Réunion des membres du Club de Voile Sansoucy

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1 Réunion des membres du Club de Voile Sansoucy Date: Samedi le 14 mai 2016, 10:00 Responsable: Alain Cormier Secrétaire Trésorier Ordre du jour: Résumé de la rencontre du Comité 2015 Revue des activités et des finances de la saison 2015 Élection du comité 2016 Revue des suggestions Charte du comité Nom du club Le nom officiel de NOTRE club de voile est: Le Club de Voile Sansoucy. Quoique la marque Mystère y soit très populaire, toute personne qui s intéresse à la voile peut se joindre à notre club. De nombreux propriétaires de bateaux sont souvent seuls et ne demandent pas mieux que de trouver un(e) coéquipier(ère). Directions du Comité Les membres du Comité et du club ne cherchent aucune rémunération ou faveur pour leur participation à titre d organisateurs ou de participants. Le Comité n est pas payé, il ne reçoit et il ne s attend à rien. Le motif principal du club est l amour de la voile. Le Comité doit être autonome financièrement. C est un organisme à but non-lucratif dont les activités sont financées entièrement par ses membres et l aide du Club de voile Sansoucy. Objectifs du Comité Avoir du FUN Promouvoir la voile et le catamaran de sport. Augmenter la participation et l entraide entre tous les membres actuels au Club de voile Sansoucy. Attirer de nouveaux membres pour assurer l avenir du club de voile.

2 Définition des rôles Commodore Rôle d informateur auprès des membres afin de faire connaître le comité et les activités prévues au calendrier. Il aura aussi comme rôle de rassembler les membres et de favoriser une bonne entraide et entente entre eux. De plus, il agira dans plusieurs situations à titre de conseiller puisqu il possède beaucoup d expérience autant pour ce qui est de la voile et de ses techniques, que pour la compétition et l organisation des courses. Il est toutefois important de mentionner que le Commodore n est pas responsable des activités organisées par le Club de voile, il est plutôt le lien entre le Comité, l administration du club et les membres. Vice-Commodore Le poste de Vice-Commodore consiste à s assurer que les suggestions des membres par rapport au site seront communiquées à l administration du club. Il agira aussi comme agent de communication entre les organisateurs d activités, l administration du club et les membres. Une autre de ses fonctions est de supporter le commodore dans ses responsabilités, incluant le remplacer lorsque requis. Secrétaire-Trésorier Ce rôle consiste à tenir les finances des activités qui seront organisées, et ainsi remettre un rapport financier aux membres du club à la fin de la saison. Tenir à jour tous les documents du comité, incluant les minutes de réunions, la charte, etc. Il sera responsable de la correspondance entre le Comité et les membres ainsi que de tenir le babillard à jour. Acheteurs Ce rôle consiste à s assurer de l approvisionnement régulier des articles divers fournis aux membres, c est-à-dire : nourriture, articles pour les activités, etc. Organisateurs Ces rôles consistent à être responsables d une ou de plusieurs activités qui se dérouleront durant la saison. Leurs responsabilités sont: Planifier les activités ainsi que les activités de remplacement Communications des activités au Comité ainsi qu aux membres Obtenir la participation des membres pour aider à l organisation Organiser les activités Animation des activités Gérer les finances Responsable de course Responsable lors de la tenue de courses officielles au club de voile. C'est lui qui s'assure que les règlements sont suivis.

3 Calculateur de course Responsable de l'entrée des résultats de course pour les amicales du mercredi. Webmestre Responsable du site Web du club social du club de voile Sansoucy. Activités de la saison 2015 Les Amicales de mercredi soir En 2015 nous avons connu une bonne saison avec une moyenne de 12 participants par semaine. Aucune course d annulée. Suggestions pour 2015: Activité de course de pratique/débutant un samedi ou autre jour sur semaine en début de saison Ramener les échange de barreurs Revoir prix des hamburger et provenance 23 mai - Grand Nettoyage (Chantal Marcil) Excellente participation, important de rappeler l importance de cette activité. Ceci améliore l état des installations utilisées par les membres. Récompenser les participants en payant les beignes, café et pizza. L extérieur et l intérieur a été fait. 27 Juin Longue Distance et souper communautaire (Éric Gligorijevic) 5 à 6 bateaux ont participé à la course. Le parcours a été réduit car le vent n était pas de la partie. Suggestion pour 2015 : Garder une longue distance Inclure avec l échange de barreur 11 juillet - 35 e anniversaire" (Chantal Marcil, Yanick Sansoucy et Patrick Bourgeois) Super participation. Reconnaissance des participants au cours des 35 années. Peu de participation active à la chasse aux trésors. Suggestion : Repenser au concept ou les objectifs Promouvoir auprès des familles

4 14 août - Les petits bateaux et Épluchette (Patrick Bourgeois, Paul Pagé) Excellente participation des gens. Beaucoup plus de participation de la part des enfants. C est une activité qui doit continuer cette année. Suggestions : Garder les deux activités ensemble Faire des catégories de grandeur 5 septembre - La petite Withbread & Souper des dindes dans la poubelle (Dominic Bouchard, Gérard Fleury et Paul Pagé) Bonne participation des membres grâce à la belle température. Beaucoup moins de personnes au souper. Le concept demeure très intéressant pour tous les membres et comme l activité s est déroulé au club, ceci donnait la chance aux autres membres d assister aux départs et arrivés des participants. Cette activité devrait continuer. Suggestions : Pourrait changer le souper pour des brochettes Garder l activité 19 Septembre - L eau revoir (Éric Gligorijevic et Johanne Paquin) Le souper de clôture doit rester. Beaucoup de travail pour les organisateurs. Le restaurant a très bien fonctionné. La majorité des gens viennent pour le souper et quitte par après. De moins en moins de participation. 31 octobre - L halloween (Chantal Marcil) Excellente décoration, meilleure participation que l année d avant. L activité est excellente mais demande beaucoup de préparation. Excellente participation des bénévoles. Finances 2015 Revenues 2015 Balance Ouverture $ Rev. Nourriture $ REVENUS TOTAUX $ Dépenses 2015 Article $ Cadeaux $ Nourriture $ DÉPENSES TOTALES $ Fermeture $

5 Nomination du comité 2016: Commodore : Conrad Chevalier Vice-Commodore : Patrick Bourgeois Secrétaire trésorier : Alain Cormier Acheteurs : Conrad Chevalier/Chantal Marcil Responsable course : Conrad Chevalier Comité de protêt : TBD au meeting de la course 25 mai Marqueur course : Francois Yelle Calculateur course : Francois Yelle Webmestre : François Yelle Cuisinier : TBD au meeting de la course 25 mai Organisateurs : Chantal Marcil/Yanick Sansoucy - le grand nettoyage (21 et/ou 22 mai) Carl Chamberland - Rencontre courses du mercredi soir (25 mai) Chantal Marcil/Patrick Bourgeois - Longue distance (24 juin) et Pot Luck Dominic Bouchard RAID de cata (16 et 17 juillet) Philippe Gauthier/Patrick Bourgeois/Chantal Marcil pour les petits et pour l épluchette, Souper Indou (13 aout) Dominic Bouchard - la petite Withbread et souper de brochettes (27 août) Famille des jeunes Sansoucy - pour le souper de clôture (septembre) Suggestions en général pour 2015 : Pour le Club/École Entretien de la terrasse Enlever le mât des drapeaux Sondage aux membres (Propreté, Satisfaction, Terrain, Chalet, Terrasse, Cours, etc) Réparer le gazebo de fibre de verre et le peinture Pour le comité Inclure un type d activité comme la petite withbread pour le début de l année. Inclure un potluck dans les soupers Inclure tous les participants dans la cuisson des hamburgers Faire un moitié-moitié lors d une activité Faire une activité pour souligné la transat Québec -- St-Malo Organiser une sortie pour la Transat Apporter une attention spéciale au dépenses et ou revenus Revenir avec la sortie à la pleine lune Activité au club d Oka Invitation des membres d Oka Fin de la réunion des membres Fin 11h 30