Département des ressources humaines Bureau des ITA. l entretien annuel d appréciation des ITA GUIDE PRATIQUE
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- Marin Lamontagne
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1 Département des ressources humaines Bureau des ITA l entretien annuel d appréciation des ITA GUIDE PRATIQUE
2 PRÉAMBULE Le présent guide, destiné particulièrement aux directeurs de laboratoire de recherche et aux chefs de service, vise à préciser le rôle et les modalités d organisation de l entretien individuel des ingénieurs, techniciens et administratifs (ITA) qui fonde l appréciation annuelle de ces personnels. L entretien annuel, statutairement obligatoire, constitue un moment privilégié de dialogue offert à un responsable et à son collaborateur pour convenir d objectifs et de moyens associés dans le cadre de l activité professionnelle de ce dernier. Cet échange doit conduire à une meilleure connaissance des qualifications professionnelles de chacun, en faisant converger les projets individuels et collectifs de l unité ou du service. A cet entretien d appréciation est associé un entretien de formation visant à déterminer les besoins de formation de l agent, compte tenu, notamment, des missions qui lui sont imparties. Afin d accompagner les managers dans la mise en oeuvre des entretiens d appréciation et leur permettre de les optimiser, l Inserm propose, à l occasion de chaque campagne d appréciation, une formation à la conduite d entretien ( 2
3 LE RÔLE ET LES OBJECTIFS DE L ENTRETIEN ANNUEL Moment essentiel et privilégié d échange entre le responsable hiérarchique et chacun de ses collaborateurs, l entretien annuel d appréciation n est pas seulement une formalité administrative ; il constitue un acte fort, qui engage ses acteurs. Cet entretien vise en premier lieu à permettre une meilleure connaissance du métier exercé par le collaborateur et à clarifier les attentes réciproques de ce dernier et du responsable hiérarchique. Il porte principalement sur les résultats professionnels de l agent au regard des objectifs qui lui ont été assignés. Il a également pour objet de fixer, pour l année à venir, des objectifs et des perspectives d amélioration des résultats, d établir un bilan prospectif des besoins en formation de l agent et de faire le point sur ses perspectives d évolution professionnelle et ses souhaits éventuels de mobilité. L entretien d appréciation permet ainsi d évaluer le potentiel professionnel, les compétences et les attentes de chaque collaborateur afin de définir des objectifs de progrès et des perspectives d évolution réalistes et motivants. La reconnaissance de la valeur professionnelle de l agent, exprimée, à la suite de l entretien, par l appréciation écrite du responsable hiérarchique, est prise en compte dans le dispositif de promotion et d avancement, inscrivant ainsi l entretien d appréciation dans une logique de parcours professionnel. 3
4 Finalités de l entretien pour le collaborateur : faire le bilan des activités de l année écoulée ; définir les perspectives et les objectifs pour l année ou les années à venir ; s exprimer sur ses fonctions et sa contribution à la vie de l unité ou du service ; identifier ses besoins de formation ; exprimer ses souhaits d évolution professionnelle ou de mobilité ; connaître les possibilités de promotions offertes par le statut. Finalités de l entretien pour le responsable hiérarchique : évaluer les réalisations professionnelles de l agent et ses compétences ; redéfinir ou préciser les missions du poste et en fixer les objectifs individuels pour l année à venir ; mesurer la contribution du collaborateur aux objectifs de la structure ; valoriser et motiver ses personnels ITA. 4
5 LES ÉTAPES DE L ENTRETIEN ANNUEL Les résultats de l entretien annuel dépendent pour une grande part du soin apporté à sa préparation, tant par le responsable hiérarchique que par l agent. Les conditions matérielles de déroulement de l entretien ne sont pas à négliger, elles représentent un pré-requis de son efficacité. L entretien doit être ouvert, constructif et se dérouler dans un climat détendu et de confiance réciproque. Préparation de l entretien La date et l heure de l entretien doivent être fixées au moins quinze jours à l avance pour permettre à l agent de s y préparer. L entretien doit être préparé à la fois par le responsable hiérarchique et par l agent. Cette préparation doit permettre aux deux parties de rassembler et de recueillir des informations objectives sur les différents thèmes à aborder. Si l entretien annuel n est pas suffisamment préparé, il risque de laisser une impression de flou, voire de confusion, et de ne pas permettre l évocation de points importants. Afin d éviter ces écueils, il est préconisé de remplir l aide-mémoire de préparation à l entretien figurant en annexe 1, qui inventorie les grands thèmes à aborder lors de l entretien. Par ailleurs, des critères d appréciation objectifs sont proposés, en annexe 2 à 4, aux fins d aide à l entretien et à la rédaction du dossier d appréciation. Déroulement de l entretien La durée minimale conseillée de l entretien est d une heure. Elle peut être ajustée en fonction de la complexité de l activité de l agent, de la fréquence de ses relations avec son responsable hiérarchique et de la nature des problèmes à aborder. 5
6 L entretien doit se dérouler dans un lieu calme et dans un climat de sérénité. Le responsable doit s assurer de sa disponibilité tout au long de l entretien et prendre les dispositions nécessaires afin de ne pas être interrompu par des personnes extérieures. Chaque thème doit être abordé avec une volonté mutuelle d écoute, d échange et d aboutissement à une description de missions, un bilan d activité et une définition d objectifs partagés. Suivi de l entretien L entretien donne lieu à l établissement, par le collaborateur et son responsable hiérarchique et via l application web GAIA, d un dossier d appréciation signé par les deux parties et versé au dossier administratif de l agent. Ce dossier d appréciation comporte une description de l environnement de travail de l agent, de ses missions et activités, de ses perspectives d évolution professionnelle et de mobilité et un recueil de ses besoins en formation. Il contient également une appréciation sur la valeur professionnelle de l agent, formulée par le responsable hiérarchique. Le dossier mentionne les éventuelles possibilités de promotion et de valorisation du parcours professionnel de l agent (concours internes, promotions au choix, sélection professionnelle ). L entretien ne doit pas être la seule «rencontre» du responsable hiérarchique et de ses collaborateurs ; des bilans réguliers, même de courte durée, permettent d évaluer la mise en oeuvre des objectifs et actions définis et de procéder à d éventuels ajustements. 6
7 LES ACTEURS DE L ENTRETIEN ANNUEL ET LEUR RÔLE Rôle de l agent Durant l entretien, l agent : classe son emploi dans les disciplines, BAP, spécialité décrit ses principales missions les activités mises en oeuvre dans le cadre de ses missions principales ou complémentaires (enseignement, participation à des groupes de travail, correspondant H&S ) les compétences et les aptitudes mises en oeuvre les résultats obtenus (participation à des publications ou à des brevets ) précise ses souhaits d évolution professionnelle et de mobilité s exprime sur ses besoins en formation Rôle du responsable hiérarchique Durant l entretien, le responsable hiérarchique direct : valide les informations fournies par l agent et les ajustements éventuels précise l environnement de travail de l agent (composition du laboratoire/ organigramme) la définition de la fonction et des missions de l agent sa contribution au fonctionnement de la structure ou du service les responsabilités qu il exerce les objectifs attendus pour l année à venir propose, le cas échéant une promotion une réduction d ancienneté d échelon un avancement de grade au choix un changement de corps au choix étudie les besoins en formation de l agent au travers des besoins du laboratoire ou du service dans la perspective d une intégration au sein du plan de formation de l unité 7
8 ANNEXE 1 Fiche aide-mémoire de préparation à l entretien Il est suggéré de remplir cette fiche afin de faciliter les échanges lors de l entretien et la rédaction des dossiers d appréciation. Principales activités et missions exercées Actions de formations suivies et leurs effets Evolutions depuis l entretien précédent Activités et missions confiées pour l année à venir Besoins de formation pour l année à venir Projets de mobilité et de parcours de carrière Projets précis déterminés pour l année à venir et moyens nécessaires 8
9 ANNEXE 2 Critères d appréciation - Agents de catégorie A Dimension technique/produire Concevoir Élaborarer Réaliser des protocoles expérimentaux des prototypes des procédures, des méthodes des outils, des brevets, des publications Diffuser Encadrer Enseigner/former Participer Prévoir Programmer Analyser Organiser Coordonner Résoudre Optimiser Dimension relationnelle/animer les équipes les résultats aux actions d intérêt collectif les groupes de travail, réseaux, partenariats la connaissance, la règlementation, des procédures des plateformes et plateaux techniques Dimension organisationnelle/gérer des informations, suivi des procédures, des méthodes, de la réglementation les projets Dimension décisionnelle/entreprendre Initier Définir Valoriser Proposer Anticiper les projets de recherche les objectifs et les orientations la production, les résultats les méthodes, les outils, les actions correctives 9
10 ANNEXE 3 Critères d appréciation - Agents de catégorie B Dimension technique/produire Mettre en œuvre Mettre au point Exploiter Collecter Régler des protocoles expérimentaux des procédures, des méthodes des outils des données des appareils, des matériels Dimension relationnelle/animer Diffuser Transmettre Former Participer Alerter des résultats, des données et des informations aux actions d intérêt collectif les groupes de travail, réseaux la connaissance, la règlementation, des procédures Dimension organisationnelle/gérer Respecter Préparer Planifier S organiser Classer des informations, des documents le suivi des procédures, des méthodes, de la réglementation la maintenance (matériels ) les stocks (consommables ) Proposer Dimension décisionnelle/entreprendre les méthodes, les outils, les actions correctives des évolutions 10
11 ANNEXE 4 Critères d appréciation - Agents de catégorie C Appliquer Exploiter Collecter Régler Transmettre Participer Alerter Respecter Préparer S organiser Classer Proposer Dimension technique/produire des protocoles expérimentaux des procédures, des méthodes des outils des données des appareils, des matériels Dimension relationnelle/animer des résultats, des données et des informations aux actions d intérêt collectif la connaissance, la règlementation, des procédures Dimension organisationnelle/gérer des informations, des documents le suivi des procédures, des méthodes, de la réglementation la maintenance (matériels ) les stocks (consommables ) Dimension décisionnelle/entreprendre les méthodes, les outils, les actions correctives des évolutions 11
12 Direction et coordination Françoise Pierre Département des Ressources Humaines Coordination éditoriale Bureau des ITA Réalisation Julie Arqué - Mission Organisation Photographies Inserm/Patrice Latron Getty Images Février 2013
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