Etude d impact de la mise en conformité des échanges électroniques entre dépôts de sang et EFS d Île-de-France. Présentation du 15 décembre 2012

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1 Etude d impact de la mise en conformité des échanges électroniques entre dépôts de sang et EFS d Île-de-France Présentation du 15 décembre 2012

2 Dans un contexte d échanges électroniques multiples, impliquant des acteurs divers, nécessitant des interfaces entre éditeurs variées, avec un environnement de sécurité sanitaire et réglementaire très contraint, l Agence Régionale de Santé d Ile de France a éprouvé la nécessité de comprendre la situation actuelle des échanges entre établissements de santé et EFS de la région. L'ARSIF, en accord avec des correspondants d'hémovigilance et des DSI de plusieurs établissements, ainsi que des représentants de l'efs d Ile de France (réunis en novembre 2011 et janvier 2012) a identifié le besoin d'une étude des impacts de la mise en conformité des échanges électroniques entre les établissements dépôts de sang et l'efs d'ile de France. 2

3 10 établissements de santé et l EFS Pontoise ont été rencontrés 3

4 Cartographie des processus 4

5 Zoom 1 Zoom 1 Les chartes sont différentes (date de naissance, nom/prénom avec tirets, sans nom/prénom ) Les documents d identité sont différents (carte Vitale : beaucoup d erreurs) Les étiquettes sont différentes (avec/sans IPP, avec/sans nom de naissance, avec/sans code-barre ) Les étiquettes peuvent être tronquées (nom/prénom trop long) Du fait du lien admission=prise en charge financière, les patients n hésitent pas à donner une mauvaise identité au risque d un problème de transfusion Points d attention : - Potentielles erreurs de saisie des traits d identité - Fausse identité 5

6 Zoom 2 Les prescriptions de PSL ont toutes des formats différents Les étiquettes apposées dessus peuvent être tronquées Risques : - Erreur de patient Zoom 2 6

7 Zoom 3 Zoom 3 Les prescriptions de laboratoire ont toutes des formats différents Les étiquettes apposées dessus peuvent être tronquées Les étiquettes de laboratoire sont en général spécifiques (pour les robots d analyse) Les cartes de groupe ont toutes des formats différents Risques : - Erreur de patient 7

8 Zoom 4 Une comparaison entre la commande nominative envoyée à l EFS et le produit réceptionné est effectuée (de visu sur le produit et dans le logiciel du dépôt) Risques : - Erreur de produit Zoom 4 8

9 Zoom 5 Une vérification de la concordance est réalisée entre : la prescription, la carte de groupe, les RAI, les données de la fiche de délivrance et l identité du patient redemandée en direct. Risques : - Erreur de produit et/ou de patient 9

10 Zoom 6 Les fiches de délivrance ont toutes des formats différents Les données sont saisies dans le logiciel du dépôt Les données sont ressaisies à l EFS Risques : - Erreur de produit et/ou de patient 10

11 Synthèse des risques Un certain nombre de documents diffèrent d un établissement à un autre et peuvent être à l origine d erreurs de lecture et de saisie, parmi lesquels : - Les chartes d identito-vigilance (traitement des dates de naissance, noms/prénoms avec tirets sans nom/prénom ), - Les documents d identité qui sont demandés aux admissions (le pire étant la carte Vitale qui induit beaucoup d erreurs d identité), - Les étiquettes (avec/sans IPP, avec/sans nom de naissance, avec/sans code-barre ), - Les prescriptions de PSL, - Les prescriptions de laboratoire, - Les cartes de groupe, - Les fiches de délivrance entre le dépôt et le service clinique 11

12 Synthèse des risques Les étiquettes peuvent être tronquées (noms/prénoms trop longs) et donc le traitement de l identité s en trouve affecté (reprise à la main, envoi de document complémentaire sur l identité en sus des documents de liaison ). Le fait d utiliser le nom d usage dans les établissements préférentiellement et le nom de naissance à l EFS oblige le personnel à une gymnastique sur tous les documents car les deux champs sont inversés quand ils sont renseignés. Certains établissements de santé (AP-HP + 6 des 10 sites visités) ont choisi de répéter le nom de naissance dans le nom d usage quand celui-ci est libre. Or cela est incompatible avec la gestion d identité de l EFS et les recommandations en vigueur. Du fait du lien entre l admission et la prise en charge financière, les patients n hésitent pas à donner une mauvaise identité au risque de courir un problème de transfusion 12

13 Synthèse des risques La bonne gestion des identités est chronophage (en général 1 à 2 ETP dans les établissements de santé sont consacrés à cela) car on ne peut supprimer ou modifier les dossiers aux admissions ou aux urgences sans contrôle (doublons, formations, conseil à la saisie ). Les logiciels aux admissions ne sont pas tous égaux en ce qui concerne l aide à ce travail (certains ne permettent pas les recherches de doublons). L INS n est utilisé par aucun des établissements, ni par l EFS. Il est pourtant fortement attendu par tous. Les étiquettes de laboratoire (pour les robots d analyse) sont en général différentes des étiquettes des admissions et génèrent une manipulation supplémentaire sur les tubes. Quand les échanges entre dépôt de sang et l EFS ne sont pas informatisés (cela représente à ce jour 19 dépôts de délivrance non reliés sur les 44 de l IdF), l entrée en stock est manuelle, chronophage et source potentielle d erreur. 13

14 Les actions Mise en place d une charte d identito-vigilance régionale. Accompagner les établissements avec dépôts de délivrance pour l installation de leur liaison EDI avec l EFS d IDF. Inciter les établissements à généraliser les échanges de laboratoire, en commençant par l échange des résultats conformément aux standards d interopérabilité (format HL7, usage de l INS). Les examens réalisés par le dépôt de sang sont des examens qui doivent remonter dans les serveurs de résultats Promouvoir l usage d un logiciel d identitovigilance. Promouvoir l usage de l INS. Réaliser la prescription connectée pour le sang après accord de l EFS IdF sur les modalités d utilisation de la signature électronique Transmission des éléments diagnostiques depuis le SIH vers les logiciels des dépôts de sang et échanges dans les deux sens pour la délivrance/traçabilité. 14

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