La collecte de la taxe d apprentissage pas à pas

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1 janvier 2016 spécial Taxe d apprentissage La collecte de la taxe d apprentissage pas à pas tout savoir sur la e-collecte insertion professionnelle formation initiale branche professionnelle CFA OCTA

2 1 ère ÉTAPE AVANT DE COMMENCER La collecte de la Taxe d apprentissage évolue La réforme de la formation professionnelle de mars 2014 a modifié le dispositif de collecte de la taxe d apprentissage. Ainsi, pour la prochaine collecte prévue avant le 1 er mars 2016, vous pouvez verser votre taxe d apprentissage à votre OPCA de branche, l OPCA DEFi, désormais habilité en qualité d OCTA (Organisme collecteur taxe d apprentissage) par arrêté du 23 novembre L OPCA DEFi a choisi de déléguer la réalisation de cette collecte à (Apprentissage Pour l Industrie). pour effectuer votre déclaration auprès de l OPCA DEFI / API, vous avez deux possibilités : Compléter le bordereau de versement : reçu par courrier ou téléchargeable sur le site rubrique Contributions et versements après sélection de votre branche (CCN/IDCC). Déclarer en ligne sur un espace sécurisé dédié à la taxe d apprentissage. Plus simple, plus sûre, plus rapide, passez à la déclaration en ligne! Sur votre espace sécurisé, vous pourrez : Remplir votre bordereau à l aide de calculs automatisés, et valider votre mode de règlement, Saisir vos apprentis et trouver leurs coûts de formation directement dans le dossier, Rechercher les écoles ainsi que leurs habilitations, Accéder à l historique de vos écoles si vous avez télédéclaré la taxe d apprentissage l année dernière, Si vous faites la déclaration de la taxe pour plusieurs entités, elles seront centralisées sur un seul accès et vous pourrez suivre les étapes d avancement de chaque déclaration. 2 spécial Taxe d apprentissage

3 1 ère ÉTAPE vous pouvez accéder à votre espace web spécial taxe d apprentissage : Via l extranet OPCA DEFi : Accessible dès la page d accueil du site Internet (détail page 4) Via le Site web de l OPCA DEFi, rubrique Contributions et versements, page dédiée à la taxe d apprentissage. Vous y trouverez : Des informations générales sur la taxe d apprentissage, Le lien d accès à votre espace sécurisé de déclaration en ligne de la taxe d apprentissage, Le bordereau et la notice à télécharger, Le guide pédagogique DEFinitions Spécial collecte : Contributions formation et taxe d apprentissage. spécial Taxe d apprentissage 3

4 1 ère étape AVANT DE COMMENCER Une fois sur l extranet, cliquez sur le logo pour être dirigé vers votre espace web dédié à la collecte de la taxe d apprentissage. avant de commencer votre déclaration, assurez-vous d être en possession des informations suivantes : Effectif annuel moyen de l entreprise 2015, Copie des conventions de stage 2015 (prendre les 5 èmes années de pharmacie, les licences professionnelles, les masters, et surtout les conventions concernant les formations type CAP, BEP, Bac Pro, Bac+2), Masse salariale brute DADS 2015, Copie des contrats d apprentissage présents au 31/12/15 avec la partie réservée au CFA complétée (y compris la copie de ces contrats sur 2 ans, déjà pris en compte l an dernier). à noter! Pour les entreprises de 250 salariés et plus : le calcul du taux de CFIP (contrats favorisant l insertion professionnelle) se fait en équivalent temps plein. Il est nécessaire de nous fournir pour l ensemble des contrats listés ci-après présents en 2015 (présent, commencé ou terminé sur l année) la date de début et la date de fin du contrat, le type de contrat, nom et prénom : VIE (Volontariat International en Entreprise), CIFRE (Conv. Indus. de Formation par la Recherche), contrats de professionnalisation, contrats d apprentissage. 4 spécial Taxe d apprentissage

5 Connexion mode d emploi 2 ème étape Une fois sur votre espace sécurisé dédié à la taxe d apprentissage, la fenêtre de connexion s affiche : 1 2 création DE COMPTE 1 Vous possédez déjà un compte (créé en 2015) Vous retrouvez vos éléments présaisis pour votre déclaration Vous n avez pas encore de compte Vous devez au préalable créer votre compte. 1 adresse mail 1 mot de passe spécial Taxe d apprentissage 5

6 2 ème étape CONNEXION - MODE D EMPLOI cas d un compte utilisateur lors d une création de compte Entreprise Pour finaliser la création de votre compte, vous devez associer un profil. Pour ce faire munissez-vous de l identifiant et de la clé web que vous trouverez sur le bordereau en haut à gauche. Cabinet comptable Pour obtenir votre identifiant et la clé web, merci de contacter le correspondant de votre branche (coordonnées au dos de ce document). xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx à noter! Entreprise Si vous ne possédez pas d identifiant, envoyez un au support technique pour les obtenir : exploitation@ciantaxe.org 6 spécial Taxe d apprentissage

7 3 ème étape Déclaration de votre Taxe d Apprentissage en 4 étapes étape 1 : Calcul de la taxe d apprentissage 1 Renseignements Complétez : Votre Effectif Moyen Annuel (tous établissements et régimes de taxe confondus), Le nombre d apprentis que vous avez accueillis en cours d année, Le nombre d apprentis présents au 31/12/2015 (dont le contrat d apprentissage est en cours au 31/12/2015). 2 Calcul Enregistrez votre (vos) masse(s) salariale(s). spécial Taxe d apprentissage 7

8 3 ème étape Déclaration de votre Taxe d Apprentissage en 4 étapes 3 Calcul de la CSA - Contribution Supplémentaire à l Apprentissage (Uniquement pour les entreprises de 250 salariés et plus) Si vous êtes une entreprise de moins de 250 salariés, vous n êtes pas assujetti à la CSA. Cliquez sur : Si vous êtes une entreprise de 250 salariés et plus, vous êtes susceptible d être assujetti à la CSA : Indiquez les Effectifs Moyens Annuels 2015 de vos CFIP (Contrats Favorisant l Insertion Professionnelle) : 1 VIE (Volontariat International en Entreprise) 2 CIFRE (Conv. Indus. de Formation par la Recherche) Contrats d Apprentissage Contrats de Professionnalisation Complétez également les Effectifs Moyens Annuels 2014 de vos contrats d Apprentissage et de Professionnalisation pour vérifier si vous remplissez les conditions du cas particulier exonératoire. En fonction des informations que vous saisissez, l outil calcule le montant de CSA dont vous êtes redevable : 8 spécial Taxe d apprentissage

9 3 ème étape 4 Déductions Il y a trois types de déductions possibles : 1 Déductions de frais de stage, 2 Déductions de dons en nature/ matériel, 3 Créance du bonus alternant (pour les entreprises de 250 salariés et plus uniquement). Pensez à consulter la notice du bordereau pour savoir quelles sont les conditions pour effectuer une déduction. Une fois toutes vos déductions saisies, cliquez sur : 5 Récapitulatif du calcul de votre taxe d apprentissage Un récapitulatif s affiche et donne le montant à payer. Cliquez sur pour valider ces éléments et passer à la suite de la déclaration. spécial Taxe d apprentissage 9

10 3 ème étape étape 2 : Apprentis au 31/12 Si vous n avez pas d apprenti présent au 31/12, passez directement à l étape 3. Indique le Quota et éventuellement la CSA disponibles ainsi que le nombre d apprentis restant à saisir. En cliquant ici, une fenêtre de recherche s ouvre pour vous permettre de sélectionner le CFA et le diplôme de votre apprenti : Le critère de recherche idéal est le code UAI présent sur le contrat de l apprenti. Cliquez sur le pictogramme + devant le nom du CFA sélectionné pour visualiser la liste des diplômes préparés. Sélectionnez le diplôme correspondant en cliquant sur Sélectionner au bout de la ligne. Dans la nouvelle fenêtre, complétez : les nom et prénom de votre apprenti. les dates de début et de fin du contrat. Les autres informations sont remplies automatiquement après le choix du diplôme. Après validation, le solde quota disponible baisse automatiquement dès qu un montant est saisi dans le champ quota obligatoire. Lorsque la saisie des apprentis est terminée, passez à l étape suivante. 10 spécial Taxe d apprentissage

11 3 ème étape étape 3 : Affectation aux établissements d enseignement Indique les montants disponibles à affecter Un module de recherche école est proposé grâce au bouton Ajouter un établissement. Une fois l école sélectionnée, une fenêtre s ouvrira et vous pourrez indiquer les montants par catégorie. À la fin de cette étape, cliquez sur Valider étape 4 : Validation & règlement à noter! Vous pouvez modifier les informations déclaratives tant que la validation globale n a pas été effectuée. Une fois que vous avez coché et confirmé, vous pourrez choisir votre mode de paiement et imprimer votre bordereau complété. Chèque bancaire : il doit être établi à l ordre de Apprentissage Pour l Industrie et retourné à l adresse figurant en haut du bordereau de versement. Important! N envoyez pas votre chèque sans indiquer au moins votre numéro de dossier ou le n de siren de l entreprise concernée par la déclaration. Virement : les coordonnées bancaires pour effectuer le virement se trouvent sur le bordereau en bas de page. spécial Taxe d apprentissage 11

12 insertion professionnelle formation initiale branche professionnelle CFA OCTA Un guide utilisateur très complet est téléchargeable dans l espace de télé déclaration de la taxe d apprentissage, rubrique «informations». Nous contacter : Industries chimiques : Isabelle PORTIER chimie@api-ta.fr Plasturgie et Composites : Michel AUFFRET plasturgie@api-ta.fr Industrie pharmaceutique/l Union : Valérie BERNON isante@api-ta.fr Industries pétrolières : petrole@api-ta.fr Dajm.fr 2016 Ce guide a été réalisé à partir des ressources mises à disposition par API et le CIAN (Comité Interprofessionnel de l Apprentissage)