Acquisition et Mise en place d'un système d'information de Gestion des centres sociaux de la MGPAP

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1 A.O ouvert N XX/MGPAP/2014 Acquisition et Mise en place d'un système d'information de Gestion des centres sociaux de la MGPAP APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 Relatif A : : Acquisition et mise en place d un Système d Information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP Le présent marché est soumis aux dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. MAITRE D OUVRAGE : LA MUTUELLE GENERALE DU PERSONNEL DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 29, Avenue Ibn Sina Agdal Rabat Tél. : / 59 Fax : Site Web : Page 1

2 SOMMAIRE REGLEMENT DE LA CONSULTATION ARTICLE 1 : OBJET DU REGLEMENT DE LA CONSULTATION... 5 ARTICLE 2 : MAÎTRE D OUVRAGE... 5 ARTICLE3: CONDITIONS REQUISES DES CONCURRENTS... 5 ARTICLE 4 : LES PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR PAR LES CONCURRENTS... 5 ARTICLE 5 : COMPOSITION DU DOSSIER D'APPEL D'OFFRES... 7 ARTICLE 6 : MODIFICATIONS DANS LE DOSSIER D'APPEL D'OFFRES... 8 ARTICLE 7 : RETRAIT DES DOSSIERS D'APPEL D'OFFRES... 8 ARTICLE 8 : INFORMATION DES CONCURRENTS... 8 ARTICLE 9 : ALLOTISSEMENT... 8 ARTICLE 10 : CONTENU ET PRESENTATION DES DOSSIERS DES CONCURRENTS... 8 ARTICLE 11 : DEPOT DES PLIS DES CONCURRENTS... 9 ARTICLE 12 : RETRAIT DES PLIS... 9 ARTICLE 13 : DELAI DE VALIDITE DES OFFRES ARTICLE 14 : GROUPEMENT ARTICLE 15 : ECLAIRSSISSEMNT CONCERNANT LES OFFRES ARTICLE 16 : OUVERTURE DES PLIS ET EXAMEN DES OFFRES ARTICLE 17 : RESULTAT DEFINITIF DE L'APPEL D'OFFRES ARTICLE 18 : AFFICHAGE DES RESULTATS ARTICLE 19 : LANGUE ARTICLE 20 : MONNAIE CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE ARTICLE 2 : MODE DE PASSATION ARTICLE 3 : MAÎTRE D OUVRAGE ARTICLE 4 : MODE D'ATTRIBUTION ARTICLE 5 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE ARTICLE 6 : TEXTES DE REFERENCE ARTICLE 7 : VALIDITE DU MARCHE ARTICLE 8 : DELAI DE NOTIFICATION DE L APPROBATION ARTICLE 9 : ELECTION DE DOMICILE ARTICLE 10 : ENREGISTREMENT ET TIMBRES ARTICLE 11 : ASSURANCES ARTICLE 12 : NANTISSEMENT ARTICLE 13 : SOUS-TRAITANCE ARTICLE 14 : CONNAISSANCE DES PRESTATIONS ARTICLE 15 : CAUTIONNEMENT ET RETENUE DE GARANTIE ARTICLE 16 : DELAIS DE REALISATION [2]

3 ARTICLE 17 : MODALITES D INTERVENTION ARTICLE 18 : RECEPTION PROVISOIRE ET DEFINITIVE DES PRESTATIONS ARTICLE 19 : MODALITE ET MODE DE PAIEMENT ARTICLE 20 : CONFIDENTIALITE DES RENSEIGENMENTS ARTICLE 21 : NATURE DES PRIX ARTICLE 22: PENALITES DE RETARD ARTICLE 23: OBLIGATION DU SOUMISSIONNAIRE ARTICLE 24 : OBLIGATION DE LA MGPAP ARTICLE 25: EXECUTION DU MARCHE ARTICLE 26 : CONDITIONS DE RESILIATION ARTICLE 27 : CAS DE FORCE MAJEURE ARTICLE 28 : REGLEMENT DE LITIGE CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES 1 PRESENTATION GENERALE DU PROJET DESCRIPTIF DE L EXISTANT ARCHITECTURE FONCTIONNELLE ET TECHNIQUE CIBLES PRESTATIONS ATTENDUES DU PRESTATAIRE GARANTIE MAINTENANCE / HOTLINE / TELEMAINTENANCE BORDEREAU DES PRIX / DETAIL ESTIMATIF BORDEREAU DES PRIX DE LA MAINTENANCE ANNUELLE ANNEXE 1. QUESTIONNAIRES FONCTIONNEL ET TECHNIQUE ANNEXE 2. FICHE DE COORDONNEES ANNEXE 3. PERSONNEL CLE DU CONSULTANT ANNEXE 4. CURRICULUM VITAE ANNEXE 5. DECLARATION SUR L'HONNEUR ANNEXE 6. ACTE D'ENGAGEMENT AVIS D APPEL D OFFRES OUVERT [3]

4 APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 RELATIF A Acquisition et mise en place d un Système d Information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP. REGLEMENT DE LA CONSULTATION Le présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix est soumis aux dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. MAITRE D OUVRAGE : LA MUTUELLE GENERALE DU PERSONNEL DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 29, Avenue Ibn Sina Agdal Rabat Tél. : / 59 Fax : Site Web : [4]

5 ARTICLE 1 : OBJET DU REGLEMENT DE LA CONSULTATION Le présent règlement de la consultation concerne l'appel d'offres ouvert sur offres de prix n 14/MGPAP/2014 ayant pour objet : " ". Il a été établi en vertu des dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle. Les prescriptions du présent règlement ne peuvent en aucune manière déroger ou modifier les conditions et les formes prévues par le règlement précité. Toute disposition contraire audit règlement est nulle et non avenue. Seules sont valables les précisions et prescriptions complémentaires conformes aux dispositions du règlement précité. Les caractéristiques et spécifications, objet de l appel d offres, sont fixées dans le cahier des prescriptions spéciales et le Cahier des Prescriptions Techniques. ARTICLE 2 : MAÎTRE D OUVRAGE Maître d Ouvrage : Le maître d ouvrage du marché qui sera conclu suite au présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix est la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques (MGPAP), représentée par son Directeur. ARTICLE3: CONDITIONS REQUISES DES CONCURRENTS Conformément aux dispositions de l Article 25 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles; 1 - Seules peuvent participer au présent Appel d'offres ouvert, les personnes physiques ou morales qui : Justifient des capacités juridiques, techniques et financières requises ; Sont en situation fiscale régulière pour avoir souscrit leurs déclarations et réglé les sommes exigibles ou, à défaut de règlement, constitué des garanties jugées suffisantes par le comptable chargé du recouvrement ; Sont affiliées à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale et souscrivent régulièrement leurs déclarations de salaires auprès de cet organisme. 2 - Ne sont pas admises à participer au présent Appel d'offres ouvert: Les personnes en liquidation judiciaire ; Les personnes en redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale délivrée par l autorité judiciaire compétente ; Les personnes ayant fait l objet d une exclusion temporaire ou définitive prononcée dans les conditions fixées par l article 27 du règlement précité. Article 4 : LES PIECES JUSTIFICATIVES A FOURNIR PAR LES CONCURRENTS Conformément aux dispositions de l Article 26 du règlement précité, les pièces à fournir par les concurrents sont les suivantes: 4-1 : DOSSIER ADMINISTRATIF Ce dossier doit comprendre : La déclaration sur l honneur comportant les indications et les engagements précisés à l article 26 du règlement précité (modèle ci-joint); La ou les pièces justifiant les pouvoirs conférés à la personne agissant au nom duconcurrent, comme suit (selon le cas) : Une copie conforme de la procuration légalisée, lorsqu il agit au nom d une personne physique ; [5]

6 Un extrait des statuts de la société et / ou procès-verbal de l organe compétent pour donner pouvoir, lorsqu il agit au nom d une personne morale ; L acte par lequel la personne habilitée délègue son pouvoir à une tierce personne, le cas échéant Une attestation ou sa copie certifiée conforme délivrée depuis moins d un an parl Administration compétente du lieu d imposition certifiant que le concurrent est en situation fiscale régulière ou à défaut de paiement qu il a constitué les garanties prévues à l article 25 du règlement précité. Cette attestation doit mentionner l activité au titre de laquelle le concurrent est imposé Une attestation ou sa copie certifiée conforme délivrée depuis moins d un an parla Caisse Nationale de Sécurité Sociale certifiant que le concurrent est en situation régulière envers cet organisme conformément aux dispositions de l article 3 ci-dessus Le récépissé du cautionnement provisoire ou l attestation de la caution personnelle et solidaire en tenant lieu dont le montant est : ,00 DHS trente mille Dirhams L attestation d assurance (AT et RC) Le certificat d immatriculation au Registre de Commerce. Les concurrents non installés au Maroc sont tenus de fournir l équivalent des attestations visées aux paragraphes 3, 4 et 6 ci-dessus, délivrées par les administrations ou les organismes compétents de leurs pays d origine ou de provenance. A défaut de la délivrance de tels documents par les administrations ou les organismes compétents de leurs pays d origine ou de provenance, lesdites attestations peuvent être remplacées par une déclaration faite par l intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d origine ou de provenance. NB : Les pièces demandées aux paragraphes 2, 3, 4, 6 doivent être originales ou des copies certifiées conformes aux originales. 4-2 : DOSSIER TECHNIQUE Ce dossier doit contenir les pièces suivantes : : Une note présentant les moyens humains et techniques du concurrent, le lieu, la date, la nature et l'importance des prestations qu'il a exécutées ou à l'exécution desquelles il a participé ; : les copies certifiées conformes à l originale des attestations de bonne fin d exécution par les hommes de l art sous la direction desquels lesdites prestations ont été exécutées ou par les maîtres d ouvrage qui en ont bénéficié. Chaque attestation précise notamment la nature des prestations, le montant, les délais et les dates de réalisation, l appréciation, le nom et la qualité du signataire. 4-3 : PIECES COMPLEMENTAIRES : Le présent règlement de la consultation signé et cacheté à la dernière page avec lamention manuscrite «lu et accepté» et paraphé sur toutes les pages : Le Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS) signé et cacheté à la dernière page avecla mention manuscrite «lu et accepté» et paraphé sur toutes les pages : Le Cahier des Prescriptions Techniques (CPT) signé et cacheté à la dernière page avecla mention manuscrite «lu et accepté» et paraphé sur toutes les pages. 4-4 : DOSSIER «OFFRE FINANCIERE» : L acte d engagement conforme au modèle ci-joint en annexe ; : Le bordereau des prix détail estimatif conforme au modèle ci-joint. Le montant de l acte d engagement ainsi que les prix unitaires du bordereau des prix détail estimatif doivent être indiqués en chiffres et en lettres. En cas de discordance entre les prix indiqués en chiffres et ceux indiqués en lettres, ce sont ces derniers qui sont pris en considération. [6]

7 4-5 : DOSSIER «OFFRE TECHNIQUE» L offre technique du soumissionnaire doit apporter des réponses claires aux prescriptions définies dans le CPS. Le concurrent devra fournir dans son offre tout élément d information permettant de l apprécier au mieux. Le soumissionnaire devra impérativement remettre l offre technique sous support papier et support électronique. L offre technique doit comprendre : Les références de l éditeur dans des projets similaires en précisant : le client, la solution déployée, le périmètre couvert (couverture fonctionnelle), le montant du projet en détaillant si possible (logiciel, prestation de mise en œuvre, formation, maintenance, etc.), les dates de début et de fin de prestations, les contacts chez le client (nom, fonction, numéro de téléphone et mail). Une présentation générale de la solution, avec une présentation des fonctionnalités de chaque module. La description de l architecture technique de la solution et de l infrastructure requise proposée par le concurrent conformément au paragraphe 3.5 du CPS «Architecture et infrastructure proposées par l éditeur». Une note détaillée présentant : La démarche de mise en œuvre : périmètre, objectifs, et détail des prestations du soumissionnaire sur chacune des étapes du projet ; La liste des livrables ; Le planning prévisionnel des travaux ; La méthodologie de conduite et d organisation projet qui sera appliquée par le soumissionnaire en précisant le rôle du Maître d ouvrage, et du soumissionnaire ; La composition de l équipe qui sera affectée au projet en fournissant les Curriculum Vitae datés et signés par le candidat et le prestataire accompagnées des copies certifiées conformes à l original des diplômes des intervenant. Le personnel proposé doit obligatoirement être parmi le personnel permanent du soumissionnaire et déclaré dans le bordereau de la CNSS ou équivalent remis dument signé et légalisé. Le chronogramme d affectation des consultants fonctionnels et techniques détaillant les charges par intervenant et par étape du projet en jours*hommes ; Une note relative à l offre de formation et de transfert de compétences qui doit comprendre: La description de l offre de formation en spécifiant qui est en charge de l effectuer, le lieu, les pré-requis nécessaires pour la réalisation des formations ; Les Cvs des formateurs ; Le planning prévisionnel des formations selon les catégories d utilisateurs. Une réponse aux exigences attendues de la solution cible ; Un modèle de contrat de maintenance non chiffré conformément au paragraphe 6.3 «Contrat de maintenance proposé par le soumissionnaire» du CPS. Article 5 : COMPOSITION DU DOSSIER D'APPEL D'OFFRES Conformément aux dispositions de l Article 23 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, le dossier du présent Appel d'offres ouvert comprend : Copie de l avis du présent Appel d'offre -Le présent règlement de la consultation ; -Le Cahier des Prescriptions Spéciales ; -Le Cahier des Prescriptions Techniques; -Le modèle de l acte d engagement ; -Le modèle du bordereau des prix détail- estimatif ; -Le modèle de la déclaration sur l honneur. [7]

8 Article 6 : MODIFICATIONS DANS LE DOSSIER D'APPEL D'OFFRES Conformément aux dispositions de l article 23 4 du règlement précité, le maître d ouvrage peut introduire des modifications dans le dossier d'appel d'offres sans changer l objet du marché. Ces modifications seront communiquées à tous les concurrents ayant retiré ledit dossier et seront publiées au site web de la MGPAP ( Lorsque les modifications nécessitent la publication d un avis modificatif, celui-ci sera en plus envoyé par lettre recommandée à tous les concurrents ayant déjà retiré le cahier des charges. La séance d ouverture des plis ne sera alors tenue que dans un délai minimum de dix (10) jours à compter de la date de l envoi de la lettre de la modification sans que la date de la nouvelle séance ne soit antérieure à celle prévue initialement. Article 7 : RETRAIT DES DOSSIERS D'APPEL D'OFFRES Le dossier d'appel d'offres est mis à la disposition des concurrents consultés dans les bureaux du Service des Achats et Logistiques sis au 3 ème étage «57, avenue Ibn Sina Agdal-Rabat» jusqu à la date limite de remise des offres. Le dossier d appel d offres est également disponible sur le site web de la Mutuelle ( Article 8 : INFORMATION DES CONCURRENTS Tout concurrent peut demander au maître d ouvrage de lui fournir des éclaircissements ou des renseignements concernant le présent Appel d'offres dans les conditions prévues à l article 24 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. Et ce, sept jours (7) au moins avant la date prévue pour la séance d ouverture des plis. Tout renseignement fourni par le maître d ouvrage à un des concurrent à sa demande, sera communiqué le même jour et dans les mêmes conditions et au moins trois jours (3) avant la date prévue pour la séance d ouverture des plis, aux autres concurrents ayant retiré le dossier d'appel d'offres et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception, par fax confirmé ou par voie électronique.. Il sera également mis à la disposition de tout autre concurrent et publié sur le site web de la Mutuelle ( Article 9 : ALLOTISSEMENT Les prestations objet du présent appel d offres se feront en lot unique. Article 10 : CONTENU ET PRESENTATION DES DOSSIERS DES CONCURRENTS 1-Contenu des dossiers des concurrents : Conformément à l article 29 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, les dossiers présentés par les concurrents doivent comporter : Le Règlement de la Consultation et le Cahier des Prescriptions Spéciales paraphés et signés par le concurrent ou la personne habilitée à cet effet et portant la mention lu et accepté à la dernière page. Le dossier administratif (voir article 4 ci-dessus) ; Le dossier technique (voir article 4 ci-dessus) ; Une offre financière comprenant (voir article 4 ci-dessus) ; Une offre technique comprenant (voir article 4 ci-dessus) ; Le dossier Pièces complémentaires (voir article 4 ci-dessus). 2-Présentation des dossiers des concurrents : Conformément aux dispositions de l article 30 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, le dossier présenté par chaque concurrent est mis dans un pli cacheté portant : Le nom et l adresse du concurrent ; [8]

9 L objet du marché; La date et l heure de la séance d ouverture des plis. L avertissement que «le pli ne doit être ouvert que par le président de la Commission d'appel d'offres lors de la séance publique d ouverture des plis». Ce pli contient trois enveloppes distinctes : a. Une enveloppe comprenant le dossier administratif, le dossier technique et le dossier Pièces complémentaires. Cette enveloppe doit être cachetée et porter de façon apparente la mention «Dossier administratif et technique» ; b. Une enveloppe comprenant l offre technique. Elle doit être cachetée et porter de façon apparente la mention «Offre technique» ; c. Une enveloppe comprenant l offre financière du soumissionnaire. Elle doit être cachetée et porter de façon apparente, outre les indications ci-dessous indiquées, la mention «Offre financière». Ces enveloppes doivent indiquer de manière apparente : Le nom et l adresse du concurrent ; L objet du marché; La date et l heure de la séance d ouverture des plis. Article 11 : DEPOT DES PLIS DES CONCURRENTS Conformément aux dispositions de l Article 32 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, les plis sont, au choix des concurrents : Soit déposés au bureau d ordre de la MGPAP sis au 29 Avenue Ibn Sina Agdal Rabat ; Soit remis, séance tenante, au président de la Commission d Appels d Offres ouvert au début de la séance et avant l ouverture des plis. Le délai pour la réception des plis, expire à la date et à l heure fixée par l avis d Appel d Offres ouvert pour la séance d examen des offres. Les plis déposés ou reçus postérieurement au jour et à l heure fixés ne sont pas admis. A leur réception, les plis sont enregistrés par le maître d ouvrage dans leur ordre d arrivée, sur un registre spécial. Le numéro d enregistrement ainsi que la date et l heure d arrivée sont portées sur le pli remis. Les plis resteront cachetés et seront tenus en lieu sûr jusqu à leur ouverture dans les conditions prévues à l article 37 du règlement précité. Article 12 : RETRAIT DES PLIS Conformément aux dispositions de l Article 33 du règlement précité, tout pli déposé peut être retiré antérieurement au jour et à l heure fixés pour l ouverture des plis. Le retrait du pli fait l objet d une demande écrite et signée par le concurrent ou son représentant dûment habilité. La date et l heure de retrait sont enregistrées par le maître d ouvrage dans le registre spécial visé à l article précédent. Les concurrents ayant retiré leurs plis peuvent présenter de nouveaux plis dans les conditions fixées à l article précédent. [9]

10 Article 13 : DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Les soumissionnaires qui n ont pas retiré définitivement leurs plis dans les conditions prévues à l article 12 ci-dessus resteront engagés par leurs offres pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date d ouverture des plis, et ce, conformément aux dispositions de l Article 34 du règlement précité. Si, dans ce délai, le choix de l attributaire ne peut être arrêté, le maître d ouvrage peut demander aux soumissionnaires, par lettre recommandée avec accusé de réception, la prolongation de ce délai. Seuls les soumissionnaires qui ont donné leur accord par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au maître d ouvrage resteront engagés pendant le nouveau délai. Article 14 : GROUPEMENT Dans le cas d un groupement, un seul pli sera remis en réponse au présent appel d offres. Les membres du groupement doivent fournir chacun pour ce qui le concerne, des dossiers administratif, technique et additif séparés. Toutefois, qu il s agisse d un engagement conjoint ou d un engagement solidaire, l acte d engagement et le marché doivent être signés par chacun des membres du groupement et désigner le mandataire qui représente l ensemble des membres depuis la date du dépôt de l offre jusqu'à la date de réception définitive des prestations. Article 15 : ECLAIRSSISSEMNT CONCERNANT LES OFFRES En vue de faciliter l'examen, l'évaluation et la comparaison des offres, l Administration a toute latitude pour demander au candidat de donner des éclaircissements sur son offre. La demande d'éclaircissement et la réponse seront données par écrit, et aucun changement de prix ou substantiel de l'offre ne sera demandé, offert ou autorisé. Article 16 : OUVERTURE DES PLIS ET EXAMEN DES OFFRES La procédure d ouverture des plis et d examen des offres des concurrents se déroule conformément aux dispositions prévues aux articles 37, 38, 39 et 40 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, et ce comme suit : Première étape : ouverture des dossiers administratif, technique et additif par la commission d appel d offres en séance publique. Cette séance se déroulera comme suit : -Ouverture des dossiers administratif, technique et additif et énumération de leurs pièces constitutives en séance publique ; -Délibération à huis clos ; -Reprise de la séance publique et remise des offres financières dûment fermés aux sociétés écartées suite à l examen des dossiers administratif et additif. Deuxième étape : Rapport technique sur la base des propositions théoriques. Étude technique confiée à une commission technique (désignée par le président de la commission d'ouverture des plis) pour dresser un rapport à la commission plénière sur la base de l examen des offres des concurrents. L évaluation de l offre technique (note «NT» sur 100 points) sera établie en examinant les offres techniques des candidats. L'évaluation des offres techniques concerne les seuls candidats admis à l'issue de l'examen de leurs dossiers administratifs, techniques et additifs. Les critères techniques énumérés ci-après sont assortis de la grille de notation ci-après : [10]

11 Critère Note Détail Expérience de la société 20 points Cette rubrique sera évaluée en fonction de l expérience générale et spécifique de la société accompagnée d attestations. Démarche, méthodologie, plan de travail et consistance des prestations Qualification de l équipe Couverture fonctionnelle de la solution Spécification technique de la solution 25 points 15 points 30 points 10 points Cette rubrique sera évaluée en fonction de : L approche de travail, les objectifs, les résultats attendus, et le plan de travail ; La consistance des prestations de maintenance proposées par le soumissionnaire. Cette rubrique sera évaluée en fonction du profil et des expériences de l équipe proposée. Cette rubrique sera établie sur la base de l OT du soumissionnaire, validée par les séances de démonstration si la commission le juge nécessaire. Cette rubrique sera établie sur la base de l offre technique, validée par les séances de démonstration si la commission le juge nécessaire. Le détail de la notation est donné ci-après : Expérience de la société : (20 points). L évaluation sera basée sur les documents remis par le soumissionnaire. Critère Barème Pérennité de la société Société ayant plus de 8 ans : 1,5 point Société ayant plus de 5 ans : 1 point Société ayant moins de 5 ans : 0,5 point Effectif CA (moyenne des 3 dernière années) Effectif supérieur à 10 : 2 points Effectif supérieur à 5 : 1 point Effectif inférieur à 5 : 0,5 point CA supérieur à 10 MDh : 1,5 point CA entre 10 et 5 : 1 point CA inférieur à 5 : 0,5 point Références pertinentes dans la mise en place d une solution similaire à celle objet de l appel d offres Pour chaque référence similaire acceptée : 3 points. Les notes attribuées à chaque référence seront cumulées avec un maximum de 15 points Démarche, méthodologie, plan de travail et consistance des prestations (25 points). Les pièces justificatives sont l offre technique et notamment : Démarche de mise en œuvre ; Démarche de conduite de projet ; Démarche qualité proposée ; Offre de formation et gestion du transfert de compétences ; Le planning prévisionnel des travaux [11]

12 Critère Compréhension du contexte, des attentes et besoins de la MGPAP Planification du projet et délais de réalisation Barème 2 points selon la qualité et la pertinence des explications détaillées dans l offre technique 3 points selon la planification proposée, la précision et le séquencement des tâches, le délai de réalisation du projet Charge de travail en jours hommes, prévue pour la réalisation de la mission Prestations des formations prévues et du transfert de savoirfaire proposé 5 points donnés au prestataire qui a proposé la charge de travail la plus importante 3 points selon la consistance du plan de formation proposé, le contenu des formations, les durées des formations et la gestion du transfert de compétence Démarche qualité proposée Consistance des prestations de maintenance et d assistance technique Délais d intervention 2 points selon l engagement qualité du prestataire, les certificats qualité obtenus, la consistance et la pertinence du plan et démarche qualité proposés 05 si très satisfaisant 03 si Satisfaisant 0,5 sinon 05 si très satisfaisant 03 si Satisfaisant 0,5 sinon Qualification de l équipe (15 points) : Les pièces justificatives sont les CVS dûment signés par le candidat et le prestataire accompagnées des copies certifiées conformes à l original des diplômes des intervenants. (Cf. Article 4 : les pièces justificatives à fournir par les concurrents). Critère Sous-critère Barème Formation académique Bac+5 (2pts), Bac+4 (1 pts), Autre (0 pts) ; Chef de projet (5 pts) Consultants fonctionnels (5 pts) Expérience professionnelle dans un domaine similaire Nombre de missions similaires réalisées en tant que chef de projet le niveau de formation académique moyen de l équipe proposée le nombre moyen d années d expérience 10 ans et plus (2 pts), 5 ans et plus (1 pts), moins de 5 ans (0 pt) ; 1 point >= 5 missions, 0 point sinon. 2points si au moins 2 experts sont de niveau bac+5 ou plus ; 0 sinon. 2points si le nombre moyen est supérieur à 5 ans ; 1 0 point sinon ; le nombre de missions similaires à celle de cet appel d offres. 1 point >= 5 missions 0 point sinon. Consultants techniques (5 pts) le niveau de formation académique moyen de l équipe proposée le nombre moyen d années d expérience 2 points si au moins 3 experts sont de niveau bac+5 ou plus ; 0 sinon. 2 points si le nombre moyen est supérieur à 5 ans ; 0 point sinon ; [12]

13 le nombre de missions similaires à celle de cet appel d offres. 1 point >= 5 missions 0 point sinon. Couverture fonctionnelle de la solution : (30 points) Les réponses seront évaluées sur la base de la note de présentation des spécificités fonctionnelles et techniques et à la démonstration de la solution si nécessaire selon le barème suivant : Critère Barème Pièce de référence 30 si très satisfaisant Entre 20 et 30 si Satisfaisant Entre 10 et 20 si moyennement satisfaisant Entre 1 et 10 si peu satisfaisant Pertinence et Couverture du périmètre fonctionnel Spécification technique de la solution : (10 points) Note de présentation des spécificités fonctionnelles et techniques+ démonstration + Questionnaire pour les prestataires soumissionnant avec un progiciel. Les réponses seront évaluées sur la base de la réponse du soumissionnaire dans l offre technique selon le barème suivant : Critère Note Architecture technique et environnement de développement Disponibilité et performance de la solution Facilité d utilisation et convivialité Evolutivité et ouverture de la solution (technologie utilisée, possibilité d intégrité avec d autres systèmes) 03 si très satisfaisant 02 si Satisfaisant 0,5 sinon 03 si très satisfaisant 02 si Satisfaisant 0,5 sinon 02 si très satisfaisant 01 si Satisfaisant 0,5 sinon 02 si très satisfaisant 01 si satisfaisant 0,5 sinon A l issue de cet examen, la commission arrête alors la liste des concurrents admissibles à la concurrence financière. Seront éliminés les concurrents qui auront obtenu une note totale inférieure à 60 points. 3ème étape : Séance publique> A l issue des travaux de la commission technique, la tenue d une séance publique de la commission d ouverture des plis sera reprise : >Séance publique pour l Ouverture des plis financiers et communication des montants des actes d engagement aux concurrents : lors de l'évaluation des offres financières des soumissionnaires sélectionnés, les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base ci-après: s'il y a contradiction entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant le prix par les quantités, le prix unitaire fera foi et le prix total sera corrigé. Si le soumissionnaire n'accepte pas la correction des erreurs, son offre sera écartée. S'il y a contradiction entre le montant en lettres et le montant en chiffres celui en lettres prévaudra. [13]

14 >Délibération à huit clos pour l application de la formule qui tient compte du prix de l offre et de la note technique: EXAMEN DES OFFRES FINANCIERES. a. Note Financière (Nf) : La formule utilisée pour déterminer les scores financiers est la suivante : NF = 100 x Pmin / P, où NF est le score financier, Pmin est la proposition la moins-disante et P est le prix de la Proposition considérée, formé du prix de la réalisation, du coût de trois ans de maintenance et du coût de la plateforme technique (OS, Licence SGBD et éventuellement autres outils) si la plateforme technique de la solution est différente de celle de la MGPAP. Le coût de la plateforme technique sera calculé sur la base du catalogue du fournisseur de référence. Pmin : Prix de l offre du moins disant P : Prix proposé pour l offre = Prix de la réalisation + coût de trois ans de maintenance + coût de la plateforme technique (OS, Licence SGBD et éventuellement autres outils) si la plateforme technique de la solution est différente de celle de la MGPAP. b. Note Globale (Ng) : Les notes technique et financière obtenues par chaque concurrent seront ensuite pondérées pour déterminer la note globale (Ng)tout en avantageant la qualité de l'offre technique sur l'élément prix selon la formule suivante : Ng = 0,60 Nt + 0,40Nf Le concurrent ayant obtenu la note globale(ng)la plus élevée sera déclaré attributaire du marché. Cette offre est considérée comme l offre la plus avantageuse. Article 17 : RESULTAT DEFINITIF DE L'APPEL D'OFFRES Le maître d ouvrage n est pas tenu de donner suite au présent Appel d Offres. Aucun soumissionnaire ne peut prétendre à une indemnité si ses offres ne sont pas acceptées ou s il n est pas donné suite à l Appel d Offres. Article 18 : AFFICHAGE DES RESULTATS Les résultats d examen des offres seront affichés au siège central de la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques sis à Rabat 29 avenue Ibn Sina Agdal. Article 19 : LANGUE L'offre préparée par le concurrent ainsi que toutes les correspondances et tous les documents, concernant l'offre, échangés entre le concurrent et le maître d'ouvrage, dans le cadre de la présente consultation, seront rédigés en langue française. Article 20 : MONNAIE Les prix des offres doivent être exprimés en Dirham marocain. [14]

15 APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 RELATIF A Acquisition et Mise en Place d'un Système d'information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP Présenté par Le Directeur de la MGPAP Lu et accepté par... A :... LE :... A :... LE :... [15]

16 APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 RELATIF A Acquisition et Mise en Place d'un Système d'information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES Le présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix est soumis aux dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. MAITRE D OUVRAGE : LA MUTUELLE GENERALE DU PERSONNEL DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 29, Avenue Ibn Sina Agdal Rabat Tél. : / 59 Fax : Site Web : [16]

17 Appel d'offres ouvert n 14/MGPAP/2014 Le présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix a pour objet : «Acquisition et mise en place d'un Système d'information de Gestion des centres de soins de la MGPAP». Le marché qui fera suite au présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix sera passé : ENTRE : La Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques représenté par le Directeur de la MGPAP désigné ci-après par «Maître d Ouvrage», D UNE PART; ET : (1) La personne physique ou morale ; Représentée par Monsieur (Madame).....; Enqualité de..... En vertu des pouvoirs qui lui sont conférés; Au capital de ; Faisant élection de domicile à ; Siège social sis à ; Affiliée à la C.N.S.S. sous le n ; Inscrite au Registre de Commerce de... Sous le n.....; n de Patente ; Prestataire du compte courant postal, bancaire ou à la TGR n ; Ouvert à désigné ci-après par «Le prestataire» (1): A compléter par le soumissionnaire. D AUTRE PART : IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT : [17]

18 ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet : «Acquisition et mise en place d'un système d'information de gestion des centres de soins de la MGPAP». Il a été établi en vertu des dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle. Les prescriptions du présent marché ne peuvent en aucune manière déroger ou modifier les conditions et les formes prévues par le marché précité. Toute disposition contraire audit marché est nulle et non avenue. Seules sont valables les précisions et prescriptions complémentaires conformes aux dispositions du règlement précité. Les caractéristiques et spécifications, objet de l appel d offres, sont fixées dans le cahier des prescriptions spéciales et le Cahier des Prescriptions Techniques. ARTICLE 2 : MODE DE PASSATION Le marché est soumis aux dispositions du règlement fixant les conditions et les formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, ainsi que certaines règles relatives à leur contrôle et à leur gestion. ARTICLE 3 : MAÎTRE D OUVRAGE Maître d Ouvrage : Le maître d ouvrage du marché qui sera conclu suite au présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix est la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques (MGPAP), représentée par son Directeur. ARTICLE 4 : MODE D'ATTRIBUTION Les prestations objet du présent appel d offres se feront en lot unique. ARTICLE 5 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Les pièces constitutives du marché comprennent L acte d engagement ; Le présent Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS) ; Le présent Cahier des Prescriptions Techniques (CPT) ; Le règlement de la consultation ; Le bordereau des prix détail-estimatif. ARTICLE 6 : TEXTES DE REFERENCE Règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles, ainsi que certaines règles relatives à leur contrôle et à leur gestion. Dahir n du 24 joumada II 1383 (12 novembre 1963), portant statut de la mutualité. Statut et règlement intérieur de la MGPAP. Cahier Des Clauses Administratives Générales Applicables aux marchés de services portant sur les prestations d études et de maitrise d œuvre passés pour le compte de l état (CCAG-EMO) approuvé par Le Décret N Du 22 Rabii I Juin 2002 ( Publié au BO N 5010 du 6 Juin 2002). Les textes réglementant la main d'œuvre et les salaires notamment, le décret n du 15 Hijja 1405 (01/09/19985) portant revalorisation du salaire minimum dans l'industrie, le commerce, les professions libérales et l'agriculture. La loi n relative à la T.V.A. promulguée par le Dahir n du 30/12/1985. Tous les textes réglementaires rendus applicables à la date de la soumission. [18]

19 ARTICLE 7 : VALIDITE DU MARCHE Conformément à la réglementation en vigueur à la MGPAP, le marché ne sera valable, définitif et exécutoire qu après notification de son approbation par le Président du Conseil d Administration. ARTICLE 8 : DELAI DE NOTIFICATION DE L APPROBATION En application du règlement précité, l approbation du marché sera notifiée à l attributaire, dans un délai maximum de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date fixée pour l ouverture des plis. Si la notification de l approbation n est pas intervenue dans ce délai, l attributaire est libéré de son engagement visà-vis du maître d ouvrage. Dans ce cas, mainlevée lui est donnée, à sa demande, de son cautionnement provisoire. Toutefois, le maître d ouvrage peut, dans un délai de dix (10) jours avant l expiration du délai visé à l alinéa premier ci-dessus, proposer à l attributaire, par lettre recommandée, de maintenir son offre pour une période supplémentaire déterminée. L attributaire dispose d un délai de dix (10) jours à compter de la date de réception de la lettre du maître d ouvrage pour faire connaître sa réponse. En cas de refus de l attributaire, mainlevée lui est donnée de son cautionnement provisoire. Dans tous les cas, les prescriptions de l article 74 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles s appliquent au présent marché. ARTICLE 9 : ELECTION DE DOMICILE Le Prestataire du marché est tenu d élire domicile au Maroc qu il doit indiquer dans l acte d engagement ou le faire connaître au Maître d Ouvrage dans un délai de quinze (15) jours à partir de la notification, qui lui est faite, de l approbation de son marché ou de la décision prise de commencer l exécution du marché. En cas de changement de domicile, le Prestataire est tenu d en aviser le maître d ouvrage, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les quinze (15) jours suivant la date d intervention de ce changement. Faute par lui d avoir satisfait à cette obligation, toutes les notifications qui se rapportent au marché seraient valablement faites dans les bureaux de la wilaya de Rabat-Salé. ARTICLE 10 : ENREGISTREMENT ET TIMBRES Les droits d enregistrement et de timbre de l exemplaire original du marché sont à la charge du Prestataire du marché, conformément à la réglementation en vigueur. ARTICLE 11 : ASSURANCES Avant tout commencement des prestations demandées, la société doit adresser à la MGPAP une ou plusieurs attestations d'assurances pour couvrir les risques inhérents à l'exécution du marché et précisant leur date de validité, notamment : AT, RC,...etc, et ce conformément à l'article 20 du C.C.A.G. EMO comme il a été modifié et complété par le décret n du 26 Kaada 1426 ( Décembre 2005). ARTICLE 12 : NANTISSEMENT Dans l éventualité d une affectation en nantissement du marché, il est précisé que : La liquidation des sommes dues par la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques (MGPAP) en exécution du marché sera opérée par les soins du Directeur de la MGPAP; La personne chargée de fournir au Prestataire du marché ainsi qu aux bénéficiaires du nantissement ou subrogation les renseignements et états prévus à l article 7 du dahir du 28 août 1948 est le Directeur de la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques; Les paiements prévus au marché seront effectués par Messieurs le Président du conseil d administration et le Trésorier de la MGPAP; En cas de nantissement du marché, le Maître d Ouvrage délivre sans frais, au Prestataire, sur sa demande et contre récépissé, un exemplaire spécial du marché portant la mention «exemplaire unique» et destiné à former titre de nantissement. Les frais de timbres de l exemplaire unique susmentionné sont à la charge du Prestataire du Marché. [19]

20 ARTICLE 13 : SOUS-TRAITANCE Les conditions de la sous-traitance sont régies par l article 78 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. ARTICLE 14 : CONNAISSANCE DES PRESTATIONS Le Prestataire reconnaît avoir reçu toutes les explications et informations qui lui ont permis l établissement de ses prix. Il ne peut en aucun cas se prévaloir, ultérieurement, du manque d information pour la réalisation des prestations demandées dans les meilleures conditions. ARTICLE 15 : CAUTIONNEMENT ET RETENUE DE GARANTIE Le cautionnement provisoire est fixé à trente mille (30.000) Dirhams; Le cautionnement définitif est fixé à 3% du montant du marché. Il doit être constitué dans les 30jours qui suivent la notification de l'ordre de service ; La retenue de garantie est fixée à 7% du montant global du marché qui peut, à la demande de l attributaire, être remplacée par une caution bancaire. ARTICLE 16 : DELAIS DE REALISATION Le délai de réalisation est de douze (12) mois. Ce délai commencera à courir à partir de la date de notification de l ordre de service de commencement de réalisation des prestations objets du marché. Les délais d approbation des rapports ne seront pas pris en considération dans le délai contractuel du présent marché. ARTICLE 17 : MODALITES D INTERVENTION 1) La MGPAP mettra à la disposition du prestataire toute information et documentation disponibles nécessaires à sa mission. Le cabinet aura, en outre, les pouvoirs d investigation et de communication sur pièces et sur place au cours de la réalisation de sa mission. 2) Le personnel du prestataire et les intervenants engagés autres que ses cadres permanents seront tenus au secret professionnel concernant toutes les informations et tous les documents dont ils auront pris connaissance dans le cadre de la mission. 3) Le prestataire s engage à faire intervenir les experts et consultant qu il aura proposés dans sa proposition technique. Il s engage aussi à mettre en œuvre les équipes nécessaires relevant de lui pour la réalisation de l inventaire physique au niveau des sites concernés par l inventaire ; la MGPAP pourrait mettre à la disposition du cabinet le personnel nécessaire pour assister les équipes du cabinet dans la réalisation des travaux d inventaire. Toutefois, à titre exceptionnel et en cas de force majeure dument justifiée, il devra proposer en remplacement, d autres experts de qualification et d expérience au moins équivalentes. 4) Avant de sous-traiter l exécution d une partie des prestations, le prestataire devra obtenir au préalable l approbation écrite de la MGPAP. 5) Le prestataire devra prévoir, dans l organisation de son intervention, la tenue de différentes réunions de travail et de coordination décidées par la MGPAP pour le suivi des travaux et le commentaire des conclusions présentées à l issue des différentes phases d intervention. 6) Dans le cadre de sa mission, le prestataire devra tenir la MGPAP informée de la progression de sa mission et des résultats obtenus. 7) Dans le cas ou le prestataire signataire serait associé à un autre cabinet, marocain ou étranger, en vue de la réalisation de la présente mission, la nature de l intervention de chacun d eux sera précisée et les rapports seront présentés sous la double signature des deux cabinets qui seront solidairement responsables de leur contenu et conclusions. [20]

21 8) A l issue de sa mission, le cabinet restera à la disposition de la MGPAP pour tout complément d informations et lui fournira tout renseignement ou document de travail lié à la mission dont elle aura besoin. ARTICLE 18 : RECEPTION PROVISOIRE ET DEFINITIVE DES PRESTATIONS La réception provisoire sera prononcée après la mise en service et après l achèvement de toutes les prestations définies dans l appel d offre. La réception définitive du marché sera prononcée à la fin de la période de garantie de un (1) an, période durant laquelle le titulaire est tenu de remédier aux défaillances et anomalies constatées. Le délai de garantie d une année commence à courir à partir de la date de réception provisoire du marché. Dans le cas où des défaillances et des anomalies sont constatées, pendant la période de garantie, le titulaire est appelé à effectuer gratuitement les réparations et remise en bon état de fonctionnement et de performance des services fournis. ARTICLE 19 : MODALITE ET MODE DE PAIEMENT Modalités de règlement Le règlement des prestations réalisées sera effectué sur la base des rapports établis par phase en application des prix du bordereau de la décomposition du montant global, déduction faite de la retenue de garantie, le cas échéant. Clés de paiement Phases / Prestations % de paiement du coût global du marché Livraison et installation des Licences 5 % Cadrage du projet et recueil complémentaire des besoins 5 % Conception détaillée ou étude de convergence 10 % Réalisation de la solution 30 % Déploiement et assistance à l exploitation 20% Formation des utilisateurs et des administrateurs et formalisation des procédures d exploitation 10% Reprise des données et recettes fonctionnelles et techniques 20% ARTICLE 20 : CONFIDENTIALITE DES RENSEIGENMENTS Le prestataire, sauf consentement préalable donné par écrit de la MGPAP; ne peut communiquer les données du marché ou informations fournies par celle-ci ou en son nom au sujet du marché, à aucune personne ne faisant pas partie du comité de pilotage, autre qu une personne employée par le Prestataire du marché à l exécution du marché. Les informations transmises à une telle personne doivent rester confidentielles et seront limitées à ce qui est nécessaires à ladite exécution. Tout document autre que le marché lui-même, demeurera la propriété de la MGPAP et tous ses exemplaires seront restitués à la MGPAP, après exécution des obligations contractuelles. ARTICLE 21 : NATURE DES PRIX Les prix sont fermes et non révisables. Ils s entendent toutes taxes comprises. Ils tiennent compte de tout frais et faux frais, ainsi que toutes suggestions, impôts et taxes. Ces prix sont forfaitaires et rémunèrent l exécution de l ensemble des prestations auxquelles ils s appliquent non seulement telles que ces dernières sont définies dans le présent CPS, mais encore, telles qu elles doivent être réellement exécutées pour aboutir la solution définitive à remettre par le concurrent. [21]

22 Ils tiennent aussi compte des opérations ou démarches effectuées par le Prestataire, dans le cadre des relations qu il entretiendra avec la MGPAP ou avec des tiers pour les besoins de la Mise en œuvre de la solution. Toute prestation proposée par le soumissionnaire dans son offre et pour laquelle aucun prix n'est fourni, sera considérée comme incluse dans l'offre principale et ne donnera lieu à aucune facturation supplémentaire. Article 22: PENALITES DE RETARD Lorsque les délais contractuels sont dépassés, le Prestataire encourt sans mise en demeure préalable, une pénalité par jour de retard égale à un pour mille (1 ) du montant total du marché. Cette pénalité sera appliquée de plein droit et sera retenue d'office sur les sommes dues au Prestataire et sans mise en demeure préalable. L application de ces pénalités ne libère en rien le prestataire de l ensemble des autres obligations et responsabilités qu il aura souscrites au titre du présent marché. Le montant global des pénalités ne pourra en aucun cas dépasser un plafond de dix pour cent (10%) du montant annuel du marché. Une fois ce montant des retenues atteint, le fournisseur sera considéré comme défaillant et le contrat sera résilié de plein droit. Toutefois, la MGPAP se réserve le droit de demander réparation par voie judiciaire des dommages subis. Article 23: OBLIGATION DU SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire s engage à : Respecter les lois et les règlements en usage au Maroc ; Assumer la responsabilité de ses fournitures et prestations en respectant les usages et les coutumes de la profession, les dispositions de la loi, de la jurisprudence ainsi que des conséquences dommageables que pourraient générer les défauts de l exécution de ses prestations ; Respecter tous ses engagements par l accomplissement du marché qui lui est confié et assurer une très haute qualité de service ; Le titulaire et ses collaborateurs seront tenus au secret professionnel concernant toutes les informations et tous les documents dont ils auront pris connaissance dans le cadre de ce marché. Article 24 : OBLIGATION DE LA MGPAP Mettre à la disposition du soumissionnaire les moyens techniques, la documentation et les informations nécessaires au bon déroulement de ce marché ; Veiller à la bonne qualité du déroulement opérationnel du marché ; Faciliter la prise de contact avec les services de la MGPAP ; Accomplir avec la célérité qui s impose les tâches dont elle aura la charge dans le cadre du présent projet. Article 25: EXECUTION DU MARCHE Du seul fait de l'apposition de sa signature sur le marché, le prestataire reconnaît avoir reçu de la MGPAP toutes les indications générales qui lui sont nécessaires pour l'exécution du marché. Il ne peut en aucun cas se prévaloir d'un manque d'informations relatives à celles de ces indications générales sur lesquelles il aurait pu obtenir, sur sa demande à la signature du marché, les précisions qui lui sont nécessaires. Article 26 : CONDITIONS DE RESILIATION Dans le cas où le prestataire ferait preuve d une activité insuffisante ou en cas de non exécution des clauses du présent marché, le maître d ouvrage le met en demeure de satisfaire les observations soulevées dans un délai qui ne devra pas être inférieur à 15 jours. Passé ce délai, si la clause qui a provoqué la mise en demeure subsiste, Le présent marché pourrait être résilié de plein droit sans aucune indemnité et ce, conformément à la réglementation en vigueur. Le présent marché sera, en outre, résilié de plein droit, sans préavis dans les cas suivants : [22]

23 - Vérification ayant donné lieu à un rejet des fournitures livrées ; - Actes frauduleux portant sur la nature, la qualité ou la quantité des fournitures. Dans les cas visés ci-dessus, la MGPAP pourra réclamer au fournisseur des dommages et intérêts correspondants aux dommages qui lui sont causés. Article 27 : CAS DE FORCE MAJEURE En cas de survenance d'un événement de force majeure tel que défini par les articles 268 et 269 du dahir du 9 ramadan août 1913) formant code des obligations et contrats, le Prestataire a droit à une augmentation raisonnable du délai d'exécution. Par cas de force majeure, il y a lieu d'entendre toutes les circonstances de caractère extraordinaire insurmontable et imprévisible) que les deux parties ne pouvaient prévoir au cours de l'exécution du présent marché. La grève du personnel du contractant ou de ses sous traitants ne peut être considérée comme cas de force majeure. La partie qui invoquera les circonstances considérées comme cas de force majeure devra en informer immédiatement par lettre recommandée au plus tard 10 jours après leur parution, l'autre partie en précisant la date où commencent ces circonstances et la date où elles finissent. A l'apparition de telles circonstances, la MGPAP et le contractant conviendront de toutes les mesures adéquates à prendre, Les délais d'exécution du présent marché seront prolongés d'une durée égale à celle pendant laquelle se seront manifestées les circonstances de force majeure. Article 28 : REGLEMENT DE LITIGE Tous les litiges et toutes les contestations sont du ressort des tribunaux de Rabat. [23]

24 APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 RELATIF A Acquisition et Mise en Place d'un Système d'information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP Présenté par Le Directeur de la MGPAP Lu et accepté par... A :... LE :... A :... LE :... [24]

25 APPEL D OFFRES OUVERT SUR OFFRES DE PRIX N 14/MGPAP/2014 RELATIF A Acquisition et Mise en Place d'un Système d'information de Gestion des Centres de Soins de la MGPAP CAHIER DES PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Le présent Appel d'offres ouvert sur offres de prix est soumis aux dispositions du règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de la CNOPS et des Mutuelles. MAITRE D OUVRAGE : LA MUTUELLE GENERALE DU PERSONNEL DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES 29, Avenue Ibn Sina Agdal Rabat Tél. : / 59 Fax : Site Web : [25]

26 1 Présentation générale du projet 1.1 Présentation de la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques Mission Organisme social à but non lucratif, la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques (MGPAP) a été créée en Sa mission est la couverture des risques pouvant atteindre la personne humaine (Dahir n du 24 joumada II novembre 1963 portant statut de la mutualité). La MGPAP est présente dans les 16 régions du Maroc, avec des représentations locales dans la quasi-totalité des villes du Royaume. Elle mène des actions de prévoyance, de solidarité et d'entraide en faveur de ses adhérents et de leurs ayants droit. Dans le cadre d une convention liant la CNOPS aux mutuelles, la MGPAP assure aussi la gestion déléguée des prestations de l assurance maladie obligatoire de base (AMO), telles que prévues par la loi n portant code de l AMO Métiers Les métiers de la MGPAP sont gérés dans le cadre de deux secteurs d'activité: Le Secteur Mutualiste (SM) ; La Caisse Complémentaire aux Décès (CCD). Ces métiers incluent : L assurance complémentaire : La MGPAP assure une couverture complémentaire pour les soins de santé rendus à titre ambulatoire dans le cadre de l'assurance maladie obligatoire (AMO). Si l'assurance maladie obligatoire rembourse entre 70 et 90% les frais de soins et de médicaments sur la base d'une tarification nationale de référence, la MGPAP, participe quant à elle, par un complément variant entre 16 et 20%. La prévoyance : La MGPAP mène en faveur de ses adhérents des actions de prévoyance (décès, retraite, aide scolaire pour les orphelins). Elle leur garantit également des services tels que la participation aux frais du billet d'avion pour soins médicaux à l'étranger et le rapatriement de corps. Les prestations médico-sociales : La MGPAP assure à ses adhérents dans le cadre de ses œuvres sociales, les soins et prothèse dentaires, la lunetterie médicale, les consultations et explorations médicales, ainsi que les services pour les personnes handicapées. 1. Centre de diagnostic Etant une structure sanitaire mutualiste, Le centre de diagnostic du complexe médico-social de la MGPAP offre un ensemble d'actes médicaux cliniques et para cliniques au profit des adhérents mutualistes et leurs ayants droit, avec une participation financière bien définie. Les prestations médicales sont assurées par un corps médical, dans une large gamme de spécialités qui peut s élargir dans le futur. Les principaux examens para cliniques et consultations offerts sont résumés au niveau du tableau ci-après : Ophtalmologie Gastro-entérologie Consultations Examens Para cliniques Angiographie rétinienne Fibroscopie oeso-gastro-duodénale [26]

27 Endocrinologie Pneumo-phtisiologie Dermatologie Médecine interne Gynécologie Pédiatrie Traumato-orthopédie Rhumatologie ORL Psychiatrie Neurochirurgie Cardiologie Chirurgie vasculaire Néphrologie Neurologie Rectoscopie Sigmoidoscopie Endoscopie nasale Échographie Echographie oculaire Laser Argon d ophtalmologie Spirométrie Echodoppler cardiaque Echodoppler vasculaire Tests allergologiques 2. Centre dentaire : La Mutuelle Générale possède 43 cabinets dentaires répartis à travers le royaume. L ensemble des cabinets dentaires offrent des prestations de soins conservateurs et chirurgicaux, de prothèses dentaires, et de traitements d'orthopédie dento-faciale. Les soins dentaires sont composés principalement de : La consultation ; Les soins conservateurs ; La chirurgie buccale (extractions) ; Les soins du parodonte (détartrage, gingivectomie ) ; Les prothèses dentaires adjointes et conjointes ; L'orthodontie mobile et fixe ; Le blanchiment dentaire. 3. Centre optique : Le centre optique de la MGPAP propose aux adhérents et aux ayants droit des prestations relatives à la correction optique. Le renouvellement des lunettes peut se faire tous les 2 ans pour l'adulte et tous les ans pour des enfants moins de 12 ans. Dans l'objectif du rapprochement des prestations optique aux assurés de la MGPAP, et afin de répondre à leurs besoins en correction optique, la MGPAP a déjà ouvert 4 points de vente dans cinq villes du Royaume. 4. Centres de rééducation psychopédagogique La MGPAP dispose actuellement de deux centres de rééducation psychopédagogiques, le premier à Rabat et le deuxième à Agadir. Centre Amal Agréé pour l accueil de 130 usagers âgés de 5 à 21 ans, le centre Amal de Rabat a été fondé par la Mutuelle Générale afin d assurer une prise en charge éducative, pédagogique et thérapeutique aux enfants et adolescents déficients mentaux. Dans le but de répondre à l évolution du secteur social, et aux différents impératifs de la clinique éducative, le centre de Rééducation Amal a su accompagner cette progression en proposant à l usager deux types de structure : [27]

28 L Institut Médico pédagogique :assure l éducation et la rééducation des différents troubles des enfants présentant des difficultés d apprentissage d ordre cognitif, instrumental et fonctionnel, dans une perspective de réadaptation et de réinsertion en permettant à chaque usager de faire des acquisitions selon son rythme et son niveau de développement. L Institut Médico Professionnel : complète le travail réalisé par l Institut Médico pédagogique, et assure ainsi le suivi psychopédagogique des adolescents et des jeunes adultes en les préparant à une éventuelle insertion et adaptation socioprofessionnelle. Centre Amal Souss Le projet du centre Amal Souss a été inauguré le 07 Février 2005 par sa majesté le Roi Mohamed VI. Le centre Amal Souss a une capacité d accueil de 100 enfants, il est doté de salles de rééducation bien équipées et des spécialités dans le domaine des soins de personnes à besoin spécifiques, notamment : La prise en charge éducative : autonomie, hygiène, socialisation, préscolaire, scolaire, activité d expression et activité manuelle ; La rééducation kinésithérapique, orthophonique et psychomotrice ; Activité sportive ; Activité parascolaire ; Restauration et transport. Population concernée : Les bénéficiaires de ces prestations sont: Les affiliés de la CNOPS et leurs ayants droits ; Les adhérents de la mutuelle des FAR et leurs ayants droits bénéficient uniquement de la prothèse dentaire et de l orthodontie. La MGPAP est une Mutuelle qui couvre aujourd'hui un tiers des effectifs de la Mutualité Publique, constituée essentiellement de fonctionnaires de l'état, de fonctionnaires territoriaux et de salariés des établissements publics et organismes assimilés : Les adhérents et leurs ayants droit ; Le(s) conjoint(s) de l'assuré ; Les enfants à la charge de l'assuré, âgé de 21 ans au plus ; et jusqu'a 26 ans s'ils sont étudiants et célibataires; Les enfants handicapés sans limite d'âge Organisation La MGPAP est gérée par les adhérents eux-mêmes dans le cadre d'un processus démocratique. Ce dernier permet la constitution d'une Assemblée générale, d'un conseil d'administration et d'un bureau constituant son organe exécutif. L'administration de la MGPAP met en exécution la stratégie tracée par ces instances décisionnelles et ce, conformément à un plan d'action. La MGPAP compte un effectif d'environ 538 collaborateurs répartis entre l'administration centrale de Rabat et les sites suivants : Le Centre Amal Riad de Rabat pour les enfants à besoins spécifiques ; Le complexe Mly Abdellah à Rabat qui abrite les œuvres sociales offrant des prestations directes (cabinets dentaires, cabinets de consultations, et un centre optique) ; 43 Délégations et bureaux administratifs ; Les cabinets dentaires sis hors Rabat ; Cinq points optique et centre de rabat ; Les centres de repos. La MGPAP est organisée selon l'organigramme ci-dessous : [28]

29 1.2 Présentation du projet Cadre général Conformément aux préconisations de son Schéma Directeur Informatique et dans l optique de renforcer la dynamique d amélioration continue des prestations médico-sociales dispensées dans ses centres, la Mutuelle Générale du Personnel des Administrations Publiques souhaite acquérir et mettre en place un système d information permettant la gestion maitrisée de l ensemble des centres de soins. A travers ce projet, la MGPAP vise à: Mettre en place un dossier bénéficiaire numérique uniquequi comporte toutes les données médicales et dentaires des bénéficiaires de ses prestations ; Gérer efficacement les accords de prise en charge et leur facturation ; Mettre en place une gestion moderne et efficace de l ensemble des centres de soins de la Mutuelle; Avoir une disponibilité totale de l information requise pour l obtention d une vision globale et détaillée des données de ses centres de soin ; Améliorer la disponibilité des médecins pour qu ils puissent se consacrer plus à leurs patients ; Couvrir l ensemble des fonctionnalitésdemandées par les utilisateurs du futur SI ; Améliorer la productivité etl efficacité du personnel de la MGPAP ; Améliorer sa visibilité sur ses processus et ses performances globales. La solution à mettre œuvre devra offrir la souplesse requise pour tenir compte de la croissance future de la MGPAP, et respecter l évolution des obligations en matière de mise en conformité. [29]

30 La solution retenue devra être une solution ouverte, évolutive et paramétrable de manière à pouvoir répondre pleinement aux exigences de la MGPAP Scénarios retenus pour la mise en œuvre de la future solution Les scénarios retenus pour la mise en œuvre de la future solution sont les suivants: Acquisition d une solution autour d un progiciel standard du marché qui pourra répondre à la majorité des besoins de la MGPAP avec les exigences suivantes : Couverture de 85% des besoins de la MGPAP ou plus ; Produit largement commercialisé, ouvert, flexible, disponible sur plusieurs plates-formes ; Technologie WEB ; Pérennité de l éditeur ; Agilité de la solution Si la MGPAP ne trouve pas de progiciel qui répond au minimum à 85% de ses besoins, elle bâtira son système autour d une solution mixte : acquisition d une solution autour d un noyau de progiciel (40 à 50% de taux de couverture) avec développement spécifique pour le reste. Les exigences supplémentaires pour ce type de solution sont notamment : Couverture du cœur de métier de la MGPAP; Capacité de développement des fonctions manquantes ; Evolutivité et agilité ; Technologie WEB ; Pérennité du prestataire, Capacité de maintenance de la solution ; Si la MGPAP ne trouve aucune solution adéquate répondant à l un des deux scénarios précédents, elle optera pour le développement spécifique de la totalité du système de gestion des centres de soin. Le présent cahier des prescriptions spéciales (CPS) vise le choix d un prestataire capable d accompagner la MGPAP à atteindre ces objectifs et ce dans les délais fixés Périmètre du projet Le périmètre du projet inclut la fourniture et la mise en œuvre de la solution qui sera sélectionnée. La solution choisie doit être en mesure de couvrir l ensemble des modules suivants : Gestion des centres de soins incluant les modules suivants : Gestion des Rendez-vous ; Gestion du dossier bénéficiaire ; Gestion des consultations médicales ; Gestion des soins dentaires : - Gestion de l'activité de la salle de soins ; - Gestion de l'activité du laboratoire de prothèse; Gestion des participations des adhérents (Régie) ; Gestion du Tiers Payant : Gestion des accords de prise en charge ; Gestion de la facturation. Paramétrage des centres Démarche et prestations de mise en œuvre du projet Outre un engagement en termes de couverture fonctionnelle de la solution proposée, la MGPAP attend du prestataire qu il s engage à mener à bien les différentes étapes du projet de mise en œuvre de la solution, en collaboration avec les équipes de la MGPAP : [30]

31 SUPPORT MÉTIER Accueil et réclamations PILOTAGE A.O ouvert N 14/MGPAP/2014 Phase 1 : Cadrage du projet et recueil complémentaire des besoins. Phase 2: Conception détaillée ou Etude de convergence. Phase 3 : Réalisation de la solution. Phase 4 : Déploiement et assistance à l exploitation. Phase 5 : Formation des utilisateurs et des administrateurs et formalisation des procédures d exploitation. Phase 6 : Reprise des données et recettes fonctionnelles et techniques. Le soumissionnaire devra fournir dans sa réponse une proposition de démarche explicitant : Les étapes de la mise en œuvre de la solution ; La nature des prestations ; Les livrables pour chacune des étapes ; La répartition des rôles et responsabilités entre le titulaire et la MGPAP. 2 Descriptif de l existant 2.1 Cartographie des processus actuels de la MGPAP Le schéma ci-après donne une vue d ensemble du fonctionnement actuel de la MGPAP en le décrivant à travers les processus qui le composent. Statistiques et Tableaux de bord Inspection et Audit interne Adhésions Cotisations Recouvrement Action sociale Consultations Centre optique Centre dentaire Centre Amal Facturation à la CNOPS et aux autres mutuelles Cotisations Factures Prestations Contrôle médical Règlement Gestion du personnel Paie et honoraires Gestion administrative Formation Gestion comptable et financière Budget Comptabilité générale Gestion des ressources logistiques Achat Stock Courrier et Archive Œuvres sociales Finance Patrimoine [31]

32 2.2 Système d information actuel Le schéma ci-après donne une vue d ensemble des applications exploitées actuellement à La MGPAP. CFI RH EMG Métier COM DECIS Schéma Comptable, Pièces et mouvement comptable Liasse fiscale Comptabilité analytique Trésorerie Paie Recrutement Formation Gestion administrative Social Achats Approvisionneme nt stock Matériels équipements Bâtiments administratifs Parc auto Immobilisation Référentiels Adhésion Recouverment Prestations C. dentaires, Consultations Centre optique Centre Amal Courrier Bureau d'ordre Support Composition Requêtes Contrôle Exploitation utilisé La MGPAP a également lancé d autres projets en Systèmes d information selon les recommandations de son Schéma Directeur Informatique, notamment le projet de mise en place du Système de gestion des Ressources Humaines et le projet de mise en place de son système de gestion Financière, Comptable et Logistique. 2.3 Indicateurs d activité et de volumétrie Les principaux chiffres permettant de renseigner sur l activité, à la date de ce rapport, sont : Indicateur d activité Valeur Valeur prévue actuelle Prestations des cabinets de consultations Nombre de consultations médicales : (2012) Nombre d actes d exploration médicale : (2012) 3474 Total : (2012) Centres Dentaires Nombre annuel de patients des CDM actuel et prévu Nombre annuel de patients des CDM 3520 par CDM et par an 5280 bénéficiaires par CDM et par an Total des bénéficiaires pour les 43 CDM patients/an patients/an Nombre de Consultation par jour et par spécialité En moyenne pour les CDM omnipratique En moyenne pour les CDM ODF En moyenne pour les CDM de prothèse fixe 8 10 radios réalisés par jour Nombre de radio panoramique 3 5 [32]

33 Nombre de radio profil 0,5 2 Nombre de radio rétro alvéolaire 1 2 Nombre d appareils de radio Appareil radio 1 par CDM soit 1 par nouvelle création 43 appareils radios panoramique 2 RVG 1 Effectif Nombre de dentistes 48 1 par nouvelle création Nombre d assistance par site 1 Nombre de gestion par site 43 Nombre de prothésiste par site Données à reprendre Le prestataire devra reprendre les données administratives de l adhérent ainsi que les données des Rendez-vous effectués aux centres de consultation, et aux cabinets dentaires de la MGPAP. 2.5 Utilisateurs du Système Les utilisateurs de la solution à acquérir sont indiqués ci-après à titre indicatif : Modules Gestion des Rendez-vous et participation des adhérents Nombre d utilisateurs (minimum) RDV consultations 20 RDV cabinets dentaires 40 Gestion des consultations médicales 80 Médecins 60 Assistantes 15 Gestionnaires 2 Archives 3 Gestion des soins dentaires 139 Médecins dentistes 48 Assistantes 43 Gestionnaires 2 Prothésistes 46 Archives 0 Gestion du tiers payant 10 Types d'utilisations : Consultation ou modification. 60 [33]

34 3 Architecture Fonctionnelle et Technique Cibles 3.1 Plan d urbanisation de la MGPAP Le futur système d information de la MGPAP est urbanisé de la manière suivante : Zone d Interopérabilité Plan d urbanisation du Système d Information de la MGPAP Messagerie électronique CRM Informations générales Portail Internet de la MGPAP Télédeclarations Site Web Actualités Services électroniques Téléchargement formulaires Présentation des Divisions Suivi des dossiers Portail Intranet de la MGPAP Espace Recherche documentaire GRH Net Espace commun Espace individuel Espace collaboratif Annuaires Publications Zone Administration SI Administration de la Sécurité SI Protection antivirale Détection intrusion Filtrage du contenu Administration des usagers Annuaire des usagers Administration et authentification SSO Assistance aux utilisateurs Services Desk Gestion du Parc Domaine Support Gestion des Ressources Humaines Gestion administrative Gestion des budgets Comptabilité analytique Gestion prévisionnelle Gestion de la formation Gestion des ressources logistiques Gestion des achats Gestion du Courrier Gestion des Archives Gestion financière Comptabilité générale Gestion de la trésorerie Gestion des stocks Gestion du Patrimoine Gestion Documentaire Gestion Electronique des Documents Suivi du Contentieux et du juridique Gestion des adhésions Domaine Métier Gestion des cotisations et du recouvrement Gestion des Prestations de remboursement Traçabilité et retour des dossiers Contrôle médical Liquidation Contrôle technique de paiement Gestion des Prestations de Prévoyance Gestion des Prestations médico-sociales Gestion des centres de soins Gestion des Rendez-vous et de la salle d attente Gestion des consultations Gestion des centres de rééducation psychopédagogique Gestion des préinscriptions Gestion des accords de prise en charge Règlement Gestion des soins dentaires Gestion des enfants inscrits Encaissement des règlements Gestion du centre optique Gestion pédagogique Facturation Domaine Pilotage Statistiques et aide à la décision Tableaux de bord & Reporting Outils d Edition et d Analyse Statistiques de la MGPAP Audit et contrôle interne Outils d Audit et de Contrôle Interne Missions d Audit et de Contrôle interne Administration de l exploitation Administration des Systèmes Administration des Données et ETL Supervision des Réseaux Télécoms BD-Adhérents Organismes adhérents Assurés Ayants-droit Cotisations BD-Producteurs de soin Praticiens Cliniques et hôpitaux Laboratoires et autres Gisement des données BD-Ressources humaines Données administratives du personnel BD-Comptabilité Données Comptabilité BD- Ressources logistiques Patrimoine mobilier Patrimoine immobilier Stock Parc informatique Autres données Délégations Structures Partenaires Autres données Référentiels Codifications Producteurs de soin Tarifs et barèmes Structures et délégations Nomenclature des actes Patrimoine Médicaments Partenaires [34]

35 3.2 Architecture fonctionnelle attendue de la solution L architecture fonctionnelle du Système d Information de Gestion des Centres de soin (SI_GCS) de la MGPAP est composée des Modules et briques schématisés comme suit : 3.3 Spécifications fonctionnelles détaillées Ci-dessous, une description des fonctionnalités attendues du futur système. N.B : La liste des données et fonctionnalités présentée dans le CPS sera complétée par le prestataire lors de la mise en œuvre. [35]

36 3.3.1 Gestion des centres de soins Cette brique fonctionnelle a pour but de gérer les centres de soins rattachés à la MGPAP. Il est composé des modules suivants : Gestion des Rendez-vous; Gestion du dossier bénéficiaire ; Gestion des consultations médicales; Gestion des soins dentaires : Gestion de l'activité de la salle de soins ; Gestion de l'activité du laboratoire de prothèse; Gestion des Rendez-vous Description Ce module a pour objet la gestion multi-praticiens et multi-cabinets des Rendez-vous accordés dans les différents centres des soins de la MGPAP ainsi que la facturation de la participation financière du bénéficiaire. Le système doit intégrer un service web destiné aux adhérents pour la prise de RDV à distance Données Les données gérées par ce module sont : RDV : les rendez-vous dans les centres de soins de la MGPAP sont payés à l avance. Pour le centre de consultations médicales, chaque consultation spécialisée ou acte d exploration est précédé par un RDV et payé à l avance ; Pour les soins dentaires, un soin peut être réalisé sur plusieurs étapes et nécessite donc plusieurs rendezvous. Le paiement peut être effectué en une seule fois et peut concerner plusieurs RDV, comme il peut concerner un seul RDV. Les données concernant les RDV sont : - Identifiant du RDV ; - Nature de prestation ; - Identifiant du centre ; - Date, plage horaire ; - Identité du patient ; - L'identifiant du praticien l'inp ; - Spécialité du médecin ; - Médecin concerné ; - Objet du RDV (acte prévu) ; - Numéro de facture associée ; - Etat du RDV : non encore réalisé, en cours de réalisation, actes réalisé, facture non payée, facture payée, RDV validé, RDV non honoré. Actes médicaux : Consultation spécialisée ; Actes d exploration ; Contrôle (dans les 15 jours pour les consultations médicales). Actes dentaires : Soins ; Prothèse ; Orthodontie. Tarification des participations financières des adhérents: Cette tarification dépend de : [36]

37 L acte médical ; La nature de l affiliation du patient : - Tarif d un adhérent à la MGPAP ; - Tarif du personnel de la MGPAP ou du personnel de la CNOPS ; - Tarif des autres mutuelles non conventionnées ; - Tarif des autres mutuelles conventionnées selon le type de convention. Facture associée au RDV : Date d émission de la facture ; Eléments de RDV ; Date de paiement de la facture Fonctionnalités Les principales fonctionnalités de ce module sont les suivantes : Gestion des RDV : Consultation des données administratives des affiliés à la CNOPS pour vérifier l ouverture des droits du Patient; Prendre en charge le référentiel des praticiens pour la prise des Rendez-vous ; Gestion des horaires d ouverture et de fermeture des centres ; Gestion des horaires d activités des praticiens ; Prendre en charge l agenda des médecins (absences, congés..) ainsi que les jours fériés ; Paramétrer la durée des plages horaires des rendez-vous par praticien et par acte médical ainsi que le plafond du nombre de rendez-vous par acte et par médecin ; Paramétrer le nombre de rendez-vous maximum pris à l accueil et un nombre de rendez-vous pris par le médecin ou son assistante durant une même vacation ; Gestion des créneaux réservés pour un acte médical donné; Accorder un rendez-vous selon disponibilité; Modifier un RDV : - Gestion des reports de rendez-vous selon les disponibilités; - Gestion des absences des praticiens : modification du RDV; - Gestion de l annulation du RDV par le patient : remboursement du RDV, Une annulation ou report d un RDV doit s afficher au temps réel sur l état journalier du médecin consultant; Recherche avancée des créneaux libres ; Saisie de l acte médical et facturation de la participation financière du bénéficiaire selon le référentiel des tarifs ; Editer la carte de rendez-vous si besoin; Editer la facture à payer par le patient si besoin; Intégration avec le module «Gestion des participations des adhérents (Régie)» pour : - Envoyer la facture à payer par le Patient ; - Vérifier l encaissement des participations des patients Consulter/Visualiser les rendez-vous par médecin, par centre, par patient, par acte Visualisation des RDV non honorés ; Elaboration des statistiques et Reporting associés à ce module, notamment : - Nombre de RDV octroyé pour consultation, par type d acte ; - Nombre de RDV octroyé pour consultation spécialisée pour un centre par médecin/vacation ; - Nombre de RDV octroyé pour acte d exploration pour un centre par médecin/vacation ; - Nombre de RDV octroyé pour consultation médicale pour un centre par spécialité périodiquement ; - Nombre de RDV octroyé pour acte d exploration pour un centre par spécialité périodiquement [37]

38 Gestion du dossier bénéficiaire Description Le bénéficiaire est un demandeur d une prestation servie par l une des œuvres sociales relevant de la MGPAP dans le cadre du tiers payant. Ne peut prétendre à ces prestations, le bénéficiaire qui n est pas immatriculé à la CNOPS qu il soit adhérent ou son ayant droit. Ne peut bénéficier d une prestation le bénéficiaire dont les droits ne sont pas ouverts même s il est immatriculé auprès de la CNOPS en tant qu assuré ou enregistré en tant qu ayant droit. Le but de ce module est de gérer le dossier bénéficiaire. Il permet de fédérer l ensemble des données relatives à un bénéficiaire. Ce module est composé des volets suivants : Dossier Administratif ; Dossier Partagé ; Dossier Médical ; Dossier Dentaire ; Ce module est schématisé comme suit : Principales données Les données gérées par ce module sont détaillées par volet : Dossier Administratif, familial et situation financière: Nom, prénom, CIN, sexe, date de naissance ; Situation familiale : marié, divorcé, veuf ; Statut adhérent : actif, retraite, retraite anticipé Numéro de téléphone, Adresse adhérent ; Numéro d immatriculation à la CNOPS ; Mutuelle concernée, Numéro d Affiliation à la mutuelle ; Ouverture des droits (oui ou non), date début d ouverture, date fin d ouverture. Ayants droits : - Conjoint : Nom, prénom, CIN, sexe, date de naissance, rang, statut (sans profession), Statut (vivant, décédé), Ouverture des droits (oui ou non), date début d ouverture, date fin d ouverture. - Enfants :Nom, prénom, sexe, date de naissance, rang, scolarité, handicapé (oui ou non), statut (vivant, décédé), Ouverture des droits (oui ou non), date début d ouverture, date fin d ouverture. Dossier partagé: Identité du bénéficiaire : - Nom, Prénom, Âge, Profession, Origine géographique (région), Lieu de résidence, Situation familiale. Historique des constantes (poids, tension, âge, glycémie ) ; Antécédents du patient : - Antécédents médicaux : Pathologie, Date diagnostic, Traitement, Observations. - Antécédents chirurgicaux : Type d intervention, Date opération, Suites, Observations. - Habitudes toxiques : Liste; - Allergies connues : Liste ; [38]

39 - Enfants (Nombre, Sexe, âge) ; - Si femme, Antécédents gynécologiques et obstétriques. Antécédents familiaux ; - Antécédents médicaux ; - Antécédents chirurgicaux ; - Habitudes toxiques ; - Allergies connues. Historique des mises à jour effectuées auprès de l une des œuvres sociales relevant de la MGPAP. Dossier Médical : Le dossier médical devra être organisé par spécialité avec la possibilité de rajouter une nouvelle spécialité. Les spécialités gérées actuellement dans le centre de consultation de la MGPAP sont les suivants : Médecine générale, Gastro entérologie, Ophtalmologie, Gynécologie, Cardiologie, Endocrinologie, Médecine interne, ORL, Urologie, Pédiatrie, Neurologie, Neurochirurgie, Rhumatologie, Traumato-orthopédie, Néphrologie, Chirurgie vasculaire, Dermatologie, Psychiatrie, Pneumo-allergologie, Kinésithérapie, Orthophonie, Psychomotricité. Ce dossier contient d une part les données cliniques du patient par spécialité, les consultations effectuées par le patient par spécialité et d autres parts les données concernant les explorations médicales que le patient a effectuées : Données des explorations médicales : Les différents actes exploratoires réalisés actuellement à la MGPAP sont :Echographie, Echo doppler, Fibroscopie, Rectoscopie, Angiographie rétinienne, Endoscopie nasale, Spirométrie, Tests cutanés, Tests d allergologie, Laser de coagulation ophtalmologique, Echographie oculaire. Les explorations médicales peuvent soit être réalisées à la MGPAP, soit à l extérieur de la MGPAP. Dans ce dernier cas, elles peuvent être soit sous format électronique ou sous format papier. Dossier Dentaire : - Numéro de référence de l exploration ; - Patient (identifiant ) ; - Date exploration ; - Nature de l exploration ; - Compte rendu de l exploration ; Ce dossier contient les données dentaires du patient notamment les données radiologiques, médicamenteuses, prothétiques et thérapeutiquesque le patient a effectuéesauprès d un cabinet dentaire quel que soit sa localisation: Données dentaires : - Schéma initial indiquant l état de la bouche lors de la première visite à la MGPAP ; - Schéma plan de traitement pour regrouper les actes prévisionnels ; - Schéma actuel dans lequel sont saisis les soins réellement effectués; - Schéma devis ou demande de prise en charge destiné à l établissement des propositions choisies; Données radios : Les radios peuvent soit être réalisées à la MGPAP, soit à l extérieur de la MGPAP. Dans ce dernier cas, elles peuvent être soit sous format électronique ou sous format Cliché. - numéro de référence de la radio; - Patient (identifiant ); - Date de la radio ; - Nature de la radio ; - Médecin demandeur prescripteur ; - Lieu de la réalisation ; - Compte rendu de la radio ; Données prothèses : Les prothèses peuvent soit être réalisées à la MGPAP, soit à l extérieur de la MGPAP. [39]

40 - Date de la dernière confection ; - Nombre de dent ; - Type de prothèse ; - Historique des prises en charge aussi bien celles consommées que celle en cours d accord ou celle en cours de confection aux laboratoires relevant de la MGPAP ou aux laboratoires conventionnés le cas échéant. Données médicamenteuses : - Traitement déjà prescrit, à prescrire ; - Durée et posologie - Allergies. NB : Le système doit être conçu de manière à fournir des interfaces d'intégration sur la base des standards du marché. Ainsi, tous les documents générés par le système doivent être conservés dans un cadre structuré et organisé Principales fonctionnalités Les principales fonctionnalités de ce module sont : Créer un dossier bénéficiaire suite à un premier rendez-vous (par l assistante) : Rapatrier les données administratives depuis le système métier (adhérent MGPAP); Créer un bénéficiaire adhérent à une mutuelle autre que la MGPAP ; Remplir les données communes. Vérifier l ouverture des droits de l adhérent et de ses ayants droit aux prestations AMO. Le rapatriement de l information concernant l ouverture de leurs droits, se fera selon les trois scénarios possibles suivants : A l aide d un batch périodique, avec une périodicité paramétrable, et ce à travers un échange de données entre le système de la CNOPS et le Futur SI_GCS de la MGPAP ; En intégrant un fichier électronique issu de la CNOPS dans le futur SI_GCS. Le canevas de ce fichier reste à convenir entre la CNOPS et la MGPAP ; Le rapatriement de ces données administratives en temps réel. Vérifier l ouverture des droits de l adhérent et de ses ayants droit aux prestations de la MGPAP. Consulter le dossier bénéficiaire ; Mettre à jour le dossier bénéficiaire ; Archiver le dossier bénéficiaire : pour les décédés, pour les perdus de vue ; Recherche multicritère à travers un éditeur de requête simplifié Gestion des consultations médicales Description Le but de ce module est de gérer les consultations médicales effectuées dans les centres de soins associés à la MGPAP. Ce module doit permettre les fonctionnalités suivantes : Gérer le dossier médical du patient (cf. Module Gestion du Dossier bénéficiaire); Gérer les consultations ; Gérer les explorations médicales du patient (analyses, imageries) ; Gestion des honoraires des médecins ; Gérer les impressions. [40]

41 Principales données Les données gérées par ce module sont : Date consultation, Type de spécialité (à partir du Rendez-vous); (rempli par l assistante) ; Données communes (rempli par l assistante) ; Motif de la consultation ; (rempli par l assistante) ; Histoire de la maladie ; (rempli par le médecin) ; Constantes : tension ; température, fréquence cardiaque, taille, coloration des conjonctives, présence d œdème, (rempli par le médecin) ; Anamnèse : où seront saisies les données de l interrogatoire ; Données cliniques à remplir par le médecin, par spécialité. Ces données sont communes à toutes les spécialités à l exception de l Ophtalmologie où il faut ajouter : Réfraction ; TO : (tonus oculaire) OD (œil droit) et OG (œil gauche) ; Correction : OD et OG ; Fond d œil : OD et OG ; Autres : champ de saisie libre ; Conclusion du médecin : diagnostic (pathologie), texte ; Conduite à tenir : pour tout ce qui est traitements ou actions thérapeutiques et explorations Explorations médicales demandées ; Ordonnances du médecin ; Actes réalisés : nomenclature de l acte, Comptes rendus des actes réalisés ; Exploration réalisée : numéro de référence de l exploration ; Données de suivi : texte Principales fonctionnalités Gérer les consultations : Consulter le cahier des rendez-vous du médecin; Créer une nouvelle consultation selon la spécialité du médecin (suite à un rendez-vous) par l assistante; Mettre à jour les données de la consultation par le médecin ; Recherche multicritère des consultations : critères de recherche : par spécialité, par médecin traitant, et par actes d explorations, par patient, par date, par pathologie ; Gestion des prescriptions du médecin : - Création d une nouvelle ordonnance ; - Sélectionner les médicaments à prescrire à partir d une base des médicaments avec les posologies connues avec la possibilité de saisir une posologie ou un médicament donné; - Possibilité de modifier la posologie ; - Modifier/ supprimer des ordonnances (avant validation); - Valider l ordonnance ; - Génération de l ordonnance avec le nom patient, le nom médecin, date consultation et traitements ; - Mémoriser les ordonnances de la consultation ; - Edition des ordonnances ; Ajouter un ou plusieurs actes exploratoires à effectuer par le patient (liste déroulantes des actes exploratoires possibles) : Il s agit de prescrire une radio ou des analyses à l aide de listes déroulantes des types de radios/analyses, avec la possibilité de saisir la date et le prescripteur pour des analyses antérieures ; [41]

42 Ajouter un courrier ; Remplir et éditer les feuilles de soins du patient selon les actes qui lui sont opérés; Valider la consultation par le médecin. Un RDV est validé quand le patient a réellement bénéficié de l acte médical. Gérer les Explorations médicales du patient (analyses, imageries) : Prendre en charge le résultat des explorations médicales (internes et externes) électronique et les intégrer dans le dossier médical du patient ; Saisir les données des examens médicaux ; Ajouter un compte rendu de l exploration: - Création d un nouveau compte rendu ; - Sélectionner le compte rendu type - Modifier/ supprimer le compte rendu (avant validation); - Valider le compte rendu ; - Génération du compte rendu avec le nom patient, le nom médecin, date examen et résultat; - Mémoriser le compte rendu de la consultation ; - Edition du compte rendu; Modifier les données des examens médicaux; [42] papier ou Recherche multicritère des résultats des examens médicaux (par patient, par référence, par date, par type d examen, par médecin ). Gestion des honoraires des médecins : Gérer le nombre de consultation et des actes d exploration réalisés par médecin ; Gérer les états récapitulatifs mensuels des honoraires des médecins consultants pour chaque centre de l activité médicale selon le référentiel des grilles des actes : - Gérer les erreurs probables (code acte, code médecin, bénéficiaire réel etc.) ; - Validation de ces états récapitulatifs par les médecins ; - Transmission de ces états au système de gestion financière et comptable; Gérer les impressions : Consultation des impressions via PDF (devis, ordonnances, courriers, ) ; Elaborer les statistiques journalières mensuelles et annuelles, multicritères par âge, sexe, spécialité, diagnostic, explorations demandées, médecin (s) traitant (s) Gestion des soins dentaires Description Le but de ce module est de gérer les consultations dentaires effectuées au sein des cabinets dentaires rattachés à la MGPAP. Gérer le dossier dentaire du patient (cf. Module Gestion du Dossier bénéficiaire); Gérer les consultations dentaires ; Gérer les radios du patient ; Gérer les impressions ; Gérer la relation avec les laboratoires de prothèses Principales données Les données gérées par ce module sont : Date consultation ; Type de consultation : RDV normal ou urgence ; Type de spécialité : ODF orthodontie faciale ;

43 Prothèse fixe ; Prothèse mobile ; Parodontologie ; Pédodontie ; Prise de radio ; Motif ; Anamnèse : texte ; Schéma initial indiquant l état de la bouche lors de la première visite ; Schéma plan de traitement pour regrouper les actes prévisionnels lors de la première visite Actes réalisés : date, l acte, dent traitée, code de l acte, cotation, Schéma actuel dans lequel sont saisis les soins terminés et réellement effectués, et qui permettra la facturation des actes et l édition des feuilles de soins de la consultation ; Schéma devis ou Prise en charge destiné à l établissement des propositions choisies ; Numéro d accord de prise en charge + actes accordés + code acte + cotation ; Ordonnance du dentiste ; Prescription des radios à effectuer par le patient ; Fiche de liaison technique (avec laboratoire) Principales fonctionnalités Ce module se décline en plusieurs fonctionnalités : Gérer les consultations : Consulter le cahier des rendez-vous du dentiste en spécifiant les RDV internes et externes ; Créer une nouvelle consultation et saisir les données de la consultation; Mettre à jour la consultation par le dentiste avant validation ; Gestion des prescriptions du dentiste : - Prescrire une nouvelle ordonnance ; - Prescrire un examen complémentaire à l aide d une liste déroulante des examens complémentaire en dentisterie ; - Sélectionner les médicaments à prescrire à partir d une base des médicaments avec les posologies connues tout en donnant la possibilité d une saisie personnalisée d'une posologie ou médicament donné ; - Possibilité de modifier la posologie ; - Modifier/ supprimer des ordonnances (avant validation); - Génération de l ordonnance avec le nom patient, le nom médecin, date consultation et traitements, et la durée du traitement ; - Mémoriser les ordonnances de la consultation ; - Edition des ordonnances ; Ajouter une ou plusieurs radios à effectuer par le patient : liste déroulantes des radios possibles ; Elaboration des courriers (selon un modèle type): - Certificats des patients ; - Correspondance avec autre spécialiste ; - Relance malade. Recherche multicritère des consultations : par médecin traitant, par patient, par date ; Remplir et éditer les feuilles de soins du patient selon les actes qui lui sont opérés; Etablissement des devis ou des demandes de prise en charge (voir module gestion des DPEC); Gérer les radios du patient intégrer la radio du patient ; [43]

44 Saisir les données de la radio ; Modifier les données de la radio ; Recherche multicritère des résultats des radios (par patient, par référence, par date, par type de radio, par dentiste ). Gérer les impressions : Consultation des impressions via PDF (devis, ordonnances, courriers, ); Gérer la relation avec les laboratoires de prothèses : Gérer les ordres de montage (fiche de confection) élaborés par les médecins prescripteurs précisant : - Le médecin prescripteur ; - L identifiant du patient ; - N de reçu ; - Date ; - Le prothésiste ; - Le numéro d accord de prise en charge ; - Les Caractéristiques précises de la prothèse commandée : Types de prothèses : immédiate, partielle, squeletique, fixe, réparation, adjonction Dents concernées, La teinte, Type de montage : bout à bout, montage inverse Actes à réaliser : liste déroulantes des étapes de confection prothétique possibles; Date de livraison souhaitée. Les données pourront être complétées selon les cas par des commentaires, des photos numériques ou des tracés de stellites, ou radios; Une fois la prothèse fabriquée, saisie de la date de confection de la prothèse (date de la réception de la prothèse confectionnée par le laboratoire); Enregistrer les retards de livraisons. Elaborer les statistiques et Reporting relatif administratif, volet études) : Tableau mensuel récapitulatif par actes et par CDM ; Tableau de bord hebdomadaire par CDM ; Tableau des participations financières quotidien par médecin et par acte ; au module «gestion des soins dentaires» (volet Tableau de bord hebdomadaire de la salle radio (nombre de radio et type de radio) ; Tableau de bord mensuel par prothésiste ou orthésiste et par travaux ; Tableau de bord quotidien par secrétaire, par nombre de RDV et par recette ; Tableau des demandes /accords par semaines et par médecin Gestion des participations des adhérents (Régie) Description Cette brique a pour but de gérer l encaissement des règlements des différentes prestations servies par la MGPAP au niveau des centres de soin Principales données Les données gérées par ce module sont Etat récapitulatif des recettes journalières : Nom, prénom, Immatriculation, affiliation, type d acte, Numéro de facture, Numéro de RDV, montant de la participation financière de l adhérent, mode de règlement ; [44]

45 Principales fonctionnalités Les principales fonctionnalités de cette brique sont les suivantes : Consultation des factures à encaisser en s interfaçant avec le module concerné (module de gestion des centres de consultations/ module de gestion des cabinets dentaires) ; Sélection du mode de règlement : Chèque, espèces, carte bancaire, mandat Validation du règlement de la facture et transmission de la validation au module concerné ; Edition des reçus de paiement ; Remboursements des règlements trop perçus, RDV annulés et ce suivant le règlement et procédures de la MGPAP ; Clôture de caisse par collecteur ; Edition des états récapitulatifs de la participation financière par période, par collecteur, par spécialité, par chirurgien-dentiste, par acte effectué, par unités de gestion, par bénéficiaire Avec possibilité de rapprochement des paramètres énumérés ; nombre d actes réalisés par participation financière des assurés ; Clôture de caisse globale et établissement d un état récapitulatif global périodique ; Génération des écritures comptables ; Gestion des remises en banque ; Transmission au système financier et comptable Gestion du tiers payant Gestion des demandes de prise en charge Description. Cette brique fonctionnelle devra permettre la gestion des échanges avec la CNOPS en matière de prise en charge. Elle devra s interfacer avec le système de la CNOPS pour gérer le flux d échange Principales données. Les données gérées par ce module sont : Demande de prise en charge (DPEC): Numéro de la demande ; Date de la demande ; Identité du bénéficiaire : Nom, prénom, âge, relation avec l adhérent ; Identité de l adhérent : Nom, prénom, Numéro d immatriculation, Numéro d affiliation, Nature de la demande : code de l acte, descriptif, période de l acte ; Type d accord de prise en charge (renouvellement/admission) ; Pièces justificatives ; Formulaires selon la nature de prise en charge. Réponse à la demande de prise en charge (PEC) : Numéro de la demande de prise en charge associé ; Numéro d accord ; Date de l accord ; Date de réception de l accord de prise en charge ; Réponse : accord ou rejet ; - si accord, actes permis, Cotation de l accord; - si rejet, Motif de rejet, documents complémentaires s il y a lieu ; [45]

46 Principales fonctionnalités. Cette brique se décline en plusieurs fonctionnalités : Demander les accords de prise en charge de la CNOPS : Accès aux DPEC à partir des modules concernés (soins dentaires notamment les soins prothétiques et orthodontiques, actes médicaux) ; Saisie sur un formulaire à l écran d une DPEC ; Edition des DPEC selon le format demandé dans la convention entre la CNOPS et la MGPAP : - Tri multicritère de ces demandes par spécialité, par types d acte, par ville, - Elaboration et édition des bordereaux d envoi des DPEC ; - Envoyer les demandes à la CNOPS selon le canevas d échange de la convention. Recevoir la réponse aux DPEC : Saisir la réponse reçue de la CNOPS par rapport à un bordereau d envoi des DPEC (date de réception) et son intégration dans le dossier de l adhérent concerné; Pour chaque DPEC dans le bordereau, saisir ou intégrer sur le système cible les éléments suivants : - Accord, cotation de l accord ; - Rejet, motif de rejet ; - Réponse non reçue. Prévoir un contrôle de rapprochement entre la demande et l accord ; Prévoir un échange électronique (par batch, par fichier ou en temps réel) ; Prévoir un système suivi des accords des prises en charges. Tri des réponses aux DPEC par type de réponse (accordées, rejetées, non reçues, par date) ; Edition d un courrier de réponse aux bénéficiaires ; Saisie d une demande d annulation d une demande de prise en charge pour envoi à la CNOPS ; Recherche multicritère des réponses aux DPEC par date, par bénéficiaire, par type d acte. Réaliser les statistiques et tableaux de bord associés à ce module ; Facturation à la CNOPSou autres mutuelles Description Ce bloc a pour but de gérer les factures à payer par les organismes payeurs (CNOPS, FAR ). Ces factures concernent des différentes prestations servies aux centres de soinnotamment les actes d exploration, et les actes dentaires. La solution à envisager doit également permettre le paramétrage du système cible, le cas échéant, en prenant en considération les règles de gestion des processus en vigueur à la CNOPS pour induire la possibilité d être certifié par l organisme payeur dans le cadre du tiers payant Principales fonctionnalités Cette brique se décline en plusieurs fonctionnalités : Données en entrée : Pour chaque module (Gestion dentaire, Gestion des consultations), consulter les données relatives à la facturation ; Vérifier les informations de chaque dossier : Assurer un contrôle de l acte réalisé, l acte demandé et l acte accordé, de la tarification, du bénéficiaire. ; Trier les dossiers par types d acte et par mutuelle. Données en sortie : Préparation de l ensemble des factures devant être envoyées pour remboursement dans le format indiqué par la convention avec la CNOPS ou dans les conventions avec tout autre mutuelle. [46]

47 - Générer automatiquement la facture de chaque feuille de soins selon la cotation de l acte en prenant en compte la codification de la CNOPS pour chaque prestation et en précisant la date de la facture ; - Générer automatiquement les bordereaux d envoi à facturer par mutuelle et par type d acte réalisé, en précisant la date de la génération des bordereaux d envoi ; - Elaboration et édition des états récapitulatifs contenant l ensemble des bordereaux d envoi à envoyer à la CNOPS ainsi qu un état à envoyer à la DFC ; - Possibilité de s interfacer avec la CNOPS pour transmettre les dossiers à facturer. Gestion des rejets ; Génération des écritures comptables et l interfaçage avec le système de gestion comptable et financière ; S interfacer avec le système de gestion comptable et financière : Vérification de la structure des flux (flux pour annulation de la facture rejetée) - Gestion des rejets ; Suivi des impayés et des relances ; Réaliser les statistiques et tableaux de bord associés à ce module permettant l évaluation de la rentabilité de l activité médicale pour chaque centre et pour tous les centres, notamment à l aide des recensements périodiques suivants : Nombre des consultations spécialisées effectuées ; Nombre d actes d exploration effectués par spécialité ; Nombre d actes facturés ; Recettes générées de la facturation ; Nombre de bénéficiaires par spécialité ; Nombre de bénéficiaires affiliés à la MGPAP ; Nombre de bénéficiaires affiliés aux autres mutuelles Paramétrage des centres Description L objet du module est le paramétrage de l ensemble des centres de la MGPAP. Le système cible doit être interopérable, ouvert et paramétrable Données Les différentes données gérées par ce module sont les suivantes : Centre : Identifiant du Centre; Nom ; Région, ville, et adresse; Numéro d autorisation d exercer ; Catégorie de prestations offertes suivant l organisation de la MGPAP : soins dentaires, consultations médicales spécialisées, autres ; L organisation du centre : - Gestion des centres consultations médicales : Salle d attente ; Nombre de salles de consultation; Spécialités ; Matériels médicaux ; Espace d archivage - Gestion des centres soins dentaires : Nombre de salles de consultation dentaires ; [47]

48 Nombre de labo ; Nombre de sale d attentes ; Nombre de spécialité ; Matériels dentaires ; - Gestion administrative ; - Gestion d accueil et de prise de rendez-vous ; - Régie ; - Archive ; - Espace d accueil ; Ressources humaines affectées ; Ressources affectées au centre: Matricule Personnel : Nom, prénom ; CIN ; Tél ; Adresse ; ; Profil : médecins, chirurgiens-dentistes, prothésiste, plâtrier, assistante dentaires, assistante de consultation, agent d accueil, gestionnaire du centre, secrétaire, hôtesse d accueil, technicien radio, secrétaire,. ; Code Identifiant National Personnel délivré par le SGG(pour les praticiens) ; Fonctionnalités Les principales fonctionnalités de ce module sont les suivantes : Gestion des centres : Créer un nouveau centre ; Modifier ses données ; Mettre une date de début et date de fin à son activité. Gérer les ressources affectées à chaque centre ; Consulter les données administratives d'une RH (rapatriées du système RH) ; Affecter une Ressource Humaine à un centre ; Mettre une date de fin à l affectation d une RH à un centre; Consulter les horaires de travail d une RH (absences, congés, congrès) ; Ajouter ou modifier ses horaires de travail (cas des médecins vacataires) : - Vacations des médecins; - Enregistrer les absences, congrès... Gérer les accès au Système d Information : Créer, modifier un Profil d utilisateurs ; Créer, modifier un utilisateur ; Affecter un utilisateur à un profil et gérer ses habilitations d Accès et de partage des données. Gestion des référentiels du système : Référentiel Personne (Patient ou RH) ; Référentiel organismes partenaires: - Tiers payant (CNOPS et Mut FAR) ; - Autres Mutuelles ; - Fournisseurs (Laboratoires de prothèse ) ; Base de données des médicaments avec posologies; [48]

49 Nomenclature générale des actes professionnels médicaux (Majoration, fréquence, incompatibilité, âge, sexe, etc.) ; Nomenclature générale des actes de biologie ; Référentiel des actes exploratoires ; Grille de la Participation financière des adhérents ; Grille des actes ; Grille de facturation MGPAP-Tiers payant ; Grille de facturation MGPAP-autres mutuelles ; Grille de facturation MGPAP-autres organismes (parrainage) ; Convention de remboursement de l AMO à l adhérent ; Convention de remboursement de l AMO de la MGPAP à l adhérent Paramétrage de l ensemble des règles de gestion du processus de prise en charge dans le cadre du tiers payant avec intégration des contrôles internes. Gestion des batchs du système Editions et Reporting Le système doit permettre le paramétrage au besoin,aussi bien des éditions opérationnelles que des tableaux de bords à éditer systématiquement, sanctionné par des représentations graphiques et capable de ressortir les écarts, et ce dans le but de gérer les performances réalisées par les différents intervenants. Le système doit permettre d éditer d une part des rapports standards prêts pour être imprimés, comprenant les en-têtes, les titres de bas de page et les logos, en plus du corps du rapport. D une autre part, le système doit fournir des fonctions intégrées de création interactive de rapports (Reporting) ou des éditions opérationnelles (ex : reçus de RDV, carte RDV ). Le créateur de ces derniers doit pouvoir créer des rapports/éditions types via un graphique facile à utiliser (ex : Crystal Report ou équivalent). Le système doit permettre de générer des rapports suite à une requête, une recherche multicritère ou une consultation. Ces derniers doivent être exportables dans une multitude de formats selon la nature du rapport (ex : Html, MS Excel, ms Word, PDF ): Le système doit permettre d imprimer les rapports et les éditions générés. Il doit également permettre de les visualiser avant leur impression en offrant la possibilité d imprimer sur unéquipement prédéfini ou de choisir l équipement au moment de la commanded édition. L accès et la modification des rapports ou des éditions doivent être sujets aux privilèges d accès. Les rapports peuvent être personnels ou partagés avec d autres groupes d utilisateurs Interfaçage du Système Le futur SI de Gestion des centres de soin doit être interfacé avec les Systèmes suivants : Système Echange Mode d échange Système de Gestion des Ressources Humaines Système de Gestion financière et comptable Identification du personnel affecté ; Gestion des horaires de travail du personnel (congés, absences) ; Transmission de l état global de la recette à générer de la facturation au Tiers payant ; Transmission des écritures comptables suite à une facturation ; Transmission des états récapitulatifs de la recette Synchronisation temps réel Génération de la recette journalière dans le système Sage X3 [49]

50 Système Métier journalière des participations des adhérents, triée par spécialité. Réception des données administratives des bénéficiaires (affiliés et leurs ayants droits) Synchronisation temps réel Système de Gestion de la CNOPS S.I. de la mutuelle des FAR Réception des informations sur l ouverture des droits ; Envoi des accords de prise en charge et réception des prises en charge ; Facturation à la CNOPS : envoi des factures, réception des règlements de la CNOPS. Réception des données administratives des bénéficiaires (affiliés et leurs ayants droits), y compris l ouverture des droits. Périodiquement Périodiquement ANAM Echange des référentiels. Périodiquement 3.4 Environnement et exigences techniques Environnement technique actuel de la MGPAP : Système de Gestion de Bases de Données : Oracle ; Serveur d application : Oracle Application Server ; Système d exploitation des serveurs : Unix (HP-UX). Environnement technique souhaité : La MGPAP souhaite que le futur Système d Information de Gestion des Centres de soin fonctionne dans son environnement technique actuel. La Mutuelle dispose du matériel et outil pour son fonctionnement convenable dans cet environnement. Toutefois, si le prestataire propose un système qui fonctionne dans un environnement différent que celui de la MGPAP, il doit décrire et détailler dans son offre l ensemble des outils nécessaires et des licences exigées (OS, Licence SGBD et éventuellement autres outils). Les exigences techniques de la MGPAP sont les suivants : Architecture réseau : Architecture 3-Tiers : 1 tiers présentation (client léger), 1 tiers application (serveur d'application), 1 tiers base de données. Extensibilité et flexibilité - L architecture doit être extensible et modulaire, pour pouvoir être étendue sans difficulté en vue d inclure des fonctions nouvelles sans causer de problèmes pour les composantes existantes et sans nécessiter une réorganisation des données comprises dans le système, avec un effort minimal d intégration. Les architectures n-tiers et orientées services sont à privilégier ; - La base de données doit être structurée d une manière flexible, permettant de s adapter facilement aux nouveaux centres et prestations qui peuvent être proposés par la MGPAP ainsi qu aux amendements aux règlements et lois en vigueur ; Le système doit permettre le fonctionnement multitâches et Multiutilisateurs concurrentiels par fonctionnalité ; L architecture technique doit être complètement flexible (possibilité d ajout des ordinateurs clients nouveaux, ajout des serveurs nouveaux). [50]

51 Exigences en termes de disponibilité : Le soumissionnaire devra préciser dans son offre les dispositions qu il compte adopter pour garantir les exigences de disponibilité de la solution en terme de conception, de développement, et de transmissions de données. Exigences en termes d'ergonomie : Interface graphique (interface Client Web), en utilisant au moins deux browsers Internet ; Facilité d utilisation/convivialité : Facile à comprendre, facile à apprendre, facile à exploiter ; La solution doit proposer l affichage sur les écrans de saisie du processus dans lequel l utilisateur se trouve et à quel stade il en est par rapport à la tâche qu il exécute ; La charte graphique doit être identique pour l ensemble des pages, des modules et des menus et doit être librement personnalisable. Elle doit aussi épouser le logo de la MGPAP et les couleurs choisies pour véhiculer l image de marque de la mutuelle ; Un système d aide en ligne doit être disponible. Performances : les temps de réponse moyens, à la sortie du serveur, inférieurs à 2 secondes pour 90% des fonctions. Ces performances devront être maintenues malgré la montée en charge de la solution (nombre de connexions simultanées, nombre d applications mises en exploitation, volume de données, ). Avant la bascule, le titulaire du marché devra effectuer en présence des agents de la MGPAP des tests finaux en vue de produire un rapport attestant de la performance attendue de la solution. Gestion des accès aux systèmes et traçabilité : Le système doit permettre : Gestion fine des droits des utilisateurs et des politiques de sécurité par l adjonction des services d annuaire via des rôles et des groupes d utilisateurs configurables ; Création de plusieurs niveaux de gestion des habilitations : par module, par fonctionnalité, pour un ensemble de transactions rattachées à différents modules ; Dissociation des profils de saisie des profils de validation ; L accès à l application se fait via une authentification par login et mot de passe ; L unicité de l administration des profils pour la solution; Les utilisateurs, les groupes d utilisateurs et les fonctions associés à chaque groupe, doivent être gérés par les administrateurs à l aide des interfaces appropriées ; Au niveau de la traçabilité, le système doit offrir un outil pour : L audit des accès ; Journaliser toutes les opérations (modification, création ou suppression de données) y compris les opérations de gestion et d administration. Documentation : Le soumissionnaire doit fournir la documentation pour toutes les composantes du système à réaliser. Elle doit être rédigée en Français. La documentation doit comprendre : Les manuels utilisateurs permettant un usage correct du système pardifférents types d utilisateurs ; les manuels administrateurs pour la configuration, l adaptation, l installation, lasauvegarde et restauration des données, la surveillance des opérations, la gestion de droits d accès et lacréation de rapports complexes. Fonctions de WorkFlow et d alertes : La solution devra offrir des fonctions de WorkFlow, de type : Procédural : la fonction implémentée devra gérer le processus global comprenant la gestion des acteurs et les actions mises en œuvre par ces derniers, la circulation des documents associés ; [51]

52 Evénementiel : à partir d éléments et de situations paramétrées dans le système, celui-ci devra être en mesure de déclencher des alertes et des actions à l attention d acteurs du système. 3.5 Architecture et infrastructure proposées par le prestataire. Le soumissionnaire devra : Présenter l architecture fonctionnelle de la solution proposée ; Présenter le modèle d architecture technique de la solution et la description détaillée de l outil proposé ; Dimensionner l infrastructure de production de la solution et indiquer ses propres prérequis techniques (serveurs et postes clients) : Nombre et spécification / configuration des serveurs : - Préciser le type et la version des serveurs web proposés ; - Préciser le type et la version des serveurs applicatifs proposés ; - Volume occupé par l'environnement logiciel sur le disque (stockage minimum, standard, conseillé) ; - Volume disque nécessaire pour le fonctionnement (swapping) ; - Mémoire de base RAM nécessaire Configuration requise (matériel et logiciel) des postes clients : - Préciser le processeur requis ; - Préciser la mémoire RAM et l espace disque dur requis ; - Préciser les systèmes d exploitation et la version requis ; - Préciser le navigateur web et la version requis. Débits minimums exigés en termes de réseaux pour le fonctionnement de la solution. Présenter les performances de la solution : Caractéristiques de performances de la solution (volumes, temps de transaction, temps de traitement ) ; Présenter si possible un benchmark de performances de la solution en présentant l infrastructure technique avec laquelle ont été réalisées ces performances ; Fournir si possible les attestations justifiant les performances présentées. Présenter les principes et les outils de sécurité de la solution : Gestion des habilitations ; Assurer la sécurité et la confidentialité des données du système en mobilisant plusieurs types de mécanismes : Rôles, gestion évoluée des droits d accès et des codes de confidentialité, la traçabilité des opérations effectuée [52]

53 4 Prestations attendues du prestataire 4.1 Présentation de la consistance des prestations attendues du prestataire sur chacune des étapes Les phases du projet sont résumées dans le schéma suivant : Le détail des prestations et livrables attendus est décrit ci-dessous Phase 1 : Cadrage du projet et recueil complémentaire des besoins Etape 1 : Cadrage du projet : L objectif de cette étape est de procéder à un cadrage complet du projet (méthodologie, équipe, planning, livrables ). Les prestations à assurer durant cette phase sont les suivantes : Planification du projet ; Mise en place d un plan de management du projet ; Validation du Plan d Assurance Qualité ; Préparation des comités de pilotage Etape 2 : Recueil complémentaire des besoins Cette phase consiste à recueillir éventuellement les besoins fonctionnels complémentaires en SI de la MGPAP ainsi que des utilisateurs et des partenaires qui vont utiliser le futur système d information de gestion. Le prestataire organisera pour cela des ateliers le recueil des besoins avec les équipes projet. [53]