Présentation Application Coffre-fort électronique Cloud Access for Salesforce

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1 Présentation Application Coffre-fort électronique Cloud Access for Salesforce CDC Arkhinéo Présentation Application Cloud Access 1

2 De la preuve papier à la preuve électronique Loi du 13 mars 2000 (modifiant le Code Civil), un document électronique signé a valeur légale sous réserve d être : «conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité» Présentation Application Cloud Access 2

3 Différences Archivage à valeur probante vs Stockage L archivage -Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires - Indexation automatique selon des critères métier -Garantie d intégrité (empreintes, scellement) -Date certaine -Exploitation à long terme -Validité de la preuve -Migration des médias Le stockage - Enregistrement «non structuré» de données sur un support informatique en vue d une utilisation courante - charges afférentes laissées à l utilisateur - pas d intégrité - pas de date certaine Présentation Application Cloud Access 3

4 Pourquoi archiver ses données? Faire face aux obligations légales de conservation (longterme), Retrouver immédiatement un document parmi des milliers (audit, contrôle fiscal/urssaf, contentieux), Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.), Supprimer les risque de perte/destruction, Partager l accès aux données en fonction des droits. Eviter toute suspicion de manipulation. Présentation Application Cloud Access 4

5 Pourquoi archiver ses données chez un tiers? Eviter les investissements (licences, matériel) et les couts récurrents (maintenance, administration), Assurer l évolution des moyens (matériels, medias, réseau, logiciel) pour faire face : aux pannes et à l obsolescence technologique, aux évolutions légales et normatives, au maintien de la valeur probante dans le temps Ne pas avoir à réinvestir, Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) : la preuve est conservée par un tiers, pas de suspicion de manipulation. Présentation Application Cloud Access 5

6 Quels types de documents sont archivés? Documents généraux factures Bon de commande et livraison Docs comptables (FEC..) Contrats Bulletin de salaires Courriers recommandés Documents spécifiques au cœur de métier BTP Banques / Finances Assurances Sociétés de service Professions réglementées Industries Collectivités Plans Certif Conformité Contrats Etats comptables Contrats de souscription (produits épargne, Crédit conso etc.) Dossiers clients Réclamations clients PV de recette Contrats de prestation Certif Conformité Dossiers de travail Rapports généraux Comptes certifiés Documentation technique Documents de traçabilité Contrôle de légalité Appels d offres Dématérialisés Flux Hélios Présentation Application Cloud Access 6

7 Quels engagements? Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit : CONSERVATION DURABLE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES INTEGRITE DES DONNEES REVERSIBILITE ACCES EN LIGNE AUX DOCUMENTS ARCHIVES Obligation de résultats Présentation Application Cloud Access 7

8 Conformité Le contexte juridique en France : La Législation (Lois, décrets et règlements) Code Civil Droit de la preuve (Article 1316 et s.) Code Général des Impôts Facturation (Art 289), Tenue de la comptabilisé de façon informatisée (Art ) Code Commerce Tenu et conservation des Livres-journaux (Art ) Code des Marchés Publiques La Jurisprudence Cour d appel de Nancy du 14 /02/2013 : infirmant décision Tribunal d Epinal qui ignorait l Art du Code Civil). Le fichier de preuve permet de rattacher l avenant au contrat de crédit à la consommation à son bénéficiaire, Cour de Cassation du 4 /12/2008 : infirmant décision Cour d Appel de Reims (le fichier fournit par CNAM de la Marne et annoncé comme «preuve» n était pas «intègre»). Le respect des Normes en vigueur dans la profession Norme AFNOR NF Présentation Application Cloud Access 8

9 Conformité Processus de développement correspondant aux standards de l industrie du logiciel. Conception et exploitation du S.A.E Juin 2010, le service d archivage de CDC Arkhinéo a été attesté conforme à la Norme NF Z révision 2009 au niveau de sécurisation «renforcé» par une société de conseil et d audit. Archives publiques Le 29 Septembre 2010, le service d archivage de CDC Arkhinéo a obtenu l agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilité. Présentation Application Cloud Access 9

10 Les 3 objectifs de la dématérialisation Les entreprises et collectivités recherchent : Gains de productivité/économies d échelle Documents générés en grande quantité (ex : factures, bulletins de salaire, souscriptions en ligne, courriers RAR sortants etc.) Meilleure sécurité juridique Documents à forte «incidence» en termes de responsabilité pour l entreprise et le dirigeant (ex : documentations de maintenance, bons de livraison, PV de recette, certificats de conformité, courriers RAR sortants etc.) Développement durable Documents générés en grande quantité et donc à forte «incidence» en termes écologique (déforestation/eau pour consommation papier, empreinte CO² de la distribution etc.) Présentation Application Cloud Access 10

11 L application Présentation Application Cloud Access 11

12 Objectifs de l application Archiver les documents électroniques liés aux processus clients (contrats etc ) «via le cloud» à partir d objets spécifiques ou des objets standards ou personnalisés du CRM Salesforce.com, grâce à une solution répondant aux contraintes de conformité légale et règlementaire (recevabilité de l écrit électronique comme preuve), Disposer de rapports permettant d assurer le suivi des archives (journal, pointage des acquittements, suivi des accès etc.), Produire des attestations d archivage contenant l ensemble des éléments de preuve associés (date certaine, empreintes, scellement etc.). Présentation Application Cloud Access 12

13 Objectifs de l application Bénéficier de la plateforme d archivage à valeur probante de CDC Arkhinéo et de ses infrastructures situées en France via une application simple, rapide à configurer et sans investissement (licence, matériel etc.), S adapter au contexte (objets métier personnalisés, Métadonnées personnalisées) et s intégrer complétement à Salesforce.com sans développement, Pouvoir fonctionner indépendamment de tout autre applicatif (Salesforce.com ou autre). Présentation Application Cloud Access 13

14 Objectifs de l application Permettre aux équipes informatiques ou à un intégrateur partenaire de concevoir une interface de versement automatique depuis un applicatif tiers via la réalisation d une couche de «mapping» des Métadonnées (avec notre plateforme). Présentation Application Cloud Access 14

15 Objectifs de l application Contextes d utilisation : Version «Embedded» = clients de Salesforce.com Intégrée au CRM et utilisant la structure de Salesforce.com (Objets standards ou personnalisés), Version «Autonome» = entreprises ayant de faibles volumes Application, indépendante de Salesforce.com, paramétrable (par création d objets personnalisés associées à des Métadonnées) afin de pouvoir archiver tous types de documents (factures, états comptables, rapports, dossiers etc.), Version «Hybride» = clients de Salesforce.com Dépôt des archives automatisé et direct par une application métier. Données accessibles en consultation via l application Cloud Access (réponse au pb des données personnelles : Patriot Act). Présentation Application Cloud Access 15

16 Organisation de l Application Présentation Application Cloud Access 16

17 Organisation de l Application Présentation Application Cloud Access 17

18 Organisation de l Application Présentation Application Cloud Access 18

19 Organisation de l Application Présentation Application Cloud Access 19

20 Organisation de l Application Présentation Application Cloud Access 20

21 Attestation d'archivage CFECA Architecture applicative CDC Arkhinéo atteste que l'archive dont les caractéristiques sont les suivantes est bien conservée dans le Coffre-fort électronique Identifiants de l'archive Identifiant Unique d'archive (IUA) Identifiant client Identifiant de coffre Identifiant de section Identifiant de compartiment ATnU8P07FSCAF1sRFSCAA_24 ATm2KCfUFSCADUhC ATm2KT0ZFSKAEike ATm2TnowFSCADZcg ATnU8P07FSCAF1sR Statut Statut Done Empreintes Objet d'archives Metadonnées descriptives Métadonnées applicatives ymyxwxeriyknyell2cq45p/rxlyotxzc3owump2vr5g= GKMSMaDd3aPoTr1r1hMrUhVtdkNa48NtWlJ5nF7MvFU= Qlr9lP7UxUCslT9h8G1TfW0Up6/8sChUQGM87MBYm5I= Horodatage Date de dépôt Date de fin de vie T14:11:27.076Z T14:11:27.076Z Chaînage IUA archive précédente Empreinte de chaînage Déposant Adresse IP Identifiant 005b Q6loAAC Nom Bernard Martin Document Type de contenu application/pdf Pièce jointe est privé false Nom du document Specimen de facture.pdf Date de dernière modification :11:18 Identifiant du propriétaire 005b Q6loAAC Nom du propriétaire Bernard Martin Fait à Paris, le 31/10/2012 Présentation Application Cloud Access 21

22 Le processus Présentation Application Cloud Access 22

23 Le processus : solution «Embeded» (intégrée au CRM Salesforce.com) Présentation Application Cloud Access 23

24 Le processus : solution «Autonome» (indépendante de Salesforce.com) Présentation Application Cloud Access 24

25 Les applications partenaires Présentation Application Cloud Access 25

26 Les applications partenaires L archivage électronique de documents générés par d autres applications : Protect & Sign for Salesforce (OPENTRUST) Signature électronique de documents divers liés à la relation clients (contrats etc.). for Salesforce SoFacto (DEVENSON) Génération de factures électroniques à partir des Opportunités, et imputation des règlements Présentation Application Cloud Access 26

27 Le modèle économique Présentation Application Cloud Access 27

28 Mise en service Abonnement Extensions de volume Le modèle de tarification Aucun coût (ni d investissement : licence, matériel etc.). Sauf dans le cas de la solution «Hybride» (Versement direct en HTTPs + Consultation via Application CFE Cloud Access) = En fonction du contexte (Métadonnées). 35 HT par user et par mois (y/c 1 Go par user + 1 Go pour l Org.) jusqu à 10 users, 29 HT par user et par mois (y/c 1 Go par user + 1 Go pour l Org.) au delà de 10 users. 19 HT par user et par mois (1 Go pour l Org.) si consultation uniquement. 1 Go = 20 HT par mois (pour l Org.), 10 Go = 90 HT par mois (pour l Org.) soit 15 HT par Go et par mois, 100 Go = 600 HT par mois (pour l Org.) soit 6 HT par Go et par mois, 500 Go = HT par mois (pour l Org.) soit 3,4 HT par Go et par mois. Présentation Application Cloud Access 28

29 Références Clients Partenaires Présentation Application Cloud Access 29

30 Dématérialisation des processus de relation clients (Salesforce.com) Cas d usage : Contrats, conditions générales Bons de commande Etats des lieux, compromis vente Mandats SEPA Crédit (conso, LOA, LLD) Opé caisse (retraits, versements, chéquier etc.) Eléments clés : Volumes : en 2013 (+66%) Art Code Civil Délai souscription -66 à -86% Taux transformation +30 à +35% Traçabilité, productivité Références partenaires : Références clients : Présentation Application Cloud Access 30

31 Les usages Objectifs La dématérialisation en action : secteur bancaire Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d épargne Souscription via web ou sur le lieu de vente (tablettes) de crédits à la consommation Souscription assistance voyage via web ou sur le lieu de vente (tablettes) Opérations en agence (tablettes) retraits et versement d espèces, retrait de chéquier, au guichet Vente par enregistrement vocal Envoie de notices d information périodique/rapports d activités de fonds aux clients Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%) e. g. Taux de transformation de 56% atteint en 20 jours au lieu de 60 jours Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail Remontée d information aux organes de contrôle (TRACFIN sur les opérations de caisse, ACP etc.) Présentation Application Cloud Access 31

32 Les usages Objectifs La dématérialisation en action : secteur assurance Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d assurance : Protection juridique Dépendance Accidents de la vie Assistance voyage Modifications contractuelles via web ou sur le lieu de vente (tablettes) : Arbitrage Euros vs Unités de compte sur Assurance Vie Changement clause bénéficiaire Envoie d avenants de mise à jour des conditions particulières Notification de confirmation de lignes d assurance crédit à l export Dossier assurance emprunteur Mandat SEPA (SDD) Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Réduction couts afranchissement Amélioration des conditions de travail Remontée d information aux organes de contrôle (ACP etc.) Présentation Application Cloud Access 32

33 Les usages Objectifs La dématérialisation en action : secteur automobile Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) du contrat de financement (crédit conso, LOA, LLD) Commande du véhicule Prêt du véhicule (pour essai) Opérations de rappel d urgence Mandat SEPA (SDD) Meilleure sécurité juridique Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail Présentation Application Cloud Access 33

34 Les usages Objectifs La dématérialisation en action : secteur immobilier Mandat de vente Compromis de vente Fiche de visite Contrats de location Etats des lieux Mandat SEPA (SDD) Meilleure sécurité juridique/conformité Traçabilité des actions Simplification des processus Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%) Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%) Amélioration de la productivité Amélioration des conditions de travail Présentation Application Cloud Access 34

35 Testez gratuitement l application durant 30 jours https://sites.secure.force.com/appexchange/listingdetail?lis tingid=a0n w2paeaq Présentation Application Cloud Access 35

36 Merci de votre attention CDC Arkhinéo 195, boulevard Saint Germain Paris Tél : +33/(0) Présentation Application Cloud Access 36

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