GESTION DES PROMOTIONS ET DES STANDS LORS DE LA SOIREE DU VENDREDI 15 JANVIER

Transcription

1 CNR CHABLIS 2016 GESTION DES PROMOTIONS ET DES STANDS LORS DE LA SOIREE DU VENDREDI 15 JANVIER CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 1

2 INTRODUCTION Ce document doit permettre une bonne organisation des stands, spectacles et animations, de présentation ou de promotion lors de la soirée du Vendredi 15 janvier 2016, lors du CNR de Chablis. Aussi, vous trouverez dans ce document : - Les informations pratiques pour la soirée du Vendredi 15 janvier La «charte stand» contenant le descriptif des éléments mis à votre disposition et les règles à respecter lors du montage, de l aménagement, de l utilisation, du rangement, et du démontage des stands - Une fiche de recensement des besoins Les stands sont mis à disposition de ceux qui en auront fait la demande pour la soirée du Vendredi 15 janvier 2016 lors du CNR de Chablis de la Table Ronde Française avec adhésion obligatoire à la charte et aux différentes conditions ciaprès. Le document «fiche de recensement» accompagné du chèque de caution doit nous être retourné pour le 31/12/2015 au plus tard. CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 2

3 INFORMATIONS PRATIQUES Lieu : Auxerrexpo - parc des expositions Avenue des Plaines de l Yonne AUXERRE Date et horaires d accès installation stands : Vendredi 15 janvier 2016 de 13h00 à 18h00 Lieux vides pour la commission de sécurité de 18h00 à 19h00 Contact : Antoine GODARD Tél : Mail : antoine.godard3@wanadoo.fr Date et horaire d ouverture de la soirée aux convives : Vendredi 15 janvier 2016 à partir de 20h00 Informations pratiques : - Tous les stands organisation seront pourvus de soft afin de servir eaux et sodas tout au long de la soirée - Seront présents sur les lieux des agents de sécurité et des services d urgence - Chaque inscrit, dans la limite de 1900, se verra remettre à son arrivée, bracelet - Seront affichés des imprimés avec flash code vous permettant d accéder au programme du we avec horaires et lieux des RDV. CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 3

4 LES SPECTACLES ET VIDEOS DE PROMOTION Planification des diffusions vidéos, spectacles. : Dans un souci d organisation, toute diffusion devra être enregistrée auprès du staff d organisation avant le 31 décembre2015. Pour les spectacles de promotions une scène est prévue. Il est également possible d assurer votre promotion le Samedi 16 janvier 2016 durant la soirée de Gala. La diffusion de diaporama, vidéos, clips ou bandes sons est possible. Des micros et un écran géant seront à votre disposition à cet effet. Ces éléments doivent être envoyés à l adresse antoine.godard3@wanadoo.fr par wetransfer ou remis sur clef USB avant 31 décembre Attention, pour les Powerpoint, merci d apporter votre propre ordinateur. CHARTE STAND Article 1 : OBJET DE LA CHARTE Cette présente charte à pour but d encadrer les promotions d évènements à venir lors de la soirée du Vendredi 16 janvier 2015 au travers de la tenue d un stand. Chaque stand devra avoir un responsable unique qui devra se faire connaitre dès son arrivée sur les lieux. Le responsable aura fourni le document joint «Recensement des besoins CNR Chablis 2016» avec le chèque de caution de 250 avant le 31 décembre Ce afin que son stand soit réservé est monté et sa liste des besoins soit traitée par le staff Article 2 : HORAIRES D ACCES L accès à la salle pour l installation du stand se fera le Vendredi 15 janvier 2016 à partir de 13h00 et jusqu à 18h00. Article 3 : STAND et CAUTION Les stands sont des modules Vitabris de 3m x 3m. CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 4

5 Tous les stands sont éclairés et équipés d une prise de courant avec compteur de 3kw par module. Attention à la puissance électrique de vos appareils. Dans le cadre du tri sélectif, vous sera fourni, des sacs poubelles de tri. Les sacs jaunes : Btles plastiques cartons papiers Vous stockerez vos btles en verre, elles seront ramassées régulièrement durant la soirée Vous utiliserez vos sacs poubelles standard noir pour les déchets alimentaires, aluminium, Nous ne fournissons ni rallonges, ni multiprises. Une caution de 250 à l ordre de "TRF 16 ème Région - CNR" est demandée pour chaque stand. Cette caution sera rendue au responsable du stand si les stands sont rendus propres et, bien évidemment, non dégradés. Si cela n est pas le cas, la caution sera reversée en partie, déduction faite des travaux de nettoyage ou de réparation. Article 4 : LES CONTRAINTES Pour des raisons de sécurité évidentes : - Sont interdits : friteuses, grill électriques, barbecues, tout appareil au gaz (pas de fumée, pas de friture). - - Sont autorisés : fours électriques, micro ondes, pompes à bière, plaques électriques. Afin de préserver la convivialité de la soirée, les sonos individuelles dans les stands ne seront pas autorisées. De même, pour accrocher des éléments, il est interdit de clouer, coller, agrafer, ou encore visser dans les parois des stands ou même de la salle. Prévoir des crochets, scotch et fil de fer A tout moment, des agents de sécurités sont habilités à intervenir pour faire démonter ou pour arrêter certains agissements sur un stand. Toutes les issues de secours doivent être laissées libres d accès. Article 5 : FIN DE STAND Les stands devront être débarrassés par vos soins. A la fin de l utilisation du stand, il est demandé de rendre l espace dans un état de propreté convenable. Dans le cas contraire, une retenue sera faite sur la caution. Le stand doit être nettoyé. Des containers sont mis à disposition pour les poubelles. A charge aux utilisateurs de mettre leurs poubelles restant à la l entrée de leur stand, démonter leurs banderoles et laisser le stand avec son mobilier de départ propre. Les cartons, papiers, CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 5

6 assiettes, gobelets, nourriture, boissons, autocollants, ou autres doivent donc être débarrassés. Le matériel apporté (banderoles, plaques chauffantes ) devra également être débarrassé. ATTENTION : La salle du vendredi soir sera réutilisée pour la soirée du samedi soir. A cet effet, tous les stands seront démontés dans la nuit pour laisser place. Tout matériel laissé sur un stand sera évacué par l entreprise prestataire. L équipe ne pourrait être tenue pour responsable d une perte, ou dégradation d un appareil ou objet laissé sur le stand en fin de soirée. Article 6 : BONNE CONDUITE Nous nous réservons le droit de demander aux agents de sécurité de mettre dehors toute personne dont le comportement ne correspondrait pas à la charte de bonne conduite de la TRF (cf guide de la TRF), ou, plus simplement, toute personne complètement ivre qui ne saurait plus contenir son agressivité envers les personnes ou le matériel Les bons comportements ne doivent pas se limiter aux soirées. Les comportements de quelques Tablers dans les restaurants, hôtels, ou tous lieux publics peuvent gravement nuire à l image de la Table Ronde Française. CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 6

7 RECENSEMENT DE VOS BESOINS A renvoyer à l adresse antoine/.godard3@wanadoo.fr avant le 31/12/2015 maximum, puis à imprimer et à présenter au responsable stationnement lors de votre arrivée au Parc des Expositions. N hésitez pas à donner le numéro de téléphone suivant à la personne qui se charge de la partie logistique de votre stand : Nom du Responsable de stand : Numéro de Téléphone : Raison du stand : Matériel prévu sur le stand : DEMANDE DE STAND Besoins particuliers : Je joins mon chèque de 250 de caution à l ordre de la "TRF 16 ème Région -CNR", qui me sera restitué si le stand est rendu propre et non dégradé. Envoi postal : CNR chez Antoine GODARD, 11 Grande Rue, APPOIGNY DEMANDE D ANIMATION Nom du responsable de l animation : Numéro de Téléphone : Raison de l animation (si différent du stand) : Spectacle sur scène OUI NON Si oui nombre de personnes sur scène : Fourniture d une bande son à joindre obligatoirement au présent document Film / Vidéo à diffuser OUI NON Si oui, fourniture du support par we transfert ou sur clé USB remise à Antoine GODARD avant le 31 Décembre 2015 CNR CHABLIS 2016 Gestion des animations et des stands Soirée du Vendredi 15 janvier 2016 Page 7