NIJI. Guide d utilisation du système d information et de communication

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1 NIJI Guide d utilisation du système d information et de communication Niji S.A. au capital de RCS Rennes SIRET APE 721Z - Siège social : 34, rue Frédéric Le Guyader RENNES Tél Fax , rue Galvani MASSY Tél Fax

2 Objet GUIDE UTILISATEURS Niji Référence Niji/MA088/User Guide Date 27/06/07 Rédacteur Gregory Esnaud/Gaël Bouboune/Vivien Besson Version 2.0 SOMMAIRE 1. PREAMBULE LE JOUR DE VOTRE ARRIVEE A NIJI INSTALLATION DES IMPRIMANTES Mode opératoire d installation des imprimantes de Cessons Imprimante laser Noir et blanc : HP Laser Imprimante laser couleur : HP LaserJet Photocopieuse N&B : Xerox WorkCenter Pro Mode opératoire d installation des imprimantes de Paris Installation Jet d encre N&B du 1er : HP LaserJet Photocopieuse N&B du 1er : Nashuatec DSM Photocopieuse couleur du 5eme : Gestetner DSC Utilisation du scanner sur les 2 photocopieuses Imprimante pdf LE SITE INTRANET Accès à l intranet depuis l intérieur Acès à l intranet depuis l extérieur Mon profil intranet L annuaire Niji Accès A l annuaire par les IPPhone: LA MESSAGERIE Les information de configuration de microsoft Outlook Accès à la messagerie avec Microsoft Outlook Les autres modes d accès à la messagerie Les listes de diffusions Liste Administratives Liste pour projets Divers Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 2

3 5.5.1 Créer sa signature au format Niji Perte du mot de passe Graver ses archives ACCES AUX RESSOURCES RESEAUX Serveurs de fichiers personnels et de projets : Rennes Paris Lille Pertes du mot de passe d accès aux ressources réseau : FAQ On vient de m autoriser à accéder à certains documents mais je ne peux pas me connecter, Windows me demande toujours mon mot de passe Quand j essai d accéder à certains répertoires, Windows me demande mon mot de passe? L ANTIVIRUS Préambule : Installation : généralités Les mises à jour (MAJ) Les analyses des lecteurs L analyse des mails Utilisation de VirusScan Entreprise Mise à jour du moteur d analyse et des signatures de virus Analyse à la demande des lecteurs Analyse à la demande des s LE TELEPHONE Le plan de numérotation : Numéros spéciaux : Standards : Numéros messagerie vocale en interne: Numéros messagerie vocale depuis l extérieur: Numéro de parcage : Numéro de Paging : Le parcage : Le paging : Configurer sa messagerie Accéder à la messagerie vocale Realiser un transfert : Realiser une conférence : Programmer/Deprogrammer une redirection : Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 3

4 8.10 Interface d administration : Rennes Paris Changer son mot de passe d administration : Programmer les touches : Accéder aux annuaires Préambule : Programmer son annuaire personnel (Personal Speed Dial) PREVENTION DES PANNES Point de restauration Windows Vérifier l activation de la restauration système Créer un point de restauration Disque dur LES REFLEX A AVOIR Pour un problème sur un PC : Comment activer l InfraRouge? Ma carte Bluetooth ne fonctionne pas/plus CONTACT Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 4

5 1. PREAMBULE Ce document présente l inventaire des services mis à la disposition des utilisateurs du système d information (SI) de Niji, et décrit les modalités d utilisation. Ce guide est disponible sur l intranet. Vous pouvez le télécharger en vous rendant dans la rubrique Téléchargement puis dans la sous rubrique Manuel d utilisation. 2. LE JOUR DE VOTRE ARRIVEE A NIJI Vous avez reçu 3 mails vous présentant chacun 1 identifiant : Un mail présentant un identifiant pour l accès à la messagerie Un mail présentant un identifiant pour l accès aux serveurs de partage de fichier Un mail présentant un identifiant pour l accès à l intranet Les informations de connexion à la messagerie peuvent être utilisées pour se connecter : à partir du webaccess : https://exchange.oleane.com à partir du client Outlook Vous avez la possibilité de changer votre mot de passe en vous connectant sur https://exchange.oleane.com/cp Les informations de connexion aux ressources partagées peuvent être utilisées pour se connecter : au serveur de partage de fichier du site d Issy : (nom du serveur : Poseidon) au serveur de partage de fichier du site de Cesson : (nom du serveur : Zeus) au serveur de partage de fichier de Lille (uniquement si vous dépendez du site de Lille) La connexion à l intranet se fait : depuis l intérieur : depuis l extérieur : https://intranet.niji.fr Vous avez la possibilité de choisir votre mot de passe en accédant à votre profil sur l intranet. Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 5

6 3. INSTALLATION DES IMPRIMANTES Les imprimantes et photocopieuses à Niji sont réparties de la façon suivante : Sur le site de Rennes : HP Laser 2300 (imprimante laser noir et blanc) HP LaserJet 3500 (imprimante laser couleur) Xerox WorkCenter Pro 428 (photocopieuse/imprimante noir et blanc) Sur le site de Paris : HP LaserJet 1200 au 1 er étage (imprimante jet d encre noir et blanc) Nashuatec DSM632 au 1 er étage (photocopieuse/imprimante noir et blanc) Gestetner DSC428 au 5 ème étage (photocopieuse/imprimante couleur) 3.1 MODE OPERATOIRE D INSTALLATION DES IMPRIMANTES DE CESSONS Imprimante laser Noir et blanc : HP Laser Ouvrir l explorateur Windows et cliquer sur «Outils» «connecter un lecteur réseau» : 2. Dans le champ «Dossier» entrer : \\ \driversimp puis relever la lettre du lecteur («Y :» ici) cliquer sur «terminer». 3. Cliquer sur «démarrer» «imprimantes et télécopieurs». Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 6

7 4. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : 5. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «imprimante locale connectée à cet ordinateur» (décocher «détection et installation automatique» et cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 7

8 6. Dans l écran suivant choisir «Créer un nouveau port» et choisir «Standard TCP/IP port», puis cliquer sur «suivant» : 7. A l écran suivant cliquer sur «suivant». 8. Entrer l adresse IP suivant : , puis cliquer sur «suivant» : N.B : Si le message d erreur ci-dessous apparaît, revenir à l étape 6, choisir «utiliser le port suivant» et chercher le port avec l adresse IP correspondante et aller à l étape A l écran suivant, choisir «HP Jet Direct» (ou appuyer sur h), puis cliquer sur «suivant». 10. Cliquer sur «terminer». 11. Dans le choix des drivers, cliquer sur «Disque fourni», en cliquant sur «parcourir» choisir la lettre du lecteur configurée en 1. («y :» ici) puis sélectionner le répertoire «hp2300» et cliquer sur «ouvrir» et de nouveau sur «ouvrir» dans la boîte suivante. Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 8

9 12. Cliquer sur «OK» puis sur sélectionner «HP LaserJet 2300 Series PCL 5 e», puis sur suivant 13. Si la question vous est posée, sélectionner «remplacer le pilote existant», puis cliquer sur «suivant». 14. Cliquer sur «suivant» jusqu à ce que «terminer» apparaisse. 15. Cliquer sur «terminer» Imprimante laser couleur : HP LaserJet Ouvrir l explorateur Windows et cliquer sur «Outils» «connecter un lecteur réseau» : 2. Dans le champ «Dossier» entrer : \\ \driversimp puis relever la lettre du lecteur («Y :» ici) cliquer sur «terminer». 3. Cliquer sur «démarrer» «imprimantes et télécopieurs». Niji/code_projet/ref doc 27/06/2007 9

10 4. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : 5. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «imprimante locale connectée à cet ordinateur» (décocher «détection et installation automatique» et cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

11 6. Dans l écran suivant choisir «Créer un nouveau port» et choisir «Standard TCP/IP port», puis cliquer sur «suivant» : 7. Dans l écran suivant cliquer sur «suivant». 8. Ensuite entrer l adresse IP suivant : , puis cliquer sur «suivant» : N.B : Si le message d erreur ci-dessous apparaît, revenir à l étape 6, choisir «utiliser le port suivant» et chercher le port avec l adresse IP correspondante et aller à l étape Dans l écran suivant, choisir «HP Jet Direct» (ou appuyer sur h), puis cliquer sur «suivant». 10. Cliquer sur «terminer». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

12 11. Dans le choix des drivers, cliquer sur «Disque fourni», en cliquant sur «parcourir» choisir la lettre du lecteur configurée en 1. («y :» ici) puis sélectionner le répertoire «clj3500» et cliquer sur «ouvrir» et de nouveau sur «ouvrir» dans la boîte suivante. 12. Cliquer sur «OK» puis sur sélectionner «HP LaserJet 3500», puis sur suivant. 13. Si la question vous est posée, sélectionner «remplacer le pilote existant», puis cliquer sur «suivant». 14. Cliquer sur «suivant» jusqu à ce que «terminer» apparaisse. 15. Cliquer sur «terminer» Photocopieuse N&B : Xerox WorkCenter Pro Cliquer sur «démarrer» «paramètres» «imprimantes et télécopieurs». 2. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

13 3. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «imprimante locale connectée à cet ordinateur» (décocher «détection et installation automatique» et cliquer sur «suivant» : 4. Dans l écran suivant choisir «Créer un nouveau port» et choisir «Standard TCP/IP port», puis cliquer sur «suivant» : 5. Dans l écran suivant cliquer sur «suivant». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

14 6. Ensuite entrer l adresse IP suivant : , puis cliquer sur «suivant» : N.B : Si le message d erreur ci-dessous apparaît, revenir à l étape 6, choisir «utiliser le port suivant» et chercher le port avec l adresse IP correspondante et aller à l étape 9. Dans l écran suivant, choisir «Xerox WorkCentre Pro 428 PCL 6» puis cliquer sur «suivant». 7. Cliquer sur «terminer». 8. Dans le choix des drivers, cliquer sur «disque fourni» Niji/code_projet/ref doc 27/06/

15 Taper ensuite : «\\ \driversimp\xerox» dans la fenêtre qui apparaît : Puis cliquer sur «ok», sur «suivant» et encore une fois sur «suivant». 9. Si la question vous est posée, sélectionner «remplacer le pilote existant», puis cliquer sur «suivant». 10. Cliquer sur «suivant» jusqu à ce que «terminer» apparaisse. 11. Cliquer sur «terminer». 3.2 MODE OPERATOIRE D INSTALLATION DES IMPRIMANTES DE PARIS Installation Jet d encre N&B du 1er : HP LaserJet Cliquer sur «démarrer» «imprimantes et télécopieurs». 2. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

16 3. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «Une imprimante réseau ou une imprimante», puis cliquer sur «suivant» : 4. Dans la boîte de dialogue apparaissante, choisir «Connexion à cette imprimante», dans le champ «Nom» inscrire \\issylaser.paris.niji\hp1200, puis cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

17 5. A la question demandée cliquer sur «oui» : 6. Puis cliquer sur «OK» : 7. Dans le choix des drivers, cliquer sur «HP» dans la colonne «Fabricant», et choisir «HP LaserJet 1200 Series PCL» puis cliquer sur «OK»: 8. Cliquer ensuite sur «suivant» et sur «terminer». NB : Il se peut que l état de l imprimante soit en «accès refusé», ceci n est pas un dysfonctionnement de l accès à l imprimante, mais plutôt d un problème de dialogues Netbios/Samba. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

18 3.2.2 Photocopieuse N&B du 1er : Nashuatec DSM Cliquer sur «démarrer» «imprimantes et télécopieurs». 2. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : 3. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «imprimante locale connectée à cet ordinateur» (décocher «détection et installation automatique» et cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

19 4. Dans l écran suivant choisir «Créer un nouveau port» et choisir «Standard TCP/IP port», puis cliquer sur «suivant» : 5. Dans l écran suivant cliquer sur «suivant». 6. Ensuite entrer l adresse IP suivant : , puis cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

20 N.B : Si le message d erreur ci-dessous apparaît, revenir à l étape 6, choisir «utiliser le port suivant» et chercher le port avec l adresse IP correspondante et aller à l étape Dans l écran suivant, choisir «Generic Network Card» puis cliquer sur «suivant». 8. Cliquer sur «terminer». 9. Dans le choix des drivers, cliquer sur «Disque Fourni» et pour l adresse taper ceci : «\\ \driversimp\drivers-nrg-1er» : Cliquer ensuite sur «ok». 10. Sélectionner ensuite le driver NRG DSm632 PCL 5e puis cliquez sur suivant : 11. Si la question vous est posée, sélectionner «remplacer le pilote existant», puis cliquer sur «suivant». 12. Cliquer sur «suivant» jusqu à ce que «terminer» apparaisse. 13. Cliquer sur «terminer». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

21 3.2.3 Photocopieuse couleur du 5eme : Gestetner DSC Cliquer sur «démarrer» «imprimantes et télécopieurs». 15. Cliquer sur «ajouter une imprimante» : 16. Dans la boîte de dialogue cliquer sur «suivant», puis choisir «imprimante locale connectée à cet ordinateur» (décocher «détection et installation automatique» et cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

22 17. Dans l écran suivant choisir «Créer un nouveau port» et choisir «Standard TCP/IP port», puis cliquer sur «suivant» : 18. Dans l écran suivant cliquer sur «suivant». 19. Ensuite entrer l adresse IP suivant : , puis cliquer sur «suivant» : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

23 N.B : Si le message d erreur ci-dessous apparaît, revenir à l étape 6, choisir «utiliser le port suivant» et chercher le port avec l adresse IP correspondante et aller à l étape Dans le choix des drivers cliquez sur «disque fournie» et entrez l adresse suivante : \\ \driversimp\drivers-nrg-5eme : Cliquer ensuite sur «ok». 21. Sélectionner ensuite le driver NRG DSc428 PCL 5c puis cliquez sur suivant : 22. Si la question vous est posée, sélectionner «remplacer le pilote existant», puis cliquer sur «suivant». 23. Cliquer sur «suivant» jusqu à ce que «terminer» apparaisse. 24. Cliquer sur «terminer». 25. Attendez quelque instant que les drivers soient copiés sur votre PC. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

24 3.2.4 Utilisation du scanner sur les 2 photocopieuses Les scanners des deux photocopieuses (une au 1 er et une autre au 5eme) fonctionnent de la même manière : - passer en mode scanner en appuyant sur le bouton en bas à droite (comme ci-dessous). - Choisir un destinataire (envoie du résultat du scan par ) : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

25 Pour ce faire appuyer sur la loupe puis sur «Recherche Ldap» et «Recherche Avancée» : - Appuyer sur le champ «Nom» et entrer le nom ou prénom de la personne recherchée : - Valider 2 fois en appuyant sur «ok». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

26 - Choisir dans la liste qui s affiche celui ou ceux à qui envoyer le scan : - Vous pouvez : - Valider en appuyant sur sortie. Le menu de départ s affiche de nouveau et la ou les adresses sélectionnées ont été rajoutées dans la liste des destinataires. 1. Choisir l expéditeur : Pour l envoyer, vous devez impérativement choisir l adresse d envoie du mail. Pour ce faire, cliquer sur «joindre nom expé.» puis sélectionner quelqu un dans la liste proposée et valider. Malheureusement ici, nous n avons pas accès à l annuaire Ldap pour un choix plus grand. 2. Modifier les Options ci besoin : modifier le format de l image de base en pdf en appuyant sur «Type de fichier». Mettre un objet au mail (ce qui est conseillé car des mails sans objet sont considérés à risque par certain anti-virus) en appuyant sur «Objet/message». Modifier les paramètres de numérisation : Précisons que 200dpi fournit une bonne qualité, et qu au delà vous pourriez atteindre des images taille A4 de plusieurs Mo. - Placer ensuite la/les feuilles comme ci-dessous : Surtout bien mettre le côté à scanner vers le haut. - Appuyer sur ce bouton pour lancer le scan : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

27 - Vous pouvez scanner aussi comme ceci (pour les feuilles A3 ou autre papier posant problèmes) : Par contre avec cette méthode, il faut appuyer sur le gros bouton vert pour lancer le scan, puis sur «#» pour envoyer l IMPRIMANTE PDF Pour traduire un document en pdf, il existe désormais une solution simple en 3 étapes : Sur Rennes : Aller sur Zeus en exécutant «\\ ». Une fois login et mot de passe entrés, sur la fenêtre de l explorateur apparaît une imprimante nommée «pdf». Faire un clique-droit sur celle-ci et sélectionner «connexion» puis cliquer sur «oui» à la demande d installation des drivers. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

28 L installation est effective : Sur Paris : Aller sur Poséidon en exécutant «\\ ». Une fois login et mot de passe entrés, sur la fenêtre de l explorateur apparaît une imprimante nommée «pdf». Double cliquez sur celle-ci, au bout de quelques secondes un message apparaîtra, cliquez sur «oui», attendez de nouveau puis cliquez sur «ok» et choisir l imprimante «HP Laserjet 5P/MP Postscript». L installation est effective. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

29 Ensuite, imprimer le document à transformer en pdf en utilisant l imprimante pdf : Enfin, aller chercher votre document en «.pdf» dans le dossier «pdf-rep» à la racine de Zeus ou Poséidon. Celui-ci aura pour nom la date et l heure de sa création. Merci de supprimer votre fichier une fois celui-ci copié : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

30 4. LE SITE INTRANET 4.1 ACCES A L INTRANET DEPUIS L INTERIEUR L accès depuis l intérieur consiste à se connecter depuis les sites de Cesson, Issy et Lille par l adresse 4.2 ACES A L INTRANET DEPUIS L EXTERIEUR L accès depuis l extérieur consiste à se connecter en dehors des sites de cesson, Issy et Lille par l adresse https://intranet.niji.fr. Un identifiant et un mot de passe est nécessaire pour établir la connexion (informations fournies par mail : soit lors de votre arrivée à Niji ou quelques jours avant le lancement de l intranet). Vous serez amené obligatoirement à modifier votre mot de passe (8 caractères dont 2 chiffres au minimum) lors de la première connexion. 4.3 MON PROFIL INTRANET Chaque utilisateur dispose d un profil (d où l utilisation de l identifiant et du mot de passe pour se connecter depuis l extérieur). A travers l intranet, vous avez la possibilité de modifier votre profil (ajout d une photo, modification de vos coordonnées). 4.4 L ANNUAIRE NIJI L annuaire est un espace permettant de consulter la liste des employés de Niji ainsi que leurs coordonnées (numéros de téléphone, adresse de messagerie, site d affectation, photo). Ce service est intégré à l intranet : une fois connecté au site intranet, il suffit de se rendre dans la rubrique «annuaire». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

31 4.5 ACCES A L ANNUAIRE PAR LES IPPHONE: 1 Appuyer sur le bouton répertoire puis Sélectionner «Annuaire Niji». Entrer tout ou partie du Nom ou du prénom ou le Numéro (Fixe ou mobile) de la personne recherchée puis appuyer sur «Rechercher». Sélectionner ensuite l interlocuteur désiré (Grâce au bouton multidirectionnel*, puis appuyer sur «Appeler» ou «détails» pour plus de détails sur la personne (Numéros Fixe et mobile, photos, adresse mail et photos). Une fois sur la fiche détaillée, le bouton «Mobile» permet d appeler sur le n de mobile et le bouton «Fixe» sur le téléphone fixe Niji Niji/code_projet/ref doc 27/06/

32 5. LA MESSAGERIE La solution de messagerie de Niji est externalisée par Orange Business Service et se nomme Hosted Exchange. C est une solution Microsoft. 5.1 LES INFORMATION DE CONFIGURATION DE MICROSOFT OUTLOOK A la réception de votre PC, votre compte de messagerie sera déjà configuré. Pour information, les éléments nécessaires au paramétrage d Outlook sont les suivantes : Bexexclus01.bex.priv Exchange.oleane.com Utilisation du mode exchange mis en cache Connexion à la boîte aux lettres avec le protocole http Type d authentification proxy : authentification de base Nom d utilisateur : Mot de passe : généré automatiquement Vous pouvez consulter la procédure «procédure réinstallation PC.pdf» disponible sur l intranet pour savoir comment entrer ces informations, si vous êtes amener à reconfigurer votre Outlook pour une raison quelconque. 5.2 ACCES A LA MESSAGERIE AVEC MICROSOFT OUTLOOK Pour accéder à la messagerie avec Outlook, ouvrez-le puis entrez les informations suivantes : Nom d utilisateur : Mot de passe : disponible sur votre bureau 5.3 LES AUTRES MODES D ACCES A LA MESSAGERIE Mis à part Microsoft Outlook, les autres modes d accès sont les suivants : accès par OWA / Outlook Web Access (déjà connu par la plus part des utilisateurs nijiens et nijiennes) accès à partir d un cellulaire avec OMA / Outlook Mobile Access (l équivalent de OWA mais pour les cellulaires) accès à partir d un cellulaire disposant d un client mail de type POP/SMTP accès à partir d un client de synchronisation sur Smartphone (Windows Mobile ou autre ) Le guide «messagerie & mobilité» disponible sur l intranet décrit les procédures d accès pour chacune de ces méthodes. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

33 5.4 LES LISTES DE DIFFUSIONS Liste Administratives Collaborateurs Niji situés à Rennes en prestations ou non. Collaborateurs Niji situés à Paris en prestations ou non. Tous les collaborateurs Niji Collaborateurs Niji situés dans les locaux rennais Délégués du personnel Liste pour projets etc. 5.5 DIVERS Créer sa signature au format Niji Se rendre sur et y suivre la procédure Perte du mot de passe Remplacer l ancien mot de passe par un nouveau en vous connectant à l URL : https://exchange.oleane.com/cp. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

34 5.5.3 Graver ses archives 1. Sous Outlook, cliquer sur «Fichier» -> «Gestion des fichiers de données», puis cliquer sur «Ouvrir le dossier» : 2. Dans la fenêtre de l explorateur qui s ouvre, relever le chemin du répertoire contenant les fichiers de messagerie : 3. Faire un clique-droit sur le fichier «envoyer vers», puis «RecordNow Plus!» (si le clique-droit ne fonctionne pas, aller en 5): Niji/code_projet/ref doc 27/06/

35 4. Une fois Sonic lancé, renseigner quelques paramètres pour l archivage du CD comme le label, puis cliquer sur «Graver» : 5. Si le clique-droit ne permet pas d avoir accès à «RecordNow plus!», aller dans «Démarrer» -> «programmes» -> «Sonic» -> «RecordNow» puis cliquer sur «RecordNow Plus!». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

36 6. Dans «Sonic», cliquer sur le troisième onglet : 7. Cliquer sur disque de données : Niji/code_projet/ref doc 27/06/

37 8. Puis cliquer sur «Ajouter des fichiers et des dossiers», et indiquer le chemin des fichiers à graver (ex : «C:\Documents and Settings\Grégory ESNAUD\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook» : 9. Puis Indiquer le «label» et cliquer sur «Graver». 6. ACCES AUX RESSOURCES RESEAUX 6.1 SERVEURS DE FICHIERS PERSONNELS ET DE PROJETS : Rennes 1. Dans un explorateur windows, cliquer sur «Outils» «connecter un lecteur réseau», dans le champ dossier inscrire «\\ \vue simplifée» puis cliquer sur «terminer». 2. Dans la boite de dialogue suivant, entrer le trigramme correspondant dans le champ «Nom d utilisateur» et le mot de passe dans «Mot de passe» (attention minuscules/majuscules) Paris 1. Dans un explorateur windows, cliquer sur «Outils» «connecter un lecteur réseau», dans le champ dossier inscrire «\\ \vue simplifée» puis cliquer sur «terminer». 2. Dans la boite de dialogue suivant, entrer le trigramme correspondant dans le champ «Nom d utilisateur» et le mot de passe dans «Mot de passe» (attention minuscules/majuscules). Niji/code_projet/ref doc 27/06/

38 6.1.3 Lille 1- Dans un explorateur windows, cliquer sur «Outils» «connecter un lecteur réseau», dans le champ dossier inscrire «\\ \vue simplifée» puis cliquer sur «terminer». 2- Dans la boite de dialogue suivant, entrer le trigramme correspondant dans le champ «Nom d utilisateur» et le mot de passe dans «Mot de passe» (attention minuscules/majuscules) Pertes du mot de passe d accès aux ressources réseau : 1. Envoyer un mail à en spécifiant son trigramme FAQ On vient de m autoriser à accéder à certains documents mais je ne peux pas me connecter, Windows me demande toujours mon mot de passe 1. Fermer toutes les applications. 2. Cliquer sur «démarrer» puis «arrêter». 3. Choisir «fermer la session». 4. Rouvrir la session, connecter la ressource incriminée Quand j essai d accéder à certains répertoires, Windows me demande mon mot de passe? C est que l accès n est pas permis envoyer un mail à avec le chemin complet du répertoire désiré Niji/code_projet/ref doc 27/06/

39 7. L ANTIVIRUS 7.1 PREAMBULE : L antivirus officiel de Niji est VirusScan de McAfee. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à le désinstaller. 7.2 INSTALLATION : Si pour une raison quelconque l antivirus n est pas installé sur le PC, se rendre immédiatement à l adresse suivante : htttp://antivirus Suivez ensuite les instructions indiquées sur la page web puis prévenez par mail l équipe support une fois l installation de l agent réalisé. 7.3 GENERALITES Les mises à jour (MAJ) MAJ globale : Dès que de nouvelles signatures de virus sont détectées par le serveur antivirus, un mécanisme de mise à jour automatique se déclenche sur les ordinateurs du parc de Niji. MAJ planifiée : Une mise à jour est planifiée quotidiennement à 12h00. Cette alternative permet aux ordinateurs des utilisateurs externes qui ne peuvent pas bénéficier de la MAJ globale, de rester à jour. Dans ce cas de figure la MAJ se fait directement sur Internet auprès du serveur McAfee. MAJ à la demande : Vous avez toutefois à tout moment la possibilité de lancer une mise à jour Les analyses des lecteurs Analyse planifiée : Une analyse planifiée des lecteurs de votre ordinateur est lancée tous les vendredis à 12h30. L analyse concerne la totalité des fichiers sur votre disque. Analyse à la demande : Vous avez toutefois à tout moment la possibilité de lancer une analyse de votre ordinateur L analyse des mails Attention : L analyse des mails reçus ne s effectue pas par VirusScan, mais par une solution antivirale installée sur le serveur de messagerie gérée par France Telecom. La fenêtre permettant de configurer l analyse des fichiers reçus est donc grisée. Analyse à la demande : Vous avez toutefois à tout moment la possibilité de lancer une analyse de vos e- mails. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

40 7.4 UTILISATION DE VIRUSSCAN ENTREPRISE Mise à jour du moteur d analyse et des signatures de virus Vous pouvez lancer une mise à jour en faisant un clic droit sur l icône VirusScan, puis en cliquant sur «Mettre à jour». Vous pouvez aussi passez par la console VirusScan en procédant de la façon suivante : 1- Faîtes un clic droit sur l icône VirusScan dans la barre de tâche, puis cliquez sur «Console VirusScan» 2- Cliquez sur «Mise à jour automatique» 3- Cliquez sur «mettre à jour»: Niji/code_projet/ref doc 27/06/

41 4- Une fenêtre affichant le déroulement des opérations apparaît. Cliquez sur Fermer à la fin de la mise à jour Analyse à la demande des lecteurs Vous avez la possibilité de lancer une analyse sélective des lecteurs ou fichiers de votre ordinateur. Pour cela procédez de la façon suivante : 1- Faîtes un clic droit sur l icône McAfee dans la barre de tâche 2- Sélectionnez «Analyse à la demande» L onglet «Emplacement» permet d indiquer la localisation des éléments à analyser (disques, fichiers) L onglet «détection» permet de spécifier les types d éléments à analyser et d indiquer les exclusions L onglet «Avancé» permet d identifier le type de programme à analyser et de définir la quantité moyenne de ressource système utilisée pour l analyse L onglet «Action» permet de sélectionner les actions que doit exécuter l antivirus suite à la détection d un virus. L onglet «Programmes indésirables» permet de sélectionner les actions que doit exécuter l antivirus suite à la détection d un programme indésirable. L onglet «Rapport» permet de consulter le journal d activité de l antivirus Niji/code_projet/ref doc 27/06/

42 3- Après avoir spécifié les caractéristiques de votre analyse, cliquez sur «démarrer» pour lancer l opération Analyse à la demande des s L analyse des s se fait à travers Microsoft Outlook. Suite à l installation de VirusScan, deux icones ont été ajoutées dans la barre d outils : L icône de gauche permet de lancer la recherche de virus. Celle de droite permet de configurer la recherche. Les options de configuration pour la recherche sont identiques à celles de l analyse à la demande des lecteurs (voir 4.2). Niji/code_projet/ref doc 27/06/

43 8. LE TELEPHONE 8.1 LE PLAN DE NUMEROTATION : Indicatif Cesson : XX XX : de à 92 38, puis de à Indicatif Issy : XX XX : de à 30 75, puis de à NUMEROS SPECIAUX : Standards : Cesson : ou Issy : ou Numéros messagerie vocale en interne: Pour Cesson : Le ou 888 Pour Issy : Le ou Numéros messagerie vocale depuis l extérieur: Pour Cesson : Le Pour Issy : Le Numéro de parcage : Pour Cesson : le 8000 Pour Issy : le Numéro de Paging : Sur Cesson : le 777 Sur Issy : le LE PARCAGE : Le parcage permet de parquer un appel et de raccrocher le téléphone pour reprendre l appel sur un autre. Pour cela, pendant l appel appuyer sur «Transfert» puis composer le 8000 (8001 à Issy). Sur l autre téléphone appuyer sur «PickUP» et composer le 8000 (8001 à Issy) Niji/code_projet/ref doc 27/06/

44 8.4 LE PAGING : Le paging est la possibilité de passer un appel vocal en déclenchant les haut-parleurs de tout les téléphones, à des fins de trouver une personne sur site par exemple. Pour cela composer le 777 (pour Cesson) ou le 877 (Pour Issy). 8.5 CONFIGURER SA MESSAGERIE Taper 888 Pour Rennes et 898 pour Paris. Entrer votre identificateur (N de téléphone en 4 chiffres) suivi de #. Se laisser guider par l assistant vocal. 8.6 ACCEDER A LA MESSAGERIE VOCALE Taper 888 Pour Rennes et 898 pour Paris. Entrer son identificateur (numero de téléphone à 4 chiffres) puis le mot de passe (en c as de perte voir « Perte du mot de passe de messagerie/d administration»). Exemple : Une personne de Cesson, en déplacement à Issy, voulant consulter sa messagerie, doit composer le 888 depuis un poste d Issy. 8.7 REALISER UN TRANSFERT : 1. Pendant la communication appuyer sur la touche située sous l inscription «transfert». 2. Composer le Numéro, pour un numéro vers l extérieur ajouter le Appuyer de nouveau sur la touche située sous l inscription «transfert» pour effectuer le transfert. 8.8 REALISER UNE CONFERENCE : 1. Pendant la communication, cliquer sur la touche située sous l inscription «autres» puis sous la touche située sous l inscription «conf». 2. Composer le numéro à ajouter en conférence(pendant ce temps l autre personne en mise en attente musicale). 3. Appuyer sur la touche «conf» pour entrer en conférence. 8.9 PROGRAMMER/DEPROGRAMMER UNE REDIRECTION : 1. Appuyer sur la touche située sous l inscription «RenvImm». 2. Composer le numéro où l appel sera redirigé, puis cliquer sur la touche situé sous «FinAppel» 3. Pour enlever le Renvoi, recliquer sur la touche située sous l inscription «RenvImm». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

45 8.10 INTERFACE D ADMINISTRATION : Rennes Se connecter à l interface d administration : pour Rennes Paris Se connecter à l interface d administration : pour Paris CHANGER SON MOT DE PASSE D ADMINISTRATION : 1. Une fois connecter à l interface, cliquer sur «Configure» puis sur «My Profile» 2. Changer le champ intitulé «PIN». 3. Cliquer sur «apply» 8.12 PROGRAMMER LES TOUCHES : 1. Une fois connecté à l interface, cliquer sur «Configure» puis sur «Phone». 2. Configurer les lignes «speed-dial» NB : Les speedial sont les touches situées en haut à droite des téléphones, certains téléphone en ont plus que d autres, dans la majorité, il n y a en a que 2, le premier étant réservé au propre numéro du téléphone ACCEDER AUX ANNUAIRES Préambule : Les annuaires disponibles sur le Call Manager Express : - L «Annuaire Niji» voir en «2.3 Accès à l annuaire par les IPPhones» - Un «Personnal Speedial» configurable par l utilisateur, de 25 Noms maximum. NB : Si une entrée de l annuaire est erronée ou à la mauvaise place, merci d envoyer un mail avec l erreur à Programmer son annuaire personnel (Personal Speed Dial) 1. Se connecter à l interface d administration : pour Rennes et pour Paris. 2. Entrer son login et le mot de passe (en cas de perte du mot de passe voir «5.9.1 Perte du mot de passe»). Niji/code_projet/ref doc 27/06/

46 3. Aller dans «configure» -> «phone». 4. Dans la zone «Personal Fast Dial», en face de «Personal Fastdial» entrer les numéros choisis et en face de «label» entrer une description du numéro mémorisé. 9. PREVENTION DES PANNES 9.1 POINT DE RESTAURATION WINDOWS Windows XP bénéficie d un outil, qui lui est propre, qui permet de revenir à un point se stabilité passé si le système donne des signes de ralentissements ou voir de plantage (suite à une installation de drivers, logiciels ou même de patchs correctifs made in Microsoft). Il faut savoir que revenir un à un point de restauration antérieur supprime tout patch, logiciels installés entre ce point de restauration et le moment de la restauration. Il serait bon, avant chaque installation de logiciel de créer un point de restauration Windows afin d effectuer un retour arrière lors de plantage de l OS. Il est notoire que seulement certains logiciels créent eux-mêmes un point de restauration, malheuresement pas tous. Windows à trois types de point de restauration : Le point de restauration manuel : créé par l utilisateur Le point de restauration système : le système, périodiquement, crée ses propres point de restaurations, ce sont les «points de vérification systèmes» Le point de restauration «logiciel» : les produits approuvés microsoft créent eux-mêmes un point de restauration : visio, patch windows etc. L inconvénient de cet outil est de deux ordres : Il faut le désactiver lors d un scan anti-virus complet. En effet, la restauration est une copie cachée de fichier système à un endroit du disque dur et la plupart des anti-virus n y ont pas accès si l option est activée. Il n est pas miraculeux et une restauration peut très bien ne pas recouvrir l état antérieur de Windows (cependant, cela relève d une très grosse panne) Vérifier l activation de la restauration système 1. Faire un clique-droit sur poste de travail puis «propriétés» puis onglet «Restauration système» 2. Vérifier que «Désactiver la Restauration du système sur tous les lecteurs» est bien décoché. Niji/code_projet/ref doc 27/06/

47 3. Vérifier ensuite si les autres lecteurs (la restauration du C : est automatique si l option en 2. n a pas été coché) en sélectionnant le lecteur puis «paramètres», suivant le besoin on activera ou désactivera la sauvegarde de ces lecteurs : Créer un point de restauration 1. Aller dans «Démarrer» -> «paramètres» -> «accessoires» > «Outils système» puis «Restauration du système». Niji/code_projet/ref doc 27/06/

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