Programme cadre de soutien POUR LES ORGANISMES DE LOISIRS, DE SPORTS ET DE PLEIN AIR

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1 Programme cadre de soutien POUR LES ORGANISMES DE LOISIRS, DE SPORTS ET DE PLEIN AIR 1

2 Table des matières 1. Programme du cadre de soutien Description Objectifs Critères d admissibilité Services de base Description Catégories de partenaire Grand partenaire Partenaire collaborateur Partenaire de soutien Conditions particulières Entente Grand partenaire Mise en contexte Objectifs Critères d évaluation Conditions particulières Description des programmes de soutien Programme de soutien aux projets particuliers Programme de soutien aux événements Programme de soutien aux cercles de loisirs aînés Programme de soutien au développement de l excellence Programme de soutien aux initiatives de regroupement volontaire Programme de soutien aux projets de gestion déléguée

3 1. PROGRAMME CADRE DE SOUTIEN 1.1 Description Le programme cadre de soutien résulte de la Politique des loisirs, du sport et du plein air qui a été adoptée par le conseil municipal de la Ville de Gatineau du 20 juillet Il permet une approche équitable et équilibrée avec l ensemble des organismes qui traitent avec la Ville dans le développement de l offre de services en loisirs, en sports et en plein air. Le programme du cadre de soutien s adresse plus précisément aux organismes en loisirs, en sports et en plein air. Il formalise les relations que la Ville entretient avec ses partenaires et met ses ressources à la disposition de la communauté. Il précise également les conditions d accès des groupes et des organismes de sports, de loisirs et de plein air aux différentes formes de soutien de la Ville. Le programme du cadre de soutien comporte deux niveaux de soutien : Services de base a) Soutien professionnel d un agent de développement; b) Accès à des bâtiments, à des terrains de jeux et/ou à des plateaux sportifs; c) Aide aux communications et à la publication des activités; d) Prêt et transport d équipement; e) Services techniques (assurances et système de gestion des inscriptions LUDIK) Soutien financier Le soutien financier provient de plusieurs programmes ayant des objectifs qui traduisent les priorités de la Politique des loisirs, du sport et du plein air. La Ville signifie ainsi son intention de soutenir les organismes dans leurs activités de base et démontre son désir d aller plus loin dans une relation de partenariat dans des projets précis qui sont convenus et formalisés. Ce soutien de la Ville sera accordé dans les limites et les disponibilités financières de l année en cours. 3

4 1.2 Objectifs Le programme du cadre de soutien est donc un outil de la Politique des loisirs, du sport et du plein air qui a comme principaux objectifs : Doter la Ville de critères précis en matière de soutien financier, matériel, technique et professionnel; Offrir aux organismes en loisirs, en sports et en plein air un soutien efficace et équitable; Favoriser l utilisation optimale des ressources et du réseau des services en commun de la Ville adaptés aux besoins de chaque organisme. 1.3 Critères d admissibilité Pour avoir accès au cadre de soutien et à ses divers programmes, un organisme doit satisfaire les conditions de base suivantes : Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif (OBNL) légalement constitué; Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et encadré par des règlements généraux; Détenir une police d assurance responsabilité de 3 millions de dollars; Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus; Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau et offrir des services majoritairement à des résidents de Gatineau; Ne pas concurrencer l activité d un organisme ayant la même mission dans la Ville de Gatineau ou les secteurs desservis. Aucun soutien ne sera accordé à un organisme dont l offre de services représente un dédoublement de la mission d un organisme partenaire existant, que ce soit en lien avec la discipline, le territoire (secteur versus ville) ou le niveau de pratique de l activité (initiation versus compétition); 4

5 1.3.7 Offrir des services qui répondent aux besoins de la population et aux divers programmes de soutien; Poursuivre une mission axée sur la pratique du loisir, du sport ou du plein air; Offrir un minimum de 75 % de sa programmation aux résidents de Gatineau; Être directement responsable d au moins 60% de sa programmation (ex : un OBNL qui souscontracte la majorité de son offre de services à une entreprise privée ne sera pas considéré partenaire au sens du cadre de soutien). 5

6 2. SERVICES DE BASE 2.1 Description Les services de base sont un ensemble de ressources de la Ville mises à la disposition des organismes de loisirs, de sports et de plein air, tels que professionnels, matériels, logistiques et promotionnels. Trois niveaux de services de base sont offerts en fonction de la catégorie de partenaire à laquelle l organisme appartient. Celle-ci est déterminée suite à l évaluation de la nature des activités de l organisme par le Centre de services et qui accordera un pointage en fonction d une grille d analyse. Le résultat du pointage obtenu déterminera la catégorie de partenaire de l organisme et par la suite, le niveau de soutien accordé sera établi selon les limites financières disponibles. 2.2 Catégories de partenaire Voici les trois grandes catégories de partenaire ainsi que les services de base correspondants : Grand partenaire Cette catégorie regroupe les organismes qui ont un lien direct avec la mission du Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. Par leurs principales activités, ces organismes ont établi un lien privilégié avec la Ville et bénéficient des ressources municipales de façon quasi permanente. Ils nécessitent un soutien sur une base annuelle et régulière comportant des interventions multiples des divers services municipaux, tels que : a) Accès prioritaire à des plateaux selon la procédure en vigueur; b) Soutien professionnel prioritaire; c) Entente de partenariat d une durée à déterminer selon le protocole d entente; d) Accès au logiciel LUDIK pour les inscriptions; e) Publicité dans le programme Culture et loisirs; f) Prêt et transport d équipement léger selon la disponibilité; g) Prêt et transport d équipement lourd selon la disponibilité; h) Formation ciblée pour les membres des conseils d administration (frais assumés par la Ville); 6

7 i) Assurance responsabilité civile, administrateurs et dirigeants (selon certaines conditions identifiées lors de l analyse); j) Soutien financier pour certaines initiatives (la valeur réelle des biens et des services reçus sera considérée lors de cette analyse) Partenaire collaborateur Les organismes faisant partie de cette catégorie nécessitent un soutien de la Ville sur une base occasionnelle. Leur mission rejoint la mission municipale en loisirs, en sport et en plein air, mais ne constitue pas nécessairement la seule base de leurs actions. La Ville intervient pour des éléments précis et ces organismes ne nécessitent pas un soutien sur une base permanente : a) Accès aux plateaux selon la procédure en vigueur; b) Soutien professionnel ponctuel; c) Publicité dans le programme Culture et loisirs; d) Prêt d équipement léger selon la disponibilité; e) Prêt et transport d équipement lourd selon la disponibilité Partenaire de soutien Cette catégorie regroupe les organismes qui ne transigent avec la Ville qu en de rares occasions sur une échelle annuelle. Ces organismes obtiennent certains des services de base pour lesquels il n y a pas de récurrence : a) Accès aux plateaux selon la procédure en vigueur; b) Soutien professionnel ponctuel; c) Publicité dans le programme Culture et loisirs; d) Prêt d équipement léger selon la disponibilité; e) Possibilité de prêt et de transport d équipement lourd selon la disponibilité. 7

8 2.3 Conditions particulières Afin de déterminer si votre organisme pourrait être éligible aux services de base, vous devez remplir le formulaire de demande «profil» disponible dans le portail Internet du programme du cadre de soutien La Ville de Gatineau n a aucune obligation de fournir l ensemble, ou une partie de ces services, aux organismes se retrouvant dans l une de ces trois catégories. L analyse faite par le Centre de services permettra d établir le niveau de soutien que chacun des organismes recevra La Ville de Gatineau n a aucune obligation d assurer une récurrence dans le soutien accordé. L organisme doit faire une nouvelle demande à chaque année, entre le 1 er août et le 1 er octobre. 8

9 3. ENTENTE GRAND PARTENAIRE 3.1 Mise en contexte Cette démarche est destinée aux organismes qui font partie de la catégorie Grand partenaire. Il permet de développer des ententes globales dans une approche de partenariat qui suppose une relation étroite entre la Ville et un organisme pour réaliser une offre de services conforme aux orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air. La raison première qui a amené le Service des loisirs, des sports et du développement des communautés à miser sur le partenariat est la volonté de mieux répondre aux besoins de la population. Le partenariat, par la mobilisation des ressources et du savoir-faire de plusieurs acteurs, ainsi que la recherche de complémentarité, permet de réaliser ensemble des actions qu il serait difficile voir même impossible de réaliser seul. À la base, le partenariat suppose une volonté réciproque de travailler ensemble, un engagement formel et volontaire, un partage de valeurs, une vision commune des objectifs à atteindre, la mise en commun des ressources et un équilibre dans le partage du pouvoir. Cette approche apporte une réelle valeur ajoutée et demande davantage d implication et d engagement de part et d autre. Ce type de collaboration crée un réel dynamisme dans la communauté et permet ainsi d animer le milieu. La responsabilité est partagée entre la Ville et le Grand partenaire. Dans ce contexte, un protocole d entente entériné par les deux parties pourrait formaliser les engagements mutuels de chacun. Toutefois, selon les besoins de l organisme, la signature d un protocole n est pas toujours nécessaire. 3.2 Objectifs L entente de partenariat vise donc le développement d un protocole entre la Ville et un organisme qui permettra d atteindre les objectifs suivants : Favoriser l accessibilité au plus grand nombre de personnes possible à la pratique d activités de loisir, de sport ou de plein air; Offrir des conditions de pratique des activités qui assurent un encadrement de qualité et sécuritaire; Faciliter l organisation matérielle, humaine et physique des activités de loisir, de sport et de plein air; Promouvoir, reconnaître et faciliter l engagement bénévole. 9

10 3.3 Critères d évaluation Les éléments sur lesquels l analyse s effectuera sont en lien direct avec les orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air. a) Le programme cherche à renforcer les éléments suivants : b) Déploiement d une offre de services qui priorise les jeunes âgés de 5 à 18 ans; c) Offre de services favorisant la participation des aînés; d) Organisation d activités prioritairement axées sur l initiation et la récréation; e) Activités s adressant au plus grand nombre de citoyens possible; f) Impacts sur la jeunesse et les clientèles prioritaires, dans les domaines du loisir, du sport et du plein air; g) Impacts sur le rayonnement municipal à travers les activités de l organisme; h) Réalisme et respect des prévisions budgétaires; i) Réalisations antérieures de l organisme Les éléments suivants constituent des pistes de développement que le partenariat formalisé avec la Ville permettrait d intégrer dans un protocole d entente. Celui-ci sera analysé en fonction des intentions formulées par l organisme et selon les recommandations du Centre de services. j) Développement de sources de financement diversifiées (partenariats, commandites, revenus autonomes, etc.); k) Moyens déployés pour accorder une attention particulière à l accessibilité; l) Saine gestion démocratique; m) Planification stratégique; n) Plan de relève, de reconnaissance et de formation des bénévoles; o) Code d éthique; g) Procédure de filtrage des bénévoles. 10

11 3.4 Conditions particulières Avoir obtenu la confirmation de la Ville de son statut de Grand partenaire Un représentant du conseil d administration de l organisme doit se rendre disponible pour des rencontres avec l agent de développement du Centre de services, pendant le processus complet de préparation de l entente Grand partenaire. Le processus complet comprend l évaluation, l analyse, la négociation, la rédaction et l approbation du protocole Grand partenaire et peut s étendre sur une période de 6 à 9 mois. 11

12 4. DESCRIPTION DES PROGRAMMES DE SOUTIEN L approche par programme permet aux organismes de mieux cibler leurs besoins et de mieux communiquer au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés leurs intentions en matière de développement de l offre de services. Plusieurs programmes sont offerts et les organismes peuvent soumettre une demande à plusieurs d entre eux, selon leur niveau d intérêt et les besoins démontrés. PROGRAMMES ORGANISMES Soutien aux projets particuliers Tous les organismes Soutien aux événements Tous les organismes Soutien aux cercles de loisirs aînés Cercles de loisirs aînés établis à Gatineau Soutien au développement de l excellence Organismes affiliés à une fédération sportive reconnue Soutien aux initiatives de regroupement volontaire Organismes qui partagent la même mission et qui entreprennent une démarche de regroupement ou de fusion Soutien aux projets de gestion déléguée Tous les organismes, à but lucratif ou non Les divers programmes de soutien offrent de multiples possibilités. Les organismes qui désirent développer des partenariats peuvent signifier à la Ville leur intérêt en soumettant divers projets qui s inscrivent dans les orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air. Les Centres de services, par l entremise des agents de développement, auront la possibilité d établir avec les organismes des objectifs à atteindre en fonction des différents programmes et ainsi offrir des services mieux adaptés. 12

13 4.1 PROGRAMME DE SOUTIEN AUX PROJETS PARTICULIERS Le programme de soutien aux projets particuliers se veut un levier pour accompagner le milieu dans la prise en charge d activités. Il vise à soutenir l émergence de projets qui favoriseront la participation du plus grand nombre de citoyens à la pratique d activités de loisir, de sport ou de plein air de nature récréative et d initiation, comme défini dans les orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air Objectifs a) Favoriser l accessibilité et le développement de la pratique d activités de loisir, de sport et de plein air pour tous les citoyens, en accord avec les différentes politiques de la Ville. b) Soutenir les organismes dans la réalisation d activités complémentaires en loisir, en sport et en plein air en accordant une priorité à la jeunesse. c) Encourager le partenariat et la concertation pour la réalisation de projets Critères d évaluation a) Déploiement de l offre de services priorisant les jeunes âgés de 5 à 18 ans; b) Offre de services favorisant la participation des aînés; c) Organisation d activités axées prioritairement sur l initiation et la récréation; d) Participation prévue; e) Durée et fréquence de l activité ou du projet; f) Projet répondant à un besoin réel de la communauté; g) Impact du projet sur la population du secteur ou de la Ville; h) Complémentarité du projet (ne doit pas dédoubler un projet existant); i) Nature de l activité ou du projet en lien avec la Politique des loisirs, du sport et du plein air; j) Efforts déployés pour favoriser l accessibilité et l inclusion; k) Efforts d autofinancement, de partenariat et de concertation; 13

14 l) Santé financière de l organisation; m) Réalisme et faisabilité du projet; n) Visibilité offerte à la Ville Conditions d admissibilité a) Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif légalement constitué ou être un regroupement de citoyens parrainés par un organisme à but non lucratif légalement constitué; b) Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et encadré par des règlements généraux; c) Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau; d) Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus; e) Être un organisme actif depuis au moins deux (2) ans; f) Activité axée sur la pratique d un loisir, d un sport ou d une activité de plein air se déroulant sur le territoire de la Ville de Gatineau Exigences a) L organisme demandeur doit accepter de déposer un rapport de réalisation du projet (statistiques de participation et rapport financier) au plus tard 30 jours après l événement. b) L organisme doit détenir une couverture d assurance responsabilité de 3 millions de dollars. c) Lorsque le projet se déroule sur un terrain municipal et présente des activités à haut risque (structures gonflables, présence d animaux, manèges, etc.), le fournisseur devra présenter une preuve d assurance adéquate et nommer la Ville de Gatineau et l organisme promoteur comme assurés additionnels. 14

15 4.1.5 Dispositions particulières a) Aucune demande ne sera considérée si elle est incomplète ou si elle est reçue après la date d échéance; b) Aucune demande ne sera renouvelée automatiquement; c) Une entente de réalisation devra être convenue entre les parties; d) Pour des fins d évaluation du projet, le partenaire s engage à assurer un minimum de trois suivis d état d avancement du projet auprès de son répondant municipal; e) Le partenaire s engage à mettre en évidence la contribution de la Ville de Gatineau en offrant une visibilité selon les conditions convenues Modalités de financement La Ville accordera un soutien financier maximal de 40% du budget prévu en dépenses admissibles, jusqu à concurrence de $ par projet par année, et ce soutien n aura aucune garantie de récurrence. Toutefois, le financement pourrait être accordé sur une période de plus d une année pour des projets en évolution, mais la récurrence maximale serait de trois ans. Suite à une entente particulière, la contribution de la Ville pourrait alors être prolongée de façon décroissante telle qu établie dans un contrat de réalisation signé par les parties Dépenses admissibles Dépenses liées à la réalisation du projet (plateaux, équipements nécessaires à la réalisation du projet, salaires, transport, efforts de l organisme pour favoriser l accessibilité, publicité, promotion, assurances) Dépenses non admissibles Dépenses liées au fonctionnement ou à la programmation habituelle de l organisme, dépenses pour la nourriture et l hébergement, dépenses pour l achat, la construction ou la rénovation d infrastructures et dépenses liées aux camps de jour spécialisés. 15

16 4.1.9 Traitement des demandes Le Centre de services procédera à une première analyse de la demande et soumettra les résultats au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. Une recommandation sera alors acheminée à la Commission des loisirs, des sports et du développement des communautés, puis au conseil municipal. Délai pour le traitement d une demande : il faut prévoir un délai approximatif de 12 semaines suivant la date d échéance correspondant à la période. Délai pour l émission du chèque : il faut prévoir un délai de 4 à 6 semaines pour l émission du chèque Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien aux projets particuliers» disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - le 1 er octobre pour tous les projets. 16

17 4.2 PROGRAMME DE SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS Le programme de soutien aux événements vise à soutenir les acteurs du milieu dans l organisation et la réalisation d événements ponctuels favorisant la participation du plus grand nombre de citoyens. Il vise également à soutenir la réalisation d événements spéciaux ayant un rayonnement municipal, régional ou national. Les dépenses reliées à des tournois ou à des compétitions de disciplines sportives de niveau local ou régional, ainsi que toute activité de collecte de fonds ne sont pas admissibles au soutien de ce programme. Le soutien accordé par la Ville tiendra compte des ressources budgétaires disponibles et devra recevoir l approbation du Conseil municipal Objectifs a) Apporter un soutien financier et technique pour l organisation d événements de loisirs, de sports ou de plein air sur le territoire de la Ville de Gatineau; b) Permettre la réalisation d événements comme des activités soulignant l anniversaire de fondation d un organisme partenaire, des fêtes de quartier et des événements populaires; c) Favoriser les initiatives du milieu afin de développer un sens d appartenance; d) Assurer une visibilité pour la Ville Critères d évaluation Les critères d évaluation reposent essentiellement sur les orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air : a) Clientèle visée; b) Participation prévue; c) Objectif de l événement; d) Santé financière de l organisme; e) Développement de sources de financement; * f) Accessibilité (coûts et promotion de l événement); g) Durée de l événement; 17

18 h) Complémentarité avec les activités existantes; i) Répercussions économiques et communautaires; * j) Visibilité offerte à la Ville. *Non nécessaire pour les fêtes de quartier et de secteur Conditions d admissibilité a) Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif légalement constitué ou être un regroupement de citoyens parrainés par un organisme à but non lucratif légalement constitué; b) Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et encadré par des règlements généraux; c) Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau; d) Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus; e) Activité axée sur la pratique d un loisir, d un sport ou d une activité de plein air se déroulant sur le territoire de la Ville de Gatineau Exigences La demande doit être accompagnée des documents suivants : a) Formulaire de demande rempli; b) Prévisions budgétaires du projet; c) Résolution de l organisme autorisant la demande; d) Feuillet descriptif de votre projet (si disponible). L organisme demandeur doit accepter de déposer un rapport de réalisation de l événement (statistiques de participation et rapport financier) au plus tard 30 jours après l événement. L organisme doit détenir une couverture d assurance responsabilité de 3 millions de dollars. Lorsque l événement se déroule sur un terrain municipal et présente des activités à haut risque (structures gonflables, présence d animaux, manèges, etc.), le fournisseur devra présenter une 18

19 preuve d assurance adéquate et nommer la Ville de Gatineau et l organisme promoteur comme assurés additionnels. Le partenaire s engage à mettre en évidence la contribution de la Ville de Gatineau en offrant une visibilité selon les conditions convenues Dispositions particulières a) Aucune demande ne sera considérée si elle est incomplète ou si elle est reçue après la date d échéance; b) Aucune demande ne sera automatiquement renouvelée; c) Les projets étant déjà soutenus financièrement par la division Fêtes et festivals ne peuvent bénéficier du soutien dans le cadre de ce programme; d) La contribution municipale est accordée selon les prévisions budgétaires de réalisation et le montant final versé à l organisme sera basé sur le budget réel de réalisation de l événement jusqu à concurrence du montant accordé selon les dépenses admissibles. (factures exigées) Financements offerts a) Anniversaire de fondation (activité ou événement) Nombres d années Contribution maximale 10 ans 500 $ sur présentation de factures selon les dépenses admissibles 15 ou 20 ans $ ou 50 % du total des dépenses admissibles (le moindre des deux montants) sur présentation de factures 25 ans et plus (par tranche de 5 ans) $ ou 50 % du total des dépenses admissibles (le moindre des deux montants) sur présentation de factures 19

20 b) Fête de quartier Nombres d années Événement populaire à l échelle du secteur Événement populaire à l échelle de la Ville Contribution maximale $ ou 60 % du total des dépenses admissibles (le moindre des deux montants) sur présentation de factures Un soutien en biens et services selon les disponibilités $ ou 50 % du total des dépenses admissibles (le moindre des deux montants) sur présentation de factures Un soutien en biens et services selon les disponibilités Dépenses admissibles Animation, locations diverses requises pour l événement (locaux, structures, jeux gonflables, spectacles, toilettes chimiques), supplément d assurances lié à l événement, publicité, promotion, agent de sécurité, service de premiers soins et services municipaux selon la nature de l événement Dépenses non admissibles Boisson, nourriture, salaires d employés de l organisme, concours, prix pour tirage, cadeaux pour les participants, programmation régulière de l organisme, tournois et collectes de fonds. EXEMPLE Budget provisoire pour Fête de quartier d été Items Admissible Non admissible Animation de Pimpon le clown 400 $ Croustilles et boissons gazeuses 250 $ Location de structures gonflables 500 $ Location de tentes 500 $ Prix de participation 50 $ Impression de dépliants 500 $ Supplément d assurances 250 $ Sous-total $ 300 $ Budget total $ Total des dépenses admissibles = $ Calcul de la contribution : $ x 60% = $ Un montant maximal de $ sera remboursé sur présentation des factures des dépenses admissibles. 20

21 4.2.9 Traitement des demandes Le Centre de services procédera à une première analyse et soumettra les résultats au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. Une recommandation sera alors acheminée à la Commission des loisirs, des sports et du développement des communautés, puis au Conseil municipal. Délai pour le traitement d une demande : il faut prévoir un délai approximatif de 12 semaines suivant la date d échéance correspondant à la période. Délai pour l émission du chèque : il faut prévoir un délai de 4 à 6 semaines pour l émission du chèque Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien aux événements» disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - le 1 er octobre pour tous les projets. 21

22 4.3 PROGRAMME DE SOUTIEN AUX CERCLES DE LOISIRS AÎNÉS Le programme de soutien aux cercles de loisirs - aînés s adresse spécifiquement aux cercles de loisirs aînés qui sont établis à Gatineau. Un cercle de loisirs - aînés admissible est défini de la façon suivante : «Organisme a but non lucratif étant ouvert à tous et ayant pour mission de développer des activités sociales, de loisirs, récréatives ou physiques pour les aînés, ou, ayant au moins 50 % + 1 de ses membres âgés de 65 ans et plus et ayant pour mission de développer des activités sociales, de loisirs, récréatives ou physiques» Objectifs a) Apporter un soutien à l organisation d activités sociales de loisirs, récréatives ou physiques aux cercles de loisirs aînés situés à Gatineau. b) Simplifier le processus de demande de soutien pour les cercles de loisirs aînés. c) Assurer un soutien et un traitement équitable à l ensemble des cercles de loisirs aînés Soutien accordé a) Subvention de 600 $ aux cercles de loisirs aînés dont le nombre de membres est de 99 personnes et moins; b) Subvention de $ aux cercles de loisirs aînés dont le nombre de membres est de 100 personnes et plus Conditions d admissibilité a) Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif légalement constitué ou être un regroupement de citoyens parrainés par un organisme à but non lucratif légalement constitué; b) Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et encadré par des règlements généraux; c) Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau; d) L activité doit être axée sur la pratique d activités sociales, récréatives ou physiques se déroulant sur le territoire de la Ville de Gatineau; e) Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus. 22

23 f) La mission de l'organisme est dédiée spécifiquement aux aînés (ex. Clubs de l'âge d'or) ou 50 % + 1 et plus de sa clientèle a 65 ans et plus. g) La création d'un nouveau cercle de loisirs pour aînés ne fait pas concurrence à l'offre de service d'un organisme existant dans la même communauté. h) Le membership est ouvert à tous. i) Au moins 70 % des membres sont des résidents de Gatineau. j) Les organismes ayant un protocole d'entente grand partenaire ne sont pas admissibles. k) Une liste des membres contenant leur âge et leur adresse doit être déposée avec la demande de soutien Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien aux cercles de loisirsaînés», disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - le 1 er octobre de l année en cours 23

24 4.4 PROGRAMME DE SOUTIEN AU DÉVELOPPEMENT DE L EXCELLENCE Le programme de soutien au développement de l excellence s adresse particulièrement aux organismes œuvrant sur le territoire de la Ville de Gatineau qui désirent organiser des compétitions sportives et qui s inscrivent dans la démarche du développement de l excellence. L organisation de ces compétitions est reconnue par la fédération sportive reliée à la discipline Objectifs Offrir un soutien financier, du matériel ou des infrastructures, selon la procédure, pour l organisation de compétitions en lien avec des objectifs de développement de l excellence dans les différentes disciplines sportives Critères d évaluation Les critères d évaluation reposent essentiellement sur les orientations de la Politique des loisirs, du sport et du plein air : a) Disponibilité des infrastructures; b) Niveau de la compétition : Excellence, Élite, Relève, Espoir; c) Niveau d encadrement et sanction officielle de la fédération sportive; d) Compétition permettant aux athlètes/équipes de progresser à un classement supérieur selon la structure de la fédération; e) Rayonnement municipal et calendrier de compétition (niveau et envergure); f) Nombre total d athlètes participant au même niveau de compétition; g) Santé financière de l organisation; h) Développement de sources de financement; i) Confirmation écrite de la fédération reliée à la discipline que l organisme est le promoteur et l organisateur de la compétition et qui précise le niveau de la compétition; j) Impacts sur la programmation régulière; k) Complémentarité avec les événements existants; l) Répercussions économiques et communautaires; m) Visibilité offerte à la Ville. 24

25 4.4.3 Conditions d admissibilité a) Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif légalement constitué ou être un regroupement de citoyens parrainés par un organisme à but non lucratif légalement constitué. Une fédération sportive provinciale ou nationale sera aussi considérée admissible; b) Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et encadré par des règlements généraux; c) Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau; d) Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus; e) Être affilié à une fédération sportive reconnue en lien avec sa discipline, qui confirmera que l organisme est le promoteur et l organisateur de la compétition; f) Activité axée sur la pratique d un loisir, d un sport ou d une activité de plein air se déroulant sur le territoire de la Ville de Gatineau; g) Compétition organisée reconnue par la fédération sportive, s inscrivant dans le processus de développement de l excellence. Note : Aucune demande ne sera considérée si la compétition s inscrit dans la programmation régulière de la discipline ou est de calibre récréatif. Les tournois et compétitions récréatives, au niveau local ou sous forme d invitation ou amicale, ne sont pas admissibles à ce programme Exigences La demande doit être accompagnée des documents suivants : a) Formulaire de demande rempli; b) Prévisions budgétaires de l événement; c) Résolution de l organisme autorisant la demande; d) Feuillet descriptif de la compétition (si disponible). L organisme doit détenir une couverture d assurance responsabilité de 3 millions de dollars. Une lettre d entente de réalisation de l événement devra être signée. 25

26 Si l événement se déroule dans une infrastructure sous la gestion municipale, la disponibilité doit être pré-approuvée. Le partenaire s engage à mettre en évidence la contribution de la Ville de Gatineau en offrant une visibilité selon les conditions convenues. L organisme demandeur doit accepter de déposer un rapport de réalisation du projet (statistiques de participation et rapport financier) au plus tard 30 jours après l événement Dispositions particulières a) Aucune demande ne sera considérée si elle est incomplète ou si elle est reçue après la date d échéance; b) Aucune demande ne sera automatiquement renouvelée; c) Les projets étant déjà soutenus financièrement par la division Fêtes et festivals ne peuvent bénéficier du soutien dans le cadre de ce programme; d) La contribution municipale est accordée selon les prévisions budgétaires de réalisation et le montant final versé à l organisme sera basé sur le budget réel de réalisation de l événement jusqu à concurrence du montant accordé selon les dépenses admissibles. (factures exigées) Financement disponible e) Compétition sportive à portée régionale : jusqu à $ ou l équivalent en biens et services f) Compétition sportive à portée provinciale ou nationale : valeur maximale de $ (incluant la valeur réelle des biens et services et l appui financier). Ce montant peut être bonifié suite à une entente particulière; g) Compétition sportive à portée internationale : à déterminer par le Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. Notes : Sur une base annuelle, un maximum de 4 compétitions/événements par organisme pourra recevoir du soutien à même ce programme. Toute forme de soutien consentie aux événements se fera en accord avec les politiques et procédures en vigueur. Toute autre forme de soutien/contribution par la Ville sera considérée dans l analyse de la demande. 26

27 4.4.7 Traitement des demandes Le Centre de services procédera à une première analyse et soumettra les résultats au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés. Une recommandation sera alors acheminée à la Commission des loisirs, des sports et du développement des communautés, puis au conseil municipal. Délai pour le traitement d une demande : il faut prévoir un délai approximatif de 12 semaines suivant la date d échéance correspondant à la période. Délai pour l émission du chèque : il faut prévoir un délai de 4 à 6 semaines pour l émission du chèque Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien au développement de l excellence» disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - le 1 er octobre pour tous les projets. Note : Dans le cas exceptionnel où la demande n a pu être déposée à la date d échéance, le délai pourra être prolongée, mais au plus tard 90 jours avant la tenue de l événement. 27

28 4.5 PROGRAMME DE SOUTIEN AUX INITIATIVES DE REGROUPEMENT VOLONTAIRE Le programme de soutien aux initiatives de regroupement volontaire a été mis sur pied dans le but de permettre aux organismes qui le désirent de bénéficier d un accompagnement pour entreprendre une démarche de regroupement (de services ou d organismes) ou de création d un nouvel organisme qui serait issu d une volonté de fusionner les activités des organismes concernés. Par ce programme, le Service des loisirs, des sports et du développement des communautés entend mettre à la disposition des organismes qui prennent l initiative de se regrouper, différents services pour les accompagner tout au long du processus. Ainsi qu à les soutenir financièrement, matériellement, techniquement et humainement dans le processus de regroupement. Le Service des loisirs, des sports et du développement des communautés croit fermement que les regroupements stratégiques amènent des économies importantes dans la gestion administrative des organismes. Là où des gains peuvent se faire et où la valeur ajoutée aux citoyens est manifeste Objectifs a) Permettre aux initiatives un soutien approprié de regroupement volontaire des organismes; b) Faciliter par un soutien financier, de l expertise professionnelle et des ressources matérielles la poursuite de l initiative de regroupement ou de création d un organisme issu d un regroupement; c) Accompagner activement les organismes désirant entreprendre une démarche de regroupement ou de création d un nouvel organisme issu de ce regroupement Conditions d admissibilité a) Détenir un statut juridique d organisme à but non lucratif légalement constitué; b) Être régi par un conseil d administration démocratiquement élu et être encadré par des règlements généraux; c) Avoir son siège social sur le territoire de la Ville de Gatineau et offrir des services majoritairement à des résidents de Gatineau; d) Poursuivre une mission axée sur la pratique d un loisir, d un sport ou d une activité de plein air se déroulant principalement sur le territoire de la Ville de Gatineau (si les infrastructures y sont disponibles); e) Assurer une saine gestion selon les principes généralement reconnus; f) Être un organisme actif depuis au moins deux ans. 28

29 4.5.3 Formes de soutien disponibles Le soutien peut être de formes multiples et les demandes seront analysées selon une approche «cas par cas». Une fois la demande reçue, un agent de développement communiquera avec les représentants pour explorer les différentes formes de soutien. a) Professionnel; b) Financier (selon le besoin); c) Logistique; d) Expert-conseil (comptabilité, plan d affaires, planification stratégique); e) Locaux Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien aux initiatives de regroupement volontaire» disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - Les demandes sont accueillies à tout moment de l année. 29

30 4.6 PROGRAMME DE SOUTIEN AUX PROJETS DE GESTION DÉLÉGUÉE Le programme de soutien aux projets de gestion déléguée s adresse à tous les organismes œuvrant sur le territoire de la Ville de Gatineau qui désirent soumettre au Service des loisirs, des sports et du développement des communautés leur volonté de s approprier un mandat de gestion pour lequel une entente d affaires serait convenue entre la Ville et l organisme Objectifs a) Développer des projets pour la mise sur pied de programmes, d infrastructures ou d entretien d équipements (propriété de la Ville ou bail d occupation, par exemple de la Commission de la capitale nationale); b) Développer tout autre mandat spécifique dans l esprit d une contribution au milieu; c) Relations qualifiées de relations d affaires; d) Critères de qualité définis par la Ville; e) Mandat donné par la Ville Critères d évaluation a) Complémentarité de l offre de services; b) Conformité du service offert avec les objectifs, les axes d intervention et les principes directeurs de la Politique des loisirs, du sport et du plein air; c) Pertinence du projet; d) Complémentarité du projet avec le mandat de l organisme; e) Clientèle et groupe d âge ciblés; f) Tarification à l usager; g) Efforts déployés pour favoriser l accessibilité; h) Permet à un plus grand nombre de personnes de prendre part aux activités; i) Étendue et portée du projet; j) Projections financières réalistes; k) Qualité et fiabilité des services offerts; 30

31 l) Impact du projet sur la population de la Ville, du secteur ou du district; m) Impact syndical; n) Impact financier sur le plan municipal; o) Plus-value retirée de l impartition du projet; p) Plan de communication; q) Méthode de contrôle proposée; r) Démonstration d une saine gestion des ressources; s) Notoriété de l organisme. Le choix entre une approche d impartition ou de partenariat se fera en fonction d une réelle valeur ajoutée Conditions d admissibilité a) Les projets sont accessibles à des organismes privés ou publics et sont développés dans l esprit de l intérêt public; b) La priorité est accordée aux organismes à but non lucratif de sports, de loisirs ou de plein air de Gatineau. c) Les programmes ou projets à déléguer : Exigences - des projets ou des programmes normés; - des projets ou des programmes mesurables; - des projets ou des programmes plus statiques. a) S entendre sur un besoin particulier; b) Formuler une proposition qui pourrait, dans certains cas, être soumise à un processus d appel d offres; c) Entente d affaires ou protocole. 31

32 4.6.5 Dispositions particulières a) Aucune demande ne sera automatiquement renouvelée. b) Les projets de gestion déléguée seront encadrés par un contrat de service Modalités du dépôt des demandes L organisme doit dûment remplir le formulaire «Programme de soutien aux initiatives de regroupement volontaire» disponible en ligne dans le portail Internet du cadre de soutien et y joindre tous les documents requis. ( Date limite de dépôt : - Les demandes sont accueillies à tout moment de l année. 32