RÈGLEMENT INTERIEUR SALLE DES FETES

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1 Mairie de LUPCOURT RÈGLEMENT INTERIEUR SALLE DES FETES Délibération municipale du 25 février 2016 TITRE 1 DISPOSITIONS GENERALES Article 1 Objet Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la salle des fêtes de la Commune de Lupcourt. TITRE 2 UTILISATION Article 2 Principes de mise à disposition La salle des fêtes a pour vocation première d accueillir les habitants de Lupcourt dans le cadre d évènements familiaux ou amicaux et des manifestations communales. Elle pourra, en outre, être louée aux associations locales. Les demandes n entrant pas dans ces catégories seront traitées au cas par cas, le Maire de Lupcourt se réservant toute latitude quant à la réponse pouvant être apportée au demandeur. La police et la surveillance de la salle des fêtes appartiennent au Maire ou à ses Adjoints habilités à assurer et faire assurer l exécution du présent règlement. Le Maire se réserve le droit de refuser de louer la salle des fêtes à des personnes ou associations qui antérieurement n ont pas respecté ledit règlement. Article 3 Réservation La réservation devra faire l objet d une demande écrite par courrier adressé à la Mairie de Lupcourt, ou déposé directement en Mairie lors des heures d ouverture contre récépissé ou par courriel à l adresse suivante : communelupcourt@orange.fr En cas d avis favorable, elle sera validée après : 1. La signature d un contrat de location en deux exemplaires indiquant la nature, le prix et les conditions de location, 2. Le dépôt d une caution du montant de la location de la salle, 3. La présentation d une attestation d assurance couvrant sa responsabilité civile durant toute la période de location (la municipalité étant déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant la location de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l enceinte de la salle et ses annexes). 1

2 Article 4 Annulation Toute annulation de la location devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à la Mairie de Lupcourt ou par courrier déposé en mairie contre récépissé. Elle entraînera une retenue sur la caution déterminée en fonction de la date de l annulation : Plus de un mois avant la manifestation : pas de pénalité, Un mois à quinze jours avant la manifestation : 50% du montant de la caution, Quatorze jours ou moins avant la manifestation : la totalité de la caution. Article 5 Dispositions particulières La Mairie se réserve le droit d utiliser ou d interdire les installations pour des interventions techniques notamment à l occasion de travaux d aménagement, d entretien et de mise en sécurité. Pour des raisons de sécurité, la salle des fêtes ne peut admettre la présence de plus de 100 personnes. La sous-location ou la mise à disposition de tiers est formellement interdite. Un responsable de la manifestation devra être désigné et sera présent pendant toute sa durée. Ce responsable sera le signataire de la convention de location, à qui il appartiendra de faire respecter le présent règlement. En cas d accident ou de difficultés pendant la durée d occupation de la salle des fêtes, la responsabilité de la Commune de Lupcourt est en tout point dégagée, dans la mesure où elle n assure que la location. Les clés de la salle des fêtes seront remises au locataire lors de l état des lieux d entrée et seront restituées à l issue de l état des lieux de sortie. Ces états des lieux seront établis contradictoirement par un représentant de la commune, en présence du locataire. Les rendez-vous déterminés devront être respecté par le locataire. Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus sera recouvré amiablement ou à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire auprès du locataire. En cas de perte des clés, le remplacement des serrures sera facturé au locataire. Le locataire devra se conformer aux règle d ordre public relatives à la sécurité, la salubrité, l hygiène et au respect du voisinage. Le locataire devra également se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d usage d œuvres musicales au cours de la manifestation. Le locataire est le responsable expressément désigné. Il devra être joignable par l autorité municipale pendant toute la durée de la location à qui il communiquera ses coordonnées téléphoniques permettant de le contacter rapidement. TITRE 3 SECURITE HYGIENE MAINTIEN DE L ORDRE Article 6 Utilisation de la salle des fêtes Le locataire devra rendre les lieux dans l état où il les a trouvés à son arrivée. S il constate le moindre problème, il devra en informer la Mairie. Le locataire est chargé de l extinction des lumières à la fin de la manifestation. 2

3 Chaque utilisateur reconnaît : Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s engager à les respecter, Avoir constaté l emplacement des dispositifs d alarme, des moyens d extinction d incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d évacuation et des issues de secours, Avoir pris connaissance du fonctionnement du dispositif de limitation de bruit pour l ambiance musicale (nuisances sonores interdites après 22 heures, musique notamment). Au-delà, il convient de : Maintenir fermées toutes les issues, y compris celles de secours, S abstenir d animations ou de manifestations extérieures à la salle, Réduire au maximum les bruits provenant des véhicules (démarrages, claquements de portières ). Il est par ailleurs interdit : De fumer dans les locaux (les personnes fumant à l extérieur des locaux veilleront à ne pas jeter de mégots au sol). De procéder à des modifications sur les installations existantes, De bloquer les issues de secours, D introduire dans l enceinte des pétards, fumigènes De déposer des cycles et cyclomoteurs à l intérieur des locaux, D utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés. Le stationnement des véhicules ne doit pas gêner le circulation dans la rue des Marronniers. La Mairie de Lupcourt attire l attention des utilisateurs sur les risques liés à la consommation d alcool et sur leur responsabilité en cas d accidents, de dégâts et de troubles de l ordre public. Article 7 Maintien de l ordre Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée immédiatement. Le locataire est responsable de la sécurité. Il doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour éviter et supprimer éventuellement les troubles et désordres qui pourraient se produire à l intérieur et/ou aux abords du bâtiment. Il devra surveiller les entrées et veiller à l évacuation des locaux en fin d utilisation. Article 8 Mise en place, rangement et nettoyage Après chaque utilisation, la salle des fêtes devra être rendue dans l état où elle a été donnée. Les opérations de remise en ordre seront effectuées par le locataire au cours de la période allouée. Les sols devront être balayés et lavés. La cuisine et les sanitaires devront être restitués dans un état d hygiène irréprochable. Les chaises et les tables seront nettoyées et empilées. Le matériel mis à disposition pour le nettoyage sera inventorié lors de l état des lieux. Les sacs poubelles seront à déposer dans les conteneurs prévus à cet effet. 3

4 Les utilisateurs devront déposer le verre dans le conteneur approprié, situé à proximité de la salle. Après utilisation, l ensemble des portes et des fenêtres devront être fermées et verrouillées. En cas de manquement total ou partiel à ces dispositions, les frais correspondants seront facturés au locataire. TITRE 4 ASSURANCES RESPONSABILITES Article 9 Assurances Chaque locataire devra justifier d une assurance couvrant sa responsabilité civile au moment de la signature du contrat, faute de quoi il n y aura pas de remise des clés. La municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l enceinte de la salle et ses annexes. Article 10 Responsabilités Le locataire est responsable des dégradations qui pourraient être occasionner à la salle ainsi qu aux équipements mis à sa disposition par la commune. Il devra assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées. Il devra informer la mairie de tout dysfonctionnement qu il aura constaté tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition lors de l état des lieux. TITRE 5 PUBLICITE REDEVANCE Article 11 Publicité La mise en place de publicité n est pas autorisée. Article 12 Redevance La redevance intègre les prestations suivantes : Mise à disposition de la salle, Mise à disposition de tables, chaises et vestiaire, Mise à disposition de la cuisine, du bar et des sanitaires. Elle n inclut pas : L électricité et le chauffage de la salle. Les facturations d électricité seront établies à partir des relevés des compteurs effectués lors des états des lieux d entrée et de sortie. 4

5 Le montant de la location est fixé annuellement par délibération du Conseil Municipal. Pour l année 2016, les tarifs sont fixés comme suit : Habitants de Lupcourt Non résidents de Lupcourt Salle des fêtes : Week-end du vendredi 14h au lundi 9h : La journée de 9h à 20h (sauf vendredi, samedi et dimanche) : Electricité : 0,17 /kw 0,17 /kw Vaisselle par personne : 2 2 Associations de Lupcourt Manifestations n engendrant aucun bénéfice : prêt selon les disponibilités, sous réserve des frais d électricité pour les consommations anormales. Manifestations engendrant un bénéfice : électricité. TITRE 6 DISPOSITIONS FINALES Toute infraction au présent règlement fera l objet de poursuites conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourra entraîner l expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive de la manifestation. La Commune de Lupcourt se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu elle le jugera nécessaire. Délibération Municipale en date du 25 février Le Maire P JANDIN Le locataire (lu et approuvé) 5