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1 INTERNATIONAL year of LANGUAGES Facilitating communication among nations a n n é e INTERNATIONALE d es LANGUES Faciliter le dialogue entre les nations 1

2 International Year of Languages Année internationale des langues Contents 3 International Year of Languages: Facilitating communication among nations 5 Journey of a document 9 Editorial Control Section 10 Terminology and Reference Section 11 Translation Services 13 Text-Processing Section 14 Verbatim Reporting Service 16 Official Records Editing Section 17 Copy Preparation and Proofreading Section 18 Interpretation Service Table des matières 3 Année internationale des langues : Faciliter le dialogue entre les nations 5 Parcours de la documentation 9 Section du contrôle de la rédaction 10 Section de terminologie et de référence 11 Services de traduction 13 Section de traitement de texte 14 Service de la rédaction des procès-verbaux de séance 16 Section d édition des documents officiels 17 Section de la préparation de copie et de la correction d épreuves 18 Service d interprétation 2

3 International Year of Languages Facilitating communication among nations The General Assembly has proclaimed 2008 the International Year of Languages. The Year aims to promote and protect the thousands of languages spoken worldwide, and to support language diversity and multilingualism. Its theme is Languages matter! The Year also emphasizes the importance of the six official United Nations languages Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish, in facilitating communication among nations. United Nations language staff in the Department for General Assembly and Conference Management (DGACM) facilitate the written and spoken deliberations of Member States. Before meetings, organizational and substantive documents are edited, translated, issued and distributed to delegates. During meetings, interpretation and in-session documents are provided. After meetings, verbatim or summary records are prepared and reports and outcomes issued. All these services are provided by language staff recruited exclusively by competitive examinations. Language staff are: Année internationale des langues Faciliter le dialogue entre les nations En proclamant 2008 Année internationale des langues, l Assemblée générale des Nations Unies a voulu promouvoir et sauvegarder les milliers de langues parlées de par le monde et favoriser la diversité linguistique et le multilinguisme. Ayant pour thème Les langues, ça compte!, l Année vient également mettre en relief la place de choix qu occupent les six langues officielles de l Organisation l anglais, l arabe, le chinois, l espagnol, le français et le russe, en ce qu elles facilitent le dialogue des nations. Le personnel linguistique du Département de l Assemblée générale et de la gestion des conférences du Secrétariat a pour mission de faciliter les échanges écrits ou oraux entre États Membres et leurs délibérations. Avant les séances, les documents d information et documents de fond sont édités, traduits, publiés et distribués aux délégations, des services d interprétation étant assurés pendant les débats. Après la séance, il est établi des comptes rendus analytiques ou des procès-verbaux de séance et publié des rapports. Tous ces services sont assurés par des linguistes recrutés exclusivement par voie de concours. Sont linguistes les : 3

4 Interpreters Translators Editors Verbatim Reporters Terminologists and Reference Assistants Production Editors/Copy Preparers/ Proofreaders Text Processors This brochure has been produced by DGACM to illustrate its role in promoting dialogue and cooperation at the United Nations through the use of the six official languages. The Department provides a full range of services to United Nations conferences and meetings held in New York, Geneva, Vienna and Nairobi, as well as other locations worldwide. Those services include technical secretariat assistance, conference planning and organization, interpretation, and processing of United Nations documents and publications. The Department is at the forefront of multilingualism and is therefore committed to the celebration of the International Year of Languages. The brochure traces the journey of a typical United Nations document and shows how the work of United Nations language staff has changed since Interprètes Traducteurs Éditeurs Rédacteurs de procès-verbaux de séance Terminologues, assistants aux références Éditeurs de production/préparateurs de copie/correcteurs d épreuves Spécialistes du traitement de texte La présente brochure illustre ce que le Département de l Assemblée générale et de la gestion des conférences fait pour promouvoir le dialogue et la coopération à l ONU à la faveur des six langues officielles. Fournissant toute une série de services (services de secrétariat technique, planification et organisation des conférences, services d interprétation et traitement des documents et publications des Nations Unies) aux conférences et réunions qui se tiennent sous les auspices des Nations Unies à New York, Genève, Vienne, Nairobi et ailleurs dans le monde, le Département, qui incarne en quelque sorte le multilinguisme, entend jouer pleinement sa partition à l'occasion de la célébration de l Année internationale des langues. La brochure retrace le parcours de la documentation à l ONU et l évolution des conditions et méthodes de travail du personnel linguistique depuis

5 Journey of a document p Introduction United Nations documents are a core product of the Organization. The information, agreements and decisions they contain starting in 1945 with The Charter of the United Nations provide the basis on which its peacekeeping, development and human rights work can go forward. Each document must be drafted, edited, translated, formatted/ proofread/finalized, printed and distributed to the highest professional standards and in a timely manner. This may take a few weeks or as little as a few days. Top-priority documents are issued overnight or in a few hours. Follow, with us, the journey of a United Nations document, from the written or spoken word to the printed product. p Pre-session documents These are issued in advance of the meeting: agenda, organization of work, reports of the Secretary-General or letters from Member States on substantive agenda items, and information documents. p In-session documents These are issued during the meeting: draft resolutions and decisions and other draft outcomes negotiated at the meeting and considered for adoption. p Post-session documents These are issued after the meeting: official records of proceedings and adopted outcomes, including organizational matters and attendance. Parcours de la documentation p Introduction Les documents de l ONU sont l un de ses principaux produits. Les informations, accords et décisions qu ils renferment à commencer par la Charte des Nations Unies, de 1945 sous-tendent son action dans les domaines du maintien de la paix, du développement et des droits de l homme. Chaque document doit être rédigé, édité, traduit, imprimé et distribué conformément aux normes techniques les plus strictes, et ce dans les délais impartis qui peuvent aller de quelques semaines, à guère que quelques jours ou encore à quelques heures ou de nuit, s'agissant de documents de priorité absolue. Voici le parcours de tout document : de l'écrit ou de la parole à l'imprimé. p Documents de présession Il s agit des documents distribués avant l ouverture d une réunion (ordre du jour, programme de travail, rapports du Secrétaire général, communications émanant des États Membres, documents d information, etc.). p Documents de session Sont documents de session les projets de résolution ou de décision et autres textes négociés et examinés pour adoption pendant les travaux. p Documents de postsession Ce sont les rapports, comptes rendus et autres textes issus des travaux. 5

6 p Other documents and publications The United Nations also issues a wide range of general and technical publications, as well as posters and public information material. p Documents Planning Unit Submitting dates and deadlines are agreed in advance with author departments in order to plan resources and ensure prompt issuance of documents. p Documents Control Unit Submitted documents are registered and scheduled according to the estimated workload. Processing is monitored all the way down the chain through editing, referencing, translation, text-processing, printing and distribution to ensure the timely and simultaneous issuance of all documents. p Editorial Control Section Language and style are edited, and headings and format are marked for finalizing by text processors. Official guidelines are followed and authors are closely consulted. p Autres documents et publications L ONU publie également diverses publications techniques ou de caractère général, ainsi que des affiches, documents d information, etc. p Groupe de la planification des documents Les délais de soumission des documents pour traitement sont arrêtés d'un commun accord avec les départements d origine, le but étant de permettre d'organiser les ressources nécessaires pour pourvoir à la publication des documents dans les délais. p Groupe du contrôle des documents Les documents présentés pour traitement sont enregistrés et programmés selon les estimations de la charge de travail. Ils font l objet de suivi à toutes les étapes édition, références, traduction, traitement de texte, impression et distribution, l'objectif étant d'en assurer la distribution simultanée dans les délais. p Section du contrôle de la rédaction Il s'agit à ce stade de veiller au choix des mots et du style appropiés en étroite consultation avec l'auteur du document et d'en arrêter la présentation matérielle aux fins de mise en forme définitive par les groupes de traitement de texte respectifs; les directives de rédaction devant être respectées. 6

7 p Terminology and Reference Section Assigned documents are provided with an electronic e-folder that includes multiple reference links, primarily drawn from the multilingual UNTERM database, plus any available translation memory. p Translation Services A document drafted in any of the six official languages Arabic, Chinese, English, French, Russian or Spanish is translated into the other five. Some key texts are translated into German as well (funding is provided by the German-speaking countries). p Text-Processing Section Documents are transcribed from digitally recorded translations, formatted, proofread and finalized for printing and electronic posting in all six official languages on the Official Documents System (ODS). p Publishing Section Documents for meetings at Headquarters are printed, along with most United Nations sales publications, posters and public information material. All printed material is distributed to recipients both within and outside the Secretariat. p p p p Section de terminologie et de référence Un dossier électronique de référence confectionné à l'aide de la base de données multilingue UNTERM tenue par la Section et de mémoires de traduction préconstituées, entre autres aides, accompagne chaque document pour en faciliter la traduction. p Services de traduction Tout document rédigé dans l une quelconque des six langues officielles anglais, arabe, chinois, espagnol, français ou russe doit être traduit dans les cinq autres, certains textes majeurs l'étant également en allemand (grâce à un financement fourni par les pays germanophones). p Section de traitement de texte Les travaux de traduction saisis par le traducteur sur logiciel de dictée numérique ou sur clavier sont transcrits, formatés, relus et mis au point avant d être imprimés et affichés sous forme électronique dans les six langues officielles sur le Système de diffusion électronique des documents (SEDOC/ODS). p Section des services de publication Chargée de l'impression des documents destinés aux réunions qui se tiennent au Siège et de la plupart des publications des Nations Unies destinées à la vente, d affiches et de documents d information, la Section veille à la distribution de documents imprimés à leurs destinataires au Secrétariat et l extérieur. p p p 7

8 Certain specialized documents, such as verbatim reports, resolutions, treaties, publications and the United Nations Journal, follow a different processing path and are handled by the following units: p Verbatim Reporting Service Meetings of the Security Council and selected General Assembly bodies are provided with an official verbatim or word for word record of proceedings, each of which is issued in the six official languages. p Official Records Editing Section Adopted United Nations resolutions and decisions are reviewed and carefully brought into line with a master text by multilingual editing teams, who also format and finalize these documents for printing and electronic posting. p Contractual Translation Unit Certain documents with less pressing deadlines, such as treaties or publications, are translated by external translators or translation agencies, selected according to rigorous criteria and included on rosters manteined by the Unit. p Copy Preparation and Proofreading Section Publications, archival documents and selected web postings are copy-edited, proofread, formatted and finalized in all six official languages. p United Nations Journal The calendar of the day s events: it lists venues/times of meetings, items to be discussed and available documents etc. It also includes a summary of the previous day s events, a forecast of future events and announcements. Certains documents spécialisés (procèsverbaux de séance, résolutions, traités, publications, Journal des Nations Unies, etc.) suivent un parcours différent, étant traités par les services ci-après : p Service de la rédaction des procès-verbaux de séance Les réunions du Conseil de sécurité et de certains organes de l Assemblée générale font l objet d un compte rendu in extenso officiel ou mot pour mot (verbatim) publié dans les six langues officielles. p Section d édition des documents officiels Toutes résolutions et décisions adoptées sont revues et soigneusement alignées sur un texte de base par des équipes multilingues d éditeurs chargés également de présenter et de mettre au point ces textes aux fins d impression et d affichage sur le SEDOC/ODS. p Groupe de la traduction contractuelle Certains documents de caractère non urgent (publications, traités, rapports divers, etc.) sont traduits par des traducteurs ou agences de traduction indépendants sélectionnés selon des critères stricts et inscrits sur des listes tenues à jour par le Groupe. p Section de la préparation de copie et de la correction d épreuves Les publications, documents d archives et certains documents affichés sur le site Web de l Organisation sont préparés, relus, formatés et mis au point dans les six langues officielles par cette Section. p Journal des Nations Unies Paraissant chaque jour, le Journal indique l heure et le lieu des réunions et autres manifestations prévues pour la journée, l ordre du jour et la documentation disponible, résume celles tenues la veille et annonce celles à venir. 8

9 Editorial Control Section p What we do now Editors ensure that United Nations documents are clear, concise and consistent. They correct factual, spelling and grammatical errors, and align the structure and style of documents with agreed formats. Editorial rules, models and other drafting guidelines, including support for authors, are provided in the United Nations Editorial Manual online (http://dgacm.org). Editors in this Section work mostly in English, the language of submission of 95 per cent of United Nations documents. In the case of heavily negotiated and politically sensitive texts, such as draft resolutions, their ability to make changes may be severely restricted. Texts submitted by Member States or external bodies such as non-governamental organizations are also subject to differents levels of editing. p How our work has changed In the past, editorial rules and styles were decentralized and varied according to the evolution of documentary procedures within the various United Nations bodies. Since 1998, United Nations editorial practice has been consolidated and streamlined within the Editorial Control Section. Under the authority of the Chief of the Editorial, Terminology and Reference Service, guidelines are disseminated throughout the United Nations system, primarily through the Manual Online. Section du contrôle de la rédaction p En quoi consiste le travail de l éditeur de nos jours? L'éditeur veille à ce que les documents de l Organisation des Nations Unies soient clairs, concis et cohérents. Il corrige les erreurs factuelles et les fautes d orthographe et de grammaire et aligne le plan et le style du document sur les modèles convenus. Les règles d édition, modèles et autres directives de rédaction, y compris celles ètablies à l'intention des auteurs de documents, figurent dans le Manuel d édition de l Organisation des Nations Unies en ligne, disponible à l adresse http ://dgacm.org. L éditeur travaille surtout en anglais (95 % des documents soumis pour traitement le sont dans cette langue), sa marge de manœuvre pouvant être cependant réduite en présence de certains documents (textes politiques délicats, textes négociés de projets de résolution, etc.). Les textes présentés par des États Membres ou des entités extérieures au Secrétariat (organisations non gouvernementales, etc.) sont également plus ou moins édités. p En quoi ce travail a-t-il changé? Jadis, les règles d édition et directives de style étaient décentralisées et variaient selon l évolution des procédures de rédaction des documents au sein des divers organes des Nations Unies. Depuis 1998, la Section du contrôle de la rédaction a unifié et rationalisé les pratiques suivies en matière d édition à l Organisation. Sous la direction du chef du Service de l'édition, de terminologie et de référence, les directives de rédaction sont diffusées dans l'ensemble du système des Nations Unies, principalement à la faveur du Manuel en ligne. Aider l'auteur à exposer ses idées en toute clarté et concision, telle est la vocation première de l'éditeur depuis les années 50. 9

10 The primary goal of editors today remains what it has been since the 1950s: to help authors communicate their ideas, information and agreements as concisely and effectively as possible. Terminology and Reference Section p What we do now An electronic reference package or e-folder supports the translation of United Nations documents. The e-folder is compiled by multilingual reference staff, who compare each new document with similar previous documents and with the United Nations Terminology Database (UNTERM). They forward the e-folder to translators, who are thus provided with hotlinks to pre-existing translations, terminology records and relevant websites, as well as any available translation memories. UNTERM is the primary multilingual interface of the United Nations and recently received the UN21 Award for creativity. It stores approved United Nations titles, abbreviations and technical terms in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish. Terminologists continuously sift United Nations documents and other reliable sources for new terms, which they research and assess for entry in the database. UNTERM records include definitions, background information and hyperlinks to related terms and relevant documents. A public version of the database is available at: Section de terminologie et de référence p En quoi consiste le travail du référencier de nos jours? Pour faciliter la traduction des documents le référencier multilingue constitue un dossier électronique de référence en comparant chaque nouveau document à des documents de même nature déjà parus et à la base de données terminologique (UNTERM). Ce dossier électronique propose au traducteur des liens à tous précédents, données terminologiques et sites Web utiles, ainsi que toutes les mémoires de traduction disponibles. Principale interface multilingue de l Organisation contenant les titres, sigles et expressions techniques approuvés par l Organisation en anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe, la base de données UNTERM a récemment reçu le Prix UN21 de la créativité. Chaque terminologue épluche continuellement les documents publiés par l Organisation et toutes autres sources d information fiables pour en extraire des expressions et termes nouveaux qui, après vérification et approbation, sont consignés dans la base de données, dont les définitions, informations de référence et hyperliens permettent de retrouver les expressions connexes et les documents utiles. On peut consulter la base de données à l adresse http ://unterm.un.org/. 10

11 p How our work has changed Before the personal computer revolution, data was stored on thousands of index cards and published in thick bulletins. Reference staff would have to photocopy documents and terminology cards, often delivering small mountains of paper to the desks of translators. Information could be easily misplaced, resulting in delays. [Terminologists must have passed the United Nations Competitive Examination for Translators, Editors or Verbatim Reporters. Translation support officers, who manage the referencing process and supervise reference assistants, must have passed the Examination for Associate Documentation Officers. Reference assistants must have passed the Examination for Language Reference Assistants.] Translation Services p What we do now United Nations documents are issued simultaneously in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish a select few in German as well (funding is provided by the German-speaking countries). This is made possible by United Nations translators, whose job is to take the meaning in the original or source language and render it clearly and accurately in their main or target language. p En quoi ce travail a-t-il changé? Avant l'avènement de l'informatique, les informations étaient conservées sur des milliers de fiches et publiées sous forme d épais bulletins. Le référencier photocopiait les documents et fiches terminologiques qu il rassemblait souvent en une montagne de papier à livrer au traducteur. L information se perdait fréquemment, ce qui était source de retards. [Pour être terminologue on doit réussir le concours de traducteurs, éditeurs ou rédacteurs de procès-verbaux de séance de l Organisation. Les administrateurs chargés de l appui à la traduction, qui gèrent l opération de références et supervisent les assistants aux références, doivent avoir réussi l examen de spécialiste de la documentation. Les assistants aux références, quant à eux, doivent avoir réussi l examen d assistants aux références multilingues.] Services de traduction p En quoi consiste le travail du traducteur de nos jours? Les documents de l Organisation sont publiés simultanément en anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe et parfois en allemand aussi (le financement en étant fourni par les pays germanophones), grâce au concours des traducteurs de l Organisation, qui ont pour mission de rendre clairement et fidèlement dans leur langue principale ou langue cible le sens de l original ou langue source. 11

12 Translators must be able to translate from at least two official languages into their own language. They must have excellent writing skills, political sensitivity and a good knowledge of international affairs. They must also be able to master specialized legal, scientific or technical jargons and vocabularies. Another important task performed by translators is précis-writing for meetings of selected United Nations bodies. These summary records constitute the official meeting record and are drafted in either English or French and then translated into the other five languages. A préciswriter must condense speeches without sacrificing any of the speakers key points. p How our work has changed In the early days of the United Nations, translations were written out by hand or dictated and transcribed by a typist. Dictations were initially recorded on wax cylinders or disks, and later on magnetic tapes and cassettes. Digital dictation was introduced in With the advent of personal computers, translators began to type their own texts or use voice-recognition software. Online dictionaries, glossaries and search engines have greatly facilitated research. A variety of computer-assisted translation tools are being used to ensure consistency, especially when dealing with previously translated text. [Translators must have passed the United Nations Competitive Examination for Translators in the relevant language.] Le traducteur doit pouvoir traduire au moins de deux langues officielles dans sa propre langue. Il doit savoir rédiger parfaitement et avoir du flair politique et être au fait de l'actualité et de la vie internationales. Il doit aussi pouvoir s'assimiler divers jargons et vocabulaires juridiques, scientifiques ou techniques spécialisés. Le traducteur est également appelé à établir des comptes rendus analytiques de séance des travaux d organes divers de l ONU. Synthèse des travaux, ces comptes rendus analytiques sont rédigés en anglais ou en français avant d'être traduits dans les cinq autres langues, le rédacteur étant censé condenser les interventions en en dégageant l essentiel. p En quoi ce travail a-t-il changé? À l origine, le traducteur rédigeait à la main ou dictait ses traductions qui étaient transcrites par le Central dactylographique. Ayant commencé par enregistrer ses traductions sur cylindres en cire ou disques, il les dictera plus tard sur bandes magnétiques et sur cassettes jusqu'à l avènement de la dictée numérique, en L informatique, qui permet désormais au traducteur de saisir ses propres travaux de traduction ou d utiliser un logiciel de reconnaissance vocale, est venue faciliter considérablement les recherches nécessitées par la traduction. Disposant maintenant de dictionnaires, de glossaires en ligne et de moteurs de recherche, le traducteur se sert par ailleurs d outils de traduction assistée par ordinateur pour garantir la cohérence des textes, surtout lorsqu il existe des mémoires de traduction préconstituées. [Le traducteur doit avoir réussi le concours de traducteurs des Nations Unies dans la langue considérée.] 12

13 Text-Processing Section p What we do now United Nations documents are finalized by teams of word-processing experts or text processors. Every day, they produce hundreds of pages of camera-ready texts in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish. They ensure that each document is error-free, legible and clearly presented, and that the electronic version is easy to navigate and search. Text processors work on documents after they have been edited and translated. They transcribe digital dictations of translated material, format and proofread texts, and create final camera-ready files for each document based on strict United Nations typographic standards. Any glitches that pop up during proofreading are resolved in consultation with editors and translators. Finalized documents are sent for printing and posting on the Official Document System (ODS), where users at the United Nations and around the world can access them at: p How our work has changed In the early days of the United Nations, conference typists prepared drafts by direct dictation or using Dictaphones. Texts were typed on stencil sheets, using manual and later electric typewriters with carbon paper inserted between the sheets, for photo-offset reproduction. Bright yellow correction fluid was used to correct mistakes. Section de traitement de texte p En quoi consiste le travail du spécialiste du traitement de texte de nos jours? Les documents de l Organisation des Nations Unies sont mis au point par des équipes de spécialistes du traitement de texte, qui produisent chaque jour des centaines de pages de textes à imprimer en anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. Ils veillent à ce que chaque document soit exempt d erreurs, lisible et clairement présenté et que la version électronique puisse en être facilement retrouvée et consultée. Le spécialiste du traitement de texte intervient après l'éditeur et le traducteur. Il transcrit la dictée numérique du traducteur, formate et vérifie le texte et crée pour chaque document un fichier final prêt pour l impression en respectant les rigoureuses normes typographiques de l Organisation. Il/elle résout toutes difficultés qui peuvent surgir au stade de la relecture du texte en consultation avec l'éditeur et le traducteur. La version finale du document est ensuite imprimée et affichée sur le Système de diffusion électronique des documents (ODS), où les usagers de l Organisation et du monde entier peuvent la consulter à l adresse http ://documents.un.org. p En quoi ce travail a-t-il changé? Au cours des premières années d existence de l ONU, des dactylographes de conférence établissaient des brouillons en prenant directement sous dictée le texte du traducteur ou en transcrivant le texte dicté sur Dictaphone. Les textes étaient alors dactylographiés à l aide de machines à écrire manuelles, et électriques par la suite (du papier carbone étant inséré entre les feuilles), pour reproduction par photooffset. Toutes erreurs étaient corrigées au moyen d un fluide correcteur jaune vif. 13

14 Text processors took the lead in embracing the personal computer age they began keyboarding and formatting text on screen as early as the 1980s. The switch to desktoppublishing layout was made in [Text processors must have passed tests in the relevant language conducted by the Office for Human Resources Management on four subjects: verbatim dictation, typing, formatting and grammar.] Verbatim Reporting Service p What we do now Verbatim or word for word records are official records of the proceedings of United Nations meetings, including statements made by participants. They are provided for the Security Council and selected General Assembly bodies, and are issued simultaneously in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish. Verbatim reporters transcribe digital recordings of meetings and edit them for accuracy and to conform with United Nations style. They also translate the speeches delivered by delegates, using the written and recorded statements for reference. Verbatim reporters must therefore have the ability to translate from at least two of the six official languages into their own. Les spécialistes du traitement de texte sont entrés les premiers dans l ère de l informatique. Ils ont commencé à saisir et formater des textes sur écran dès les années 80, la transition à la publication assistée par ordinateur s étant opérée en [Les spécialistes du traitement de texte doivent avoir réussi les tests organisés dans la langue considérée par le Bureau de la gestion des ressources humaines, qui portent sur quatre sujets : prise sous dictée, dactylographie, formatage et grammaire.] Service de la rédaction des procès-verbaux de séance p En quoi consiste le travail du rédacteur des procès-verbaux de séance de nos jours? Actes officiels des réunions de l'onu, y compris les déclarations faites par les intervenants, les procès-verbaux in extenso ou mot pour mot établis pour le Conseil de sécurité et certains organes de l Assemblée générale, sont publiés simultanément en anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. Le rédacteur des procès-verbaux de séance transcrit les enregistrements numériques des débats et les édite pour en vérifier l'exactitude et en assurer la conformité avec le style de l Organisation. En outre, il traduit les interventions des représentants en se référant aux textes écrits et à l enregistrement original. Il doit 14

15 Time is of the essence. Records of Security Council meetings are issued overnight and records of meetings of other bodies within a few days. All verbatim records are posted on the Official Document System (ODS) at: p How our work has changed The Verbatim Reporting Service was created in Geneva in 1920 at the League of Nations, the forerunner of the United Nations, by stenographers or shorthand writers of the French National Assembly. Between 1946 and 1969, stenography was the primary means of verbatim reporting. Stenographers and stenotypists transcribed speeches on the meeting floor and dictated their notes to typists for subsequent editing. With the introduction of tape-recording in 1969, stenographers were used less and less and eventually were phased out completely. Since 1997, all meetings have been digitally recorded. [Verbatim reporters must have passed the United Nations Competitive Examination for Verbatim Reporters in the relevant language.] par conséquent pouvoir traduire dans sa propre langue principale d'au moins deux des six langues officielles de l'organisation. Le rédacteur doit justifier, d'une incontestable rapidité d'exécution, les procès-verbaux des réunions du Conseil de sécurité devant paraître le lendemain et ceux des réunions des autres organes dans un délai de quelques jours seulement. Tous les procès-verbaux sont affichés sur le Système de diffusion électronique des documents (ODS) à l adresse http ://documents.un.org. p En quoi ce travail a-t-il changé? Créé à Genève en 1920 à la Société des Nations, prédécesseur de l'onu, le Service de la rédaction des procès-verbaux de séance offrait des procès-verbaux établis par des sténographes de l Assemblée nationale française. Entre 1946 et 1969, les procès-verbaux étaient essentiellement établis par des sténographes et sténotypistes qui transcrivaient les interventions prononcées dans la salle et dictaient leurs notes à des dactylographes avant d éditer le texte ainsi rédigé. Le système des enregistrements sonores qui a vu le jour en 1969 finira par évincer totalement la sténographie. Depuis 1997, toutes les réunions font l objet d enregistrements sonores. [Les rédacteurs des procès-verbaux de séance doivent avoir réussi le concours des Nations Unies dans la langue considérée.] 15

16 Official Records Editing Section p What we do now After draft United Nations resolutions and decisions are adopted, they must be edited one last time before they are permanently issued. Facts, quotations and references must be double-checked, and any inconsistencies in these texts must be eliminated. The formal agreements they contain such as the Universal Declaration of Human Rights or the United Nations Millennium Declaration must stand the test of time. In a unique process called concordance, Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish editors work together in teams to bring each language version of a resolution or decision into line with a master text. Political sensitivity is paramount. Patient research and lengthy consultations must precede any changes to adopted texts. Editorial assistants contribute research and desktop-publishing support and texts are handled electronically from start to finish. Camera-ready copies are released directly to the Publishing Section for printing and issuance on the Official Document System (ODS) at: Section d édition des documents officiels p En quoi consiste le travail de l éditeur de documents officiels (postédition)? Les projets de résolution et de décision adoptés dans les différentes langues doivent être édités une dernière fois avant d être publiés sous forme définitive. L éditeur vérifie à nouveau les faits, citations et références pour éliminer toute contradiction, les accords formels consignés dans ces textes (Déclaration universelle des droits de l homme ou la Déclaration du Millénaire, etc.) devant résister à l épreuve du temps. Procédant à cette opération singulière dite de mise en concordance, les éditeurs anglais, arabes, chinois, espagnols, français et russes, travaillant ensemble, en équipes, alignent chaque version linguistique de telle résolution ou décision sur le texte de base. Faisant appel à son sens politique, l'éditeur procède à de patientes recherches et de longues consultations avant d'apporter la moindre modification aux textes adoptés. L'éditeur est aidé en cela par les assistants d édition qui effectuent des recherches et apportent leur concours à la publication assistée par ordinateur, les textes étant traités sous forme électronique du début à la fin. Les textes prêts à être imprimés sont transmis directement à la Section des services de publication pour impression et affichage sur le Système de diffusion électronique des documents (ODS), à l adresse http ://documents.un.org. 16

17 p How our work has changed In 1946, editors worked in two languages only English and French. Spanish was added next, in Russian followed in the 1970s, Arabic in the 1980s and Chinese in the 1990s. Until the widespread use of personal computers in the 1990s, editors corrected texts by hand and sent their copies by thermofax to the typing pools, where they were finalized on a manual (and later electric) typewriter. [Editors in this Section must have passed the United Nations Competitive Examination for Editors in the relevant language. Editorial assistants must have passed the relevant Examination for Editorial Assistants.] Copy Preparation and Proofreading Section p What we do now The United Nations issues a wide range of general and technical publications, such as the World Economic and Social Survey and the Millennium Development Goals Report. These sales publications, as well as archival documents and selected web postings, are copy-edited and finalized by copy preparers/proofreaders/production editors (production editors for short), who work in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish teams. p En quoi ce travail a-t-il changé? En 1946, les éditeurs travaillaient en anglais et en français uniquement, l espagnol étant venu s'ajouter à ces deux langues en 1947, le russe pendant les années 70, l arabe pendant les années 80 et le chinois pendant les années 90. Avant l'avènement de l'informatique, pendant les années 90, l'éditeur corrigeait les textes à la main et envoyait les textes à corriger par télécopie aux centraux dactylographiques chargés de les mettre au point à l'aide d'une machine manuelle (et plus tard électrique). [Les éditeurs de la Section doivent réussir le concours d éditeurs des Nations Unies dans la langue considérée. Les assistants d édition doivent avoir passé l examen correspondant.] Section de la préparation de copie et de la correction d épreuves p En quoi consiste le travail de préparateur de copie/correcteur d épreuves/éditeur de production de nos jours? L ONU publie toute une série de publications techniques ou de caractère général (Étude sur la situation économique et sociale dans le monde; Rapport sur la réalisation des objectifs du Millénaire pour le développement; etc.). Ces publications destinées à la vente de même que les documents d archives et divers documents affichés sur le site Web de l Organisation sont vérifiés et mis au point par des préparateurs de copie/correcteurs d épreuves/éditeurs de production (collectivement appelés éditeurs de production) qui travaillent en équipes anglaise, arabe, chinoise, espagnole, française et russe. Intervenant sur écran, l éditeur de production édite et formate les fichiers électroniques du document en suivant les directives internes et les revoit pour en éliminer les fautes de grammaire ou d orthographe et en améliorer l uniformité, 17

18 Production editors work on screen. They edit and format the electronic files of texts according to in-house specifications, and proofread them for grammatical, spelling and other stylistic consistencies. Repeated errors are quickly fixed using the Find and Replace feature. External typesetting assistance is no longer needed for this process. p How our work has changed Before the advent of personal computers and desktop publishing, manuscripts were marked up for style and sent to typesetters for typesetting and layout. When proofs were returned from the typesetter, proofreaders carefully compared them against the manuscripts to ensure accuracy. The same spelling error might have to be corrected many times over. Proofreaders then sent the proofs back to the typesetter for correction, rechecked the returned proofs against the manuscript, and so on, sometimes for several rounds until the proofs were in an acceptable state. Proofreaders made lastminute changes to camera-ready pages by means of light tables, cutters, patches and tape. The pages were then sent for printing. [Production editors must have passed the United Nations Competitive Examination for Proofreaders/Copy Preparers/ Production Editors in the relevant language.] Interpretation Service p What we do now When participants at United Nations meetings speak in any of the six official languages Arabic, Chinese, English, French, Russian or Spanish what they say is interpreted instantly into the five other languages. Interpreters listen to what is going on from sound-proof booths overlooking the meeting room, and their interpretation is carried to special earphones attached to les erreurs répétées pouvant facilement être corrigées au moyen de la commande Rechercher et remplacer, ce qui permet de faire l économie du concours de compositeurs externes à cette fin. p En quoi ce travail a-t-il changé? Avant l avènement de l informatique et de la publication assistée par ordinateur, les indications de présentation voulues étaient portées sur le manuscrit, qui était ensuite transmis au service chargé de la composition et de la présentation. Le correcteur d épreuves comparaissait soigneusement les épreuves retournées par le compositeur au manuscrit pour en vérifier l exactitude, la même faute d orthographe devant ainsi parfois être corrigée plus d'une fois. Après quoi, le correcteur renvoyait les épreuves au compositeur qui en éliminait les erreurs, vérifiait une nouvelle fois les épreuves ainsi retournées en se référant au manuscrit, et ainsi de suite, parfois plusieurs fois, jusqu à ce que les épreuves soient acceptables. Le correcteur apportait les corrections de dernière minute aux pages prêtes à être imprimées par des moyens de fortune. Les pages ainsi corrigées étaient alors envoyées à l impression. [Les éditeurs de production doivent avoir réussi le concours de correcteurs d épreuve/préparateurs de copie/éditeurs de production dans la langue considérée.] Service d interprétation p En quoi consiste le travail de l interprète de nos jours? Toutes interventions faites lors de réunions officielles à l'onu dans l une des six langues officielles anglais, arabe, chinois, espagnol, français ou russe sont simultanément interprétées dans les cinq autres. L'interprète suit les débats de cabines insonorisées d'où il a une vue d ensemble de la salle, l'interprétation étant diffusée par des écouteurs spéciaux attachés 18

19 each seat in the room. Participants select which of the six languages they want to hear by switching channels. If they are lucky, interpreters may have a copy of the speech being delivered. More often, they work just by listening to the speech. And even if a text is available, the speaker may depart from it without warning. A wide-ranging knowledge of world affairs and United Nations activities is essential for all interpreters along with knowledge of the subject matter at hand and related technical terms. The fact that many delegates do not speak in their mother tongue adds a special challenge. Interpreters must be able to comprehend every imaginable accent and handle any speed or style of speaking. p How our work has changed In its early days, the United Nations relied exclusively on consecutive interpretation. Beginning in late 1947, however, simultaneous interpretation was gradually phased in. This is a challenging but more efficient process because delegate and interpreter speak simultaneously. Before all meeting rooms had the built-in listening equipment they now have, a less sophisticated system using devices similar to walkie-talkies was in operation. [Interpreters must have passed the United Nations Competitive Examination for Interpreters in the relevant language.] à chacun des sièges de la salle. On peut écouter l'interprète dans l'une des six langues en choisissant le canal approprié. Le texte préparé de toute intervention doit être remis à l'interprète pour lui faciliter la tâche même si, le plus souvent, il doit se contenter d'écouter l orateur, sachant que même lorsqu un texte est disponible celui-ci peut s en écarter à tout moment. L'interprète doit être très au fait de l'actualité et de la vie internationales et des activités de l Organisation, mais aussi connaître la question et les expressions techniques connexes. Que beaucoup de représentants doivent s exprimer dans une langue autre que leur langue maternelle vient encore compliquer la tâche de l'interprète qui doit pouvoir comprendre tous les accents imaginables et interpréter quel que soit le débit ou le style de l orateur. p En quoi ce travail a-t-il changé? Au début, l Organisation avait exclusivement recours à l interprétation consécutive mais l interprétation simultanée s'est imposée peu à peu à partir de la fin de Difficile, l interprétation simultanée est néanmoins plus efficace, l orateur et l interprète parlant simultanément. Le matériel d écoute dont sont maintenant équipées toutes les salles de réunion est venu remplacer un dispositif rudimentaire consistant en des appareils qui n'étaient pas sans rappeler les walkies-talkies. [Les interprètes doivent avoir reussi le concours d interprète des Nations Unies dans la langue considérée.] 19

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