JOURNÉE OPEN ERP. Janvier Académie de Lyon. Jean françois Besseyre & Lionel Dumas

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1 JOURNÉE OPEN ERP Janvier Académie de Lyon Jean françois Besseyre & Lionel Dumas 1

2 Cette initiation au logiciel Openerp peut être transmise et réutilisée par d autres enseignants sur leur ordinateur personnel (ou un autre), pour découvrir le progiciel de manière autonome. Pour faciliter ce transfert, vous devrez leur transmettre les documents suivants : - Une copie de ce support «Journée OpenERP» - Le fichier numérique «mallette de formation PGI» Sommaire Installation (page 4) Étape 1 Installation d openerp version web et version client sur son ordinateur. Étape 2 Restaurer une base de données via le logiciel PGUTIL pour pouvoir utiliser openerp Initiation à l utilisation du logiciel Openerp (page 4) Le module de vente n 1 - Configurer les données de la société (Dans notre cas BIOMAG) p4 Sous action : Insérer un logo pour personnaliser vos documents standards Sous action : Renseigner les champs d informations générales de la société Sous action : Enregistrer et prévisualiser les en-têtes et pied de page de vos documents standards n 2 - Créer un nouveau partenaire «client» p5 Sous action : Affecter plusieurs adresses à un même client (Adresse de facturation, livraison ) Sous action : Créer une liste de prix et l affecter au nouveau client Sous action : Rattacher un sous compte «411xxx» spécifique au nouveau client n 3 - Créer une opportunité p6 Sous action : Planifier un appel Sous action : Planifier un rendez-vous Sous action : Utiliser le tableau de bord des opportunités n 4 - Créer un devis / commande à partir d une opportunité (quantités disponibles) p6 Sous action : Fermer l opportunité et convertir en devis Sous action : Convertir le devis en commande (Confirmer la commande) n 5 - Traiter la livraison p7 Sous action : Visualiser les stocks Sous action : Traiter la livraison totale des produits (quantités disponibles) n 6 - Créer un devis / commande (quantités en rupture) traiter une livraison partielle p7 Sous action : Créer une commande (sans opportunité) Sous action : Confirmer la commande n 7 -Traiter une livraison partielle p7 2

3 Le module d achat n 8 - Créer d un nouveau partenaire «fournisseur» p8 Sous action : Rattacher un sous compte «401xxx» spécifique au nouveau fournisseur n 9 - Créer une demande de prix (Avec demande de devis au fournisseur) n 10 - Convertir une demande de prix en bon de commande n 11 - Traiter la réception de la commande (réception totale) p8 p9 p9 Sous action : Visualiser l état des stocks Sous action : Traiter la réception Sous action : Visualiser l état des stocks n 12 - Retourner partiellement des produits aux fournisseurs p9 Sous action : Visualiser l état des stocks Sous action : Traiter le retour des produits Sous action : Visualiser l état des stocks n 13 - Créer une commande fournisseurs (Sans demande de prix au fournisseur) n 14 - Traiter une réception partielle p9 p10 Le module de comptabilité n 15 - Créer un exercice comptable n 16 - Valider les factures de ventes & Visualiser la comptabilisation n 17 - Encaisser un règlement client &Visualiser la comptabilisation n 18 - Valider les factures de ventes & Visualiser la comptabilisation n 19 - Enregistrer l avoir du fournisseur & Visualiser la comptabilisation n 20 - Payer les factures d achats & Visualiser la comptabilisation n 21 Éditer des États (exemple : Balance des tiers) n 22 Modifier les conditions de paiements et les modes de règlements p10 p10 p11 p11 p11 p11 p11 p11 Divers n 23 Extraire des données d openerp pour les travailler avec le logiciel Excel. n 24 Créer et modifier les comptes utilisateurs p12 p12 Annexe : Vue d ensemble des activités commerciales de BIOMAG Sitographie p13 p13 3

4 INSTALLATION Chemin Aide Malette PGI ÉTAPE_1_OPENERP Installation d openerp version Web et version Client sur un ordinateur en local Suivre l aide cicontre 2 Tutoriels vidéo : Vidéo Installation d OpenERP_web Vidéo Installation d OpenERP_client Chemin Aide Malette PGI ÉTAPE_2_PGUTIL Restauration d une base de données pour pouvoir utiliser Open ERP web ou Client Lancer une restauration via PGUTIL 2 Tutoriels vidéo : Vidéo installation PGUTIL Vidéo restaurer une base de données Initiation à l utilisation du logiciel Open ERP version WEB n 1 Configurer les données de la société (Dans notre cas BIOMAG) Administration / Société / Société / Tutoriel Papier p160 : Ou Vidéo 1 Insérer un logo pour personnaliser vos documents standards (devis, commande, factures ). Un fichier «logo.bmp» se trouve dans la mallette formation PGI. Renseigner les champs «Adress information» : Enregistrer et prévisualiser l en-tête et le pied de page de vos documents standards 4

5 Découverte du module Vente n 2 Créer un nouveau partenaire «client» Ventes / Carnet d adresses / Clients / Créer Tutoriel Papier p15 : Ou Vidéo 2 Créer le nouveau client à partir des données ci-dessous (Onglet : ) Nom : NATURA Référence : NAT Partner firm : SARL Client Affecter plusieurs adresses à un même client (Adresse de facturation, livraison ) Contact : Madame JOURDIN Fonction : Responsable Administrative Adresse de facturation : 10 Rue des Alouettes Lyon / France Contact : Monsieur IMBERTI Fonction : Responsable Magasin Adresse de livraison : 108 Rue des Mouettes Lyon / France Créer une liste de prix à affecter au client (Onglet : ) Nom de la liste de prix : Nouveaux clients Type de la liste de prix : Liste de prix de vente Devise : (Laisser à blanc Euros par défaut) Ensuite créer la version de la liste de prix : Et enfin créer la ligne de liste de prix : 5

6 Rattacher un sous compte «411xxx» spécifique au nouveau client (Onglet : ) Données du sous compte à créer et à rattacher : Nom : CLT NATURA Code : 411NAT00 Parent : 411 Clients Type interne : Comptes clients Type de compte : Recevable Devise : (Laisser à blanc Euros par défaut) n 3 Créer une opportunité Ventes / Ventes / opportunités / Créer Tutoriel Papier p21 : Ou Vidéo 3 Message de notre responsable commercial : J ai rencontré M. CREVEL (commercial dans la société NATURA), lors d un salon BIO, il ouvre un nouveau magasin à Lyon dans deux mois autour du bien-être et va donc avoir besoin d acheter le stock de la boutique (Stock estimé à ). Merci de prévoir un appel dès demain afin de planifier un rendez-vous. Merci de tout mettre en œuvre pour ne pas passer à côté de cette opportunité! Créer l opportunité correspondante aux informations ci-dessus Planifier l appel de demain à 14h30 Suite à votre appel : un rendez-vous est planifié vendredi prochain de 10h à 12h avec Mr CREVEL Planifier le rendez-vous de la semaine prochaine n 4 Créer un devis / commande (Quantité disponible) Ventes / Ventes / Bon de commandes/ Créer Tutoriel Papier p24 : Ou Vidéo 4 Suite au rendez-vous du 23/01/2013, vous avez conclu un accord pour la vente de : 700 références BE références BE références BE références BE références BE2009 Le délai de livraison est de 15 jours pour tous les produits. On accorde une remise de 5% sur les produits BE2001. Conditions de règlement : 30 jours fin de mois Le client souhaite impérativement que la référence «STOCK_LYON» apparaisse sur le devis et la commande Convertir l opportunité en devis avec les données ci-dessus. Fermer l opportunité. Enregistrer et visualiser le devis. Le devis est validé par le client. Confirmer la commande. Visualiser le bon de commande 6

7 n 5 Traiter la livraison Entrepôt / Gestion d entrepôt / Bon de livraison Tutoriel Papier p31 : Ou Vidéo 5 15 jours plus tard, Le colis est prêt. La livraison est effectuée. Visualiser l état des stocks du produit BE2001. Quel est le niveau de son stock théorique? Quel est le niveau de son stock réel? Traiter le bon de livraison et visualiser l état des stocks du produit BE2001. Visualiser le bon de livraison n 6 Créer un devis / commande (Quantité en rupture) Ventes / Ventes / Bon de commandes/ Créer Tutoriel Papier p24 : Ou Vidéo 5 Suite à un mail du client ANY, vous avez conclu un accord pour la vente de : 50 références EN références EN4010 Le client souhaite impérativement que la référence «COM » apparaisse sur le devis et la commande Créer la commande. Confirmer la commande. n 7 Traiter une livraison partielle Entrepôt / Gestion d entrepôt / Bon de livraison Tutoriel Papier p34 : Ou Vidéo 6 Notre stock nous permet d effectuer la livraison des 50 quantités du produit EN4000, mais le produit EN4010 ne peut être livré qu à hauteur de 25 quantités La commande sera expédiée partiellement. Traiter la livraison partielle. 7

8 Découverte du module Achat n 8 Créer d un nouveau partenaire «fournisseur» Achats / Carnet d adresses / Fournisseur / Créer Tutoriel Papier p54 : Créer le nouveau fournisseur à partir des données ci-dessous (Onglet Général) : Rattacher un sous compte «401xxx» spécifique au nouveau fournisseur (Onglet Comptabilité) Données du sous compte à créer et à rattacher : Nom : FR ZEN ATTITUDE Code : 401ZEN00 Parent : 401 Fournisseurs Type interne : Fournisseurs Type de compte : À payer Devise : (Laisser à blanc Euros par défaut) n 9 Créer une demande de prix (Demande de devis au fournisseur) Achats / Gestion des achats / Demande de prix / Créer Tutoriel Papier p58 : Nous souhaitons réapprovisionner le stock du produit EN4010 Créer une demande de prix que nous enverrons au fournisseur ZEN ATTITUDE pour : 250 produits référencés EN produits référencés EN produits référencés EN4015 8

9 n 10 Convertir la demande de prix en bon de commande Achats / Gestion des achats / Demande de prix Tutoriel Papier p58 : Nous réceptionnons et acceptons le devis Convertir la demande de prix en bon de commande. n 11 Traiter la réception Entrepôt / Gestion d entrepôt / Réception Tutoriel Papier p61 : Nous réceptionnons l ensemble des produits commandés. Visualiser l état des stocks du produit EN4015. Quel est le niveau de son stock réel? Quel Quel est le niveau de son stock théorique? est Quel le niveau est le Traiter la réception de la commande, puis visualiser l état des stocks du produit EN4015. de niveau son stock de son réel stock? réel? Retourner partiellement des produits Entrepôt / Gestion d entrepôt / Réception n 12 Tutoriel Papier p64 : Il s avère. que 10 produits référencés EN4012 sont endommagés. Nous décidons de les retourner au fournisseur Visualiser l état des stocks du produit EN4015. Quel est le niveau de son stock réel? Quel est le Quel est le niveau de son stock théorique? Quel niveau est de son le Traiter le retour du produit EN4012. Visualiser niveau stock l état du stock de ce produit. de réel son? stock réel? Créer une commande fournisseur Achats/ Gestion des achats / Bon de commande n 13 Passer une commande à notre fournisseur habituel : MELVITA, en utilisant les données ci-dessous Références Quantités EN EN EN Tutoriel Papier p64 : Date prévue de réception : Fin du mois 9

10 n 14 Traiter une réception partielle Entrepôt / Gestion d entrepôt / Réception Tutoriel Papier p63 : À la fin du mois nous réceptionnons les produits suivants : EN pièces EN pièces EN pièces (réception partielle) Traiter la réception partielle. 15 jours plus tard nous réceptionnons le reste de la commande : EN pièces Traiter la réception. Suite aux achats réalisés, nous pouvons désormais livrer le reliquat de produit ( 7) au client Any (Référence EN4010). Traiter le bon de livraison du reliquat de produits. Module comptabilité Créer un exercice Comptabilité / Configuration /Comptabilité n 15 comptable financière / Période / Exercice comptable /Créer Créer l exercice comptable pour Créer des périodes mensuelles n 16 Valider les factures de 1 - Ventes > Ventes > Bons de commande «Open Erp par l exemple» p 31 ventes 2 - Comptabilité /Clients / factures clients 1 Vérifier l état des commandes clients (Livraison effectuée à 100% ou non) ; (Facture validée ou non ) Ouvrir le bon de commande et faire «Créer la facture finale» 2 Valider les factures clients (État facture Brouillon État facture Ouverte) Visualiser les écritures comptables 10

11 n 17 Encaisser un «Open Erp par l exemple» p 35 Comptabilité / Clients / Factures clients règlement client Nous recevons les règlements clients. Natura : Facture réglée par virement référencé : 528_MAGISIN LYON ; règlement total Any : Paiement par chèque N ; règlement total Encaisser les règlements ci-dessus n 18 Valider les factures Achats > Achats > Bons de commande «Open Erp par l exemple» p 14 internes d achats Vérifier l état des commandes achats (réception effectuée à 100% ou non) ; (Facture validée ou non ) Ouvrir les bons de commande et Cliquer sur facture à l état de brouillon Sélectionner l onglet facturation et si la facture est conforme «Approuver» et sauvegarder Visualiser les écritures comptables n 19 Enregistrer l avoir fournisseur Comptabilité /Fournisseurs / Avoirs fournisseurs Tutoriel Papier p68 : Traiter l avoir concernant le retour des produits fait au fournisseur ZEN ATTITUDE. n 20 Payer les factures Comptabilité /Fournisseurs / Factures «Open Erp par l exemple» p 19 d achats fournisseurs Payer les factures d achats et visualiser les écritures comptables n 21 Comptabilité /Rapports / Autres rapports financiers / Partenaires / Balance des tiers Éditer des états (Balance des tiers) Tutoriel Papier p152 : n 22 Modifier les conditions de paiement et Comptabilité / - les modes règlements Configuration /Divers 11

12 DIVERS n 23 Extraire des données pour Excel Aide Tutoriel Papier p124 : Ou Procédure d exportation.pdf Bonjour, Message de notre responsable : Je souhaite que vous me fassiez rapidement passer par mail, un tableau Excel récapitulant les informations suivantes : Nos références des produits de la catégorie enfant / le nom des produits / les quantités disponibles / le stock virtuel Cordialement Extraire les données nécessaires au travail sur le logiciel Excel n 24 Créer et modifier les comptes utilisateurs Administration / Utilisateurs Tutoriel Papier p9 : 12

13 Annexe : Vue d ensemble des activités commerciales de BIOMAG Réceptionne les articles Passe commande aux fournisseurs Détermine la quantité à commander Sitographie : Vous retrouverez de nombreux tutoriels sur l environnement numérique du bac GA sur les liens suivants :

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