Express Import system

Transcription

1 Express Import system Guide pour les expéditeurs

2 Système d importation express de TNT Un outil en ligne simple, qui permet à l expéditeur et au destinataire d organiser des importations. Le système d importation express de TNT est un moyen simple pour les clients de TNT de demander et de régler l enlèvement de marchandises dans 168 pays. Lorsque vous expédiez des marchandises, vous êtes invité par courriel à participer au processus d expédition avec importation. En cliquant sur le lien qui se trouve dans le courriel, vous accédez immédiatement au système d importation express dans lequel vous pourrez indiquer la taille et le poids des marchandises demandées. Le système d importation express de TNT vous simplifie l expédition rapide et efficace des commandes de vos clients. Voici comment fonctionne le système d importation express : Réception d'une offre par le destinataire (facultatif) Acceptation de l'offre par le destinataire Saisie d'une demande par le destinataire Invitation par à l'expéditeur Saisie des informations, par l'expéditeur Réception des documents d'expédition par l'expéditeur Livraison du colis au destinataire

3 1. Le destinataire saisit une demande Une personne qui souhaite demander et payer un enlèvement dans votre entreprise et une livraison chez le destinataire remplit une demande. Elle saisi les informations concernant les marchandises souhaitées ainsi que votre nom et votre adresse électronique dans le système d importation express.

4 2. Le destinataire demande une offre Comme de nombreux services TNT proposent le système d importation express des services de distribution à heure précise au service Economy Express, le destinataire peut décider des délais de livraison et du coût. Raison pour laquelle il a la possibilité de demander une offre avant l expédition. Lorsque le destinataire décide de demander une offre, il reçoit un courriel indiquant le prix des services disponibles en fonction du poids et des dimensions du colis des marchandises (selon vos indications). Dès qu il a choisi le service souhaité, le système vous envoie tous les documents nécessaires à l expédition et les instructions pour préparer votre envoi. Si le destinataire ne veut pas d offre, il choisit le service qu il souhaite lorsqu il formule sa demande. Dans ce cas, le système lui envoie les documents dès que vous avez entré les informations concernant l envoi. (Si les dimensions et/ou le poids ne sont pas couverts par le service demandé, le destinataire reçoit un courriel qui lui indique les options disponibles et lui demande de choisir un autre service.)

5 3. L expéditeur reçoit une invitation par courriel x10 item Si le destinataire saisit une demande, le système d importation express vous envoie automatiquement un courriel contenant un lien vers le système dans lequel vous pourrez saisir les informations concernant l envoi. Pour cela, vous n avez besoin ni de mot de passe ni de code PIN ou de numéro client.. Même si vous avez un compte TNT, vous ne pouvez accéder au système que par le biais d une invitation envoyée par courriel. Le destinataire L'expéditeur

6 4. L expéditeur entre les informations concernant l envoi x10 Lorsque vous cliquez sur le lien figurant dans le courriel d invitation, vous visualisez les informations concernant les marchandises pour lesquelles un enlèvement est demandé. Pour accepter la commande, il suffit à l expéditeur d indiquer les dimensions et le poids des marchandises. Vous pouvez aussi refuser l invitation dans le système. Cela peut être le cas si les marchandises commandées ne sont plus disponibles en stock. Si vous refusez l invitation, le destinataire en sera immédiatement informé par retour de courriel ainsi que du motif. 5. Le destinataire accepte l offre x10 item Si le destinataire demande une offre, il reçoit un courriel avec un lien directement vers l offre basé sur les informations concernant les dimensions et le poids que vous avez indiqués.

7 6. L expéditeur entre les informations concernant l envoi Lorsque la réservation est terminée, c.-à-d. lorsque le destinataire a choisi le service qu il désire avec ou sans acceptation d une offre, vous recevez un courriel avec les instructions pour préparer l envoi. Ce courriel comporte en pièces jointes : les Conditions générales de vente de TNT le bordereau d expédition (4 pages) le cas échéant, la facture commerciale Vous êtes invité à prendre connaissance des conditions générales de vente, à imprimer le bordereau d expédition et la facture commerciale, si nécessaire, et les joindre à l envoi. Veuillez laisser le colis ouvert pour permettre au chauffeur de TNT de contrôler les marchandises.

8 7. L envoi est livré au destinataire Lorsque ces documents sont établis, l envoi est automatiquement saisi dans le système de réservation de TNT et la date d enlèvement est fixée. Un chauffeur de TNT viendra prendre le colis pour qu il soit livré au destinataire par la suite. C est aussi simple que cela.

9 Questions et réponses Premiers pas A quoi correspond le courriel «Demande de commande» que j ai reçu? Ce courriel est une invitation qui vous est adressée pour participer à l expédition de marchandises qu une autre partie (p. ex., votre client) souhaite recevoir. Si vous cliquez sur le lien qui figure dans le courriel, vous accéderez immédiatement au système d importation express dans lequel vous pourrez saisir les informations concernant l envoi et demander l exécution de la commande ou refuser l invitation. Dois-je m enregistrer pour pouvoir utiliser le système d importation express? En tant qu expéditeur, vous n avez pas besoin de vous enregistrer. Si vous voulez utiliser ce système pour demander vous-même des enlèvements, vous pouvez vous enregistrer à mytnt sur le site Comment faire pour me connecter au système d importation express? Cliquez tout simplement sur le lien dans le courriel d invitation. Même si vous avez un compte TNT ou que vous utilisiez mytnt, vous ne pouvez pas effectuer d envois avec ceux-ci. De quelles informations ai-je besoin pour exécuter la commande? Tout ce dont vous avez besoin, c est connaître les dimensions et le poids des marchandises à expédier. Pour les envois en dehors de l UE, nous vous recommandons de joindre une facture commerciale. Vous pouvez aussi utiliser le système d importation express pour éditer une facture. Dans ce cas, le système a besoin de votre numéro de TVA, du pays d origine des marchandises ainsi que d autres informations. Est-ce que mes informations sont sécurisées? Oui. Le système d importation express est sûr. Pour augmenter la sécurité et vous protéger d une utilisation indue, le système se déconnecte au bout de 15 minutes. Dans les Conditions générales de transport ainsi que dans les clauses d exclusion de responsabilité, vous trouverez d autres informations concernant la sécurité en ligne.

10 Gestion du processus Que se passe-t-il si la quantité demandée de marchandises n est pas en stock? S il y a une différence entre la quantité commandée et la quantité disponible, vous pouvez soit refuser l invitation soit en informer directement le destinataire par courriel. Vous trouverez l adresse électronique du destinataire dans les détails de la commande. J attends une commande, mais je ne vois pas d invitation par courriel. Que dois-je faire? Le système a besoin de quelques minutes pour traiter une commande. Si vous supposez que le destinataire s est trompé d adresse électronique, veuillez vous adresser directement à lui. Le système d importation express n informe pas automatiquement le destinataire en cas d adresse électronique erronée. Que dois-je faire si je veux refuser une invitation? Vous pouvez refuser une invitation. Suivez les instructions sur l écran et indiquez le motif de votre refus. Le destinataire sera informé de votre refus et de la raison. Que se passe-t-il si je me trompe dans les informations concernant l envoi? Si vous avez commis une erreur dans les informations concernant l envoi et que vous ayez déjà transmis les détails veuillez annuler la commande dans le système et contacter directement le destinataire pour qu il vous envoie une nouvelle invitation. Comment faire pour annuler une commande? Si vous avez déjà envoyé les informations concernant l envoi et que vous deviez annuler la commande (p. ex., pour d autres raisons ou un stock insuffisant), cliquez sur le lien du courriel d invitation du destinataire. Celui-ci vous renvoie à l écran «Aperçu» dans le système d importation express. Cliquez sur la touche «Annuler» et sélectionnez un motif pour lequel vous devez annuler la commande. Votre commande est maintenant annulée. Cela signifie que le destinataire recevra un courriel qui lui indique le motif de l annulation de la commande. Que se passe-t-il si je clique sur un lien qui n est plus valide? Le lien figurant dans une invitation envoyée par courriel reste actif pendant 24 heures après réception du courriel. Si vous cliquez sur le lien et qu une fenêtre s affiche dans le système d importation express avec le message «Cette commande n est plus disponible», le mieux est encore de contacter directement le destinataire pour qu il vous envoie une nouvelle invitation.

11 Préparation d un envoi Où sont mes documents d expédition? Les documents d expédition (Conditions générales de vente de TNT, un bordereau d expédition et éventuellement une facture commerciale) vous seront envoyés par courriel (à la même adresse que l invitation). Cela se fait dès que vous avez cliqué sur le bouton «Envoyer» ou alors dès que le destinataire a accepté une offre. Vous saurez si le destinataire demande une offre une fois que vous aurez saisi les informations concernant l envoi. Vous pouvez vérifier ces informations en cliquant sur le lien qui figure dans l invitation envoyée par courriel. Comment préparer les documents pour les formalités douanières? Comme indiqué ci-dessus, vous recevrez les principaux documents d expédition par courriel dès que vous avez cliqué sur le bouton «Envoyer» ou dès que le destinataire a accepté une offre. Si vous avez des doutes concernant d autres documents nécessaires, veuillez vous adresser au service clientèle de TNT Swiss Post qui vous aidera. Pourquoi dois-je laisser le colis ouvert? La directive «Unknown Shipper» de TNT exige de laisser le colis ouvert pour pouvoir en vérifier le contenu. Comme vous n êtes pas authentifié par TNT comme expéditeur utilisant le système d importation express et pour des raisons de sécurité, les marchandises doivent être contrôlées.

12 Suivi des commandes et des colis Est-ce que le destinataire est informé que le colis a été enlevé? Le système n informe pas automatiquement le destinataire de l enlèvement du colis. Mais vous pouvez le contacter directement pour l en informer. Le destinataire et l expéditeur peuvent suivre la progression de l envoi. Cherchez le numéro d expédition sur la page «Contrôle des commandes» dans le système d importation express et tapez-le dans le champ «Suivi de l envoi» sur Puis-je visualiser d anciennes commandes? Oui. Cliquez sur le lien se trouvant dans le courriel d invitation pour faire apparaître les détails de la commande. Avez-vous encore besoin d aide? Vous trouverez les coordonnées de votre représentant du service clientèle sur «www. tntswisspost.com. Vous pourrez aussi y télécharger une copie du «Guide pour les destinataires».