Le Fichier des Ecritures Comptables : Au-delà de la contrainte, un outil de contrôle interne Le 7 janvier ANGERS

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1 Le Fichier des Ecritures Comptables : Au-delà de la contrainte, un outil de contrôle interne Le 7 janvier ANGERS

2 2 > Sommaire PAGES Le Contexte : - Le contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées 3 - L obligation de production d un FEC par les entités 3 à 5 - La nature et la forme des données à transmettre à l Administration 5 à 9 L aspect pratique : - La constitution du FEC 10 - Les difficultés rencontrées 11 à 15 - Les sanctions encourues Un outil de normalisation et de contrôle : - La préparation d un contrôle de la comptabilité informatisée 17 - ACL, logiciel déjà utilisé par l Administration Fiscale Les axes de fiabilisation du FEC : quels contrôles? Quelles anomalies pourraient être identifiées par l Administration Fiscale? 20 à 22 PAGES Faire d une contrainte un atout : - Au-delà du FEC, ACL est un outil plus large d audit et de contrôle interne Des missions d intérim dans le cadre des missions d audit légal 25 - Des actions de conseil dans le cadre des missions d expertise 25 Synthèse 26 à 28 Glossaire 29 Notes 30 à 34

3 3 > 1. Le contexte Le Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI) La comptabilité doit être conservée et présentée aux agents de l'administration sur support informatique. Le contrôle des comptabilités informatisées est systématisé et fait partie intégrante de la vérification de comptabilité. Le contrôle peut porter sur : Les données élémentaires, Les traitements qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l élaboration des déclarations rendues obligatoires par le CGI, La documentation informatique. L obligation de production d un FEC par les entités Introduction : Obligation de remise dématérialisée du FEC (Fichier des Ecritures Comptables) - Article L. 47 A-1 du livre des procédures fiscales modifié par l article 14 de la 3 ème loi de finance rectificative pour Arrêté du 29 juillet 2013 paru au JORF n 0177 du 1 er août 2013, page 13141, texte n 50 En janvier 2014, les entités devront transmettre à l Administration Fiscale, sur sa réquisition, leurs écritures comptables en format de fichier et sur un support défini par un arrêté du 29 juillet Cette nouvelle disposition ne vient pas modifier le processus du CFCI, mais impose un format standard de transmission des données comptables.

4 4 Objectifs de l Administration Fiscale : Disposer dans un fichier unique par exercice contrôlé, de toutes les écritures comptables (y compris celles qui font l'objet d'une gestion auxiliaire) enregistrées dans le livre-journal : - Dans un format "non propriétaire", - De façon à pouvoir lire ce fichier dans le logiciel développé par l Administration. Dans le but : - De s assurer de la régularité de la comptabilité informatisée au regard des règles de droit comptable qui lui confèrent sa valeur probante, - De préparer le contrôle fiscal en orientant les futures demandes de traitement. Sont concernés les contribuables suivants : Entreprises industrielles et commerciales soumises à un régime réel d imposition (normal ou simplifié), S assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable. Pratiquer des contrôles orientés sur certains sujets (TVA, séquentialité des numéros de pièces..., voire recherche de nom, termes dans les libellés ou nom des tiers). Contribuables au régime du micro BIC, Entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (régime de la déclaration contrôlée ou régime du micro BNC), Entreprises agricoles soumises à un régime réel d imposition (normal ou simplifié), Associations, mutuelles, GIE fiscalisés.

5 5 Date d application : La présentation du FEC est obligatoire pour les contrôles dont l avis de vérification est adressé à compter du 1 er janvier APPLICATION DES NOUVELLES DISPOSITIONS DE PRESENTATION DES ECRITURES COMPTABLES Avis de vérification adressés avant le 1 er janvier 2014 Exercices clos avant le 1 er janvier 2013 Exercices clos à compter du 1 er janvier 2013 Présentation facultative de la comptabilité sur support informatique. Format non soumis aux nouvelles règles. La nature et la forme des données à transmettre à l Administration (LPF art. A-47 A-1) Informations requises : "L ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d un exercice". Les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives (facturation, recettes ) ne sont pas pas directement concernés par cette mesure, mais les données gérées par des comptabilités auxiliaires le sont. Avis de vérification adressés à compter du 1 er janvier 2014 Obligation de présentation du FEC pour tous les contribuables tenant une comptabilité informatisée (sauf BA forfaitaires). Nouveau format "FEC" facultatif. Nouveau format "FEC" obligatoire. A noter : Les modules comptables de certains ERP ne comprennent pas les écritures de clôture et d ouverture des exercices. Il sera nécessaire de créer un journal des à-nouveaux qu il faudra documenter.

6 6 Ces informations sont transmises : "Dans un fichier unique (par exercice), dans lequel les écritures sont classées par ordre chronologique de validation", Dans un fichier à plat (format.txt) ou structuré (format XML) respectant la structure du XSD mis à disposition sur le site de impôts.gouv.fr. A noter : Les entités peuvent produire annuellement le fichier ou bien attendre la réception d un avis de contrôle du vérificateur (les fichiers devront être fournis pour le ou les exercices concernés). Recommandation : Anticiper et produire ce fichier annuellement à l issue des opérations de clôture d un exercice comptable, puis l archiver. Ce fichier est constitué : Des écritures de reprise des soldes de l exercice antérieur, après opération d inventaire, Hors écritures de centralisation (écritures détaillées) et de solde des comptes de charges et de produits. A noter : Les données agrégées issues des applications métiers de l entreprise sont acceptées, Les vérificateurs peuvent demander aux contribuables de remettre un fichier constitué des écritures centralisées et un fichier constitué des écritures détaillées correspondantes dans la situation suivante : Les opérations sont centralisées et, Le chiffre d affaires de l exercice excède 152,4 M, s il s agit d entreprises dont le commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement, et 76,2 M, s il s agit d autres entreprises.

7 7 Le FEC contient pour chaque écriture : A noter : "L ensemble des données figurant dans le système informatisé comptable de l entreprise", Les 19 premières informations devant obligatoirement correspondre, dans l ordre, à celles liées dans le tableau ci-contre : La structure du fichier telle que présentée dans le tableau ci-contre s applique aux entités de régime fiscal IS ou BIC, Les champs requis diffèrent pour les contribuables de régime BNC ou BA. Option possible relative au FEC : A la place des informations 12 "Le montant au débit" : + 1, A la place des informations 13 "Le montant au crédit" : - 1. INFORMATION NOM DU CHAMP TYPE DE CHAMP 1. Le code journal de l'écriture comptable JournalCode Alphanumérique 2. Le libellé journal de l'écriture comptable JournalLib Alphanumérique 3. Le numéro sur une séquence continue de l'écriture comptable EcritureNum Alphanumérique 4. La date de comptabilisation de l'écriture comptable EcritureDate Date (AAAAMMJJ) 5. Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français 6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français CompteNum CompteLib Alphanumérique Alphanumérique 7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxNum Alphanumérique 8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxLib Alphanumérique 9. La référence de la pièce justificative PieceRef Alphanumérique 10. La date de la pièce justificative PieceDate Date (AAAAMMJJ) 11. Le libellé de l'écriture comptable EcritureLib Alphanumérique 12. Le montant au débit Debit Numérique 13. Le montant au crédit Credit Numérique 14. Le lettrage de l'écriture comptable (à blanc si non utilisé) EcritureLet Alphanumérique 15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé) DateLet Date (AAAAMMJJ) 16. La date de validation de l'écriture comptable ValidDate Date (AAAAMMJJ) 17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé) Montantdevise Numérique 18. L'identifiant de la devise (à blanc si non utilisé) Idevise Alphanumérique 19. Le code établissement Code Etbt Alphanumérique

8 8 Modalités de remise du FEC : Le fichier est nommé selon la nomenclature suivante : SirenFECAAAAMMJJ, où "Siren" est le numéro Siren du contribuable et AAAAMMJJ, la date de clôture de l exercice comptable. "Les copies des fichiers sont remises sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu ils ne puissent plus recevoir de données" (ou autres supports en accord avec le vérificateur. Par exemple : clé USB, disque dur externe ). La remise doit être formalisée par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable. Les copies du FEC doivent être remises à l Administration lors de la 1 ère intervention sur place (tolérance à la 2 ème intervention pour les contrôles engagés au cours de l année 2014). Le délai de trois mois applicable pour les opérations de contrôle sur place dans les PME est suspendu jusqu à la remise du FEC. Une description accompagne obligatoirement chaque fichier : - "Nom, nature et signification de chaque zone, - Signification des codes utilisés comme valeurs de zone, - Toutes informations techniques nécessaires au traitement des fichiers" (longueur des enregistrements ). L Administration doit détruire ces documents avant la mise en recouvrement.

9 9 Rappel des obligations des contribuables : Documents obligatoires Intangibilité des enregistrements et clôture des comptes Permanence du chemin de révision Respect du formalisme Livres comptables (livrejournal et d'inventaire, grand livre), Documentation comptable décrivant l'organisation comptable, Pièces justificatives (Bon de commande, bon de livraison, facture...). Procédure informatique interdisant toute modification ou suppression après validation des écritures, Clôture périodique des enregistrements (après les déclarations de TVA et au plus tard avant l'expiration de la période comptable suivante). Reconstitution possible des éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, Identification des données et pièces justificatives à partir de ces comptes, états et renseignements. Identification des documents par date et numéro dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, Documents immatériels au format prévu par les textes. A noter : Plusieurs dates peuvent être associées à un même fait comptable, mais la date, dite "date comptable", est en pratique celle de la pièce justificative. La "date de saisie" et la "date de validation" peuvent être identiques si le logiciel ne dispose pas d un mode brouillard. La pratique démontre que certaines entreprises opèrent encore des validations d'écritures plusieurs mois après la fin de l'exercice, ré-ouvrant un exercice théoriquement clôturé. Le logiciel ne devrait normalement pas l'autoriser (cependant certains ERP continuent de le faire). Les procédures internes doivent encadrer ces facilités, l'entreprise ne pouvant exonérer sa responsabilité en se déchargeant sur les largesses du logiciel utilisé. Le vérificateur recherchera par exemple les écritures qui ont été validées plus de 3 ou 4 mois après la fin de l'exercice contrôlé ou postérieurement à la transmission de la liasse fiscale.

10 10 > 2. L aspect pratique La constitution du FEC Démarche d analyse préalable : Processus de constitution du FEC :

11 Les difficultés rencontrées Hétérogénéité des données : De nombreux champs avec des dénominations parfois très proches, de sorte qu il est difficile d identifier celui à retenir pour remplir le champ requis par le FEC (ex : dates), L évolution dans le temps de facteurs propres à chaque entreprise, qui génèrent des écritures automatiques, sans que les responsables comptables ou fiscaux en prennent la pleine mesure, De nombreuses tables de données, Des habitudes de saisie de données, les utilisateurs : - Procédant parfois à de véritables "détournements" de champs, en leur conférant un usage et une signification non prévus lors de la mise en place de l ERP, - Ne renseignant pas les champs (ex : n pièce pour OD ou AN). - Identification des données : 11 Dans les tables des bases de données des logiciels comptables ou des ERP, il existe des champs dont le contenu correspond aux champs requis par l article A. 47-A-1 du LPF, mais dont les informations du fichier peuvent faire référence à des codifications spécifiques en usage dans l entreprise, non compréhensibles par des personnes tiers à l entreprise. Les formats de données propriétaires peuvent être source de difficultés. Recommandations : Examiner les données figurant dans les tables, à partir d extractions partielles, afin de valider les champs choisis pour l extraction du FEC, Définir une valeur conventionnelle pour les champs non renseignés (n pièce pour OD ou AN), Avoir une documentation à jour, à la fois sur l organisation et les processus comptables et sur le système informatique, avec le détail des tables et des champs clés, Disposer d une taxonomie mise à jour régulièrement (SI complexe), pour répondre aux obligations CFCI et préparer le FEC efficacement.

12 12 L accès aux données : Le délai peut être long, même lorsque le SI est hébergé au sein d un même groupe. Point de vigilance : Pour les entreprises dont le chiffre d affaires ou les recettes brutes n excèdent pas les limites d application du régime simplifié d imposition, les opérations de contrôle sur place sont limitées à 3 mois. Ce délai est suspendu à la remise du FEC. Toute difficulté d accès aux données prolonge donc de fait la durée du contrôle. A noter : La volumétrie des données (nombre d écritures important dans les ERP) peut nécessiter un temps d extraction des données long. Le contribuable doit remettre un fichier unique par exercice. En cas de volume trop élevé, le fichier pourra être scindé en plusieurs parties, en accord avec le service vérificateur. La conservation des données : archivage et sauvegarde : - Sauvegarde : prévention d une faille du SI = INSUFFISANT dans le cadre du FEC, - Archivage : conservation de l information à des fins de preuve. L archivage des données : Figer les informations dont la conservation est obligatoire, Donner une date certaine aux documents et données, Copier sur support informatique pérenne les documents et données, afin de permettre leur exploitation indépendamment du système (format de fichiers non propriétaire), Pour l Administration, la périodicité de l archivage doit être annuelle. La date de l archivage doit être proche de la date de dépôt des déclarations. Le délai fiscal de conservation des livres, registres, documents ou pièces est de 6 ans, dont les 3 premières années sous format informatique.

13 13 Entités d envergure internationale : A noter : Les normes US GAAP ou IFRS ne sont pas admises, les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français doivent être respectées. Les libéllés d écriture en langue étrangère peuvent être acceptés dans la mesure où l alphabet latin est utilisé et sous réserve de la fourniture de la table de correspondance (tolérance pour les avis de vérification adressés en 2014). L organisation comptable d un groupe international : - Les groupes internationaux implantent souvent les ERP dans leurs filiales et centralisent les paramétrages dans un référentiel. - Si chaque entité juridique est individualisable dans la base de données centrale, les références utiles sont partagées. - Lorsqu une codification de transaction est modifiée, elle peut avoir des incidences sur plusieurs sociétés, voire plusieurs pays, ce qui peut avoir des conséquences comptables et fiscales. L adaptation aux exigences de l Administration Fiscale Pour les comptabilités tenues en normes étrangères, le "transcodage" des comptabilités tenues en normes internationales vers un plan de comptes en normes françaises ne sera plus accepté par l Administration Fiscale. Recommandations : Gestion d un double référentiel comptable pour une gestion native selon les normes françaises et en langue française. Migration d ici un an vers une comptabilité propre.

14 14 Externalisation de la comptabilité : Chez un Expert-Comptable : la présentation du FEC reste obligatoire, A l étranger : les informations doivent être consultables sur le territoire français. Recommandation : Lorsque l entreprise aura recours à un logiciel utilisé en mode SAAS, ou organisera la gestion de ses données par infogérance ou via le CLOUD, elle devra s assurer que les contrats autorisent la mise à disposition des données dans les formats réglementaires en France. Utilisation de plusieurs logiciels, dans les situations suivantes : Plusieurs sites de suivi comptable, Migration des logiciels, Opérations de restructuration (fusion...). Recommandation : Reconstituer de façon extracomptable le FEC à partir des différents fichiers, en traçant les travaux pour réconciliation : Récupération via des outils d extraction dit ETL "Extract-Transform-Load" (traitements par batch) des données utilisant des connecteurs pour faire le lien avec les progiciels. Leur mise en œuvre requiert une certaine maîtrise, d autant qu ils ouvrent la possibilité de transformer les données. La traçabilité des opérations d extraction devra être parfaitement assurée. Ou récupération via des données par des applications métiers.

15 15 Logiciels comptables de marché : Module FEC en cours de développement par les éditeurs de logiciels comptables. Quid des tests et de la fiabilité du FEC? - L'Administration Fiscale n'a pas prévu d'agrément des logiciels "FEC Compatible"; ce sera donc à chaque utilisateur de vérifier que le logiciel est aux normes du FEC dans l'utilisation qui en est faite dans l'entreprise. Les sanctions encourues En cas d opposition au contrôle : Le contribuable qui s oppose à la présentation du FEC risque l évaluation d office des bases d imposition, Le contribuable encourt la majoration de 100 % des droits rappelés. En cas de défaut de présentation du FEC, une pénalité : A 5 du chiffre d affaires (ou recettes brutes) déclaré par exercice soumis à contrôle, en l absence de rehaussement, A 5 du chiffre d affaires (ou recettes brutes) rehaussé par exercice soumis à contrôle, en cas de rehaussement, Un minimum fixé à uros.

16 16 En cas de non respect des modalités de forme du FEC : Rejet de comptabilité avec risque d évaluation d office (la charge de la preuve est inversée puisque la comptabilité n a plus de valeur probante) - amende similaire au défaut de présentation du FEC. Attention : Le rejet de comptabilité conduit à substituer de nouvelles bases à celles qui avaient été déclarées. Recommandations : Les analyses et tests réalisés par l'administration Fiscale ne peuvent suffire à fonder les éventuels rehaussements d'imposition. Ils doivent être complétés par des demandes de précisions opérées dans le cadre du débat oral et contradictoire. Si des erreurs ou des anomalies sont décelées dans le cadre de cette analyse, elles devront être débattues avec le contribuable, préalablement à tout redressement. La comptabilité informatique est considérée comme irrégulière ou non probante lorsque les documents comptables et pièces justificatives sont présentés sous des formats non recevables (propriétaires, illisibles, pas de chronologie ). Recommandations : Avant de fournir le FEC à l Administration, il convient de valider les points suivants : Présence de tous les champs définis par l arrêté ministériel, Champs remplis correctement, Données disponibles dans le format fixé par le CGI, Substitution des écritures centralisées par les écritures de détail, Présence des écritures de réouverture (journal d à-nouveaux). Il faut savoir : Le caractère sincère, régulier et probant de la comptabilité, est en effet conditionné par l'application du droit comptable (Code de commerce et PCG) aux systèmes informatiques.

17 17 > 3. Un outil de normalisation et et de contrôle La préparation d un contrôle de la comptabilité informatisée Vers une généralisation progressive de l analyse des données informatiques lors des contrôles : Acquisition par l Administration Fiscale de plus de 600 licences du logiciel d analyse des données ACL, Déclenchement éventuel des contrôles en lien avec le type de logiciel utilisé (exemple des pharmacies), Plan d action offensif de l Administration pour "démocratiser" le recours à la vérification des données comptables informatisées. Conséquences pour l entité : Documentation du système d information et réalisation éventuelle d une cartographie applicative, Validation de la "FEC-compatibilité" du logiciel comptable ou de l ERP, Anticipation des demandes de l Administration (nomination d un responsable informatique, réalisation de tests ). L entité doit : S ASSURER de sa capacité à faire face aux demandes de l Administration, VALIDER la continuité de la piste d audit à travers le système d information, ORGANISER l archivage des documents légaux, REALISER des tests d extraction et des contrôles de données avec un outil spécifique (exemple : ACL).

18 18 ACL, logiciel déjà utilisé par l Administration Fiscale Qui? : Le FISC (depuis la fin des années 90), La Cour des Comptes, Les Douanes, La Banque de France, Les Administrations Fiscales du Canada, des Etats-Unis, des Pays-Bas, de l Autriche ACL en quelques mots/chiffres : INTEGRITE : modification des données "sources" impossible, EXHAUSTIVITE : analyse exhaustive des données, VOLUMETRIE : traitements non limités par la taille, TRACABILITE : suivi chronologique des traitements effectués, NORMALISATION du format des champs, licences, entités ont adopté la solution ACL, Logiciel utilisé dans 110 pays.

19 19 Dans quel but? : Progresser dans le contrôle approfondi des comptabilités informatisées, Contrôler les flux de manière exhaustive, Effectuer des tris, des filtrages ou des sélections d écritures, Alléger les temps de présence du vérificateur dans l entreprise, "Langage commun" avec les normes demandées par l Administration : Format de cryptage des données du FEC facilement intégrable sous ACL, "Lien" entre les nouvelles exigences de l Administration et les capacités internes de l entreprise en informatique, Test possible concernant la "FEC compatibilité" du logiciel ou de l ERP de l entreprise. Rehausser par le biais d une analyse exhaustive les bases de redressement.

20 20 Les axes de fiabilisation du FEC : quels contrôles? Quelles anomalies pourraient être identifiées par l Administration Fiscale? Contrôle de la concordance du FEC avec les documents comptables : Reconstitution d une balance générale, Cohérence avec les déclarations fiscales : Concordance de la balance obtenue à partir du FEC avec les comptes annuels et la liasse fiscale. Rapprochement du FEC avec les journaux et la balance générale par numéro de comptes, Rapprochement du FEC avec la balance générale, sur la base d'une totalisation par classe de comptes : - De façon à comparer le nombre de lignes d écritures qu il comprend avec celui figurant dans le progiciel comptable, - Afin de vérifier que le fichier comprend uniquement les écritures concernant la société contrôlée (cas des groupes tenant la comptabilité de plusieurs sociétés sur un même ERP).

21 21 Contrôles de base : Assurance que A Nouveau + écritures = balance, Validation de la conformité de l extraction et le respect du format demandé (nombre de champs, format, support d extraction ), Contrôle de la conformité des numéros de comptes avec le PCG ou le plan comptable sectoriel. Vérification du respect de la séquentialité, Présence et cohérence des références avec les pièces justificatives (Même les écritures d à nouveau doivent disposer d un n de pièce - valeur conventionnelle définie par l entreprise), Analyse des dates de validation (respect de l intangibilité des exercices clos) et comparaison avec les dates de comptabilisation, Recherche des doublons éventuels, d écritures sans libellé, des libellés incohérents (exemple : des factures d achat dans le journal de ventes ), des écritures sans pièces ou des pièces justifiant plusieurs écritures Typologie des contrôles les plus réalisés par l Administration Fiscale (source MINEFI) : TVA : 25 %, Provisions : 16 %, Prix de transferts : 8 %, Stocks/reconstitution CA/charges : 7 %.

22 22 Contrôles spécifiques liés à la TVA : Recherche d écritures de ventes/achats soumises à TVA mais sans TVA en comptabilité, Recherche d écritures présentant un taux de TVA anormal, Recherche de décalage de TVA, Inversion montant HT/TVA, Ecritures incohérentes (montant nul ), Contrôle de cohérence entre le pays facturé et le taux de TVA, Recherche de taux à zéro ou différents des taux en vigueur, Analyse de l exigibilité de la TVA à partir des écritures lettrées (TVA sur débit). Autres contrôles spécifiques : Analyse des dates d écritures (dates de valeur hors période comptable ou sans date comptable), Contrôle de la chronologie des enregistrements, Sélection des écritures comportant des numéros de comptes ne faisant pas partie de la liste des comptes de la société, Tri des écritures par auteur : - Validation de la cohérence avec les habilitations informatiques, - Analyse des dates et heures de saisie pour identifier des saisies à des périodes de congés. Classement des écritures entre saisie manuelle et automatique. Recherche des écritures ayant un mot, un terme ou un nom spécifique dans le libellé.

23 23 > 4. Faire d une contrainte un atout Au-delà du FEC, ACL est un outil plus large d audit et de contrôle interne Anticipation des contrôles fiscaux : Analyse du FEC afin d anticiper une future vérification : - Soit sur EXCEL si le volume le permet, - Soit sur des logiciels d analyse de données comme ACL. Cf. contrôles mentionnés 3. Règles de tenue informatique à respecter : Comptes clôturés, Ecritures intangibles et irréversibles, Permanence du chemin de révision, Ecritures justifiées. Démarche d amélioration de la qualité des process comptables : Contrôle du FEC, mais pas seulement Analyse des données des logiciels métiers (analyse des données brutes) : gestion commerciale, gestion du stock Contrôle de la cohérence des informations entre la comptabilité et les logiciels métiers par croisement des tables de données. Quelques exemples de contrôles : En comptabilité : identification des comptes non soldés qui devraient pourtant l'être (comptes d attente). Croisement des fichiers comptables et de gestion du stock : identification des marchandises livrées (entrées) pour lesquelles les factures ne sont pas reçues pour valider la séparation des exercices. Analyse du logiciel de paie : extraction des données afin de recalculer la provision des congés payés calculée en automatique dans le logiciel pour valider la correcte évaluation de la provision.

24 24 Caractéristiques techniques d'acl : Absence de limites en termes de volumétrie Traçabilité des contrôles Intégrité préservée des données analysées Indépendance vis-à-vis des systèmes d'information Analyse des données transactionnelles extraites des applications de gestion sans limite de taille et de lignes (1 million, 10 millions, 100 millions ). Enregistrement automatique de tous les travaux effectués sur les données (piste d audit). Modification ou suppression impossible des données "sources" au cours des traitements de contrôle. Exploitation de tout type de données et de fichiers, quelles que soient les applications de gestion utilisées et leurs plateformes techniques d origine : SAP, ORACLE, ERP, fichiers (pdf, log, txt, ACCESS...). Fonctionnalités d'acl : Fonctionnalités propres à l audit de données Croisement facilité des données analysées Analyse sur l exhaustivité d une population Automatisation des contrôles effectués sur les données Intégration de nombreuses fonctionnalités d audit : recherche de doublons, d'omissions, de trous de séquence, de stratification, d'échantillonnage... Analyses croisées sur des données issues d applications ou de domaines fonctionnels différents : revue d interface, fichier d adhérents et cotisations... Traitement des données dans leur exhaustivité, et non par échantillonnage : conclusions fondées sur l intégralité d une population (et non par extrapolation). Création de "scripts" permettant de reproduire une analyse de données assurant ainsi la reproduction des contrôles et des gains de productivité.

25 25 Des missions d intérim dans le cadre des missions d audit légal Intervention du Commissaire aux Comptes : Dans le respect des normes d exercice professionnel (NEP), le Commissaire aux Comptes prend connaissance de l environnement général de contrôle interne et des différents processus, en amont de l audit des comptes. Exemples de revue d un processus de contrôle interne (mission intérimaire) : - Audit du système d information relatif à l élaboration de l information financière (intégrité des données du logiciel métier, conformité des interfaces entre logiciels), - Audit de l élaboration de la conformité du FEC, - Audit de la conformité des provisions calculées automatiquement dans le SI, - Audit des process achats ou ventes : recherche de trous de séquences, de doublons Ce point peut être un peu développé. Par la réalisation de "diligences directement liées" (DDL) à sa mission, le Commissaire aux Comptes peut réaliser une mission qui est définie d un commun accord entre l entité et lui-même, et qui consiste à donner un avis sur les forces et faiblesses d éléments du contrôle interne assorti de recommandations. Des actions de conseil dans le cadre des missions d expertise Les entités peuvent, en concertation avec leur Expert-Comptable, réaliser l analyse de l élaboration et de la conformité du FEC. Ce dernier peut également être aux côtés de l'entreprise pour identifier les faiblesses de sa réalisation, les éléments de risques que pourrait générer la production du FEC sans améliorations du processus amont (modalités de saisie, règles de justification ou d'habilitation, procédures de validation ).

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