Date limite de dépôt des dossiers : 4 avril 2014

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1 PREFET DE LA REGION POITOU-CHARENTES NOTE D ORIENTATION 2014 Associations de Poitou-Charentes Réf. : - Circulaire DJEPVA/B2/EB n du 20 décembre 2013 relative aux priorités de financement du fonds de développement de la vie associative (FDVA) en Circulaire DJEPVA/B2/2012/15 du 29 février 2012 et DJEPVA/B2/2012/403 du 19 décembre 2012 relatives à l utilisation des crédits déconcentrés du FDVA ********** Le Fonds pour le Développement de la Vie Associative a pour objet de contribuer au développement de la vie associative en apportant principalement un soutien financier sous forme de subvention aux associations qui initient et présentent des actions de formations au profit de bénévoles élus et responsables d activités. Qu il s agisse de formations tournées vers le projet associatif ou de formations techniques liées à l activité ou au fonctionnement de l association, ces actions sont organisées par les associations en faveur de leurs bénévoles (Axe 1 : prioritaire) A titre complémentaire, le FDVA peut apporter un soutien financier à la création de nouvelles activités par des associations existantes. Il peut aussi favoriser l émergence de nouveaux projets associatifs (Axe 2). Cependant, le soutien aux actions de formation de bénévoles reste l axe prioritaire. La Direction régionale de la jeunesse et des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS) est chargée d animer la mise en œuvre du fonds de développement de la vie associative avec le concours des Directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations. (DDCS-PP). Le présent document précise donc les critères d éligibilité relatifs aux associations, aux formations qu elles sont amenées à présenter, ainsi que le public vers lequel elles doivent être orientées. Vous y trouverez également les orientations relatives au soutien de nouveaux projets ou nouvelles activités. Cette note, ainsi que la partie relative à la rédaction de la demande de subvention, doit être lue avec la plus grande attention. Date limite de dépôt des dossiers : 4 avril 2014 ATTENTION : Les dossiers transmis après la date limite seront rejetés et renvoyés sans instruction FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 1

2 1 LES ASSOCIATIONS ELIGIBLES AU FDVA A Critères généraux : associations éligibles Est considérée comme «association» l organisme à but non-lucratif appartenant à l espace économique européen ayant des bénévoles sur le territoire français et se proposant d organiser des actions de formation qui leur sont destinées. Peut donc déposer une demande de subvention une association : - Régulièrement déclarée (à jour de la déclaration au RNA), - Ayant son siège en Poitou-Charentes et dont le champ d activité n est pas défini comme national, - Régie par la loi du 1 er juillet 1901 (aucun agrément n est nécessaire), - Ayant un fonctionnement démocratique, - Réunissant régulièrement ses instances statutaires et veillant au renouvellement de celles-ci, - Ayant une gestion transparente, - Respectant la liberté de conscience et ne proposant pas d actions à visée communautariste ou sectaire, - Ayant 1 an d ancienneté (assemblé générale déjà tenue). B Critère spécifique Un établissement secondaire d une association nationale peut déposer une demande de subvention au niveau régional pour des actions initiées, pilotées et réalisées par lui, dés lors qu il dispose d un numéro SIRET et qu il a reçu délégation de pouvoirs du siège social de l association nationale. C Associations non éligibles Ne peuvent pas prétendre à une subvention dans le cadre du FDVA - Les associations ne respectant pas l un des critères généraux précités, - Celles affiliées et agréées dans le domaine des activités sportives (article L121-4 du code du sport) qui peuvent solliciter le CNDS pour la formation de leurs bénévoles, - Celles représentant un secteur professionnel (syndicats professionnels ) qui sont régies par le code du travail, - Celles défendant essentiellement les intérêts communs d un public adhérent (au regard de leur objet statutaire ainsi que de leurs activités réelles de lobbying), - Et les associations identifiées comme «para-administratives» (associations dont les ressources budgétaires sont constituées d au moins 75% de fonds de publics, sans préjudice d autres financements publics, des collectivités territoriales ou de l Union européenne ) ou qui ne disposent pas d une autonomie réelle de gestion par rapport à la collectivité qui les subventionne. En outre, toute association ayant eu des actions financées en 2013 mais n ayant pas communiqué le bilan d évaluation et les comptes rendus financiers verra sa demande rejetée. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 2

3 2 LES ACTIONS DE FORMATIONS DE BENEVOLES ELIGIBLES A Nature et typologie des formations éligibles Pour être éligible, une formation doit être : - Collective, - Articulée avec le projet associatif, - Adaptée aux contraintes et disponibilités des bénévoles, - A caractère régional, départemental ou local, - Initiée, pilotée, réalisée et gérée par un organisme ou un établissement d échelon local. Dans le respect de ces critères, les formations recevables peuvent être de deux sortes : - Les formations spécifiques : tournées vers le projet associatif, en lien avec celui-ci (ex. : une formation spécifique à l écoute à destination des bénévoles d une association chargée de personnes en détresse ), - Les formations techniques : liées à l activité ou au fonctionnement de l association (ex. : formation comptable ) et apriori transposables ou mutualisables avec d autres associations. Ces formations techniques peuvent être de 2 niveaux (à préciser) : Initiation, Approfondissement. En outre, les formations doivent être en adéquation avec le projet associatif et tournées vers le développement des compétences des bénévoles. B Les formations inéligibles au FDVA Sont inéligibles : - Les formations à caractère interrégional ou national qui relèvent du FDVA national, - Les formations qui bénéficieraient prioritairement à un individu (qu elles aboutissent, ou non, à la délivrance d un brevet ou diplôme), - Les réunions des instances statutaires, - Les actions relevant du fonctionnement courant de l association (colloques, universités d été, journées d information et de réflexion sur le projet associatif, activités d animation )*, - Les séances d information, d historique de l association, - Les formations de personnes sous contrat d engagement éducatif (qui relèvent de l article L du code de l action sociale et des familles) ou de contrats de volontariat (service civique ) qui ne sont pas des bénévoles de l association, - L accompagnement personnalisé de projet associatif, non transposable à un groupe. En outre, les crédits FDVA n ont pas pour objet l attribution de bourses de formation et ne sont pas destinés à la simple réunion d information d un bénévole qui souhaite s engager dans une association. * EXCEPTIONS : - Les actions de formations réalisées à l occasion de colloques, universités d été ou après la réunion des instances statutaires peuvent être éligibles à condition d être distinguées du reste de la manifestation, - Les formations organisées uniquement sur le mode du «partage d expériences» sont éligibles lorsqu elles constituent un approfondissement de connaissances. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 3

4 C Présentation et hiérarchisation des formations Les actions de formations doivent être : - Hiérarchisées par ordre d importance (à défaut, l ordre de présentation sera considéré comme ordre de priorité), - Détaillées. L administration doit pouvoir aisément retrouver les éléments suivants : - Les objectifs de chaque formation, - La typologie (et le niveau pour les formations techniques), - Les contenus et programmes de formation détaillés par modules, - Les modalités de déroulement de la formation (dont le nombre de sessions et la durée de la formation), - Le public visé par l action de formation, - Et, si la formation n est pas gratuite, le coût demandé à chaque participant. D Déroulement des actions de formations Toutes les actions de formations doivent obligatoirement débuter en 2013 et se terminer avant le 31 décembre Les actions de formations peuvent être découpées en modules afin de tenir compte des disponibilités des bénévoles. La durée des formations spécifiques doit être comprise entre ½ journée et 5 jours. Il en va de même pour celle des formations techniques de niveau approfondissement. La durée des formations techniques de niveau initiation doit être comprise entre ½ journée et 2 jours maximum. La formation organisée sur le mode du «partage d expériences» est limitée à 1 journée d approfondissement. PRIORITES DE FINANCEMENT POUR 2014 FORMATIONS DES BENEVOLES Les priorités de financement pour 2014 sont fixées comme suit : Les associations peu (max. 2 salariés) ou pas employeuses, Les projets proposant des formations pour la prise de responsabilités (en vue du renouvellement de l encadrement associatif), Les dossiers présentant des projets de formations mutualisées. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 4

5 3 PUBLIC ET EFFECTIFS DES ACTIONS DE FORMATION A Le public visé Ces formations doivent s adresser à des bénévoles de l association : - Fortement impliqués dans le projet associatif, - Réguliers, - Exerçant des responsabilités (élus, responsables d activités ) ou exerçant leur activité avec une grande autonomie. Les bénévoles non-adhérents répondant aux critères ci-dessus sont également éligibles dans les cas où l association ne formalise pas son lien avec ses bénévoles par un bulletin d adhésion ou une cotisation. Dans un souci de mutualisation, les formations destinées aux bénévoles d une association peuvent être ouvertes à des bénévoles d autres associations. Ces derniers ne doivent alors pas constituer la majorité de l effectif (sauf projet de formation présenté conjointement). B Les effectifs Sauf justification, une session de formation doit comprendre entre 12 et 25 participants. Une association ne peut prétendre à la formation que d un maximum de 20% de ses bénévoles déclarés. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 5

6 4 SOUTIEN AUX NOUVELLES ACTIVITES ET NOUVEAUX PROJETS ASSOCIATIFS (AXE 2) En cas de reliquat financier, et à titre complémentaire et non-reconductible, le fonds pourra favoriser l émergence de projets ou d activités au service de la population dans une logique de développement de la vie associative. Ces projets ou activités devront être initiés par des associations déjà existantes et pérennes. Il ne pourra donc s agir d aide à la création de nouvelles associations, d études prospectives ou d expérimentations temporaires de projets innovants. La demande de soutien financier doit alors s appuyer sur une présentation détaillée du projet ou de l action faisant l objet de la demande. Le caractère innovant du projet ou de l action doit être particulièrement développé. Cette demande devra être précédée d une analyse de la spécificité du projet ou de l action au regard de l environnement social et culturel de l association. Le projet, nécessairement innovant, devra répondre à une problématique du territoire picto-charentais. En tout état de cause, le soutien susceptible d être apporté à ces créations ne sera pas prioritaire sur les demandes relatives à des actions de formation des bénévoles. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 6

7 5 MODALITES FINANCIERES Dans tous les cas, les associations ayant reçu des subventions dans le cadre du FDVA en 2013 sont tenues de fournir les bilans financiers et d évaluation des actions réalisées. Aucun financement au titre de l action concernée ne sera attribué en 2014 sans ces éléments. Au-delà, en l absence de ces pièces, un titre de perception pour reversement au Trésor public sera émis à l encontre des associations ne présentant pas ces pièces. En 2014, les bilans d évaluation devront être transmis avant le 31 décembre. A Modalités relatives aux actions de formation Les actions de formation des bénévoles (fractionnables en demi-journées de 3h) seront subventionnées sur la base d un forfait journalier établi à 500. Si des sources de financement complémentaires proviennent d autres financeurs publics, le total de ces aides publiques ne pourra dépasser 80% du coût total de la formation. En cas de non-respect de cette limite, l administration ajustera la subvention FDVA en conséquence. L association devant abonder sur ses fonds propres à hauteur de 20% du coût de la formation, possibilité lui est laissée de prendre en compte le bénévolat (y compris celui des formateurs encadrant) sous réserve qu il fasse l objet d une valorisation dans ses documents comptables. Les actions de formation proposées aux bénévoles doivent être gratuites. Si des coûts sont facturés, ils doivent correspondre au prix des prestations accessoires à la formation (repas, nuitées, déplacements ). B Modalités relatives aux nouvelles actions et nouveaux projets Dans ce cadre, les subventions ne peuvent dépasser 50% du coût total de l action ou du projet. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 7

8 6 LE DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Les demandes de subvention au titre du FDVA pourront se faire : - Par courrier, pour la dernière année, OU - Par E-subvention (cf. procédure page 10). En tout état de cause, il est obligatoire de fournir l ensemble des pièces constitutives de dossier de demande de subvention. A Demande de subvention par courrier : dossier cerfa n 12156*03 1- Remplir le cerfa n 12156*3 Il peut être téléchargé à l adresse suivante : https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_12156.do Il doit obligatoirement être accompagné du tableau récapitulatif des projets d actions. Après avoir rempli ce formulaire, vous vérifierez que vous avez bien : o Etabli votre demande en deux exemplaires identiques avec des signatures originales, o Indiqué le n SIRET de votre association et le n RNA ou à défaut le n de récépissé en préfecture (obligatoire pour bénéficier d'une subvention), o Concordance entre les adresses mentionnée sur la fiche 1.1, celle de l original du RIB (à fournir) et celle figurant au fichier SIRENE (cette dernière faisant foi), o Renseigné l ensemble des rubriques Informations des ressources humaines incomplètes, o Indiqué le montant de la subvention demandée dans les fiches : o 2. Budget prévisionnel de l'association, o 3-2. Budget prévisionnel de l'action o 4-1. Déclarations sur l'honneur o o Etabli autant de fiches 3-1 et 3-2 que d actions présentées, et joint le programme détaillé, Classé les fiches actions dans l ordre de vos priorités (à reporter sur le tableau récapitulatif), o Renseigné et signé la déclaration sur l honneur (fiche 4-1) et la fiche 4-2, o o o Equilibré le budget prévisionnel de l association et le budget prévisionnel de l action, Egalisé les contributions volontaires (même somme en charge et en produit), Le montant de la subvention demandée doit apparaitre et être identique dans toutes les fiches du dossier cerfa. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 8

9 2- Transmission des dossiers papier Pour les associations régionales Le dossier complet est à adresser à la DRJSCS Poitou-Charentes. Pour les associations départementales, locales Le dossier complet est à adresser à la DDCS(PP) concernée. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 9

10 B Demande de subvention numérique : e-subvention En 2014, les associations ont la possibilité d utiliser le téléservice «e-subvention» en se connectant au site Internet Dans ce cas, il est demandé que toutes les informations nécessaires à l instruction de la demande soient : o Insérées dans le dossier Cerfa en ligne, à la rubrique «3-1. Description de l action» o Renseignées de manière précise, détaillée et complète. Il est également nécessaire de joindre toutes les pièces nécessaires par la fonctionnalité «pièces jointes» (dossier ZIP). Afin de sécuriser les procédures en cette année transitoire, les associations devront éditer et conserver une version papier de leur dossier complet (avec annexes). ********** Accès à la téléprocédure : o Créer son compte asso en se connectant sur le site "mon compte asso.fr" ; o Dans la page d accueil du portail Votre Compte Association, dans la rubrique «A découvrir», cliquer sur la démarche «Demande de subvention» ; o o Dans l écran «Demande de subvention», prendre connaissance des informations indiquées. Préparer notamment les documents obligatoires à joindre avant de débuter la téléprocédure. Cliquer ensuite sur le bouton du bas «Accéder à la démarche» ; Accepter les conditions générales d utilisation et débuter la téléprocédure. Sélection de la subvention : Dans l écran de recherche de subventions, saisir le code de la subvention correspondant au service instructeur désiré : Service Code de la fiche DRJSCS Poitou-Charentes 529 DDCSPP Charente 601 DDCS Charente-Maritime 602 DDCSPP Deux-Sèvres 603 DDCS Vienne 604 Saisie des éléments du télédossier : Débuter la téléprocédure en remplissant les champs demandés et parcourant les écrans. Attention de ne pas s éloigner trop longtemps de l écran car après 5 minutes d inactivité, cela génère un «timeout» qui nécessite de recommencer la saisie du dossier. Il est toutefois possible de sauvegarder le dossier en cours de saisie, ce qui génère l envoi d un mail contenant un lien de reprise du dossier. Pièces à joindre au télédossier : En fin de téléprocédure, les documents obligatoires peuvent être téléchargés un à un et annexés au dossier. Tout autre document non obligatoire doit être intégré dans un seul et même fichier au format zip, qui pourra être téléchargé et annexé au dossier. Fin de la téléprocédure : o Un écran récapitulant les éléments saisis apparait à l écran. Il est également possible de produire un fichier PDF de la demande de subvention. Il est conseillé de le sauvegarder sur son ordinateur. o Un mail sera émis pour confirmer la transmission du télédossier. Merci de veiller à la saisie correcte des adresses de messagerie au moment du remplissage du télédossier. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 10

11 Points d attention : o Les actions «Nouveaux projets associatifs» ne devront pas être déclarées dans le même télédossier que les actions de formation des bénévoles. En cas de demande de financement d actions selon les deux axes, prière de séparer les demandes dans deux télédossiers. FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 11

12 7 EN RESUME - Constitution des dossiers de demande de subvention Les dossiers transmis après la date limite seront rejetés et renvoyés sans instruction. Un dossier trop succinct expose l organisme demandeur à voir sa demande rejetée. Ce descriptif doit permettre d apprécier le bien-fondé de la demande de subvention. A cet égard, toutes les pièces paraissant utiles seront avantageusement jointes au dossier. Le dossier de demande de subvention doit obligatoirement comporter les pièces suivantes: Tableau récapitulatif (cf. Annexe 1 de cette note) doit être impérativement complété en classant par ordre de priorité les projets de formations, tout en respectant dans votre demande le même ordre des fiches 3-1 et 3-2. Ce tableau permettra a l administration d avoir une vue d ensemble du dossier et d apprécier l ordre de priorité de vos actions de formation, quand il ne sera pas possible de les retenir dans leur intégralité. Compte rendu financier des actions FDVA subventionnées en 2013, accompagné du dernier rapport annuel d'activité des comptes approuvés du dernier exercice clos. En l absence de ces documents, aucun financement au titre de la formation ne pourra être attribué en Il est également précisé que l absence de production de ce document expose l association, après mise en demeure et émission d un titre de perception, à un reversement au Trésor public de la subvention perçue. RIB, obligatoire, même si vous renouvelez une demande de subvention L adresse du siège de l association portée sur le RIB doit être identique à celle enregistrée auprès de l Insee comme adresse actuelle de l association et/ou celle du numéro SIRET, y compris pour les établissements secondaires. Dossier Cerfa n 12156*03 uniquement. Pour vous faciliter la constitution de votre demande, reportez vous à l annexe de cette note. Le programme détaillé de chaque action À défaut, il justifiera le rejet de la demande. Ainsi, les formations doivent être explicitées par les éléments suivants : objectifs, contenus, publics, programme (le cas échéant sous forme de modules) et modalités (notamment le nombre de sessions). En cas de première demande joindre : Votre d'enregistrement sur le Registre National des Associations (commençant par W suivi de 9 chiffres) fourni par la préfecture ; N SIRET en vérifiant la conformité des adresses entre ce numéro et celle du RIB Les statuts régulièrement déclarés, en un seul exemplaire ; La liste des personnes chargées de l'administration de l'association régulièrement déclarée (composition du conseil, du bureau, ) ; Si le présent dossier n'est pas signé par le représentant légal de l'association, le pouvoir donné par ce dernier au signataire ; Les comptes approuvés du dernier exercice clos ; FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 12

13 Le rapport du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de euros de dons ou de subventions ; Le cas échéant, la référence de la publication sur le site Internet des JO des documents cidessus. En ce cas, il n'est pas nécessaire de les joindre. Le plus récent rapport d'activité approuvé. En cas de renouvellement de votre demande, joindre : Votre d'enregistrement sur le Registre National des Associations (commençant par W suivi de 9 chiffres) fourni par la préfecture ; N SIRET en vérifiant la conformité des adresses entre ce numéro et celle du RIB Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l'association, s'ils ont été modifiés depuis le dépôt d'une demande initiale ; La liste des personnes chargées de l'administration de l'association régulièrement déclarée si elle a été modifiée ; Si le présent dossier n'est pas signé par le représentant légal de l'association, le pouvoir de ce dernier au signataire ; Le rapport du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de euros de dons ou de subventions ; Le cas échéant, la référence de la publication sur le site internet des JO des documents cidessus. En ce cas, il n'est pas nécessaire de les joindre. Le plus récent rapport d'activité approuvé, s'il n'a pas déjà été remis à la même autorité publique ; FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 13

14 8 ANNEXES 1 Tableau récapitulatif des demandes de formation au titre du FDVA Poitou-Charentes Constitution des dossiers de demande de subvention FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 14

15 ASSOCIATION : CODE FDVA pour 2013 : 13-. SIRET : RNA (1): ANNEXE 1 TABLEAU RECAPITULATIF DES DEMANDES DE FORMATION AU TITRE DU FDVA POITOU CHARENTES CAMPAGNE 2014 NOM DE LA (DES) FORMATION(S) par ordre de priorité (2) Projets classés dans l'ordre de priorité choisi par le demandeur 1 ère DEMANDE (1) ou RENOUVELLEMENT (R) TYPOLOGIE DES FORMATIONS [spécifique (S) ou technique (T)] DOMAINE / THEME DE LA FORMATION NIVEAUX [initiation (I) ou approfondissement (A)] DATES (../../14 ou du au ) LIEUX NBRE SESSIONS DUREES en jours Par Session Totale NBRE TOTAL de BENEVOLES à former Par Session Total e MONTANTS DEMANDES [durée totale jours (j) X montant subvention] TOTAL FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 15

16 ANNEXE 2 FDVA DECONCENTRE CONSTITUTION DES DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTION I Constitution des dossiers de demande de subvention au titre de la formation de bénévoles 1 Concernant la présentation de l association (Fiches 1-1 et 1-2) Fiche 1-2 : Sous la rubrique «Renseignements administratifs et juridiques» : Indiquer le numéro Siret (code Siren de 9 chiffres + 5 chiffres correspondant au code personnalisé de l adresse du siège ou de l établissement secondaire demandeur le cas échéant). Il est rappelé que ce numéro doit être mis à jour pour toute modification d adresse ou de dénomination. Indiquer le numéro RNA (numéro du répertoire national des associations commençant par W), ou à défaut, celui du dernier récépissé délivré par la préfecture. Joindre un Rib. L adresse du siège de l association éligible au FDVA régional portée sur le Rib doit être identique à celle enregistrée auprès de l Insee et déclarée en préfecture. Vous devez en effet être à jour de vos obligations déclaratives. L adresse de l établissement secondaire éligible portée sur le Rib doit correspondre à celle enregistrée auprès de l Insee. Indiquer le code FDVA 2012 ou l ex-cdva référencé, s ils existent. Aucun agrément n est nécessaire pour qu une association bénéficie du FDVA. Fiche 1-2 : Sous la rubrique «Renseignements concernant les ressources humaines» : Dans la case nombre de bénévoles préciser le nombre de bénévoles responsables (bénévoles impliqués dans le projet associatif et exerçant leur activité avec une indéniable autonomie) par rapport au nombre total de bénévoles. 2 Concernant le budget prévisionnel de l association (Fiche 2) Joindre impérativement le budget prévisionnel 2013 intégrant notamment toutes les subventions demandées auprès des pouvoirs publics dont celle qui fait l objet de la demande. Pour une première demande, joindre également les comptes approuvés du dernier exercice clos. 3 Concernant la description de l action projetée (Fiche 3-1) Établir autant de fiches 3-1 que d actions de formation, dans la mesure où elles sont différentes. Lorsqu une action de formation comprend plusieurs sessions identiques pour des groupes de bénévoles différents se déroulant à des dates et dans des lieux différents, il convient de les regrouper dans une seule fiche 3-1 par mesure de simplification. Établir une seule fiche 3-1, dans le cas d une action organisée sous forme de modules destinée au même groupe de bénévoles. L ensemble des rubriques relatives à la «Description de l action» du formulaire Cerfa doit être renseigné avec précision. Cocher la case précisant s il s agit d une première demande ou d un renouvellement d une action de formation. Sous la rubrique «Objectifs de l action», il faut décrire les objectifs poursuivis par la formation projetée en identifiant les besoins et le(s) demandeur(s). Sous la rubrique «Description de l action», il convient de préciser : la typologie de l action : spécifique (S) ou technique (T) ; le mode pédagogique utilisé éventuellement comme le partage d expériences (PE) ; le domaine ou thème pour les formations techniques (exemples : informatique, juridique, comptable, GRH, communication...) ; le niveau de la formation : initiation (I) ou approfondissement (A) pour les formations techniques ; le nombre de sessions qui doit être en corrélation avec les lieux et dates de réalisation des formations et le nombre de jours de formation par session ; les coordonnées précises de l intervenant et du responsable pédagogique ; le déroulé du programme (joindre impérativement un programme détaillé le cas échéant sous forme de modules ou heure par heure). FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 16

17 Le programme détaillé de chaque action doit être joint impérativement. À défaut, il justifiera le rejet provisoire de la demande. Ainsi, les formations doivent être explicitées par les éléments suivants : objectifs, contenus, publics, programme (le cas échéant sous forme de modules) et modalités (notamment le nombre de sessions). La rubrique «Inscription dans le cadre d une politique publique» correspond à cet appel à projet. L indication : «FDVA régional 2013 formation des bénévoles» suffit. Sous la rubrique consacrée au «nombre de bénéficiaires de l action», il convient de noter que le nombre de bénévoles à former, au sein des fourchettes éligibles, doit être précisé aussi finement que possible. Par conséquent, dans le cas de plusieurs sessions d une même action de formation, le nombre de bénévoles participants par session doit être renseigné. Sous la rubrique consacrée à la «Zone géographique ou territoire de réalisation de l action», préciser le calendrier prévisionnel du ou des lieux de réalisation d une action de formation notamment dans l hypothèse de plusieurs sessions d une même action de formation. Sous la rubrique «Durée prévue de l action», compte tenu du mode de calcul des subventions, exprimer la durée de la formation en jours (une journée = 6 heures), le cas échéant, en modules de demi-journées ou soirées. Dans le cas d une durée fractionnée en plusieurs modules, on fera masse de la durée totale de la formation, par exemple on traduira budgétairement 3 soirées de 2 heures en une journée de 6 heures. Sous la rubrique «Méthodes d évaluation et indicateurs choisis prévus pour l action», préciser les moyens mis en œuvre pour évaluer l impact de la formation et le contrôle des compétences acquises. Exemples : Indicateur d activité : nombre de bénévoles ayant suivi assidûment la ou les formations(s) ; Indicateur de satisfaction : niveau de satisfaction des bénévoles formés par rapport à leurs attentes et/ ou niveau d utilité de la formation telle que ressentie par les bénévoles formés au regard de leur(s) activité(s) bénévole(s) et/ ou niveau des compétences acquises. 4 Concernant le budget prévisionnel de l action projetée (Fiche 3-2) Établir autant de fiches 3-2 que d actions de formation, sauf dans le cas où une action de formation comprend plusieurs sessions identiques pour des groupes de bénévoles différents se déroulant à des dates et dans des lieux différents. Dans un souci de simplification, il conviendra de les regrouper dans une seule fiche 3-2. Le budget prévisionnel de chaque action est établi en détaillant les modalités de répartition des charges indirectes dans les différentes catégories proposées, ainsi que les contributions volontaires en nature (notamment le bénévolat) affectées à la réalisation du projet. Des sources de financement complémentaires pourront provenir d autres ministères, des collectivités territoriales, d autres organismes financeurs potentiels (organismes privés), de l association elle-même ainsi que des bénéficiaires de la formation. Toutefois, le total des aides publiques ne peut dépasser 80 % du coût total de la formation. En cas de dépassement de ce taux, l administration écrêtera automatiquement à 80 % le montant de l aide financière octroyée dans le cadre du FDVA. La partie restant à charge (20 % au moins) doit donc provenir de ressources propres ou internes de l'association ou de financements externes, mais privés, dons de particuliers (y compris en nature) et partenariats avec des entreprises (mécénat financier ou de compétences par exemple). Le bénévolat est pris en compte dans le taux des ressources privées (internes et externes soit 20%) dès lors qu il aura fait l objet en amont d une valorisation règlementaire dans les documents comptables que produit l association pour l exercice écoulé. Son inscription en comptabilité n est possible que si l association dispose d une information quantitative et valorisable sur les contributions volontaires ainsi que de méthodes d enregistrement fiables dans ses documents comptables (Cf. guide «La valorisation comptable du bénévolat» en ligne sur : FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 17

18 INFORMATIONS PRATIQUES ADRESSES UTILES DRJSCS Poitou-Charentes 4, rue micheline Ostermeyer - CS POITIERS CEDEX Contacts : Instruction administrative : Florence PAQUIN Malika AOUADI Instruction pédagogique : Marc MORIN DDCSPP de la Charente 7-9, rue de la préfecture-cs ANGOULEME CEDEX Caroline SAUTET DDCS de la Charente-Maritime Centre administratif Chasseloup-Laubat Avenue de la porte Dauphine LA ROCHELLE CEDEX 20 Patricia BRESSANGE DDCSPP des Deux-Sèvres 30, rue Thiers -BP NIORT CEDEX Renaud GAUTRON DDCS de la Vienne 4, rue Micheline - Ostermeyer Site Northampton - BP POITIERS CEDEX Géraldine CHARMADIRAS Retour des dossiers : Tous les dossiers doivent être adressés au plus tard le 4 avril 2014 dernier délai (cachet de la poste faisant foi pour les envois par courrier). FDVA 2014 DRJSCS Poitou-Charentes Page 18

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