Programme de perfectionnement destiné aux gestionnaires de l École

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1 École de technologie supérieure Programme de perfectionnement destiné aux gestionnaires de l École Projet conjoint du Service des ressources humaines et du Service de perfectionnement 0[Tapez une citation prise dans le document, ou la synthèse d un passage intéressant. Vous pouvez placer la zone de texte n importe où dans le document et modifier sa mise en forme à l aide de l onglet Outils de dessin.]

2 Programme de perfectionnement destiné aux gestionnaires de l ÉTS Au cours des dernières années, l ÉTS a connu une croissance soutenue entraînant une augmentation de l ensemble de ses effectifs administratifs, notamment du personnel de gestion dont vous faites partie. Le milieu s est grandement transformé, donnant lieu à des situations de gestion inédites et plus complexes qu auparavant. Par ailleurs, le cadre réglementaire interne et législatif externe s est considérablement diversifié au cours de ces années, rendant ainsi la tâche du gestionnaire de plus en plus exigeante. L équipe de gestion de l ÉTS compte désormais près de soixante gestionnaires (cadres et gérants) alors qu elle en comptait vingt-quatre au début des années Bien que choisies en fonction de leur expertise et de leurs compétences, les personnes qui composent cette équipe ont des profils différents en matière de gestion des ressources humaines, financières et matérielles, de par leur formation et expérience spécifiques. Pour certains, il peut s agir d une première expérience de gestion, alors que d autres ont une longue expérience. Comme on le sait, la façon dont la gestion est exercée au quotidien, le type de communication et le style de gestion sont autant de facteurs qui peuvent avoir un impact sur le climat de travail et sur le fonctionnement de l équipe. Ces facteurs se reflètent sur la motivation et la mobilisation de l équipe de travail, sur l accomplissement de certains objectifs professionnels et, finalement, sur l atteinte des objectifs organisationnels. Étant au centre de l équipe, le gestionnaire est l acteur principal de motivation et de mobilisation et joue, par le fait même, un rôle essentiel en ce qui a trait à la rétention du personnel et à l indice de satisfaction au travail. Son mandat s inscrit donc au centre d une vision stratégique de préservation de la principale ressource, les ressources humaines. Ce rôle prend particulièrement de l importance dans le contexte d un marché de l emploi spécialisé, dynamique et de plus en plus compétitif. Ainsi, les qualités qu on exige des gestionnaires, soit la vision, le flair, le courage, l esprit d analyse et la capacité à se mettre en action, sont primordiales. C est dans cet esprit que le Service des ressources humaines, conjointement avec le Service du perfectionnement et avec le soutien et l appui affirmés de la direction de l École, a élaboré ce programme de perfectionnement portant sur les compétences de 1

3 gestion. Ce programme s appuie sur des activités de formation qui étaient offertes par le Service du perfectionnement, mais qui ont été regroupées dans un ensemble modifié, complété et amélioré afin de présenter un tout plus cohérent, adapté au contexte de l ÉTS. Maintenant, ce nouveau programme destiné aux gestionnaires est intégré à l offre de perfectionnement du Service du perfectionnement, de telle sorte qu il fait partie de son offre de perfectionnement grand public. Ainsi, les nouveaux gestionnaires qui se joignent à l équipe de gestion de l ÉTS peuvent, en continu, bénéficier d un programme qui a fait ses preuves. La démarche proposée ainsi que les contenus abordés permettent aux gestionnaires de rafraîchir, consolider et valider des pratiques déjà éprouvées, ainsi que d acquérir de nouveaux outils afin d améliorer les habiletés de gestion nécessaires à la réalisation de leur rôle et de leurs responsabilités. Autres avantages d un programme de perfectionnement pour le personnel de gestion : Favoriser la standardisation des pratiques de gestion entre les unités administratives; Susciter l échange et la complicité entre les membres de l équipe de gestion; Préparer une relève potentielle pour les postes de niveau supérieur. Parce qu il y a toujours quelques notions à rafraîchir ou à apprendre 2

4 Les compétences développées Le programme met l accent sur les compétences nécessaires à l accomplissement des responsabilités du personnel de gestion. Le perfectionnement donné par le Service de perfectionnement de l ÉTS se déroule en six jours de formation, répartis en trois blocs de deux jours chacun. Bloc 1 : S approprier son rôle de gestionnaire Jour 1 : Transition, rôle et responsabilités Jour 2 : Autorité et priorités Bloc 2 : Construire son leadership et mobiliser Jour 1 : Leadership et changement Jour 2 : Mobilisation et motivation Bloc 3 : Communiquer et donner du feedback Jour 1 : Communication et relations interpersonnelles Jour 2 : Coaching et rétroaction Pour de l information détaillée, nous vous invitons à consulter le syllabus du programme à la page 5. D autres modules de formation plus spécialisés sont en développement, sous forme de capsules, par le Service des ressources humaines. Ces formations ont comme objectif l acquisition de connaissances nécessaires à l exécution de différentes tâches telles que : Gestion financière dans un contexte universitaire (budget, suivi des dépenses, etc.); Gestion de la présence au travail via SAFIRH (vacances, horaires variables, etc.); Gestion des ressources humaines (valeurs de l ÉTS, interprétation des clauses des conventions collectives, processus disciplinaire, processus de dotation, accueil et intégration, perfectionnement, etc.); Utilisation des technologies (logiciels, etc.); Santé et la sécurité au travail à l ÉTS (responsabilité du gestionnaire, volet prévention, volet analyse d un accident/incident, etc.). 3

5 Ces modules sont développés en partenariat avec les services concernés (exemple : le Service des finances pour le volet gestion financière). La clientèle visée à l`éts Cadres supérieurs Nous avons offert une formule abrégée pour ce groupe (trois demi-journées), afin de leur présenter ce qui serait enseigné à l ensemble des gestionnaires et les outiller pour répondre aux besoins de coaching des personnes qui suivent le programme (exercices entre les modules, etc.). Ils ont également eu l occasion d enrichir les contenus des valeurs de l ÉTS par leurs commentaires. Nous avons également offert une rencontre d une demi-journée aux directeurs qui gèrent une équipe de gestionnaires gérants et responsables afin de leur transmettre les connaissances nécessaires au soutien à donner entre les formations. Clientèle pour le programme complet : - Cadres - Gérants et responsables - Directeurs de département - Personnes à statut professionnel au Service des ressources humaines, dont deux du Bureau de santé et sécurité au travail. Ces personnes doivent conseiller les gestionnaires dans leurs actions et décisions de gestion et se trouvent à être en situation de «quasi-gestion». Une soixantaine de personnes ont participé au programme, représentant quatre cohortes de quinze participants. L ensemble des modules a été donné par le même formateur pour créer un lien entre les formations. La composition des cohortes est demeurée la même durant tout le programme. La participation était volontaire, mais fortement encouragée par la haute direction. 4

6 SYLLABUS Faire un 360 des outils indispensables à la réussite d un gestionnaire pour devenir un leader efficace dans son milieu. Objectifs Exercer son rôle de gestion en adoptant des comportements favorisant l'émergence de son leadership - S'approprier son rôle de gestionnaire et exercer adéquatement son autorité - Gérer de façon efficiente ses priorités - Utiliser des moyens concrets pour construire son leadership - Agir sur la mobilisation du personnel et de son équipe - Communiquer de façon productive - Intervenir adéquatement pour coacher ou ajuster les comportements d'un employé BLOC 1 : S approprier son rôle de gestion (2 jours) Jour 1 Transition, rôle et responsabilités L ascension a un poste de gestion Le mythe du management Les fondements du rôle de gestionnaire Le style de management (participatif ou directif) Les habiletés transversales de gestion L impact de l idiosyncrasie humaine sur le rôle de gestion Les principes directeurs de la gestion des opérations Le processus de gestion (P.O.D.C.) Jour 2 Autorité et priorités L exercice de l autorité L utilisation des pouvoirs La résolution de problèmes en gestion Les principaux modes de prise de décision La matrice d évaluation d une décision Les principes de la persuasion Les principes de la gestion du temps La gestion des priorités La gestion et le contrôle des pertes de temps liées à la gestion La gestion des imprévus et des urgences L art de refuser adéquatement une tâche 5

7 BLOC 2 : Construire son leadership et mobiliser (2 jours) Jour 1 Leadership et changement Les mythes et légendes sur le leadership Les fondements du leadership Les processus facilitant l émergence du leadership Le leadership situationnel Le processus d implantation de changement Les actions face aux réactions dues au changement L analyse des champs de force Les actions pour consolider son équipe Jour 2 Mobilisation et motivation Les fondements de la motivation Les facteurs de motivation et de démotivation Les actions pour agir sur la motivation L interdépendance de la motivation et de la mobilisation Les conditions favorables à la mobilisation Les 4 types de reconnaissance non monétaire Les actions pour stimuler l autonomie et l initiative Les ancres de carrière et leurs impacts sur la motivation Le développement de sa relève BLOC 3 : Communiquer et donner du feedback (2 jours) Jour 1 Communication et relations interpersonnelles Les principes et composantes de la communication Les défis de la perception La structure d un message clair Le soutien des messages de la direction Les comportements pour agir avec civilité et respect Les techniques d écoute active Les principes pour présenter de façon intéressante et inspirante La préparation et la structure d une réunion La conduite d une réunion Jour 2 Coaching et rétroaction Les fondements du coaching en gestion Les conditions de succès 6

8 Le rôle de superviseur versus le rôle de coach Les leviers pour développer la compétence Le processus de coaching Les modes de coaching : direct et différé La rétroaction et sa place dans les modes de coaching Les moyens pour impliquer et améliorer Les techniques de communication pour gérer les résistances au coaching Dernière mise à jour, novembre