CONVENTION SPONSOR. Termes. Ae- SCM 117, avenue Victor Hugo Boulogne- Billancourt. (Version 2.0)

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1 CONVENTION SPONSOR (Version 2.0) Termes Association esourcing Évènement Participant Bureau national Bureau régional Adhérent Invité Société adhérente Lecteur Partenaire L Association AeSCM rassemble des adhérents individuels, des sociétés et des partenaires qui s allient pour la promotion et le partage de bonnes pratiques de l esourcing. Ensemble des actions contribuant à la performance des apports du sourcing des sociétés numériques, depuis la conception du modèle industriel de sourcing, les sollicitations du marché, la négociation, la mise en œuvre des contrats de sous- traitance jusqu à sa réversibilité. Rencontre organisée par l Association dans le cadre de ses actions de promotion et de partage des bonnes pratiques en matière de sourcing de prestations numériques et des métiers associés. 5 types sont disponibles : Enquête, Atelier, Conférence Témoignage, Rencontres Thématiques, Groupe d Echanges de Pratiques. Personne physique, acteur des échanges dans les événements. Le bureau national de l est constitué d un président, d un trésorier et d un secrétaire. Il gère le quotidien de l association au nom du conseil d administration. Le bureau régional de l est constitué d un responsable et d adhérents volontaires. Il gère la roadmap des événements de la région. Personne physique membre de l et payant sa cotisation. Personne physique ayant un accès libre à un événement de l. Un invité ne paye pas d adhésion à l association. Société payant une cotisation à l et pouvant déléguer plusieurs Participants. Personne non Adhérente à l mais souhaite recevoir les Newsletters de l Association. Société de services numériques supportant les actions de l association et participant aux événements. Par ses apports et son adhésion, elle contribue au développement de la culture escm auprès de ses collaborateurs et ses clients. Société Adhérente, Association, Ecole d Ingénieurs ou Université qui apportent leurs soutiens, et contribuent à la réussite des événements de l. 1

2 Contact Client Fournisseur Personne qui est soit un Adhérent, soit un Lecteur, soit un individu autre auprès duquel l souhaite communiquer. Société faisant appel à des services sourcés. Société fournissant des services sourcés à un Client. Mission L Association est un lieu de rencontre permettant à tous ses s, Partenaires, Adhérents et Invités de participer à la promotion et au partage de bonnes pratiques en matière de sourcing de prestations numériques (esourcing), et à contribuer à la professionnalisation et à la reconnaissance des métiers nécessaires à sa performance. L association s appuie, de manière non- exclusive, sur le référentiel esourcing Capability Model (escm) de l ITSqc. Les s, Partenaires, Adhérents et Invités peuvent échanger leurs expériences lors des évènements, auxquels ils peuvent s inscrire librement, pour diffuser les bonnes pratiques de l esourcing dans les entreprises numériques, tant en France que dans les pays francophones. Objectifs L Association a pour ambition d être reconnue par les professionnels des entreprises numériques (Clients et Fournisseurs) comme le promoteur et support des bonnes pratiques et des métiers de l esourcing. Ses membres sont issus de sociétés du secteur privé ou public, des Sociétés de services informatiques, des éditeurs de logiciels, des consultants, des Associations partenaires, Ecoles d Ingénieurs et Université Elle développe, avec l appui de ses Partenaires, de ses s, et de ses Adhérents, les compétences pour accroître la performance des entreprises (Clients et Fournisseurs) dans la pratique de l esourcing. Elle propose : - D animer un réseau d entreprises numériques intéressées par le développement de la performance des relations Clients / Fournisseurs, via notamment des événements (ateliers, séminaires, groupes d échanges de pratiques, rencontres thématiques) et des publications de l Association (livres blancs, notes de synthèses, enquêtes), - De représenter la vision de la communauté Clients et Fournisseurs et faciliter les échanges et les retours d expérience à travers des événements, auprès des professionnels et entreprises numériques, - De diffuser les meilleures pratiques de l esourcing, en provenance, de ses Partenaires et s, de ses Adhérents, vers les entreprises numériques, - De produire et participer à la conception et/ou la diffusion de conseils, de réflexions et d avis sur les évolutions, les orientations, les choix dans la mise en œuvre des bonnes pratiques de l esourcing, 2

3 - De développer des services (Site internet, Newsletter, flyers, courriels, E- publications, ouvrages, etc.) présentant un intérêt significatif pour la communauté Clients et Fournisseurs, - De développer le référentiel des métiers de l esourcing pour aider la professionnalisation de cette activité. Présentation Les statuts de l sont de type loi 1901, ils ont été déposés auprès des autorités administratives à la Préfecture de Versailles le 28 novembre Les membres «fondateurs» ont effectué les démarches auprès de l ITSqc LLC afin d obtenir un agrément concernant le rôle de l pour escm. L ensemble des administrateurs est en charge d animer une partie de la gouvernance de l Association. L est organisée en un Bureau National qui gère l Association au quotidien. Son Bureau National est constitué de : Président : Michel CAMPION Vice- président et secrétaire : Eric BAUSSAND Vice- président et trésorier : Renaud BROSSE L Association s appuie sur des régions qui assurent le lien entre les membres d une même zone géographique et organise des événements adaptés aux enjeux et attentes régionales. Les responsables des bureaux régionaux représentent l en région. Bureau régional de Lille : Christophe FREALLE Bureau régional de Lyon : Thierry COVOLO Bureau régional de Nantes : Dominique BOULAY Bureau régional de Paris : Yann CAMENEN L Association pilote une gouvernance structurée sur les événements nationaux (la Roadmap nationale). L objectif de cette Roadmap nationale est de fédérer les actions concernant les thèmes nationaux (Métiers de l esourcing & Cloud). Objet de la Convention L fonctionne grâce aux contributions de ses Adhérents, de ses Sociétés Adhérentes, de ses s et Partenaires. Afin de poursuivre son développement, l a souhaité mettre en place une offre de services permettant d attirer plus de s, et de les différencier en fonction de leur contribution. Cette offre de service est l objet de la présente convention. 3

4 Catalogue de services s Les services mis à disposition des s sont annuels, une contribution concerne une année calendaire qui se termine au 31 décembre. Les s sont des acteurs privilégiés de l Association. Pour permettre au de participer au développement de l Association, il est possible d inviter des Sociétés de son propre réseau. Cette invitation «découverte» est de même nature que le niveau Silver pour le bénéficiaire pendant l année en cours. La découverte donne la possibilité de s impliquer pendant l année en cours, elle ne peut être renouvelée. Services principaux Item Silver Gold Présentation de l AeSCM et de l escm au Comité de Direction par un membre du bureau. Membres de l organisation sponsor «Invitation Découverte» à offrir à des Clients iser une enquête nationale initiée par l association auprès des membres Ae- SCM Héberger et associer sa société à un événement de l Association Proposer des événements entrant dans le cadre de l association 2h par an 3 adhésions nominatives 2h par an 5 adhésions nominatives 3 par an 10 par an Non 2 par an 1 par an Oui, validation des thématiques proposées par le Bureau National et sous réserve de non- démarche commerciale. Les autres services proposés aux s sont les suivants : - l accès au site internet, - la participation à la Newsletter, - l accès aux publications, - la participation à la conférence annuelle, - la participation aux évènements autres que Groupe d Echange de Pratiques, - Présence des logotypes dans les publications, présentations et supports d évènements. 4

5 Dans toutes les présentations de l Association, une page rappelle le soutien et l engagement des s et Partenaires. Site Internet Un accès privilégié au site internet de l ( scm.fr) est ouvert pour les s pour leur permettre de télécharger les créations de l. Cet accès est ouvert pour le contact principal du (cf. Contact ). Sur le site Internet, l publie des informations concernant ses s en fonction de la contribution dans la rubrique «s». Site Internet Accès aux créations Logo dans la liste des logos déroulants en première page Publication du logo dans l espace Oui Oui Logo avec lien sur site internet Newsletter Une Newsletter est diffusée régulièrement, elle contient les articles suivants : - un édito, - un dire d expert, - un retour d expérience, - les événements à venir, - les sponsors. Son contenu peut évoluer à la discrétion de l en fonction des besoins et attentes de ses adhérents et décisions. La participation se fait sur plusieurs plans ; l affichage du logo et la production d articles d expert ou de retour d expérience, et publication des événements à venir. Newsletter Silver Gold Participation aux articles Publication du logo dans l espace Publication des événements à venir du Proposer un Retour d expérience Logo de petite taille (pas de lien vers le site internet) Logo de grande taille avec lien sur site internet Uniquement les événements participant à la diffusion et à la promotion des métiers de l esourcing et des bonnes pratiques 5

6 Nota Bene : la nature des publications sera soumise à approbation préalable de l Association. Evénement En fonction de ses moyens, l se propose d accompagner ses s dans leurs opérations de promotion concernant les pratiques et les métiers de l esourcing. Lorsque le organise un événement, un membre du bureau de l association se rend disponible dans la mesure du possible afin de faire la présentation de l et confirmer son support au. Cette participation est soumise à l acceptation de l qui est libre de refuser en fonction de l événement. Evénementiel Participation de l à un événement Publication sur le site Internet de l de l événement du Participation en fonction des disponibilités, limitée à un événement par an Oui Publications Les s peuvent obtenir des guides produits par l et les utiliser dans leurs actions de communication. Actuellement deux guides sont produits en Français : escm- CL et escm- SP. L Association les met à disposition gratuitement dans la limite des stocks disponibles. Publications disponibles Silver Gold Guides escm Le est autorisé à apposer son logo sur la dernière page de chacune de ces publications numériques, sans modification des publications de l. Conférence Annuelle L organise une conférence une fois par an à laquelle le peut participer. Lors de cette conférence la participation des s concerne : - l espace des stands, - la participation aux présentations de retours d expérience, - des entrées gratuites pour ses collaborateurs ou clients, en fonction de son adhésion, - la présence marketing sur la communication et les divers supports de l agenda de la conférence. 6

7 L espace des stands Selon les capacités offertes par les lieux de la rencontre, l organise un espace de stands permettant d accueillir l ensemble de ses s et Partenaires. L aménagement est standardisé, l espace contient un aménagement prédéfini. Dans une certaine mesure, le peut le faire personnaliser en contractant directement avec l aménageur choisi par l. L attribution des places est sous la seule responsabilité de l qui ne peut prendre aucun engagement préalable. La communication des emplacements est faite simultanément à tous les s. Les retours d expériences Des retours d expériences sont aménagés dans le programme de la conférence. Ces présentations sont réalisées et présentées par un Client apporté par le. Le est présent et disponible pour supporter son Client qui présente le retour d expérience. Le logo du est ajouté au support projeté, une seule fois et sur la première page. L demeure seule juge du choix éventuel et de la programmation des intervenants proposés par les s. Le nombre d intervenants potentiels pour la conférence étant supérieur au nombre de créneaux de présentation, une sélection a lieu systématiquement. Le accepte le principe de cette sélection basée sur la qualité, l originalité, l intérêt des thèmes et intervenants proposés ou d autres critères. Les retours d expériences sont sous la responsabilité du qui les organise. Notamment, le gère : les autorisations de diffusions de la société Cliente, les autorisations d enregistrement, la préparation des supports, la présence des personnes autorisées le jour de la présentation. Les invitations Les s peuvent inviter leurs équipes ou leurs Clients dans la limite des droits ouverts par son adhésion. Ces entrées permettent un accès à l ensemble de la conférence, y compris le repas. Toutefois, en cas d affluence pour une présentation qui dépasserait la capacité d accueil de la salle concernée, un système de réservation sera organisé. La présence marketing En préparation de la conférence, l communique massivement pour la recherche de nouveaux Adhérents Un agenda de la conférence est créé afin d être communiqué. Il est distribué à la fois en s, avec la Newsletter, sur le site Internet, et peut éventuellement être édité en format papier. La visibilité des s sur l agenda dépend des services retenus. Lieu L conserve la liberté de choix du lieu de réalisation des événements, dans l intérêt des participants. Le partenaire accepte le principe de cette sélection basée sur la qualité du lieu, de l accessibilité, de la diversité de ses partenaires ou d autres critères. 7

8 Conférence Annuelle Silver Gold L espace stand OUI Invitations 4 8 Retour d expérience 1 proposition Présence logo sur l agenda Logo de petite taille Logo de grande taille avec lien sur site internet Présence marketing lors des s envoyés Non Présence du logo lors des retours d expériences 1 fois, en page 1 Groupes d Echanges de Pratiques Formule sur 2h regroupe une dizaine d adhérents (ou leurs représentants) sur un seul sujet prédéterminé. Le Groupe d Echanges de Pratiques est animé par un membre du bureau de l Association et rassemble des adhérents ayant les mêmes intérêts pour le sujet retenu. Les Groupes d Échanges de Pratiques se distinguent des rencontres thématiques par la recherche de débats et de réflexions partagées autour d un sujet d intérêt commun. Il n y a pas de partie théorique mais la recherche d échanges d expériences entre pairs, hors contexte promotionnel ou commercial. A l issue des échanges, une enquête pourra être réalisée auprès des membres de l Association, les résultats seront communiqués en priorité aux s. Elle peut se dérouler dans les locaux d un qui peut alors proposer quelques places à son propre réseau. Groupe d Echange de Pratiques Silver Gold Proposition de Sujet OUI Possibilité d Accueil de l événement OUI Nombre de Participants 1 2 Invitation propre réseau 1 invitation 2 invitations Livrables Disponible sur site internet (accès réservé) Résultats d enquête OUI Rencontres Thématiques Les s sont sollicités pour participer aux Rencontres Thématiques : Formule sur 2h (soirée, petit déjeuner, webinar), un retour d expérience, 15 personnes mixtes client/fournisseur une partie théorique, avec possibilité de présentation des résultats d une enquête. Elle peut se dérouler dans les locaux d un, dans ce cas, l Association spécifie le soutien du dans l annonce de cet événement. 8

9 Ateliers Un temps est consacré aux échanges entre participants. Les rencontres thématiques se distinguent des Groupes d Échanges de Pratiques par la structuration de la rencontre. Les s sont libres de proposer un Atelier par an et de participer aux autres ateliers. Formule sur 4h, une présentation d un thème par un Client ou un Fournisseur suivi d atelier de réflexion et de restitution à l ensemble des auditeurs. 50 personnes environ mixte client/fournisseur une partie théorique, avec possibilité de présentation des résultats d une enquête. A l issue de l atelier, un livrable est fourni ou mis à disposition sur le site de l Association. Ces ateliers peuvent se dérouler dans les locaux d un. La préparation est assurée en liaison avec un bureau régional de l Association. L annonce de l événement associe alors le nom du. Nombre de Participants du Témoignage Livrable Atelier Ateliers Silver Gold Accueil de l Atelier dans locaux du 4 8 OUI Logo de grande taille du accueillant l événement Logo de petite taille des s de l Association Logo de petite taille du présent en début de livrable Adhésion Le prix de l adhésion compte pour l année civile en cours, commençant au 1 er janvier et se terminant au 31 décembre de l année. Le montant de la première inscription se fait au prorata- temporis et à la date de signature de la convention. Les montants suivants comptent pour une année pleine. Les montants versés sont non remboursables. Prix Silver Gold Une année civile HT HT 9

10 L fera une révision des prix chaque année, elle sera communiquée le 31 octobre de l année précédente au plus tard. Le sponsor sera libre de refuser et pourra dénoncer sa convention jusqu au 30 novembre au plus tard. Durée Convention annuelle qui se termine au 31 décembre de l année. Le renouvellement est sollicité au cours du dernier trimestre de l année en cours. Le accepte intégralement les conditions présentées et s engage à respecter cette convention pendant la période souscrite. La facture sera émise par dès réception de la présente convention signée, elle sera payable à 30 jours date de facture. Obligations du Le s engage à : - régler le montant correspondant à son niveau de contribution dans les 30 jours suivant sa conclusion ou son renouvellement, - mettre en place, sur son site internet, une bannière incitant à la redirection des visiteurs vers le site de l ( scm.fr), - participer à la diffusion des messages d information de l sur sa base de clientèle et prospects (courriel et/ou courrier). Le manquement du partenaire à cette action de développement de l association pourra être une condition de remise en cause de l acceptation au renouvellement du partenariat par l, - respecter la philosophie associative de l supportant les initiatives, en valorisant un esprit déontologique et en gardant en mémoire le bénévolat des acteurs, - céder le résultat de ses contributions effectuées au titre de l Association, - respecter les délais des processus de l, notamment le processus d organisation de la conférence annuelle. Contacts Toute question peut être dirigée vers le secrétariat de l : Association 117, avenue Victor HUGO SIRET : TVA Intracommunautaire : FR contact@ae- scm.fr Web: scm.fr 10

11 Le responsable pour l de la relation avec le est l interlocuteur principal désigné pour régler ensemble tout litige potentiel qui pourrait survenir. Contacts Principal Secondaire Nom Prénom Fonction Téléphone fixe Téléphone mobile Contact Le désigne un contact principal qui a pour mission de participer au développement du partenariat et par la même, au rayonnement de l association. Ce contact principal est notamment en charge : - du processus d adhésion de sa société avec la création et mise à jour des coordonnées des personnes qui posséderont un compte sur le site internet, - de nommer les Participants aux Commissions, - de représenter le lors des réunions préparatoires aux événements organisés par l, - d identifier et communiquer les coordonnées d animateurs potentiels susceptibles de prendre part à des événements, - d identifier des clients susceptibles de témoigner lors d un événement et de s assurer de leur capacité réelle à témoigner, - de vérifier la conformité de ses logos et de ses coordonnées lors des communications, - de délivrer les événements à venir afin de mettre à jour le référentiel de communication de l, - et d une manière plus générale, tous les échanges entre l et le. Contacts Principal Secondaire Nom Prénom Fonction Téléphone fixe Téléphone mobile 11