Tableau croisé dynamique

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1 EXCEL 2010 Tableau croisé dynamique Niveau 1

2 Tableau croisé dynamique Niveau 1 Sommaire A) Qu'est-ce qu'un tableau croisé dynamique?... 3 B) Préparer la liste des données en «tableau» extensible ) Créer un tableau à partir d une plage de données ) Renommer le tableau ) Gestion du tableau... 4 C) Créer un tableau croisé dynamique ) Créer la grille vide ) Choix des champs... 5 D) Modification des champs choisis ) Modification de position des champs ) Ajout de champ ) Ajout de champ de filtrage ) Suppression d'un champ... 7 E) Détail des éléments des données de synthèse ) Obtenir le détail des éléments de données à partir du TCD ) Empêcher l'affichage du détail sur une nouvelle feuille... 8 F) Modification des paramètres du tableau croisé ) Modification du type de calcul utilisée dans la fonction de synthèse ) Modification du nom d'un champ ) Mise en forme des nombres ) Affichage/Masquage des totaux en ligne ou en colonne du tableau croisé ) Afficher les valeurs sous forme de pourcentage par rapport à un élément G) Mise en forme d'un tableau croisé dynamique ) Mise en forme automatique par modèle ) Mise en forme manuelle ) Protéger la mise en forme H) Créer un graphique croisé dynamique I) Actualiser les données ) Sur le chiffre d'affaires ) Sur la liste des étudiants F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 2

3 Tableau Croisé Dynamique Niveau 1 A) Qu'est-ce qu'un tableau croisé dynamique? Un Tableau Croisé Dynamique ou Tableau Dynamique Croisé est aussi appelé - TCD en abrégé - TDC en abrégé - Pivot table en anglais - Pilote de données dans le logiciel OpenOffice.org ou LibreOffice. Un Tableau Croisé Dynamique est un tableau de synthèse obtenu automatiquement à partir d'un tableau de données brutes, organisées sous forme de liste de données continues. L'organisation des données brutes doit respecter la structure d une TABLE. - La première ligne contient les noms des champs (libellés ou en-têtes de colonne). - Les lignes suivantes contiennent les différentes valeurs des données. - Il ne doit pas y avoir de colonne vide dans la liste de données. - Il est préférable d'éviter les lignes vides dans le tableau. Exemple de structure de données brutes Nom Société Pays Continent Chiffre_affaires Lopes Truc Espagne Europe 12 Gomez Truc Espagne Europe 1 Durand Muche France Europe 5 Petit Truc France Europe 23 Pour construire le Tableau Croisé Dynamique, on choisit les différents champs à croiser (champs de lignes et champs de colonnes), les données sur lesquelles portent la synthèse (champs de valeurs) et le type de calcul souhaité (somme, moyenne, compte, min, max ) pour cette synthèse. Le résultat synthétique du calcul s'affiche à l'intersection (croisement) des lignes et des colonnes. Exemples de présentation des données de synthèse 1) Total du CA avec les pays en lignes Pays Total du Chiffre_affaires Espagne 13 France 28 2) Total du CA avec les sociétés en lignes et les pays en colonnes Total du Chiffre_affaires Pays Espagne France Société Truc Muche 5 Le tableau est dynamique, parce que les changements apportés à la table des données brutes sont répercutés sur le tableau croisé. Il faut cependant penser à actualiser le TCD par rapport aux changements de données par la commande Actualiser. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 3

4 B) Préparer la liste des données en «tableau» extensible Dans Excel 2010 comme dans les versions précédentes, on peut utiliser une liste de données en donnant les références de sa plage de cellules, par exemple $A$1:$K$1871. Mais cette manière de faire pose des problèmes d actualisation de la liste de donnée si elle contient par la suite davantage de lignes et de colonnes. Excel 2010 propose une nouvelle fonctionnalité très pratique pour gérer une liste de données extensible. Nous allons d abord transformer la liste de données en tableau extensible. 1) Créer un tableau à partir d une plage de données Exemple : Transformer la plage de données en tableau extensible afin de profiter des nouvelles fonctionnalités d actualisation des données Ouvrez le classeur ListeTCD2010.xlsx. Cliquez dans une cellule de la liste de données. Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Insertion puis Tableaux. On peut aussi passer par l onglet Accueil > Style > Mettre sous forme de tableau puis choisir un des styles proposés. Vérifiez la plage, cochez ici la case Mon tableau comporte des en-têtes car la ligne d en-tête est nécessaire pour faire un TCD (tableau croisé dynamique) et validez la boîte de dialogue. La liste de données a subi différentes modifications. Les colonnes ont des boutons de filtre, les cellules sont mises en forme, un nouvel onglet contextuel Outils de tableau > Création apparaît, et la liste possède désormais un nom. 2) Renommer le tableau Exemple : Renommer le tableau extensible TableauDonneesCA Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Formules puis Gestionnaire de noms. Double-cliquez sur le nom correspondant à la liste (ex : Tableau1) et modifiez pour saisir le nom souhaité. Remarque : le nom ne doit pas contenir d espace, ni certains caractères ou être déjà utilisé sinon vous aurez le message suivant. Validez la boîte de dialogue puis fermez la boîte Gestionnaire de noms. 3) Gestion du tableau Quand on clique dans ce tableau, le ruban propose l onglet Outils de tableau > Création. On peut utiliser ce menu pour renommer le tableau. Si on voulait supprimer le tableau (mais pas les données), on pourrait convertir le tableau en plage. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 4

5 C) Créer un tableau croisé dynamique Exemple : Afficher le chiffre d'affaires (ou CA) réalisé par chaque société dans chaque pays. Somme de CHIFFRE_AFFAIRES PAYS SOCIETE Australie Espagne GB Inde Italie Japon Tunisie USA Total général CAP VERT CASIO CUINA FREDDY FRUTAS VERDI MANY S.A MASSEY & Co OCRE PARINCO S.A WALQUER Inc WINTERMANS Total général ) Créer la grille vide Cliquez dans une cellule de la liste de données. Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Insertion puis le bouton TblCroiséDynamique. Remarque : avec un tableau, on peut aussi passer par l onglet Tableau > Synthétiser les données avec un tableau croisé dynamique. On obtient la boite de dialogue de gauche avec un tableau extensible (sinon celle de droite) Cochez si besoin Sélectionner un tableau ou une plage. Cochez si besoin Nouvelle feuille de calcul. Validez avec le bouton OK. Selon le format du fichier (.xls ou.xlsx) et le mode de compatibilité, l affichage peut varier sur la feuille Excel (présence de TCD vide). 2) Choix des champs Une nouvelle feuille apparaît. La liste des champs s'affiche à droite dans un panneau Liste des champs de tableau croisé dynamique. Cliquez-glissez le champ SOCIÉTÉ pour le déposer dans la zone Etiquettes de lignes. ou Faites un clic droit sur le champ SOCIÉTÉ puis sélectionnez Ajouter aux étiquettes de lignes. Dans le panneau à droite, remarquez que le champ utilisé est maintenant coché. De plus, il apparaît dans la zone Étiquettes de lignes. Les sociétés apparaissent chacune sur une ligne du TCD. Cliquez-glissez le champ PAYS pour le déposer dans la zone Étiquettes de colonne. ou Faites un clic droit sur le champ PAYS puis sélectionnez Ajouter aux F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 5

6 étiquettes de colonnes. Dans le panneau à droite, remarquez que le champ utilisé est maintenant coché. De plus, il apparaît dans la zone Étiquettes de colonnes. Les pays apparaissent chacun sur une colonne du TCD. Cliquez-glissez le bouton CHIFFRE_AFFAIRES pour le déposer dans la zone Valeurs. Dans le panneau à droite, remarquez que le champ utilisé est maintenant coché. De plus, il apparaît dans la zone Valeurs. Dans le TCD, les totaux par pays et société s'affichent aux intersections. - Si la donnée est de type Numérique (comme ici), Excel utilise un calcul de type SOMME. - Si la donnée est de type Texte, Excel un calcul de type Nombre qui compte le nombre de valeurs non nulles participant aux résultats. Cliquez dans une cellule du TCD puis en dehors pour constater que le panneau à droite apparaît automatiquement si le curseur de souris est placé dans une des cellules du tableau croisé. Il est préférable de garder ce panneau visible, cependant on peut afficher/masquer ce panneau à droite, en mettant le curseur dans le tableau croisé, et en sélectionnant dans le ruban, l onglet Options de l onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique puis activant/désactivant le bouton Liste des champs. D) Modification des champs choisis 1) Modification de position des champs Exemple : Afficher les totaux de CA par SOCIETE et PAYS en lignes. En bas du panneau, cliquez-glissez le champ PAYS, actuellement placé en Étiquettes de colonnes, pour le déposer sous le bouton SOCIÉTÉ dans la zone Étiquettes de lignes. Avant de relâcher, remarquez la ligne plus épaisse symbolisant l'emplacement de dépôt. Observez les répercussions sur le tableau croisé. Exemple : Afficher les totaux de CA par PAYS et SOCIETE en lignes En bas du panneau, cliquez-glissez le champ PAYS, pour le déposer au-dessus du bouton SOCIÉTÉ dans la zone Étiquettes de lignes. Observez les répercussions sur le tableau croisé. A faire : Mettez PAYS en étiquettes de lignes et SOCIETE en étiquettes de colonnes. 2) Ajout de champ Exemple : Ajouter le champ CONTINENT en étiquettes de lignes au-dessus du champ PAYS En bas du panneau, cliquez-glissez le champ CONTINENT, pour le déposer au-dessus du bouton PAYS dans la zone Etiquettes de lignes. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 6

7 3) Ajout de champ de filtrage Le champ de filtrage correspond au champ de page des versions précédentes d Excel. Exemple : Filtrer par CONTINENT pour obtenir les données de l'amérique En bas du panneau, cliquez-glissez le champ CONTINENT, pour le déposer dans la partie Filtre du rapport. Dans la partie supérieure du tableau croisé, une liste déroulante affichant initialement (Tous) permet de sélectionner un continent afin de n'afficher que les données du continent voulu. Choisissez Amérique comme continent. Validez avec OK. Visualise le résultat. Remettez le filtre à (Tous) pour tout afficher. Exemple : Filtrer par CONTINENT pour obtenir les données d'océanie et d'asie Déroulez la liste déroulante du filtre du tableau croisé et cochez la case Sélectionner plusieurs éléments. Décochez Tous puis sélectionnez les continents demandés. Validez avec OK. 4) Suppression d'un champ Il existe plusieurs méthodes pour supprimer un champ. Exemple : Supprimer le champ CONTINENT En haut du panneau à droite, décochez le champ CONTINENT Exemple : Supprimer le champ SOCIETE En bas de la partie droite, cliquez sur le champ SOCIÉTÉ et choisissez Supprimer le champ. Exemple : Supprimer le champ PAYS Dans la partie droite en bas, cliquez-glissez le champ PAYS pour le relâcher hors de sa zone, par exemple dans la grille Excel ou dans la zone des listes de champs. A faire : Affichez le chiffre d'affaires par SOCIÉTÉ en lignes et CONTINENT en colonnes. Après les suppressions demandées, vous avez obtenu le CA total pour tous pays, sociétés, etc. Ajoutez les champs nécessaires pour afficher le CA par SOCIÉTÉ et par CONTINENT sans filtre. Renommez TCD1 la feuille de calcul avec ce tableau croisé. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 7

8 E) Détail des éléments des données de synthèse 1) Obtenir le détail des éléments de données à partir du TCD Exemple : Afficher le détail du chiffre d'affaires pour la société Casio en Amérique. Double-cliquez sur le chiffre de données concerné (ici la cellule d'intersection de Casio et d'amérique). Un tableau de détail des calculs d'obtention de ce chiffre apparaît automatiquement sur une nouvelle feuille. Nommez cette nouvelle feuille Casio Amerique. 2) Empêcher l'affichage du détail sur une nouvelle feuille Exemple : Ne pas permettre la création automatique du détail sur une feuille de calcul Faites un clic DROIT dans le tableau croisé et choisissez Options du tableau croisé dynamique. Dans l onglet Données, désactivez la case Activer l'affichage des détails. Validez. Testez en cliquant sur une donnée du tableau : un message d erreur apparaît. F) Modification des paramètres du tableau croisé 1) Modification du type de calcul utilisée dans la fonction de synthèse Exemple : Afficher la moyenne (et non la somme) des CA par société et par continent. Revenez sur la feuille TCD1. Dans le panneau à droite, cliquez sur le champ Somme de CHIFFRE_AFFAIRES, et choisissez Paramètres des champs de valeurs. Dans la boîte de dialogue Paramètres des champs de valeurs, sélectionnez Moyenne au lieu de Somme. Il existe différents types de calcul : Somme, Nombre (compte le nombre de valeurs non vides), Min, Max, Produit, Chiffres (compte le nombre de valeur numérique), etc. Validez avec OK. Remarque : On peut aussi passer par le ruban avec l onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique > onglet Options > Calculs > Résumer les valeurs par. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 8

9 2) Modification du nom d'un champ Exemple : Renommer le champ MOYENNE de CHIFFRE_AFFAIRES en MOYENNE CA. Dans le panneau en bas à droite, cliquez sur le champ Moyenne de CHIFFRE_AFFAIRES, et choisissez Paramètres des champs de valeurs. Dans la zone Nom personnalisé, saisissez le nom voulu. Validez avec OK. Remarque : On peut aussi cliquer directement dans la cellule Excel et la renommer dans la barre de formule. A faire : Affichez de nouveau la somme (et non la moyenne) et nommez-la SOMME CA. 3) Mise en forme des nombres Exemple : Mettre les montants en format monétaire sans décimale avec symbole euro. Dans le panneau à droite, cliquez sur le champ Somme CA, et choisissez Paramètres des champs de valeurs. La boîte de dialogue Paramètres des champs de valeurs apparaît. Cliquez sur le bouton Format de nombre Complétez la boîte de dialogue Format de cellule en choisissant le format, le nombre de décimales et le symbole souhaité. Validez avec OK la boîte de dialogue Format de cellule. Validez avec OK la boîte de dialogue Paramètres des champs de valeurs. 4) Affichage/Masquage des totaux en ligne ou en colonne du tableau croisé Exemple : Afficher le total des lignes, mais pas le total des colonnes. Faites un clic DROIT dans le tableau. Choisissez Options du tableau croisé dynamique. Dans l onglet Totaux et filtres, activez Afficher les totaux des lignes et désactivez la case Afficher les totaux des colonnes. Validez avec OK. Remarque : On peut aussi passer par l onglet Création du ruban (onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique) puis Totaux généraux > Activer pour les lignes uniquement. A faire : N'affichez ni le total des lignes, ni le total des colonnes. Affichez ensuite les totaux en ligne et en colonnes. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 9

10 5) Afficher les valeurs sous forme de pourcentage par rapport à un élément Exemple : Afficher le % du CA pour chaque continent avec le total de la colonne dans une nouvelle feuille de calcul nommée TCD%. Faites un nouveau TCD sur une nouvelle feuille que vous nommerez TCD%. Placez le CA en valeurs, le continent en étiquette de lignes. Affichez le total de la colonne. Dans le panneau en bas à droite, cliquez sur le champ de valeur Somme de CHIFFRE_AFFAIRES, et choisissez Paramètres des champs de valeurs. Dans la boîte de dialogue Paramètres des champs de valeurs, cliquez sur l'onglet Afficher les valeurs. Déroulez la liste Aucun calcul et choisissez % du total de la colonne. Validez avec OK la boîte de dialogue Paramètres des champs de valeurs. Remarque : On peut aussi sélectionner une des cellules concernées et passer par l onglet Options du ruban (onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique) puis Calculs > Afficher les valeurs. G) Mise en forme d'un tableau croisé dynamique Exemple : Mise en forme du tableau TCD1. 1) Mise en forme automatique par modèle Cliquez dans le tableau croisé de la feuille TCD1. Sélectionnez l onglet Création du menu Outils de tableau croisé dynamique. Dans le groupe Styles de tableau croisé dynamique, cliquez sur la flèche vers le bas pour parcourir tous les styles. Passez la souris sur les différents styles pour voir son nom. Choisissez un des modèles proposés. Cochez ou non les cases à gauche de cette zone afin d'appliquer ou pas les options de style automatique à certaines parties du tableau croisé. 2) Mise en forme manuelle On peut ajouter des mises en forme personnalisées comme on ferait tout un tableau Excel classique. Sélectionnez la cellule de données pour Casio en Amérique et mettez-la en rouge, gras et italique. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 10

11 3) Protéger la mise en forme Une fois une mise en forme effectuée, si vous modifiez les champs ou actualisez les données, la mise en forme est normalement conservée avec les paramètres du tableau. Si ce n est pas le cas, vérifiez le réglage de paramètre : Faites un clic DROIT dans le tableau croisé. Choisissez Options du tableau. Dans l onglet Disposition et mise en forme, la case Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise à jour doit être cochée. Selon les cas, la case Ajuster automatiquement la largeur de colonnes gagne parfois à être décochée pour s'adapter à la taille des colonnes du tableau croisé. Validez avec OK si nécessaire. H) Créer un graphique croisé dynamique Exemple : Afficher sous forme de graphique (histogramme) le chiffre d'affaires (CA) par pays d abord en euros puis en millions d euros sur une feuille nommée GraphTCD. Cliquez dans une des cellules de la liste de données brutes. Dans le ruban, sélectionnez l'onglet Insertion puis déroulez la flèche sous le bouton TblCroiséDynamique pour choisir Graphique croisé dynamique. Remarque : les champs se nomment Champs Axe (Abscisses) et Champ Légende (Série) et plus Étiquettes de lignes, Étiquettes de colonnes. Glissez les champs demandés dans la partie droite comme pour un tableau croisé. Une fois le graphique sélectionné, le ruban affiche 4 onglets spécifiques regroupés sous le nom Outils de graphique croisé dynamique. Ils permettent de faire les réglages des titres, légendes, etc. Testez différentes options et réglages pour améliorer la présentation. Le format des valeurs de CA peut être modifié de 2 manières : - avec le bouton Format de Nombre de la commande Paramètres de champs de valeurs. - avec l onglet Disposition du menu Outils de graphique croisé dynamique, puis Axes puis Axe vertical principal puis Afficher l'axe en millions. Le graphique croisé dynamique possède des boutons qui permettent de filtrer les données directement depuis le graphique. Pour désactiver un ou plusieurs boutons, sélectionnez l onglet Analyse du menu Outils de graphique croisé dynamique, puis déroulez la flèche du Boutons de champ et choisissez l'affichage voulu. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 11

12 Quelques remarques : - Un graphique croisé dynamique doit être dans le même classeur que son rapport de tableau croisé dynamique associé. - On peut copier un graphique croisé dynamique dans un autre classeur Excel, dans Word, PowerPoint ou autre logiciel, éventuellement avec liaison. Il devient alors un graphique standard. - On peut convertir un graphique en graphique normal, en supprimant le tableau croisé dynamique associé (Sélection de tout le TCD à la souris ou avec dans le ruban Options > groupe Actions > Sélectionner > Sélectionner le tableau croisé dynamique complet) puis en appuyant sur le bouton Suppr. Les données sont alors incluses dans la formule associée au nom du graphique. On peut modifier ensuite la présentation de graphique. I) Actualiser les données Ajoutez en bas du tableau de données initiales (touches Ctrl Fin pour atteindre rapidement le bas) la ligne de données suivantes : 2000 Votre nom Votre prénom CASIO Boston USA Amérique Faites un clic droit dans le tableau croisé de la feuille du graphique et sélectionnez Actualiser. Remarquez que ce tableau et le graphique associé sont actualisés mais pas les autres tableaux croisés. Sélectionnez un des tableaux croisés de la feuille et dans l onglet Options de l'onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique, déroulez le bouton Actualiser pour choisir le bouton Actualiser tout. Remarquez que tous les tableaux croisés ont été actualisés (sauf la feuille de détail). Supprimez la dernière ligne ajoutée avec votre nom et actualisez de nouveau tout le fichier. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 12

13 Exercices d'application 1) Sur le chiffre d'affaires Les 3 tableaux croisés suivants sont à faire les uns sous les autres sur une même feuille nommée ExerciceTCD. Enregistrez ensuite le fichier et fermez-le. A faire : Afficher le nombre de personnes ayant contribuées au chiffre d'affaires. Pistes de solution : SOCIETE -> Etiquettes de lignes NOM ou N -> Champ de valeurs pas de champ de colonne Calcul de synthèse de type Nombre (et non Total) A faire : Afficher le chiffre d'affaires total en euros A faire : Afficher le nombre de personnes ayant contribuées au chiffre d'affaires par société et par pays. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 13

14 2) Sur la liste des étudiants A partir des données du classeur ListeEtudiants2013.xlsx, créez les tableaux croisés suivants sur une ou plusieurs feuilles de calcul Amphi Nb d'étudiants A 6 B 11 Total général 17 -> Choix d'une disposition de rapport -> Renommage de champ de valeur. Nb d'étudiants Sexe Amphi F M Total A B Total Répartition par sexe et amphi en % du total Sexe Amphi F M Total A 11,76% 23,53% 35,29% B 29,41% 35,29% 64,71% Total 41,18% 58,82% 100,00% Répartition par sexe et amphi en % par ligne Sexe Amphi F M Total A 33,33% 66,67% 100,00% B 45,45% 54,55% 100,00% Total 41,18% 58,82% 100,00% Répartition par sexe et amphi en % par colonne Sexe Amphi F M Total A 28,6% 40,0% 35,3% B 71,4% 60,0% 64,7% Total 100,0% 100,0% 100,0% Mettre le champ Amphi en champ de filtre. Mettre la moyenne et l'arrondir à 1 chiffre décimal Filtrer le TCD précédent pour obtenir les résultats de l'amphi A puis de l'amphi B. F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 14

15 A partir des données du classeur ListeEtudiants2013.xlsx, créez les graphiques croisés suivants. Comparaison de moyennes entre filles et garçons -> Changer les couleurs des séries: - rose pour F - bleu pour M -> Utiliser l'onglet Analyse pour retirer les boutons -> Utiliser l'onglet Disposition > Titre des axes pour mettre le mot Moyenne Comparaison de moyennes entre filles et garçons (variante du précédent) -> Régler l'axe des abscisses : 0 comme min 20 comme max 5 comme unité principale Comparaison de moyennes entre filles et garçons par amphi -> Régler l'axe des abscisses -> Afficher la légende Répartition des étudiants par sexe sur un diagramme de type secteur -> Choisir le type de graphique -> Faire les réglages : - disposition du graphique - couleurs - F. Petit P. Chochois Tableaux croisés dynamiques 15