Release notes Release BE.12.27

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1 Release notes Release BE CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense Paris T contact@caryagroup.eu

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3 Table des matières 1 Release notes - Release BE FR 1.1 Généralités Fonctionnalités adaptées Champ Inscrit à l'étranger (CR 1645) Imprimer la date d'échéance sur les factures (CR 1650/CR 1674) Conditions de paiement véhicule sur la Fiche client (CR 1681) Code utilisateur dans remarques commandes (CR 1629) Commandes Atelier Commandes Pièces Commandes véhicules Message lors de l'ajout de pièces codées sur Commande magasin ou atelier (CR 1630) Commandes Atelier Commandes Pièces Quantité pré-emballé visible sur commandes atelier et pièces (CR 1646) Commandes Atelier Commande vente pièce Mobility Card - Export Date de remplacement prévue (CR 1582) 1.2 Réception Fonctionnalités adaptées Remplir Dim. type de travail via assistant planning (CR 1625) Solutions d'erreurs Impression Pro Forma en langue Allemande (CR 1626) 1.3 Magasin Nouvelles fonctionnalités Nouvelle liste stock pièces de rechange (CR 1535) Outbound scanning Fonctionnalités adaptées Nouveau code motif C12 pour Produits de peinture (CR 1669) Ajouter Prix d'achat à la liste Customer sold parts (CR 1624) Contrôle sur le prix d'achat de lignes SA31 (CR 1632) Modification dans fenêtre Lignes SA Modifications dans l'écrans de Réception Administration des véhicules Fonctionnalités adaptées Achats de véhicules dans multi-sociétés (CR 1631) Accessoires pour véhicules d'occasion ajoutés à la Fiche de vente (CR 1666) Ventes 31

4 1.5.1 Fonctionnalités adaptées Fiche prospect - Groupes marché visibles directement sur l'onglet Données profile (CR 1659) Fiche prospect - Actions marketing visibles dans l'onglet Données profiles (CR 1659) Client pour la facturation des entretiens Rappel Qualifier les prospects Responsable CRM Fonctionnalités adaptées Gestion de campagnes - rappel de sauvegarde (CR 1598) Assigner responsable CRM dans Bureau CRM (CR 1658) Mise à jour Contact dans Bureau CRM (CR 1661) Solutions d'erreurs Assigner prospects à autres vendeurs (CR 1641) 1.7 Comptabilité & Administration Fonctionnalités adaptées Numéro de compte supplementaire pour Commission de livraisons véhicules reçues - Plan cafétaria (CR1599) Index 0 43

5 1 Release notes - Release BE FR 1.1 Généralités Fonctionnalités adaptées Champ Inscrit à l'étranger (CR 1645) Ouvrez la liste des véhicules. Dans la liste des véhicules, le champ Inscrit à l'étranger a été ajouté. Liste véhicules Si ce champ n'est pas visible, vous pouvez l'ajouter en faisant un clic-droit sur les en-têtes de colonnes et en cochant le champ correct. 1

6 Imprimer la date d'échéance sur les factures (CR 1650/CR 1674) Via le setup vous avez à partir de la version la possibilité d indiquer si vous voulez imprimer la date d échéance sur les factures. Vous avez la possibilité de mettre la valeur par défaut pour cette option. Gestion Atelier - Gestion Atelier - Configuration - Configuration Gestion Atelier. Configuration gestion atelier Gestion Stock - Vente pièces de rechange - Configuration - Configuration Vente pièces de rechange. Configuration vente pièces de rechange 2

7 Gestion Véhicule - Ventes véhicules - Configuration - Configuration Vente véhicules. Configuration vente véhicules Pendant la conversion vers nous avons mis ces trois valeurs sur Pas imprimer. Nous avons fait cela puisque nous ne sommes pas sûr que pour tous les clients les conditions de paiement sont bien remplies. Nous voulons éviter d imprimer une date erronée sur les factures. Si vous voulez que la date d échéance s imprime il faut changer les valeurs dans les trois champs de configuration. Dans l onglet des Options d impression des factures enregistrées vous avez en plus la possibilité de changer cette option pour une facture bien spécifique. Imprimer facture atelier 3

8 Facture atelier 4

9 Conditions de paiement véhicule sur la Fiche client (CR 1681) Ouvrez une fiche client. Dans la fiche client, sur l'onglet Paiements vous pouvez consulter les conditions de paiement. Attention, il y a deux champs disponibles pour les conditions de paiement: Code condition paiement: Ce champ contient les conditions de paiement générales qui sont d'application pour les factures pièces, véhicule et atelier. Si le champ Code cond. paiement véhicule est rempli pour les factures véhicule, celle-ci sera d'application au lieu des conditions dans ce champ. Code cond. paiement véhicule: Dans ce champ vous pouvez parametrer les condtions de paiement de factures véhicule. Si ce champ est rempli, ce champ est utilisé pour les conditions paiement des factures véhicule au lieu des conditions générales du champ Code condition paiement. Ce champ existait déjà, mais on a rajouté une liste de choix que vous pouvez ouvrir avec [F6] ou en appuyant sur la flêche. Fiche client - Onglet Paiements 5

10 Code utilisateur dans remarques commandes (CR 1629) Commandes Atelier Cliquez sur Gestion atelier - Gestion atelier - Commandes facture. La fenêtre suivante apparait. Commande Atelier Dans cette fenêtre, vous pouvez ajouter des remarques en cliquant sur le bouton avec le petit crayon. La fenêtre suivante apparait. Remarques Dans cette fenêtre, vous verrez maintenant le User ID et la Date qui seront automatiquement sauvegardés avec la remarque que vous y insérez. User ID et Date ne peuvent pas être édités. La colonne Company Name peut aussi éventuellement être affichée. 6

11 Commandes Pièces Cliquez sur Gestion stock - Vente pièces de rechange - Commandes. Ou cliquez sur Gestion stock - Achat pièces de rechange - Commandes. La fenêtre suivante apparait. Commande de vente pièces Dans cette fenêtre, vous pouvez ajouter des remarques en cliquant sur le bouton avec le petit crayon. La fenêtre suivante apparait. Remarques Dans cette fenêtre, vous verrez maintenant le User ID et la Date qui seront automatiquement sauvegardés avec la remarque que vous y insérez. User ID et Date ne peuvent pas être édités. La colonne Company Name peut aussi éventuellement être affichée. 7

12 Commandes véhicules Cliquez sur Gestion véhicules - Vente véhicules - Commandes. Ou cliquez sur Gestion véhicules - Achat véhicules - Commandes. La fenêtre suivante apparait. Verkooporder voertuig Dans cette fenêtre, vous pouvez ajouter des remarques en cliquant sur le bouton avec le petit crayon. La fenêtre suivante apparait. Remarques Dans cette fenêtre, vous verrez maintenant le User ID et la Date qui seront automatiquement sauvegardés avec la remarque que vous y insérez. User ID et Date ne peuvent pas être édités. La colonne Company Name peut aussi éventuellement être affichée. 8

13 Message lors de l'ajout de pièces codées sur Commande magasin ou atelier (CR 1630) Commandes Atelier Cliquez sur Gestion Atelier - Gestion Atelier - Commandes Factures. La fenêtre de commande atelier apparait. Créez l'odre souhaité et ajoutez-y une pièce codée. Le message suivant apparait. Commande Atelier - Commander Choisissez Yes. 9

14 Le message suivant a été ajouté de sorte que vous puissiez directement voir que la pièce doit être commandée manuellement. Commande atelier - Message Cliquez sur OK. 10

15 Commande Atelier Via l'icône d'information jaune dans la colonne Remarques vous pouvez consulter les remarques. 11

16 Commande Atelier - Remarque 12

17 Commandes Pièces Cliquez sur Gestion stock - Vente pièces de rechange - Commandes. La fenêtre de commande atelier apparait. Créez l'odre souhaité et ajoutez-y une pièce codée. Le message suivant apparait. Ordre de vente - Commander Choisissez Yes. 13

18 Le message suivant a été ajouté de sorte que vous puissiez directement voir que la pièce doit être commandée manuellement. Commande de vente - Commande Cliquez sur OK. Commande de vente 14

19 Via l'icône d'information jaune dans la colonne Remarques vous pouvez consulter les remarques. Commande de vente - Remarques 15

20 Quantité pré-emballé visible sur commandes atelier et pièces (CR 1646) Commandes Atelier Cliquez sur Gestion Atelier - Gestion Atelier - Commandes Factures. La fenêtre suivante apparait. Commande atelier Dans cette fenêtre, vous verrez dans la colonne Remarques un icône d'information jaune quantité pre-emballée à l'achat est plus que 1. si la 16

21 En cliquant sur l'icône d'information jaune, la fenêtre suivante apparait dans laquelle vous pouvez consulter la quantité pre-emballée. Commande atelier 17

22 Commande vente pièce Cliquez sur Gestion Stock beheer - Vente Pièces de rechange - Commandes. La fenêtre suivante apparait. Commande de vente pièces Dans cette fenêtre, vous verrez dans la colonne Remarques un icône d'information jaune quantité pre-emballée à l'achat est plus que 1. si la 18

23 En cliquant sur l'icône d'information jaune, la fenêtre suivante apparait dans laquelle vous pouvez consulter la quantité pre-emballée. Commande de vente pièces Mobility Card - Export Date de remplacement prévue (CR 1582) A partir de cette mise-à-jour, la Date de remplacement prévue est exportée avec la Mobility Card. 19

24 1.2 Réception Fonctionnalités adaptées Remplir Dim. type de travail via assistant planning (CR 1625) Cliquez sur Gestion Atelier - Gestion Atelier - Planning atelier. Faites [F3] afin de créer une nouvelle ligne dans le planning. L'assistant apparait. Assistant planning Dans cette fenêtre, le champ Dim. Type de travail a été ajouté de sorte que ceci ne doit pas être modifié après sur l'ordre de travail même. 20

25 La valeur défaut de ce champ Dim. Type de travail peut être retrouvée sous Gestion Atelier Gestion Atelier - Configuration - Configuration Gestion atelier onglet Valeurs par défaut. Configuration Gestion atelier - onglet Valuers par défaut Ces paramètres peuvent être paramétrés par société. Si une concession a une société de carrosserie comme deuxième société, la valeur défaut peut être mise ici sur B. Si une concession a une société de carrosserie comme deuxième magasin, la valeur défait ne peut pas être mise sur B, puisque tous les ordres seraient crées sur B Solutions d'erreurs Impression Pro Forma en langue Allemande (CR 1626) Cliquez sur Gestion Atelier - Gestion Atelier - Commande Facture. La fenêtre de commande atelier apparait. Lors de l'ouverture d'une facture Pro Forma pour un client de langue Allemande (via [Ctrl]+[F9]) un message d'erreur apparaissait. Ceci n'est plus le cas. 21

26 1.3 Magasin Nouvelles fonctionnalités Nouvelle liste stock pièces de rechange (CR 1535) Nous avons fait une adaptation à la liste d inventaire pièces de rechange. Le stock est maintenant toujours valorisé au prix d achat historique Outbound scanning Le module Outbound scanning vous permet de scanner des articles sur votre commande de vente pièces, vente caisse, si vous employez le nouveau module de caisse. Pour des informations supplémentaires, consultez notre webshop Fonctionnalités adaptées Nouveau code motif C12 pour Produits de peinture (CR 1669) Les produits de peinture sont commandés à Krefeld avec une référence BMW. Ces références (pièces de rechange) sont immédiatement utilisées et ne sont pas transcrites comme d'autres pièces sur des ordres. Puisque ces produits ne doivent pas être calculés dans leur valeur de stock actuelle, ces produits sont immédiatement sortis du stock en faisant une correction de stock. Ceci peut se faire dans la fenêtre suivante. Cliquez sur Gestion Stock - Pièces de rechange - Feuilles de saisie pièces. Feuille de saisie pièces Comme le motif de la correction doit être rempli pour les corrections de stock, il était nécessaire de créer un code motif supplementaire pour les produits de peinture C12: Produits de peinture. 22

27 Ce code motif a été créé sous Comptabilité - Configuration - Codes traces - Codes motifs. Codes motifs Ajouter Prix d'achat à la liste Customer sold parts (CR 1624) Cliquez sur Gestion stock - Pièces de rechange - Etats. La fenêtre suivante apparait. Etats pièces Sélectionnez la liste Customer - Sold parts. Cette liste peut être utilisée pour mesurer par exemple les vente aux clients 4th level. Cliquez sur le bouton Imprimer. 23

28 Client - Pièces vendues - Onglet client Dans l'onglet Client vous pouvez placer un filtre sur le Groupe prix de vente pièces = DLR-*. De cette façon vous filtrez uniquement sur les clients 4th level. Client - Pièces vendues- onglet Ligne facture vente Dans l'onglet Ligne facture vente vous pouvez placer un filtre sur la Date comptabilisation. De cette façon vous pouvez indiquer quelle période la liste doit imprimer. Client - Pièces vendues - onglet Options Sur l'onglet Options vous pouvez choisir de voir une nouvelle page par client. 24

29 Si les filtres sont bien placés, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer pour imprimer la liste. Lijst Dans cette liste, la colonne Coût unitaire (dev soc) a été ajoutée. De cette façon, vous pouvez voir les montants totaux également. 25

30 Contrôle sur le prix d'achat de lignes SA31 (CR 1632) Jusqu'à présent aucun contrôle de prix n'était effectué lors de la réception automatique via SA31. On présumait que les données de BMW AG étaient toujours correctes. Dans un passé récent, un problème a été trouvé avec des données erronées qui avaient étés lues. L'effet sur la gestion du stock et la valeur de stock est très grand. Pour éviter ceci dans le future, à partir de maintenant un contrôle du prix doit être effectué lors des réceptions automatiques Modification dans fenêtre Lignes SA30 Cliquez sur Gestion Stock - Achat pièces de rechange - Lignes SA30. Dans cette fenêtre, une colonne Contrôle du Prix a été ajouté. Lignes SA30 Cette colonne contient une coche si le Prix d'achat de la pièce qui a été réceptionnée via le bon de commande diffère de plus de 10% du Prix d'achat moyen de la pièce (Ce pourcentage est le standard actuel dans le WMS-Setup). La ligne entière est dans ce cas affichée en rouge. Le but est que toutes les lignes soient contrôlées et que pour les lignes en rouges et cochées, le prix correcte soit recherché dans Atlas. Si le prix est différent, le prix correcte doit manuellement être modifié dans la colonne Prix d'achat. Lignes SA30 26

31 Après le contrôle, décochez la colonne Contrôle du Prix. De cette façon, la ligne peut être traitée dans l'écran de Réception. Lignes SA Modifications dans l'écrans de Réception Cliquez sur Gestion Stock - Achat pièces de rechange - Réceptions. La fenêtre suivante apparait. Réceptions Si la ligne SA30 apparait en rouge, ceci veut dire qu'une pièce a été réceptionnée via le bon de commande dont le Prix d'achat diffère de plus de 10% par rapport au coût moyen. Le but est que toutes les lignes soient contrôlées dans la fenêtre Lignes SA30, et que pour les ligne rouges, cochées le prix correct soit recherché dans Atlas. Si le prix diffère, le prix correcte peut manuellement être modifié dans la colonne Prix d'achat (dans la fenêtre Lignes SA30). Ce n'est qu'après ceci que la ligne peut être validée. Attention: La fenêtre n'est pas automatiquement mise à jour. Utilisez Fonctions - Controle des prix afin de mettre à jour la fenêtre. Si vous essayez quand-même de valider, le message d'erreur suivant apparait. 27

32 Message Conseil: Contrôlez d'abord les lignes SA30 avant de faire la réception avec le module code bar. 28

33 1.4 Administration des véhicules Fonctionnalités adaptées Achats de véhicules dans multi-sociétés (CR 1631) Si un véhicule est acheté en société A, la fiche véhicule est créé. Cette fiche véhicule est accessible pour toutes les sociétés/magasins. Si vous voulez racheter ce même véhicule en société B, le message suivant sera désormais affiché Message Ce message apparait uniquement si le véhicule a comme statut Nouveau véhicule ou Véhicule d'occasion. Si l'utilisateur veut acheter le véhicule en société B, un note de crédit d'achat devra être faite en société A ou le véhicule devra être vendu avant l'achat. Ce message apparaissait déjà pour les sociétés multi-magasins. 29

34 Accessoires pour véhicules d'occasion ajoutés à la Fiche de vente (CR 1666) Cliquez sur Gestion véhicules - Venté véhicules - Fiches de vente. Le prix des propres options/accessoires sur les véhicules d'occasion sont reprises sur la Fiche de vente à partir de cette version. Sur l'onglet Calcul Final dans le champ Divers les montants des accessoires y seront repris. Fiche de vente Ce montant est enregistré sur le compte Attention: Il est important que sur un ordre de vente le Groupe compta. produit USEDVACC soit choisis pour les propres options/accessoires. Seulement de cette façon ceux-ci seront reprise sur la fiche de vente dans le champ Divers. 30

35 1.5 Ventes Fonctionnalités adaptées Fiche prospect - Groupes marché visibles directement sur l'onglet Données profile (CR 1659) Cliquez sur Gestion Relation - Prospection - Admin. Dossiers. Cliquez sur l'onglet Données profiles. Fiche prospect - Données profile Dans cet onglet, le bouton Groupes marché a été ajouté. Dans la version précédente, ceci n'était accessible qu'à partir du bouton Prospect - Groupes marché. Maintenant, ceci est accessible via ce nouveau bouton. 31

36 La fenêtre suivante apparait. Groupes marché Dans cette fenêtre, vous pouvez cocher dans la colonne Select le Groupe marché d'application pour le prospect. 32

37 Fiche prospect - Actions marketing visibles dans l'onglet Données profiles (CR 1659) Cliquez sur Gestion Relation - Prospection - Admin. Dossiers. Cliquez sur l'onglet Données profiles. Fiche prospect - Données profiles Dans cet onglet, le bouton Actions marketing a été remanié. Cliquez sur le bouton Action marketing. La fenêtre suivante apparait. Dans cette fenêtre, vous pouvez cocher quelles Action marketing sont d'application pour ce prospect spécifique dans la colonne Select. Actions marketing 33

38 Client pour la facturation des entretiens Dans les fiches de ventes vous avez la possibilité d'indiquer une série de N de Clients, entre autre: Le N de Client pour la facturation de la facture de vente véhicule Le N de Client pour la facturation des entretiens Suivant le type de facture que vous choississez le client correcte sera proposé. Cela vous évite de facturer par erreur au mauvais client. En faisant un nouvel OR un contrôle sera fait si le client pour la facturation des entretiens est rempli. Un message sera affiché. Message Il est conseillé de rappeler aux personnes qui s'occupent des fiches de vente dans votre concession de bien remplir ces deux numéros de client. 34

39 1.5.2 Rappel Qualifier les prospects Afin de qualifier un prospect, vous devez remplir les champs suivants : Qualifiée En remplissant les données du prospect sur les fiches Prospect et Véhicules, vous allez voir ces champs disparaître dans la colonne Qualifiée au fur et à mesure que vous les remplissez. Fiche prospect 35

40 Quand vous avez rempli tout les champs, vous recevrez la notification Qualifiée! Fiche prospect 36

41 Lors de l échéance de la date que vous avez rempli dans le champ Date nouvel achat sur la fiche Véhicules (ex.: date nouvel achat 31/03/2012, rempli le 16/12/2011), vous allez recevoir cette notification. Fiche prospect Quand il s agit d un prospect déjà qualifié dans le passé, vous ne devez pas changer cette date vers le futur afin de qualifier à nouveau ce prospect. Autrement dit, la qualification d un prospect est un procès unique et ne doit pas être répéter à chaque fois. 37

42 Vous pouvez reconnaitre un prospect déjà qualifié par le statut sous le champ Code magasin sur la fiche Données profiles. Fiche prospect A Compléter: prospect pas encore qualifié Transféré/ Envoyé: prospect déjà qualifié Vous pouvez bien-sur toujours changer cette date si, lors d un contact avec le prospect/ client, vous obtenez des nouvelles informations. 38

43 1.6 Responsable CRM Fonctionnalités adaptées Gestion de campagnes - rappel de sauvegarde (CR 1598) Cliquez sur Gestion Relation - CRM - Campagnes CRM. Après l'affichage d'un résultat d'une sélection, il est possible de l'étendre ou de le réduire avec un nouveau filtre (ou un set de filtres). Dû à une utilisation fautive du filtre supplementaire, il se peut que les participants précédents soient complètement effacés ou que le résultat affiché ne soit pas celui souhaité. L'utilisateur doit alors refaire la première action, sauf si une sauvegarde du résultat précédent a été fait (via le bouton Fonctions Sauvegarder la campagne). Afin de ne pas oublier de faire une sauvegarde, un message apparait désormais lors de l'action d'étendre ou de réduire le résultat. Message Avant de faire une extension ou une réduction sur le résultat, Navision va poser automatiquement la question ci-dessus. De cette façon, vous êtes rappelé à faire une sauvegarde à chaque étape Assigner responsable CRM dans Bureau CRM (CR 1658) Cliquez sur Gestion Relation - CRM - Bureau CRM. Le Bureau CRM apparait. Bureau CRM Dans le Bureau CRM, il faut d'abord aligner les opportunités de vente et ensuite les assigner à un responsable. Ceci se faisait uniquement via une fonction auparavant. 39

44 A partir de cette version, il est aussi possible de faire ceci directement dans le Bureau CRM même. Bureau CRM Dans la colonne Responsable CRM vous pouvez cliquer sur le bouton avec les points. La fenêtre suivante apparait. Responsable CRM Choisissez le vendeur souhaité et cliquez sur OK. 40

45 Bureau CRM Le Responsable CRM est maintenant rempli. Via Fonctions - Transfer vers le responsable vous pouvez envoyer l'opportunité de vente vers le responsable Mise à jour Contact dans Bureau CRM (CR 1661) Dans le Bureau CRM, journellement des Mise à jour Contact peuvent être réceptionnées. Ces Mise à jour Contact doivent aussi être traitées par le responsable CRM. Quand une Mise à jour Contact envoyée récemment (dans les 4 jours) était réceptionnée avant une opportunité de vente, l'information dans la Mise à jour Contact était identique à l'opportunité de vente. Le Responsable CRM devait faire un double travail. Le système contrôle dès maintenant si il y a eu une Opportunité de vente dans les 4 jours précedent la Mise à jour Contact. Si c'est le cas, la Mise à jour Contact est automatiquement clôturée. 41

46 1.6.2 Solutions d'erreurs Assigner prospects à autres vendeurs (CR 1641) Cliquez sur Gestion Relation - Prospection - Activités périodiques - Assigner prospects. La fenêtre suivante apparait. Assigner prospects Via cette fonctionnalité, vous pouvez faire une sélection de prospects et l'assigner à un ou plusieurs autres vendeurs. Sur la Fiche prospect, les modifications correctes étaient faites, mais les activités ouvertes n'étaient pas transférées correctement au vendeur correcte. Ce problème a été solutionné. 42

47 1.7 Comptabilité & Administration Fonctionnalités adaptées Numéro de compte supplementaire pour Commission de livraisons véhicules reçues Plan cafétaria (CR1599) Nous avons créé un nouveau compte comptable Commissions livraison reçues BMW Group Belux. Ce compte est lié au Plan cafétaria (BNP Paribas). Il s'agît des véhicules qui sont facturés par Belux. La livraison se fait chez les concessionaires ainsi que la demande de la carte mobility. Ces véhicules ne rentrent pas par voie électronique en NAVISION et ne sont pas facturé par la concession. Un nouveau compte général a été créé pour Numéro de compte supplementaire pour Commission de livraisons véhicules reçues BMW Group Belux ( ). Ce compte a été prévu dans le BMS. 43