DOSSIER DE CONSULTATION POUR LA LOCATION LONGUE DUREE DE VEHICULES AUTOMOBILES

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1 C O N T A C T L O T O I S P O U R L E S E N T R E P R I S E S DOSSIER DE CONSULTATION POUR LA LOCATION LONGUE DUREE DE VEHICULES AUTOMOBILES Maîtres d ouvrage Chambre de Commerce et d Industrie du Lot (C.C.I. du Lot) & Association CONTACT LOTOIS pour les ENTREPRISES (CLE) 107, quai Cavaignac CS CAHORS Cedex 9 Responsable du marché : M. Thomas CHARDARD, Président de la C.C.I. du Lot et de l association CLE. 17 octobre 2013

2 PREAMBULE La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & le Conseil Général du Lot ont crée en partenariat, l Association Contact Lotois pour les Entreprises (CLE) ayant pour objet l appui aux entreprises et le marketing territorial. La Chambre de Commerce et d Industrie de Lot, mandataire de la gestion de cette association, procède à une consultation pour la location longue durée de véhicules automobiles, pour ses propres services et ceux de l Association Contact Lotois pour les Entreprises. Paraphe 2/16

3 SOMMAIRE REGLEMENT DE CONSULTATION PAGES 4 ET 5 CAHIER DES CHARGES PAGES 6 A 14 ANNEXES PAGES 15 ET 16 Paraphe 3/16

4 REGLEMENT DE CONSULTATION A Organismes passant le marché : Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & Association Contact Lotois pour les Entreprises B Objet du marché : Location longue durée de 8 véhicules C Mode de passation du marché Marché passé selon une procédure adaptée Consultation directe d entreprises D Modalités de présentation de l offre Le prestataire devra fournir tous documents et devis détaillés quantitatifs et estimatifs permettant d apprécier son offre et joindre un exemplaire du présent cahier des charges, paraphé, accepté, daté, signé et cacheté. Une notice technique du modèle de véhicule proposé devra impérativement être fournie. E Délai de validité des offres 90 jours à compter de la date limite de remise des offres F Critères de sélection des offres - Coût global de l'offre (65 %), - Consommation prévisionnelle de carburant (20 %), - Délai de livraison des véhicules (10%), - Emission polluantes (5%). G Date de remise de l offre Les offres devront être transmises au plus tard le lundi 4 novembre à 12 heures. H Lieu de remise de l offre Les offres devront être remises ou envoyées à l adresse suivante : C.C.I. DU LOT & Association CLÉ 107, quai Cavaignac CS CAHORS CEDEX 9 À l attention de Dominique CAROL, Responsable Administratif et Financier Paraphe 4/16

5 I Demande de renseignements Pour toutes demandes d informations ou de rendez-vous, s adresser à Monsieur Dominique CAROL Responsable Administratif et Financier ligne directe : télécopie : mail : Paraphe 5/16

6 LOCATION LONGUE DUREE DE VEHICULES CAHIER DES CHARGES I ORGANISMES PASSANT LE MARCHE Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE 107 quai Cavaignac CAHORS CEDEX 9 Tél II MISSION Les soumissionnaires sont invités à répondre à la présente consultation concernant les besoins de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & de l association CLE pour la location longue durée de véhicules automobiles à utilisateurs multiples. L offre transmise devra inclure le présent cahier des charges paraphé et signé. A - VEHICULE DE SERVICES a- Nombre de véhicules : sept véhicules (dont 5 CCI du Lot et 2 CLE). b- Parc automobile : marque identique pour l ensemble des véhicules du présent cahier des charges. c- Type de véhicules : véhicules particuliers (VP) offrant 5 places et 5 portes de type Renault CLIO, Peugeot 208, Citroën C3 ou gamme équivalente dans d autres marques. d- Caractéristiques des véhicules : - Carburant : 2 options à proposer : version essence ou version diésel, - Puissance : 2 options à proposer : 75 CV et 90 CV, - Peinture blanche, - ABS avec répartiteur électronique de freinage EBV + Assistance au Freinage d Urgence (AFU), - Aide au démarrage en côte, - Airbags frontaux et latéraux (tête/thorax), conducteur et passager, - Banquette arrière rabattable 1/3-2/3 avec 2 appuie-têtes, - Carte de démarrage et d ouverture / fermeture des portes, Paraphe 6/16

7 - Contrôle dynamique de trajectoire (ESP), - Feux de jour à LED, - Roue de secours (pas de Kit de gonflage et de réparation), - Lève-vitres avant électriques, - Equipement audio (radio MP3, Bluetooth, prises USB et Jack), - Régulateur-limiteur de vitesse, - Rétroviseurs extérieurs à réglage électrique, - Siège conducteur réglable en hauteur, - Volant réglable en hauteur et en profondeur, - 3 ème appui-tête arrière réglable en hauteur, - Climatisation manuelle, - Projecteurs antibrouillard, - Système de navigation intégré. B - VEHICULE DE DIRECTION a- Nombre de véhicules : un véhicule de Direction pour la CCI du Lot. b- Parc automobile : marque identique pour l ensemble des véhicules du présent cahier des charges. c- Type de véhicules : véhicules particuliers (VP) offrant 5 places et 4/5 portes de type Renault LAGUNA, Peugeot 408, ou gamme équivalente dans d autres marques. d- Caractéristiques des véhicules : - Carburant : 2 options à proposer : version essence ou diésel, - Puissance : 2 options à proposer : 110 CV et 130 CV, - Peinture métallisée, - ABS avec répartiteur électronique de freinage EBV + Assistance au Freinage d Urgence (AFU), - Radar de recul, - Aide au démarrage en côte, - Airbags frontaux et latéraux (tête/thorax), conducteur et passager, - Banquette arrière rabattable 1/3-2/3 avec 2 appuie-têtes, - Carte de démarrage et d ouverture / fermeture des portes, - Contrôle dynamique de trajectoire (ESP), - Feux de jour à LED, - Roue de secours (pas de Kit de gonflage et de réparation), - Lève-vitres avant électriques, - Equipement audio (radio MP3, Bluetooth, prises USB et Jack), - Régulateur-limiteur de vitesse, - Rétroviseurs extérieurs à réglage électrique, - Siège conducteur réglable en hauteur, - Volant réglable en hauteur et en profondeur, - 3 ème appui-tête arrière réglable en hauteur, - Climatisation automatique, - Projecteurs antibrouillard, - Système de navigation intégré. Paraphe 7/16

8 III CONTENU DE LA PRESTATION A- Durée de location et kilométrage : Pour chaque véhicule la durée de location est de 36 mois et le kilométrage moyen à prendre en considération est le suivant : - Véhicules de services : Kms, - Véhicule de Direction : Kms. B- Pneumatiques : La prestation est calculée sur la base de 4 pneumatiques pour l ensemble des véhicules. La somme forfaitaire représentant le loyer financier inclura cette fourniture. C- Dépenses fiscales : Les démarches administratives pour la délivrance des cartes grises devront être entreprises par le prestataire au moment de la livraison du véhicule. L achat éventuel des vignettes devra être effectué par le prestataire chaque année qui devra les transmettre à la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & à l association CLE, dans les délais légaux. En cas de non respect des délais, le prestataire prendra à sa charge le paiement des contraventions s il y a lieu. IV CONTENU DES PROPOSITIONS Chaque véhicule fera l objet d une offre forfaitaire définie par la durée et le kilométrage. Elle devra inclure notamment les coûts des éléments suivants : - carte grise, - éventuellement vignette de l année en cours, - frais de mise en route, - frais d entretien mécanique, - fourniture et remplacement des pneumatiques, - assistance des personnes et des véhicules, - fourniture d un véhicule de remplacement en cas d immobilisation d un véhicule pour une durée supérieure à une journée. Paraphe 8/16

9 V ENTRETIEN DES VEHICULES Les visites de garantie, les contrôles techniques et réglementaires, les contrôles de l ensemble des éléments de sécurité, ainsi que toutes les opérations d entretien sur les véhicules pendant la durée du contrat et quel que soit le kilométrage seront à la charge du prestataire. En tout état de cause, le prestataire devra préciser le périmètre de son intervention en matière d entretien ; il indiquera notamment le contenu du forfait (vidange, contrôle du système de freinage, du démarreur, lubrifiants, remplacement dû à l usure des pièces, liquide de refroidissement etc.). Le prestataire devra fournir, pour chaque véhicule, un échéancier des visites nécessaires à un contrôle efficace de l ensemble des éléments de sécurité. Chacune de ces visites portera notamment sur : - le freinage (freins, circuit hydraulique, éléments de commande ) - la direction et les organes de direction, - la visibilité (vitrages, rétroviseurs, essuie-glace, lave-vitres ), - l éclairage et la signalisation, - la liaison au sol (suspensions, roulements, amortisseurs, pneus et pression des pneus ), - les éléments de structure et de carrosserie, - les équipements (ceintures de sécurité, avertisseur sonore, coussin gonflable ), - les organes mécaniques (boîte de vitesse, le circuit de carburant, l échappement ), - pollution et niveau sonore. Un rapport de contrôle devra être communiqué à la C.C.I. du Lot et à l association CLE. VI VEHICULE DE REMPLACEMENT Le prestataire devra préciser les durées de prêt et les délais de mise à disposition du véhicule de remplacement en cas de : - panne, - accident, - vol, - destruction. Il devra communiquer le moyen par lequel s effectuera la mise à disposition d un véhicule de remplacement. Les conditions de mise à disposition devront tenir compte de la durée d immobilisation et non de la durée de main d œuvre. Le véhicule de remplacement fourni devra répondre aux mêmes critères d'utilisation que le véhicule immobilisé et lui correspondre. En cas de vol, de destruction ou de mise hors service d'un véhicule, celui-ci devra être remplacé sans porter atteintes aux conditions d'application du présent marché. Paraphe 9/16

10 VII ASSURANCE ET SINISTRE Le prestataire fournira les documents nécessaires à l attestation de la valeur d achat hors taxes de chacun des véhicules figurant au contrat. La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE souscrivent directement une police d assurance pour les véhicules loués et s engagent à remettre à leurs frais les véhicules ayant subi des dommages et continueront à s acquitter du montant des loyers financiers. Toutefois le prestataire devra inclure dans sa proposition une assurance destinée à compenser la perte financière éventuelle que pourraient subir la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & L Association CLE, notamment en cas de vol ou de destruction du véhicule. VIII GARANTIE DES VEHICULES Les véhicules bénéficieront de la garantie normale du constructeur. La Chambre de Commerce du Lot & l Association CLE se réservent tous les droits et actions dus au titre de la garantie légale et conventionnelle qui est normalement attachée à la propriété des véhicules. IX DUREE DU CONTRAT Chaque véhicule sera loué pendant une durée de 36 mois. La Chambre de Commerce du Lot & l Association CLE se réservent le droit de renouveler son parc auprès d un autre prestataire à l expiration de chaque contrat. X RESILIATION Au cas où le prestataire ne respecterait pas ses engagements contractuels, la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE le mettraient en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, de remplir ses obligations sous un délai de huit jours. Si au terme de ce délai la mise en demeure est restée sans effet, la résiliation interviendra de plein droit constatée par simple lettre recommandée par la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE. La résiliation concernera tous les contrats de véhicules loués. La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE s engagent à restituer les véhicules mais se réservent le droit de demander réparation des dommages occasionnés par la non-exécution du contrat. Paraphe 10/16

11 XI MODIFICATION DU CONTRAT La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE se réservent le droit de modifier les clauses du présent contrat en notifiant au prestataire un préavis minimal de trois mois. Ces modifications ne seront valables que pour autant qu elles soient acceptées par les deux parties. Dans cette hypothèse, les deux parties signeront un avenant au présent contrat qui spécifiera les répercussions entraînées sur les prix, les délais ou autres conditions du présent contrat ; l avenant entrera en vigueur dès sa signature par les deux parties. En tout état de cause, la proposition du prestataire devra contenir la possibilité de modifier le contrat, notamment en matière de kilométrage et de la durée, et ce sans indemnité. XII FIN DE CONTRAT RESTITUTION ANTICIPEE Le contrat s éteindra de lui-même en fonction de la durée de location fixée dans chaque contrat et non à l échéance du dernier véhicule livré. Le prestataire devra indiquer les dispositions et les modalités dont il sera fait application : - en cas de variation en plus ou en moins du kilométrage contractuel constaté au moment de la restitution, - en cas de restitution anticipée d un ou plusieurs véhicules. Dans le cadre de la restitution, le kilométrage de certains véhicules pourra être inférieur ou supérieur au kilométrage contractuel, le prestataire devra alors faire une moyenne de l ensemble des véhicules restitués pour l application de ces dispositions et modalités. La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE se réservent le droit de demander l échange d un véhicule de même catégorie sans que l échange soit considéré comme une rupture anticipée, l indemnité applicable ne devant pas être identique. XIII UTILSATION DES VEHICULES Certains véhicules seront dotés par les soins de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE, d aménagements spécifiques (lettrage autocollant, logo magnétique, ). Les traces laissées par ces aménagements ainsi que l utilisation pour les besoins de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE ne pourront faire l objet d indemnisation lors de la restitution des véhicules. En contrepartie, la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE s engagent à : - restituer les véhicules à l expiration de chaque contrat sauf accord contraire des parties (prolongation ou proposition de rachat), - restituer les documents de bord réglementaires, les jeux de clés, la carte grise, le talon de la vignette à la fin du contrat de chaque véhicule, - honorer le paiement des infractions qui pourraient être commises sur les véhicules, - procéder à la réparation du véhicule en cas de sinistre, avant sa restitution. Paraphe 11/16

12 XIV MISE A DISPOSITION DES VEHICULES Les véhicules neufs seront mis à disposition, chez un concessionnaire de l'agglomération cadurcienne, aux dates suivantes : - pour l Association CLE : 2 véhicules de services pour le 31/12/2013, - pour la CCI du Lot : 5 véhicules de services et le véhicule de direction pour le 31/03/2014. La réception consistera à vérifier le bon fonctionnement des véhicules, leur conformité apparente à la commande ainsi que la remise des documents de bord. Le fait de prendre livraison du véhicule ne vaudra pas reconnaissance de son bon état et de sa conformité à la commande, en cas de non-conformité du véhicule par rapport à la commande, la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE disposeront d un délai de quarante huit heures pour informer le prestataire par lettre recommandée avec accusé de réception. Sauf cas de force majeure, le prestataire sera tenu responsable du retard de livraison, il devra mettre à la disposition de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE, sans frais supplémentaire, un véhicule ponctuel jusqu à réception de la commande. En contrepartie, si les organismes ne prenaient pas livraison du véhicule à la date de mise à disposition, ils seraient redevables d intérêts de retard à compter de l envoi d une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception. En cas de vol du véhicule, la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE s engagent à fournir, sous quarante huit heures, une déclaration de vol délivrée par les autorités de police ou de gendarmerie compétentes, ainsi que l avis de découverte si le véhicule est retrouvé. Si les délais de livraison n'étaient pas respectés, les titulaires s'engagent à mettre à disposition de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE, des véhicules de prêts. XV COORDINATION Chacune des parties désignera un responsable ci-après dénommé le coordinateur, qui sera responsable des relations avec l autre partie de l exécution du présent contrat. Le coordinateur de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE sera chargé de communiquer au prestataire les informations nécessaires pour l évolution et la vie du parc automobile. Le coordinateur du prestataire devra apporter aide et conseil au coordinateur de la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & de l Association CLE, notamment en fournissant les éléments de suivi pour la gestion de la flotte automobile, des propositions pour le renouvellement ou tout document nécessaire à l exécution du contrat. Paraphe 12/16

13 XVI PRIX Les prix seront indiqués sur un bordereau en hors taxes et en euro. Les prix seront fermes et non révisables pendant toute la durée du contrat spécifique à chaque véhicule, sauf si le taux des taxes afférentes aux loyers venait à varier. Les loyers mensuels seront honorés à termes échus par prélèvement. XVII PAIEMENT DES LOYERS FINANCIERS ET PRESTATIONS ANNEXES Les factures mensuelles relatives aux loyers seront produites par le prestataire en deux exemplaires, elles seront adressées respectivement à la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & à l Association CLE, 107 quai Cavaignac, CS CAHORS CEDEX 9. Elles seront payables à 30 jours fin de mois et devront comporter les références suivantes : - numéro de contrat, - détail des prestations, - numéro du véhicule, - numéro d assujetti intracommunautaire à la TVA, - adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie et nom du représentant légal du prestataire chargé de l exécution du contrat. XVIII OBLIGATION DE RESULTAT Le prestataire s oblige aux résultats suivants : - respect des délais de livraison, - conformité des véhicules aux commandes passées par la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE, - disponibilité d un véhicule de remplacement dans la même catégorie et dans les délais, - maintenance du parc automobile dans les conditions optimales. XIX ATTRIBUTION DE JURIDICTION Pour toute contestation relative à l exécution ou a l interprétation du présent contrat, le tribunal administratif de Toulouse est compétent. XX DISPOSITIONS DIVERSES Le contrat prendra effet à la date de signature des parties. Il ne pourra en aucun cas faire l objet d une tacite reconduction. La Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE ne pourront ni souslouer ni céder le présent contrat sans l accord écrit du prestataire. Paraphe 13/16

14 Le prestataire devra informer la Chambre de Commerce et d Industrie du Lot & l Association CLE de l emploi de sous-traitants pour agrément préalable. Chacune des parties contractantes s oblige à notifier immédiatement, par lettre recommandée avec accusé de réception, tout changement d adresse, de raison sociale, de forme juridique ou de toute procédure collective dont elle pourrait faire l objet. Faire figurer la mention manuscrite «bon pour accord», dater, signer et cacheter. * * * Paraphe 14/16

15 ANNEXE I CCI du LOT CONSULTATION POUR LA LOCATION LONGUE DUREE DE VEHICULES VEHICULES ESSENCE Véhicule Marque Quantité Couleur Kilométrage Carte grise Loyer Entretien Perte Véhicule de Pneumatiques Total TTC Valeur de financière remplacement Quantité Coût par véhicule rachat Service 5 Blanche incluse 0 Direction 1 Métallisée incluse 0 VEHICULES DIESEL Véhicule Marque Quantité Couleur Kilométrage Carte grise Loyer Entretien Perte Véhicule de Pneumatiques Total TTC Valeur de financière remplacement Quantité Coût par véhicule rachat Service 5 Blanche incluse 0 Direction 1 Métallisée incluse 0 Ce document peut vous être adressé sous format EXCEL sur simple demande. Paraphe 15/16

16 ANNEXE II Association CLE CONSULTATION POUR LA LOCATION LONGUE DUREE DE VEHICULES VEHICULES ESSENCE Véhicule Marque Quantité Couleur Kilométrage Carte grise Loyer Entretien Perte Véhicule de Pneumatiques Total TTC Valeur de financière remplacement Quantité Coût par véhicule rachat Service 2 Blanche incluse 0 VEHICULES DIESEL Véhicule Marque Quantité Couleur Kilométrage Carte grise Loyer Entretien Perte Véhicule de Pneumatiques Total TTC Valeur de financière remplacement Quantité Coût par véhicule rachat Service 2 Blanche incluse 0 Ce document peut vous être adressé sous format EXCEL sur simple demande. Paraphe 16/16

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