Protocole à suivre : Feuille de match et contrôle d éligibilité

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1 Protocole à suivre : Feuille de match et contrôle d éligibilité English follows, Vous trouverez ci-dessous un guide précisant les obligations administratives de chaque équipe le jour du match et les modalités de contrôle. Ce guide ne constitue pas un document exhaustif, et les clubs doivent se conformer aux directives de l officiel et de Rugby Québec. Préparation de la partie : - Joueurs disponibles. Il est de la responsabilité de chaque club de s assurer que les joueurs participants à la rencontre soient éligibles et inscrits à la feuille de match. Vous pouvez consulter dans Sport Ngin la liste des joueurs et joueuses éligibles par équipe. Pour rappel, le non-respect de ces règles entraîne des sanctions lourdes (forfaits, pénalités financières sévères, suspension automatique d un an pour les joueurs concernés, suspension de l entraîneur). - Feuille de match : En conformité avec l article 5.1 des règlements de la LPR, vous devez remplir une feuille de match avant la partie. Cette feuille de match doit comporter les mentions suivantes dans les cases prévues à cet effet : - Le numéro de match; - La date, l heure et le lieu de la partie; - Le nom de l équipe; - S il s agit de l équipe évoluant à domicile ou visiteuse (menu déroulant); - Le nom et prénom complet de l entraîneur certifié et enregistré à Rugby Québec qui est présent, ainsi que son numéro d identification Spot Ngin; - Le nom et prénom complet de chaque joueur participant, ainsi que leur numéro d identification Sport Ngin. Un maximum de 22 joueurs peuvent être inscrits, incluant les substituts; - Le nom du capitaine; Note : La feuille de match vierge officielle 2016 est attachée en annexe à ce document ainsi qu aux règlements 2016, et sera disponible très prochainement sur le site internet de Rugby Québec. Merci d utiliser uniquement cette version et de la remplir numériquement. Un officiel de match est en droit de refuser une feuille de match ayant été remplie à la main s il juge les informations trop difficiles à déchiffrer. Un officiel de match refusera tout autre format que la version 2016 officielle. info@

2 Avant la partie : Chaque équipe doit faire parvenir sa feuille de match intégralement remplie à l officiel à des fins de contrôle au minimum vingt (20) minutes avant l heure programmée du début de la partie. L officiel peut alors librement vérifier l éligibilité des joueurs inscrits (voir ci-dessous). Pendant la partie : Chaque équipe est responsable d inscrire le pointage à la mi-temps, le pointage final ainsi que le nombre d essais qu elle a inscrit. Les colonnes concernant le détail du pointage par joueur (E/T, P/C etc.) ne sont pas obligatoires, il est toutefois recommandé aux clubs de faire un suivi précis afin de limiter les risques d erreur, et dans l hypothèse où le club souhaiterait se prévaloir de ces informations. Après la partie : Une fois la feuille de match intégralement complétée, elle est signée par l entraîneur et remise à l officiel qui, à son tour, la vérifie et la signe. C est l officiel qui se chargera de la transmission des résultats ainsi que de la feuille de match de chaque équipe. Contrôle de l éligibilité des joueurs le jour du match : À tout moment avant la partie, un officiel peut demander à effectuer une vérification sur l éligibilité d un, de plusieurs ou de la totalité des joueurs inscrits à la feuille de match. Il est alors de la responsabilité de l équipe concernée (par le biais de l entraîneur ou du manager d équipe) de fournir immédiatement une liste de l effectif via l application Sport Ngin, sur un dispositif adapté (téléphone intelligent, tablette etc.). Il est entendu également qu en cas de doute raisonnable, n importe quel membre de Rugby Québec peut alerter l officiel et demander une vérification sur l éligibilité d un joueur. Nous vous demandons toutefois de faire preuve de diligence dans l utilisation de ce droit. Important : La photo de chaque joueur doit être obligatoirement entrée dans Sport Ngin. Chaque joueur peut le faire directement depuis son compte personnel. La personne désignée par le club pour avoir les droits d administration peut également ajouter les photos de tous les joueurs depuis l application. Contrôles aléatoires : Des contrôles aléatoires seront mis en place par Rugby Québec, y compris après la tenue du match. Si des irrégularités sont constatées au cours de ces contrôles, Rugby Québec imposera les sanctions appropriées. info@

3 Résumé des responsabilités des clubs : - S assurer que tous les joueurs participants à la rencontre soient éligibles et inscrits à la feuille de match; - S assurer de la présence au match d un entraîneur certifié, enregistré à Rugby Québec et inscrit sur la feuille de match; - Fournir à l officiel une feuille de match régulièrement remplie au plus tard 20 minutes avant l heure programmée du coup d envoi; - S assurer que la photo de tous les joueurs soit liée à leur profil Sport Ngin, et tenir à disposition de l officiel la liste des joueurs via l application Sport Ngin sur un dispositif adapté (téléphone intelligent, tablette etc.). - Remettre à l officiel à l issue de la partie la feuille de match dûment complétée (score, nombre d essais) et signée. Game day protocol : Game Sheet and Eligibility Controls You will find below a guide explaining the clubs administrative obligations on game day. This guide in nonexhaustive, and clubs must always follow the match official s and Rugby Quebec s instructions. Preparing the game : - Available players. Each club has the responsibility to make sure that all the players participating in a game are eligible and listed on the game sheet. You can consult in Sport Ngin a roster per team to make sure that a player is eligible. As a reminder, noncompliance to these rules leads to heavy penalties according to LPR regulations (forfeit, heavy fines, automatic one year ban for the involved players, and a coach ban). info@

4 - Game sheet : According to article 5.1 of the LPR regulations, each team must fill a game sheet before the game, containing in the appropriate fields: o Game number; o Date, time and venue; o Team name; o Home or away (pulldown menu); o Full name of the certified and registered at Rugby Quebec coach, as well as his Sport Ngin ID number; o Full name of each participating player, as well as their Sport Ngin ID. A maximum of 22 players can be listed, including the substitutes; o Name of the team captain; The 2016 official game sheet is attached to this document, to the 2016 LPR regulations, and will be available soon on Rugby Quebec s website. Please use this version only and fill it on a computer. A match official can refuse any hand written game sheet if he thinks that the information is too hard to read. A match official will refuse any other format than the 2016 official game sheet. Before the game : Each team must give the filled game sheet to the referee 20 minutes before the game for control purposes. The official can freely verify player s eligibility before the game (see below). During the game : Each team must write down the score at half-time, the final score and the number of tries scored. The fields involving players detailed statistics (E/T, P/C etc.) are optional, however, we recommend their usage to avoid mistakes. After the game : Once the game sheet is completed, it is signed by the coach and given to the official, who checks it and signs it too. The official will be responsible of sending the results and game sheets to Rugby Quebec. info@

5 Player eligibility control on game day: At any moment, an official can ask to check the eligibility of one, several, or all players listed in the game sheet. The team must provide immediately the roster presented in the Sport Ngin app on an appropriate device (smartphone, tablet etc.) In addition, when a reasonable doubt occurs, any Rugby Québec member can ask the official to do a check on a specific player. Please exercise due diligence when using that right. Important: Each player s picture must be linked to the player account in Sport Ngin. Each player can do it from his personal account. The person designated by the club to have admin right scan also add every player s picture directly through the app. Random controls: Random control will be organized by Rugby Québec after the games. Should irregularities be detected, Rugby Quebec will take any appropriated measures and penalties. Summary of clubs responsibility : - Ensure that every player participating in the game is eligible and listed on the game sheet; - Ensure that the coach is certified and registered at Rugby Québec. - Give the match official a completed game sheet at least 20 minutes before the scheduled kickoff time; - Ensure that every player s picture is linked to their Sport Ngin profile, and provide the official a Sport Ngin roster on an appropriate device (smartphone, tablet, etc.). - At the end of the game, give the official the final game sheet with the half-time score, final score and number of tries scored. The game sheet must be signed by the coach. info@