Réalisation d une plaquette de laboratoire Cahier des charges préparatoire et rétroplanning

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Georgette Turgeon
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2 I. Cahier des charges préparatoire I.1. Aperçu des questions à se poser et éléments de réponse (en appui de l expérience du CPPM) Remarques préliminaires : Si vous avez déjà élaboré une plaquette, il serait intéressant de l évaluer auprès de personnes du laboratoire et d autres externes de votre unité. Vous pouvez également avoir d autres plaquettes qui vous serviront de référence (à faire ou ne pas faire) A qui s adresse la plaquette? Une cible ou plusieurs? Les types de cibles devront être précisément définis. Scientifiques? Industriels? Décideurs, bayeurs de fonds? Grand public? Autres? Pour le CPPM, la plaquette est destinée à des scientifiques, industriels et collectivités territoriales. Quelle est la fonction de la plaquette? Définir précisément, la finalité de la plaquette. Comment sera-t-elle diffusée (donnée de la main à la main, envoyée par courrier postal, envoyée par courrier électronique, téléchargeable sur le site internet du laboratoire?) Qui du laboratoire va utiliser cette plaquette? dans quelles circonstances? Pour le CPPM, c est un document utilisé dans le cadre d une démarche de collaboration et/ou de financement. Elle a été conçue comme une carte de visite. La plaquette du CPPM est un document en 4 volets et n est pas diffusée au grand public. 2

3 Quels sont les messages que nous voulons faire passer dans cette plaquette? 1. Ecrire tous les messages (s il y en a beaucoup, les hiérarchiser, pour ne retenir que les plus importants) 2. Traduire ces messages par du texte et/ou des illustrations (photos, schémas,...) avec des légendes - Que faisons-nous? Axes stratégiques du laboratoire Aspects scientifiques avec les thèmes de recherche et activités en mettre en avant (attention définir les termes précisément pour adapter le texte au lecteur final) Aspects techniques avec les compétences techniques, les équipements remarquables Actions de valorisation, de transfert de technologie avec le transfert de savoir-faire à des laboratoires et/ou des industriels Actions de diffusion des connaissances (enseignement, culture scientifique et technique) - Quel est notre positionnement au CNRS, à l Université, dans la société? aux niveaux local, national, international? - Qui sommes-nous? Le nom du laboratoire, tutelles, ressources humaines (nombre de personnes, type de personnels) - Où sommes-nous? Coordonnées (adresse postale, téléphone, adresse internet), plan (coordonnées GPS), contact Il est très important de définir les termes qui pourraient apporter une certaine ambiguïté. I.2. Aspects généraux : - Charte graphique : respecter la charte graphique du laboratoire si elle existe. - Durée de vie de la plaquette : si la durée est de 5 années, alors il faudra éviter de mentionner les informations susceptibles d évoluer rapidement. 3

4 - Support : à définir avant de démarrer le travail de réalisation. Est-ce que la plaquette aura un format papier, électronique (sur le site internet du laboratoire, sur CD), les deux? Attention : si le document papier comporte plusieurs volets, la mise en page a été conçue en fonction, il faudra probablement revoir cette mise en page pour une version électronique qui sera amenée à être imprimée, page par page. - Format du document : A4 portrait, paysage, autre format? Selon les formats, les chutes d impression résultant du façonnage seront plus ou moins importantes. En choisissant un format standard, on peut limiter les chutes de découpe et donc les quantités de déchets et les consommations de matière. En outre, les formats «standards» (A3, A4, A5) vous permettront d utiliser des enveloppes, des cartons de tailles standards et adaptées. - Choix du papier : penser au grammage, qualité du papier, finition de la réalisation (pelliculage, vernissage, produits de substitution à base d eau, ). Le pelliculage (apposition d un film plastique sur le papier) est très consommateur de matière première et polluant. Le vernissage l est moins. Dans les deux cas, le recyclage du document est plus difficile. - Nombre et type de couleurs : quadrichromie, bichromie, monochromie. Notions des densités des couleurs, des aplats La quadrichromie permet d optimiser la gestion des stocks d encres et limite les opérations de nettoyage. La bichromie et la monochromie nécessitent de changer les encres utilisées pour chaque cycle de production pour obtenir les couleurs souhaitées mais ce choix conduit d autre part à une moindre utilisation d aplats de couleurs et de photos. - Choix de l imprimeur : il peut se faire en fonction de ce qu il peut proposer en matière de qualité écologique du papier, qualité écologique des encres et des produits associés, ou encore s il utilise des technologies permettant de limiter le recours aux substances chimiques. - Diffusion et livraison de la plaquette : comment sera-t-elle diffusée et livrée? Une plaquette peut être donnée de la main à la main, envoyée par courrier postal, envoyée par courrier électronique, téléchargeable sur le site internet du laboratoire. Quelques recommandations : Limiter le poids et le volume des emballages. Utiliser des emballages recyclables (mono-matériaux, emballages au nombre de matériaux limités ), les emballages fabriqués à partir de matériaux recyclés. Eviter les courriers express («48 heures» chrono). Nota bene : Evaluer la plaquette : choisir un panel de personnes ayant reçu la plaquette pour connaître leurs avis afin d améliorer la version suivante. 4

5 II. Rétroplanning Remarques préliminaires : - Il est important de se rapprocher des services communication des tutelles pour les informer du projet, leur demander leurs logos si vous ne les avez pas (!) et un avis avant validation. - Il faudra compter environ 6 mois pour réaliser la plaquette. s dates (indiquer la durée de chaque phase du projet) Actions (indiquer le rôle du chef de projet et l implication des membres du laboratoire) Remarques Présentation du projet de la part de la direction Qui est concerné par ce projet? Elaboration du cahier des charges Qui est consulté? Collecte des textes Qui rédige? Collecte de l iconographie Qui fournit l iconographie? Doit-on faire appel à un photographe? Réalisation d une maquette : prototype 0 Qui réalise le prototype? 5

6 Présentation du prototype 0 Mode de validation/ correction du prototype? Validation par le comité de direction de la faisabilité cahier des charges, texte, prototype 0 Choix d une agence RDV avec agence pour briefing : finalisation du projet Remise à l agence du dossier (textes + visuels) Remise de l avant-projet sommaire par l agence pour consultation restreinte (= pas de mise en forme graphique) Consultation en interne : qui est sollicité? Fin de la consultation restreinte Retour de la maquette à l agence pour corrections, mise au point et finalisation Remarques du laboratoire et remise du dossier définitif (textes + visuels) 6

7 Remise maquette n 1 (projet graphique) par l agence au laboratoire Consultation élargie du laboratoire Qui est consulté sur la maquette? Retour à l agence de la maquette n 1 avec corrections et validation suite à la consultation élargie Remise maquette n 2 avec Bon à Tirer (BAT) Chaque page comporte un BAT. Elle devra être signée, en mettant le cas échéant «sous réserve de corrections». S il y a trop de fautes, l agence réimprime la (les) page(s) concernée(s) avec un nouveau BAT. Attention : les corrections à ce stade là sont facturées. Retour du BAT Fabrication Livraison 7

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