Contact : Rectorat, Direction des Examens et Concours (DEC),

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1 Direction des Examens et Concours MEMENTO DU CANDIDAT «EXAMENS ET DIPLÔMES» Candidats à un examen, usagers* : à lire attentivement avant toute question *Usagers : pour les demandes de diplômes, les relevés de notes et les attestations de réussite. Contact : Rectorat, Direction des Examens et Concours (DEC), ce.dec@ac-bordeaux.fr MAJ 10/06/2013 1

2 AVERTISSEMENT Les informations qui figurent dans ce document sont des informations générales importantes mais elles ne constituent en aucun cas un état exhaustif des modalités d organisation d un examen. Il appartient au candidat, pour plus de précisions sur ces modalités (inscriptions, calendriers des épreuves, modalités des épreuves, documents autorisés et interdits, ) de se reporter aux indications données par les notes d information concernant chaque examen qui lui seront adressées en temps utile. Le candidat peut aussi consulter le site internet du Rectorat : MAJ 10/06/2013 2

3 SOMMAIRE N FICHES PAGES 1 Accueil-renseignement des candidats 4 2 Contrôle des confirmations d inscription 5 3 Calendrier et convocation aux examens 6 4 Déroulement des épreuves d examen 7 5 Fraudes et tentatives de fraudes 8 6 Retrait de relevés de notes, de diplômes et demandes d attestations 9 7 Candidats en situation de handicap 11 8 Réclamations et consultations de copies d examen 12 9 Documents à conserver impérativement Informations diverses 14 MAJ 10/06/2013 3

4 FICHE N 1 : ACCUEIL - RENSEIGNEMENT DES CANDIDATS 1) Candidats scolaires : Tous les candidats scolaires doivent poser leurs questions directement et exclusivement à leur établissement. 2) Candidats individuels : L accueil téléphonique est organisé de 9h à 12h et de 13h30 à 16h45. Les gestionnaires reçoivent uniquement sur rendez-vous pris au préalable en téléphonant au Avant de téléphoner, assurez-vous que l information demandée ne figure pas sur le site internet du Rectorat : Un serveur téléphonique peut être mis en place à certaines périodes de l année. Il donne des renseignements sur les étapes des examens. MAJ 10/06/2013 4

5 FICHE N 2 : CONTRÔLE DES CONFIRMATIONS D INSCRIPTION Aucune modification d inscription ne sera recevable après la réception à la DEC de la confirmation d inscription signée par le candidat et son représentant légal s il est mineur. L envoi, par le candidat, de sa confirmation valide son inscription de manière définitive. Il est donc conseillé au candidat individuel de faire cet envoi en recommandé. En cas de litige, la preuve d envoi lui sera demandée. Le candidat devra impérativement : Lire et contrôler les informations qui figurent sur la confirmation Rectifier les anomalies au stylo rouge Signer la confirmation uniquement après contrôle approfondi Retourner la confirmation (ne pas oublier les pièces justificatives) : - Candidat scolaire : remet cette confirmation à son établissement d origine au plus tard à la date fixée par celui-ci. - Candidat individuel : renvoie cette confirmation à la DEC au plus tard à la date mentionnée sur celle-ci. Conserver une copie de la confirmation POINTS DE CONTROLES DE LA CONFIRMATION A EFFECTUER PAR LE CANDIDAT : Numéro du point de contrôle : Tous les points doivent être contrôlés, complétés ou modifiés si besoin : Observations : 1 Signature(s) Du candidat et, s il est mineur, du représentant légal après avoir vérifié soigneusement chacun des points 2 à 13 2 Identité (nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, adresse, téléphone) Nom et prénom : mettre impérativement ceux qui correspondent à la pièce d identité Lieu de naissance : préciser la ville de naissance 3 Adresse Adresse complète : n, voie, rue, résidence, entrée, bâtiment, code postal, ville, n de téléphone, adresse électronique 4 Handicap Vérifier si la mention est correcte : Oui ou Non 5 Catégorie Scolaire ou individuel 6 Forme de passage (globale ou progressive) Pour les examens professionnels uniquement 7 Acquis donnant droit à dispenses, bénéfices, reports Selon la réglementation de l examen, fournir la copie du document justifiant les acquis 8 Epreuves 9 Spécialités Aucun changement ne sera accepté après la date de retour de la confirmation d inscription Options : épreuves obligatoires et/ou épreuves facultatives Pièces justificatives (se reporter à la liste qui figure sur la confirmation) Communication de données personnelles sur le résultat de l examen à des organismes privés Sans ces documents, les reports, bénéfices de notes ou dispenses ne sont pas pris en compte (Par exemple : contrat de travail, attestation de recensement, copie pièce d identité en cours de validité, copie du diplôme pour les dispenses, ) Si le candidat répond «NON», son résultat ne sera pas communiqué aux organismes privés de diffusion (y compris la presse quotidienne locale) MAJ 10/06/2013 5

6 FICHE N 3 : CALENDRIER ET CONVOCATION AUX EXAMENS 1) Le calendrier des épreuves : Dès la parution du calendrier national des épreuves (cf. Journal Officiel vers le mois de novembre), le calendrier des épreuves académiques est élaboré. Il est ensuite mis en ligne (avril mai) et consultable sur le site internet académique : 2) Les convocations aux examens : Les convocations aux examens sont envoyées dans les établissements pour les candidats scolaires et au domicile pour les candidats individuels environ trois semaines avant le début des épreuves. Si le candidat ne reçoit pas sa convocation, il doit contacter son établissement d origine, s il est scolarisé, ou les services de la DEC s il est candidat individuel (voir fiche n 1). La convocation aux examens permet de se présenter aux épreuves. Il est important de la lire avec attention car elle peut comporter des lieux d épreuves différents. Pour certaines épreuves (par exemple : EPS, arts, langues rares.), il est possible d être convoqué en dehors de son département voire même de son académie. La convocation précise toutes les dates, les horaires et la durée des épreuves. Il est donc impératif de ne pas la perdre entre les différentes épreuves. Le numéro de candidat qui figure sur la convocation aux examens est indispensable pour qu il ait accès à ses résultats (aucun résultat n est communiqué par téléphone). ATTENTION SI LE CANDIDAT S EST TROMPE LORS DE SON INSCRIPTION : AUCUN CHANGEMENT D OPTION OU D EPREUVE NE SERA ACCEPTE. MAJ 10/06/2013 6

7 FICHE N 4 : DÉROULEMENT DES ÉPREUVES D EXAMEN 1) Transports : Le jour des épreuves, il est recommandé d arriver en avance (prévoir 30 minutes environ avant le début des épreuves). Il appartient au candidat de prendre ses dispositions pour anticiper les éventuelles difficultés de transport (panne, embouteillage, grève des transports en commun, erreur de trajet ). 2) Retards : En cas de retard le jour de l épreuve, le candidat se présente immédiatement au surveillant de la salle où il doit composer qui prendra contact avec le chef de centre. 3) Documents à apporter : Ne pas oublier la convocation et une pièce d identité comportant une photographie récente permettant d attester de l identité du candidat (carte d identité, permis de conduire, passeport). Les candidats en situation de handicap ayant obtenu un aménagement d épreuves devront apporter la décision rectorale d aménagement d épreuve. 4) Sujets d examen : Le candidat doit impérativement contrôler : Dès la distribution du sujet : La page de garde du sujet qui comporte des consignes importantes et qui précise la nature de l épreuve et la série de l examen concerné. Avant de démarrer l épreuve : - la référence, - la pagination, - que le sujet est complet (il doit comporter tous les documents nécessaires : cartes, graphiques, photos, documents joints) MAJ 10/06/2013 7

8 FICHE N 5 : FRAUDES ET TENTATIVES DE FRAUDES MAJ 10/06/2013 8

9 FICHE N 6 : RETRAIT DE RELEVÉS DE NOTES, DE DIPLÔMES ET DEMANDES D ATTESTATIONS Aucune demande par téléphone ou par mail n est acceptée. La procédure de retrait des relevés de notes, des diplômes et des attestations de réussite est disponible sur le site internet du Rectorat : Le diplôme est un document original unique. Il appartient à son détenteur d en faire des photocopies et d en assurer la conservation dans un lieu sûr. Les diplômes, attestations de réussite et relevés de notes sont des documents à caractère nominatif. Seule la personne ayant obtenu le diplôme ou son représentant légal peut effectuer la demande (article 6 de la loi du 17 juillet 1978). Aucun de ces documents ne peut être délivré à une tierce personne (parents d enfants majeurs, employeurs.etc). 1) Délivrance du diplôme : Les diplômes sont établis à l issue de chaque session d examen par le Rectorat et transmis courant octobre aux établissements scolaires d origine des candidats (pour ceux qui étaient scolarisés). Jusqu au retrait du diplôme, c est le relevé de notes reçu en juillet qui doit être fourni pour toute inscription (concours, université, école etc ). a) Diplômes obtenus à la session 2013 : Pour les candidats scolarisés ou ayant suivi une formation : le retrait des diplômes s effectue obligatoirement dans l établissement d origine (lycée, CFA, Centre de formation.) sur présentation d une pièce d identité pendant un an. Pour les candidats non scolarisés en établissement (candidats individuels, candidats inscrits au CNED) : le diplôme leur est adressé par le Rectorat par voie postale. b) Diplômes obtenus à une session antérieure à 2013 (qui n ont pas été retirés par les intéressés) : Les diplômes ne peuvent pas être retirés au Rectorat. Ils sont uniquement adressés par voie postale. Pour en faire la demande, l intéressé(e) doit imprimer le formulaire type (télécharger l imprimé sur le site internet du rectorat rubrique «examens» diplômes-attestations-relevés de notes), le compléter et le signer avant de l envoyer à : Rectorat de Bordeaux Direction des examens et concours 5 rue Joseph de Carayon Latour, CS BORDEAUX CEDEX La demande doit être accompagnée des pièces suivantes : - photocopie d une pièce d identité - un imprimé d envoi en recommandé avec AR rempli au nom et adresse du demandeur - des timbres pour l envoi en recommandé (agrafés à la demande) : 5.20 pour l envoi en France, 7.40 pour l envoi en Europe, 7.95 pour l envoi dans le reste du monde. 2) Perte du diplôme : La conservation du document original est de l unique responsabilité de son détenteur. En cas de perte, de vol ou de destruction, il n est pas délivré de nouveau diplôme ou de duplicata. Seule une attestation de réussite peut éventuellement être établie par le Rectorat si les éléments figurent encore dans ses archives. MAJ 10/06/2013 9

10 3) Attestations de réussite : Les attestations ne peuvent pas être retirées au Rectorat. Elles sont uniquement adressées par voie postale. Pour en faire la demande, l intéressé(e) doit imprimer le formulaire type (télécharger l imprimé sur le site internet du rectorat, rubrique «examens»), le compléter et le signer avant de l envoyer à : Rectorat de Bordeaux Direction des examens et concours 5 rue Joseph de Carayon Latour, CS BORDEAUX CEDEX. La demande doit être accompagnée des pièces suivantes : - une enveloppe (110x220) affranchie au tarif en vigueur et libellée à l adresse de l intéressé(e) - la photocopie d une pièce d identité - la photocopie d un relevé de notes (si possible) 4) Attestations de notes : En cas de perte, de vol ou de destruction du relevé de notes, seule une attestation de notes peut être délivrée. Pour en faire la demande, l intéressé(e) doit imprimer le formulaire type (télécharger l imprimé sur le site internet du rectorat, rubrique «examens»), le compléter et le signer avant de l envoyer à : Rectorat de Bordeaux Direction des examens et concours 5 rue Joseph de Carayon Latour, CS BORDEAUX CEDEX. La demande doit être accompagnée des pièces suivantes : - une enveloppe (110x220) affranchie au tarif en vigueur et libellée à l adresse de l intéressé(e) - la photocopie d une pièce d identité Certaines demandes d attestation de réussite ou de notes concernant des diplômes anciens nécessitent des recherches au service des archives, c est pourquoi le délai indicatif de délivrance d une attestation est de 10 semaines. Le relevé de notes des épreuves anticipées est un document unique dont il n est délivré ni duplicata, ni attestation. Il convient donc de conserver précieusement l original et d en faire des photocopies. Ce relevé sera exigé pour toute inscription au baccalauréat ainsi qu en section post-bac. MAJ 10/06/

11 FICHE N 7 : CANDIDATS EN SITUATION DE HANDICAP Demandes d aménagement des conditions de passation des épreuves aux examens des candidats présentant un handicap : La demande doit être formulée dès le mois de septembre. Elle doit impérativement être accompagnée de tous les éléments médicaux, para médicaux et pédagogiques utiles au médecin désigné par la CDAPH pour émettre un avis. Les demandes tardives (transmises après le 30 novembre) et (ou) incomplètes sont susceptibles de ne pas pouvoir être traitées ou de faire l objet d une décision défavorable. Pour tout renseignement relatif à une demande d aménagement : le candidat scolaire : prend contact avec son établissement scolaire et peut utilement consulter le site internet du rectorat le candidat individuel : peut consulter la notice d information sur le site internet du rectorat à l'adresse suivante : des épreuves aux examens. Les aménagements demandés doivent impérativement être prévus par la réglementation de l examen et être en cohérence avec les aménagements dont le candidat bénéficie pendant l année scolaire. MAJ 10/06/

12 FICHE N 8 : RÉCLAMATIONS ET CONSULTATIONS DE COPIES D EXAMEN Attention : les services de la DEC sont fermés de mi-juillet à mi-août. Les différents courriers adressés à la DEC, pendant les vacances d été, par les candidats (consultations de copies ou réclamations diverses) concernant le déroulement des examens ne pourront être traités qu'après la session de remplacement du mois de septembre. Les courriers concernant la session de remplacement devront porter la mention : «Session de remplacement» écrite visiblement en rouge, en début de courrier et sur l enveloppe. Les candidats qui adressent des courriers de réclamation ne doivent en aucun cas contacter les services de la DEC pour demander si leur courrier a été bien reçu. Des centaines de courriers arrivent dans les services pendant la période d été, il y sera répondu par ordre d arrivée. Les relances viennent perturber le traitement de ces courriers. MAJ 10/06/

13 FICHE N 9 : DOCUMENTS À CONSERVER IMPÉRATIVEMENT Tous les documents qui sont remis au candidat dans le cadre de l examen sont à conserver, ils peuvent être nécessaires tout au long de la vie. En cas de perte il ne sera pas établi de duplicata. N de fiche explicative : Document : Durée de conservation : Fiche n 2 Confirmation d inscription à un examen et sa notice d information A conserver jusqu à la fin des épreuves Fiche n 7 Décision d aménagement d épreuves pour les candidats en situation de handicap A conserver jusqu à l obtention du diplôme Fiche n 4 Convocation aux épreuves d examen A conserver jusqu aux résultats Le numéro de candidat est indispensable pour consulter le résultat et les notes. En cas de perte, ce numéro ne sera pas communiqué une seconde fois Fiche n 6 Relevé de notes A conserver toute la vie A conserver toute la vie Aucun duplicata ne sera fourni Fiche n 6 Diplôme Les erreurs relevées sur les diplômes (identité, lieu de naissance ) sont dues à une mauvaise saisie des données par le candidat au moment des inscriptions MAJ 10/06/

14 FICHE N 10 : INFORMATIONS DIVERSES Pour toute autre information et avant toute demande de renseignement à la DEC, par écrit ou par téléphone, il est conseillé de consulter le site internet du Rectorat, rubrique examens et concours : Ce site répond à la majorité des questions des candidats. RAPPEL : Les candidats scolaires doivent s adresser à leur établissement d origine. Seuls les candidats individuels peuvent s adresser directement aux services de la DEC. (voir fiche n 1) MAJ 10/06/