identité effectue chaque jour ouvrable la vérification de toutes les identités modifiées par des requêtes automatisées et exécutables à la demande. Une requête automatique biquotidienne permet la correction des doublons, fusions... L établissement dispose d autres types de requêtes : liste des patients ayant un nom (traité en phonétique) et une date de naissance approchants

38 D IDENTITOVIGILANCE GESTION EN MODE DEGRADE Une procédure permettant de fonctionner en l absence du système d information (panne, arrêt pour maintenance) est définie. Elle est utilisée dès que l accès au système d information est suspendu : soit de manière fortuite, lors d une panne soit de façon planifiée, comme en cas d arrêt du système pour maintenance.

39 D IDENTITOVIGILANCE RECOMMANDATIONS Questions ouvertes Vérification du bracelet et des étiquettes à chaque étape Concordance indispensable Nécessité de demande au patient d amener sa pièce d identité

40 BRACELET D IDENTIFICATION Porté dans certains secteurs actuellement La CIV s est interrogée sur sa généralisation Tests en 2012 dans certain services de soins: médecine, maternité, pédiatrie Orientations sur le type de bracelet Proposition soumise au Comité d Ethique

41 D IDENTITOVIGILANCE FORMATION La formation est assurée ou coordonnée par la CIV La formation institutionnelle est rendue obligatoire pour tous les utilisateurs de l identité du patient et il est indispensable de former tout le monde Le contenu de la formation doit être adapté au profil des personnes concernées

42 D IDENTITOVIGILANCE INFORMATION Des affiches simples, expliquant la démarche sécuritaire de l identification sont conçues et mises en place dans tout l établissement : hall d accueil, salles d attente La politique d identification du patient est clairement énoncée et décrite dans le livret d accueil Journée d information du public: la 1 ère a eu lieu en septembre 2011

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46 D IDENTITOVIGILANCE INFORMATION Il est important de sensibiliser le patient à cette problématique et de l inciter à préciser aussi souvent que nécessaire son nom, prénom et sa date de naissance

47 D IDENTITOVIGILANCE INFORMATION Il est tout aussi important que les équipes à chaque étape du parcours patient redoublent de vigilance et traquent les discordances : à l accueil, dans les services de soins, dans les transferts, lors des accueils sur les plateaux techniques d examens, sans oublier les médecins qui ont des contacts personnalisés avec leurs patients

48 D IDENTITOVIGILANCE INDICATEURS ET QUALITE Sont disponibles: le nombre de collisions détectées et traitées. le nombre de fusions effectuées par année le suivi des doublons

49 COLLISIONS DETECTEES ET CORRIGEES AU 28 NOVEMBRE 2012 MOIS ANNEE 2010 ANNEE 2011 ANNEE 2012 JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DECEMBRE 8 16 TOTAL

50 Comparatif collisions par mois années ANNEE 2010 ANNEE 2011 ANNEE 2012 JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DECEMBRE

51 FUSIONS EFFECTUEES AU 28 NOVEMBRE 2012 MOIS Agent CIV Bureau des entrées TOTAL JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE TOTAL

52 ETUDE SUR LA CREATION DES DOUBLONS SUR 3 ANS DOUBLONS CREES REPARTITION PAR ACCUEILS ACCUEILS Total bureau des Entrées Total accueil urgences Total autres accueils TOTAL DOUBLONS CREES

53 Création des doublons par accueil - Moyenne 8% 28% Bureau des Entrées Accueil aux urgences 64% Autres accueils et secrétariats

54 D IDENTITOVIGILANCE INDICATEURS ET QUALITE Audit des dossiers administratifs: janvier 2011 sur la présence de la pièce d identité. Audit sur le port du bracelet au bloc opératoire (avril 2012). Deuxième tour en janvier 2012

55 PROCEDURES Les procédures concernant l identité ont été écrites et validées: création d identité, fusion, changement d IPP, identités particulières... Tous les documents déjà existants sont répertoriés Constitution d une base documentaire de référence accessible à tous les professionnels: onglet «CIV» sur le portail INTRANET

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