PROCEDURE OFFICIELLE EQUIPE

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1 PROCEDURE OFFICIELLE EQUIPE Comité d Organisation des Courants de la Liberté - 12 rue de la Chapelle CAEN infos@lescourantsdelaliberte.com Tél. :

2 Sommaire : I. QUI PEUT CREER UNE EQUIPE?... 1 II. FORMULES CONDITIONS... 1 a. La formule «Festival»... 1 b. La formule «Rose»... 1 c. La formule «Rollers» AVANTAGES... 2 III. INFORMATIONS PRATIQUES TARIFICATION CATEGORIES D AGE CHALLENGE EQUIPES... 3 IV. CHEF D EQUIPE MISSIONS... 4 a. Inscription... 4 b. Communication... 4 c. Finalisation... 5 d. Retrait des dossards... 5 V. COMMENT CREER SON EQUIPE? OUVERTURE D UN COMPTE SAISIE DES INSCRIPTIONS TRANSFERT DES JUSTIFICATIFS OBLIGATOIRES... 7 a. Justificatif d aptitude... 7 b. Autorisation parentale FINALISATION... 8 VI. RETRAIT DES DOSSARDS... 9 BULLETIN D INSCRIPTION EN EQUIPE AUTORISATION PARENTALE CERTIFICAT MEDICAL POUR LES EPREUVES DE COURSE A PIED CERTIFICAT MEDICAL POUR LES ROLLERS DE LA LIBERTE... 12

3 I. Qui peut créer une équipe? La création d une équipe nécessite le respect des 5 conditions suivantes : 1- Appartenir à une structure : collectivité, association, entreprise, club ou CE ; 2- Respecter les Règlements Officiels des Courants de la Liberté et de l Echauffement 1 disponibles sur ; 3- Déterminer un chef d équipe qui sera le lien direct entre le Comité d Organisation des Courants de la Liberté et l équipe ; 4- Finaliser l équipe avant le 30 avril 2015 ; 5- Régler la totalité des inscriptions en un versement unique ; Si vous respectez ses 5 conditions, vous pouvez créer une équipe et choisir une des 3 formules proposées ci-dessous. II. Formules Les formules sont applicables pour les épreuves suivantes : Les Rollers de la Liberté, La Rochambelle, Le 10 km de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le Marathon de la Liberté. 1. Conditions a. La formule «Festival» Pour créer une équipe avec la Formule «Festival», vous devez inscrire au minimum un total de 10 participants sur l ensemble des courses du dimanche : Marathon de la Liberté, Semi-marathon Pegasus et 10 km de la Liberté. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, Les Rollers de la Liberté et La Rochambelle). b. La formule «Rose» Pour créer une équipe avec la Formule «Rose», vous devez inscrire au minimum un total de 30 participantes à la Rochambelle. Attention, aucune réservation de places ne sera faite. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, Les Rollers de la Liberté, Le 10 Km de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le Marathon de la Liberté). 1 Respecter le Règlement Officiel des Courants de la Liberté pour les participants aux épreuves de juin et le Règlement Officiel de l Echauffement pour les participants à l Echauffement. 1

4 c. La formule «Rollers» Pour créer une équipe avec la Formule «Rollers», vous devez inscrire au minimum un total de 10 participants aux Rollers de la Liberté. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, La Rochambelle, Le 10 Km de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le Marathon de la Liberté). 2. Avantages 1 er tarif d inscription pour Le Marathon de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le 10 Km de la Liberté du 3 novembre 2014 au 30 avril 2015 ; Ouverture d un compte sur notre plateforme interactive permettant de saisir les inscriptions en plusieurs fois. Toute inscription saisie est intégrée automatiquement à votre équipe et comptabilisée par l organisateur ; Possibilité de retrait anticipé 2 des dossards (hors rollers) et des tee-shirts de la Rochambelle 3 ; Création d une dynamique interne au sein de votre structure ; Participation éventuelle au Challenge Equipe des Courants de la Liberté ; Envoi des résultats de l équipe par mail avec la Formule Festival. III. Informations pratiques 1. Tarification La création d une équipe permet de profiter du 1 er tarif d inscription du 3 novembre 2014 au 30 avril 2015 pour Le Marathon de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le 10 Km de la Liberté. L Echauffement, Les Rollers de la Liberté et La Rochambelle ont un tarif unique. Epreuve Tarif / personne (TTC) Remise en % / tarif + élevé Echauffement 8 - Rollers de la Liberté 12 - Rochambelle km de la Liberté 10 28% Semi-marathon Pegasus 15 31% Marathon de la Liberté 40 20% Important : A la clôture de l équipe, si le nombre minimum d inscrits pour constituer une équipe n est pas atteint, la facturation se fera au tarif en vigueur pour les inscriptions individuelles à la date d inscription des participants et le retrait des dossards se fera de manière individuelle. 2 Non applicable à la Formule Rollers 3 Pour les équipes qui ont des participantes à la Rochambelle 2

5 2. Catégories d âge Epreuve Age min Date de naissance Echauffement 16 ans 1999 et avant Rollers de la Liberté 6 ans 12/06/2009 et avant Rochambelle Coureuse 14 ans 12/06/2001 et avant Marcheuse 6 ans 12/06/2009 et avant 10 km de la Liberté 16 ans 1999 et avant Semi-marathon Pegasus 18 ans 1997 et avant Marathon de la Liberté 20 ans 1995 et avant 3. Challenge Equipes Les équipes sont automatiquement inscrites au Challenge Equipe des Courants de la Liberté si leur composition intègre : 1 participant au Marathon de la Liberté minimum ; 2 participants au Semi-marathon Pegasus minimum ; 3 participants au 10km de la Liberté minimum. Pour les résultats, les équipes sont réparties en trois catégories : Clubs FFA Clubs non FFA Entreprises Les trois premières équipes de chaque catégorie seront récompensées lors du protocole de remise des prix le dimanche 14 juin 2015 après-midi et toutes les équipes participant au Challenge recevront le classement par mail. 3

6 IV. Chef d équipe Le chef d équipe est le représentant officiel de l équipe qui assurera le lien avec le Comité d Organisation des Courants de la Liberté. Le chef d équipe a quatre missions : Inscription, Communication, Finalisation et Retrait des dossards. 1. Missions a. Inscription Le chef d équipe s engage à : Respecter et à faire respecter les Règlements Officiels des Courants de la Liberté et de l Echauffement 4 disponibles sur ; Récupérer toutes les informations nécessaires à l inscription d un membre de son équipe (Annexe I). Garantir l exactitude des informations saisies b. Communication Le chef d équipe constitue le lien entre les membres de son équipe et le Comité d Organisation des Courants de la Liberté. Il doit donc être joignable à la fois par les membres de son équipe et par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté avant et pendant le week-end de l évènement. Le chef d équipe étant l interlocuteur des membres de son équipe, il doit s informer afin de pouvoir les renseigner sur : Les règlements Officiels des Courants de la Liberté et de l Echauffement 4 disponibles sur ; Les informations envoyées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté ; Les services proposés aux participants. Le chef d équipe doit communiquer aux membres de son équipe toutes les informations nécessaires au bon déroulement de leur participation. 4 Respecter le Règlement Officiel des Courants de la Liberté pour les participants aux épreuves de juin et le Règlement Officiel de l Echauffement pour les participants à l Echauffement. 4

7 c. Finalisation Le chef d équipe doit finaliser son équipe avant le 30 avril Pour que l équipe soit finalisée, il faut que : les inscriptions des membres de l équipe soient saisies ; les justificatifs obligatoires soient envoyés ; le paiement soit effectué. d. Retrait des dossards Les équipes ont la possibilité de bénéficier du retrait anticipé 5 des dossards ainsi que des tee-shirts de la Rochambelle 6 sur rendez-vous entre le 18 mai et le 5 juin 2015 (les dates peuvent changer car elles dépendent des délais de livraison). Le chef d équipe doit alors : Récupérer l intégralité des dossards ainsi que les tee-shirts de la Rochambelle 6 ; Distribuer les dossards et les tee-shirts de la Rochambelle 6 aux membres de son équipe. Quel que soit le mode de retrait, le chef d équipe devra informer les membres de son équipe de la méthode, des dates, des horaires et lieux où ils pourront récupérer leur dossard. Important : Chaque dossard doit être distribué à la personne inscrite. En effet, les informations fournies à l inscription sont utilisées par les secours afin d identifier le participant et de contacter sa famille en cas de problème. Le chef d équipe sera tenu pour responsable en cas d échange de dossard. 5 Non applicable à la Formule Rollers 6 Pour les équipes qui ont des participantes à la Rochambelle 5

8 V. Comment créer son équipe? 1. Ouverture d un compte Le chef d équipe doit contacter le Comité d Organisation des Courants de la Liberté par téléphone au pour créer un compte en déterminant un identifiant et un mot de passe qui lui permettront de se connecter à son espace. Le compte permet de : Accéder au listing des inscrits ; Ajouter ou supprimer des inscriptions 7 ; Être informé de l état d avancement du dossier de chaque membre ; Connaître à tout moment le montant à régler. Les informations à fournir pour l ouverture du compte sont les suivantes : Nom d Equipe ; Nom de la Structure représentée (si différent du nom d équipe) ; Type de structure ; Adresse de facturation ; Nom et prénom du chef d équipe ; Téléphone du chef d équipe (joignable le week-end de l évènement) ; du chef d équipe ; Identifiant et Mot de passe choisis. 2. Saisie des inscriptions Le chef d équipe saisit l intégralité des inscriptions de son équipe. Il s engage à enregistrer toutes les données demandées 8 par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté et à s assurer de l exactitude des informations saisies. Toute inscription saisie sera facturée. L absence de justificatifs obligatoires ne constitue pas un motif de non facturation ou de remboursement. La saisie de l adress permet de recevoir la confirmation d inscription. 7 Jusqu à la clôture de l équipe ou la clôture des inscriptions à une épreuve. 8 cf. annexe 1 6

9 3. Transfert des justificatifs obligatoires On entend par justificatifs obligatoires : Le justificatif d aptitude nécessaire pour participer à L Echauffement, Les Rollers de la Liberté, Le 10 km de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le Marathon de la Liberté L autorisation parentale nécessaire pour les participants mineurs à la date de la manifestation. Les justificatifs obligatoires doivent être transmis au Comité d Organisation des Courants de la Liberté par le chef d équipe ou par les participants avant le 30 avril Le transfert des justificatifs obligatoires peut être réalisé par : Internet : pendant la saisie de l inscription ou dans un second temps en allant dans la rubrique «justificatifs obligatoires». Courrier : Comité d Organisation des Courants de la Liberté Service inscription 12, rue de la Chapelle Caen. Important : Le dossier d un participant ne sera complet qu après réception et validation de ce justificatif. Un mail sera envoyé au participant pour lui indiquer que son dossier est complet à l adresse indiquée lors de l inscription. a. Justificatif d aptitude i. L Echauffement, le 10 km de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le Marathon de la Liberté Pour participer aux épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (hormis La Rochambelle) ; tous les participants doivent joindre à leur dossier d inscription une photocopie lisible de leur certificat médical de non contre-indication à la pratique de la course à pied en compétition (Annexe III) datant de moins d'un an au jour de l épreuve. D autres documents peuvent justifier de la possession de ce certificat médical pour lesquels il faudra également une photocopie lisible. En voici la liste exhaustive : Licence Athlé Compétition, Athlé Entreprise, Athlé Running ou d'un Pass' Running, délivrée par la FFA, en cours de validité à la date de la manifestation ; Licence compétition délivrée par la FFCO, la FFPM ou la FF Tri, en cours de validité à la date de la manifestation ; Licences FSGT, FSCF, UFOLEP dont la pratique de la course à pied en compétition est clairement mentionnée sur la licence, en cours de validité à la date de la manifestation. 7

10 ii. La Rochambelle Il n y a pas besoin de justificatif d aptitude. iii. Les Rollers de la Liberté Tous les participants aux Rollers de la Liberté doivent joindre à leur dossier d inscription une photocopie lisible d un des documents suivants : Certificat médical de non contre-indication à la pratique du roller en compétition, datant de moins de un an à la date de la compétition. Licence compétition délivrée par la Fédération Française de Roller Sports, en cours de validité à la date de la manifestation. b. Autorisation parentale Les participants mineurs à la date de la manifestation doivent demander à leur représentant légal de fournir une autorisation parentale (Annexe II) sur laquelle doivent apparaitre les éléments suivants : Nom et prénom du représentant légal ; Lien de parenté ; Nom et prénom du participant mineur ; Date de naissance (jj/mm/aaaa) du participant mineur ; Epreuve concernée ainsi que la date et l heure de l épreuve ; Date de réalisation du document et signature du représentant légal. 4. Finalisation Seul le chef d équipe peut finaliser l équipe en cliquant sur «Finaliser mon équipe» en page d accueil du compte de l équipe. L équipe doit être finalisée avant le 30 avril Une équipe est finalisée quand : Toutes les inscriptions sont saisies ; Tous les justificatifs obligatoires sont transmis ; Le paiement est effectué. Au 30 avril 2015, toutes les inscriptions en équipes seront bloquées automatiquement. 8

11 VI. Retrait des dossards Le chef d équipe peut choisir entre trois méthodes pour retirer les dossards, et les tee-shirts de la Rochambelle 9 (sauf pour la formule «Rollers») : Le retrait anticipé 10 entre le 18 mai et le 5 juin 2015 sur rendez-vous (dates à titre indicatif). Le Comité d Organisation contactera le chef d équipe pour convenir d un rendez-vous ; Le retrait groupé 10 sur le Village Expo situé à proximité du Mémorial de Caen le vendredi 12 juin 2015 de 14h00 à 20h00 et le samedi 13 juin 2015 de 9h00 à 18h00 (jusqu à 20h00 pour les dossards des courses du dimanche) ; Le retrait individuel 10 se fait sur présentation d une pièce d identité sur le Village Expo situé à proximité du Mémorial de Caen le vendredi 12 juin 2015 de 14h00 à 20h00 et le samedi 13 juin 2015 de 9h00 à 18h00 (jusqu à 20h00 pour les dossards des courses du dimanche). Lors d un retrait individuel, les Tee-shirts des participantes à la Rochambelle ne leur sont pas mis de côté. Le choix de la taille se fera sur place en fonction du stock disponible. Si l équipe n atteint pas le nombre minimum d inscrits pour constituer une équipe ou si le dossier n est pas complet pour le 30 avril 2015 ; le retrait des dossards se fera de manière individuelle. Important : Certains membres de l équipe pourront ne pas avoir reçu les informations sur les modalités de retrait de leur dossard et venir au retrait des dossards individuel sur le week-end de l évènement. Le chef d équipe doit donc être joignable à ce moment au numéro communiqué lors de la création de l équipe. Il est important que chaque dossard soit distribué à la personne inscrite. En effet, les informations fournies à l inscription sont utilisées par les secours afin d identifier le participant et de contacter sa famille en cas de problème. Le chef d équipe sera tenu pour responsable en cas d échange de dossard. 9 Pour les équipes qui ont des participantes à la Rochambelle 10 Non applicable à la Formule Rollers et aux dossards de l Echauffement et des Rollers de la Liberté 9

12 Annexe I BULLETIN D INSCRIPTION EN EQUIPE Coordonnées personnelles : Nom : Prénom :. Date de naissance :.. Adresse : Code postal :. Ville : Pays :.. Téléphone :.. Nationalité :. Adresse .. Personne à contacter en cas d urgence Nom et prénom :. Téléphone :. Epreuve : 22 mars 2015 : L Echauffement : 8 13 juin 2015 : Les Rollers de la Liberté : 12 La Rochambelle : 14 Taille du Tee-shirt (S/M/L/XL/XXL) :.. o En marchant Je suis une personne à mobilité réduite ou déficiente visuel Je suis accompagnatrice d une personne à mobilité réduite ou déficiente visuel (maxi 5 personnes) o En courant o Utilisation de la navette (stade Hélitas vers Mémorial de Caen) 14 juin 2015 : Le 10km de la Liberté : 10 o Utilisation de la navette (Mémorial de Caen vers site de départ) Le Semi-marathon Pegasus : 15 o Utilisation de la navette (Mémorial de Caen vers site de départ) Le Marathon de la Liberté : 40 o Utilisation de la navette (Mémorial de Caen vers site de départ) Toutes ces informations sont utiles pour l Organisation des Courants de la Liberté et ne seront jamais communiquées. Du fait de leur inscription, les participants s engagent à respecter le Règlement des Courants de la Liberté Conformément à la Loi Informatique et Liberté n du 6 janvier 1978, les participants disposent d un droit d accès et de rectification aux données personnelles les concernant. Par l intermédiaire de l organisation du Comité d Organisation des Courants de la Liberté, les participants peuvent recevoir des propositions d autres organisations, de sociétés ou de la FFA. Si les participants ne le souhaitent pas, ils doivent le signaler par écrit à l organisation en indiquant : nom, prénom, adresse, course et n de dossard

13 Annexe II AUTORISATION PARENTALE POUR LA PARTICIPATION D UN MINEUR AUX COURANTS DE LA LIBERTE 2015 Je soussigné(e), Nom et prénom. agissant en qualité de : Père, Mère ou Représentant légal (rayer la mention inutile) Autorise Nom et prénom.. Né(e) le (JJ/MM/AAAA) :. A participer à l épreuve suivante : L ECHAUFFEMENT, le dimanche 22 mars 2015 LES ROLLERS DE LA LIBERTE, le samedi 13 juin 2015 à 10h30 LA ROCHAMBELLE, le samedi 13 juin 2015 à 19h00 LE 10 KM DE LA LIBERTE, le dimanche 14 juin 2015 à 8h15 LE SEMI-MARATHON PEGASUS, le dimanche 14 juin 2015 à 8h50 DATE : SIGNATURE :

14 Annexe III CERTIFICAT MEDICAL POUR LES EPREUVES DE COURSE A PIED Je soussigné Dr.., Docteur en médecine, certifie que l examen de M/Mme Date de naissance (jj/mm/aaaa) :. Age :. ne révèle pas de contre-indication à la pratique de la course à pied en compétition. Certificat établi à : Date: (jj/mm/aaaa).. I the undersigned, Dr., doctor of medecine, certify that I have examined Mr/Mrs.. whose date of birth is (mm/dd/yyyy):.and is:...years old. There are no contraindications for her/him to take part in running competitions. Certificate established in:.. Date: (dd/mm/yyyy). Tampon et signature du médecin : Stamp and signature of the doctor:

15 Annexe IV CERTIFICAT MEDICAL POUR LES ROLLERS DE LA LIBERTE Je soussigné Dr..., Docteur en médecine, certifie que l examen de M/Mme. Date de naissance (jj/mm/aaaa) :.... Age :.. ne révèle pas de contre-indication à la pratique du roller en compétition. Certificat établi à : Date : (JJ/MM/AAAA). I the undersigned, Dr., Doctor of medicine, certify that I have examined Mr/Mrs. Date of birth (mm/dd/yyyy):.. Age:.years old. There are no contraindications for her/him to take part in roller skating competitions. Certificate established in:.. Date: (DD/MM/YYYY) Tampon et signature du médecin : Stamp and signature of the doctor: