Florian CARRE Comment rédiger un bon projet de R&D européen? Organiser la rédaction règles administratives

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1 Florian CARRE Comment rédiger un bon projet de R&D européen? Organiser la rédaction règles administratives

2 Organiser la rédaction Appel à projet Consortium + Idée de projet Réunion de consortium proposition Draft ~4-5 pages Compromis - Validation Rédaction - 2 -

3 Première réunion de consortium Pourquoi? On parle la même langue, mais pas le même langage Eviter les erreurs et incompréhensions Se connaitre - Valider l adhésion des partenaires au projet 3

4 Première réunion de consortium Une étape indispensable entre les phases préparatoires et la rédaction de la proposition Réunion cruciale au cours de laquelle: Le coordinateur «donne la mesure» Les rôles sont répartis entre partenaires Le rétro-planning est validé - 4 -

5 Première réunion de consortium Quand? Au plus tard 2-3 mois avant la deadline Qui? Ensemble des partenaires 5

6 Première réunion de consortium Ordre du jour Introduction Consolidation de l idée de projet Point légal et financier Préparer la rédaction 6

7 Consolidation de l idée de projet > Fixer des objectifs Communs - Pourquoi faire? Publications Universités Hautes écoles Entreprises Chiffre d affaires Avancer dans la même direction Chaque bénéficiaire doit ressortir gagnant 7

8 Consolidation de l idée de projet Appel à projet Consortium + Idée de projet «Accord de consortium» - Gouvernance - Distribution du financement entre les participants - Conditions de diffusion, d exploitation et d accès aux résultats et connaissances propres des participants - Conditions de résolution des conflits internes potentiels - Responsabilité, indemnisation, confidentialité Se mettre d accord sur l exploitation des résultats Définir les bases du Consortium agreement 8

9 Consolidation de l idée de projet > Fixer des objectifs Communs - Comment faire? Ce que le projet apporte Vision Mesurables Objectifs Organisation, risques ressources, délais Pendant le projet Après le projet Work packages Tâches Impacts Work programme 9

10 Consolidation de l idée de projet Répartir les Rôles Qui fait quoi, quand et avec qui? --> Découper le projet en Work Packages (WP)

11 Consolidation de l idée de projet Répartir les Rôles Qui fait quoi? Structuration du projet et répartition des rôles 2 M3 Specifications LTU ONER TUB NIR DLT IRS JJ After having identified the user s requirements, the objective of this WP is to define the overall architecture of three test-beds Task 2.1: Components functional specifications (Leader : ONER, Partners : TUB, IRS). Task 2.2. Pers/months Objectifs Tâches : qui fait quoi Délivrables D2.1. End-user requirements

12 Consolidation de l idée de projet Répartir le budget A l aide du workplan Coordinateur Budget/ poste budgétaire Budget max. / partenaire Estimation budget Compromis Proposition budget Lien WP Leaders Participant Budget/ WP

13 Consolidation de l idée de projet Contenu du draft: Appel à projet Consortium + Idée de projet - Call topic type d action - Objectifs communs - Work packages tâches - livrables - Responsabilités des partenaires - Budget maximal / partenaire «1 er draft» validé et consolidé en fin de réunion Draft~4-5 pages 13

14 Première réunion de consortium Ordre du jour Introduction Consolidation de l idée de projet Point légal et financier Préparer la rédaction 14

15 Point légal et financier Rappel des Données Administratives: Désigner un responsable pour la collecte et vérification des données administratives Données à rassembler par chacun des partenaires: PIC: Participant Identification Code (9 chiffres) Personne de contact sur le projet LEAR: Legal Entity Appointed Representative Statut PME, Grande entreprise, université etc. Financial Check

16 Point légal et financier Rappel des Documents légaux: «Memorandum of Understanding» Dès l élaboration de la proposition «Accord de consortium» Obligatoire dans les projets multi-bénéficiaires, accord doit être signé avant signature accord de subvention «Grant Agreement» Signature au plus tard 8 mois après la remise de la proposition Finalisation entre mois 5 et

17 Légal et financier Règles financières -Taux de Financements Horizon 2020 * 100% = 125 k 100 k + 25 k = 125 k * 70% = 87,5 k 80 k 20 k 25 % Exception : non profit organisation à 100%

18 Légal et financier Frais de personnel A- Pour les salariés frais réels Rémunération brute chargée temps productif standard temps d implication sur le projet Contrat de travail! Rémunération brute chargée = rémunération + cotisations sociales + charges patronales légales + avantages liés au poste + rémunérations additionnelles <8000 /an pour les non profit organisations Temps productif standard: Forfait 1720h /an Durée légale + heures sup. - absences Temps productif standard > 90% durée légale obligatoire

19 Légal et financier Frais de personnel A- Pour les salariés coût unitaires Montant par unité Nombre réel d unités Certificat de méthodologie: Possibilité pour les bénéficiaires d obtenir des services de l Europe la certification de leur méthode pour le calcul des coûts unitaires des frais moyens de personnel (unit costs)

20 Légal et financier Frais de personnel B- Personnes qui ne sont pas sur le payroll In House Consultant SME Owners Personne physique sous contrat Dans les locaux du bénéficiaire Sous l autorité du bénéficiaire Coût prestation similaire agent salarié Coût de la prestation éligible (frais réels) Assimilé salarié Dirigeant PME non salarié Personne physique non salariée Barème imposé par la CE (Unit Costs) Ex pour la Belgique: 4650 /mois

21 BENEFICIAIRE Légal et financier Parties Tierces: prenant part à l action Parties tierces Liées Montant par unité Défini à l annexe technique Existence d un lien juridique ou financier Ex: société mère filiales même coûts éligibles que le bénéficiaire Tierce partie Liée déclare ses propres coûts Sous-traitance CE peut demander aux parties tierces de partager les responsabilités

22 BENEFICIAIRE Légal et financier Parties Tierces: prenant part à l action Défini à l annexe technique Parties tierces Liées Montant par unité Best Value for Money & sans conflit d intérêt Nombre réel d unités Coûts et tâches inscrits dans le budget et annex 1 Sous-traitance Coûts facturés (en général avec profit) Ex: - réalisation d un site internet - tester la qualité des matériaux

23 BENEFICIAIRE Légal et financier Parties Tierces: autres Contribution en nature Montant par unité «free of charge» or «against paiement» sont des coûts éligibles Nombre réel d unités Doit être intégré dans l Annex 1 Défini à l annexe technique Ne constitue pas l activité économique principale Sous contrat Ex: personnel détaché

24 BENEFICIAIRE Légal et financier Parties Tierces: autres Contribution en nature Montant par unité Achat de bien, travail ou services Nombre réel d unités Best Value for Money & sans conflit d intérêt Sous contrat Ex: achat de petit matériel (non couvert pas les frais indirects), fournitures, flyers

25 Légal et Financier Tableau récapitulatif budget FORM A Catégories de coûts : A. Coûts directs de personnel B. Autre coûts directs C. Coûts direct de sous-traitance D. Coûts direct support financier aux tierces parties E. Contributions en nature hors des locaux du bénéficiaire. F. Coûts indirects

26 Première réunion de consortium Ordre du jour Introduction Consolidation de l idée de projet Point légal et financier Préparer la rédaction 26

27 Préparer la rédaction Dossier: contenu Part A : Administrative Part B : Corps du projet Part B : Annexes descriptif partenaires 27

28 Préparer la rédaction Structure de la partie B (corps du projet) Section 1 : Excellence Section 2 : Impact Section 3 : Implementation 28

29 Préparer la rédaction Partie B - Soumission en 1 ou 2 étapes Pré-proposition Proposition Complète Excellence X X Impact X X Implementation \ X Max 15 pages max : 70 pages (+ annexes) 29

30 Structure de la partie B Section 1 : Excellence Objectives Relation to the work programme Concept and Approach Ambition Section 2 : Impact Expected impact listed in the Topic Measures to maximise impact Section 3 : Implementation INPUTS INPUTS Collecte Données - Documents Projets précédents Etat de l art Capacité d innovation Partenaires exploitation Marché Plan d Exploitation Plan Dissémination Gestion des données Gestion PI Work plan: work packages, deliverables & milestones Management structure & procedures Consortium as a whole Resources to be committed INPUTS 30

31 Structure de la partie B Section 4 : Members of the consortium Participants (applicants) INPUTS legal entity fiche CV persons list 5 relevant publications, or other achievements list of up to 5 relevant previous projects or activities significant infrastructure / equipment Third parties involved in the project Section 5 : Ethics and Security Collecte Données - Documents CV personnes impliquées Publications Projets précédents + annexes

32 Conclusion En Résumé: Draft validé et consolidé MOU signé par tous Données administratives de chaque partenaire Rétro-planning & organisation interne 32

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