Mode opératoire de l opération «CADDITHON 2015»

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Jean Bergeron
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2 Mode opératoire de l opération «CADDITHON 2015» * En galerie marchande ou centre commercial * Le caddithon peut-être thématisé: produits gastronomiques, locaux ou régionaux, de loisirs ou sportifs, horticoles Le principe : avec le concours d une grande surface, faire gagner un caddie de marchandises* aux participants d un tirage au sort dont le résultat de l opération sera reversé au Téléthon. Pour le bon déroulement de votre manifestation, il est conseillé de suivre les règles développées ci-après : Organisation Mise en place de l événement Planning Pour toute précision, vous pouvez joindre votre contact au Lions Club pour ce projet : Jean-Pierre Rabot jprabot@libertysurf.fr

3 ORGANISATION Avant la manifestation F La manifestation peut avoir lieu avant ou après le Téléthon pour les clubs fortement mobilisés dans les centres de promesses ou d autres actions (Banque alimentaire). L assurance souscrite avec le contrat couvre les manifestations à compter du 1 er septembre. 1 - Rechercher en priorité les coordonnées des responsables de grandes surfaces ou de commerces de galeries marchandes : relations personnelles ou ayant déjà participé à diverses manifestations du club (lots, ventes sur parking, Banque alimentaire ) 2 - Contacter le responsable du magasin pour présenter le projet et obtenir l autorisation d organiser la manifestation dans le cadre du Téléthon. 3 - Préparer son entretien, être clair, précis, concis. Obtenir si possible de sa part la contribution totale ou à défaut partielle des produits en insistant sur l aspect «valorisation» de son enseigne auprès de sa clientèle. En fonction de la contribution du magasin et de la possibilité d obtenir plusieurs lots de produits, établir le nombre de tirages. Demander la possibilité d afficher à l avance votre manifestation et d obtenir un soutien par des messages diffusés dans le magasin le jour de l opération.

4 Avant la manifestation (suite) 4 - Identifier les besoins : * Constituer des équipes pour la vente des billets * Etablir un budget prévisionnel * Rechercher des partenaires pour le sponsoring de l'animation si la grande surface ne prend pas en charge la totalité des produits (la valeur du caddie se situe aux environs de 250 ) * Veiller à ce que les dépenses n excèdent pas 10% des recettes escomptées 5 - Contacter le coordinateur Téléthon par l intermédiaire du Délégué de District Téléthon : - Celui-ci enverra un contrat d engagement autorisant à collecter dans le cadre du Téléthon. - Veiller à bien identifier le contrat avec le code organisateur du Lions Clubs : P Dès signature du contrat, le coordinateur remettra le matériel Téléthon (affiches, banderoles, ballons, urne pour les dons qui pourraient être collectés le jour J). - Demande d autorisation de loterie (cerfa n 11823*02) à télécharger sur le site : à remplir et envoyer à la préfecture de votre département. 6 - Les incontournables pour réussir la manifestation : - Se procurer des tickets de tombola numérotés et avec talons suggestion de prix : 2 le billet. - Afficher le déroulé de l action avec la liste des produits et le ou les partenaires mobilisés.relayer l événement par le biais de la presse locale - Prévoir de filmer et/ou photographier les meilleurs moments de cet événement.

5 MISE EN PLACE DU CADDITHON Le jour de la manifestation 1 Assurer une bonne signalétique : constituer un stand avec la banderole Téléthon, le matériel fourni par la coordination Téléthon, les logos et supplies LIONS (cette action est aussi une source de recrutement pour le Lions Clubs), bien mettre en évidence les produits du caddithon avec une affiche reprenant sa composition. 2 Si la direction a donné son accord, faire appuyer la vente de billets par des annonces au micro dans le magasin et afficher l action aux caisses de la galerie de la grande surface et dans les boutiques de la galerie marchande. 3 Mettre en scène le tirage au sort du billet gagnant en présence du gouverneur, en fonction de sa disponibilité, et le cas échéant inviter un «officiel» Lions (vers 18h, attention à l heure de fermeture de la galerie). Dès la fin de l événement 1 - Ranger, remercier les participants et les sponsors sans oublier le directeur du magasin. 2 - Communiquer les résultats de la collecte et le nom du gagnant dans la galerie marchande ou la grande surface, dans la presse locale, le site et le journal du district et en informer la coordination Téléthon et le délégué de district. 3 - Remonter les fonds auprès de la coordination. La remise des fonds doit se faire en main propre à la coordination Téléthon dans les plus brefs délais et au plus tard le 24 décembre. F Dans un souci de transparence et pour rendre compte auprès du public de la destination et de l utilisation des fonds collectés, l AFM a mis en place des procédures précises pour remonter la collecte. Le trésorier devra donc se mettre en lien avec la coordination. Bonne réussite dans votre projet!

6 PLANNING 1 ière étape: Juillet à Septembre Ø Contact avec votre Délégué Téléthon de district JP Rabot Ø Présentation du projet à la grande surface Ø Constitution de l équipe 2 ème étape: Octobre Ø Prise de contact avec la coordination Téléthon pour contrat d engagement, accréditation de la manifestation et enlèvement du matériel Téléthon (affiches, banderole, ballons ) Ø Demande d autorisation de loterie à envoyer à la préfecture (cerfa n 11823*02) Ø Recherche logistique, sponsors et commerçants de la galerie participante 3 ème étape: Novembre Ø Communication et promotion de l événement Ø Fabrication et préparation des tickets de tombola numérotés avec sigles AFM/Téléthon et Lions Club Septembre Octobre Novembre Décembre Jour J Ø Installation du stand et des produits, vente des billets, affichage Ø Tirage au sort officiel Ø Rangement Avant le 24 décembre Ø Communication des résultats, remerciements Ø Remontée des fonds auprès de la coordination

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