GUIDE MÉTHODOLOGIQUE à destination DES GESTIONNAIRES D ACCUEILS DE LOISIRS SANS HEBERGEMENT (ALSH)

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1 GUIDE MÉTHODOLOGIQUE à destination DES GESTIONNAIRES D ACCUEILS DE LOISIRS SANS HEBERGEMENT (ALSH) Document élaboré par la caisse d Allocations familiales du Bas-Rhin 1

2 Madame, Monsieur, Outre leurs objectifs pédagogiques à destination des enfants et des jeunes, les accueils de loisirs sans hébergement (ALSH) aident les familles à concilier leur vie familiale, professionnelle et sociale. La caisse d Allocations familiales attache donc naturellement une attention particulière au partenariat avec les gestionnaires et établissements concernés et apporte un important soutien, tant dans l accompagnement technique que par ses aides financières. Dans cette logique, la caisse d Allocations familiales a souhaité aider les partenaires qui organisent des ALSH en apportant des réponses concrètes à leurs différentes interrogations pratiques. Ce guide vise donc à aider à la bonne compréhension des principales évolutions, parfois complexes, des dispositions réglementaires nationales en précisant les règles, modalités et pièces à fournir dans le cadre de la relation de service avec la caisse d Allocations familiales. Il s inscrit également dans le cadre de notre «démarche qualité» dans la mesure où des besoins d accompagnement spécifiques ont été identifiés lors de nos «journées partenaires», contribuant à notre écoute client. Très concrètement, sur les pages de gauche du document vous trouverez des explications par thématique et sur celles de droite les précisions utiles sur la mise en œuvre. Bien entendu, ce guide ne se substitue pas aux conseils que vous pourrez trouver auprès des équipes, que nous vous invitons à contacter pour tous renseignements et dont vous trouverez les coordonnées en fin de document. Il importe de rappeler que la mise en place d une tarification prenant en compte les possibilités contributives des familles doit être effective. Il s agit d une condition au financement de l activité par la Caf. 2

3 Les points abordés dans ce Guide portent pour l essentiel sur les dernières évolutions réglementaires, à savoir : La pause méridienne Les heures encadrants 3

4 La pause méridienne Définitions La pause méridienne correspond à la période de pause de la mi-journée, et notamment au temps consacré au repas de midi. Concrètement : - s agissant des ALSH extrascolaires (mercredis, petites et grandes vacances), la pause méridienne ouvre droit à la Prestation de service (Ps) «ALSH» versée par la Caf dès lors qu elle figure sur le récépissé de déclaration délivré par la Direction départementale de la Cohésion Sociale / Jeunesse & Sports- ; - la pause méridienne associée à l accueil périscolaire (avant / après l école) du matin et/ou du soir et inscrite dans le cadre d un projet éducatif global peut ouvrir droit à la Ps Alsh dès lors qu elle figure sur le récépissé de déclaration délivré par la Direction départementale de la Cohésion Sociale / Jeunesse & Sports-. Ce qui change - s agissant des ALSH extrascolaires (mercredis, petites et grandes vacances) : inchangé ; - s agissant des ALSH périscolaires : la Ps prend en compte uniquement le temps des animations éducatives organisées autour du repas, mais ne couvre pas la durée du repas qui n entre pas dans le champ de compétences de la Branche famille de la Sécurité Sociale. La Caf du Bas-Rhin a décidé de considérer, de manière générale, que la durée du temps de repas décompté sera de 30 minutes, correspondant au minimum possible. A partir de quand? Si votre convention de Ps Alsh a été renouvelée depuis le 1 er janvier 2010, vous êtes déjà concernés ; Pour les autres gestionnaires, le changement interviendra dès que vous signerez une nouvelle convention Alsh avec la Caf. Cette règle est également applicable à tous les nouveaux gestionnaires (non connus précédemment par la Caf en tant que gestionnaire Alsh). 4

5 La pause méridienne En pratique pour déclarer l activité prévisionnelle et réelle : Il convient dorénavant de nous communiquer de façon distincte, pour les accueils périscolaires : - la durée d ouverture et le nombre d actes correspondant à la pause méridienne, - la durée d ouverture et le nombre d actes correspondant aux autres temps d accueil (matin et/ou soir). Exemple : pour un accueil périscolaire fonctionnant : - 0h30 le matin / heures enfants - 2h à la pause méridienne / heures enfants - 2h le soir / heures enfants c est-à-dire avec : une amplitude d ouverture totale de 4h30 une activité de actes Il faudra déclarer : - 2h le midi / nombre d actes h - 2h30 matin et soir / nombre d actes h Le calcul de notre participation au titre de la période méridienne sera le suivant : Nombre d actes ouvrant droit 1 = Nombre d actes réalisés ou facturés 1 x (temps d ouverture méridien 30 minutes) Temps d ouverture méridien Exemple : pour un périscolaire fonctionnant 2h à la pause méridienne / heures enfants Nombre d actes ouvrant droit = x (2 h 30 minutes) = actes 2 h Le droit sera calculé sur la base de heures. En pratique pour déclarer l activité actualisée : Le site SIEJ ne permet pas de distinguer les actes correspondant à la pause méridienne. L'activité organisée durant la pause méridienne est à déclarer dans son intégralité, sans déduction de la demi-heure éventuellement exclue du droit à la prestation. La déduction sera opérée directement par nos services en fonction de la convention en cours. 1 Cf pages 5 à 9 du guide 5

6 Les heures encadrants Mise à jour 12/07/11 Les heures d encadrement qu il vous est demandé de déclarer à la Caf permettent de calculer la capacité théorique d accueil de la structure. A partir de cet indicateur, le taux d occupation d une structure est calculé. Il fait donc l objet d une attention particulière par la Caf, le cas échéant en partenariat avec les collectivités locales. Définitions «L encadrement des enfants» : il s agit de toutes les personnes au contact des enfants et participant à la fonction d animation selon l article 9 du Décret n du 26 juillet 2006 relatif à la protection des mineurs accueillis hors du domicile parental et selon l Article 1 de l Arrêté du 13 février 2007 du Code de l Action Sociale des Familles, à savoir : - le directeur, pour les accueils organisés pour un effectif d au plus cinquante mineurs, - et les animateurs. La capacité théorique ainsi calculée à partir des heures de travail des encadrants est basée sur une norme d encadrement d 1 encadrant pour 10 enfants. Ce qui change Auparavant, la capacité d accueil théorique était déterminée en fonction du seul nombre de places déclarées auprès de «Jeunesse & Sports». Il a été constaté que les capacités théoriques ainsi déterminées ont été généralement largement surestimées (générant des taux d occupation très inférieurs à la réalité). Ce nouveau mode de calcul permet d obtenir une capacité d accueil et un taux d occupation plus proche de la réalité du fonctionnement des structures que le mode de calcul précédent. 6

7 Les heures encadrants Heures encadrants à déclarer à la Caf Sur le formulaire Caf de données d activité il vous est demandé de renseigner le nombre d heures encadrants. Le nombre d heures de travail des encadrants correspond aux heures effectuées par les personnes ayant participé à l encadrement des enfants durant les temps d animation et en présence de ces derniers. Sont ainsi exclus : - les temps d absence du site, quel qu en soit le motif (congé maladie, formation ) - les temps de préparation des animations, de concertation en équipe sans la présence des enfants, - les temps de travail administratif (élaboration des projets éducatifs et pédagogiques, gestion des inscriptions, préparation des facturations aux parents, fiches de paye des salariés ). Sont également à exclure les stagiaires intervenant durant l été en surplus des normes d encadrement «Jeunesse et Sports». Exemple : Pour un périscolaire comptant heures de travail contractualisées, et heures de travail des encadrants auprès des enfants exclusion faite des temps d absence, de préparation ou administratif le gestionnaire déclare à la Caf «heures encadrants» La capacité d accueil calculée par la Caf pour cette structure sera de x 10 (norme moyenne retenue) soit heures. 7

8 LE OU LES MODES DE FACTURATION Définitions Qu entend-on par «facturation»? La facturation est à distinguer de la tarification. La facturation correspond à la manière dont la prestation est facturée aux familles. Il peut s agir d une prestation facturée à l heure, à la journée ou 1/2 journée, ou au forfait. Le mode de facturation aux familles est libre, mais il est important que la Caf le connaisse car les modalités de calcul de nos aides diffèrent. La tarification est le tarif pratiqué par le gestionnaire pour la prestation rendue aux familles. Il est rappelé que dans tous les cas la tarification aux familles (ce qui est facturé) doit tenir compte de leurs facultés contributives. Ce qui change Il est important de déterminer quelle est / sont vos mode(s) de facturation afin de pouvoir nous déclarer les actes conformément aux nouvelles règles. votre mode de facturation aura un impact sur le calcul de votre droit. LES DIFFERENTS MODES DE FACTURATION AUX FAMILLES : Vous pratiquez une facturation à l heure si sur votre facture adressée aux familles apparaît : - un tarif horaire - une durée d accueil exprimée en heures Vous pratiquez une facturation à la ½ journée ou à la journée si sur votre facture adressée aux familles apparaît : - une durée d accueil exprimée en journées ou ½ journées Vous pratiquez une facturation au forfait si sur votre facture adressée aux familles apparaît : - une durée d accueil supérieure à une journée Il s agit donc une offre déterminée à l avance dont la périodicité peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle et pour lequel est demandé un paiement global et invariable quel que soit le nombre d actes réels effectués (quelle que soit la présence réelle de l enfant dans la structure). La cotisation d inscription : c est un montant forfaitaire demandé aux familles pour autoriser l accès aux activités de l association (à ne pas confondre avec la cotisation d adhésion pour laquelle une facturation complémentaire est effectuée). 8

9 Comment déclarer à la Caf son ou ses modes de facturation? Sur le formulaire d activité envoyé par la Caf, il vous suffit de cocher votre ou vos modes de facturation par type d accueil : Quel mode de facturation appliquez-vous? Type d accueil Facturation horaire Facturation à la ½ journée ou journée Cotisation d inscription à l activité ou forfait (d hebdomadaire à annuel) PERISCOLAIRE EXTRASCOLAIRE Mercredis Petites Vacances Vacances d Eté 9

10 L ACTIVITE «HEURES ENFANTS» A DECLARER Rappels préalables : il est rappelé tout d abord que le gestionnaire doit chaque année déclarer à la Caisse les heures facturées (aux familles) ainsi que les heures réelles (heures effectives d accueil des enfants). Ce qui nécessite dans tous les cas de pouvoir distinguer heures facturées et heures réelles, de par la tenue d un décompte journalier des présences (cahier de présences, badgeage, ). tous les actes sont à déclarer en heures/enfants et non en journées/enfants. Définitions Heures réalisées : elles correspondent à la somme des actes effectués (heures de présence effective des enfants) ; Heures facturées : il s agit de l ensemble des heures ayant été facturées aux familles quelque soit le mode de facturation pratiqué (heures, ½ journées, journées ou forfait) cf tableau ci-dessus et cas pratiques. Sont compris les actes réalisés et les actes non réalisés mais non déduits de la facturation ; Actes ouvrants droits : ils correspondent aux actes retenus par la Caf pour le calcul de la prestation de service selon la nature de l accueil et les modalités de tarification aux familles (cf. page 11) Ce qui change Les actes à déclarer dépendent de votre mode de facturation : Mode de facturation Heures de présence réalisées à déclarer Heures facturées à déclarer Facturation à l'heure La totalité des heures facturées aux familles Facturation à la 1/2 journée ou à la journée Temps de présence de l'enfant selon registre Jours facturés aux familles multipliés par l amplitude d ouverture dans la LIMITE de 8H (1 journée) ou 4H (1/2 journée) Facturation au forfait ou cotisation d'inscription Périodicité facturée aux familles 10

11 Comment déclarer à la Caf les «heures enfants» : CAS PRATIQUES 1. Exemple d heures facturées à déclarer dans le cas d une facturation à l heure : le gestionnaire facture, pour la journée 1 : 10h à la famille A, 4h à la famille B, 6h à la famille C heures à déclarer à la Caf : 20h. 2. Exemple d heures facturées à déclarer dans le cas d une facturation à la journée ou à la ½ journée : cas d un ALSH ouvert plus de 8h/jour par exemple 10 heures/jour : le gestionnaire facture, pour le mois 1, 25 jours à la famille A, 15 jours à la famille B, 18 jours à la famille C heures à déclarer à la Caf : 58 jours x 8h (1 journée = 8h maximum) = 464 heures cas d un ALSH ouvert moins de 8h/jour par exemple 6 heures/jour : le gestionnaire facture, pour le mois 1, 25 jours à la famille A, 15 jours à la famille B, 18 jours à la famille C heures à déclarer à la Caf : 58 jours x 6h (amplitude d ouverture réelle) = 348 heures 3. Exemple d heures facturées à déclarer dans le cas d une facturation au forfait : le gestionnaire propose un forfait à la semaine ; la structure est ouverte 5 jours/ semaine et 10h/jour ; le gestionnaire facture pour le mois 1, 2 semaines à la famille A, 1 semaine à la famille B, 4 semaines à la famille C, heures à déclarer à la Caf : 7 semaines x 50 h = 350 heures 11

12 LE MODE DE CALCUL DE LA PRESTATION DE SERVICE La prestation de service n'est pas un droit. Elle doit faire l'objet d'une convention sur des objectifs et préciser les engagements des parties. Définitions Dépenses de fonctionnement Prix de revient (1) < au prix plafond (1,54 /h pour 2010) Prix de revient x 30% >= au prix plafond (1,54 /h pour 2010) Prix plafond x 30% PS Unitaire Nombre d actes ouvrant droit (2) x Taux régime général x PS Unitaire = Montant du droit PS (1) Prix de revient = total des dépenses / actes réalisés (2) les actes ouvrant droit sont soit les actes facturés soit les actes réalisés, selon le mode de facturation aux familles 12

13 En pratique, quels sont les actes ouvrant droit à la Prestation de Service? Actes ouvrants droits pris en compte par la Caf : ces actes sont déterminés par votre mode de facturation : Mode de facturation Actes ouvrants droits pour le calcul de la Ps Facturation à l'heure = LES HEURES FACTUREES Facturation à la 1/2 journée ou à la journée Facturation au forfait ou cotisation d'inscription = LES HEURES FACTUREES = LES HEURES REALISEES 13

14 LE MODE DE CALCUL DE LA PRESTATION DE SERVICE (SUITE) Remarque : Si vous ne pratiquez pas la même facturation pour l ensemble de vos activités extrascolaires (hors périscolaire) et que vous optez pour l une de ces périodes à la facturation au forfait, les actes réalisés seront considérés comme actes ouvrants droit pour toutes les périodes extrascolaires. En revanche, un même gestionnaire peut appliquer une facturation différente entre la période périscolaire et les périodes extrascolaires, car les périscolaires font l objet d un décompte spécifique. 14

15 Quels sont les actes ouvrant droit à la Prestation de Service : CAS PRATIQUES 1. Exemple d actes ouvrants droits dans le cas d une facturation à l heure : le gestionnaire facture, pour la journée 1, 10h à la famille A, 4h à la famille B, 6h à la famille C famille A : l enfant est effectivement présent 10h famille B : l enfant est effectivement présent 3h famille C : l enfant est effectivement présent 5h heures facturées à déclarer à la Caf : 20h. heures réalisées à déclarer à la Caf : 18h. actes ouvrants droits : 20h. 2. Exemple d actes ouvrants droits dans le cas d une facturation à la journée ou à la ½ journée : cas d un ALSH ouvert plus de 8h/jour par exemple 10 heures : le gestionnaire facture, pour le mois 1, 25 jours à la famille A, 15 jours à la famille B, 18 jours à la famille C famille A : l enfant est effectivement présent 20 jours famille B : l enfant est effectivement présent 15 jours famille C : l enfant est effectivement présent 8 jours heures facturées à déclarer à la Caf : 464 h heures réalisées à déclarer à la Caf : 344 h actes ouvrants droits : 464 h. cas d un ALSH ouvert moins de 8h/jour par exemple 6 heures : le gestionnaire facture, pour le mois 1, 25 jours à la famille A, 15 jours à la famille B, 18 jours à la famille C famille A : l enfant est effectivement présent 20 jours famille B : l enfant est effectivement présent 15 jours famille C : l enfant est effectivement présent 8 jours heures facturées à déclarer à la Caf : 348 h heures réalisées à déclarer à la Caf : 258 h actes ouvrants droits : 348 h. 3. Exemple d actes ouvrants droits à déclarer dans le cas d une facturation au forfait : le gestionnaire propose un forfait à la semaine ; la structure est ouverte 5 jours/ semaine et 10h/jour ; le gestionnaire facture pour le mois 1, 2 semaines à la famille A, 1 semaine à la famille B, 4 semaines à la famille C famille A : l enfant est effectivement présent 8 jours famille B : l enfant est effectivement présent 5 jours famille C : l enfant est effectivement présent 16 jours heures facturées à déclarer à la Caf : 7 semaines x 50 h = 350 heures heures réalisées à déclarer à la Caf (hypothèse simplifiée où chaque enfant est resté pendant 10h) ( ) x 10 = 290 h actes ouvrants droits : 290 h 15