Guide méthodologique d utilisation des matrices budgétaires des établissements de formation du secteur sanitaire et social

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1 Direction Générale Education Culture et Sports Direction de l Apprentissage et des Formations Sanitaires et Sociales Guide méthodologique d utilisation des matrices budgétaires des établissements de formation du secteur sanitaire et social Date d actualisation : avril 2015

2 SOMMAIRE PREAMBULE... 1 FICHE 1 : ONGLET PAGE DE GARDE... 3 FICHE 2 : ONGLET PRESENTATION DES FORMATIONS (Tableau 1)... 4 FICHE 3 : ONGLET EFFECTIFS ELEVES (Tableau 2)... 5 FICHE 4 : ONGLET EFFECTIFS ELEVES 2 (Tableau 2Bis)... 8 FICHE 5 : ONGLET DT D INSCRIPT ET FRAIS DE SCOL (Tableau 3) FICHE 6 : ONGLET RBT FRAIS DE FORMATION (Tableau 3bis) FICHE 7 : ONGLET FRAIS INSCRIPT CONCOURS (Tableau 3ter) FICHE 8 : ONGLET PRODUITS (Tableau 4) FICHE 9 : ONGLET PRODUITS 2 (Tableau 4Bis) FICHE 10 : ONGLET CHARGES INDIRECTES (Tableau 5 spécifique) FICHE 11 : ONGLET DETAIL CHARGES (Tableau 5) FICHE 12 : ONGLET DETAIL CHARGES 2 (Tableau 5bis) FICHE 13 : ONGLET SYNTHESE BUDGET (Tableau 6) FICHE 14 : ONGLET PERSONNEL ETP (Tableau 7) FICHE 15 : ONGLET PERSONNEL MASSE SALARIALE (Tableau 7bis) FICHE 16 : ONGLET PERSONNEL INTERVENANTS VACATAIR (Tableau 7ter) FICHE 17 : ONGLET LISTE DU PERSONNEL (Tableau 8) FICHE 18 : SAISIE DE LA MATRICE «REALISE ANTICIPE» ANNEXE 1 : Les formations dispensées par la voie du cursus partiel ANNEXE 2 : Heures de face à face pédagogique par type de formation ANNEXE 3 : Critères pour la prise en charge financière de la Région Centre ANNEXE 4 : Table de concordance «produits» (secteur public) ANNEXE 4 bis : Table de concordance «produits» (secteur privé) ANNEXE 5 : Table de concordance «Charges» (secteur public) ANNEXE 5 bis: Table de concordance «Charges» (secteur privé) ANNEXE 6 : Charges indirectes - quelques clés de répartition proposées... 53

3 Préambule Le présent guide méthodologique est l outil indispensable d aide à la bonne saisie des matrices budgétaires pour les budgets prévisionnels et les réalisés. La lettre de cadrage 2015 précise la mise à jour du guide compte tenu de l évolution de certaines méthodes de travail. La mise en place d un cadre budgétaire commun à l ensemble des établissements répond à quatre priorités : Apprécier le coût de chaque formation par la mise en place d une répartition des charges et des produits effectuée sur la base de critères objectifs, rationnels, simples, facilement identifiables, communs à l ensemble des écoles et instituts du secteur sanitaire et du secteur social de la Région. Favoriser l échange de données avec la Région pour une mise en œuvre facilitée de la subvention régionale. Respecter les consignes d élaboration du budget formulées dans la lettre de cadrage, notamment le montant de la subvention régionale. Adapter l outil informatique de collecte des données issues de ce cadre budgétaire (base de données régionale) permettant la restitution de statistiques régionales. Nous vous remercions par avance de votre collaboration pour compléter ce cadre budgétaire. Pour toute question, vous pouvez contacter : - Sandrine BERTHEAU ( ) - Laureline GALLET ( ) 1

4 La demande de subvention de fonctionnement La matrice budgétaire et la note de contexte valent demande de subvention de fonctionnement auprès du Conseil Régional. Celle-ci doit impérativement comporter : - la matrice budgétaire «Excel» de demande de subvention signée par le Directeur de l organisme gestionnaire ou son représentant (tableau 6 : synthèse du Budget), - la note de contexte. Tous les éléments de compréhension complémentaires à la demande de subvention sont à préciser dans la note de contexte. La demande de subvention complète doit être envoyée à la Région par courrier et à l adresse mail suivante : Quelques principes généraux de bonne saisie Attention Il vous est demandé de ne pas modifier ce cadre budgétaire : ni ajout, ni suppression de ligne, colonne ou cellule, ni modification des formules de calcul. Toute modification apportée aux différents tableaux rendra le document inutilisable. 1) Utiliser la matrice correspondant à votre secteur de formation : - sanitaire - sociale 2) Calculs et renseignements automatiques / protection des cellules : Les différents tableaux composant le cadre budgétaire sont liés entre eux. : les cellules colorées en bleu correspondent à des cellules renseignées automatiquement, par reprise de données ou par calcul. Ces cellules sont protégées. 3) Utilisation des formules de calcul : seules les formules + - * / peuvent être utilisées. 4) L utilisation des menus déroulants est impérative. Par ailleurs, l établissement veillera à respecter les principes comptables généraux, à savoir : la permanence des méthodes pour garantir la comparabilité des exercices la séparation des exercices le principe de prudence 2

5 FICHE 1 ONGLET : PAGE DE GARDE Objectif de la page de garde : identifier le document par le nom de l organisme gestionnaire concerné et par l étape budgétaire à laquelle il se rattache (exemple : Réalisé, BP avant dialogue de gestion, ). Consignes de saisie : Les informations sont complétées à partir de menus déroulants, ou de saisies au format date JJ/MM/AA. Erreur : pour faire disparaitre le signalement «erreur», les cellules correspondantes doivent être renseignées. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. 3

6 FICHE 2 ONGLET : PRESENTATION DES FORMATIONS (Tableau 1) Objectif du tableau : présenter l ensemble des diplômes/ formations préparés dans chaque école et institut de formation rattaché à l organisme gestionnaire, que ce soit en formation initiale ou continue. Consignes de saisie : Indiquez l ensemble des instituts et écoles que regroupe votre établissement de formation, ainsi que les diplômes/formations correspondants. Pour les établissements qui regroupent plusieurs formations, il convient de distinguer l institut correspondant à chaque diplôme (IFAS pour le Diplôme d Etat d Aide-Soignant, IFAP pour le Diplôme d Etat d Auxiliaire de Puériculture, etc.). Dès qu une donnée est renseignée dans une ligne, les autres cellules de cette ligne doivent impérativement être renseignées. Dans le cas contraire, le signal Erreur apparait. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. FORMATIONS D ERGOTHERAPEUTE ET DE PSYCHOMOTRICIEN Les formations d ergothérapeute et de psychomotricien sont identifiées automatiquement dans la matrice en DFRS, dispositif de formation régional spécifique. Néanmoins, ces deux formations relèvent d un financement dans le cadre de la subvention régionale globale et doivent à ce titre être intégrées dans le calcul de la subvention de fonctionnement et dans l analyse du résultat de l établissement. FOCUS La formation avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant : il s agit des formations dispensées en dehors de l arrêté d autorisation d ouverture, et financées dans le cadre d une convention spécifique avec la Région et non dans le cadre de la convention d attribution de la subvention de fonctionnement régionale globale. Formation 1 à 5 avec dispositif de financement régional spécifique : ce choix permet d extraire une formation pour identifier ses charges et ses produits. Ce choix peut se faire - soit à la demande de la Région, - soit, à votre initiative, si vous souhaitez extraire une formation afin d en identifier le coût par exemple. 5 cas d extraction sont possibles, vous préciserez dans la note de contexte à quelles formations ils correspondent. De la même manière que pour la formation avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant, ces formations sont financées dans le cadre d une convention spécifique avec la Région et non dans le cadre de la convention d attribution de la subvention de fonctionnement régionale globale. 4

7 FICHE 3 ONGLET : EFFECTIFS ELEVES (Tableau 2) Annexe associée : - annexe 1 : Les formations dispensées par la voie du cursus partiel Objectif du tableau : déterminer les effectifs élèves moyens, par formation, sur une année civile, en utilisant une méthodologie commune. Cet effectif moyen servira au calcul de la clé de répartition des charges communes et des charges indirectes et permettra ainsi le calcul du coût moyen par formation. Consignes de saisie : Dès qu une donnée est renseignée dans une ligne, les autres cellules de cette ligne doivent impérativement être renseignées. Dans le cas contraire, le signal Erreur apparait. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. Diplôme : inscrire autant de fois le diplôme qu il existe de promotion. Périmètre de décentralisation : choisir l option correspondante dans la liste déroulante. «Sigle» : cette colonne se complète automatiquement : - les formations du périmètre décentralisé apparaissent avec leurs initiales - la formation avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant apparait sous la dénomination : CPAS - les formations 1 à 5 avec dispositif de financement régional spécifique apparaissent sous la dénomination FDRFS 1à5 - les autres formations apparaissent dans cette colonne sous la dénomination «Autre». Cette distinction est importante pour le calcul des clés de répartition (cf. onglet Effectifs élèves 2). FORMATIONS D ERGOTHERAPEUTE ET DE PSYCHOMOTRICIEN CURSUS PARTIEL DISPOSITIFS SPECIFIQUES Le sigle DFRS doit être retenu pour : - Les formations d ergothérapeute et de psychomotricien Comme indiqué précédemment, ces deux formations relèvent d un financement dans le cadre de la subvention régionale globale. L option «OUI» dans la liste déroulante devrait être retenue. Cependant, la matrice ne permet pas à ce jour d associer cette option à la classification correspondante. Ces deux formations sont donc par défaut classées dans les formations disposant d un financement régional spécifique, le sigle «NON» doit être retenu. - la formation avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant - les formations 1 à 5 avec dispositif de financement régional spécifique Cela permettra dans la suite de la matrice, d extraire ces formations de celles financées dans le cadre de la subvention de fonctionnement régionale globale et des autres formations. 5

8 Promotion : La promotion correspond à l année de formation pour une filière. Pour les formations se déroulant sur plusieurs années, déclinez les effectifs pour chaque promotion. La 1 ère année correspond à l année de la 1ère rentrée dans une filière. Effectifs : - vous devez saisir les effectifs ramenés à un temps plein : par exemple, si un élève fait 1 semaine de cours sur un mois, sa présence compte pour 0,25 sur le mois concerné. - il faut également renseigner les mois d été en inscrivant la même valeur que le mois précédent pour assurer la cohérence dans la comparaison des effectifs entre établissement. - Pour le budget prévisionnel : les effectifs renseignés peuvent être prévisionnels (budgets prévisionnels annuels). Il convient alors de tenir compte des effectifs de l année précédente en intégrant éventuellement les éléments connus au jour de l élaboration du document (ex : modification des quotas ou capacités d accueil). - Effectifs des formations hors périmètre «AUTRE» : les effectifs des formations ne relevant pas du périmètre de décentralisation doivent être saisis si vous souhaitez que les produits/charges commun(e)s et charges indirectes soient répartis y compris sur ces formations. - Cas particulier du Diplôme d Etat Ambulancier : cette formation se déroule sur 2 sessions de 4,5 mois sur une année civile. La moyenne obtenue correspond à l effectif annuel moyen et non à la somme des effectifs présents sur les deux promotions. Si l effectif est nul, vous pouvez soit laisser la case vide soit indiquer «0». Exemple de saisie : Votre établissement dispense les formations suivantes : - Infirmier : quota de 40 (3 années de formation) - Ambulancier : 2 sessions de 35 dispensées respectivement sur 4,5 mois (du 01/01/N au 15/05/N et du 01/09/N au 15/01/N+1) - Aide-soignant : capacité d accueil de 25 (10 mois de formation ramenés à 1 année) - Cursus partiel aide-soignant : capacité d accueil fixée à 20 (dispositif proposé de septembre N-1 à juillet N et de septembre N à juillet N+1 ; seuls les effectifs de l année N doivent apparaitre) - Préparation concours aide-soignant - Formation xxx avec dispositif de financement régional spécifique que vous souhaitez isoler pour en connaitre le coût moyen 6

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10 FICHE 4 ONGLET : EFFECTIFS ELEVES 2 (Tableau 2Bis) Annexe associée : - annexe 2 : Heures de face à face pédagogique par type de formation Objectif du tableau : définir la clé de répartition applicable au budget général de l établissement pour calculer le coût de chaque formation et le coût moyen annuel de chaque élève ou étudiant, pour chaque formation. La clé de répartition retenue est le nombre d heures élèves par formation, celle-ci est calculée en fonction du volume horaire théorique annuel et de l effectif de chaque formation. Veuillez cliquer sur le bouton Appuyer pour remplir la colonne pour permettre le report automatique des informations inscrites dans l onglet précédent. Un sous total est proposé pour les formations financées dans le cadre de la subvention de fonctionnement régionale globale. Les formations avec dispositif de financement régional spécifique sont isolées. Consignes de saisie : Boursiers : si aucun boursier n est recensé sur une formation, inscrire «0». Heures de FFP théorique du diplôme, Durée de la formation : - Pour les formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale : inscrire les montants indiqués dans l annexe 2. - ATTENTION : Pour les formations identifiées bénéficiant d un financement régional spécifique et les autres formations, deux saisies sont possibles : 1) Vous n avez pas identifié en amont les produits/charges commun(e)s et charges indirectes correspondant => si vous souhaitez une ventilation selon la clé de répartition «nombre d heures élèves», il convient de renseigner le nombre d heures élèves que vous aurez préalablement déterminé. 2) vous avez identifié en amont les produits/charges commun(e)s et charges indirectes, et vous ne souhaitez pas une ventilation selon la clé de répartition «nombre d heures élèves» => cette case ne doit pas être remplie. ATTENTION : pour les formations avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant, les charges et les produits rattachés à cette formation sont déjà identifiés dans le cadre de la demande de subvention transmise à la Région («plan de financement» du dossier de demande de subvention relatif au dispositif interdépartemental d accès au diplôme d Etat d Aide-Soignant par VAE, cursus partiels et compléments de formation). Pour le BP, vous ne devez donc pas inscrire le nombre d heures de FFP. Pour le réalisé, vous pouvez utiliser la clé de répartition de la matrice budgétaire. 8

11 - ATTENTION : FORMATIONS D ERGOTHERAPEUTE ET DE PSYCHOMOTRICIEN Pour les formations d ergothérapeute et de psychomotricien, un nombre d heure élève doit IMPERATIVEMENT être renseigné afin que les produits/charges commun(e)s et/ou charges indirectes correspondants puissent être également ventilés sur ces deux formations, selon la clé de répartition «nombre d heures élèves» : les données à inscrire sont indiquées en annexe 2. 9

12 FICHE 5 ONGLET : DT D INSCRIPT ET FRAIS DE SCOL (Tableau 3) Annexe associée : - annexe 3 : Les critères pour la prise en charge financière de la Région Centre-Val de Loire Objectif du tableau : détailler les tarifs des frais de scolarité et droits d inscription, par formation et par promotion. Quelques précisions La gratuité des formations de niveau V est assurée par la Région dans la limite des possibilités de prise en charge par d autres financeurs et en fonction du statut de la personne concernée (cf. annexe 3). Frais de scolarité / droits d inscription, quelle différence? - les frais de scolarité correspondent aux recettes provenant des élèves en contrepartie d un service rendu. Il s agit notamment des éventuelles contributions forfaitaires telles que le coût de l adhésion à la bibliothèque, des cartes de photocopies - les droits d inscription correspondent aux droits règlementaires d accès à la formation. Le tarif doit être identique pour toutes les promotions d un même diplôme. Conformément à l arrêté du Ministère de l Enseignement supérieur et de la Recherche publié au JO de chaque année, les tarifs des droits d inscription pour les diplômes post baccalauréat sont fixés au niveau des droits de scolarité des instituts universitaires professionnalisés. Les élèves boursiers sont exonérés de ces droits d inscription. Consignes de saisie : Dès qu une donnée est renseignée dans une ligne, les autres cellules de cette ligne doivent impérativement être renseignées. Dans le cas contraire, le signal Erreur apparait. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. Vous devez détailler pour chaque diplôme/formation la nature et le tarif de ces produits. Pour les diplômes dispensés sur plusieurs années, la nature et le tarif doivent être détaillés par promotion. Si le nombre de lignes du tableau est insuffisant, il est possible de regrouper les promotions par diplôme. Dans ce cas, le détail du calcul devra figurer dans la note de contexte. L effectif inscrit doit correspondre à l effectif réel ou prévisionnel des apprenants devant s acquitter de ces frais. Les boursiers ne sont pas concernés. Pour les «autres formations», vous pouvez indiquer un montant globalisé et, si cela correspond à plusieurs choix dans la liste déroulante de la colonne «promotion», choisissez un libellé par défaut. Le total de ce tableau doit correspondre au montant saisi dans l onglet «Produits» (tableau 4) pour afficher le signal OK. A défaut, le signal Erreur apparait. 10

13 FICHE 6 ONGLET : RBT FRAIS DE FORMATION (Tableau 3bis) Annexe associée : - annexe 3 : Les critères pour la prise en charge financière de la Région Centre-Val de Loire Objectif du tableau : détailler les prises en charge des frais de formation par les organismes financeurs de formation. Sont considérés comme des organismes financeurs de formation : - l employeur directement (qui peut être l organisme gestionnaire de l institut / école de formation) ou son OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé), - tout autre organisme amené à financer de la formation, - la personne formée elle-même (par exception). FACTURATION DES COÛTS PEDAGOGIQUES Conformément au courrier de la Région Centre en date du 18 juillet 2013, les organismes gestionnaires doivent facturer le coût pédagogique à tous les employeurs ou OPCA des salariés ayant intégrés une formation dispensée par leur établissement de formation, toutes formations confondues. Cela intègre également les salariés en congé individuel de formation dont la rémunération est par ailleurs prise en compte par le FONGECIF Centre et les salariés ayant intégrés la formation d infirmier. Le coût moyen régional recommandé pour le budget prévisionnel N est communiqué par la Région au cours de l été N-1. Cette nouvelle recette doit être inscrite en sélectionnant le choix «organisme gestionnaire» ou «autres établissements» dans la liste déroulante. Consignes de saisie : Dès qu une donnée est renseignée dans une ligne, les autres cellules de cette ligne doivent impérativement être renseignées. Dans le cas contraire, le signal Erreur apparait. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. Vous devez détailler sur chaque ligne l origine du financement (= organisme financeur), le tarif unitaire pris en charge et l effectif concerné, pour chaque diplôme/formation. Pour les diplômes dispensés sur plusieurs années, la nature et le tarif doivent être détaillés par promotion. L effectif inscrit doit correspondre à l effectif réel ou prévisionnel des apprenants en promotion professionnelle. Vous devez inscrire le montant facturé à l employeur pour une année complète de formation. Si le nombre de lignes du tableau est insuffisant, il est possible de regrouper les promotions par diplôme. Dans ce cas, le détail du calcul devra figurer dans la note de contexte. Le total de ce tableau doit correspondre au montant saisi dans l onglet «Produits» (tableau 4) pour afficher le signal OK. A défaut, le signal Erreur apparait. 11

14 FICHE 7 ONGLET : FRAIS INSCRIPT CONCOURS (Tableau 3ter) Objectif du tableau : détailler les frais d inscription versés par les candidats inscrits aux concours d entrée pour chaque diplôme/formation. Consignes de saisie : Dès qu une donnée est renseignée dans une ligne, les autres cellules de cette ligne doivent impérativement être renseignées. Dans le cas contraire, le signal Erreur apparait. Une fois les cellules complétées, le signal OK apparait. Vous devez détailler sur chaque ligne les frais d inscription aux concours perçus pour chaque diplôme/formation. Si le nombre de lignes du tableau est insuffisant, il est possible de regrouper les promotions par diplôme. Dans ce cas, le détail du calcul devra figurer dans la note de contexte. L effectif concerné correspond à l effectif réel ou prévisionnel, des apprenants payants pour les concours. Le total de ce tableau doit correspondre au montant saisi dans l onglet «Produits» (tableau 4) pour afficher le signal OK. A défaut, le signal Erreur apparait. 12

15 FICHE 8 ONGLET : PRODUITS (Tableau 4) Annexe associée : - annexe 4 : Table de concordance «produits» (secteur public) - annexe 4 bis : Table de concordance «produits» (secteur privé) Objectif du tableau : Identifier les produits perçues par l établissement de formation et les ventiler l ensemble des produits par diplôme/formation. La ventilation directe des ressources sur les différentes formations est importante et permet de déterminer un coût net de formation. En cas de produits communs à différentes formations, la clé de répartition calculée précédemment est utilisée. Quelques précisions La subvention de fonctionnement régionale globale notifiée dans la lettre de cadrage La Région indique à chaque établissement préalablement au dépôt de son budget prévisionnel N, dans une lettre de cadrage envoyée courant septembre N-1, le montant de la subvention maximum envisagé pour l exercice N. L établissement doit construire son budget en tenant compte de ce montant. Produit direct (ou directement rattachable) / produit commun (ou non rattachable) Un produit direct est une recette directement rattachable à un diplôme ou une formation. Exemples : - frais de scolarité, droit d inscription aux concours - subvention identifiée pour le financement d une formation en particulier - etc.. Un produit commun est une recette qui concerne l ensemble des diplômes préparés par l établissement et difficilement affectable à un diplôme en particulier. Exemples : - taxe d apprentissage versée globalement pour le fonctionnement de l établissement de formation - produits financiers - etc FOCUS Ce tableau permet d identifier plus particulièrement : - Le total des produits liés aux formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale (initialement identifiées comme «formations du périmètre de décentralisation»), - Les produits rattachés spécifiquement aux : formations avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant, éventuelles formations que vous aurez souhaité dissocier ou isolées suite à la demande de la Région. Vous pouvez compléter ce tableau en utilisant les formules de calcul suivantes : + - * / La ligne «ajustement demandé (pour le budget prévisionnel) / accordé (pour le budget réalisé) est identifiée spécifiquement : - pour le BP, cela permet de présenter votre budget à l équilibre et ainsi d identifier rapidement l excédent ou le déficit prévisionnel, - pour le réalisé, vous devez indiquer l ajustement accordé par la Région suite au dialogue de gestion. 13

16 Consignes de saisie : Pour davantage de lisibilité, vous pouvez masquer les colonnes inutiles du tableau. Afin de faciliter la saisie, vous pouvez suivre l ordre de saisie ci-après : Inscrire les sommes indiquées dans les tableaux 3, 3bis et 3 ter, dans la colonne «Total toutes formations confondues» ; puis ventiler les montants dans les formations correspondantes. Saisir les produits directement rattachables à chaque diplôme/formation ; Une table de concordance entre la nomenclature comptable des établissements de secteur public et privé et les libellés de la matrice budgétaire OOPSSI (cf. annexe 4 et 4 bis) a été élaborée de manière à homogénéiser les données saisies entre les différents établissements de formation. Précisions : * la subvention Pôle emploi doit apparaitre dans la ligne créée à cet effet, dans la colonne affectée à la formation aide-soignant(e). A compter de l exercice 2015, le montant de la subvention maximum attribuée intègre la subvention «Pôle emploi» gérée par la Région. Son montant ne doit plus apparaitre dans la ligne «Subvention pôle emploi». * la subvention régionale versée au titre de Learneos : cette subvention doit figurer en totalité sur l exercice comptable au cours duquel elle a été attribuée. Son montant doit apparaitre dans la colonne «IDE», et dans la ligne «subvention affectée à un dispositif régional spécifique». Dans votre compte financier, la totalité de la subvention doit être rattachée sur l exercice comptable au cours duquel elle a été attribuée. * la subvention affectée à un dispositif régional spécifique : cette nouvelle ligne concerne les formations avec dispositif de financement régional spécifique - Cursus Partiel Aide-Soignant ou autres formations que vous souhaitez isoler. Saisir la colonne «Total toutes formations confondues», laquelle reprend les produits directs et les produits communs. La colonne «TOTAL toutes formations confondues» correspond au total des produits sur le budget global de l établissement de formation (pas seulement les produits rattachables distinctement à un(e) diplôme/formation). Le signal Erreur apparait si le total des sommes indiquées dans chaque ligne est supérieur aux totaux indiqués dans les colonnes C et D. Veillez à ce que ces totaux restent supérieurs ou égaux pour faire apparaitre le signal OK. Compléter la colonne «formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale» en utilisant la formule de calcul «=SOMME(E :P )». ATTENTION, à cette étape de la saisie, les montants indiqués dans la colonne «Total formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale» ne correspondent qu à la somme des produits directement rattachés à chaque diplôme/formation. Les produits communs non rattachés seront ventilés grâce à la clé de répartition et additionnés automatiquement dans le tableau suivant. Saisir conformément à la lettre de cadrage, le montant de la subvention de fonctionnement régionale globale. Celle-ci n est pas ventilée par diplôme/formation. La subvention de fonctionnement régionale globale et son éventuel ajustement doivent être identiques dans les colonnes C et D pour faire apparaitre le signal OK. A défaut, le signal Erreur apparait. 14

17 FICHE 9 ONGLET : PRODUITS 2 (Tableau 4Bis) Objectif de ce tableau : Ventiler l ensemble des produits (y compris les produits communs non rattachables à un diplôme/formation), à partir de la clé de répartition définie au tableau 2bis. Ce tableau s alimente automatiquement VENTILATION DES PRODUITS COMMUNS La colonne «nombre d heures élèves» du tableau 2bis (onglet effectif élèves 2) doit être renseignée pour les dispositifs de financement régional spécifique et les autres formations si vous souhaitez une ventilation des produits communs en fonction de la clé de répartition. A l inverse, si cette colonne n est pas renseignée, les produits communs ne seront ventilés que sur les formations financées dans le cadre de la subvention de fonctionnement régionale globale. FORMATIONS D ERGOTHERAPEUTE ET DE PSYCHOMOTRICIEN - Les formations d ergothérapeute et de psychomotricien apparaissent, par défaut, dans les colonnes «Formations identifiées bénéficiant d'un financement régional spécifique». Comme indiqué précédemment, ces deux formations devraient être identifiées en tant que formations financées dans le cadre de la subvention régionale globale afin d intégrer automatiquement les produits correspondants dans le calcul de la subvention de fonctionnement régionale globale. Il sera nécessaire de retraiter les chiffres obtenus dans ce tableau pour prendre en compte ces produits dans le calcul de la subvention de fonctionnement et dans l analyse des résultats de l établissement. BONIFICATIONS D INDEMNITES DE STAGE AUX ETUDIANTS MASSEURS-KINESITHERAPEUTES, ERGOHERAPEUTES ET PSYCHOMOTRICIENS Le montant de cette aide spécifique doit être saisie dans la ligne «subvention affectée à un dispositif régional spécifique» de la colonne correspondant à la formation concernée, dans le budget prévisionnel et réalisé. 15

18 FICHE 10 ONGLET : CHARGES INDIRECTES (Tableau 5 spécifique) Annexe associée : - annexe 6 : Charges indirectes - quelques clés de répartition proposées Objectif du tableau : récapituler l ensemble des charges indirectes et les répartir sur l établissement de formation selon une clé de répartition qui reste à définir. Ce tableau ne concerne que les établissements de formation adossés à un centre hospitalier ou à un organisme gestionnaire ayant plusieurs activités. Quelques précisions Les charges indirectes On appelle charge indirecte une charge dont l origine se situe au sein du centre hospitalier et dont une quote-part revient à l établissement de formation. Exemples : - la direction du personnel du centre hospitalier qui établit les bulletins de salaires pour l ensemble des agents du centre hospitalier et pour les salariés de l école/institut et les stagiaires, - la direction des finances qui établit les budgets et comptes administratifs pour l ensemble des services hospitaliers, y compris ceux des écoles/instituts, - etc.. Méthode de calcul des charges indirectes : Les charges indirectes doivent prendre en compte les observations effectuées par le Cabinet ORCOM lors de l examen approfondi réalisé en début d année Les charges indirectes doivent être justifiées par des dépenses réelles. Les dépenses forfaitaires ne sont pas acceptées. Il est conseillé de mettre en place des indicateurs pour certaines charges. Seules les prestations réelles sont prises en charge par la Région Centre. Par conséquent, le nombre d heure des intervenants (par exemple celles du personnel d entretien ou du personnel informatique extérieur à l établissement de formation) doit être celui effectivement passé dans l établissement. Par ailleurs les dépenses déjà comprises dans les charges directes ne doivent pas faire doublon avec celles inscrites en charges indirectes. Dans le cadre budgétaire qui vous est adressé, des clés de répartition à titre indicatif sont proposées en annexe 6 : Charges indirectes - quelques clés de répartition proposées. Si ces clés sont modifiées, il est nécessaire de mentionner dans la note de contexte, la nouvelle clé de répartition retenue. Consignes de saisie : Vous devez renseigner à minima : - les montants répartis par type de charge indirecte, - la clé de répartition retenue si celle-ci est différente de celle indiquée dans la matrice de budgétaire. : La somme des charges indirectes se calcule automatiquement. 16

19 FICHE 11 ONGLET : DETAIL CHARGES (Tableau 5) Annexe associée : - annexe 5 : Table de concordance «Charges» (secteur public) - annexe 5 bis : Table de concordance «Charges» (secteur privé) Objectif du tableau : Identifier les charges de l établissement de formation et les ventiler par diplôme/formation. Quelques précisions Charge directe (ou directement rattachable) / charge commune (ou non rattachable) Une charge directe est directement rattachable à un diplôme/formation. Exemples : - charges de personnel enseignant propre à un diplôme (rémunération chargée) - indemnités de stage qui concerne un diplôme - frais de déplacement de stage propre à un diplôme - achats de documentations spécifiques à un diplôme - etc.. Une charge commune concerne l ensemble des diplômes préparés par l établissement (exemples : charges de personnel relative à la Direction de l école, Administration de l école, fournitures, frais d entretien des locaux ) et est difficilement affectable à une formation particulière. L établissement doit privilégier autant que possible l affectation directe des charges aux diplômes. Consignes de saisie : Pour davantage de lisibilité du tableau, vous pouvez masquer les colonnes inutiles du tableau. Afin de faciliter la saisie, vous pouvez suivre l ordre de saisie ci-après : Saisir les charges directement rattachables à chaque diplôme/formation ; Il est important de ventiler les charges par diplôme prioritairement en charges directes pour calculer le coût du diplôme et en donner une image fidèle. En cas de charges communes, la clé de répartition à l heure élève sera utilisée. La table de concordance entre la nomenclature comptable des établissements de secteur public et privé et les libellés de la matrice budgétaire OOPSSI (cf. annexe 5 et 5 bis) permettra d homogénéiser les données saisies entre les différents établissements de formation. Précisions : * Titre 1 : Charges de personnel Il est important de retraiter le montant des indemnités de stage versées aux stagiaires de la rémunération du personnel, figurant dans charges de personnel. * Frais liés aux élèves Une ligne spécifique a été créée pour les indemnités de stage et les frais de déplacement perçus par les étudiants sur certaines formations. Les sommes correspondantes doivent être affectées à chaque diplôme concerné. 17

20 * Titre 2 : Autres charges Les frais de déplacement remboursés aux étudiants doivent être retraités des frais de déplacement inscrits dans les autres charges. Seuls les frais de déplacement du personnel figurent dans ce Titre 2 dans la rubrique «autres services extérieurs». Learneos : cette charge doit être inscrite dans le titre II Services extérieurs Autres services extérieurs. * Les charges indirectes : la reprise du montant est automatique, à partir de l onglet «Charges indirectes». Saisir la colonne «Total toutes formations confondues», laquelle reprend à la fois les charges directes et communes. La colonne «TOTAL toutes formations confondues» correspond au total des charges sur le budget global (pas seulement les charges rattachables à un(e) diplôme/formation) : Le signal Erreur apparait si le total des sommes indiquées dans chaque ligne est supérieur aux totaux des colonnes C et D. Veillez à ce que ces totaux restent supérieurs ou égaux pour faire apparaitre le signal OK. Compléter la colonne «formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale» en utilisant la formule de calcul «=SOMME(E :P )». ATTENTION, à cette étape de la saisie, les montants indiqués dans la colonne «Total formations financées dans le cadre de la subvention globale régionale» ne correspondent qu à la somme des charges directement rattachées à chaque diplôme/formation. La ventilation des charges se fait automatiquement sur le tableau suivant, par différence (à l aide de la clé de répartition calculée précédemment). 18

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