Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration pour la DADS-U. Dernière révision le 11/10/

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1 Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration pour la DADS-U Dernière révision le 11/10/

2 Sommaire Les apprentis des entreprises de 10 salariés au plus...3 Deux situations possibles...3 Mise en place dans Pégase Création d une rubrique... 4 Actualisation du bulletin modèle... 6 Cas particuliers : les apprentis ayant rompu leur contrat... 7 Préparer la rubrique pour Les apprentis des entreprises de plus de 10 salariés...9 Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 2/9

3 La déclaration des apprentis des entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus, répond à quelques règles précises faisant l objet d un paramétrage particulier dans Pégase 3. En effet, bien que n ayant aucune cotisation sur leurs bulletins, ces apprentis doivent figurer dans le fichier DADS-U avec le montant de leur exonération. Les apprentis des entreprises de 10 salariés au plus Les cotisations sociales des apprentis ayant signé un contrat dans une entreprise de 10 salariés au plus ou chez un employeur inscrit au répertoire des métiers, sont intégralement prises en charge par l Etat jusqu au terme du contrat d apprentissage. Ainsi, en principe, aucune cotisation ne parait sur le bulletin de paie distribué par l employeur. Par ailleurs, pour la déclaration annuelle selon la norme DADS-U, la base brute de la Sécurité Sociale (S41.G ) et la base limitée au plafond (S41.G ) doivent impérativement être déclarées avec des valeurs à zéro. Par contre, pour ces mêmes apprentis, le protocole DADS-U impose la déclaration : - d un code type exonération : 01 - Apprentis (loi de 1979) S41.G de la base brute d exonération S41.G de la base plafonnée d exonération S41.G Or, comment déclarer ces valeurs lorsqu elles ne figurent pas sur le bulletin? Deux situations possibles Selon les cas, vous pouvez vous trouver dans l une des deux situations suivantes : - soit aucune rubrique de cotisation sur l assiette forfaitaire spécifique des apprentis n était présente tout au long de l année en 2006 dans la gestion des bulletins (aucune rubrique de prévoyance, aucune rubrique de calcul de base exonérée en vue de la DADS-U, ) ; - soit vous avez déjà mis en place, et ce depuis le 1 er janvier 2006, une rubrique en gestion du bulletin affichant en base, l assiette forfaitaire spécifique des apprentis, rubrique pouvant éventuellement ne pas apparaître physiquement sur le bulletin papier. Il peut s agir soit d une rubrique de cotisation prévoyance, soit d une rubrique de calcul de la base exonérée des apprentis en vue de la DADS-U. Si vous vous trouvez dans cette dernière situation, aucun souci : vérifier simplement que dans la page Options de cette rubrique, au niveau de l onglet DADS-U, vous ayez bien précisé le code exonération de cotisations Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 3/9

4 Urssaf No 01 Apprentis (loi de 1979) pour que l assiette annuelle de cette cotisation puisse automatiquement générer les éléments S41.G à S41.G dans le fichier DADS-U. Par ailleurs, cette rubrique ne doit pas figurer dans le profil des apprentis, sur l onglet Paramètres TDS. Si vous vous trouvez, en revanche, dans la première situation, suivre les instructions ci-après : Créer une rubrique d information, sans incidence sur le calcul de la paie et n apparaissant pas sur le bulletin papier. Cette rubrique doit effectuer un calcul en deux étapes : - Etape 1 : Calculer rétroactivement la base annuelle pour la totalité de l année 2006, sur le dernier bulletin de l année, et permettre ainsi, sa déclaration sur la DADS-U des salaires Etape 2 : Calculer régulièrement, bulletin par bulletin, mois par mois, la base forfaitaire à compter du 1 er janvier 2007, base que l on déclarera sur la DADS-U des salaires Remarque : La base à déclarer doit correspondre à l assiette forfaitaire annuelle des apprentis déterminée chaque mois d après la formule suivante : Smic horaire en vigueur au 1 er janvier de l année X 169 (quelle que soit la durée du travail dans l entreprise) X taux du salaire minimum applicable à l apprenti en fonction de son âge et de l année d exécution de son contrat, diminué de 11 points. Mise en place dans Pégase 3 Création d une rubrique Création d une rubrique dans le menu Gestion Rubriques. Rubrique destinée au calcul de la base exonérée des apprentis dans une entreprise de 10 salariés au plus. Dans un premier temps, pour répondre à l étape 1, cette rubrique calcule rétroactivement la base annuelle de l apprenti, pour la déclaration 2006 : Code rubrique : 5410 (par exemple) Formule : INFOS Libellé : Base exonération apprenti Début de validité : 01/01/2005 Base : APPRENTICOTAN_ Laisser les autres zones vides (taux salarial, montant salarial, taux patronal, montant patronal et quantité). Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 4/9

5 Sur la page Calcul, préciser la restriction suivante : Cocher la case : «La société n est pas soumise aux cotisations apprentis». On le verra ci-après, la rubrique ne sera insérée que dans la gestion des bulletins des apprentis. Mais grâce à cette restriction, le calcul ne sera effectué qu à la condition où l entreprise dans laquelle se trouve l apprenti, n est pas assujettie aux cotisations des apprentis, soit les entreprises de 10 salariés au plus ou les entreprises inscrites au répertoire des métiers. Rappel : Pour les entreprises non assujetties aux cotisations forfaitaires des apprentis, il convient de ne pas cocher la case «Société soumise aux cotisations apprentis» dans le menu Gestion Sociétés Page Infos juridiques. Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 5/9

6 Sur la page Options, dans l onglet Divers, au niveau du cadre Options d impression, sélectionner «Ne jamais imprimer» dans la liste déroulante pour ne jamais faire figurer cette rubrique lors de l impression du bulletin. Toujours sur la page Options, dans l onglet DADS-U, préciser le code exonération de cotisation Urssaf spécifique No 01, soit «Apprentis (Loi de 1979)». Ce simple paramétrage suffit à déclarer la base exonérée à la fois dans l élément S41.G et dans l élément S41.G Il est inutile de renseigner ces rubriques dans le paramétrage TDS du profil des apprentis. Actualisation du bulletin modèle Insérer cette rubrique dans le bulletin modèle des apprentis, dans le menu Fichiers Bulletins modèles, en société de référence. Cette insertion dans le bulletin modèle a pour but de rajouter automatiquement cette rubrique dans la gestion du bulletin des apprentis. Remarque : Cette rubrique d exonération sera présente dans le bulletin modèle des apprentis, au même titre que les rubriques de cotisations forfaitaires apprentis. Mais elle ne se calculera que pour les entreprises non assujetties à ces cotisations forfaitaires, du fait de la restriction de calcul. Important : ce rajout dans le bulletin modèle devra impérativement être effectué après l édition des bulletins de novembre, mais avant la création du bulletin de décembre, ceci afin d insérer automatiquement la rubrique dans le dernier bulletin de l année (Si l exercice est décalé, du 1 er décembre au 30 novembre, insérer cette rubrique dans le bulletin modèle juste avant de démarrer les paies de novembre, soit le dernier bulletin de l exercice 2006). Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 6/9

7 Si cette condition n est pas respectée, insérer manuellement la rubrique dans les bulletins des salariés concernés. Cas particuliers : les apprentis ayant rompu leur contrat On l a vu, cette nouvelle rubrique doit être présente uniquement sur le dernier bulletin de l année de chaque apprenti dans une entreprise de 10 salariés au plus. C est elle qui va permettre de calculer rétroactivement, la base annuelle exonérée à déclarer dans la DADS-U. Remarque : Insérée sur le bulletin de novembre, la base annuelle serait faussée car elle ne tiendrait pas compte du bulletin de décembre. Pour tous les apprentis ayant quitté l entreprise en cours d année, ou ayant atteint le terme de leur contrat d apprentissage au cours de cette même année, il faudra procéder à une régularisation exceptionnelle : Cas No 1 : l apprenti a rompu son contrat avant la fin de l année. Il a quitté la société à la suite de cette rupture. L employeur n a pas clôturé les bulletins : - Revenir sur le dernier bulletin de paie émis pour le salarié concerné, sous le statut d apprenti en modification. - Insérer la rubrique «base exonération apprenti» dans ce dernier bulletin. - Valider ce bulletin. Cas No 2 : l apprenti a rompu son contrat avant la fin de l année. Il a quitté la société à la suite de cette rupture. Et l employeur a clôturé les bulletins : - Annuler le dernier bulletin de paie émis pour le salarié concerné, sous le statut d apprenti. - Puis refaire ce bulletin, identique au bulletin initial que l on vient d annuler, mais avec présence de la rubrique «base exonération apprenti». - Valider ce bulletin. Cas No 3 : l apprenti est allé au bout de son contrat. Il a poursuivit son activité au sein de la même entreprise, sous un nouveau contrat de type CDI par exemple. - Créer un nouveau bulletin dit de régularisation. Forcer la rémunération à zéro. - Insérer la rubrique «base exonération apprenti» en forçant manuellement dans la base, la valeur à déclarer. Aucune valeur si ce n est la base de cette rubrique, ne doit apparaître dans la gestion de ce bulletin après calcul. - Valider ce bulletin. Dans les cas 1 et 2, la rubrique insérée calculera automatiquement la base à déclarer pour la période de l année où courrait le contrat d apprentissage. Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 7/9

8 Préparer la rubrique pour 2007 Dans un second temps, pour répondre à l étape 2, cette rubrique devra calculer la base spécifique apprenti tout au long de l année 2007, pour la déclaration Elle sera ainsi conservée dans la gestion des bulletins, sous le même numéro, pour un calcul régulier, de janvier à décembre. Toutefois, elle ne devra plus calculer rétroactivement une base annuelle, mais uniquement la base du mois en cours. Pour cela, elle doit subir une légère transformation qui peut être réalisée dès à présent, sans attendre le mois de janvier Liste des opérations à effectuer : - Remplacer la constante APPRENTICOTAN_ qui figure dans la base de la rubrique par la nouvelle constante : APPRENTICOTIS_ - Date de début de validité : le 01/01/2007 Attention aux dates de remise : si vous remettez vos bulletins en début de mois suivant et si, pour critère de datation, vous utilisez la date de remise du bulletin, dans ce cas, prévoir une date de début de validité postérieure à la date de remise des bulletins de décembre Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 8/9

9 Les apprentis des entreprises de plus de 10 salariés Dans les entreprises de 11 salariés et plus, les apprentis ont régulièrement sur leur bulletin, des cotisations avec l assiette forfaitaire spécifique apprenti (Contribution solidarité autonomie, Fnal plafonné et déplafonné, versement de transport, ). Inutile de créer une rubrique spécifique pour la déclaration DADS-U. Ces rubriques de cotisations sur le forfait apprenti conviennent parfaitement à condition de : - renseigner dans la page Options, onglet DADS-U de ces rubriques, le code exonération de cotisations URSSAF spécifique «02 Apprentis (loi de 1988)» ; - et de renseigner également ces rubriques dans le profil des apprentis, onglet Paramètres TDS. Rappel : renseigner une seule rubrique (la rubrique 5400 de FNAL déplafonné par exemple) dans la zone «Rubrique de Sécurité Sociale totalité» pour alimenter l élément S41.G Et renseigner également une seule rubrique (la rubrique 5406 de FNAL plafonné par exemple) dans la zone «Rubriques de Sécurité Sociale plafonnée Cas particulier» pour alimenter l élément S41.G Pégase 3 Apprentis moins de 10 : déclaration DADS-U 9/9

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