CARTOGRAPHIE DES RISQUES A PRIORI SOUS PROCESSUS TOURNEE DE PRISE EN CHARGE A DOMICILE. Elaboration d un outil à destination des SSIAD

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1 JOURNEE PREVENTION DES INFECTIONS ASSOCIEES AUX SOINS NANCY LE 17 NOVEMBRE 2015 CARTOGRAPHIE DES RISQUES A PRIORI SOUS PROCESSUS TOURNEE DE PRISE EN CHARGE A DOMICILE Elaboration d un outil à destination des SSIAD Françoise POTIER IDEC SSIAD de VAUCOULEURS Karine GUERRE Cadre de Santé Hygiéniste ARLIN Lorraine

2 Contexte 2200 SSIAD, structures médico-sociales, en France Multiplicité des acteurs de soins à domicile Spécificités et problématiques liées au domicile En Lorraine : 85 SSIAD soit 4088 places (moyenne de 54 places /SSIAD) Audit de fonctionnement des SSIAD proposé par l ARS en janvier 2015

3 Choix du thème Professionnels des SSIAD lorrains demandeurs : faire le point sur leurs pratiques afin de les améliorer Missions ARLIN également centrées sur les soins à domicile (parution du PROPIAS 2015 en juin) Demande de l ARS de compléter leurs actions sur un volet «risques associées aux soins en SSIAD» Elaboration d un outil permettant aux SSIAD de réaliser une cartographie des risques a priori lors des soins à domicile

4 Objectifs Objectifs : Pour les SSIAD : identifier les différentes étapes de la prise en charge, d identifier leurs risques prioritaires et élaborer un plan d actions adapté Pour l ARLIN : proposer une analyse de risques grâce à un outil reproductible (outil Excel) dans tous les SSIAD, le décliner au niveau des SSIAD volontaires afin d identifier leurs risques prioritaires et élaborer un plan d actions régional ciblant les risques identifiés par un maximum de SSIAD

5 Méthodologie (1) Démarche d analyse a priori par analyse de processus Guide «aide à la mise en place de l analyse de processus» -REQUA grandes étapes du projet : Etape 1 : Cartographie du processus de PEC de patient en SSIAD De février à avril 2015 Objectifs : identifier les missions des SSIAD et leurs attentes, approfondir les modalités de fonctionnement, identifier les différentes étapes de prise en charge, les processus et leurs interactions dans le but de les cartographier Méthode : Rencontre / interviews IDEC, AS, IDE lib., médecin gériatre exerçant en SSR gériatrique, en charge d un réseau gérontologique, assistantes sociales Visite de risques en SSIAD : tournées de soins réalisées avec des AS

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7 Méthodologie (2) Etape 2 : Cartographie des risques D avril à juin 2015 Reprise et validation de la cartographie de processus Périmètre retenue : sous processus prise en charge des patients lors des tournées à domicile Réunions de travail avec un groupe constitué sur la base du volontariat Composition du groupe : IDEC, AS, ARLIN Objectifs du groupe de travail : Élaborer un outil permettant de réaliser une cartographie des risques a priori et le tester Élaborer un plan d action à l échelon local et régional

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9 Méthodologie (3) Sous processus retenu prise en charge des patients lors des tournées à domicile décliné en 11 étapes : Réalisation des transmissions orales et écrites Préparation du matériel nécessaire à la tournée Trajets jusqu'aux domiciles des patients Accueil au domicile / prise de contact Prise de connaissances des transmissions Réalisation des actes de soins Surveillance / éducation / information du patient Information / relations avec les différents intervenants Traçabilité des actes / transmissions Trajets retour au SSIAD ou à domicile Transmissions via dossier patient + orales

10 Méthodologie (4) Sous processus décrit :Qui? Fait quoi? Comment? Identification : des défaillances / dysfonctionnements par brainstorming et analyse des évènements indésirables 66 défaillances potentielles relevées lors de ce sous-processus des risques consécutifs aux défaillances 8 familles de risque issus de ces défaillances des causes potentielles des effets et des conséquences pour le patient, le professionnel, l institution des actions de maîtrise / barrières existantes mises en place Définition des échelles de cotation validées par le groupe : échelles à 4 niveaux afin de simplifier la démarche

11 Méthodologie (5) Etape 3 : Test de l outil par la réalisation de la cartographie des risques avec mise en place d un plan d actions de réduction des risques au sein du groupe de travail juin-octobre 2015 Etape 4 : Mise à disposition de l outil et accompagnement des SSIAD Formation en lien avec l ARS Dernier trimestre

12 Résultats (1) Deux analyses simultanées : Exemple de cartographie des risques avec le SSIAD de VAUCOULEURS permettant de tester l outilet la méthode avec une identification de leurs risques prioritaires et leur plan local d actions de réduction de risques 1 analyse des 6 cartographies issues des SSIAD en groupe de travail : définition leurs risques prioritaires et déclinaisondu plan d actions régional

13 Présentation du SSIAD de Vaucouleurs (1) Créé en places PA et 2 places PH Zone rurale du sud Meusien, couvre 31 villages sur un rayon de 44 km de part et d autre de Vaucouleurs Nos partenaires : 11 médecins libéraux, 6 cabinets infirmiers libéraux, 5 établissements de santé, 2 HAD, 4 SAD. +/-organisme de tutelle, AS de secteur, Conseil Départemental (APA, MDPH)

14 Présentation du SSIAD de Vaucouleurs (2) Aides-soignantes 5,2 ETP + 1 ETP (EHPAD) IDEC 1 ETP 1 secrétaire (0.5 ETP) Organisation : 3 ou 4 tournées en semaine 7h15/12h15 2 tournées les Sam /Dim/férié 1 tournée 7j/7 : 7h15/11h15 et 16h/19h

15 Résultats Cartographie de Vaucouleurs Deux grands types de risques se dégagent de cette cartographieet classés en risques non acceptables : Risquesliés aux transmissions / à la communication comportent une criticité à 9 Risquesliés aux actes de soins et à l hygiène avec une criticité de 12 et criticité de 9 Les risques sous vigilance concernent également des défaillances des domaines de risques liés aux transmissions / à la communication Regroupement des thématiques afin de développer un plan d actions en retenant les risques les plus représentés

16 Représentation graphique Cartographie de Vaucouleurs

17 Listes des risques non acceptables Cartographie de Vaucouleurs

18 Listes des risques sous vigilance Cartographie de Vaucouleurs

19 Plan local d actions de réduction de risques Actions de réduction des risquesau niveau local par le SSIAD : Informations/transmissions : Groupe de travail : Atelier intra = analyse et critique des documents/qualité des transmissions (01/2016) Edition d un recueil de TC (cible, DAR) (01/2016) Formation aux PP inscrite dans plan de formation 2016 Mise en place d 1 réunion/quinzaine pour présenter le PP d 1 patient ( )

20 Plan local d actions de réduction de risques Mise en place de référentiels: Adaptation des protocoles de l EHPAD au SSIAD : drainage vésical, soins de nursing, PS, PC, gale, CD, nettoyage-désinfection des DM (1er trimestre 2016) Création d une fiche technique «journée type de l AS en SSIAD» (12/2015) EPI et tenue professionnelle: Kit EPI de secours dans la mallette (12/2015) (stop dans voiture) Devis blousons d hiver en cours (réflexion en cours avec la Direction) : protection du froid + visibilité (bandes réfléchissantes)

21 Discussion Points forts du groupe de travail : des rencontres Connaitre les IDEC du secteur Autres structures: taille, organisation, matériel disponible Partager l expérience des rencontres inter-ssiad Sud Meusien Prise de conscience De l ensemble de notre activité en SSIAD (champ à couvrir) Mise à plat de l organisation actuelle Regard plus pointu Des actions à mettre en place, à évaluer et à ajuster Les difficultés : écart de perception en terme de gravité, de fréquence et de criticité entre les 2 IDEC du SSIAD. mais finalement peu importe la cotation!!

22 Les pratiques positives: Culture de l écrit Contact téléphonique avec l IDEC possible lors des tournées Support logistique et infrastructures de l EHPAD => souplesse Les pratiques à améliorer: Des documents existants, non ajustés au SSIAD ou anciens, non connus de toutes les AS En attente d équipement informatique (quand?) En conclusion : le plan d actions ne doit pas être trop lourd car chronophage alors restons modeste!!

23 Résultats (2) Analyse des 6 cartographiesissues des SSIAD du groupe de travail : Présentation de l outil SSIAD Cartographie V4.xlsx Risques prioritaires concernentla prise en charge du patient, les risques liés aux actes de soins, liés à la communication et l informatisation des données classés en risques non acceptables (criticités comprises entre 8 et 16)ou en risques sous vigilance (criticités comprises entre 4 et 7) Défaillances relevées : Projet personnalisé de soins non efficient Non respect du système clos urinaire Non-conformité du protocole «soins de nursing» L informatisation des données, pertinence des transmissions Défaut d application des précautions standard (dont tenue professionnelle, tri des déchets, défaut d information BMR/BHRe, manque d hygiène à domicile)

24 Plan d actions de réduction de risques Au niveau régional, un plan d actions de réduction des risques qui portent sur : La mise à disposition de référentiels : «kit d hygiène à domicile», charte qualité «précaution standard», le développement d une plateforme d échanges de documents La formation : développement des formations destinées aux professionnels concernées L organisation : déploiement du logiciel «ligo» en cours d expérimentation sur le grand Nancy L évaluation des pratiques professionnelles : mise à disposition du kit régional «évaluation des soins de nursing» et retour des résultats régionaux pour ceux ayant participé

25 Les points forts et les limites de ce travail Cartographie a été réalisée uniquement sur le sous processus prise en charge à domicile lors des tournées et aura besoin d être accompagné auprès des SSIAD volontaires Travail développé qu avec un nombre de SSIAD limité n est pas totalement représentatif En revanche, l outil sera proposé aux 85 SSIAD Il a été appréciécar cela a permis réellement dans les services de mettre en place des actions concrètes et réalisables De créer un lienencore plus fort avec les SSIAD

26 Suivi du projet Aujourd hui Dernier trimestre : déploiement de l outil, communication Une formation à destination des IDEC des SSIAD sur la méthodologie (complexité de cette démarche de gestion de risques a priori ) => En lien avec l ARS en décembre 2015 Déclinaison du plan d actions et modalités de suivi Demain Indicateur de suiviarlin : taux d utilisation de la grille par les SSIAD de Lorraine Etude d impact sera proposée aux SSIAD : évaluation de la plusvalue du travail, le ressenti, les points forts et les points à améliorer ainsi que les actions prioritaires dégagées par les structures

27 Conclusion Retour positif des SSIAD ayant testé l outil même si la cotation n est pas toujours évidente => importance de constituer un groupe de travail Nécessité néanmoins de réajuster, de peaufinerl outilet d accompagner les équipes à son utilisation afin d aller plus loin (notamment dans les défaillances potentielles) Ce travail préliminaire nous permet de développer nos actions vers ce type de structures et vers les soins de ville

28 Remerciements

29 MERCI DE VOTRE ATTENTION